Protocollo Gestione contante

B. Parte Speciale - 3. Protocolli di Controllo 231
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Protocollo Gestione Contante e Outsourcer di Gestione Contanti
L’importanza dei Protocolli
Il rispetto delle regole dettate dal Protocollo contribuisce a prevenire la commissione dei reatipresupposto contenuti nelle seguenti famiglie:
 Delitti di criminalità organizzata (art. 24-ter, Decreto 231);
 Falsità in monete, in carte di pubblico credito, in valori di bollo e in strumenti o segni di
riconoscimento (art. 25-bis, Decreto 231);
 Delitti con finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico previsti dal Codice penale
e dalle leggi speciali (art. 25-quater, Decreto 231);
 Ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, nonché
autoriciclaggio (art. 25-octies, Decreto 231);
 Reati transnazionali (art. 10, Legge 146/2006).
Contenuto e struttura
Tutti i Destinatari nel trattamento di valori di qualsiasi natura ed in particolare di banconote,
monete e valori di bollo aventi corso legale nello Stato ed all'estero, o materiali utilizzati per la
fabbricazione di questi sono tenuti all’immediato ritiro dalla circolazione di valori di accertata o
sospetta falsità. Conseguentemente, sono tenuti a segnalare ciò agli organi ed alle funzioni
competenti, nel rispetto della normativa aziendale inerente le attività connesse alla gestione della
moneta e dei valori.
I soggetti che intervengono nel processo di movimentazione dei valori (operazioni di sportello,
cassa continua, gestione apparecchiature Bancomat, rimessa valori alle Filiali e versamenti in Banca
d’Italia, contazione esterna, ecc.) devono essere individuati e autorizzati ad operare dalla figura a
tale scopo preposta.
Deve essere prestata dagli operatori di sportello particolare attenzione alle negoziazioni di
banconote effettuate con clientela poco conosciuta, specie se aventi ad oggetto importi in contanti
di rilevante entità ovvero in relazione a operazioni occasionali.
I Destinatari le cui funzioni prevedano, anche in via parziale o temporanea, il maneggio di denaro o
valori bollati, sono muniti di strumenti idonei alla verifica dell’autenticità ed idoneità in conformità
alla normativa, anche secondaria, pro tempore vigente.
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Vanno scrupolosamente osservate le modalità e i termini per la rilevazione e la comunicazione
interna delle sospette falsità in monete e valori e devono essere prestate le massime cautele per il
puntuale rispetto delle procedure di controllo dei valori trattati e di segnalazione o denuncia delle
banconote contraffatte o sospettate di falsità.
La rimessa in circolazione di denaro contante (ivi compreso, a titolo esemplificativo, tramite
dispositivi di prelievo) è possibile solo previo superamento dei controlli di autenticità e di idoneità.
La stipula di rapporti contrattuali con operatori addetti alla lavorazione dei valori deve essere
autorizzata da soggetti a ciò facoltizzati in base al sistema delle deleghe e dei poteri in vigore.
Devono essere adottate particolari cautele, quali registrazioni e identificazione certa degli operatori
addetti alla movimentazione e custodia di contante e altri valori, nonché la segregazione delle
attività e dei compiti tra i diversi soggetti partecipanti a tale processo.
Sotto la responsabilità del Titolare della Struttura ovvero del Titolare di Filiale, vanno assicurati
riscontri periodici dei valori in carico a tutti gli operatori. In particolare, il Titolare della Struttura o il
Titolare della Filiale, o un suo designato, deve effettuare almeno una volta al mese la verifica a
campione del contenuto delle “mazzette” oggetto di rimessa, annotando i controlli eseguiti e le
relative risultanze.
Con riferimento alla cassa continua e alla raccolta valori tramite terzi intermediari, le attività di
movimentazione, consegna e prelievo devono essere compiute con il concorso di due addetti senza
soluzione di continuità.
Con riferimento alle apparecchiature Bancomat, le attività di gestione, caricamento delle
banconote, riscontro dei valori, recupero delle carte catturate, quadratura, ecc. devono avvenire
con il concorso di due addetti senza soluzione di continuità.
L’esecuzione delle operazioni e degli adempimenti relativi alla messa in circolazione di valori, deve
prevedere l’utilizzo di sistemi informatici di supporto tali da garantire la tracciabilità delle fasi del
processo operativo.
Allo scopo di consentire la ricostruzione delle responsabilità, devono essere disciplinate le modalità
di archiviazione e di conservazione della documentazione prodotta, anche mediante forme
telematiche o elettroniche, delle varie fasi e adempimenti relativi alla movimentazione dei valori,
incluse le rimesse per approvvigionamento o versamento di fondi alla Banca d’Italia.
I soggetti cui è attribuita, anche in via parziale o temporanea, la funzione di maneggio di denaro
contante e valori bollati sono dotati di specifici requisiti di onorabilità e professionalità definiti dalla
Banca. La disponibilità di denaro contante e valori bollati da parte di soggetti della Banca è
subordinata a condizioni e limiti.
Il soggetto che utilizza denaro contante o valori bollati nell’interesse o a vantaggio della Banca
predispone verbali/report relativi a detta attività di utilizzo destinati al superiore gerarchico (e da
questi validati), con registrazione delle operazioni, al fine di garantirne la tracciabilità.
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I controlli specifici sulle modalità di gestione del denaro e/o valori bollati sono realizzati in modo da
garantire la registrazione delle operazioni svolte.
La Banca adotta misure di formazione, informazione, sensibilizzazione e di sviluppo delle
competenze del personale incaricato del trattamento del contante definendo in particolare:
 ruoli, responsabilità e modalità di diffusione delle informazioni ed erogazione della formazione
del personale finalizzate all’apprendimento delle attività connesse al trattamento del contante;
 i criteri di erogazione della formazione a ciascun dipendente (es. alla costituzione del rapporto di
lavoro o all’inizio dell’utilizzazione qualora si tratti di somministrazione di lavoro, trasferimento o
cambiamento di mansioni, introduzione di nuove attrezzature, tecnologie, ecc.);
 le modalità operative che garantiscano la tracciabilità dell'accesso e della presa visione della
normativa da parte del personale;
 l'ambito, i contenuti e le modalità della formazione in dipendenza del ruolo assunto all'interno
della struttura organizzativa, secondo le indicazioni contenute nella normativa vigente;
 i tempi di erogazione della formazione al personale sulla base delle modalità e dei criteri definiti
(definizione di un piano di formazione su base annuale);
 le modalità di riscontro sull’efficacia dell’attività di formazione.
Anche ai fini di prevenzione dell’utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di
attività criminose e di finanziamento del terrorismo, la Banca, nell’ambito della presente attività
sensibile, applica un protocollo di controllo che annovera le seguenti misure:
 il divieto di utilizzo del contante o altro strumento finanziario al portatore oltre al limite fissato
dalla legge, per qualunque operazione di incasso, pagamento, trasferimento fondi, impiego o
altro utilizzo di disponibilità finanziarie, nonché il divieto di utilizzo di conti correnti o libretti di
risparmio in forma anonima o con intestazione fittizia;
 l'applicazione di un particolare livello di attenzione nel caso di coinvolgimento nell'attività di
persone politicamente esposte (c.d. Pep’s) così come definite all’art. 1 dell’Allegato Tecnico del
D.Lgs. 231/2007;
 la verifica della regolarità dei pagamenti anche con riferimento alla coincidenza tra
destinatario/ordinante e controparte effettivamente coinvolta nella transazione;
 il controllo della correttezza dei flussi finanziari aziendali da e verso terzi/società del gruppo.
In caso di esternalizzazione delle attività di trattamento del contante, occorre che:
 sia utilizzato anche nei rapporti con i relativi fornitori il sistema di controllo anagrafico gestito su
base informatica, con riferimento alla clientela, attraverso la consultazione automatica dei
nominativi inseriti nelle Liste di Riferimento predisposte da organismi ufficiali nell’ambito
dell’attività di autorizzazione o esecuzione di servizi bancari e altri servizi finanziari;
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 tutti soggetti apicali e sottoposti della Società osservino il divieto di negoziare e/o stipulare e/o
porre in esecuzione contratti con soggetti indicati nelle Liste di Riferimento;
 considerati i peculiari requisiti che deve necessariamente possedere l’outsourcer,
l’esternalizzazione dell’attività in parola avvenga senza una procedura di gara ma sulla base di
una trattativa individuale con il fornitore;
 si effettui la nomina di un responsabile dell'esecuzione del contratto (“gestore del contratto”)
con indicazione di compiti, poteri e responsabilità a esso attribuiti;
 il gestore del contratto accetti ruolo e compiti assegnati;
 l'autorizzazione da parte di posizione superiore abilitata che sia diversa dal gestore del contratto
in caso di modifiche / integrazioni e/o rinnovi dello stesso.
Negli accordi con fornitori e contrattisti sono inserite clausole contrattuali riguardanti (i) il rispetto
delle normative, anche secondarie, pro tempore vigenti in materia di trattamento del contante, (ii)
la definizione e l’impegno al rispetto dei Service Level Agreements (SLA), (iii) la possibilità di verifica
delle performance del servizio anche tramite accesso presso i locali dell'outsourcer e l’adozione di
procedure per lo scambio di informazioni e dati, (iv) l’obbligo dell’outsourcer di attenersi alle
disposizioni dell’Autorità di Vigilanza, (v) il diritto della Società di recedere senza penalità nel caso di
inadempimenti dell’outsoucer, (vi) l’indicazione del soggetto tenuto ad effettuare le segnalazioni
statistiche all’ Autorità di Vigilanza, (vii) il divieto per l’outsourcer di subappaltare l’attività ad altri
soggetti senza il preventivo consenso scritto della Società.
La Banca definisce ruoli, responsabilità e modalità relative al monitoraggio delle capacità
professionali, dell'adeguatezza organizzativa e del rispetto delle normative in materia di
trattamento del contante, anche secondarie, pro tempore vigenti da parte degli outsourcer nonché
sulle attività da questi delegate (con il preventivo consenso scritto della Società) a soggetti terzi in
merito al rispetto delle suddetta normativa.
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