microsoft office word

Transcript

MICROSOFT OFFICE
WORD
Laura Ferrari
www.danzaindigitale.com
1
Word Processor
Un Word processor è come una “macchina da scrivere” ma
con molte più funzioni. Il testo viene battuto sulla tastiera ed
appare sullo schermo.
Per scrivere delle maiuscole si preme il tasto Caps Lock o il
tasto Shift; per passare ad una nuova linea, ad esempio al
termine di un paragrafo, si preme Enter (Invio); per inserire
una battuta vuota si preme il tasto Space; per far rientrare un
capoverso si preme il tasto Tab; per cancellare il tasto appena
battuto si preme il tasto Backspace.
2
Microsoft Word

Microsoft Word è un programma per elaborare i testi
realizzato per l’ambiente operativo Microsoft Windows.

Le possibilità che Word mette a disposizione dell’utente
sono:

facilità ed immediatezza di utilizzo;
compatibilità e scambio di dati con altri programmi di elaborazione testi;
supporto ottimale di tutte le stampanti diffuse;
strumenti di lavoro evoluti (correttore ortografico, sillabatore e thesaurus
multilingue, creazione di indici, gestione di immagini, colonne e tabelle,
struttura del documento, documenti modello, ecc…);
funzioni utilizzabili per l’accesso al World Wide Web e ad Internet;
conversione di un documento in una pagina Web.
3
Microsoft Word

Microsoft Word è
un’applicazione di
word processing.

Con essa si creano
documenti:

lettere,
fax.
promemoria,
relazioni,
4
Creare un documento in
Word

I documenti in word si basano su modelli predefiniti.
Un modello specifica una serie di parametri quali
tabulazioni, formato pagina, stili utilizzati.
Gli stili definiscono una serie di caratteristiche per
paragrafi (tipo di carattere, interlinea).
5
Caratteristiche di Word (1)

Operando al suo interno è
possibile scrivere scegliendo
tra una gran varietà di font e
disponendo di funzionalità che
consentono di dare le veste
grafica desiderata.
I documenti finiti si possono
stampare in vari formati,
includendo anche gli indirizzi
sulle buste, se la stampante in
dotazione ne prevede la
possibilità
6

È possibile produrre
rapporti, listini di
vendita,
brochure
migliorandone
la
presentazione
includendo
grafi,
immagini e tabelle.
7

Word offre diverse funzionalità di supporto: ad
esempio il Correttore Ortografico per assicurarsi
della correttezza ortografica e grammaticale di
quanto scritto.
Per aiutare l’utente Word offre il supporto dell’
Assistente Office che è sensibile al contesto e che
quindi è richiamabile con un semplice clic del
mouse.
8
Barre di Word
e come si presenta
9
Barre di Word e come si
presenta
Lo schermo di Word è diviso in due parti principali: l’area dei comandi e l’area di testo.
L’area dei comandi è composta:

Barra del titolo – situata lungo la parete superiore di una finestra dove appare ance il nome;
Barra dei menu – situata sotto la barra del titolo contiene tutti i comandi di word. Questi possono essere
richiamati direttamente dalla tastiera (ALT+ il carattere sottolineato nel nome del menu) o con un clic del
mouse. Attivando un menu (per esempio il menu Modifica) si può notare che alla sinistra di alcuni comandi
vengono riportate le icone presenti nelle barre degli strumenti e a destra una combinazione di tasti che possono
eventualmente sostituire il comando stesso;
Barra degli strumenti – visualizzata subito sotto la barra dei menu consente di accedere direttamente con il
mouse ai comandi ed alle funzionalità più frequentemente utilizzate;
Righello - Visualizzato nella parte superiore della finestra del documento, consente di cambiare i rientri di
paragrafo, di regolare i margini del documento, di cambiare la larghezza di colonne tipo giornale…;
Barra di selezione - una colonna non segnata lungo il bordo sinistro della finestra di documento, può essere
utilizzata per selezionare porzioni estese di testo;
Barra di scorrimento – visualizzate sui bordi destro e inferiore della finestra del documento, consentono di
scorrere con il mouse parti diverse di testo;
Barra di stato - visualizzata in fondo alla finestra di Word, mostra messaggi di aiuto ed informazioni relative
alla posizione del cursore.
Area di Lavoro - è lo spazio di lavoro principale; quello che contiene le varie finestre. Al caricamento del
programma, contiene una finestra vuota che corrisponde ad un documento disponibile all’elaborazione. Questa
contiene la finestra di documento che presenta la pagina bianca sulla quale scrivere il testo.
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Assistente Office e Guida rapida

Con l’Assistente Office è possibile cercare risposte
alle domande, ottenere suggerimenti e utilizzare la
Guida per una varietà di funzioni specifiche
dell’applicazione Office in cui si sta lavorando.
L’Assistente Office è uno strumento particolare utile
per ottenere suggerimenti su come utilizzare le funzioni
di Word nel modo più efficiente, nonché di esempi
visivi e istruzioni.
Una volta istallato Office 2000, e aperta l’applicazione
Word, l’assistente comparirà automaticamente.
Ciccandoci sopra con il tasto destro del mouse è
possibile nasconderlo e in caso di bisogno è sufficiente
fare un clic sul pulsante con sopra il punto
interrogativo, il quale si trova nella barra degli
strumenti standard.
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Assistente Office e Guida rapida

L’Assistente
Office
può
apparire sullo schermo quando
word stesso rileva l’esigenza di
aiutare l’utente nello svolgere
una determinata operazione.
Si dispone inoltre di una Guida
completa, consultabile mediante
un indice o con termini chiave.
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Il menu Modifica
Le opzioni presenti nel menu Modifica sono:
•
Annulla digitazione
•
Ripeti digitazione
•
Taglia
•
Copia
•
Incolla
•
Incolla speciale
•
Incolla come collegamento ipertestuale
•
Cancella
•
Seleziona tutto
•
Trova
•
Sostituisci
•
Vai a…
•
Collegamenti
•
Oggetto
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Il menu Finestra
Vuoi disporre in finestra tutti i documenti dopo averne
aperti più d'uno…
1. Fai un doppio clic sul menu Finestra.
2. Seleziona la voce Disponi tutto per mostrare le
finestre di tutti i documenti aperti fino a quel
momento.
Office 2000 presenta una completa novità nella gestione contemporanea di più
documenti. Ogni documento aperto compare come icona indipendente nella taskbar di
Windows; ciò permette di passare velocemente da un documento ad un altro,
semplicemente con un clic sulla taskbar oppure con la chiave di tastiera Alt+Tab.
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Il menu
?
(1)
Le voci di menù di ? sono:
•
•
•
•
•
•
Guida in linea Microsoft Excel
Mostra assistente di Office
Guida rapida
Office sul Web
Rileva problemi e ripristina…
Informazioni si Microsoft Word
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Modalità di visualizzazione di un
documento di Word
È possibile visualizzare il testo in quattro diverse modalità:
- normale per modifiche, digitazione e revisione del testo, questa modalità
non visualizza i margini di pagina ed alcuni elementi di impaginazione del
testo, si tratta di una modalità veloce nello scorrimento del testo e
preferibile in fase di scrittura del testo;
- struttura questa visualizzazione è particolarmente utile quando si sta
lavorando con documenti nei quali sono presenti elenchi puntati, numerati
oppure sommari
- layout di pagina questo comando permette all’utente di visualizzare il
documento così come viene stampato, quindi comprendente di immagini,
oggetti e con l’interruzione di pagina visualizzata in modo corretto.;
- layout di lettura il documento è visualizzato a video in modo più comodo
per essere letto da parte dell’utente come quando si utilizza il comando
Mappa di documento.
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Gestione di documenti in Word
Per iniziare a lavorare con un nuovo documento utilizzare il comando Nuovo dal menu
File:
Nuovo: consente l’apertura di un nuovo documento. Eseguendo questo comando
ogni qualvolta l’utente desidera iniziare la compilazione di un nuovo foglio apparirà
la finestra di dialogo in cui vengono visualizzati i documenti con relativa anteprima
per permettere la scelta del modello più consono all lavoro da svolgere. Volendo
semplicemente aprire un nuovo documento è sufficiente cliccare con il mouse su
Documento Nuovo quindi sul pulsante Ok.
Allo stesso modo se il documento sul quale lavorare è già stato creato si dovrà
semplicemente richiamarlo a video utilizzando il comando Apri dal menu File:
Apri: apre un documento esistente residente su disco. Eseguendo questo comando
appare una finestra di dialogo in cui attraverso il doppio clic con il tasto sinistro del
mouse sul nome del documento prescelto sarà possibile aprirlo.
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Conclusa la fase di lavoro con il documento a video è possibile chiuderlo per aprire
un’altra sessione di lavoro oppure uscire da Word:
Chiudi: chiude il documento attivo lasciando in esecuzione Word.
È molto importante registrare frequentemente il proprio lavoro per evitare di perdere i
dati a causa di un improvviso black out o guasto al computer:
Salva: registra su disco le informazioni contenute nel documento corrente. La prima
volte che si effettua il salvataggio di un documento viene richiesto di specificare
il nome che dovrà assumere il file e la sua posizione fisica (scelta dell’unità disco
e/o della cartella).
Salva con nome: salva le informazioni del documento attivo in una copia del file di
cui è possibile specificare il nome, la posizione ed il tipo (quale formato di testo).
Per uscire definitivamente dalla sessione di lavoro di Word sarà sufficiente eseguire il
comando Esci dal menu File (oppure la combinazione di tasti ALT+F4):
Esci: chiude la sessione di lavoro, se il documento ha subito modifiche e non è stato
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salvato verrà richiesto se si intende registrare le modifiche.

Una delle innovazioni di Word è la possibilità di lavorare
sfruttando le potenzialità di Internet, l’utente quindi potrà
sfruttare tutto ciò inviando il proprio lavoro ad un indirizzo
E-Mail (posta elettronica), oppure attraverso la rete interna
dell’azienda (Intranet):
Invia a: questo comando consente di inviare un documento
selezionato ad un altro utente mediante fax o posta
elettronica.
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Gli strumenti di Word 2000
Nel menu Strumenti sono presenti alcuni comandi:

Controllo Ortografico: è uno strumento che consente di operare un controllo sulla correttezza dei termini
utilizzati nel documento. Word esegue il confronto di ogni parola digitata con i termini presenti nel proprio
dizionario, se un termine non esiste nel vocabolario è possibile correggerlo, ignorarlo o aggiungerlo al
dizionario interno di Word

Lingua – Imposta Lingua: consente di selezionare la lingua del dizionario da utilizzare durante il
controllo ortografico.

Lingua – Thesaurus: è il dizionario dei sinonimi, molto utile quando in un paragrafo sono presenti delle
ripetizioni. Per cercare un sinonimo di un termine bisogna selezionarlo ed attivare il comando Lingua –
Thesaurus del menu Strumenti.

Sillabazione: consente di regolare la scansione sillabica dei termini presenti nel documento.

Protezione: permette di proteggere il documento con una parola chiave affinché persone non autorizzate non
aprano il documento.

Stampa Unione: viene anche chiamata Mailmerge, offre la possibilità di fondere un documento contenente
una tabella che svolgerà funzione di database con un documento tipo (lettera, busta, etichetta o catalogo).

Buste ed Etichette: è uno strumento utile per stampare una busta o etichetta adesiva allegata al documento
corrente.

Opzioni: è lo strumento principale per la configurazione delle impostazioni di Word relative alla
visualizzazione dei caratteri, le opzioni di stampa, salvataggio etc.
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Aprire un documento

È possibile visualizzare e aggiornare un documento
preesistente, aprendo il corrispondente file.
La finestra di dialogo del documento Apri presenta l’elenco
delle cartelle e dei relativi file su disco, consentendo la
selezione anche se l’utente non ricorda uno specifico nome.
La caselle Cerca in consente di selezionare la corretta
locazione del file desiderato qualora non sia tra quelle
correntemente disponibili nella finestra di dialogo Apri.
Selezionando uno degli elementi della lista della casella
Cerca in viene aggiornato quanto visualizzato nella finestra di
dialogo Apri.
È possibile avere più di un documento contemporaneamente
aperto.
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Aprire un documento
22
Selezionare il testo

La selezione avviene mediante un’espansione
del punto d’inserimento sul testo, che appare
conseguentemente evidenziando (sfondo
scuro su con una scritta bianca).
Allo scopo si può utilizzare il mouse o la
tastiera. Una nuova selezione o il
riposizionamento del punto d’inserimento
annulla la selezione corrente.
23
24

Per selezionare una parola fare doppio clic su di essa.
Per selezionare una frase mantenere premuto [Ctrl], fare clic in qualsiasi punto al suo
interno e rilasciare[Ctrl].
Per selezionare un paragrafo fai un triplo clic al suo interno.
Fare clic ovunque nel documento per deselezionare il testo.
Per selezionare un intero blocco di testo con il mouse, posizionare il cursore all’inizio del
blocco e trascinare il cursore fino alla destra dell’ultima parola del blocco.
Rilasciare il pulsante sinistro del mouse a conferma della selezione.

Per selezionare un blocco di testo utilizzando il mouse e la tastiera, posizionare il
punto d’inserimento alla sinistra del primo carattere del blocco.

Mantenere premuto Maiusc, posizionare il punto d’inserimento alla destra dell’ultimo
carattere della parola conclusiva del blocco e rilasciare Maiusc.
Per selezionare una riga di testo utilizzando mouse e tastiera, posizionare il punto
d’inserimento alla sinistra del primo carattere della riga
Premere [Maiusc+Fine] per andare alla fine della riga, selezionandola.
Premere [Ctrl+5 (Tn Tastierino numerico)] per selezionare l’intero documento. Oppure
entrare nel menu Modifica e selezionare dal menu a discesa la voce Seleziona tutto.

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Formattazione dei caratteri

La formattazione dei caratteri
migliora l’aspetto del testo.
Formattare i caratteri significa
attribuire uno specifico font, una
specifica dimensione e un
determinato stile. Con il termine
font s’identifica un insieme di
caratteri aventi caratteristiche
grafiche comuni. Per dimensione
del font s’intende l’altezza del
carattere entro la pagina. Per stile
del font s’intendono attributi
quali il grassetto o l’italico, il
sottolineato e o il barrato.
Tutti gli attributi inerenti i
caratteri sono raccolti nel
comando Carattere del menu
Formato.
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Word offre un consistente numero di FONT disponibili grazie
allo strumento Tipo di carattere della barra Formattazione
o alla scheda Tipo comando Carattere del menu Formato.
La scelta del font deve essere appropriata in funzione al tipo
di documento che si va a produrre.
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È possibile scegliere più font entro un medesimo documento: ad esempio
un tipo può essere attribuito a titoli e sottotitoli, un altro al testo, un altro
ancora alle intestazioni e ai piè pagina. Cambiare il font in modo
appropriato serve per accrescere la leggibilità del documento e focalizzare
i punti salienti.
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La Dimensione di un font è misurata in punti. Un punto
corrisponde ad 1/72 di pollice. Più è alto il valore attribuito al
font, più grandi risulteranno i caratteri scritti con tale
dimensione.
I font più recentemente utilizzati sono collocati all’inizio
della lista data dallo strumento Tipo di carattere della barra
Formattazione. La selezione rapida di un font può avvenire
scrivendone il nome nella casella combinata dallo strumento
Tipo di carattere della barra Formattazione, seguito da
[Invio]. Lo strumento dimensione Carattere del menu
Formato consentono di cambiare la dimensione del cataratte.
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Grassetto, corsivo e sottolineato

È possibile modificare l’aspetto di un
font per dare più enfasi al testo. Gli
attributi più spesso applicati sono il
grassetto e il corsivo. Il grassetto è
utile per richiamare l’attenzione al
lettore. Il corsivo viene utilizzato per
evidenziare parole o espressioni aventi
particolare significato nel contesto del
documento.
Word
offre
diversi
tipi
di
sottolineatura: qualora desideriamo la
tradizionale sottolineatura continua al
di sotto del testo è possibile utilizzare
lo strumento Sottolineato della barra
Formattazione.
Se si desidera applicare un diverso
tipo di sottolineatura è necessario fare
riferimento alla scheda Tipo del
comando Carattere del menu
Formato.
Scheda Carattere del menu Formato
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Effetti speciali

Ci sono diversi aspetti che possono essere selezionati per migliorare la prestazione
del testo nel documento. Tra i disponibili troviamo:

È possibile attribuire particolari effetti animati, non riproducibili in stampa, come
Sfondo lampeggiante che fa lampeggiare uno sfondo nero dietro al testo, Luci
Las Vegas che fa apparire attorno al testo una cornice di colore mutevole e
Coriandoli che fa luccicare il testo nelle immediate vicinanze piccoli punti
luminosi di vari colori. Nella scheda Animazione del comando Carattere del
menu Formato è visibile un’anteprima dell’effetto prima di applicarlo al testo.
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Copiare il formato dei caratteri

È possibile utilizzare lo strumento Copia formato nella barra Standard
per poter copiare il formato di un testo in un altro, utile quando a un testo
sono stati applicati diversi attributi che si vogliono riapplicare altrove.
Quando si seleziona la funzione Copia di formato, il cursore del mouse si
trasforma in una piccola barra verticale affiancata a sinistra da un piccolo
pennello.
Per copiare in più punti il formato di un testo, attivare la funzionalità
Copia Formato, facendo doppio clic sullo strumento omonimo. Un
ulteriore clic disattiva la funzionalità, deselezionando lo strumento.
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Grassetto, corsivo e sottolineato
I comandi da tastiera
Sottolineato [Ctrl+S]
Grassetto [Ctrl+G]
Italico (corsivo) [Ctrl+I]

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Cambiare il Maiuscolo/Minuscolo

-Word
può
modificare il testo in
maiuscolo
o
minuscolo, grazie al
comando
Maiuscole/minuscol
e del menu Formato.
Questo è molto utile
nei casi in cui si sia
inavvertitamente
selezionato il tasto
[Caps Lock].
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Cambiare il Maiuscolo/Minuscolo
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Formattazione dei paragrafi

La formattazione dei paragrafi
riguarda tutto quanto concerne la
loro collocazione all’interno della
pagina.
S’intende l’allineamento rispetto
ai margini sinistro e destro, la
spaziatura prima e dopo ciascun
paragrafo o tre le righe che lo
compongono
e
l’eventuale
indentazione rispetto al margine
sinistro.
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Allineamento

Per allineamento di un paragrafo s’intende come ciascuna riga che lo
compone si colloca rispetto ai margini.
38
Allineamento
39
La spaziatura tra paragrafi

Per spaziatura di un paragrafo s’intende lo spazio lasciato prima di quello
che lo precede e/o dopo di quello che lo segue. Per modificare la
spaziatura si utilizza la scheda Rientri e spaziatura del comando
Paragrafo del menu Formato. Ogni modifica può essere
preventivamente esaminata all’anteprima presente nella scheda.
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L’interlinea

Per interlinea s’intende la
spaziatura
fra
linee
del
medesimo
paragrafo.
Per
modificarla si utilizza la scheda
Rientri e spaziatura del
comando Paragrafo del menu
Formato. Le opzioni includono:
Singola, 1.5 righe, Doppia,
Minima, Esatta e Multipla.
Con le opzioni Minima ed
Esatta si inserisce un valore in
punti come nella spaziatura dei
paragrafi, mentre con Multipla
s’inserisce un valore considerato
un
multiplo
dell’interlinea
singola.
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Stile paragrafo

Possiamo avere stili di carattere o stili di paragrafo. Si deve comunque
tenere presente che uno stile di paragrafo include uno stile di carattere.
Word offre una consistente gamma di stili predefiniti. Il più comunemente
utilizzato è quello che va sotto il nome di Normale, altri sono Titolo1,
Titolo2, Titolo3, Corpo del testo e Carattere predefinito paragrafo.
Analogamente l’utente può creare un proprio stile, ad esempio Titolo, per
le proprie esigenze, utilizzandolo come uno strumento standard.
È possibile creare un nuovo stile qualora gli esistenti non siano adeguati
per le correnti esigenze. La via più pratica per creare un nuovo stile,
consiste nel prenderne uno già esistente come base, modificarlo in
funzione delle esigenze in essere e assegnarli un nuovo nome. Quando si
crea un nuovo stile mediante lo strumento Stile della barra
Formattazione, questo è presente solo nel documento corrente. È
possibile utilizzare il comando Stile del menu Formato per creare uno
stile che sia incluso in un modello. In questo caso lo stile è disponibile per
tutti i documenti basati su tale modello.
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Stile paragrafo

Per aggiungere uno stile personale al modello
Documento vuoto (modello Normale)
standard, è necessario aprire un documento
che lo contiene, selezionare il comando Stile
del menu Formato, selezionare lo stile
seguito dal pulsante Modifica. Nella finestra
di dialogo Modifica stile infine, selezionare
l’opzione Aggiungi al modello.
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Elenchi Numerati

Il modo più semplice per creare un elenco numerato consiste
nell’utilizzare la funzionalità specifica di Word.
Grazie a questo, scrivendo un 1 (o numeri romani, o A minuscola
maiuscola) seguito da un punto, un trattino o una parentesi tonda
chiusa, poi da uno o più spazi e subito dopo da testo, premere INVIO,
si ottiene un elenco ordinato, generando il successivo elemento.
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Eliminare o aggiungere un
componente da un elenco

Word rinumera automaticamente un elenco quando viene
cancellato un componente dalla lista.
Esempio: crea un elenco e poi prova a cancellare il numero 2)
1.
Asia di Tiziano Terzani
2.
La porta proibita di Tiziano Terzani
3.
Un indovino mi disse di Tiziano Terzani
4.
La voce del tuono di Wilbur Smith
5.
Eva Luna racconta di Isabelle Allende
6.
Poesie d’amore di Pablo Neruda
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Eliminare un elenco numerato

Qualora la presenza di un elenco numerato non sia ritenuta
più appropriata, è possibile eliminare la numerazione
selezionando l’elenco e utilizzando lo strumento Elenco
numerato dalla barra Formattazione.
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Elenchi puntati

Quando è necessario evidenziare un elenco di contenuti ma non si vuole
dare alcuna progressione o sequenzialità, si utilizza l’elenco puntato.
Word è in grado di produrre un elenco puntato anche utilizzando testo
preesistente: questo grazie allo strumento Elenco Puntato della barra
della Formattazione utilizzato una volta che si è selezionato l’intero
elenco.
Esempio:
47
Modificare un Punto elenco

L’aspetto grafico del punto elenco o del numero può essere
variato grazie al comando Elenchi Puntati e numerati del
menu Formato, utilizzando le schede Punti elenco e Numeri o
lettere. È possibile utilizzare diversi punti elenco o numeri in
elenchi puntati o numerati di un medesimo documento.
Mammolo.
Eolo
Dotto
Pisolo
Brontolo
Cucciolo
Gongolo
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Intestazioni, piè pagina e sezioni
Intestazioni, piè pagina

Un’intestazione è testo o grafica che viene collocato nel margine superiore di ogni pagina: esempi sono la data di
creazione, il titolo del capitolo, il nome dell’autore ecc..

Un piè di pagina è simile all’intestazione ad eccezione che viene collocato nel margine inferiore della pagina. Esempi:
sono il numero di pagina e il nome dell’autore.

Quando si crea un’intestazione o piè di pagina Word passa automaticamente in visualizzazione di Layout di pagina. Il
testo del documento non è accessibile e appare meno evidente, mentre l’area dell’intestazione e del piè di pagina è
sottolineata dalla presenza di un perimetro tratteggiato.
Prima pagina & pagine affiancate

In molti documenti, la prima pagina ha intestazioni e piè di pagina distinti dal resto del documento. Nella produzione di
documenti in veste di libri le pagine affiancate presentano spesso intestazioni e piè di pagina diversi. Ad esempio le
pagine pari possono presentare il numero di pagina allineato a sinistra mentre le pagine dispari a destra.

Gli strumenti Mostra precedente e Mostra successivo dalla barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina (oppure nel
menu Visualizza) consentono di spostarsi tra intestazioni e piè di pagina diversi.
Le Sezioni

Una sezione è una porzione di documento che può essere costituita da un solo paragrafo o corrispondere all’intero
documento. Una nuova sezione viene introdotta quando si desidera formattare diversamente una porzione di documento,
ad esempio assegnando nuovi margini, modificando l’orientamento della pagina.
1.
Menu Inserisci
2.
Comando Interruzione
3.
Opzione Pagina successiva
a) Opzione Continua consente di introdurre in una pagina del testo incolonnato in forma di giornale
b) Opzioni Pgiana pari e Pagina dispari fa si che la nuova sezione inizi dalla successiva pagina pari o
dispari.
49
Le Tabelle

Una tabella si compone di righe e colonne. L’intersezione tra
una riga e una colonna genera una cella al cui interno viene
collocato il testo, che può di distribuire su più righe.
50
Le Tabelle

Una tabella può essere creata utilizzando
informazioni già presenti in forma di testo
all’interno di un documento: l’operazione
può essere svolta utilizzando il comando
Converti il testo in tabella del menu
Tabella. Il comando consente di selezionare
di selezionare il numero di colonne e di
righe nella nuova tabella oltre ad indicare il
simbolo separatore del testo da suddividere
nelle varie celle.
51
Le Tabelle
Creando una tabella si stabiliscono il numero di righe e di
colonne desiderate. Qualora si desideri aggiungere ulteriori
informazioni ad una tabella, non è necessario ricrearla
nuovamente ma basta aggiungere nuove righe o nuove
colonne. Se si seleziona una riga, lo strumento Inserisci
righe viene visualizzato nella barra degli Strumenti. Se si
seleziona una colonna, lo strumento Inserisci Colonna viene
visualizzato nella barra degli Strumenti.
ÎPer unire delle celle è possibile selezionare un’intera riga o
un’intera colonna così come un gruppo di celle contigue.
Per unire delle celle selezionate si può usare il comando
Unisce celle del menu Tabelle.

52
Le Tabelle

In una tabella, può risultare
utile
disporre
della
possibilità di ruotare il testo
Lo strumento Modifica
orientamento testo della
barra Tabelle e bordi clicca
su quattro orientamenti, due
verticali e due orizzontali.
53
Le Tabelle
Introducendo del testo in una tabella,
premendo[Tab] il punto di inserimento si
posiziona nella cella successiva. Per inserire
la tabulazione in una cella è necessario
premere la combinazione di tasti [Ctrl+Tab].
54
Le Tabelle

Alla creazione della tabella, Word assegna alle celle
che la compongono delle caratteristiche standard.
Una prima possibilità consiste nel dimensionare
diversamente l’altezza e l’ampiezza delle celle. Per
farlo si utilizza il comando Proprietà tabella in cui
sono alcune schede Riga, Colonna, Cella e Tabella.
55
Le Tabelle

E’ possibile ripartire il contenuto di una o più celle in altre in
numero superiore.
La divisione delle celle è l’operazione contraria all’unione delle
celle: invece di creare una sola cella a partire da un gruppo, si crea
un nuovo gruppo a partire da una cella. Per fare questa operazione
si utilizza il comando Dividi celle. Nella finestra di dialogo del
comando si indica il numero di righe e/o di colonne in cui si vuole
avvenga la suddivisione.
Qualora si siano selezionate celle multiple, nelle finestra di dialogo
è attiva l’operazione Unisci celle prima di dividere. Questa fa sì
che prima della suddivisione le celle selezionate siano unite per poi
essere suddivise nelle righe e/o colonne desiderate.
Per la suddivisione delle celle è possibile utilizzare lo strumento
Dividi celle nella barra Tabelle e Bordi.
56
Le Tabelle
57
Le Tabelle

Per cancellare righe o colonne, si selezionano
e si utilizza il comando Elimina righe o
Elimina colonne del menu a scelta rapida,
ottenuto con il pulsante destro del mouse.
E’ possibile convertire un’intera tabella o
parte di essa con il comando Converti tabella
in testo. È possibile indicare quale carattere
utilizzare come separatore dei contenuti delle
celle convertite in testo.
58
Le Tabelle

Esempio: (come carattere si è scelto
Tabulazione)
Monica
Domenica
Lunedì
Martedì
Gabriella
Sabato
Mercoledì
Venerdì
59
Le Tabelle

È
opportuno
per
l’intestazione
delle
colonne di una tabella
vengano ripetute in
testa a ogni pagina in
cui la tabella viene
suddivisa.
Qualora
questa operazione non
fosse impostata, le
intestazioni sarebbero
visibili
solo
nella
pagina in cui ha inizio
la tabella.
60
Le Tabelle

Le intestazioni devono
partire dalla prima riga
della tabella.
61
Le Tabelle

Procedura:

Selezionare la prima riga (o le prime) della tabella che deve apparire
come intestazione in ogni pagina su cui la tabella si distribuisce.
Selezionare il menu Tabella.
Selezionare il comando Ripeti righe del titolo.
Word consente di suddividere implicitamente una riga di una
tabella tra due pagine (come si è appena visto). Se questo non
deve avvenire è necessario deselezionare la voce Permetti la
divisione della riga dal comando Proprietà tabella del menu
Tabella.
62
Le Tabelle
Bordi e sfondi

Gli
strumenti
inclusi nella barra
Tabelle e bordi
consentono
di
aggiungere o di
eliminare bordi e
sfondi ai paragrafi
e alle celle di una
tabella.
63
Le Tabelle
Bordi e sfondi
Procedura:

Oltre ad utilizzare gli strumenti della barra Tabelle e bordi appena citati, si
può usare il comando Bordi e sfondo del menu Formato.

E’ possibile uno sfondo alle celle di una tabella e a del testo. Vi una vasta
gamma di sfondi di differenti intensità, visibili nell’elenco dato dallo
strumento Colore sfondo della barra Tabelle e bordi.
Uno sfondo applicato ad una cella, a una tabella o a del testo può essere
rimosso. La rimozione nelle sfondo applicando riporta l’oggetto
interessato nella sua veste originaria.
Uno sfondo può essere applicato utilizzando la scheda Sfondo disponibile
nel comando Bordi e sfondi del menu Formato.
64
Le Tabelle
Ordinamento
TABELLE E ORDINAMENTO
TABELLE E ORDINAMENTO
Cantanti
Canzoni
Cantanti
Anno
Canzoni
Anno
Jennifer Lopez
Let’s get loud
2000
Ray Gaetano
Mambo Italiano
1968
Madonna
Music
2000
Lucio Battisti
Respirando
1975
Ray Gaetano
Mambo Italiano
1968
Mina
Ancora ancora ancora
1978
Mina
Ancora ancora ancora
1978
Shaggy
Something Different
1994
Lucio Battisti
Respirando
1975
Jennifer Lopez
Let’s get loud
2000
Tom Jones
Sex Bomb
2000
Madonna
Music
2000
Shaggy
Something Different
1994
Tom Jones
Sex Bomb
2000
Procedura:

Selezionare la o le celle e selezionare la funzionalità Ordina dal menu Tabella.
L’ordinamento può essere

Alfanumerico
Numerico
Per data
Per colonna
65
La Stampa Unione

Il riquadro attività Stampa unione consente di creare lettere tipo, etichette
per indirizzi, buste, elenchi indirizzi e liste per la distribuzione via posta
elettronica e fax in grandi quantitativi. Per completare il processo di base,
effettuare una delle seguenti operazioni:
Aprire o creare un documento principale (documento principale: In una
operazione di stampa unione in Word, il documento contenente il testo e
gli elementi grafici in comune tra le diverse versioni dei documenti uniti,
ad esempio l'indirizzo del mittente o i saluti in una lettera tipo.).
Aprire o creare un'origine dati (origine dati: File contenente informazioni
da riunire in un documento. Ad esempio, l'elenco di nomi e indirizzi da
utilizzare in una stampa unione. È necessario essere connessi all'origine
dati per poter utilizzare le informazioni in essa contenute.) con le
informazioni relative ai singoli destinatari.
Aggiungere o personalizzare i campi unione nel documento principale.
Unire le informazioni dell'origine dati nel documento principale per creare
un nuovo documento unito.
66
La Stampa Unione
1.
2.
3.

Origine dati con informazioni sui destinatari, quali nomi e
indirizzi
Documento principale con campi unione che fungono da
segnaposto per le informazioni sul destinatario
Documento unito risultante
Il riquadro attività offre istruzioni passo passo per eseguire questa
procedura, oppure, se si preferisce, è possibile utilizzare la barra
degli strumenti (barra degli strumenti: Barra con pulsanti e
opzioni che è possibile utilizzare per eseguire i comandi. Per
visualizzare una barra degli strumenti, premere ALT, quindi
MAIUSC+F10.) Stampa unione. In entrambi i casi, come
risultato finale si otterrà che ciascuna riga o record nell'origine
dati genererà una lettera tipo, un'etichetta di indirizzo, una busta
o una voce di elenco.
Nota È possibile utilizzare la stampa unione per creare non solo
elenchi indirizzi ma qualsiasi tipo di documento che associ i
campi (campo: Insieme di codici che consente di inserire
automaticamente testo, grafica, numeri di pagina e altri elementi
in un documento. Il campo DATE, ad esempio, consente di
inserire la data corrente.) a determinati dati. Se, ad esempio, sono
stati riportati in un foglio elettronico tutti titoli di una raccolta di
videocassette, sarà possibile utilizzare l'opzione Etichette per
creare un'etichetta per ciascuna videocassetta.
67
La Stampa Unione
Passaggio 1: Scegliere un tipo di documento e il documento principale

Scegliere il tipo di documento
in cui si desidera unire le
informazioni

Il riquadro attività di Stampa
unione viene visualizzato con
un'indicazione relativa al tipo di
documento unito che sta per
essere creato. Dopo averlo
scelto, fare clic su Successivo
nella parte inferiore del riquadro
attività.
68
La Stampa Unione
Passaggio 1: Scegliere un tipo di documento e il documento principale

Scegliere il documento principale che si
desidera utilizzare

Se il documento principale (denominato
documento di partenza nel riquadro attività)
è già aperto oppure se si inizia con un
documento vuoto, è possibile fare clic su
Usa il documento corrente.

In caso contrario fare clic su Inizia
da un modello o su Inizia da un
documento esistente e individuare il
modello o il documento che si
desidera utilizzare.
69
La Stampa Unione
Passaggio 2: Connettersi a un file di dati e selezionare i record

Connettersi al file di dati

Se si conservano informazioni complete e aggiornate
nell'elenco Contatti di Microsoft Office Outlook®, si
tratta di un ottimo file di dati per le lettere o i messaggi
di posta elettronica per i clienti. Fare semplicemente
clic su Seleziona dai contatti di Outlook nel riquadro
attività e scegliere la cartella dei contatti.
Se si dispone di un foglio di lavoro di Microsoft Office
Excel o di un database di Microsoft Office Access che
contiene le informazioni sui clienti, fare clic su Usa
elenco esistente, quindi scegliere Sfoglia per
individuare il file.
Se non si dispone ancora di un file di dati, fare clic su
Crea un nuovo elenco, quindi utilizzare il modulo
visualizzato per creare l'elenco, che verrà salvato come
file di database di posta (mdb) che potrà essere
riutilizzato.
Nota Se si stanno creando messaggi di posta
elettronica o fax con Stampa unione, assicurarsi che il
file di dati includa una colonna per l'indirizzo di posta
elettronica o il numero di fax. La colonna sarà
necessaria più avanti nella procedura.

70
La Stampa Unione

Scegliere i record del file di dati che si
desidera utilizzare

Solo perché ci si connette a un
determinato file di dati non significa
che è necessario unire le informazioni
di tutti i record (righe) del file di dati
nel documento principale.
Dopo essersi connessi al file di dati
che si desidera utilizzare o avere
creato un nuovo file di dati, verrà
visualizzata la finestra di dialogo
Destinatari Stampa unione. È
possibile selezionare un sottoinsieme
di record per la Stampa unione
ordinando o filtrando l'elenco.

71
La Stampa Unione

Scegliere i record del file di dati che si
desidera utilizzare

Effettuare una delle seguenti operazioni:
Per disporre i record di una colonna in
ordine crescente o decrescente, fare clic
sull'intestazione della colonna.
Per filtrare l'elenco, fare clic sulla freccia
accanto all'intestazione della colonna che
contiene il valore in base al quale si
desidera applicare il filtro. Fare quindi clic
sul valore desiderato oppure, se si tratta di
un lungo elenco, fare clic su (Avanzate)
per visualizzare una finestra di dialogo in
cui è possibile impostare il valore. Fare
clic su (Vuote) per visualizzare solo i
record che non contengono informazioni o
(NonVuote) per visualizzare solo i record
che contengono informazioni.

72
La Stampa Unione
Passaggio 3: Aggiungere campi al documento principale

Se il documento principale è ancora vuoto, digitare le
informazioni che verranno visualizzate in ogni copia.
Aggiungere quindi i campi facendo clic sui collegamenti
ipertestuali nel riquadro attività.
I campi sono segnaposti inseriti nel documento principale
in punti in cui devono essere visualizzate le informazioni
univoche. È ad esempio possibile fare clic sul
collegamento Blocco di indirizzi o Formula di apertura
nel riquadro attività per aggiungere i campi accanto alla
parte superiore di una lettera per un nuovo prodotto, per
fare in modo che la lettera di ogni destinatario contenga
un indirizzo e un saluto personalizzato. I campi sono
visualizzati nel documento tra virgolette, ad esempio
«Blocco di indirizzi».
Se si fa clic su Altro nel riquadro attività, è possibile
aggiungere campi che corrispondano alle colonne del file
di dati che potrebbe, ad esempio, comprendere una
colonna denominata Nota personale. Collocando un
campo Nota_personale nella parte inferiore di una lettera
tipo, è possibile personalizzare ulteriormente ogni copia.
Si possono personalizzare anche le buste aggiungendo un
codice a barre postale , se si utilizza la versione in lingua
inglese degli Stati Uniti di Word , o l'affrancatura
elettronica (se è installata un'applicazione apposita).
73
La Stampa Unione

Corrispondenza dei campi
Se si inserisce un campo del blocco di indirizzi o
un campo della formula di apertura nel documento,
viene richiesto di scegliere il formato.
L'illustrazione mostra, ad esempio, la finestra di
dialogo Formula di apertura che viene
visualizzata quando si fa clic su Formula di
apertura nel riquadro attività. Gli elenchi in
corrispondenza di Formato formula di apertura
vengono utilizzati per le scelte personali.
Se in Word non è possibile far corrispondere ogni
formula di apertura o indirizzo a una colonna del
file di dati, gli indirizzi e le formule di apertura
non verranno uniti correttamente. Per evitare
problemi, fare clic su Corrispondenza campi.
Verrà visualizzata la finestra di dialogo
Corrispondenza campi.
74
La Stampa Unione

Gli elementi di un indirizzo e di una formula di
apertura sono elencati a sinistra, mentre le
intestazioni di colonna del file di dati sono elencate
a destra.
In Word viene effettuata la ricerca della colonna
che
corrisponde
a
ciascun
elemento.
Nell'illustrazione è stata trovata automaticamente
la corrispondenza della colonna Cognome del file di
dati con Cognome, ma non è stato possibile trovare
la corrispondenza degli altri elementi. Da questo file
di dati, ad esempio, non è possibile trovare la
corrispondenza tra Nome o Indirizzo 1.
Mediante le casella a destra è possibile selezionare
la colonna del file di dati che corrisponde
all'elemento a sinistra. Nell'illustrazione la colonna
Nome ora corrisponde a Nome e la colonna
Indirizzo corrisponde a Indirizzo 1. È indifferente
che Forma di cortesia, Società e Nome coniuge
abbiano una corrispondenza, perché non sono
rilevanti per il documento che viene creato.
Al
termine
dell'aggiunta
e
della
corrispondenza dei campi nel documento
principale, sarà possibile procedere al
passaggio successivo
75
La Stampa Unione
Passaggio 4: Visualizzare in anteprima l'unione e completare l'operazione

È possibile visualizzare in anteprima i documenti uniti
e apportarvi modifiche prima di completare
effettivamente l'unione.
Per visualizzare l'anteprima, effettuare una delle
seguenti operazioni:
Scorrere ogni documento unito mediante i pulsanti
Successivo e Precedente nel riquadro attività.
Visualizzare in anteprima un documento specifico
facendo clic su Trova destinatario.
Fare clic su Escludi destinatario se si comprende di
non voler includere il record che si sta esaminando.
Fare clic su Modifica elenco destinatari per aprire la
finestra di dialogo Destinatari Stampa unione, in cui
è possibile filtrare l'elenco se si visualizzano record
che non si desidera includere.
Fare clic su Precedente nella parte inferiore del
riquadro attività per tornare indietro di un passaggio o
due se è necessario apportare altre modifiche.
Quando i risultati dell'unione sono soddisfacenti, fare
clic su Successivo nella parte inferiore del riquadro
attività.
76
La Stampa Unione
Passaggio 4: Visualizzare in anteprima l'unione e completare l'operazione

Completare l'unione
L'operazione da effettuare dipende dal tipo di documento che viene creato. Se
si uniscono lettere, è possibile stampare le lettere o modificarle
singolarmente. Se si decide di modificare le lettere, in Word vengono salvate
tutte in un unico file, con una lettera per pagina.
Indipendentemente dal tipo di documento che viene creato, è possibile
stampare, trasmettere o salvare tutti o solo un sottoinsieme di documenti.
È importante ricordare che i documenti uniti che vengono salvati sono
separati dal documento principale. È consigliabile salvare il documento
principale stesso se si pianifica di utilizzarlo per un'altra unione.
Quando si salva il documento principale, oltre al contenuto e ai campi, si
salva anche la connessione al file di dati. Alla successiva apertura del
documento principale viene chiesto di scegliere se unire di nuovo le
informazioni del file di dati nel documento principale.
Se si sceglie Sì, il documento verrà aperto con le informazioni del primo
record unite. Se si apre il riquadro attività (scegliendo Lettere e indirizzi dal
menu Strumenti, quindi facendo clic su Stampa unione), sarà attivo il
passaggio Selezione dei destinatari. È possibile fare clic sui collegamenti
ipertestuali nel riquadro attività per modificare il file di dati e includere una
serie diversa di record o connettersi a un file di dati diverso. È quindi
possibile fare clic su Successivo nella parte inferiore del riquadro attività per
procedere con l'unione.
Se si sceglie No, la connessione tra il documento principale e il file di dati
verrà interrotta. Il documento principale diverrà un documento standard di
Word e i campi verranno sostituiti con le informazioni univoche del primo
record.
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