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GMG: dall’archiviazione cartacea a quella digitale con ricerca
documentale velocizzata grazie alle soluzioni Software di System Line Srl
LE NUOVE ESIGENZE
Con l’espansione aziendale favorita dalla partnership ufficiale
Mercedes, GMG SpA ha dovuto affrontare le difficoltà della
gestione documentale connessa alla crescita degli ordini e,
conseguentemente, dell’archivio cartaceo. Una problematica,
quest’ultima, strettamente connessa con il reparto officina che,
in virtù dei servizi di riparazione delle autovetture, aveva la
necessità di archiviare per ciascun intervento non solo la scheda
di lavoro, ma anche tutta la documentazione relativa, comprese
le garanzie Mercedes, ossia oltre una decina di fogli in media
per ogni pratica. Un’ulteriore esigenza era quella di favorire
una rapida ricerca documentale a 360 gradi, con possibilità
di collegamento tra le diverse sedi per migliorare lo scambio di
informazioni.
“La nostra principale difficoltà – spiega Roberta Desideri, Ufficio
Accettazione GMG della sede di Vinci - era la considerevole
perdita di tempo impiegato per ricercare i documenti in base al
numero progressivo dell’archivio cartaceo. Basti pensare che solo
l’archivio della nostra sede occupa un’intera stanza, con le
schede di lavoro catalogate in faldoni che oramai contano decine
di migliaia di documenti numerati. Questo comportava che la
ricerca di un documento, prima delle soluzioni create per noi da
System Line Srl, potesse durare ore. A queste si aggiungeva il tempo
necessario per il passaggio dei documenti e delle informazioni da
una sede all’altra, laddove il lavoro di riferimento fosse stato svolto
in un’altra delle nostre filiali”.
LA SOLUZIONE
Gli specialisti di System Line Srl hanno studiato una soluzione
su misura per le esigenze dell’azienda, creando un apposito
software in grado di semplificare la gestione e l’archiviazione
documentale attraverso
l’automatismo di alcuni
passaggi in abbinamento con le
elevate prestazioni
della parte hardware.
In
particolare,
per la gestione di
questo
progetto
sono state utilizzate macchine Ricoh di ultima generazione,
come la Ricoh MP C2003, in modo da sfruttare le potenzialità
grafiche del display touch con la creazione di un pulsante
Pannello touch screen con pulsanti dedicati alla
archiviazione documentale
dedicato che permette di eseguire, direttamente dalla
stampante multifunzione, il suddetto software. In pochi
secondi, il sistema consente una scansione (anche fronte retro)
con la creazione automatica sia del numero di archivio sia dei
documenti digitalizzati.
“Abbiamo
creato una macchina
virtuale sull’infrastruttura esistente presso la sede
dell’azienda, operante su Windows
Server 2008R2, che
contiene il softwaInterfaccia Web con i campi di ricerca disponibili
re
documentale
ADJUTO basato su DB SQL Server Express - precisa Devid Chiti,
Document Solution Manager di System Line Srl - All’apertura
dell’ordine di lavoro il software ADP genera un file PDF contenente
i dati anagrafici del proprietario dell’autovettura, i dati del mezzo
e i relativi interventi richiesti. Tutti i documenti relativi ad un determinato ordine sono contraddistinti da un numero univoco e vengono salvati in una cartella predefinita, che poi viene controllata a
cadenze regolari dal documentale e successivamente il tutto viene
spostato nel datastore di archiviazione, con indicizzazione dei contenuti all’interno del database. Inizialmente vengono salvati esclusivamente i dati principali essenziali mentre in una seconda fase
è possibile eseguire una ricerca mirata, grazie al collegamento
con un driver ODBC, per interfacciarsi direttamente con il software
ADP in modo da recuperare gli altri indici di ricerca”.
In questo modo, gli ordini di lavoro sono resi disponibili in
versione digitale tramite interfaccia web: la ricerca può essere
effettuata attraverso una serie di criteri scelti dall’utente
spaziando
dai
dati
anagrafici
del cliente alla
targa
dell’auto,
dal numero di
telaio del mezzo al
numero di ordine
univoco
per
tutte le famiglie
documentali del
Pannello touch screen con campi di inserimento
progetto. Inoltre, è
per indicizzazione documenti.
possibile risalire alla
sede in cui l’intervento è stato effettuato in quanto la soluzione
tecnologica realizzata per GMG SpA ha previsto la creazione di
diverse famiglie documentali, in modo da catalogare le schede
di lavoro per ciascuna filiale. Benché ogni utente di ciascuna
sede possa accedere solo ai documenti che è autorizzato a
“I benefici in termini di velocità ed efficienza del sistema
sono stati visibili sin da subito e sempre più apprezzati con
il trascorrere dei giorni – commenta Roberta Desideri – Ho
trovato molto utile la possibilità di scansire in tempi davvero irrisori
molti documenti senza
dovermi preoccupare, grazie
Obiettivo
al sistema di attribuzione
• Semplificazione della gestione, archiviazione e ricerca documentale relativa agli ordini di
numerica automatica, di
lavoro (Reparto Officina)
seguire l’ordine crescente di
archiviazione, e soprattutto si
Risultato
è rivelata fondamentale la
• Velocizzazione del sistema di scansione e archiviazione documentale
modalità di ricerca rapida
• Numerazione automatica (numero univoco) di tutti i documenti connessi a ciascun
che consente di trovare,
intervento di lavoro, in qualsiasi formato, incluse email
attraverso semplici criteri,
• Sistema di ricerca documentale rapido ed efficace, comprese le garanzie Mercedes
tutti i documenti riferiti ad
• Individuazione del luogo di intervento e miglioramento dello scambio di informazioni
un intervento, compresi
tra filiali
i prospetti di garanzia
• Tempi ridotti di risposta verso clienti e/o altre filiali
Mercedes che sono per
noi
particolarmente
importanti. Inoltre il nuovo
visionare e/o modificare, tale funzione consente di individuare sistema ci permette di ridurre notevolmente l’archivio cartaceo,
subito, in caso di necessità, il luogo di riferimento del lavoro e, specialmente in un’ottica di medio-lungo periodo, con i conseguenti
di conseguenza, di velocizzare lo scambio di informazioni tra vantaggi di spazio recuperato. Pertanto reputo elevata la
filiali.
qualità del lavoro svolta da System Line Srl e sono molto
soddisfatta delle soluzioni che hanno realizzato per noi”.
“Sui PC del personale autorizzato – aggiunge Chiti – è stato
installato anche un plugin di Office in modo tale da poter La prossima sfida sarà la soluzione tecnologica che permetterà
archiviare, unitamente al documento principale relativo l’archiviazione documentale completa di GMG Spa, con la
all’ordine di lavoro, anche altri tipi di file di diversa tipologia catalogazione del ciclo attivo aziendale e dei documenti legati
come Word, Excel e Outlook nel caso di email. Tramite questo agli atti di compravendita dei veicoli quali libretti di circolazione,
plugin si apre un’interfaccia dove, inserendo il numero della copie dei contratti, documenti di identità e la pratica Leasing/
scheda di lavoro e una breve descrizione, è possibile archiviare Finanziaria.
il documento che interessa scegliendo, ad esempio, se archiviare
solo il testo della mail o anche i relativi allegati”.
GMG SPA
Infine, è stata studiata ed ideata una soluzione software Fondata a Vinci (Firenze) nel 1960 GMG S.p.A. è partner
anche per soddisfare una specifica esigenza di GMG Spa ufficiale Mercedes. Grazie alla qualità del suoi servizi, la storica
connessa ai prospetti di garanzia relativi agli ordini di lavoro, concessionaria con sede a Sovigliana nel 1990 ha fatto il suo
anch’essi da archiviare unitamente alla documentazione ingresso nel mondo Mercedes-Benz, per poi inaugurare nel 2007
relativa a ciascun intervento. Il prospetto di garanzia viene una filiale di vendita a Firenze, potenziata quattro anni dopo con
adesso generato da un ulteriore software propietario che il servizio officina.
consente di indicare oltre ai dati del veicolo, del cliente e Il 2014 è all’insegna di un’ulteriore espansione con le aperture
dei pezzi sostituiti in garanzia, anche il numero di ordine di della seconda filiale fiorentina e di quella pratese: due eventi che
lavoro in un apposito spazio: questo permette al sistema segnano il passaggio di GMG ad esclusivista Mercedes per Firenze
di archiviazione non solo di catalogare il documento nella e Prato, contribuendo ad ampliare il territorio di competenza
famiglia documentale dedicata specificamente alle garanzie, della società. L’efficiente organizzazione, gli standard qualitativi
ma anche di collegarlo automaticamente anche all’ordine elevati e la professionalità del personale sono valsi all’azienda il
di lavoro grazie al numero univoco di riconoscimento. In riconoscimento della certificazione ISO 9001 realizzata da TUV.
questo modo con una sola e rapida ricerca, sia attraverso il
numero di ordine di lavoro sia mediante il numero di pratica System Line Srl
della garanzia, il personale GMG autorizzato ha la possibilità Azienda fondata nel 1978 a Sovigliana di Vinci (Firenze) come
di visualizzare tutti i documenti collegati al medesimo Fornitore a Valore Aggiunto di soluzioni avanzate nel campo
dell’Information Technology. Ad oggi conta un parco Pc e Server
intervento.
installati di oltre 3.000 unità con una struttura di oltre 25 persone
La semplicità d’uso adatta a qualsiasi tipologia di utente,
suddivisa tra Sistemisti, Sviluppatori, Specialisti in Sicurezza
la possibilità di attribuire automaticamente il numero di
Informatica e Consulenti.
archiviazione al momento della creazione del documento
Si è certificata ISO 9001-2008 con Bureau Veritas rafforzando le
e l’estrema velocità nella scansione e digitalizzazione dei
proprie capacità con relativa certificazione dei progetti e flussi
documenti, nonché la realizzazione di appositi software per
aziendali. Partner Certificati VMWare, Microsoft, Veeam, Fujitsu,
la ricerca documentale, si sono rivelate le soluzioni vincenti
Hp, Ricoh, Cisco, Sophos e Team System.
per soddisfare le esigenze dell’azienda.
System Line srl
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