Capitolo di esempio - Mondadori Informatica

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Gestire le cartelle
di lavoro
Salvare una cartella di lavoro
Creare una versione finale di una cartella
Chiudere una cartella di lavoro
Aprire una cartella di lavoro
Visualizzazione protetta
Gestire i fogli di lavoro
Rinominare i fogli di lavoro
Eliminare fogli di lavoro
Copiare e spostare fogli di lavoro
Windows Live
SkyDrive
Web Apps
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Il primo passo verso un efficace utilizzo di Excel richiede che si impari a gestire
le cartelle di lavoro e i fogli di cui sono costituite. Questo è ciò che faremo in
questo capitolo.
■
Salvare una cartella di lavoro
Una volta finito il lavoro il documento può essere salvato su disco facendo clic
sul pulsante Salva situato sulla barra di accesso rapido.
Al primo salvataggio Excel apre la finestra di dialogo Salva con nome (vedi figura 4.1).
Figura 4.1 Finestra di dialogo Salva con nome.
Digita un nome per il nuovo file nella casella Nome file; nella casella Salva in
compare il nome della posizione corrente in cui puoi salvare il file. Se desideri
salvarlo in un’altra posizione, fai clic sulla freccia della casella Salva in e scegli la
posizione desiderata. Se desideri salvarla sul tuo disco fisso, puoi accedere alle
cartelle locali anche premendo l’icona Computer che si trova nell’area laterale di
questa finestra (perché sia visibile scorri verso il basso utilizzando la barra di
scorrimento); selezionando invece Rete, accedi a tutti i dischi della rete. Premi
Salva o Invio non appena hai individuato la posizione in cui memorizzarlo per
procedere nell’operazione di salvataggio.
Dopo il primo salvataggio, qualora apportassi ulteriori modifiche, premendo il
pulsante Salva (o richiamando Salva dal menu File) non viene aperta alcuna fine42
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stra: il programma è ormai in possesso delle informazioni necessarie per procedere al salvataggio (nome documento e posizione) senza farti ulteriori richieste.
Nel caso tu volessi salvare una cartella esistente con un altro nome, scegli Salva
con nome dal menu File, quindi scegli la voce Foglio di lavoro Excel. In questo
modo ti viene mostrata la finestra di dialogo utilizzata al primo salvataggio, attraverso cui, a questo punto, puoi modificare il nome digitando quello nuovo
nella casella Nome file.
Procedi esattamente alla stessa maniera se desideri cambiare, non il nome, ma il
formato del file; scegli però Altri formati dal sottomenu Salva come. In questo
caso devi agire sulla casella Tipo file (sempre della finestra Salva con nome). Facendo clic sulla freccia rivolta verso il basso, in fondo alla casella, si apre un menu a discesa riportante l’elenco di tutti i tipi di file tra i quali puoi scegliere, come CSV, testo o pagina Web.
■
Creare una versione finale di una cartella
Il salvataggio di una cartella di Excel non presuppone la fine dei lavori su di essa.
In qualsiasi momento si può riaprire la cartella e continuare ad apportare modifiche, inserire date ecc. Arriverà però il momento in cui puoi dire di non dover più
intervenire in alcun modo su una cartella di lavoro, anche perché probabilmente è
giunto il momento di consegnarla ai tuoi collaboratori/colleghi. In questa situazione puoi segnare la tua cartella come finale, in modo tale che Excel provveda a salvarla in sola lettura (questo significa che nessuno potrà apportare delle modifiche).
Prima di procedere al salvataggio di una versione finale di una cartella di lavoro,
è consigliabile eseguire due operazioni: la prima riguarda il controllo del documento, operazione con la quale vengono rimossi commenti, tracce delle modifiche, metadata e altre informazioni personali che non vuoi che appaiano nel documento, una volta che lo hai terminato, e che invece a tua insaputa potrebbero
essere presenti; la seconda verifica la compatibilità con le versioni precedenti di
Excel, segnalandoti eventuali caratteristiche che ha riscontrato nella cartella, che
non sono supportate da versioni precedenti di Excel.
Per eseguire il controllo del documento:
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premi il pulsante verde File per accedere al backstage;
seleziona la voce Informazioni dalla barra laterale sinistra;
premi il secondo pulsante Verifica documento per visualizzare un menu che
propone tre scelte;
seleziona la prima voce Controllo documenti;
si apre la finestra di dialogo mostrata in figura 4.2;
abilita le caselle di controllo dei contenuti sui quali desideri eseguire il controllo,
quindi avvia il processo premendo il pulsante Controlla situato in basso a destra.
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Figura 4.2 Finestra di dialogo Controllo documento.
Dopo qualche secondo appare una finestra di dialogo (vedi figura 4.3) che visualizza un resoconto: per ogni categoria di contenuto, indica se sono state trovate informazioni “critiche”. Per quelle nelle quali sono state trovate informazioni che sarebbe meglio eliminare compare il pulsante Rimuovi tutto. Premilo
se vuoi procedere alla loro eliminazione, altrimenti, se non ritieni sia indispensabile la loro rimozione, premi il pulsante Chiudi.
Figura 4.3 Finestra di dialogo che riporta l’esito del Controllo documento.
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Per verificare la compatibilità con le precedenti versioni di Excel:
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premi il pulsante verde File per accedere al backstage;
seleziona la voce Informazioni dalla barra laterale sinistra;
premi il secondo pulsante Verifica documento per visualizzare un menu che
propone tre scelte;
seleziona la terza voce Verifica compatibilità;
si apre una finestra di dialogo che ti segnala le caratteristiche non supportate da versioni precedenti. Tale segnalazione serve semplicemente al fine di
metterti in grado di valutare i danni che potresti subire salvando il file nella
vecchia versione di Excel (con estensione .xls piuttosto che .xlsx). Terminate
le tue valutazioni sei pronto a creare la versione definitiva della tua cartella;
seleziona la voce Segna come finale dal menu relativo al pulsante Proteggi Foglio
di lavoro presente sempre nel backstage se scegli Info dalla barra laterale sinistra.
Il documento viene salvato in sola lettura e contrassegnato come finale. Per questo ultimo scopo viene aggiunta un’icona nella barra di stato. Non essendo più
possibile apportare modifiche, la maggior parte dei tasti risulterà inattiva!
Chiudere una cartella di lavoro
Per chiudere un documento seleziona Chiudi dal menu File, oppure fai clic sul
pulsante Chiudi finestra (vedi figura 4.4).
Figura 4.4 Pulsante Chiudi finestra.
In entrambi i casi, se il documento è stato modificato, ma non ancora salvato,
Excel ti chiederà se vuoi salvare l’ultima versione del documento. Scegliendo Sì,
salvi il documento mantenendo le modifiche apportate.
Chiuso il documento, la finestra di Excel appare priva del “foglio di calcolo”.
■
Aprire una cartella di lavoro
Se invece di creare una nuova cartella vuoi lavorare su una già esistente, devi innanzitutto aprirla.
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Per aprire una cartella Excel procedi nel modo seguente:
seleziona Apri dal backstage;
■
nella finestra di dialogo così richiamata (vedi figura 4.5), seleziona la cartella
da aprire con un clic, quindi premi il pulsante Apri;
■
oppure fai doppio clic sul documento voluto. Il tuo documento viene così
aperto e visualizzato nella finestra di Excel.
Se desideri scegliere le modalità di apertura del tuo file agisci sul pulsante Apri
presente nella finestra Apri file, il quale include una piccola freccia rivolta verso
il basso che fornisce l’accesso alle Opzioni di apertura. In particolare puoi scegliere tra le voci:
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Apri in sola lettura: consente l’apertura del file in modo tale che non possano essere apportate modifiche, a meno che non venga rinominato il file;
Apri come copia: apre un duplicato del file selezionato, al quale assegna il nome Copia seguito dal nome del file scelto. In questo modo puoi apportare
delle modifiche preservando nello stesso tempo il file originale;
Apri in Visualizzazione protetta: la visualizzazione protetta è una modalità di
sola lettura in cui la maggior parte delle funzioni di modifica viene disabilitata.
Parleremo in maniera più dettagliata di questo tipo di visualizzazione tra poco;
Apri nel browser: disponibile solo per documenti di tipo HTML, apre il file
selezionato nel browser predefinito;
Apri e ripristina: esegue dei controlli e cerca di risolvere eventuali problemi
riscontrati, prima di aprire il documento.
Figura 4.5 Finestra di dialogo Apri.
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Per aprire contemporaneamente più cartelle (che verranno sovrapposte) seleziona i
loro nomi dalla finestra Apri, quindi premi il pulsante Apri. Per aprire una serie di
file contigui seleziona il primo facendoci clic con il mouse, quindi fai clic sull’ultimo
dell’elenco tenendo premuto il tasto Maiusc. Per aprire file che non sono contigui,
fai clic sul primo, quindi tenendo premuto il tasto Ctrl fai clic su tutti gli altri.
Per ogni cartella aperta viene creata una finestra di Excel, in ciascuna delle quali viene caricata una cartella. Su tali finestre puoi agire in modo indipendente, ridimensionandole e riducendole a icona.
Accedendo al backstage trovi anche la voce Documenti recenti che visualizza l’elenco dei documenti sui quali hai lavorato di recente. Se il documento che desideri aprire facesse parte di tale elenco, puoi richiamarlo direttamente da qui facendo clic sul suo nome.
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Visualizzazione protetta
Abbiamo visto che, tra le diverse possibilità di aprire un file, ci viene offerta
quella di aprirlo in modalità protetta. Tale modalità ci aiuta a prevenire da modifiche indesiderate il file che ci accingiamo ad aprire: le funzioni di modifica sono infatti disattivate. Il fatto che un file sia aperto in visualizzazione protetta ci
viene documentato dalla presenza di una barra che sostituisce la barra multifunzione (vedi figura 4.6) che visualizza il messaggio Questo file è stato aperto in
Visualizzazione protetta. Fare clic per ulteriori dettagli.
Se è necessario leggere il file, ma non modificarlo, è possibile rimanere in visualizzazione protetta. Se la fonte del file è ritenuta attendibile e si desidera modificare, salvare o stampare il file, puoi uscire dalla visualizzazione protetta premendo il pulsante Abilita modifica presente sempre sulla barra che notifica la visualizzazione protetta. Dopo l’uscita dalla visualizzazione protetta, il file diventa
un documento attendibile.
Figura 4.6 Messaggio relativo alla visualizzazione protetta di un file di Excel.
Diversi sono i motivi per i quali un file viene aperto in visualizzazione protetta:
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il file proviene da un indirizzo Internet: in tal caso in visualizzazione protetta viene visualizzato il messaggio Questo file proviene da un percorso Internet e potrebbe non essere sicuro. Fare clic per ulteriori dettagli;
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il file ricevuto è un allegato di Outlook 2010 e il mittente è definito come non
sicuro dai criteri del computer: in tal caso viene visualizzato il messaggio Il file è arrivato come allegato di posta elettronica e potrebbe non essere sicuro. Fare clic per ulteriori dettagli;
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il file è stato aperto da un percorso non sicuro. In tal caso viene visualizzato il
messaggio Questo file è stato aperto da un percorso potenzialmente non sicuro;
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i file sono bloccati da Blocco file. Blocco file impedisce l’apertura di tipi di
file obsoleti e può determinare l’apertura dei file in visualizzazione protetta.
Se la barra del messaggio che notifica il blocco presenta uno scudo di colore
giallo significa che comunque il file può essere modificato, se invece presenta uno scudo di colore rosso indica che il file non può essere modificato.
Il pulsante Abilita modifica non è sempre disponibile. Qualora non lo fosse, per
uscire dalla visualizzazione protetta:
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fai clic sulla scheda File. Viene aperta la visualizzazione Backstage.
scegli il comando Modifica comunque.
Se non riesci a uscire dalla visualizzazione protetta, è possibile che l’amministratore di sistema abbia definito regole che impediscono di uscire da tale
modalità. Per determinare se sono state applicate regole di questo tipo, rivolgersi all’amministratore di sistema.
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Gestire i fogli di lavoro
Abbiamo visto che una nuova cartella di lavoro, per impostazione predefinita,
contiene tre fogli di lavoro, chiamati Foglio1, Foglio2, Foglio3.
Se desideri modificare il numero di fogli predefiniti presenti in una nuova cartella, procedi come segue:
dal backstage di Excel scegli Opzioni;
nella finestra di dialogo che si apre (vedi figura 4.7), seleziona la voce Generale nella barra laterale sinistra;
■
digita nella casella Numero di fogli da includere nel riquadro Alla creazione
di nuove cartelle di lavoro il numero di fogli che desideri, oppure fai clic sulle frecce per raggiungere il numero richiesto.
Tieni presente che, in qualsiasi momento, puoi aggiungere fogli a quelli predefiniti, seguendo la procedura qui riportata:
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■
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seleziona nella cartella di lavoro la scheda del foglio prima della quale desideri inserire il nuovo foglio;
fai clic sull’icona che affianca i nomi delle linguette, oppure seleziona Inserisci dal
menu di scelta rapida che compare premendo il pulsante destro del mouse sopra
una qualunque linguetta dei fogli. In questo ultimo caso ti viene aperta la finestra
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di dialogo Inserisci, attraverso cui puoi scegliere il modello del foglio che desideri creare. Dopo averlo selezionato premi OK per procedere alla sua creazione.
Figura 4.7 Finestra di dialogo Opzioni di Excel, scheda Generale.
Utilizzando la stessa tecnica, puoi anche aggiungere contemporaneamente numerosi fogli alla cartella di lavoro. Per aggiungere più di un foglio, seleziona un intervallo di fogli, prima di agire sull’icona Inserisci foglio di lavoro. Excel inserisce tanti
fogli quanti quelli selezionati, e li posiziona davanti al primo foglio dell’intervallo.
Per selezionare più fogli procedi, a seconda dei casi, in uno dei seguenti modi:
se i fogli sono contigui, fai clic sulla linguetta del primo della serie, quindi tenendo premuto il tasto Maiusc fai clic sull’ultimo: i fogli compresi risulteranno selezionati;
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se i fogli non sono contigui, fai clic sul primo, quindi tenendo premuto il tasto Ctrl fai clic su ciascuna delle linguette dei fogli da selezionare.
Per spostarti da un foglio a un altro fai semplicemente clic sulla linguetta riportante il nome del foglio sul quale desideri lavorare.
■
■
Rinominare i fogli di lavoro
Dal momento che il nome assegnato a ciascun foglio in automatico da Excel non
è molto intuitivo (Foglio1, Foglio2 ecc.), sarà probabile che vorrai attribuirgli nomi più significativi. A tal fine è sufficiente che tu faccia doppio clic sulla linguetta della scheda del foglio che desideri rinominare, quindi procedi alla digitazione
del nuovo nome. Il numero massimo di caratteri utilizzabili è 31: tieni presente
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che il nome usato determina la larghezza della linguetta della scheda corrispondente nella parte inferiore della finestra della cartella, pertanto sono preferibili
nomi brevi per visualizzare più di due o tre schede contemporaneamente.
Puoi anche agire sul colore della linguetta relativa alla scheda del foglio di lavoro. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla linguetta per la quale vuoi definire un colore, quindi scegli la voce Colore linguetta scheda dal menu di scelta rapida che si presenta. Si apre una tavolozza riportante una serie di colori tra
cui puoi scegliere. Fai clic sul colore che desideri, quindi premi OK. Il colore così definito appare come sottolineatura del nome del foglio di lavoro, se il foglio
è attivo, altrimenti riempie l’intera linguetta (vedi figura 4.8).
Figura 4.8 Linguette colorate. Il foglio 3 è il foglio attivo.
■
Eliminare fogli di lavoro
Per eliminare un foglio utilizza il comando Elimina del menu di scelta rapida che
compare premendo il pulsante destro del mouse sulla linguetta del foglio.
Se desideri eliminare più di un foglio, seleziona l’intervallo di fogli prima di procedere. Il comando di eliminazione del foglio non può essere annullato.
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Copiare e spostare fogli di lavoro
Capita spesso di dover creare, a intervalli di tempo regolari, fogli di lavoro uguali dal punto di vista del calcolo, a un foglio già creato, che differiscono solo per
quanto riguarda i dati al loro interno contenuti (pensa a un foglio che tiene conto delle entrate e delle uscite sostenute in un mese, quindi calcola il bilancio: di
un tale foglio ne hai bisogno ogni mese dell’anno). In questi casi, invece di creare da capo il foglio, puoi duplicare quello già fatto, quindi variare solo il contenuto delle celle relative ai dati, e lasciare inalterate quelle che contengono le formule: tali campi si aggiorneranno da soli sulla base dei nuovi dati inseriti.
Puoi copiare interi fogli di lavoro o all’interno della cartella in cui già si trova l’originale, o in una cartella diversa.
Per creare una copia di un foglio all’interno della sua stessa cartella di appartenenza, procedi in uno dei seguenti modi:
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premi sulla linguetta del foglio che desideri duplicare con il pulsante sinistro del
mouse contemporaneamente al tasto Ctrl. Il cursore del mouse cambierà aspetto
(freccia con foglio bianco e un segno +) a indicare che il foglio verrà duplicato;
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trascina nella posizione in cui desideri inserire il duplicato e rilascia sia il pulsante del mouse sia il tasto Ctrl.
Analogamente a quanto avviene per la duplicazione puoi semplicemente spostare il
foglio di lavoro all’interno della stessa cartella. A tal fine procedi nel seguente modo:
■
premi sulla linguetta del foglio che desideri spostare con il pulsante sinistro
del mouse: il puntatore del mouse cambia aspetto (freccia con foglio bianco)
a indicare che il foglio verrà spostato;
■
trascina nella nuova posizione, quindi rilascia il pulsante del mouse.
Per copiare o spostare un foglio in una cartella diversa:
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premi su una qualsiasi linguetta di un qualsiasi foglio della cartella contenente il foglio da copiare o spostare, con il pulsante destro del mouse;
dal menu di scelta rapida che compare seleziona Sposta o copia;
nella finestra di dialogo che appare (vedi figura 4.9), contenente i nomi dei
fogli che costituiscono la cartella, seleziona quello del foglio di cui desideri
fare una copia o che desideri spostare;
dal menu a discesa Alla cartella scegli il nome della cartella in cui desideri copiarlo o spostarlo (che ovviamente dovrà essere aperta);
attiva la casella di controllo Crea una copia, posta in basso a sinistra se vuoi
crearne una copia, se vuoi ottenere uno spostamento non selezionarla;
premi OK.
Figura 4.9 Finestra di dialogo Sposta o copia.
Le operazioni di duplicazione e spostamento di un foglio di lavoro possono essere
eseguite anche utilizzando la tecnica del Drag&Drop, come riportato qui di seguito:
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apri la cartella contenente il file da copiare e la cartella in cui desideri inserirlo;
dalla scheda Visualizza richiama Disponi tutto, quindi seleziona Affiancate:
in tal modo verranno visualizzate entrambe contemporaneamente;
premi sulla linguetta del foglio che desideri duplicare con il pulsante sinistro
del mouse contemporaneamente al tasto Ctrl. Il cursore del mouse cambierà
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aspetto (freccia con foglio bianco e un segno +) a indicare che il foglio verrà
copiato. Per ottenere uno spostamento piuttosto che la duplicazione fai clic
con il pulsante sinistro del mouse: il cursore del mouse cambierà aspetto
(freccia con foglio bianco) a indicare che il foglio verrà spostato;
trascina nella nuova posizione (passando nella finestra affiancata) quindi rilascia sia il pulsante del mouse sia il tasto Ctrl (quest’ultimo solo se stai effettuando una copia).
Windows Live
Windows Live è un insieme di servizi Web di Microsoft. Essi sono stati in gran
parte reintegrati e rinnovati dal portale MSN.
I servizi che Windows Live offre sono utilizzabili tramite un Web browser (a
esclusione di alcuni servizi che richiedono un apposito client, come Windows Live Messenger).
Tra i vari servizi trovi:
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Windows Live ID: per ogni utente viene generato un Windows Live ID attraverso il quale l’utente può essere autenticato all’interno della piattaforma Microsoft Live fornendogli credenziali che potrà riutilizzare su scala mondiale per
identificarsi su qualsiasi sistema che si integri con Microsoft Windows Live ID;
Office Live Workspace: Office Live Workspace consente di organizzare documenti e progetti online e di modificarli da qualsiasi computer. Gli utenti
potranno visualizzare e commentare i documenti nel browser Web , creare
semplici note e condividere file in tempo reale grazie all’integrazione con Microsoft SharedView. Tra le funzionalità presenti in Office Live Workspace:
■
Pannello attività: mostra una panoramica di tutte le attività che si svolgono in uno spazio di lavoro;
■
Avvisi: è possibile ricevere avvisi via e-mail sulle modifiche apportate ai
propri spazi di lavoro o documenti;
■
Collegamenti diretti: gli utenti potranno salvare come segnalibro il proprio spazio di lavoro, o un suo elemento;
■
Caricamento di più file: è possibile caricare più file contemporaneamente trascinandoli dal desktop;
■
Condivisione avanzata: comprende un’interfaccia utente più semplice e il
completamento automatico degli indirizzi e-mail;
Windows Live SkyDrive è uno strumento online per l’archiviazione sicura
dei tuoi documenti. Le sue principali caratteristiche sono:
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semplicità d’accesso: 25 GB di archiviazione gratuita accessibile da qualsiasi computer o dispositivo mobile;
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archiviazione di file personali: è possibile inserire file ad accesso pubblico, così come anche file personali, cui nessuno o un ristretto numero di
utenti può accedere;
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condivisione con amici, colleghi, tutor e docenti, in specifiche cartelle all’interno delle quali impostare i relativi permessi di accesso;
■
collegamento diretto via Web: ogni cartella di SkyDrive è associata a un
indirizzo Web specifico;
■
Windows Live Messenger: con Messenger comunichi, parli, giochi, crei il tuo
blog, controlli la tua posta, scambi file, foto e molto altro, quando e dove vuoi
con un solo programma. Avrai tutti i tuoi messaggi e i tuoi contatti sempre a
portata di mano e potrai ricevere in tempo reale notizie e aggiornamenti sui
tuoi amici. Integra Messenger con gli altri programmi gratuiti di Windows Live e avrai il più potente strumento di social network disponibile, gratis e senza più doverti preoccupare di dove e come gestire i tuoi dati e i tuoi contatti;
■
Windows Live Spaces: con Windows Live Spaces Microsoft permette agli
utenti di esprimere liberamente attraverso un blog idee, riflessioni, immagini, consentendo la ricerca e la creazione di relazioni con altri utenti distribuiti
in tutto il mondo;
■
Windows Live Mobile: Windows Live Mobile è una versione di Windows Live creata appositamente per dispositivi mobili. La versione è creata in modo
da alleggerire lo scambio di dati sulla rete, ottimizzare l’interfaccia grafica per
tastiera e schermi mobile.
Per accedere ai servizi Windows Live devi iscriverti al servizio (all’indirizzo
http://www.windowslive.com). Durante la registrazione ti verrà richiesto uno userID quindi una password. Che ti verranno poi richieste in fase di registrazione.
■
Una volta registrato, per accedere ai servizi di Windows Live vai all’indirizzo
(lo stesso presso il quale ti sei registrato) e procedi come segue:
http://www.windowslive.com
■
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■
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■
fai clic su Accedi;
digita lo userID e la password che hai scelto durante la registrazione;
per salvare l’account Windows Live ID nel computer in modo da non doverlo inserire nuovamente al successivo accesso, seleziona la casella di controllo Memorizza account in questo computer;
per salvare la tua password nel computer, in modo da non doverla inserire a
ogni accesso, seleziona la casella di controllo Memorizza la password;
se l’account Windows Live ID è già stato salvato nella pagina di accesso, puoi
fare clic su di esso per accedere;
premi il pulsante Accedi.
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Ti si presenta la pagina iniziale di Windows Live (vedi figura 4.10) a partire dalla quale avrai modo ti richiedere il servizio di cui desideri avvalerti.
Figura 4.10 Accedere ai servizi di Windows Live.
■
SkyDrive
Il servizio sul quale spenderò qualche parola è SkyDrive.
SkyDrive è uno spazio virtuale messo a disposizione gratuitamente da Microsoft (basta essere titolari un account di posta gratuito Hotmail Windows Live)
che funziona come un vero e proprio hard disk da 25 GB. In esso è quindi possibile archiviare non solo immagini, ma anche documenti e file di qualsiasi tipo. Di default i contenuti sono organizzati in tre sottocategorie: Documenti,
Preferiti, che funziona con gli stessi criteri dell’omonima raccolta presente nei
sistemi operativi Microsoft, e Foto. In tutte è possibile creare quante sottocartelle si vuole.
Per ciascuna cartella esistente o creata ex novo sono inoltre previsti tre livelli di
condivisione e quindi anche di sicurezza: Tutti (pubblica), che indica la possibilità per qualsiasi utente del circuito Spaces di potervi accedere; La mia lista, per
cui i file saranno visualizzabili solo dagli utenti presenti nel proprio gruppo di
contatti e Solo io, la cui funzione è chiara.
SkyDrive ben si integra con i pacchetti di casa Microsoft. È infatti disponibile,
partendo dall’applicativo Office, un comodo comando con cui puoi procedere
direttamente a salvare il file sul disco virtuale.
Dal backstage di Excel seleziona il comando Salva e invia. Nel pannello che
compare scegli la voce Salva su Web.
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Se premi il pulsante Accedi, dopo aver inserito lo username e la password in
un’apposita finestra, appaiono le cartelle presenti sul Web nella tua area personale. Seleziona la cartella all’interno della quale desideri salvare il file, quindi premi il pulsante Salva con nome. Si apre una finestra di dialogo nella quale ti viene richiesto di digitare il nome da assegnare al file. Premi Salva una volta che hai terminato di digitare il nome da assegnare al foglio di calcolo.
Puoi arrivare allo stesso risultato anche facendo doppio clic sul nome della cartella di destinazione.
Nell’eventualità in cui desiderassi una nuova cartella per il file che ti stai accingendo a salvare, disponi del pulsante Nuova cartella. In questo caso però
per continuare a procedere devi utilizzare il browser. Viene infatti aperto il
browser e caricata al suo interno una pagina. Dopo aver inserito username e
password, digita il nome da attribuire alla nuova cartella nell’omonima casella,
quindi scegli dal menu sottostante Condividi con la categoria o il nome degli
utenti con cui desideri condividere i contenuti della cartella appena creata (vedi figura 4.11).
Figura 4.11 Finestra per la creazione di una cartella su SkyDrive.
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Effettuate tali scelte premi Avanti. Nel browser viene ora mostrata un’area in cui
sei chiamato a trascinare il tuo file. Per questo devi visualizzarlo con Esplora risorse, quindi tenendo premuto il mouse trascinarlo in questa area.
Per terminare l’operazione di trasferimento del file sul disco virtuale SkyDrive
premi il pulsante Carica.
■
Web Apps
Con la nuova versione di Office, anche se non disponi del pacchetto installato
sulla tua macchina, o sei costretto a utilizzare un computer che non ne dispone,
puoi procedere alla creazione di un foglio di calcolo utilizzando Windows Live,
e procedendo alla creazione del foglio di lavoro partendo dal browser. Tutto
questo è possibile sfruttando le Office Web Apps.
Le Office Web Apps sono versioni online (più leggere ma perfettamente integrate) delle principali applicazioni Office (Word, Excel, PowerPoint e OneNote), che si integrano con le corrispondenti versioni desktop, a partire da Office
2003, e in particolare con Office 2010.
Entrambe le versioni, ossia quella desktop e quella online, potranno essere usate indipendentemente l’una dall’altra. Questo significa che chiunque potrà utilizzare la versione Web di Office, da Internet Explorer così come Firefox o Safari, anche senza pagare per l’acquisto della Suite Office 2010. Allo stesso modo
gli utenti che invece acquistano la suite, troveranno in Office Web uno strumento per condividere, sincronizzare e archiviare documenti, collaborare e modificare un testo quando non si è davanti al proprio PC.
Con le applicazioni Office Web, puoi utilizzare un browser per creare, modificare e collaborare su documenti di Office, indipendentemente dal luogo in cui ti
trovi. Il browser è particolarmente importante quando si ha bisogno di accedere e modificare i file mentre si viaggia, si lavora in remoto o con un altro PC, ma
sempre con l’esperienza familiare di Office.
Le Web Apps di Microsoft sfruttano il servizio Windows Live SkyDrive come
spazio di archiviazione. Dal pannello SkyDrive, dopo aver accettato le condizioni del servizio, puoi addirittura creare nuovi documenti e procedere direttamente alla modifica di documenti online.
A tal fine, dopo esserti collegato a Windows Live e aver scelto SkyDrive dal menu
Altro, apri la cartella all’interno della quale desideri creare il nuovo foglio di calcolo. La figura 4.12 mostra la pagina che ti viene presentata. Nella parte superiore trovi una serie di comandi. Il primo è Nuovo. Facendo clic si apre un menu che ti offre 4 possibili scelte: puoi creare un foglio di calcolo, una presentazione di PowerPoint, un documento di Word, e un Blocco Appunti di Microsoft OneNote.
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Figura 4.12 Creare un nuovo documento Excel partendo dal Web.
Volendo realizzare un foglio di calcolo scegli Foglio di calcolo.
La prima finestra consente di andare a specificare il nome per il file. Fatto ciò
viene aperta l’applicazione Excel nella versione Web.
Puoi iniziare a lavorarci!
L’interfaccia della versione Web di Excel riproduce abbastanza fedelmente la
barra multifunzione, anche se il numero di schede disponibili è notevolmente inferiore. In Excel ci sono solo le schede Home e Inserisci, oltre alla voce File che
non apre, come in Office 2010, il backstage ma permette di accedere a un semplice menu con i comandi per il salvataggio del file in locale o in linea. La scheda Home include i tradizionali comandi di formattazione del testo, oltre a qualche pulsante per l’ordinamento dei dati e la ricerca. La scheda Inserisci ha invece due sole voci, Tabelle e Link, che permettono rispettivamente di creare un
elenco a partire da un intervallo di celle e di inserire un link ipertestuale.
Non si tratta di uno strumento in grado di rimpiazzare l’applicazione originale,
ma di un tool particolarmente utile per chi deve apportare un piccolo intervento o una modifica. Nell’applicazione campeggia comunque ben in evidenza il comando per l’apertura del file con l’applicazione installata in locale. Fortunatamente le Web Apps di Microsoft non richiedono l’uso di Internet Explorer, ma
possono essere usate anche su Firefox e Safari, mentre Chrome e Opera non sono ufficialmente supportati.
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Excel 2010
Quando lavori con la versione Web di Office, il browser fornisce una connessione diretta con i servizi Windows Live. Fintanto che lavori sul tuo documento,
questo rimarrà aperto e le modifiche saranno salvate in background (anche se
per essere sicuri sarebbe meglio chiudere il documento dall’interfaccia Ribbon o
dal menu di Office piuttosto che chiudere direttamente la scheda). Se lasci la
scheda aperta senza effettuare modifiche per un po’ di tempo, la connessione
con Windows Live sarà interrotta. Fai clic su Aggiorna (Refresh) e il tuo documento si aprirà nuovamente. Scegli Chiudi e Office salverà ogni modifica e chiuderà la scheda.
Uno dei grandi vantaggi di utilizzare la versione Web invece di quella classica è
che puoi utilizzarla da qualsiasi postazione. Un altro vantaggio è la possibilità di
condividere facilmente i tuoi documenti e collaborare con colleghi e amici agendo sullo stesso documento, piuttosto che mandare un file avanti e indietro. Le
opzioni di condivisione sono molto flessibili. Per esempio, puoi creare un documento aperto a chiunque o a ogni componente del tuo network Live o addirittura puoi scegliere individualmente delle persone (tramite indirizzo e-mail) da
abilitare. Excel Web è l’unica applicazione di Office Web che permette la scrittura simultanea sullo stesso file, seppur la condivisione dello stesso documento
e la sua modifica siano molto semplici, così semplice non è la gestione degli eventi in corso. Il menu pop-up all’angolo della pagina mostra gli indirizzi mail di
chiunque stia lavorando al documento, ma non permette di scrivere o mandare
loro messaggi istantanei. Quando qualcuno modifica il file appare la parola “In
elaborazione” (Working) nella barra di stato e questa è l’unica indicazione che
avrai sullo stato del file. Le celle sulle quali stanno lavorando gli altri non vengono in alcun modo messe in evidenza. Occorrerà dunque decidere in anticipo
la divisione dei compiti, altrimenti potresti scrivere nello stesso punto, contemporaneamente, senza accorgertene. Quando ci sono degli autori multipli, inoltre
non potrai accedere alle funzioni Annulla e Ripeti del menu.
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