Leggi lo studio completo - Carlson Wagonlit Travel

index
Insieme offriamo il
meglio tra l’Europa
e il Nord America
Quattro importanti compagnie aeree al mondo insieme per offrirle oltre
240 destinazioni nel Nord America, con collegamenti più facili e tariffe
più convenienti attraverso l’Atlantico.
Prenoti con noi il suo prossimo viaggio.
CWT
WHITE
Paper
Editoriale di Loretta Bartolucci
pag. 2
Introduzione
pag. 3
Capitolo 1 Tariffe e risparmio reale
pag. 5
Capitolo 2 Tempo speso e produttività
pag. 9
Capitolo 3 Controllo dei costi
pag. 10
Capitolo 4 Compliance rispetto alla travel policy
pag. 12
Capitolo 5 Integrazione nei processi aziendali
pag. 15
Capitolo 6 Safety & security
pag. 18
Capitolo 7 Informazioni e servizi per i viaggiatori
pag. 20
Who is Who I travel manager intervistati
pag. 22
Executive Summary
pag. 23
Testo a cura dell’ufficio Marketing & Communication
Carlson Wagonlit Travel | Italia
Gianluca Trezzi | Sasa Carpaneda
[email protected]
© 2014 CWT
American Airlines, British Airways, Finnair, Iberia e oneworld® sono marchi delle rispettive compagnie
CWT
WHITE
CWT
WHITE
Paper
Paper
cwt white paper
Editoriale
Il futuro della comunicazione è digitale. Gli utenti internet
trasferta sono
nel mondo hanno superato i due miliardi, e aumenteranno
spesso
velocemente anche nelle economie emergenti. In Italia sono
viaggiatori
Molto spesso si parla dell’importanza dell’ascolto dei clienti come primo,
fondamentale, passaggio per fidelizzarli e aumentare la competitività delle aziende
sul mercato. Tutti si dicono d’accordo su questo assunto, ma tante volte risulta
difficile darne un’applicazione concreta nella vita aziendale e ci si ferma per lo più
a un’adesione teorica.
35 milioni, il 58% della popolazione, ed è uno dei tassi più
anche
bassi in Europa, dove i Paesi Scandinavi sono oltre il 90% e
nella vita
Francia e UK oltre l’80%, secondo le più recenti statistiche.
privata,
La connettività sta diventando sempre più pervasiva, grazie
e sempre
alla diffusione di smartphone e tablet: basti pensare che nel
più spesso
In CWT l’ascolto del cliente fa parte della vita quotidiana: i consulenti di
viaggio ogni giorno sono in contatto diretto con i viaggiatori, così come i nostri
Program Manager partono da un approfondito confronto con i responsabili aziendali
per trovare le soluzioni più idonee al raggiungimento degli obiettivi dei clienti.
2017 ci saranno 1,5 miliardi di smartphone e il 50% delle
si attendono
prenotazioni online saranno eseguite via mobile, secondo
o cercano le
ricerche IHS e IATA.
stesse modalità
Anche il modo di viaggiare è stato coinvolto in
nell’organizzazione di un
questa rivoluzione in tutte le fasi: pre, durante e post
viaggio d’affari. Addirittura pensano di poter
viaggio. Un viaggiatore d’affari su tre ha pubblicato una
utilizzare gli stessi strumenti, come i portali o i siti online,
recensione secondo una ricerca Google e Ipsos, e nuove
grazie ai quali magari hanno potuto fare una bella vacanza
tendenze si sono profilate anche nei viaggi d’affari, come la
a buon prezzo. L’eco di queste richieste è arrivata anche
personalizzazione e la consumerization, l’aspettativa dei
ai consulenti di viaggio CWT e ai Program Manager, che
viaggiatori cioè di godere di una user experience semplice,
assistono le aziende clienti.
friendly e simile a quella riscontrata nell’ambito leisure.
Le due realtà - i viaggi leisure e le trasferte aziendali -
Una grande opportunità si è aperta per gli operatori del
sono invece estremamente differenti e presentano
Anche l’argomento cui dedicare il primo ebook è stato scelto ascoltando i dubbi e i problemi di
viaggiatori e responsabili viaggi, per rispondere a una domanda che serpeggia - talvolta sottovoce, talvolta
esplicitamente – tra i dipendenti delle aziende: perché non acquistare un servizio di viaggio online, senza
passare dall’agenzia, visto che le tariffe talvolta sono più convenienti?
turismo e ha portato alla proliferazione di siti di viaggio,
caratteristiche peculiari. Abbiamo cercato di approfondire un
portali, newsletter con offerte e pacchetti, specie in ambito
argomento così sentito e attuale per chi viaggia per lavoro,
leisure - tra cui sono emersi anche grandi brand, comunicati
cercando di capire quali sono le differenze tra il servizio
su tutti i media, compresi quelli tradizionali come la tv e la
erogato da una TMC - travel management company, ossia
Chi si occupa di travel management in azienda ha ben presente i termini della questione e sa come
rassicurare i dipendenti e motivarli al rispetto della travel policy. Abbiamo quindi intervistato alcuni esperti
travel manager aziendali - che hanno scelto CWT come partner o che si avvalgono di altre agenzie -, e
costruito l’ebook in base alle loro risposte ed esperienze di vita vissuta. A loro va, in special modo, un sentito
ringraziamento per la disponibilità a condividere le problematiche di un lavoro sempre più complesso perché interconnesso con tanti ambiti aziendali - e sfidante, alla continua ricerca della soddisfazione del
viaggiatore e delle esigenze aziendali.
stampa - che hanno avvicinato un pubblico sempre più vasto.
agenzie specializzate nella gestione dei viaggi d’affari, come
È indubbio che rispetto a solo pochi anni fa un viaggiatore
CWT - e da una OLTA - online travel agency o, in generale,
abbia a disposizione un numero assai più rilevante di
i siti web di viaggio - e come queste sono percepite dalle
risorse per organizzare la propria vacanza. Dai siti delle
aziende, attraverso esempi concreti e sintetiche risposte.
tante compagnie low cost a quelli dei pacchetti last minute
Siamo partiti, anzi, proprio dall’ascolto dei clienti, e in
o degli aggregatori di offerte combinabili (volo + hotel +
particolare dei responsabili viaggi aziendali, che vivono sulla
autonoleggio), è molto più semplice prenotare servizi per una
propria pelle questi confronti. «Sinceramente chi gestisce il
Il White Paper che ne è nato mette a fattor comune una serie di esperienze e mira a fornire
a travel manager e viaggiatori un supporto dettagliato ma sintetico, autorevole - perché frutto di più
voci - e facilmente consultabile. In sette brevi capitoli l’ebook cerca di approfondire le tante sfaccettature
dell’acquisto di un servizio di viaggio - sia esso un biglietto aereo, una camera d’hotel o un’auto a noleggio
- e le sue implicazioni, così da chiarire quali strategie e strumenti siano adottati dalle imprese e perché.
vacanza a prezzi competitivi e più accessibili che in passato.
travel conosce bene tutte le caratteristiche e la complessità
Altrettanto chiaro è però che, nella pletora di opportunità e
dei processi correlati - ci ha fatto notare Paola Mordacci,
offerte, risulta assai difficile coglierne le differenze, dato che
travel manager Thales Alenia Space -, perciò se qualche
spesso condizioni e costi totali non sono del tutto chiari,
collega di altre funzioni interviene a dare suggerimenti o
anzi risultano talvolta mascherati, tanto che le competenti
muove obiezioni su un’attività che non conosce dal punto
A Voi dirci se abbiamo raggiunto l’obiettivo. Inviateci i Vostri feedback e suggerimenti: ne terremo
conto per i prossimi White Paper.
autorità nazionali o europea sono dovute intervenire più volte
di vista professionale, è molto semplice mostrargli quanto
per chiedere rettifiche nelle comunicazioni. Così come è difficile
spesso ciò che appare non corrisponde pienamente al
capire chi si nasconda dietro ai siti e quali garanzie possa
vero o è solo la punta di un iceberg molto più grande».
offrire, considerando che sono stati numerosi i casi di truffe e
In questo breve documento, dunque, cerchiamo di
insolvenze, più o meno clamorosi.
svelare cosa si nasconde alla base di questo “iceberg”,
Anche il business travel è influenzato da questo fenomeno,
confrontando i servizi offerti attorno a sette aree
perché i collaboratori aziendali che si spostano in
chiave nella gestione complessiva del viaggio aziendale.
Ed è proprio dall’ascolto del mercato che ha avuto origine questo primo CWT White Paper, che con
soddisfazione ora pubblichiamo. Dal confronto con i responsabili viaggi, infatti, abbiamo colto l’esigenza
di ricevere approfondimenti su tematiche specifiche, in modo però semplice e veloce. Perché partecipare
a convegni ed eventi formativi non è sempre possibile, per ragioni di tempo, così come diventa difficile
leggere lunghi manuali, nati magari in ambito universitario. Riprendendo un’iniziativa già promossa da
CWT a livello globale, abbiamo quindi deciso di pubblicare una serie di White Paper digitali, dal taglio
sintetico, concreto e di rapida lettura, dedicati ad argomenti di interesse per lo specifico mercato italiano e
con cui chi lavora nel business travel deve quotidianamente confrontarsi.
Buona lettura e buon lavoro!
2
Introduzione
Loretta Bartolucci
3
capitolo 1
CWT
WHITE
Paper
Tariffe e risparmio reale
Una delle obiezioni più frequenti che viene mossa a chi gestisce i viaggi aziendali
o alle stesse agenzie riguarda le tariffe dei servizi di viaggio che gli utenti,
navigando sul web, cercano di propria iniziativa, trovandone talvolta
alcune in apparenza migliori. «Ho trovato una tariffa aerea/alberghiera online
inferiore a quella proposta dall’agenzia di viaggi, perché non posso prenotarla?»:
ecco una domanda che capita di sentire.
In realtà tra l’apparenza e la realtà ci possono essere molte differenze.
Innanzitutto bisogna verificare che le condizioni relative alla tariffa siano
BRASILE
le medesime.
Per quanto riguarda gli aerei, per esempio, occorre verificare gli aeroporti di
partenza e arrivo - se più lontani dalla destinazione richiedono ulteriori spese e
tempi di trasferimento - i servizi a bordo, la franchigia bagaglio, i tempi del checkin richiesti, gli orari, la eventuale possibilità di cambiare volo e le penali in caso di
cambio o cancellazione. Lo stesso vale per gli hotel, dove occorre verificare il tipo
di camera, la presenza di servizi ancillari inclusi, le politiche di cancellazione. Tanti
elementi che concorrono a determinare il costo totale del viaggio.
A supporto di queste
esperienze aziendali ci
sono anche delle indagini
di mercato.
Tre studi indipendenti
- condotti a livello
internazionale da Topaz
«Sappiamo che online si possono trovare tariffe molto attraenti, sia per i voli che
per gli hotel. Grazie al nostro Hotel Program o alle tariffe corporate negoziate
possiamo però avvalerci di tariffe flat concordate a livello annuale, che non
subiscono la fluttuazione tipica del mercato e presentano condizioni favorevoli,
come la connessione wifi inclusa, il breakfast, una politica di cancellazione non
restrittiva, diversamente da quella applicata alle tariffe pubblicate online. In
definitiva, guardando il total cost, queste tariffe risultano su scala annuale
più convenienti» fa notare Paola Mordacci, travel manager di Thales Alenia
SOLO TAP PORTUGAL OFFRE, VIA LISBONA,
12 DESTINAZIONI IN BRASILE.
Space. Le politiche tariffarie delle compagnie aeree e degli hotel ciò che viene definito come yield management - sono estremamente complesse
e presentano un’estrema variabilità, basti pensare che negli Stati Uniti i
29.000 voli in programma mediamente ogni giorno presentano circa 150 diverse
tipologie di tariffe. E altrettanto avviene in Europa. Per queste ragioni è molto
International, Sapient
e BTN Group - hanno
confermato che le
tariffe prenotate
attraverso le travel
management
company costano
tra il 9 e il 24% in
meno rispetto a quelle
disponibili sul mercato.
difficile effettuare paragoni effettivamente corretti.
4
5
capitolo 1
CWT
WHITE
CWT
WHITE
Paper
Paper
Tariffe “civetta” e tariffe reali
Quando si trova una tariffa online può essere utile verificare
con attenzione:
che le condizioni siano le stesse: orari, classi di viaggio, ubicazione, servizi ancillari inclusi;
la validità di acquisto della tariffa: fino a quando è acquistabile e per viaggi/soggiorni da svolgere in quali date;
le politiche di modifica e cancellazione e la presenza
di eventuali penali;
BNL - Gruppo BNP Paribas.
I GDS (Global Distribution System), infatti, sono i canali di
distribuzione globale dei servizi di viaggio, che le agenzie di
tutto il mondo, così come molti siti internet di viaggio, utilizzano come sistema informatizzato centralizzato
di prenotazione e acquisto di tutta la biglietteria aerea e
degli altri servizi di viaggio (hotel, autonoleggio).
Ciò permette di ottimizzare tempi e costi.
Tre studi indipendenti - condotti a livello internazionale da Topaz International,
Sapient e BTN Group - hanno confermato che le tariffe prenotate attraverso le
travel management company costano tra il 9 e il 24% in meno rispetto a
quelle disponibili sul mercato.
Infine non è da sottovalutare il tema dei pagamenti. Se quando si prenota un
viaggio per la propria vita privata è semplice acquistare tramite la propria carta
di credito, ciò non sempre può avvenire nel processo di acquisto da parte
di un’azienda. «Il servizio della TMC ci è utile anche per i pagamenti, se si
considera che già da anni la biglietteria aerea e ferroviaria viene prepagata
dall’agenzia, e di recente ciò accade anche per le prenotazioni alberghiere. Se così
non fosse dovremmo gestire migliaia di fatture e ricevute fiscali» racconta Caumo di
che le modalità di pagamento siano compatibili con il
sistema aziendale;
Generali.
E questo tipo di esperienza è condiviso da molte aziende, che si affidano
che non siano selezionati in automatico costi addizionali
relativi all’assicurazione o per il bagaglio;
all’agenzia per i pagamenti e per la gestione di tutte le relative fatture.
«Noi ci avvaliamo di un implant (un team dell’agenzia completamente dedicato e
che non ci siano costi nascosti come le fee per il pagamento con carta di credito.
residente presso il cliente, ndr) e tutte le prenotazioni devono passare attraverso
l’agenzia, che pre-paga i servizi di viaggio per conto nostro - aggiunge Mordacci
di Thales Alenia Space -».
«Districarsi tra le tariffe e le politiche tariffarie dei vari fornitori è davvero difficile. Le strategie di yield management
sono ormai molto complesse e fanno sì che le tariffe
pubblicate e le condizioni cambino in continuazione, anche nell’arco della stessa giornata, e a seconda
della piattaforma di vendita. D’altra parte è comprensibile che le discrepanze confondano i dipendenti che, per
esempio, non sanno che molte tariffe che vedono online
sui propri device personali non sono disponibili su GDS,
che è il sistema da cui invece bisogna passare per
l’acquisto» fa notare Chiara Rippa, lead buyer travel di
Quando si trova una tariffa online
conviene quindi soppesarla con attenzione.
A supporto di queste esperienze aziendali ci sono anche delle indagini di mercato.
«Il servizio dell’agenzia ci è essenziale dunque anche per i pagamenti, dato che
la nostra policy aziendale non consentirebbe ai singoli dipendenti di
utilizzare carte di credito personali, la cui gestione, se non fosse centralizzata
come ora, sarebbe più complessa e onerosa nei costi».
g a ra n z i a
cwt
Convenienza garantita da CWT
essere ottemperati dai fornitori. «Nel web si trova di tutto,
anche tariffe “civetta” che richiamano l’attenzione per
la convenienza ma spesso non sono poi effettivamente
«Può capitare che la singola prenotazione risulti più
disponibili o addirittura sono pubblicate da portali e
favorevole - posto che siano davvero identiche le condizioni
aggregatori all’insaputa degli stessi hotel» aggiunge Caumo.
- ma la TMC garantisce complessivamente tariffe
Le tariffe corporate concordate con le compagnie aeree
migliori nell’arco di tutto l’anno, anche nei periodi
e con gli hotel, grazie al potere contrattuale delle
di picco di richieste e per destinazioni con un’offerta più
agenzie, riescono a garantire le condizioni più interessanti
limitata o tariffe medie più alte» spiega Alberto Caumo,
per le aziende, considerando complessivamente l’intero
Best
Rate
Guarantee
Consapevole della complessità del mercato e della varietà
delle proposte presenti soprattutto sul web, CWT ha predisposto una serie di soluzioni che garantiscono ai clienti
di acquistare tariffe valide, convenienti e adatte al proprio
sistema. Eccone alcune:
CWT Fares: tariffe speciali espressamente negoziate e rilasciate a CWT dai
principali vettori aerei (per oltre 870 destinazioni), più
basse delle tariffe pubblicate e spesso più flessibili.
CWT Best Rate Guarantee: è la formula del “soddisfatti o rimborsati”. Se un cliente trova una tariffa alberghiera per un servizio di viaggio con condizioni esattamente identiche in tutti i termini, ma più conveniente rispetto
a quanto acquistato tramite CWT, l’agenzia è disponibile a
rimborsare la differenza.
CWT Travelfusion: strumento per la ricerca e l’acquisto
di tariffe aeree presenti sul web.
responsabile Travel del Gruppo Assicurazioni
anno e i servizi più utili per i propri viaggiatori.
CWT Value Rate: una gamma di tariffe speciali
Generali.
E in ogni caso, le TMC mettono a disposizione degli
Senza tralasciare che sono stati riportati più volte dalla
strumenti per il fare tracking che consentono di essere
stampa casi di vendita online ingannevoli, non
sempre aggiornati sulle tariffe disponibili sui canali di
corrispondenti poi nei termini economici o non in grado di
acquisto preferenziali.
espressamente negoziate e rilasciate a CWT dai principali fornitori alberghieri su destinazioni strategiche (che
includono late check-in e out, wifi e breakfast, policy di
cancellazione flessibile, etc.).
6
CWT
NEW
2015!
CWT Hotel Selling Platform: una piattaforma per la ricerca e prenotazione di servizi alberghieri che include oltre 310.000 hotel presenti sul web (anche non su GDS).
La piattaforma sarà disponibile sia negli strumenti di self
booking tool utilizzati da viaggiatori/travel arranger sia per
i consulenti di viaggio CWT.
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7
capitolo 2
CWT
WHITE
Paper
Tempo speso e produttività
Nella valutazione della convenienza o meno di una tariffa
100 67
0in 38
di viaggio,
confronto anche a quelle che può capitare di
0
100
61
43
trovare
online,4 occorre considerare con attenzione anche i
0
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AZ AF KL DL
Nº dossier : Date : 12/07/11
BLUEBIZ
Nº dossier : 2009086E
Date : 06/04/09
Validation DA/DC :
Validation Client
Validation DA/DC :
Validation Client 100 10e i 0costi
0
tempi
da affrontare qualora ci si discosti o si eviti
100
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0
60
l’utilizzo
di un’agenzia specializza.
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100 100 0
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Una
ricerca
internazionale svolta dal Center for Hospitality
0
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80
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Research
della
100 80
0
30 Cornell University ha calcolato che per
ogni prenotazione di viaggio un utente in media effettua 12
visite a siti di viaggio, dedicando 5 minuti per visita durante
cui legge 7,5 pagine, per un totale di un’ora di tempo
spesa nella ricerca e 90 pagine di contenuto visionate.
«Ricercare le offerte per i vari servizi di viaggio e comparare
le varie tariffe è un lavoro lungo, che richiede tempo. I
nostri collaboratori non possono dedicare tutto quel tempo
a un’attività che per la nostra azienda non è core,
in quanto è più importante che restino focalizzati sulle
proprie mansioni - fa notare il travel manager di un’azienda
aerospaziale -. Fermo restando che ovviamente possono
contattarci e segnalare sempre eventuali errori o stranezze
che dovessero notare nelle prenotazioni per le proprie
e lasciamo perciò che lo faccia la TMC per noi. Ovviamente
gliene chiediamo conto. Senza dimenticare che, se si dovesse
trasferte».
aggiungere il tempo perso dai nostri dipendenti per la ricerca
Inoltre, c’è da tenere in considerazione anche il lavoro
gestione dei pagamenti e delle note spese - tutto ciò
necessario per il controllo sull’affidabilità dei servizi
rappresenterebbe un alto costo per l’azienda e una perdita
acquistati. Non si può dare per scontato, infatti, che prodotti
di produttività che non vogliamo sostenere». L’utilizzo
e servizi acquistati online siano validi, ma bisognerebbe
dell’agenzia include sempre, infatti, non solo l’acquisto dei
poter valutare sia la fonte - per esempio il portale web
singoli biglietti e servizi di viaggio - come avviene tramite i
che offre le tariffe - sia i prodotti venduti - verificando a quel
portali web - ma anche la loro gestione complessiva, evitando
punto la qualità offerta per esempio da ogni singolo
all’azienda una gran mole di lavoro e costi, e lasciando che i
hotel: un lavoro immane se si pensa che in un Hotel
viaggiatori si concentrino sul proprio business.
Program aziendale annuale ci possono essere da qualche
centinaia a qualche migliaia di strutture a livello globale.
Come conferma Alberto Caumo del Gruppo
Assicurazioni Generali: «Per noi è importante che la qualità
dei servizi di viaggio offerti rientri entro determinati standard e
che i fornitori siano affidabili da tutti i punti di vista.
8
Non potremmo quindi spendere tempo per verificarli tutti
e prenotazione dei servizi di viaggio - e per la eventuale
«Attraverso il servizio della TMC riusciamo per esempio a
recuperare l’IVA sui servizi di viaggio. Se non ce ne
dovessimo avvalere - consentendo per esempio l’acquisto
diretto tramite portali online - non lo potremmo fare e
bisognerebbe registrare migliaia di fatture e riconciliarle ogni
mese, con un ulteriore costo per transazione e un pesante
Ricercare le offerte per i vari
carico di lavoro» dichiara Antonio di Palo, travel manager
varie tariffe è un lavoro lungo,
Limitandosi alla valutazione economica dei servizi di viaggio,
servizi di viaggio e comparare le
di Alenia Aermacchi.
cui i nostri collaboratori non
potrebbero dedicare tempo sottraendolo
alle loro mansioni.
è quindi evidente che un semplice confronto di due tariffe
non tiene conto di tanti altri aspetti e di altri costi, anche
importanti, correlati all’acquisto, e che si tratta dunque di un
calcolo assai limitato e fuorviante.
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9
capitolo 3
CWT
WHITE
CWT
WHITE
Paper
Paper
Controllo dei costi
dei viaggiatori individuiamo le leve su cui intervenire
manager e decision maker aziendali possono avere
per ottenere migliori performance - racconta Davide
sempre sotto controllo i trend di spesa e le variabili più
Stocchi, responsabile viaggi di Barilla. Per esempio
significative dei viaggi svolti, personalizzando le voci di
abbiamo definito un massimale di spesa entro cui si
Quello che distingue il semplice acquisto di servizi di viaggio dal travel
analisi e generando report dettagliati e precisi.
deve muovere il viaggiatore: la nostra linea guida infatti è
management è appunto l’attività di gestione strategica delle spese di viaggio
«Consolidamento dei dati e reportistica sono
dare senz’altro quante più opzioni possibili al viaggiatore,
che i responsabili aziendali devono effettuare per promuovere l’ottimizzazione
«Il processo integrato
estremamente importanti per noi, perché il monitoraggio
per permettergli di organizzare un viaggio confortevole, ma
dei costi, dei servizi offerti rispetto alle specifiche esigenze aziendali, del corretto
dei dati e la visione complessiva della spesa del Gruppo ci
al contempo spingerlo ad essere direttamente responsabile
di gestione del travel ci
svolgersi dei processi.
ha permesso di introdurre delle ottimizzazioni, per esempio
delle proprie scelte e della loro portata economica».
consente un controllo
L’attuale contesto economico impone poi una particolare attenzione ai budget
nella scelta dei vettori, e di aumentare la nostra capacità
I vantaggi si moltiplicano poi se l’azienda è una
continuo dei costi
allocati per le trasferte di lavoro, con l’obiettivo di migliorare le negoziazioni con
negoziale ottenendo accordi migliori con i fornitori» racconta
multinazionale, in grado di integrare i dati di diversi Paesi e
Chiara Rippa di BNL - BNP Paribas.
promuovere una strategia globale più efficace.
Uno degli obiettivi prioritari delle aziende e dei responsabili
«Le sinergie tra i vari Paesi ci consentono di tenere costi
di viaggio, infatti, è non solo spendere meno - nella
strutturali molto bassi con procedure standardizzate e
singola prenotazione o anche, in generale, nel corso di
di avere un più alto potere contrattuale nei confronti
un anno - ma spendere meglio. Per farlo occorre però
prefissati in termini di
dei fornitori. Inoltre, grazie a una governance strutturata,
poter sapere sempre come si sta spendendo e con quali
abbiamo un continuo scambio di best practice mentre
contenimento delle
dinamiche e disporre quindi di avanzati strumenti
l’analisi attenta della reportistica - robusta, dettagliata e
di analisi, di cui l’azienda non sarebbe provvista se
puntuale - ci consente di individuare velocemente le
semplicemente acquistasse i vari servizi dal web.
aree su cui intervenire per ottimizzare le performance»
«Consultiamo spesso il sistema di reportistica, che ci fornisce
spiega Eugenio Ferrario, direttore Purchasing Italia e
un’analisi dei dati in tempo reale. Grazie a una visione
Grecia e Global category team leader per il Travel e per le
precisa del trend di spesa e dei comportamenti di acquisto
Utilities di Henkel.
e ci ha permesso di
raggiungere gli
i fornitori e ottenere risparmi sul totale delle spese, a parità di servizio erogato ai
viaggiatori. Questo è possibile però solo se tutti i dati possono essere raccolti
in automatico, consolidati e approfonditi.
obiettivi che ci siamo
spese» Antonio Di Palo,
travel manager Alenia
Aermacchi.
Reporting da OSCAR
NEW
CWT Program Management Center è stato premiato nell’ambito degli
IMA Awards 2014 - primo premio italiano “super partes”del business travel
promosso dalla rivista Mission - come Miglior Sistema di reportistica per
il business travel. Ecco alcuni suoi punti di forza:
Verso la business
intelligence
CWT sta preparando un’ulteriore evoluzione di CWT Program Management Center. Si tratta di un salto culturale, prima che funzionale. Il nuovo
sistema infatti è pensato per permettere una vera e propria business intelligence, con analisi approfondite,
previsioni e consigli utili per migliorare le performance di spesa.
Il nuovo tool - che consentirà di accedere a una mole ancora maggiore di
dati aggiornati praticamente in tempo
reale e a funzionalità estremamente
avanzate tramite un’interfaccia di utilizzo semplice e reporting graficamente
chiari e appealing - sarà introdotto sul
mercato nella prima parte del 2015.
10
Grazie a un’interfaccia chiara e di semplice utilizzo, travel
Un’evoluta Dashboard permette di visualizzare a colpo d’occhio i trend di spesa dei viaggiatori e altre variabili desiderate;
«La gestione centralizzata delle prenotazioni tramite TMC ci permette di avere
un controllo dettagliato delle spese, che andiamo periodicamente a studiare
per capire, per esempio, quali centri di costo all’interno dell’azienda spendono
di più, quali acquistano meglio, quali aree sono da migliorare e, di conseguenza,
quali cambiamenti possiamo mettere in atto» dichiara Caumo di Assicurazioni
Generali.
Questo è particolarmente vero per le grandi imprese che hanno alti volumi di
spesa e di transazioni ogni anno, e che grazie a un’attenta analisi dei risultati
posso decidere se e come intervenire per ottimizzare i risultati.
CWT mette a disposizione di tutti i clienti, per esempio, il CWT Program
Management Center, un cruscotto unico di gestione e di reportistica
che in un’unica schermata offre tutte le informazioni necessarie per una efficace
Reportistica: è disponibile un’ampia gamma di report
anche personalizzabili, con analisi multi-dimensionali e pluriannuali;
Tecnologia portlet: i trend dei principali indicatori chiave,
riassunti in finestre, rendono facilmente identificabili le opportunità di risparmio;
Un sistema di alert è integrato con informazioni dettagliate su scioperi, emergenze sanitarie, normativa visti, etc.
fornisce informazioni utili per i viaggiatori;
Layout personalizzabili: è possibile inserire nel portale
logo, immagini, link e documenti aziendali;
Sistema multi-lingua e multi-valuta: CWT PMC è disponibile in dieci lingue diverse e supporta più di 10 opzioni in termini di valute.
gestione del business travel.
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11
capitolo 4
CWT
WHITE
CWT
WHITE
Paper
Paper
Rispetto della travel policy
della travel policy e a compiere, in particolare, la migliore
decisione possibile. Se, per esempio, un pernottamento
in una determinata città prevede un tetto massimo di
spesa per l’albergo di 100 euro, il viaggiatore che spende
Ogni organizzazione aziendale segue una propria vision
100 euro, rispettando quindi le indicazioni, evidenzia un
nel modo di fare business, un codice etico di condotta,
comportamento compliant alle regole.
una serie di linee guida su come gestire e affrontare tutti
Ma se il viaggiatore tra le opzioni di costo di 100, 90 e 80
gli ambiti di attività. Per quanto riguarda i viaggi, adottare
euro sceglie quella più bassa, allora il suo comportamento
una precisa travel policy è necessario per rendere
sarà di super-compliance e riceverà perciò più punti e
omogenei i comportamenti dei viaggiatori e regolare
coerenti messaggi di gratificazione.
flussi e costi secondo quanto desiderato.
Le agenzie forniscono consulenza alle aziende clienti
nella definizione della travel policy, che in realtà va
«Nelle nostre
adattata continuamente nel tempo, anche a fronte delle
nuove opportunità del mercato - si pensi allo sviluppo
la scelta delle tariffe best buy , le più
delle compagnie low cost o dei treni ad alta velocità - o
convenienti tra quelle disponibili, o di
tecnologiche.
vettori preferenziali - con cui abbiamo
«Abbiamo definito una travel policy molto dettagliata per
renderla omogenea a livello di tutto il Gruppo Finmeccanica
definito tariffe corporate che ci
- racconta Antonio Di Palo, travel manager Alenia
riservano una serie di vantaggi e servizi -.
Aermacchi -. Diamo quindi indicazioni sui tempi di
Non sappiamo se il viaggiatore
prenotazione, sulla scelta tra aereo e treno, la classe
riguarda l’incentivazione alla sua effettiva adozione da
di autonoleggio o la classe di viaggio in volo rispetto ai
parte dei viaggiatori.
seguirebbe spontaneamente queste
chilometri da percorrere, o il tipo di tariffe da acquistare.
«L’intermediazione dell’agenzia è utile anche per
indicazioni se potesse prenotare
A fronte di ciò cerchiamo di promuovere un alto rispetto
promuovere il rispetto della travel policy, dato che
da parte dei viaggiatori, che riusciamo ad ottenere anche
abbiamo stabilito una serie di regole e di criteri di scelta
direttamente» dichiara il travel manager
grazie alla presenza dell’agenzia. Una deregulation degli
raccomandati ai viaggiatori al momento della prenotazione.
acquisti non è pensabile per una struttura come la nostra
Incentiviamo per esempio l’acquisto in prima istanza di
che vede 3/4.000 viaggiatori impegnati ogni anno, e una
tariffe restrittive, le più convenienti tra quelle disponibili,
spesa solo di biglietteria di diversi milioni di euro annui».
le cosiddette best buy, che si possono cambiare solo in
Una volta stabilite le regole di viaggio valide per tutti i
presenza di determinate, giustificabili ragioni» spiega Chiara
dipendenti e coerenti con gli obiettivi aziendali, una parte
Rippa di BNL - BNP Paribas.
importante del lavoro del travel
Alcuni strumenti pensati con questa finalità sono ormai
manager - e delle TMC di
consolidati come CWT Program Messenger, un sistema
conseguenza -
di messaggistica completamente personalizzabile da parte
dell’azienda che invia in automatico email o sms ai
viaggiatori e/o ai loro responsabili se il viaggio prenotato
non rispetta le regole aziendali o suggerisce altre importanti
azioni da compiere prima di un viaggio.
Ma la nuova strategia per promuovere la conformità alla
travel policy è tutta giocata in chiave positiva, tramite i
meccanismi di gamification.
Si tratta cioè dell’utilizzo di elementi mutuati dai giochi
e dalle tecniche di game tipiche di contesti esterni al
business travel - come i meccanismi di competizione,
riconoscimento e ricompensa -, in grado di coinvolgere i
viaggiatori in modo innovativo e di incentivarli al rispetto
12
policy raccomandiamo
di un’azienda aerospaziale.
Dalla policy ai savings
policy
Perché le aziende insistono nel
rispetto della travel policy? Perché
questa si traduce in numeri, in
risparmi tangibili e sostanziali,
molto più alti di quelli ottenibili
dall’acquisto di una semplice tariffa
più conveniente trovata online. Un
esempio? L’esperienza di eBay,
che ha scelto CWT come TMC di
riferimento per tutta l’area EMEA.
il 15% - spiega Piotr Szewczyk,
european travel coordinator di
eBay -. Sul fronte dei viaggiatori,
raccomandiamo di prenotare viaggi
con almeno 14 giorni di anticipo, se
possibile; monitoriamo l’emissione
dei biglietti non rimborsabili e dei
pernottamenti prenotati e cancellati
oltre i termini; promuoviamo l’utilizzo
dei canali di prenotazioni preferenziali
volumi su un numero limitato di
partner, così da poter beneficiare
delle migliori tariffe, e stipulato
contratti biennali». I risultati? «Lo
scorso anno, il 65% dei biglietti
è stato prenotato almeno sette
giorni in anticipo, permettendo di
risparmiare 3,4 milioni di dollari;
le missed night in hotel sono scese
dal 54% al 48% in un anno, il 66%
«Abbiamo sperimentato che il
consolidamento della gestione
può generare un risparmio
complessivo annuo di quasi
(privilegiando l’online all’offline) e la
scelta di hotel e compagnie aeree
preferenziali. Sul fronte dei fornitori,
infatti, abbiamo concentrato i nostri
degli hotel appartiene oggi alla lista
preferenziale, e questo ha generato
un saving di 4,4 mln di dollari» .
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13
CWT
WHITE
DELIVERING THE
PERFECT TRIP.
capitolo 5
CWT
WHITE
Paper
Paper
Integrazione nei
processi aziendali
Le esigenze aziendali nella gestione
degli acquisti per il travel si muovono
- come abbiamo visto finora - su
molti piani: dotare i viaggiatori degli
strumenti più efficienti - e comodi per organizzare la trasferta, controllare
i costi, ottimizzare le spese, trovare
soluzioni di pagamento e gestione
amministrativa, solo per citarne
alcuni. In sintesi, occorre integrare
il business travel nei processi
aziendali.
«La gestione del travel si deve
Copyright © 2014 CWT
integrare con gli altri nostri sistemi di
back office contabile e per l’autorizzazione della trasferta tramite SAP, quindi
deve essere in ogni caso supportata da un unico sistema, adattabile ai nostri»
afferma Antonio Di Palo di Alenia Aermacchi.
necessità importante
In Finmeccanica sono stati, tra l’altro, integrati i sistemi di gestione già in uso (Sap
di integrazione con
Travel) con il tool di CWT ed è stato predisposto un flusso contabile ent-to-end
con la TMC.
Ecco perché è utile affrontare quest’area in un’ottica integrata e complessa, capace
di affrontare l’organizzazione del viaggio aziendale considerando tutti gli aspetti
SHINE WITH CWT
A never-ending commitment to the perfect trip
i nostri sistemi di
gestione di tutti i
passaggi legati al travel:
correlati dall’inizio alla fine del processo. Si parla infatti di gestione del travel
dalla prenotazione,
in ottica end-to-end, che copre cioè ogni step del viaggio dalla definizione
all’autorizzazione delle
della travel policy all’organizzazione dei profili dei viaggiatori, alla prenotazione,
trasferte, al back office,
pagamento ed emissione dei biglietti di viaggio, al supporto durante la trasferta,
Per essere un’azienda di successo, soprattutto in un contesto di mercato
difficile come quello attuale, occorrono partner motivati e capaci di aiutarvi a
raggiungere i vostri obiettivi nel modo più efficiente possibile. Con circa 19.000
consulenti esperti nella gestione dei viaggi e degli eventi in oltre 150 Paesi,
Carlson Wagonlit Travel è in grado di rispondere a qualsiasi esigenza per i viaggi
d’affari. Qualunque sia la dimensione della vostra organizzazione, i nostri prodotti
e servizi - più volte premiati a livello internazionale -, le tecnologie e gli strumenti
che abbiamo sviluppato possono ridurre i vostri costi di viaggio e aumentare
la vostra efficienza, sempre con la massima attenzione al servizio. E mentre
emergono nuovi modi di viaggiare e cambiano le esigenze delle aziende, la
nostra offerta si evolve grazie all’esperienza affinché i vostri viaggiatori possano
concentrarsi solo sul proprio business.
«Abbiamo una
all’elaborazione delle note spese e all’analisi della reportistica.
alla rendicontazione.
Questo non sarebbe
«Il “fai da te” è impensabile per una realtà grande e complessa come la
possibile se ogni
nostra - spiega Alberto Caumo di Assicurazioni Generali -. Accanto a ciò
viaggiatore
acquistasse i servizi di
cerchiamo soluzioni - per esempio di self booking - che siano sì avanzate, ma
anche personalizzabili».
Le travel management company, come CWT, grazie a investimenti importanti in
viaggio da un provider
diverso» spiega il travel
ricerca e sviluppo, sono impegnate a innovare e migliorare l’intero processo,
manager di un’azienda
mettendo a punto soluzioni sempre più avanzate per rispondere alle esigenze di
aerospaziale.
aziende e viaggiatori. Accanto a ciò i consulenti messi a disposizione dall’agenzia
aiutano ogni azienda a comprendere quali soluzioni si adattano meglio alle propria
Visitate carlsonwagonlit.it
14
specifica situazione e all’ottenimento degli obiettivi desiderati.
15
capitolo 5
CWT
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CWT
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Paper
Paper
«Comprendiamo le richieste di maggiore flessibilità
per la tratta Milano-Roma -
e possibilità di scelta da parte dei viaggiatori, tuttavia
racconta Chiara Rippa di
attualmente la situazione risulta molto monitorata ed
BNL -.
efficiente e difficilmente si potrebbe riuscire a costruire
Lo strumento si è
La nuova frontiera della gestione della pratica di viaggio tra-
un’alternativa, in modo economico. Per esempio, se da un
rivelato idoneo al
mite self booking è quella door-to-door, che comprende
lato vorremmo introdurre anche alcuni portali aggregatori di
tipo di traffico
cioè tutta la trasferta dall’esatto punto di partenza
tariffe alberghiere tra le possibili fonti, tuttavia, trattandosi per
point-to-point
(casa o ufficio che sia) fino alla meta finale (per esem-
lo più di siti non nati per dialogare con contesti aziendali,
dell’azienda
pio orario e luogo del meeting di lavoro).
si renderebbero necessari investimenti piuttosto alti e una
tanto che è
Anzi, rispetto all’approccio tradizionale, i self booking tool di
serie di soluzioni anche tecniche da trovare, per cui stiamo
utilizzato dagli
ultima generazione come CWT Online powered by KDS
valutando con prudenza questa scelta» aggiunge Di Palo di
utenti anche
- costituito da moduli per la pianificazione, il booking del
Alenia Aermacchi.
mentre sono
viaggio e la gestione delle note spese - costruiscono l’itine-
Uno strumento sempre più utilizzato dalle aziende
in trasferta e
rario a partire dal punto di vista del viaggiatore. Inserendo
è quello dei self booking tool, gli strumenti per la
quando è temporaneamente
il punto di partenza e il punto e l’orario di arrivo desiderato
prenotazione della trasferta tramite piattaforme online
fuori servizio per manutenzione i viaggiatori ne
sono visualizzate le varie soluzioni possibili, con il detta-
personalizzate, di semplice e rapido utilizzo, che consentono
sentono la mancanza».
glio dei costi e dei tempi di trasferimento necessari
di velocizzare i processi dal punto di vista del viaggiatore e
dell’autorizzatore, ridurre i costi, promuovere il rispetto della
travel policy e di registrare e consolidare in automatico tutti i
dati di viaggio, utili in fase di rendicontazione amministrativa
e di analisti strategica.
pubblici o in taxi (oltre a auto, treno, aereo e hotel), con il
punto da CWT ci sono CWT Online powered by KDS -
calcolo del costo totale e l’evidenza di varie opzioni (dalla
che offre la possibilità di progettare la trasferta doot to door
più economica a quella più ecocompatibile).
(vd. box L’itinerario è door-to-door) - e CWT Book2Go,
progettato specificatamente per il mercato italiano.
In particolare CWT Book2Go - il primo sul mercato
adottato da alcune entità del Gruppo, che a più di due
italiano con queste caratteristiche - consente la gestione
anni dal lancio vede ora un’apprezzata percentuale di
dell’intera trasferta, anche mista (online/offline),
adoption rate, superiore all’80%
tramite un unico processo autorizzativo, anche
per le prenotazioni
via mobile.
90%
per tutte le tratte, compresi gli spostamenti sui mezzi
Tra le innovative soluzioni di self booking tool messe a
«Siamo soddisfatti dell’utilizzo di un self booking tool
aeree e al
L’itinerario è door-to-door
«Abbiamo deciso di implementare in azienda
un self booking tool - da integrare al servizio
tradizionale degli agenti di viaggio per le
pratiche più complesse - e questo ci ha
richiesto un certo impegno per adattarlo
perciò le TMC hanno messo a punto anche altre soluzioni
report altamente personalizzabili e da cui si possono con
da integrare nel sistema aziendale per la gestione delle
facilità generare tabelle e grafici di semplice lettura. In
note spese - come quelle offerte nel pacchetto CWT Online
questo modo viene integrata ancora un’altra attività nel
powered by KDS che inseriscono in automatico i biglietti
procurement aziendale.
emessi in moduli che il viaggiatore deve poi solo confermare
-, o per il recupero dell’iva versata per i servizi di viaggio.
alle nostre esigenze, ridisegnare i
Per la gestione amministrativa poi ci sono tool, anche web-
processi, coinvolgere i viaggiatori
based come CWT Web Invoice, che consentono di avere
con la necessaria formazione per
a disposizione tutta la documentazione relativa alla propria
l’utilizzo - spiega Davide Stocchi di
azienda in formato elettronico e di scaricarla in autonomia,
Barilla -. Siamo convinti che potrà
snellendo i processi amministrativi. Il tool di CWT permette
rendere più semplice per i viaggiatori
di visualizzare movimenti contabili, fatture, bolle, voucher e
la pianificazione della trasferta e più
altri documenti di rendicontazione, offrendo anche i totali
efficiente per l’azienda il controllo e
aggregati per tipologia di servizio (air, hotel, rent a car).
la gestione integrata delle spese di
viaggio, consentendoci importanti
saving. Il commitment aziendale in
questo progetto è alto, perciò fin dal
primo anno ci siamo prefissi un alto tasso di
adoption rate pari all’80%».
Ma la prenotazione è solo una fase del viaggio,
16
Pensando poi alle altre spese dell’azienda in parte
correlate ai viaggi, come quelle legate all’organizzazione
di convention, meeting, viaggi incentive ed eventi,
CWT ha ideato una M&E Dashboard che raccoglie
e consolida tutti i dati relativi alle spese per gli
eventi, comparandoli anche anno su anno, fornendo
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17
capitolo 6
CWT
WHITE
CWT
WHITE
Paper
Paper
Safety & Security
Ecco perché l’impegno delle TMC a favore delle aziende è
fondamentale anche su questo fronte. L’ultima versione del
programma CWT Safety & Security, ad esempio, include
alert informativi ricchi di dettagli utili e un tool di traveller
Le recenti vicende politiche dell’Ucraina - culminate con l’abbattimento
tracking che permette di tracciare gli spostamenti includendo
dell’aereo Malaysian Airlines -, il diffondersi dell’epidemia di Ebola, l’instabilità di
i dati sia pre- sia post-viaggio, aggiornati entro pochi minuti
vari Paesi in Nord Africa e Medio-Oriente (Libia e Egitto in primis, per non parlare
dalla prenotazione.
di situazioni ad alto rischio ormai cronico come quelle di Iraq, Afghanistan,
Inoltre questo servizio comprende un traveller locator
Siria, Pakistan, Nigeria), nonché i cambiamenti climatici con le conseguenti
che visualizza su una mappa globale la posizione dei
tempeste improvvise e allagamenti sempre più frequenti, anche in aree non
viaggiatori aziendali con colori diversi corrispondenti al
tradizionalmente toccate da questi fenomeni, hanno riportato in primo piano
livello di criticità dell’area (cfr. grafico della pagina a fianco).
l’importanza di garantire la sicurezza dei viaggiatori.
Poterli rintracciare quando sono
«Abbiamo utilizzato più volte il servizio di travel tracking
in trasferta, essere in grado di
che ci ha permesso di individuare potenziali pericoli e di
comunicare con loro in ogni
segnalare adeguatamente la situazione al viaggiatore
situazione, di organizzare i loro
- racconta Davide Stocchi di Barilla -. Fortunatamente non
aggiunto alla partnership già in atto con un altro leader
spostamenti ed eventualmente un
abbiamo mai dovuto fronteggiare una reale emergenza che
internazionale del settore - iJet -, prevedendo soluzioni
rientro d’emergenza rappresentano
coinvolgesse i nostri viaggiatori in trasferta, ma abbiamo
integrate di safety & security.
oggi un must per le aziende nei
gestito anticipatamente il rischio».
confronti dei propri collaboratori.
«Poiché i nostri viaggiatori si devono recare in aree
Questa consapevolezza è tanto più
Per chi poi ha esigenze particolarmente importanti legate
del Pianeta che possono potenzialmente presentare
sentita dalle imprese che operano su
alla gestione della sicurezza e della tutela della salute
rischi per la sicurezza e la salute, abbiamo attivato un
scala globale e che non sono sempre
dei propri viaggiatori, c’è la possibilità di avvalersi dei
servizio ad hoc tramite un provider specializzato - racconta
in grado di valutare autonomamente i
servizi di società specializzate. Proprio di recente CWT,
il travel manager di un’azienda aerospaziale -. CWT dialoga
rischi collegati ai viaggi d’affari.
per esempio, ha stretto un accordo di collaborazione
con questo provider associando a ogni biglietto emesso una
con International SOS - società specializzata nei servizi
comunicazione che rende noti gli spostamenti e permette la
di assistenza medica e di sicurezza in viaggio -, che si è
tracciabilità e reperibilità dei viaggiatori».
«I nostri viaggiatori si possono trovare
in aree a rischio, e ci è capitato infatti
di dover tracciare e recuperare nostri collaboratori in situazioni difficili
in Afghanistan, Libia, Nigeria, e - più di recente - in Israele. Il tema della safety
& security, che in azienda è gestito da una funzione ad hoc, è dunque molto
Security
Anche se non capita
importante per noi» racconta Antonio Di Palo di Alenia Aermacchi.
spesso di dover
Spostarsi in sicurezza
Le innovazioni tecnologiche possono senz’altro rappresentare un valido aiuto per
fronteggiare una
perseguire questi obiettivi. Solo le agenzie specializzate sono in grado di offrire
Grazie a CWT Safety & Security viaggiatori, travel manager
gli alert informativi (su maltempo, scioperi, disastri naturali, problemi di sicurezza e sanitari) presentano ora più
reale emergenza che
soluzioni avanzate che consentono di anticipare possibili disagi (evitando
e security manager sono assistiti durante tutte le fasi
della trasferta, dalla prenotazione fino al rientro. Ecco al-
dettagli utili;
coinvolga direttamente i
così situazioni di pericolo e riducendo i costi di mancata gestione del rischio), di
localizzare i viaggiatori in caso di necessità, di garantire la comunicazione tramite
viaggiatori in trasferta, per
più mezzi (email, sms o telefono) e di assisterli con riprotezioni o immediati rientri.
le aziende è importante
Per le aziende i casi in cui si rende necessaria l’applicazione di queste soluzioni
poter gestire
anticipatamente
il rischio.
possono essere marginali nel corso dell’anno, ma è importante poterne disporre
in chiave preventiva, come spiega Chiara Rippa di BNL: «La gestione
centralizzata dei movimenti dei viaggiatori ci dà garanzie in termini di sicurezza.
Nell’attuale contesto globale, percorso da varie crisi e problematiche, anche se,
fortunatamente, non abbiamo mai dovuto fronteggiare situazioni di estrema
emergenza, è fondamentale poter localizzare i viaggiatori in trasferta in aree
cune nuove funzionalità avanzate inserite nell’offerta core,
inclusa gratuitamente nei servizi erogati ai clienti CWT:
il tool di traveller tracking, che permette di monitorare
gli spostamenti dei viaggiatori, include i dati sia pre- che
post-viaggio, aggiornati entro pochi minuti dalla prenotazione;
è possibile visualizzare su una mappa globale dove
si trovano i viaggiatori con colori diversi corrispondenti
al livello di criticità;
oltre agli spostamenti relativi a prenotazioni aeree, hotel e
treni sono inclusi quelli legati al noleggio auto.
critiche e/o eccezionalmente soggette a criticità».
18
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19
capitolo 7
CWT
WHITE
CWT
WHITE
Paper
Paper
Servizi per i viaggiatori
La app multifunzione per i viaggiatori
L’innovativa applicazione CWT To Go offre informazioni in
tempo reale e un accesso sicuro ai dettagli della trasferta.
Disponibile per iPhone, BlackBerry, piattaforme Android - incluso Kindle Fire -, iPad e Window Phone, si
scarica gratuitamente dal sito CWT. Fino a maggio 2014 è
stata scaricata da 355.000 viaggiatori nel mondo, ricevendo ottime recensioni (4,4 su 5 in Google Play Store e 4
su 5 nell’Apple App Store). Cosa fa CWT To Go:
Nell’organizzazione e gestione delle trasferte
aziendali uno degli obiettivi prioritari è garantire
un ottimo livello di servizio per i viaggiatori. Ogni
impresa si deve preoccupare infatti di ridurre
il più possibile lo stress di viaggio dei propri
dipendenti e favorire, oltre alla sicurezza, la loro
produttività.
Invia in automatico via email o sms alert relativi ai voli
prenotati (in caso di ritardi, modifiche, cancellazioni) e
sui cambi di gate;
La centralità del viaggiatore nel processo
di viaggio sta diventando un criterio-guida
per le scelte delle aziende e anche per le
TMC, che stanno mettendo a punto sempre più
Visualizza i dettagli sempre sincronizzati degli itinerari di viaggio relativi a voli, hotel e autonoleggi pre-
strumenti pensati per assisterlo e facilitarlo.
Una delle necessità più sentite è quella di
notati, anche di viaggi non organizzati con CWT o dei
colleghi;
trovare facilmente le informazioni utili per il
per l’accesso in Paesi extraeuropei, la situazione
sanitaria ed eventuali precauzioni o vaccinazioni
consigliate, ma anche la presenza di situazioni
mobili. Fiore all’occhiello di CWT è per esempio CWT To
critiche legate a scioperi nei mezzi di trasporto, crisi politiche,
Go, un’app estremamente avanzata in rapporto anche alle
allineate a questo trend.
maltempo straordinario, solo per citarne alcune.
altre presenti sul mercato del bt - tanto da essere stata più
CWT Hotel Intel
volte premiata a livello internazionale e anche in Italia allo
per esempio è una
Smau Mob App Award 2014-, che consente di avere a
piattaforma social
Sul fronte della
portata di mano tutte le informazioni essenziali relative al
per la condivisione
comunicazione, in
proprio itinerario di viaggio e di svolgere importanti funzioni,
delle recensioni
particolare, si stanno
come il check-in con molte compagnie aeree e, presto, la
dei viaggiatori di
moltiplicando i
ricerca e prenotazione di una camera d’hotel.
un’azienda sugli
canali e le modalità
«La app mobile CWT To Go consente di avere tutte le
hotel dove hanno
di trasmissione.
informazioni necessarie relative al viaggio in modo
soggiornato; qui possono dare una valutazione, inserire
Già da tempo si è
semplice e immediato. Anche io - che viaggio assai di
commenti e un giudizio complessivo, in modo che i colleghi
portato tutto quanto
frequente - la utilizzo molto, anzi non ne posso più fare a
possano conoscere la loro esperienza e fare una scelta più
può essere utile ai
meno» dichiara, Eugenio Ferrario di Henkel. Ed è questa
consapevole.
un’esperienza assai condivisa: i viaggiatori vogliono rapidità
Questo “social network aziendale”, riservato ai collaboratori,
nei portali di gestione delle trasferte, come CWT Portal,
e semplicità, e la app le garantisce anche quando si è in
ha un importante valore aggiunto in quanto raccoglie
e si sono configurati sistemi di messaggistica, come CWT
mobilità, fuori ufficio o in trasferta.
recensioni pubblicate non da utenti anonimi, che
Program Messenger, che consentono l’invio di email o
sms personalizzati.
L’ultimo trend riguarda però, doverosamente, il mobile.
Scopri che tipo di viaggiatore sei e
come ti può essere utile CWT To Go
nel nuovo quiz CWT.
NEW
!
A breve, sarà anche possibile ricercare una camera
d’hotel e prenotarla direttamente dalla app.
non si conoscono e spesso pubblicano recensioni opposte
nell’arco di breve tempo, ma da colleghi fidati e che hanno
esigenze simili alle proprie.
«Il tool CWT Hotel Intel ha avuto un grande successo tra
i nostri viaggiatori: nei primi dieci giorni dall’attivazione
Mentre smartphone e tablet si stanno diffondendo sempre
20
Mette a disposizione
informazioni sulla destinazione come previsioni
del tempo, mappe della
destinazione, un elenco
di amenity (tra cui ristoranti, bar, locali), un convertitore di valuta e un indicatore dei fusi orari.
c w t To G o
viaggio, come le norme sui visti e i documenti
viaggiatori sul web, includendo, le informazioni
Consente di effettuare
il check-in mobile con
un elevato numero di
vettori;
di più - tanto che secondo una recente ricerca di CWT entro
Quanto poi alla possibilità di trovare online delle recensioni
abbiamo ricevuto più di 200 recensioni. Oltre che essere
il 2017 il 25% delle prenotazioni di viaggio avverrà
condivise dagli utenti, per esempio, sulle strutture
uno strumento utile per le scelte dei viaggiatori, è anche una
via mobile - anche le TMC stanno sviluppando prodotti
alberghiere, ritenute ormai quasi indispensabili dai
leva nelle negoziazioni con hotel/catene alberghiere e
specifici che portino la gestione della trasferta sui device
viaggiatori per compiere una scelta, anche le TMC si sono
fornisce molti spunti di miglioramento» ha aggiunto Ferrario.
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21
CWT
WHITE
CWT
WHITE
Paper
Paper
Who is Who
Ringraziamo i travel manager e responsabili viaggi
aziendali che si sono resi disponibili alla condivisione di
punti di vista e pratiche in materia di business travel. Eccoli:
Davide Stocchi
Barilla, Facility Management
Dpt.. Una laurea in Economia e
Commercio, Stocchi lavora nella
funzione di Facility Management
(Direzione Group Human
Capital) occupandosi, da più di
dieci anni, dei viaggi corporate e della flotta auto. CWT è la TMC di
riferimento di Barilla per l’Italia e molti altri Paesi.
Executive Summary
L’esplosione dei siti di prenotazione di viaggio e di offerte
aldilà del singolo acquisto di un servizio, ma deve coprire una
presenti online ha catalizzato l’attenzione dei viaggiatori,
pluralità di azioni e strumenti da mettere in campo, tanto che
portando talvolta a credere che possa essere più semplice e
si può dire che l’acquisto di un biglietto aereo, ferroviario o di
conveniente acquistare direttamente i servizi di viaggio, senza
una camera in hotel rappresenti solo la punta di un iceberg
passare dalla consulenza di un’agenzia specializzata.
che nasconde un processo molto più vasto. Ecco sette buone
La gestione del business travel in azienda, in realtà, va ben
ragioni per cui conviene prenotare i viaggi tramite TMC:
Antonio Di Palo
Alenia Aermacchi, travel
manager. 34 anni, inizia la sua
carriera nel 2005 in Finmeccanica
all’interno della società di Shared
Services del Gruppo nel team
dedicato al Travel Management.
Nel 2007 passa in Alenia Aermacchi nell’Ufficio Acquisti per occuparsi
di Marketing e Acquisti ma continuando a svolgere anche il ruolo di
travel manager. Nel 2010 l’attività di Travel Management passa sotto
la funzione Risorse Umane, dove Di Palo assume, oltre al ruolo di
travel manager, anche la responsabilità sulle attività di Compensation,
Rewarding e Benefit. CWT è la TMC di riferimento di Alenia Aermacchi
1
Chiara Rippa
BNL - Gruppo BNP Paribas,
lead buyer. Con particolare
focus sulle categorie di
spesa Travel Management &
Facility Management e con la
responsabilità di pianificare
gli acquisti sulla base delle indicazioni definite dal cliente interno
dell’azienda. Rippa, 38 anni, ha maturato una lunga esperienza nel
Gruppo BNP Paribas, dove lavora da 17 anni e ha ricoperto anche il
ruolo di Local procurement and Travel Manager BNP Paribas. CWT è
la TMC di riferimento di BNP Paribas per l’Italia e molti altri Paesi.
Tariffe e costi sono complessivamente più bassi, se si valutano
le condizioni, i costi nascosti, le oscillazioni tariffarie nel corso dell’anno,
le modalità di pagamento, il potere negoziale delle TMC nel definire le tariffe
corporate - che le ricerche rivelano più convenienti tra il 9 e il 24%.
Il servizio svolto dall’agenzia permette ai dipendenti di restare focalizzati sulle proprie mansioni,
2
senza perdere tempo e produttività nelle ricerca e comparazione delle tariffe e nell’acquisto.
La disponibilità di tutti i dati sulla quantità e tipologia delle spese registrate in dettaglio
permette di avere un costante controllo dei costi e di compiere analisi
Piotr Szewczyk
eBay, Travel Coordinator
Europe. In azienda dal 2007,
prima come specialista per le
soluzioni di rimborso spese e
le carte di credito aziendali, poi
come coordinatore del Travel
Program e della Policy Compliance per l’Europa. Di nazionalità
polacca, ha una formazione economica e un certificato di GBTA
come Corporate Travel Expert. CWT è la TMC di riferimento di eBay
per l’Italia e altri Paesi.
Alberto Caumo
Gruppo Assicurazioni
Generali, responsabile
Travel. Una laurea in Economia
e Commercio, e in Assicurazioni
Generali dal 1993. Da circa 10
anni si occupa di definire le
strategie di acquisto e le corrette implementazioni della Travel Policy
in ambito nazionale.
3
Grazie al supporto delle TMC le aziende possono identificare una travel policy più
appropriata alle proprie esigenze e promuoverne l’effettivo rispetto da parte dei
Henkel, Global category
team leader per il Travel e
per le Utilities. 53 anni, una
laurea in chimica, è dal 1991 in
Henkel dove ha ricoperto vari
incarichi di responsabilità, nei
reparti Qualità, Produzione, R&D, Marketing, fino al Purchasing. Oggi
Ferrario assomma il ruolo di Direttore Purchasing Italia e Grecia a
quello di Global category team leader per il Travel e per le Utilities.
CWT è la TMC di riferimento di Henkel per l’Italia e molti altri Paesi.
22
Paola Mordacci
Thales Alenia Space, travel
manager. In azienda dal 1989,
ha maturato una lunga esperienza
nell’Ufficio Acquisti occupandosi
di tutte le classi merceologiche
relative ai Servizi Generali. Ha
iniziato a seguire le problematiche legate al travel a partire dalla fine
del 2006, per arrivare a ricoprire l’incarico di travel manager. CWT è
la TMC di riferimento di Thales Alenia Space per l’Italia.
4
viaggiatore, con conseguenti miglioramenti nei processi e nei risultati economici relativi al bt.
Gli strumenti offerti dalle TMC - dai self booking tool alle soluzioni per il recupero dell’iva o
per i processi amministrativi - si integrano con gli altri gestionali dell’azienda e permettono
5
Eugenio Ferrario
utili per migliorare le performance aziendali, generando importanti savings.
una gestione del viaggio in ottica end-to-end coprendo tutte le fasi della trasferta.
Le TMC offrono servizi di safety & security dedicati - sempre più utili in
6
un contesto globale di alti rischi ambientali e politici - che aiutano le aziende a
garantire la sicurezza dei collaboratori in trasferta.
7
Il viaggiatore è sempre più al centro dei servizi di viaggio erogati dalle TMC,
che stanno moltiplicando in particolare gli strumenti per comunicare tutte le informazioni
utili per la trasferta, attraverso piattaforme web, email, sms e innovative app mobile.
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23