La buona conduzione di un progetto
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La buona conduzione di un progetto
LA BUONA CONDUZIONE DI UN PROGETTO (aggiornato il 20/04/2016) INDICE PRIMA PARTE: I PRINCIPI 1) PRESENTAZIONE DEL PROGETTO: LA LETTURA DEI DOCUMENTI pag. 3 2) APPROVAZIONE DEL PROGETTO: STIPULA DELLA CONVENZIONE – ASPETTO AMMINISTRATIVI E FINANZIARI................................................................................................................pag. 5 3) CONCLUSIONE DEL PROGETTO: RENDICONTAZIONE E RELAZIONE SULL’ATTIVITA’ pag. 7 SECONDA PARTE: I DOCUMENTI 1) LA MODULISTICA PER LA GESTIONE DEL PROGETTO pag. 9 2) LA RENDICONTAZIONE DELLE SPESE pag. 11 3) NOTE TECNICHE pag. 13 2 PRIMA PARTE: I PRINCIPI 1) PRESENTAZIONE DEL PROGETTO: LA LETTURA DEI DOCUMENTI Il progetto è l’esito di un processo che contempla un’insieme di riflessioni, verifiche, azioni che conducono da un’idea alla sua realizzazione sino alla valutazione. L’avvio di un’attività e il raggiungimento degli obiettivi richiedono che alle spalle vi siano dei progetti dettagliati e ragionati. Il sistema dei bandi progettuali ha dei vantaggi: fornisce dei criteri omogenei per la presentazione e la selezione dei progetti, introduce dei concetti fondamentali per innovare le idee o l’approccio ad un problema, facilita la connessione tra aspetti economici e contenutistici. Nelle pagine che seguono si approfondiranno gli aspetti pratici di presentazione, conduzione e chiusura di un progetto, e nella seconda parte la gestione della modulistica e dei documenti contabili. La LETTURA DEL BANDO (www.csv.verona.it/bandi.html) è fondamentale per individuare ed interpretare in modo corretto i contenuti tecnici. Alcuni suggerimenti utili da seguire per dare un’impostazione corretta al progetto sin dall’inizio: leggere più volte il bando, sia prima di iniziare a scrivere il progetto, sia durante la sua stesura; sottolineare i dati principali, vincolanti e necessari (scadenza, durata e periodo di realizzazione delle attività, etc.); tenere conto dei criteri di ammissibilità e di selezione dei progetti e delle modalità di valutazione della commissione per verificare la coerenza della propria idea progettuale con la strategia e gli obiettivi indicati nel bando; prestare particolare attenzione ai vincoli di costo e alle condizioni di finanziamento, in quanto inderogabili; identificare i documenti da allegare insieme al progetto; accertarsi di avere tutti i documenti necessari per la presentazione del progetto: bando, domanda di contributo, formulario, preventivo di spesa. L’idea progettuale va quindi descritta nel FORMULARIO: esso consiste in una serie di domande generali relative ai dati anagrafici ed all’attività istituzionale dell’organizzazione, e nello specifico in domande che riguardano i dati del progetto per il quale si richiede il contributo. Va compilato con ordine, chiarezza e completezza, ed in particolare è bene individuare: le parti di difficile comprensione che necessitano di spiegazioni; le informazioni che non sono state elaborate in fase di ideazione; le parti determinanti per la valutazione del progetto, da compilare con particolare cura e attenzione; ulteriori documenti obbligatori da presentare in allegato (curriculum vitae, relazione sullo stato di avanzamento di progetti in corso già finanziati dal CSV, etc.); le parti che vanno datate, firmate e timbrate. Al formulario possono essere allegati ulteriori documenti facoltativi, utili ai fini della valutazione del progetto. In questo caso si consiglia di fornire informazioni funzionali ad una migliore comprensione delle attività e dei contenuti tecnici, ed a sottolineare le caratteristiche dell’idea progettuale meritevoli di particolare attenzione. 3 Il PIANO PREVENTIVO DI SPESA deve essere coerente rispetto alle attività previste nel progetto, e deve rispettare i vincoli di costo e le condizioni di finanziamento indicate nel bando, che, è bene ribadire, sono inderogabili. Il foglio excel allegato al formulario è impostato, in alcune sue parti, in modo da segnalare il mancato rispetto dei vincoli, pertanto già in fase di compilazione della Scheda Finanziaria è possibile individuare scostamenti non ammessi nelle voci di spesa o quota di finanziamento non adeguata. La stesura di un budget, a prescindere dalle regole alle quali è sottoposto, deve comunque rispondere ad alcuni principi basilari che la Commissione valutatrice considera in sede di attribuzione del punteggio: chiarezza: deve essere leggibile anche da parte di persone esterne all’organizzazione e articolato secondo un ordine logico evidente; trasparenza: ogni voce di costo deve indicare la tipologia della spesa prevista e i parametri che ne determinano l’ammontare (ore, quantità, etc.); realismo: per la stima di ogni singola spesa è bene considerare i prezzi reali di mercato; prudenza: il budget deve permettere un certo margine di sicurezza, per evitare che nella fase di realizzazione del progetto spese eccedenti non previste o stimate in difetto mettano a rischio il progetto per mancanza di fondi; efficienza economica: il budget deve sempre assicurare il miglior impiego delle risorse economiche a disposizione; sostenibilità economica: il budget deve prevedere almeno il pareggio tra costi e ricavi; in caso di saldo negativo tra contributo e spese, la differenza deve essere coperta dalle finanze del promotore e dagli eventuali partner; sostenibilità finanziaria: l’organizzazione deve essere in grado di sostenere gli sforzi finanziari connessi al progetto. L’ammontare del budget deve essere commisurato alla dimensione del bilancio del promotore e l’organizzazione deve essere in condizione di poter anticipare le risorse necessarie al progetto per supplire ai ritardi dell’entrata in cassa delle risorse attese; flessibilità: il budget deve essere formulato in maniera tale che siano possibili piccole variazioni e scostamenti al suo interno, se necessario durante la realizzazione del progetto. IN SINTESI Gli elementi necessari per una buona impostazione del progetto nella fase di AVVIO: lettura attenta del bando e dei documenti allegati; idea progettuale conforme al programma ed agli obiettivi espressi nel bando, e ai criteri di valutazione; invio entro la scadenza del bando ed il rispetto dei termini successivi di avvio e di conclusione delle attività; rispetto dei criteri di ammissibilità; rispetto delle condizioni di finanziamento; presentare tutti gli allegati obbligatori; ordine, chiarezza e completezza nella compilazione del formulario; rispetto dei vincoli di costo nel piano preventivo di spesa; coerenza e inerenza dei costi a preventivo rispetto al progetto; date, timbri e firma del legale rappresentante ove richiesto. 4 2) APPROVAZIONE DEL PROGETTO: STIPULA DELLA CONVENZIONE – ASPETTI AMMINISTRATIVI E FINANZIARI A seguito della delibera finale del Consiglio Direttivo, l’approvazione del progetto (www.csv.verona.it/progetti-approvati.html) viene comunicata tramite una lettera, in cui viene indicato l’importo riconosciuto a titolo di contributo e l’importo minimo da rendicontare alla chiusura del progetto e ulteriori note di bilancio relative a singole voci di spesa non riconosciute o ammesse sotto condizione. In sede di avvio delle attività le associazioni devono stipulare un ACCORDO con il CSV in cui si impegnano “a realizzare il progetto e, quindi, ad utilizzare il contributo erogato (…) secondo le modalità descritte all’interno della documentazione presentata per la partecipazione al bando”. In esso sono contenute disposizioni generali in merito a: modalità di svolgimento delle attività; durata dell’accordo stesso; contributo impegnato; rendicontazione; responsabilità del legale rappresentante; verifiche del CSV; adempimenti assicurativi; casi di eventuale sospensione della convenzione o controversie. L’accordo determina, formalmente, l’avvio del progetto, e solo una volta sottoscritto ed inviato al CSV sarà possibile ottenere l’erogazione del I° acconto del contributo. L’OdV che ha ricevuto un finanziamento negli anni precedenti e che faccia richiesta di una nuova assegnazione con analogo bando, dovrà aver concluso il progetto già finanziato prima di poter sottoscrivere il nuovo accordo. Vediamo ora in modo più approfondito la GESTIONE AMMINISTRATIVA E FINANZIARIA del progetto. Essa richiede correttezza nei confronti dei destinatari/beneficiari, in quanto il progetto è stato finanziato per rispondere ad un reale bisogno del contesto ed è quindi importante che il finanziamento sia utilizzato per realizzare le attività. Si richiede correttezza anche nei confronti del progetto stesso e del team, visto che un’incauta o scorretta gestione contabile rischia di mettere in difficoltà la riuscita delle attività vanificando l’operato delle persone che vi stanno lavorando. Per gestione amministrativa e finanziaria intendiamo diverse azioni: la produzione e la raccolta della documentazione necessaria allo sviluppo del progetto, sia da un punto di vista amministrativo che di tematiche e contenuti che si desidera trattare; la predisposizione e l’inoltro della documentazione al CSV in fase di avvio, realizzazione e chiusura del progetto; il coordinamento delle attività di relazione tra il CSV e gli eventuali partner; la stipula dei contratti, ovvero la formalizzazione di incarichi di collaborazione relativi alle attività del progetto; la registrazione degli impegni di spesa mano a mano che si manifestano; la programmazione finanziaria delle entrate e delle uscite del progetto; il monitoraggio finanziario del progetto; la stesura delle relazioni intermedie e finali; la rendicontazione finale del progetto. Tutte queste attività devono essere coordinate tra loro, rispettando scadenze e procedure amministrative, sia stabilite dal bando che interne alla propria organizzazione. E’ opportuno che il referente progettuale e il responsabile della gestione amministrativa/contabile del progetto, qualora non siano la stessa persona, abbiano un continuo scambio di informazioni e si aggiornino sull’evoluzione delle attività. 5 La gestione finanziaria del progetto non è separata dalla gestione ordinaria dell’organizzazione, ed è bene archiviare la documentazione contabile relativa al progetto per facilitare la stesura del rendiconto finale. Ad esempio: segnare a matita su ciascun documento di spesa il progetto di riferimento, e se riguarda più attività calcolare indicativamente la percentuale di ripartizione della spesa tra diversi progetti. E’ utile tenere un dossier dei documenti contabili in cui riunire e avere a portata di mano tutta la documentazione che riguarda la stessa attività. Deve essere aggiornato e ordinato secondo un criterio logico, in genere suddiviso per categorie di spesa e sequenza cronologica. IN SINTESI Gli elementi necessari per una buona conduzione del progetto nella fase di GESTIONE: prendere visione del contributo e delle voci di spesa ammesse; sottoscrivere l’accordo con il CSV; annotare le scadenze e i termini per l’invio dei documenti al CSV; leggere attentamente la modulistica: quali documenti usare, come e quando; creare dei fascicoli per progetto per agevolare la raccolta dei dati; tenere costantemente sotto controllo le uscite finanziarie, registrandole mano a mano che si manifestano; rispettare le scadenze degli adempimenti fiscali; suddividere ruoli e compiti tra i referenti del progetto per meglio coordinare il lavoro e cercare di avere un continuo scambio di informazioni. 6 3) CONCLUSIONE SULL’ATTIVITÀ DEL PROGETTO: RENDICONTAZIONE E RELAZIONE La chiusura del progetto comporta la rendicontazione delle spese complessive sostenute e la presentazione dei documenti idonei ad esprimere una valutazione complessiva sulle attività e sul raggiungimento degli obiettivi prefissati. In questa fase i principi cui far riferimento sono: chiarezza e trasparenza; spese documentabili in ogni momento; coerenza con le attività del progetto ed i risultati. La modulistica da presentare si compone di tre parti: 1- La DICHIARAZIONE DI RESPONSABILITÀ è un documento in cui, in sintesi, si dichiara: l’autenticità dei fatti e dei dati esposti; il rispetto delle condizioni di finanziamento indicate dal CSV nel bando e nelle istruzioni per la rendicontazione; la veridicità delle spese e l’effettivo utilizzo delle risorse; di non aver ottenuto altri contributi, o che il loro ammontare complessivo non supera l’entità delle spese del progetto. 2- La RELAZIONE FINALE va compilata secondo la griglia proposta nella modulistica. Qui si richiede di dare evidenza al modo in cui le attività del progetto hanno permesso il raggiungimento degli obiettivi prefissati, o in che misura un problema, un’emergenza, o una situazione di disagio sono stati affrontati o risolti. E’ importante compilare questa parte in quanto i dati dei progetti vengono raccolti e sintetizzati con grafici e tabelle nel Bilancio Sociale del CSV. In particolare per il bando formazione è necessario presentare i questionari e il registro presenze firmato dagli allievi. I dati rilevati durante le attività formative, oltre a costituire uno strumento di misura della customer satisfaction, utile all’Associazione per la programmazione delle esperienze successive, sono oggetto di elaborazione anche da parte del CSV. 3- Le spese sostenute vanno riepilogate nella SCHEDA FINANZIARIA e devono corrispondere alle voci indicate in preventivo. Solo su richiesta motivata e quindi su approvazione scritta da parte del CSV, è possibile inserire in corso d’opera una nuova voce di spesa non prevista, pur mantenendo invariato il costo complessivo e il contributo e rispettando l’inerenza al progetto. Tuttavia è da considerare che il Piano Preventivo di Spesa rappresenta la traccia da seguire nel momento in cui ci si appresta ad utilizzare il contributo assegnato. La gestione contabile del progetto ne terrà presente, ma – allo stesso tempo – dovrà rispondere in maniera efficace ed efficiente alle esigenze poste dallo svolgimento delle varie azioni. Non si vieta di sostenere spese ulteriori e diverse rispetto a quelle indicate a preventivo (ad esempio l’associazione può liberamente decidere di dare un rimborso spese ai volontari maggiore rispetto a quello massimo consentito dal CSV - € 0,26 al km): ovviamente nella Scheda Finanziaria consuntiva andranno indicate solo le spese conformi a quanto approvato, ed il contributo verrà liquidato solo nei limiti di quanto impegnato. In sintesi l’importante è che le caratteristiche essenziali delle attività e dei risultati non subiscano variazioni di rilievo. Il periodo di tempo entro cui realizzare il progetto è specificato in ogni bando. Le spese, per essere riconosciute, devono essere sostenute a partire dal giorno successivo alla data di scadenza del bando. L’ammontare dei costi del progetto è indicato nella lettera di approvazione. In sintesi, i vincoli di costo da rispettare sono: 7 La le condizioni di finanziamento fissate dal bando per ogni categoria di spesa, per singole voci di costo e a livello di cofinanziamento; le voci indicate nel Piano Preventivo di Spesa, se ammesse e in quale misura secondo quanto indicato nella lettera di approvazione del progetto; le condizioni temporali di durata del progetto e di rendicontazione. Scheda Finanziaria deve essere compilata secondo i seguenti criteri: deve riportare in modo ordinato l’elenco di tutta la documentazione avente valore fiscale comprovante le spese effettuate, con la specifica degli estremi dei documenti e l’intestazione del proponente; si deve allegare copia dei giustificativi che comprovano le spese sostenute e dai quali dovrà risultare chiaramente la destinazione della spesa; vanno timbrate e firmate per autenticazione; deve contenere la sottoscrizione da parte del legale rappresentante di una dichiarazione di veridicità, con la quale si dichiara che quanto presentato nella rendicontazione corrisponde a verità. Attenzione: chi firma si impegna di fronte alla legge, con conseguenze penali e civili nel caso di dichiarazioni mendaci. Una volta effettuato il controllo sulle singole voci di spesa e giudicata in modo positivo la loro ammissibilità rispetto alle attività svolte, può accadere che l’organizzazione abbia speso più o meno di quanto preventivato. Le situazioni possibili possono essere sintetizzate nel modo seguente: rendicontazione conforme – il costo complessivo corrisponde a quanto indicato nella lettera di approvazione del progetto: il contributo viene liquidato per l’importo assegnato all’avvio; rendicontazione superiore – il costo complessivo supera quanto indicato nella lettera di approvazione: il contributo viene comunque liquidato per l’importo assegnato all’avvio; rendicontazione minore – il costo complessivo è inferiore a quanto indicato nella lettera di approvazione: il contributo sarà ridotto in proporzione alle spese effettivamente sostenute. Se lo scostamento è di notevole entità, tale da ritenere che lo stesso progetto abbia subito delle profonde modifiche e non abbia conseguito i risultati attesi, il CSV si riserva di valutare l’erogazione del saldo del finanziamento e di richiedere la restituzione degli acconti già versati. IN SINTESI Gli elementi necessari per una corretta e puntuale rendicontazione del progetto nella fase di CHIUSURA: ordine, chiarezza e trasparenza nella presentazione dei documenti finali; spese documentabili in ogni momento; coerenza tra le attività del progetto e quanto elaborato in fase di ideazione/avvio; rispetto dei vincoli di costo; unitarietà e coerenza tra scheda finanziaria, relazione sociale di fine progetto e attività svolte. 8 SECONDA PARTE: I DOCUMENTI 1) LA MODULISTICA PER LA GESTIONE DEL PROGETTO In allegato alla lettera di approvazione del progetto vengono spediti i fac-simile dei documenti da utilizzare nelle varie fasi del progetto (www.csv.verona.it/manuali.html). DOCUMENTO AVVIO Riformulazione del progetto - Formulario QUANDO SI USA Se il contributo impegnato non è idoneo per realizzare le attività previste il progetto deve essere modificato in modo adeguato rispetto alle risorse messe a disposizione. N.B.: il formulario va ricompilato con le modifiche e sottoposto all’approvazione del Consiglio Direttivo, il quale si limiterà a deliberare sulle variazioni apportate al progetto originario, mentre il contributo impegnato inizialmente non sarà in alcun modo modificato. Sottoscrivere la convenzione per dare avvio alle procedure amministrative del CSV. CONCLUSIONE VARIAZIONE Accordo tra il CSV e l’OdV Per i progetti di formazione: allegare anche il calendario delle lezioni ed il calendario degli iscritti. Lettera variazione attività Dopo che il progetto è stato avviato, può rendersi necessaria qualche variazione al programma. Le richieste possono essere varie e molteplici e devono essere sottoposte all’approvazione del CSV. Dichiarazione di chiusura del progetto Alla conclusione del progetto si deve inviare la comunicazione di chiusura delle attività, indicando le date effettive di inizio e termine, ed inoltre la dichiarazione di responsabilità che autocertifica l’autenticità dei dati e fatti esposti. Tra gli allegati, va redatta una relazione illustrativa sulle attività svolte, sintetizzando poi in una tabella i dati principali del progetto. Relazione sociale di fine progetto Per i progetti di formazione: presentare il riepilogo delle ore e i fogli presenza di ogni lezione, firmati dagli allievi, ed i questionari sulla valutazione del corso. 9 Rendiconto economico delle spese sostenute Va compilato in modo conforme a quanto indicato nel Piano Preventivo di Spesa, nel rispetto di tutti i vincoli di costo, a fronte di spese effettivamente sostenute, e in modo coerente rispetto alle attività svolte. E’ necessario allegare le relative pezze giustificative, timbrate e firmate per autenticazione, e la fotocopia della carta d’identità del legale rappresentante. Copia del materiale prodotto Ai fini del riconoscimento della spesa allegare volantini, libri, dispense, rapporti, cd, prodotti, etc., e in generale tutto ciò che riguarda la promozione, i materiali del progetto e la diffusione dei suoi risultati. 10 2) LA RENDICONTAZIONE DELLE SPESE Lo schema seguente suggerisce come documentare i costi sostenuti, indicando le particolarità di alcuni bandi: TIPOLOGIA DI SPESA DOCUMENTO FINANZIARIO ALTRI DOCUMENTI A SUPPORTO (facoltativi) RIMBORSI SPESE ATTREZZATURE PERSONALE/COLLABORATORI - Busta paga/ Ricevuta compenso - Modello F24 (se serve ,indicare separatamente a quanto - Lettera d’incarico specifica per il Dipendente o assimilato ammontano le trattenute del progetto o copia del contratto da (contratto) singolo collaboratore) cui risulti il riferimento del progetto - Dichiarazione con l’indicazione del ruolo svolto nel progetto Collaboratore occasionale - Certificazione dei compensi - Lettera d’incarico specifica per il - Modello F24 (se serve, indicare progetto o copia del contratto di separatamente a quanto ammonta collaborazione occasionale la ritenuta del singolo collaboratore) Consulente professionista - Fattura/Parcella (con l’indicazione del progetto) - Lettera d’incarico specifica per il - Modello F24 (se serve, indicare progetto separatamente a quanto ammonta la ritenuta del singolo consulente) - Copia del voucher - ricevuta del beneficiario - Riscontro versamento effettuato Per i progetti di formazione: per i docenti devono essere rispettate le tariffe orarie massime stabilite nel bando, suddivise per fascia 1-2-3; per gli altri collaboratori (progettista, coordinatore, etc.) il costo massimo riconosciuto non deve superare le percentuali stabilite dal bando rispetto al costo totale del progetto, e anche qui vi sono tariffe orarie da non superare. Si raccomanda di indicare nella Scheda Finanziaria, accanto al nome, il ruolo di ogni singolo collaboratore. Rimborsi: i rimborsi per viaggi, vitto ed alloggio devono essere specificati nel documento del compenso (busta paga, fattura ecc.) Voucher Al riguardo si ricorda che sono parte del patrimonio dell’associazione, e pertanto vanno registrati nell’inventario. Acquisto di materiale - Fattura durevole/attrezzature Rimborso volontari Nota rimborso spese alla quale allegare le relative pezze giustificative: - Fattura - Per i viaggi indicazione analitica; - Scontrino fiscale - Ricevuta fiscale Lettera d’incarico, con N.B.: rimborso al km solo per l’indicazione del progetto; l’importo max stabilito nel bando – in caso di motocicli fare riferimento alle tabelle ACI per mezzi a due ruote. 11 TIPOLOGIA DI SPESA DOCUMENTO FINANZIARIO ALTRI DOCUMENTI A SUPPORTO (facoltativi) Copia del materiale prodotto per la promozione del progetto con logo del CSV e dicitura “Con il contributo del CSV di Verona” Materiale didattico, cancelleria - Fattura - Scontrino fiscale Noleggio di materiale - Fattura Locazione/Affitto locali/Utenze - Fattura, bollette, ricevute - Dichiarazione: in tal caso occorre - Contratto di locazione fornire un dettaglio sulle spese vive - Contratto comodato uso gratuito di gestione del locale (utenze, - Convenzione pulizia, etc.) per la quota parte di inerenza al progetto ALTRE SPESE Pubblicizzazione - Fattura - Scontrino fiscale - Contratto di noleggio - Contratto di leasing Note di addebito (con dichiarazione di esenzione da IVA) - Copia delle fatture/documenti contabili a cui la nota si riferisce, intestati all’ente Fornitura di servizi da parte di enti non in N.B.: le note di debito sono ammesse per un importo pari al 5% possesso di partiva IVA del totale complessivo del progetto, fino ad un massimo di € 300,00. Tale limite non è cumulativo, ma vale per ogni ente/associazione a cui ci si rivolge per l’attività del progetto. Per importi superiori è necessario allegare i relativi giustificativi di spesa. Spese postali Altre spese specificare) - Ricevuta timbrata dalle Poste Italiane o dalla tabaccheria (da - Fattura - Scontrino fiscale 12 3) NOTE TECNICHE 1) Dove trovare i bandi CSV e tutta la modulistica di gestione del progetto: presso i nostri sportelli, durante gli orari di apertura al pubblico; nel sito internet www.csv.verona.it, nella sezione “Progettazione sociale”: @ www.csv.verona.it/bandi.html, per il testo del bando e del relativo formulario; @ www.csv.verona.it/progetti-approvati.html per l’elenco dei progetti approvati; @ www.csv.verona.it/manuali.html per la modulistica da utilizzare nel corso del progetto. 2) Per ogni comunicazione, informazione o chiarimento, si può scrivere al seguente indirizzo, [email protected], o telefonare presso i nostri uffici durante gli orari di apertura al pubblico. 3) In linea di massima il contributo viene erogato tramite bonifico bancario. Nell’Accordo del progetto si devono fornire tutti i dati necessari per questa operazione: nome dell’istituto bancario, indirizzo della filiale, CODICE IBAN COMPLETO. Altrettanto importante è comunicare eventuali variazioni. A fronte di esigenze particolari – mancanza di un conto corrente, ad esempio – è bene comunicare in anticipo una modalità alternativa per l’erogazione del contributo. 13