GroupWise 2012: le 10 più importanti funzionalità che

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GroupWise 2012: le 10 più importanti funzionalità che
Motivi principali
GroupWise
GroupWise 2012: le 10 più
importanti funzionalità che
gli utenti perderanno in caso
di migrazione
Spesso, le organizzazioni che prendono in considerazione l’idea di una migrazione da Micro Focus®
GroupWise® a Microsoft Exchange/Outlook 2010 non si rendono conto delle funzionalità che potrebbero perdere facendo tale scelta. Oltre ai costi di notevole entità da affrontare nel breve e nel lungo
periodo, le organizzazioni devono infatti fare i conti anche con il considerevole calo della produttività
da parte dei propri dipendenti, improvvisamente privati di capacità e funzionalità con cui avevano
grande familiarità.
La migrazione da GroupWise a Exchange è un processo costoso. Una stima di spesa verosimile
per un’organizzazione di 5.000 utenti potrebbe essere complessivamente pari a 5 milioni di dollari solo per la migrazione, senza contare l’aumento dei costi di amministrazione e gestione da
sostenere in modo continuativo una volta effettuato il passaggio. Inoltre, a fronte dell’entità dei
costi e dell’importante dispiegamento di risorse, non è raro scoprire che tale scelta non è stata
in grado di garantire dei vantaggi proporzionati all’investimento sostenuto.
Infatti, oltre a non poter più usufruire del comprovato livello di affidabilità, sicurezza e prestazioni
garantito da GroupWise, tali organizzazioni assisterebbero a un calo della produttività dei loro
utenti derivante dalla perdita di importanti funzionalità.
La migrazione da GroupWise a Exchange ha un impatto negativo sulla produttività. Ecco
le 10 più importanti funzionalità che gli utenti perderebbero se l’organizzazione optasse
per la migrazione:
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ontrollo avanzato dei messaggi. Quando inviate un’e-mail o un invito a un apC
puntamento in GroupWise, avete la possibilità di visualizzare in modo non invasivo gli
utenti che l’hanno aperto, inoltrato ed eliminato oppure chi ha risposto a tale e-mail o
invito. Potete inoltre identificare gli utenti che hanno accettato o rifiutato l’invito a un
appuntamento da un’unica posizione. Outlook invece si affida alle richieste di conferma
della ricezione, che il destinatario può decidere se accettare o meno. Le risposte alle
richieste di conferma della ricezione sono inoltre difficili da gestire, dato che non forniscono una panoramica consolidata della cronologia dei messaggi o degli appuntamenti.
itiro invisibile dei messaggi. Se avete inviato un messaggio e vorreste ritirarlo a
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causa di contenuto, orario o destinatari errati, GroupWise offre una funzionalità avanzata di ritiro invisibile, che consente di eliminare e-mail, appuntamenti, note o task non
aperti senza lasciare traccia della loro presenza. Outlook supporta la funzionalità di
ritiro dei messaggi, ma l’operazione non va sempre a buon fine. Inoltre, anche qualora
il ritiro funzioni, il destinatario sarà sempre a conoscenza del fatto che il messaggio
era stato inviato e può leggerne l’oggetto.
“A seguito della migrazione,
abbiamo registrato un aumento
dei costi operativi nonché di quelli
associati a licenze e supporto.
Abbiamo anche perso funzionalità
importanti per la nostra
produttività… il tutto per ritrovarci,
a processo ultimato, con lo stesso
servizio di cui disponevamo già
prima: l’e-mail.”
OPINIONE DI UN EX AMMINISTRATORE DI
GROUPWISE SUI COSTI DELLA MIGRAZIONE
A EXCHANGE
Ci impegniamo a soddisfare le
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isualizzazione degli allegati nativi. Sia il client GroupWise Windows sia
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GroupWise WebAccess vi consentono di visualizzare i file allegati senza disporre
dell’applicazione nativa con cui è stato creato il file. In Outlook, per visualizzare gli
allegati è necessario disporre della relativa applicazione nativa.
lessibilità nella creazione di appuntamenti ricorrenti. GroupWise vi consente
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di impostare gli appuntamenti ricorrenti senza necessariamente attenersi ai modelli
prefissati. Ad esempio, potete pianificare una riunione per ogni venerdì del mese
di giugno, decidendo tuttavia di fissarla per il giovedì della terza settimana, in base
alle esigenze legate ai piani ferie. Il rispetto di modelli prefissati richiesto da Outlook
comporta la creazione di un appuntamento separato qualora si decida di apportare
modifiche a un modello standard.
estione dei task di gruppo. GroupWise offre al creatore di un task di gruppo la
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possibilità di controllare in modo completo il task da una singola posizione. Di fatto,
il creatore è in grado di ritirare o modificare il task per singoli individui o per l’intero
gruppo. In Outlook, i task inviati a più utenti non possono essere gestiti dal mittente,
che è costretto a inviare un’e-mail di follow-up a ciascun destinatario richiedendo di
apportare le eventuali modifiche necessarie.
iritti per utenti incaricati controllati dall’utente. GroupWise vi consente di conD
cedere ad altri utenti l’accesso alla vostra intera casella postale o a specifici elementi in
essa contenuti. In Outlook, tale funzionalità è definita “Delegati” e supporta l’accesso al
livello di cartella, ma non garantisce lo stesso grado di intuitività e flessibilità. Di fatto,
per concedere l’accesso alla vostra intera casella postale, dovete concedere i diritti
per ogni singola cartella in essa contenuta.
unzionalità avanzate di ricerca ore libere. GroupWise assicura una maggiore
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flessibilità e capillarità per le proprie funzionalità di ricerca ore libere. Ad esempio,
potete concedere a tutti gli utenti di GroupWise (o a parte di essi) la possibilità di visualizzare l’oggetto dei vostri appuntamenti pianificati quando effettuano una ricerca delle
vostre ore libere. In Outlook, potete consentire ad altri utenti di visualizzare i dettagli
del vostro calendario solo dopo che li avrete impostati come delegati.
ondivisione semplificata delle cartelle. In GroupWise, vi bastano pochi clic per
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selezionare gli utenti con i quali desiderate condividere una cartella o un intero albero
di cartelle (incluse le cartelle nidificate). La condivisione delle cartelle in Outlook prevede una serie di passaggi complessi, che includono la concessione di autorizzazioni
e l’impostazione manuale di attributi di visibilità per la cartella posta al livello superiore
rispetto a quella da condividere. Outlook Web Access non supporta la condivisione
delle cartelle.
ista calendario per i task futuri. GroupWise vi offre una vista contestuale dei
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task futuri presentando tali task e i vostri appuntamenti pianificati nella vista calendario.
Nella vista calendario di Outlook vengono visualizzati solo i task in scadenza nel giorno
corrente. Per visualizzare i task futuri, dovete spostarvi nell’elenco task e scorrerlo fino
alla data di scadenza desiderata.
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estione degli appuntamenti inviati e degli elementi del calendario.
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Anche se rifiutate o delegate un appuntamento, GroupWise vi offre comunque
la possibilità di visualizzarlo e gestirlo. Una volta rimosso un elemento o un appuntamento dal vostro calendario in Outlook, non avrete più la possibilità di visualizzarlo. Inoltre, la modifica o l’eliminazione di un appuntamento o un elemento
del calendario è un task che deve essere eseguito nell’account di ogni singolo
destinatario, dato che l’autore non è in grado di gestire o modificare tali elementi.
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