Piano triennale di razionalizzazione delle spese

Piano triennale di razionalizzazione delle spese di funzionamento di
cui all’art. 2, commi dal 594 al 599 della legge finanziaria 2008 (L.
244/2007) per il triennio 2011-2013.
Premessa
In un apparato amministrativo ispirato a criteri di efficienza, efficacia ed economicità, in linea con la
innovativa normativa statale, si impone a tutte le pubbliche amministrazioni un razionale utilizzo
delle risorse finanziare destinate ai bisogni interni degli uffici. Per questo motivo il contenimento
delle spese per l’acquisto di beni e servizi necessari al funzionamento delle strutture è divenuto un
obiettivo fondamentale a cui tende, da anni il legislatore.
In questo contesto i commi da 594 a 599 dell’art. 2 della Legge 24.12.2007 n. 244 dispongono che
tutte le pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, D.lgs 30/3/2001 n. 165, tra cui
anche gli enti locali, adottino piani triennali volti a razionalizzare ed a ridurre le spese connesse
all’utilizzo di:
-dotazioni strumentali anche informatiche;
-autovetture di servizio e di rappresentanza;
-beni immobili ad uso abitativo e di servizio, con esclusione dei beni infrastrutturali.
Per quanto riguarda, in particolare, le dotazioni strumentali, il comma 595 prevede che il piano
contenga misure dirette a circoscrivere l’assegnazione degli apparecchi cellulari ai soli casi in cui il
personale debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità e limitatamente
al periodo necessario allo svolgimento delle particolari attività che ne richiedono l’uso.
Con riferimento a quanto specificatamente disposto per il patrimonio immobiliare dell’Ente, il Piano,
ai sensi dell’art. 2, comma 594, della legge 24/12/2007 n. 244, ha lo scopo principale di
evidenziare i criteri di gestione e di razionalizzazione dei beni immobili ad uso abitativo e di
servizio.
PUNTO 1
CRITERI DI GESTIONE E RAZIONALIZZAZIONE DELLE DOTAZIONI DI TELEFONIA
TELEFONI FISSI
- E’ previsto almeno un apparecchio telefonico fisso per ogni ufficio, eventualmente anche
con linee e numeri condivisi da più postazioni.
- Gli apparecchi sono tutti di proprietà del Comune di Signa e la loro sostituzione avviene
esclusivamente in caso di guasto irreparabile e di mal funzionamento.
- Il sistema è basato su telefonia tradizionale (analogica).
- Attualmente sono in vigore contratti con Telecom Italia Spa.
Sono presenti linee ADSL presso le sedi decentrate e le scuole.
Per una più esaustiva elencazione di tutti gli apparecchi fissi attualmente in uso si rimanda
all’elenco (allegato 1) che fa parte integrante del presente piano.
TELEFONI CELLULARI
L’Amministrazione comunale ha un contratto stipulato con Vodafone per la gestione di una rete di
telefoni cellulari, abilitati solo a chiamate interne all’area, solo in alcuni casi alcuni particolari
cellulari ben individuati possono effettuare chiamate esterne.
La maggior parte dei cellulari è inserita nella rete, salvo alcuni che sono a scheda pagati
dall’economo comunale.
Gli apparecchi, in linea di massima sono stati assegnati:
-al Sindaco ed ai componenti della Giunta, al Segretario Generale, al Presidente del Consiglio
Comunale.
-Ai dipendenti del servizio di polizia municipale.
-Ai Responsabili dei 6 settori.
-ai dipendenti dei servizi tecnici.
L’apparecchio assegnato al Segretario Comunale è dotato di un sistema dual biling, che consente
la fatturazione separata delle chiamate effettuate per ragioni d’ufficio da quelle personali.
L’ufficio ragioneria, che liquida le bollette bimestrali segnala eventuali consumi anomali ai vari
responsabili di settore per i provvedimenti del caso.
L’assegnazione di un telefono cellulare può essere disposta anche per periodi di tempo limitati, in
relazione a particolari singole e temporanee esigenze di servizio (es. servizio elettorali, in
occasione di fiere, per interventi di protezione civile , ecc).
L’assegnatario di cellulare è responsabile della sua conservazione e del suo corretto utilizzo,dal
momento della presa in consegna e fino alla restituzione. Dovrà porre ogni cura nella sua
conservazione al fine di evitare danni, smarrimenti o sottrazioni.
Per lo svolgimento delle attività istituzionali connesse con l’incarico ricoperto, il Sindaco, il vice
Sindaco, gli Assessori ed il presidente del Consiglio comunale, sono dotati di telefono cellulare di
servizio, il cui utilizzo è disciplinato, compatibilmente con la particolarità della funzione istituzionale,
dalle medesime disposizioni previste per il personale dipendente.
Per una più esaustiva elencazione di tutti gli apparecchi cellulari attualmente in uso si rimanda
all’elenco (allegato 2) che fa parte integrante del presente piano.
Nell’ottica di una maggiore razionalizzazione dei servizi sono già state individuate n. 13 utenze di
telefonia mobile che saranno disdette sia a causa della cessazione di alcune funzioni, sia perché
ritenute ormai superflue.
Per il 2012-2013 si prevede continuare nella riduzione di apparecchi cellulari mediante una diversa
organizzazione del lavoro.
E’ in corso una indagine di mercato per individuare un nuovo gestore che garantisca una
maggiore economicità del servizio.
PUNTO 2
MISURE PER IL CONTENIMENTO DEI COSTI DI UTILIZZO DELLE DOTAZIONI STRUMENTALI
E INFORMATICHE
Per ottimizzare l’utilizzo elle risorse, delle attività connesse alla gestione informatica dei
documenti, della operatività di interscambio di informazioni tra personale dipendente e per un
risparmio dei consumi energetici e un’ottimizzazione dell’uso della carta e dei toner, sono state
approntate o sono in via di perfezionamento le seguenti misure:
-Scannerizzazione di determinate tipologie di documenti con invio informatico degli stessi agli
uffici competenti ed agli Amministratori, al fine di conseguire la razionalizzazione ed il risparmio
nell’utilizzo della carta e ridurre la tempistica di acquisizione delle informazioni da parte dei
destinatari.
-Creazione della mail per ogni postazione secondo la normativa vigente ed ampio utilizzo della
stessa per diverse tipologie di comunicazioni e conseguente riduzione ed ottimizzazione dell’uso
della documentazione cartacea.
-Monitoraggio, mediante contatore, del numero di fotocopie.
-introduzione firme digitali per i Responsabili di settore e segretario comunale.
-Utilizzo progressivo dei collegamenti via internet tra i vari enti pubblici per lo scambio e l’invio di
dati mediante utilizzo della casella di posta elettronica certificata (PEC) già attivata.
Fotocopiatrici e fax
E’ stato deciso da tempo di sostituire le apparecchiature in proprietà obsolete o non più
perfettamente funzionanti, con apparecchiature a noleggio, inclusivo della manutenzione della
macchina e della fornitura dei materiali di consumo, ad esclusione della carta.
I contratti di noleggio delle apparecchiature di fotoriproduzione sono acquisiti prevalentemente
sulla base della convezione CONSIP o del mercato elettronico.
L’attuale contratto di noleggio Consip è particolarmente vantaggioso comprendendo la clausola
“Global Service” per la quale tutti i costi di manutenzione, nonché i materiali di consumo, con
eccezione della sola carta, sono a carico della ditta fornitrice.
Con l’introduzione e l’affermarsi dei servizi di posta elettronica, la funzione degli apparecchi telefax
si è in parte ridimensionata.
L’ente ha già previsto la prevalente assegnazione di apparecchi telefax per molteplici uffici o
addirittura per più servizi dipendenti dallo stesso settore.
Tale criterio dovrà essere applicato anche per il prossimo triennio nel caso di apparecchiature da
sostituire per guasto od obsolete.
Le dotazioni strumentali degli uffici costituiscono quelle minime essenziali per il loro corretto
funzionamento, tenuto conto delle loro entità ed ubicazione, del numero degli uffici e dei servizi da
erogare. Non si ritiene quindi di dover provvedere ad una loro riduzione, quanto piuttosto ad una
loro progressiva sostituzione ed alla predisposizione di modalità di utilizzo sempre più efficaci ed
efficienti.
SITUAZIONE DELL’ATTUALE SISTEMA INFORMATICO:
L’elenco delle dotazioni è meglio specificato nell’allegato n. 3)
Le misure previste per la razionalizzazione della spesa per il triennio 2010/2012 che verranno
intraprese potranno essere così schematizzate:
Tutte le attrezzature informatiche potranno essere acquistate o dal CED ovvero da ciascun Settore
ma nel rispetto delle prescrizioni tecniche fornite dal CED, sulla base dei seguenti principi:
- Centralizzazione dei processi di stampa attraverso fotocopiatrici multifunzione (stampante,
scanner, fax) in rete e progressivo smantellamento delle stampanti a getto d’inchiostro il
cui costo stampa è molto più elevato;
- Il tempo di vita di un p.c. dovrà essere di almeno 4 anni. Di norma non si procederà alla
sostituzione prima di tale termine;
- La sostituzione prima di tale termine fissato potrà avvenire solo nel caso di guasto, qualora
la valutazione costi/benefici relativa alla riparazione dia esito sfavorevole (tale valutazione è
effettuata dai tecnici del CED)
- l’individuazione dell’attrezzatura informatica a servizio delle diverse stazioni di lavoro verrà
effettuata secondo i principi dell’efficacia operativa e dell’economicità. In particolare si terrà
conto:
a) delle esigenze operative dell’ufficio;
b) del ciclo di vita del prodotto.
- di norma laddove più conveniente economicamente e se presente il prodotto, gli acquisti
sono effettuati utilizzando le convenzioni CONSIP ed il relativo mercato elettronico;
- al fine di ottenere economie su scala del materiale di consumo è preferibile, laddove sia
possibile, acquistare attrezzature uniformi.
- Nell’arco del triennio l’acquisto di P.C. sarà limitata esclusivamente alla sostituzione delle
attrezzature obsolete.
OTTIMIZZAZIONE DEI SISTEMI CENTRALI
Il CED ha avviato un percorso di consolidamento e ottimizzazione del sistema informativo
centrale dell’Ente, con l’adozione di tecnologie di virtualizzazione degli elaboratori centrali
(server) che distribuiscono i servizi informativi agli utenti interni ed esterni.
Questo comporta da un lato una riduzione dei costi di investimento nell’acquisto di nuove
macchine o nel rinnovamento delle macchine esistenti, così come una diminuzione dei costi di
manutenzione e gestione delle stesse. L’adozione di questi sistemi inoltre permette un risparmio
sull’energia elettrica consumata dagli elaboratori e dai sistemi di condizionamento della sala CED.
MONITORAGGIO SULL’UTILIZZO DELLE ATTREZZATURE INFORMATICHE
Al fine di meglio garantire l’efficienza delle risorse, e consentire l’utilizzo esclusivamente
istituzionale delle dotazioni informatiche assegnate in uso al personale, si procederà ad un
monitoraggio delle postazioni informatiche ed all’applicazione di restrizioni agli accessi ad internet
e sul traffico dati, nel rispetto della normativa sulla privacy.
CEDOLINO ON LINE
Nei casi in cui è possibile viene privilegiata la consegna del cedolino riepilogativo
stipendio/indennità mensile con procedura informatizzata senza procedere alla stampa.
WORKFLOW
E’ stato introdotto un sistema di richieste dei congedi informatizzato al fine di ridurre i consumi di
carta e al fine di dare tracciabilità ai processi di richiesta di congedi da parte dei dipendenti.
FIRMA DIGITALE
E’ in corso un processo di riorganizzazione dei flussi degli atti amministrativi attraverso
l’implementazione di software che incrementino l’utilizzo della firma digitale. Lo scopo finale sarà
quella di sostituire, anche da un punto di vista legale, il documento informatico a quello cartaceo,
attraverso l’impiego diffuso della firma digitale e della PEC.
INTERPRO
Questa Amministrazione ha aderito ad un progetto Regionale sui flussi documentali che oltre che
riorganizzare i flussi degli atti amministrativi dà maggiori garanzie sulla tracciabilità, consente
inoltre un sistema di protocollazione che invia al mittente in automatico una ricevuta che riporta
anche il numero di protocollo del documento in arrivo. Tale meccanismo è utilizzabile sia in arrivo
che in partenza fra tutte quelle amministrazioni che hanno aderito al progetto.
Il Comune di Signa ha realizzato una rete con server ed apparecchiature dislocate in modo
distribuito.
La sede principale è quella di Piazza della Repubblica, dove i server sono situati in un’apposita
stanza al piano terra dotata di impianto di climatizzazione.
Nelle altre sedi esiste solo un nodo di rete per replicare i servizi di instradamento e/o di
autenticazione.
Gli elementi che compongo il sistema informatico sono:
n. 7 server, n. 77 desktop , n. 15 portatili e n. 29 stampanti,meglio specificati nell’allegato 3 al
presente piano.
Misure previste per il 2011-2013.
Le azioni specifiche che verranno intraprese possono essere così schematizzate:
per quanto riguarda le stampanti,in particolare, l’obiettivo dell’Amministrazione è quello di ridurre il
numero di quelle collegate direttamente alle singole postazioni di lavoro, sostituendole con
stampanti di rete per gruppi di lavoro, al fine di ridurre i costi ed aumentarne l’efficienza.
PUNTO 3
AUTOVETTURE ED AUTOMEZZI
La dotazione delle autovetture e degli automezzi è indicata nell’elenco allegato al piano (allegato
4).
L’uso delle autovetture e degli automezzi è destinato esclusivamente alle funzioni ed ai vari servizi
di competenza dell’Ente e non può essere consentito per finalità diverse.
L’Ente già da qualche anno ha adottato azioni mirate al controllo ed al contenimento della spesa
inerente l’utilizzo e la manutenzione degli automezzi, in particolare si segnala il ricorso all’utilizzo
delle “carte carburante” convenzionate per il rifornimento, la copertura assicurativa mediante “libro
matricola” per tutti gli automezzi comunali e la prenotazione centralizzata delle macchine in uso ai
vari settori al fine di consentire l’ottimale utilizzo delle risorse.
Per il triennio 2011-2013 l’ente intende proseguire in tale direzione adottando le seguenti misure:
-Non aumentare il numero dei mezzi.
-al momento della sostituzione di un autovettura si deve privilegiare un mezzo a minor impatto
ambientale ed a minore consumo (metano – GPL - gasolio).
-prima di acquisire un nuovo mezzo, dovrà essere effettuata una valutazione comparativa in
relazione alla tipologia di automezzo ed all’uso cui esso dovrà essere destinato, sull’opportunità di
procedere all’acquisto oppure al noleggio a lungo termine “tutto compreso”.
-rispetto delle disposizioni di cui all’art. 2 del D.L. 6/7/2011 n. 98, convertito nella L. 15.7.2011 n.
111.
Il corretto uso degli automezzi assegnati per l’espletamento di servizi istituzionali amministrativi è
documentato attraverso un registro cronologico che contiene l’indicazione del nominativo del
dipendente che utilizza l’automezzo, la destinazione ed il servizio da espletare, nonché gli orari ed
i chilometri effettuati.
Al fine del contenimento della spesa le azioni si concentrano sulla diminuzione dei Km percorsi,
attraverso il ricorso, ove possibile, dell’utilizzo di mezzi pubblici, della concentrazione dei servizi da
effettuare per evitare la duplicazione dei viaggi, dell’uso cumulativo dei mezzi.
PUNTO 4
CRITERI DI GESTIONE E RAZIONALIZZAZIONE DEI BENI IMMOBILI AD USO ABITATIVO E DI
SERVIZIO
L’analisi si basa sulla verifica delle proprietà immobiliari del Comune ad esclusione degli immobili
di edilizia residenziale pubblica (E.R.P.) la cui conduzione è di competenza di CASA SPA che, per
specifico contratto, ne cura, oltre la gestione, la manutenzione e la razionalizzazione.
L’elenco dei beni immobili demaniali, indisponibili,disponibili e di quelli locati è allegato al presente
piano (vedi allegato 5).
Per quanto riguarda i beni immobili è prevista entro l’anno la cessazione del comodato dei locali
ubicati in Piazza Ciampi a San Mauro, ora sede di ambulatori medici.
Per quanto riguarda le locazioni passive di cui all’allegato n. 6 nel biennio 2012-2013 sarà
ristrutturata la ex caserma dei carabinieri che verrà adibita in parte ad uffici comunali, ciò
permetterà la cessazione della locazione di Via Carducci, ora sede dell’ufficio TIA, dell’ufficio
Immigrati e della ditta ICA Srl che ha in concessione le affissioni, pubblicità e Tosap.
Si potrebbe ipotizzare anche la cessazione della locazione con la FF.SS. dei locali dell’ufficio
turistico, con il conseguente trasferimento presso la ex caserma.
L’Amministrazione comunale sta inoltre valutando l’opportunità di procedere all’alienazione di parte
del patrimonio disponibile.
Signa li 19/09/2011
Il Responsabile del Settore Finanziario
F.to Naide Frati