Imagicle StoneFax User Guide

Imagicle StoneFax
User Guide
Ottobre 2013 – ver.2.1
Sommario
Imagicle StoneFax...................................................................................................... 3
Come inviare un Fax con StoneFax...................................................................................... 4
Invia Fax tramite e-mail ............................................................................................................ 4
Integrazione con Outlook ................................................................................................... 5
Invia Fax tramite interfaccia Web ............................................................................................. 6
Fax inviati personali ............................................................................................................ 7
Fax inviati di reparto/azienda ............................................................................................. 8
Invia Fax lanciando una stampa ................................................................................................ 8
Invia fax tramite stampante multifunzione .............................................................................. 9
Invia fax utilizzando l’applicazione Imagicle fax ....................................................................... 9
Come ricevere un Fax con StoneFax .................................................................................. 10
Ricevi un Fax nella tua e-mail ................................................................................................. 10
Ricevi un Fax tramite interfaccia web ..................................................................................... 11
Fax ricevuti di reparto/azienda ........................................................................................ 11
Ricevi un fax nella stampante di rete ..................................................................................... 12
Ricevi un fax utilizzando l’applicazione Imagicle Fax .............................................................. 12
Imagicle Fax per il tuo smartphone/tablet ........................................................................ 13
Installazione su dispositivi iOS (iPhone/iPad) ......................................................................... 13
Installazione su dispositivi Android ........................................................................................ 15
Configurazione applicazione Imagicle Fax .............................................................................. 15
Invia un fax con Imagicle Fax .................................................................................................. 16
Ricevi un fax con Imagicle Fax ................................................................................................ 17
2-18
Imagicle StoneFax
La soluzione software di IP Fax server che aumenta il risparmio e la produttività della
tua azienda.
Ecco il tuo nuovo collaboratore!
Da oggi in azienda diventa molto più veloce e comodo inviare e ricevere fax: non hai più bisogno di alzarti dalla tua
scrivania e andare alla macchina fax. Puoi fare tutto direttamente dal tuo PC, via e-mail, tramite interfaccia web o
lanciando la stampa di un documento. Niente più code davanti al fax, nessun fax rotto e nessun toner da sostituire e
carta inceppata o finita.
In più, se sei spesso in giro per lavoro, puoi gestire i fax ovunque ti trovi tramite il tuo smartphone/tablet.
E se sei un tradizionalista, non preoccuparti: puoi continuare ad inviare e ricevere i fax tramite la tua stampante di
rete multifunzione.
Faster, Smarter, Easier.
90% del tempo risparmiato
Grazie alla virtualizzazione della gestione dei fax
0 tempo di apprendimento all’uso
Semplice come stampare un documento o inviare-ricevere una e-mail
Riservato e personale.
I fax sono inviati e ricevuti direttamente con la propria casella di posta
elettronica o dal portale web riservato, ovunque ti trovi
0 carta, 0 toner
Niente carta da stampare-archiviare, consumabili e macchine fax da
mantenere
3-18
Come inviare un Fax con StoneFax
StoneFax consente di inviare un fax in 5 diverse modalità:
Invia Fax tramite e-mail
StoneFax permette di inviare i fax direttamente dal proprio client di posta elettronica.
Basta semplicemente inviare una e-mail a [email protected] (chiedi l’indirizzo corretto all’amministratore dei
sistemi della tua azienda).
StoneFax riceverà la tua e-mail, la trasformerà in un fax e la invierà al destinatario che hai scelto. Il rapporto di
trasmissione verrà restituito direttamente nella tua casella e-mail.
Per procedere con l’invio devi:
o inserire nel campo A [email protected]
o inserire il numero di fax del destinatario nel campo oggetto 06123456
o aggiungere un messaggio nel corpo della e-mail o un eventuale allegato
o inviare la e-mail
Puoi anche inserire il nome del destinatario sempre nel campo oggetto. In questo caso il numero del fax va messo a
destra del nome tra due parentesi tonde Giuseppe Rossi ((06123456))
Il testo della e-mail andrà a costituire il corpo del fax. In alternativa, è possibile allegare qualsiasi tipo di documento
(nello stesso modo in cui si allega un file ad una e-mail), che StoneFax invierà come corpo del fax.
StoneFax, in questa modalità, permette l’invio anche di allegati multipli.
E’ possibile allegare file: doc, docx, gif, jpeg, jpg, pdf, png, rtf, tif, tiff, txt, xls, xlsx.
4-18
E’ possibile inviare direttamente il fax anche inserendo nel campo “A:”, il numero del destinatario. Ad esempio
[email protected] (questa opzione è disponibile solo se è stata abilitata dall’amministratore sul
tuo server di posta).
Sono disponibili una serie di opzioni speciali, da separare con punto e virgola:
o inserire un oggetto: se hai necessità di specificare l’oggetto del fax, puoi metterlo a destra delle doppie
parentesi. Giuseppe Rossi ((012345678)) Conferma d’ordine. Esso sarà riportato nell’intestazione.
o inviare a destinatari multipli
o 12345678; 222333444; 555222333
o Mary Smith ((12345678)); Giuseppe Rossi ((87654321))
o oppure indicando un nome di rubrica di Speedy (la nostra soluzione per la gestione centralizzata
delle rubriche aziendali) creato per un gruppo ((nomerubrica))
o selezionare uno tra i frontespizi disponibili: CoverPage((URGENT.COV)). Chiedi all’amministratore i
frontespizi disponibili oppure vedi l’elenco nell’area web http://stonefax.miazienda.it, nella scheda
Corpo del fax, nel menu a tendina dedicato
o inviare ad un orario differito: SendAt((14:30))
Es. Joseph White ((012345678)) Order confirmation; CoverPage((URGENT.COV)); SendAt((14:30))
Se non ricordi le opzioni speciali, basta inviare una mail a [email protected] mettendo nell’oggetto help.
Riceverai immediatamente una e-mail con tutte le opzioni disponibili.
Integrazione con Outlook
StoneFax è integrabile direttamente in Microsoft Outlook così da permettere l’uso della rubrica (campo business
fax) e l’inserimento del destinatario/destinatari direttamente nel campo “A:”
Inoltre, l’integrazione con Outlook,
permette l’invio di allegati multipli con
allegati di qualsiasi formato convertiti
sul client.
NOTA: l'integrazione con Outlook
richiede la configurazione sul tuo
computer delle funzionalità di fax print
to fax e del fax mail tran sport. Chiedi
al tuo amministratore per abilitare
questa integrazione.
5-18
Invia Fax tramite interfaccia Web
StoneFax permette di inviare i fax anche tramite una pratica interfaccia web.
Accedi a http://stonefax.miazienda.it (verifica con il tuo amministratore l’indirizzo corretto per la tua azienda) e
clicca su “Invia un Fax”.
Un pratico wizard ti guiderà velocemente nell’invio del fax.
Dati mittente
Questo campo è auto compilato con i dati di accesso
all’area web della suite .
Premi su per verificare che i dati siano corretti.
Puoi anche decidere di inviare il fax ad altro nome editando questi campi.
Dati destinatario/i
Questi sono gli unici campi obbligatori di tutta la form.
Puoi decidere di inserire manualmente il nome ed il numero del destinatario. Premi sul tasto
per aggiungere il
destinatario alla lista di invio. E’ possibile selezionare più
di un destinatario.
Puoi anche aggiungere un destinatario scegliendolo tra i
contatti presenti nelle rubriche aziendali (sincronizzate
grazie a Speedy - la nostra soluzione per la gestione centralizzata delle rubriche - ) premendo sul tasto
.
Una pratica finestra ti permette di cercare un contatto tra
quelli presenti nelle rubriche cercandolo per nome, cognome, azienda.
Puoi anche addirittura decidere di inviare un fax ad
un’intera rubrica (clienti, fornitori, ecc.). Funzione molto
utile per campagne pubblicitarie, promo, comunicazioni,
ecc.
6-18
Corpo del Fax
In questa sezione puoi indicare l’oggetto da inserire nella
copertina del fax, scegliere il frontespizio che desideri
utilizzare dal menu a tendina ed inserire manualmente il
testo del fax che desideri inviare.
Puoi anche decidere di utilizzare come corpo del fax un
file da allegare.
Aggiungere un allegato
Quando selezioni “Aggiungi allegato”, il bottone in basso a
destra, dove prima compariva la scritta “Invia fax”, cambia
in “Seleziona File”. Cliccando su quest’ultimo potrai scegliere il file che desideri inviare via fax.
E’ possibile allegare file: doc, docx, gif, jpeg, jpg, pdf, png,
rtf, tif, tiff, txt, xls, xlsx.
In questa modalità, StoneFax consente di allegare un solo
file per invio.
Opzioni aggiuntive
Nell’ultimo box puoi decidere di:
o ricevere il rapporto di trasmissione direttamente
nella tua e-mail
o allegare al rapporto di trasmissione una copia
del fax
o inviare immediatamente il fax
o programmare l’invio del fax ad un’ora prestabilita
Una volta compilati i dati precedenti, per inviare il fax devi semplicemente cliccare su “Invia Fax”.
Fax inviati personali
In ogni momento puoi verificare lo stato dei fax personali inviati premendo sulla scheda “In uscita”.
Qui vengono riportati tutti i dettagli dei fax personali inviati: stato, nome e numero destinatario, oggetto, data e ora
di invio, data di fine trasmissione, ID documento e nome PC di invio.
Nel caso ci siano più fax puoi ricercare velocemente il fax utilizzando il pratico strumento di ricerca con filtri personalizzabili.
Puoi:
o
o
o
visualizzare il fax inviato
eliminare il fax
inoltrare il fax
7-18
Fax inviati di reparto/azienda
Nel caso tu sia un utente amministratore o che può gestire i fax di un reparto nel menu di sinistra sarà visibile anche
la scheda “Report Inviati” dove vengono mostrati tutti i fax inviati dell’azienda/reparto.
Qui vengono riportati tutti i dettagli dei fax inviati: stato, nome e numero destinatario, oggetto, data e ora di invio,
data di fine trasmissione, ID documento e nome PC di invio.
Nel caso ci siano più fax puoi ricercare velocemente il fax utilizzando il pratico strumento di ricerca con filtri personalizzabili.
Puoi:
o
o
o
eliminare un singolo fax
esportare l’elenco dei file in csv o Excel
eliminare l’intero database
Invia Fax lanciando una stampa
E’ anche possibile l’invio direttamente dal programma che stai utilizzando su PC Windows, semplicemente lanciando
la stampa su stampante.
Puoi infatti spedire un fax direttamente dal programma che stai utilizzando, sia esso un elaboratore di testi, di immagini o quant’altro. E’ la stessa procedura di quando stampi un documento. Una volta lanciata la stampa, nella
finestra con le impostazioni di stampa è necessario selezionare dal menu a tendina il nome della stampante StoneFax. Se la stampante StoneFax non è disponibile, chiedi all’amministratore di sistema.
8-18
Il wizard di invio del fax, permette di scegliere nome e numero del destinatario/destinatari (anche da una rubrica
locale di Windows o contatti Outlook), il frontespizio con l’oggetto del fax, quando spedirlo (subito o ad una data
ora) e con quale priorità.
E’ anche possibile visualizzare un’anteprima del fax prima di concludere la procedura.
Una volta terminata la “stampa”, se si è scelto l’opzione di notifica via mail potrai verificare direttamente nel tuo
client di posta se l’invio del fax è avvenuto correttamente.
Invia fax tramite stampante multifunzione
Con Network Scanner, Digital Sender, Stampanti MFP di rete è possibile inviare i documenti cartacei tramite StoneFax integrandoli nel flusso dei fax in uscita e archiviandoli in unico archivio centralizzato.
Inviare un fax è semplice e veloce, basta inserire il foglio, premere il tasto fax e digitare il numero del destinatario:
o Il foglio viene scansionato ed inviato via e-mail a StoneFax (modalità Internet Fax)
o StoneFax invia la ricevuta di ritorno all’indirizzo di email associato alla casella fax del dispositivo
o (per i dispositivi che consentono l’autenticazione l’invio sarà effettuata con il proprio utente e la ricezione
del rapportino avverrà sulla propria e-mail)
Per tutti i modelli non verificati è possibile utilizzare la modalità Scan2Mail disponibile sul dispositivo: si effettua la
scansione e si invia via e-mail a [email protected] inserendo in oggetto il numero del destinatario.
Invia fax utilizzando l’applicazione Imagicle fax
Vedi paragrafo dedicato all’applicazione Imagicle fax, l 'applicazione Client dello StoneFax disegnata per iPad/iPhone
e per i dispositivi Android e, che rende facile e veloce spedire e ricevere fax direttamente dal tuo dispositivo quando
vuoi e da dove vuoi.
9-18
Come ricevere un Fax con StoneFax
StoneFax consente di ricevere un fax in 4 diverse modalità:
Ricevi un Fax nella tua e-mail
StoneFax permette di ricevere i fax direttamente nella propria e-mail [email protected] come allegato in formato PDF o TIFF.
Puoi decidere se aprirlo direttamente oppure salvarlo e leggerlo in seguito.
10-18
Ricevi un Fax tramite interfaccia web
StoneFax permette di ricevere i fax anche tramite la pratica interfaccia web.
Accedi a http://stonefax.miazienda.it (verifica con il tuo amministratore l’indirizzo corretto per la tua azienda) e
clicca su “In arrivo”.
Qui vengono riportati tutti i dettagli dei fax personali ricevuti: nome e numero di chi ha inviato il fax, numero di
pagine, data e ora di ricezione. Nel caso ci siano più fax puoi ricercare velocemente il fax utilizzando il pratico strumento di ricerca con filtri personalizzabili.
Puoi:
o
o
o
visualizzare il fax ricevuto
eliminare il fax
inoltrare il fax
Fax ricevuti di reparto/azienda
Nel caso tu sia un utente amministratore o che può gestire i fax di un reparto nel menu di sinistra sarà visibile anche
la scheda “Report Ricevuti” dove vengono mostrati tutti i fax ricevuti dell’azienda/reparto.
Qui vengono riportati tutti i dettagli dei fax ricevuti: utente che ha ricevuto il fax, stato, nome e numero di chi ha
inviato il fax, numero pagine, data ed ora di ricezione oggetto, ID documento e nome PC che ha ricevuto il fax.
Nel caso ci siano più fax puoi ricercare velocemente il fax utilizzando il pratico strumento di ricerca con filtri personalizzabili.
Puoi:
o eliminare un singolo fax
o esportare l’elenco dei file in csv o Excel
o eliminare l’intero database
11-18
Ricevi un fax nella stampante di rete
StoneFax consente anche di stampare direttamente su una stampante di rete i fax ricevuti, come avviene con l’uso
di una macchina fax tradizionale. Funzione molto utile per velocizzare i processi aziendali che richiedono comunque
la stampa e/o la conservazione di una copia cartacea.
In questo caso, StoneFax consente anche di definire una stampante diversa per ogni utente/numero fax (sono utilizzabili anche stampanti usb collegate direttamente al server).
Per abilitare questa funzione è necessario mappare la stampante sul server (chiedi al tuo amministratore di rete).
Ricevi un fax utilizzando l’applicazione Imagicle Fax
Vedi paragrafo dedicato all’applicazione Imagicle fax, l 'applicazione Client dello StoneFax disegnata per iPad/iPhone
e per i dispositivi Android e, che rende facile e veloce spedire e ricevere fax direttamente dal tuo dispositivo quando
vuoi e da dove vuoi.
12-18
Imagicle Fax per il tuo smartphone/tablet
Imagicle Fax è l'applicazione Client dello StoneFax disegnata per iPad/iPhone e per i dispositivi
Android e, che rende facile e veloce spedire e ricevere fax direttamente dal tuo dispositivo quando vuoi e da dove vuoi.
Con Imagicle Fax, StoneFax diventa il primo IP Fax server che estende le numerose capacità di
invio e ricezione fax ai dispositivi mobili,
potenziando al massimo il tuo sistema
di comunicazione ideale sia per le piccole-medie imprese
che per le grandi aziende.
Scopri nella sezione dedicata le modalità di installazione e
configurazione delle applicazioni.
Installazione su dispositivi iOS (iPhone/iPad)
Imagicle Fax è disponibile gratuitamente su “iTunes Store”. Se si dispone di un PC connesso ad Internet e al dispositivo Apple iPhone o iPad, l’applicazione iTunes è lanciata automaticamente nel momento che si connette il dispositivo portatile al PC tramite cavo USB.
Si entra in iTunes Store e si immette nel campo di ricerca “imagicle fax”.
A seconda del dispositivo posseduto, basta selezionare la relativa App cliccando su “GRATIS”. Se non ancora inserito, iTunes potrebbe richiedere l’inserimento delle proprie credenziali “Apple ID”. Quindi l’applicazione sarà scaricata
dal sito Apple ed installata sul dispositivo iPhone o iPad connesso al PC.
E’ inoltre possibile scaricare ed installare l’applicazione Imagicle Fax direttamente dal dispositivo portatile, accedendo all’App Store tramite l’apposita icona presente in tutti i dispositivi Apple:
13-18
Anche in questo caso, basta selezionare Cerca ed immettere nel campo di ricerca “Imagicle Fax”.
Toccando su GRATIS si passa alla pagina di installazione:

Infine, toccando su INSTALLA, si avvia il download e l’installazione
dell’applicazione, previo inserimento del proprio Apple ID.
Imagicle Fax
14-18
Installazione su dispositivi Android
Imagicle Fax è disponibile gratuitamente sul sito web “Google Play”, se si dispone di un PC connesso ad Internet e al
dispositivo Android. Immettendo nel campo di ricerca “imagicle fax”, si trova velocemente l’applicazione.
Cliccando su INSTALLA, si può procedere al download ed installazione di Imagicle Fax sul dispositivo Android connesso al PC. Il sito potrebbe richiedere l’inserimento delle credenziali del proprio account Google.
E’ inoltre possibile scaricare ed installare l’applicazione Imagicle Fax direttamente dal dispositivo portatile, accedendo a Google Play tramite l’apposita icona presente in tutti i dispositivi Android. Anche in questo caso, basta
immettere nel campo di ricerca “imagicle fax” per visualizzare la relativa applicazione ed avviare l’installazione della
stessa nel dispositivo, con modalità del tutto simili a quanto descritto nel precedente paragrafo.
Configurazione applicazione Imagicle Fax
Imagicle Fax richiede la configurazione una-tantum di alcuni parametri relativi alla AppSuite ed alle credenziali
dell’utente che utilizza le funzioni StoneFax. Tale configurazione si presenta con gli stessi parametri sia in ambiente
Apple che Android:
o
Username dell’utente, così come configurato in AppSuite
o
Password utente, come configurata in AppSuite
o
Indirizzo IP del server AppSuite. Chiedi all’amministratore di sistema l’indirizzo corretto.
Toccando infine su “Login, se le impostazioni sono corrette, si accede al menù principale.
15-18
o
Fax Wizard: è l’opzione che consente di inviare un nuovo fax
verso un numero telefonico inserito manualmente oppure prelevato dalla rubrica del telefono.
o
Incoming Faxes: mostra l’elenco di tutti fax ricevuti o in fase di
ricezione sul proprio numero di fax personale.
o
Outgoing Faxes: mostra l’elenco di tutti i fax inviati oppure in
fase di invio/accodati in StoneFax.
Invia un fax con Imagicle Fax
Puoi:
o
o
o
fare una foto al documento e inviarlo via fax
inviare un documento esistente o allegato ad una e-mail
inviare un semplice testo
Inoltre, puoi utilizzare la rubrica del telefono per selezionare i destinatari e verificare lo stato dei fax.
Toccando su Fax Wizard si accede alla seguente schermata, dove è possibile inserire tutti i dati relativi ad una trasmissione fax:
o
From: nominativo utente, come configurato in AppSuite
o
To: numero fax di destinazione, oppure un contatto con numero fax inserito nella rubrica.
o
Subject: se compilato, è inserito nel frontespizio del fax
o
Cover: copertina fax, selezionabile tra quelle configurate in
StoneFax dall’utente o dall’amministratore del sistema
o
File: allegato da inviare. Tipologie accettate: xls, docx, doc,
pdf, rtf, txt, jpg, png, ecc.
o
Text: se compilato, sarà visibile nella pagina dopo il frontespizio
16-18
Ricevi un fax con Imagicle Fax
Selezionando un fax ricevuto dalla lista degli Incoming Faxes, puoi visualizzare la data/ora della transazione fax e le
informazioni telefoniche. Se è presente un allegato, sarà visionabile direttamente dal dispositivo mobile, toccando
sull’icona relativa. Imagicle Fax per Apple comprende anche un semplice PDF reader per questo scopo, che consente
di scorrere le varie pagine e effettuare lo zoom con due dita.

Visualizza allegato
17-18
Imagicle spa
Headquarters
Via Fondacci, 272
55054 - Massarosa (LU)
Italy
T +39. 0584.943232
F +.39.0584.943325
Skype: Imagicle
Operational HQ
Via Fratelli Di Dio, 2
20013 – Magenta (MI)
Italy
Operational HQ
Via Borin, 48/a
31100 - Treviso (TV)
Italy
© Copyright 2010-2012 Imagicle Spa – Tutti i diritti riservati. Imagicle e il logo Imagicle sono marchi registrati di Imagicle spa, tutti
gli altri marchi sono dei rispettivi proprietari. Le specifiche e le informazioni contenute nel presente documento possono variare
senza preventiva informazione.
Le immagini sono indicative, i prodotti possono variare. Ogni sforzo è stato fatto per curare l’accuratezza del contenuto di questo
documento, ciò nonostante, a seguito dei continui aggiornamenti e sviluppi Imagicle spa non può garantire la completa accuratezza, e declina ogni responsabilità per eventuali errori o manchevolezze.
Il presente documento ha fini unicamente informativi e non può essere assunto come documento o specifica contrattuale.
18-18