Fogli di calcolo

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Fogli di calcolo

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FOGLI ELETTRONICI
Dispense del corso di informatica : fogli elettronici
Simone Quarteroni
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Fogli di calcolo
Una volta gestire la contabilità significava scrivere lunghe colonne di numeri su registri
suddivisi in colonne. Un foglio elettronico (o foglio di calcolo) può essere considerato
l’equivalente elettronico di un foglio di registro: le righe e le colonne che si trovano sul
foglio di carta adesso possono essere visualizzare direttamente sullo schermo.
In realtà i fogli elettronici sono strumenti potenti e versatili che permettono di
organizzare, gestire ed elaborare in modo automatico informazioni numeriche e testuali.
NB : La versione per Windows di Microsoft Excel è la più diffusa, ma esiste anche una
versione per il sistema operativo Mac OS, che permette di utilizzare il programma
con i computer Macintosh. Un altro foglio di calcolo molto famoso è Lotus 1-2-3.
NB : Il foglio elettronico è stato ideato nel 1979 da due studenti americani, Dan
Bricklin e Bob Danskton, che scrissero il programma che si chiamava VisiCalc
(abbreviazione di “Visible Calculator”) per il loro computer Apple II. VisiCalc è stato il
primo foglio elettronico del mondo, ma cadde in discusso quando i computer Apple
II furono in larga parte sostituiti dai PC IBM.
Che cosa fa un foglio elettronico?
Un foglio elettronico, o foglio di calcolo (in inglese spreadsheet), è costituito da una
tabella in cui è possibile disporre dati, formule e valori. La principale attrattiva del foglio
di calcolo, tuttavia, non consiste nell’ordinare i dati secondo differenti parametri, ma
riguarda soprattutto la possibilità di creare tabelle dinamiche, in cui compiere operazioni e
istituire relazioni tra i dati.Il foglio di calcolo, infatti, è uno strumento che permette di
organizzare dati di qualsiasi genere secondo criteri di gestione personali, trasformarli in
grafici e diagrammi oppure utilizzarli per le formule ipotesi di sviluppo e costruire modelli
previsionali.
Questa versatilità ha portato i foglio di calcolo a essere tre le applicazioni più diffuse e
utilizzate da tutte le fasce di utenti, negli uffici come nell’ home computing.
Per fare un esempio, è possibile creare un foglio di calcolo per ordinare le diverse voci della
propria spesa mensile. Al sua utilità, oltre a quella di riepilogare le diverse voci di spesa,
consiste nella possibilità di mettere in relazione alcuni elementi tra di loro e aggiornarli in
modo automatico. È possibile stabilire delle voci per le spese di affitto, auto, telefono, per gli
hobby e per gli extra: ogni mese si inseriscono i valori relativi a ciascuna spesa, si compiono
calcoli e si eseguono operazioni tra i dati, in modo da verificare le proprie spese e il rapporto
con quelle precedenti. Le cella della tabella, infatti, non servono a presentare i dati ma a
contenere formule che li mettono in relazione. È possibile creare una cella dove si sommano
tutti i valori di spesa e ottenere il budget complessivo, un’altra cella invece può servire a
mettere in relazione tutte le spese per l’auto in modo da ricavare il valore della spesa media
mensile destinata ai trasporti. Qualora si modifichi uno solo dei valori all’interno del foglio
non è necessario effettuare di nuovo tutti i calcoli, perché il programma provvede
automaticamente ad aggiornare tutti i valori in base alle formule impostate dall’utente.la
possibilità di trasformare le informazioni numeriche in grafici e diagrammi può aiutare a
comprendere i dati ed elaborarli, ulteriormente. Ordinare i dati in modo chiaro e articolato,
inoltre, permette di interpretarli più facilmente e facilita i processi decisionali che su tali dati
devono essere basati.Se si raccolgono in un foglio elettronico i dati relativi al budget di
un’azienda, per esempio, è possibile confrontare i valori inseriti per le Entrate e le Uscite e
utilizzare le funzioni di Previsione, Tendenza e Crescita per prevedere gli andamenti futuri.Il
programma mette a disposizione una serie di formule matematiche che possono servire a
elaborare i dati in entrata e costruire in base a essi dei modelli di previsione, definiti Scenari.
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Un’altra possibilità offerta dai fogli elettronici è costruire in modo rapido moduli di vario
genere basati sui dati raccolti: i moduli possono essere utilizzati su Internet o distribuiti su
carta stampata per effettuare ordini di acquisto o richieste di informazioni.
Nel costruire i moduli è possibile utilizzare e mettere in collegamento i dati provenienti da
diversi fogli di calcolo. Il collegamento del modulo al foglio elettronico permette di
aggiornarlo automaticamente qualora siano modificati i valori in entrata.
Cartelle e fogli di lavoro
In Excel l’unità fondamentale di immagazzinamento dei dati è costituita dalla cartella di
lavoro. Una cartella rappresenta un file in formato .xls dove sono contenuti più fogli di
lavoro.
Ogni foglio di lavoro, a sua volta, rappresenta l’unità base di lavoro, al cui interno sono
raccolti, organizzati e gestiti i dati per le operazioni. Il foglio di lavoro è formato da una
griglia di rettangoli (le celle) ed è delimitato da una serie orizzontale di lettere nella parte
superiore e da una serie verticale di numeri lungo il lato sinistro.Un gruppo di celle che si
succedono verticalmente costituisce una colonna. Le colonne sono identificate dalle
lettere poste all’inizio del foglio di lavoro.
Una serie di celle che si susseguono orizzontalmente forma una riga. Le righe sono
individuate da numeri posti alla sinistra del foglio di lavoro.
Un foglio di lavoro può contenere fino a 256 colonne verticali e 65.535 righe orizzontali. Se
il numero di colonne supera le lettere dell’alfabeto, Excel procede a combinare due
lettere in modo da continuare la serie progressiva: dopo la colonna Z, quindi, viene la
colonna AA, AB, AC e così via, con un procedimento simile a quello utilizzato per le targhe
delle automobili.Ogni cella viene identificata in modo univoco attraverso l’incrocio delle
coordinate di riga e colonna. Le indicazioni di riga e colonna sono visibili nelle barre di
intestazione, poste sul lato sinistro e superiore del foglio di lavoro.
NB : La possibilità di racchiudere in un’unica cartella di lavoro più fogli di calcolo e di
passare rapidamente nella visualizzazione dall’uno all’altro risulta utile quando si
devono confrontare dati e costruire relazioni tra elementi provenienti da ambienti
diversi. Per fare un esempio, un primo foglio di lavoro può contenere le voci del
proprio budget mensile mentre un secondo può ordinare le voci della spesa.In
questo modo, creando dei collegamenti tra i due fogli è possibile mettere in
relazione Entrate e Uscite e calcolare, per esempio, il risparmio mensile sulle spese
telefoniche ottenuto rivolgendosi a una nuova compagnia telefonica.
Barra
delle
formule
Casella Nome
Cella
Colonne
Righe
Barre di
scorrimento
Schede del
foglio
Pulsanti di
scorrimento
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All’avvio del programma Excel apre una cartella di lavoro contenente tre fogli di calcolo:
nella finestra di lavoro è aperto il primo foglio della cartella mentre gli altri due sono
simboleggiati da schede miniaturizzate nella parte inferiore della finestra.
Il foglio aperto è facilmente riconoscibile perché risulta contrassegnato da una scheda
bianca rispetto alla atre che sono grigie.
Per passare da un foglio all’altro all’interno della stessa cartella posizionatevi con il
puntatore sulla scheda che volete aprire e fate clic: il programma visualizza il contenuto
del foglio selezionato nella finestra di lavoro.Quando una cartella contiene un numero
molto alto di fogli è possibile che non tutte le schede siano visibili dalla finestra di lavoro:
per trovare quella che si vuole aprire è necessario utilizzare i pulsanti di scorrimento posti
sul lato sinistro delle schede.
Con i pulsanti di scorrimento si possono scorrere in ordine sequenziale i fogli contenuti
nella cartella, seguendo la direzione indicata dalla freccia. Una volta individuata la scheda
che volete visualizzare fate clic su di essa e Excel apre il foglio di lavoro corrispondente.
Selezionando un pulsante di scorrimento con il tasto destro del mouse, inoltre, è possibile
vedere un menu con tutte le schede presenti nella cartella e scegliere direttamente quella
che si desidera aprire.
È possibile aggiungere altri fogli alla cartella di lavoro, spostarli d’ordine e attribuire loro
nomi personalizzati, così da organizzare le informazioni nel modo più comodo per le
proprie esigenze.
Per creare un nuovo foglio selezionate il menu Inserisci dalla barra dei menu e fate clic
sulla voce Foglio di lavoro.
Excel aggiunge un nuovo foglio alla cartella di lavoro, posizionandolo subito dopo il foglio
attivo e attribuendogli come nome standard il numero progressivo del foglio: se nella
cartella sono presente cinque fogli, per esempio, il nuovo elemento è chiamato Foglio 6.
Per modificare il nome di un foglio all’interno della cartella di lavoro, invece, dovete, fare
doppio clic sulla scheda del foglio che volete rinominare: il pulsante si trasforma in una
stanghetta verticale ed è possibile digitare il nome che si desidera attribuire al foglio
selezionato.
Per spostare un foglio e posizionarlo in un diverso ordine di successione fate clic sulla
scheda che volete spostare e trascinatela nella posizione voluta.È possibile anche
eliminare uno o più fogli di lavoro all’interno della cartella: la procedura consiste nel
selezionare il foglio che si vuole cancellare, aprire il menu Modifica e fare clic sulla voce
Elimina foglio.
Il tal modo si possono gestire, ordinare e rinominare gli elementi della propria cartella di
lavoro. È molto utile pianificare accuratamente il numero e il tipo di fogli da lavoro che
s’intendono utilizzare: riuscire a distribuire le informazioni su più piani correlati, infatti,
costituisce il primo passo per una loro corretta e ordinata gestione.
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NB : Si può utilizzare la combinazione di tasti CTRL+PgGiù per passare al foglio
successivo e CTRL+PgSu per passare al foglio precedente, nella stessa cartella di
lavoro.
Immettere le informazioni in una cella
Per digitare i dati all’interno di una cella posizionatevi con il puntatore sopra di esse e fate
clic. Excel evidenzia la cella con un bordo nero, per indicare che la cella è attiva e che
potete inserire i dati. Mentre digitate Excel visualizza quello che state scrivendo nella
caselle selezionata e nella barra della formula. Per “fissare” i dati nella cella selezionata
dovete eseguire una delle seguenti operazioni :
•Premere INVIO
•Fare clic sul pulsante invio (il segno di spunta verde) accanto alla barra della
formula•Premere un tasto freccia per selezionare una cella diversa
•Fare clic su una cella diversa per selezionarla
Se cambiate ideo all’improvviso e non volete che i dati appaiano nella cella selezionata,
fate clic sul pulsante Annulla (la X rossa) accanto alla barra della formula.
NB : Nella cella potete digitare numeri, etichette o formule. I numeri possono
rappresentare valori, lunghezze o quantità, come £ 700 o 0,05. Le etichette servono
per segnalare che cosa significano i numeri del vostro foglio di lavoro: etichette
tipiche sono “Novembre”, “Vendite”, e altre indicazioni di questo genere. La formula
vi permettono di calcolare risultati in base ai numeri che digitate: possono essere
molto semplici, coma la somma di numeri, oppure molto complesse.
Per muovervi da una cella all’altra potete utilizzare i tasti freccia, che permettono di
spostarvi in tutte le direzioni, una cella per volta. Il tasto TAB, invece, sposta il cursore
alla cella successiva, mentre la combinazione di tasti MAIUSC+TAB lo riporta alla cella
precedente.Anche la barra della formula, posta sopra la finestra di lavoro, può aiutare a
muoversi da una cella all’altra. Con questo metodo ci si può spostare tra le celle non in
base alla loro posizione ma ai nomi che le identificano. Se si scrive nella casella Nome (è
la casella all’estrema sinistra della barra delle formule e serve a identificare la cella,
l’elemento di un grafico o un oggetto disegno selezionato) la coordinata C%, per esempio,e
si preme il tasto INVIO, Excel sposta il puntatore all’interno della cella corrispondente,
così da permettere di digitare i dati al suo interno.
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Un esempio di foglio di calcolo
Di solito un foglio elettronico è costituito da informazioni numeriche che vengono
strutturate e poste in relazione attraverso una griglia testuale costituita da nomi o date.
Quando si costruisce un foglio di lavoro, quindi, si pensa per prima cosa a definire la griglia
degli elementi che si vogliono ordinare e mettere in relazione.
Se vogliamo costruire un foglio per raccogliere i dati sui pagamenti mensili degli iscritti in
una palestra, per esempio, possiamo comporre una griglia in cui ogni colonna rappresenta
un mese dell’anno e ogni riga contiene i nomi degli iscritti alla palestra.
Una volta definita la struttura del foglio composta da nomi e date, è possibile iniziare a
riempirla inserendo i dati relativi alla quote individuali versate mensilmente.
Come si vede dall’esempio precedente, ogni cella della griglia identifica la quota di
pagamento versata da ciascun iscritto nel mese indicato. È inoltre possibile inserire celle
che contengono formule, in modo da mettere in relazione i dati raccolti ed effettuare
calcoli su di essi. Le celle riga 9, infatti, anziché contenere nomi o numeri contengono
formule di somma che si applicano alle cifre contenute nelle righe precedenti.
Le formule, quindi, rappresentano delle celle attive che elaborano il contenuto di altre
celle del foglio. La cella B9, per esempio, contiene una formula che somma tutti i valori
contenuti nell’intervallo di celle B2:B8. Il risultato di tale operazione è 1530 e viene
visualizzato all’interno della cella.
NB : L’intervallo è costituito da un gruppo di celle che appartengono a più righe e/o
colonne. Un intervallo è identificato dalle lettere e dai numeri della prima e
dell’ultima cella che contiene, separate da due punti, come B2:B8.
Per rendere più facile la sua identificazione, è possibile anche attribuire un nome specifico
alla cella, chiamandola, per esempio, totale gennaio.
Dare un nome a una cella
Il nome iniziale della cella è costituito dalle sue coordinate all’interno della griglia di righe
e colonne, chiamati riferimento di cella.
In alcuni casi però può essere utile sostituire questi riferimenti con nomi che permettono
di individuare la cella in modo più intuitivo: per esempio si può attribuire alle celle che
contengono formule dei nomi cha aiutino a identificare la loro funzione all’interno del
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foglio – come Totale, media, Ricavi – in modo da rendere maggiormente riconoscibile e
poterle raggiungere facilmente.
Quando si vuole aggiornare la formula dei Ricavi non è necessario ricordarsi la posizione
della cella contenente la formula all’interno del foglio, ma è sufficiente digitare il suo
nome nella casella Nome della barra delle formule e premere INVIO: Excel posiziona il
puntatore direttamente nella casella desiderata.
NB : Il nome non è contenuto della cella ma rappresenta un’etichetta che si
attribuisce al contenitore per distinguerlo più facilmente rispetto agli altri elementi
del foglio.
Per attribuire un nome a una cella (o a un intervallo di celle) posizionatevi sulla cella
desiderata (oppure selezionate l’intervallo), e fate clic sulla casella Nome, in modo che
Excel evidenzi l’indirizzo della cella. Digitate il nome che volete assegnare alla cella e
premete INVIO: il nome che avrete scelto apparirà nella nella casella Nome.
Per evitare insistenti finestre di errore quando attribuite i nomi alle celle, ricordatevi che i
nomi devono essere iniziare con una lettera, devono costituire una parola unica e non
possono contenere più 255 caratteri. “Ricavi99” è un nome di cella valido, mentre “Ricavi
per il 1999” non è un nome valido perché contiene spazi tra parole.
NB : Se dopo aver denominato una cella, o un intervallo di celle, decidete che il
nome non è più necessario, potete eliminarlo procedendo in questo modo:
selezionate Inserisci/Nome/Definisci, in modo che appaia la finestra di dialogo
Definisci nome. Selezionate il nome della cella che volete eliminare e fate clic su
Elimina, quindi OK. L’eliminazione del nome di una cella non comporta l’eliminazione
del contenuto delle celle del foglio di lavoro.
L’utilizzo di nomi per celle può essere esteso a molte celle della tabella: in questo modo è
più facile identificare i diversi elementi inseriti. Quando però il numero dei nomi inseriti
aumenta, può riuscire difficile ricordarli tutti.In questi casi è possibile scorrere la lista
completa, in ordine alfabetico, di tutti i nomi delle celle, selezionando il menu a discesa
che si apre facendo clic sulla piccola freccia a destra della casella Nome.
Una volta individuato il nome della cella che interessa all’interno del menu, selezionatelo
e il pulsante si sposterà nella posizione da esso definita.
Gestire gli elementi del foglio
Spesso può rendersi necessario eliminare alcune parti del foglio, creare nuova celle o
spostarle. È inoltre importante saper adattare le celle alle proprie esigenze, cambiando
loro dimensioni e formattandole in modo appropriato.
Il foglio di lavoro, infatti, risulta di più semplice lettura se gli elementi al suo interno
seguono un’impaginazione ordinata, non ci sono “buchi” fra una parte e l’altra e gli
elementi si articolano anche visivamente, in modo razionale e gradevole.Il primo passo per
eseguire operazioni su righe colonne e celle è imparare a selezionarle.
È possibile selezionare un’intera riga facendo clic sull’intestazione di riga posta sulla
cornice sinistra della finestra di lavoro. È anche possibile selezionare più righe
contemporaneamente trascinando il puntatore del mouse sulle unità desiderate. Durante il
trascinamento il puntatore visualizza il numero di unità che sono progressivamente
selezionate e aiuta così il conteggio.Allo stesso modo si può selezionare una colonna
facendo clic sull’intestazione di colonna corrispondente, posta sul lato superiore della
finestra.
Per selezionare una cella basta fare clic su di essa, mentre per selezionare una serie di
cella in sequenza, cioè un intervallo di celle, bisogna fare clic sulla prima e poi trascinare
la selezione fino all’ultima.
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Intestazione di colonna
Intestazione di riga
Eliminare un elemento
Una volta selezionato l’elemento del foglio, sia esso una cella oppure un’intera riga o
colonna, è possibile eliminarlo, cancellando il contenuto al suo interno o spostarlo in
un’altra posizione.
Per eliminare una cella da un foglio di lavoro, dopo averla selezionata, fate clic sul menu
e scegliete la voce Elimina.
Excel apre una finestra di dialogo che permette di specificare l’elemento che si vuole
rimuovere e la posizione che devono assumere le altre celle del foglio.La finestra Elimina,
infatti, contiene quattro pulsanti di selezione esclusiva: i pulsanti Sposta le celle a sinistra
e Sposta le celle in alto permettono di definire la posizione delle altre celle in relazione al
vuoto lasciato dalla cella eliminata.
Se si sceglie la prima opzione, per esempio, tutte le celle successive a quella eliminata
vengono spostate di una posizione a sinistra: in tal modo la cella adiacente a quella
eliminata si sostituisce a essa e non viene lasciato alcun spazio vuoto.
Le successive due opzioni della finestra Elimina, invece, permettono di estendere il
comando all’intera riga o colonna nella quale è posizionata la cella.Excel, inoltre,
provvede a riorganizzare l’ordine delle righe per riempire il vuoto lasciato dall’unità
mancante. Se si cancella la riga 2, per esempio, la riga 3, diventa la riga 2 e così via.
Se, per esempio, una cella contiene la somma dei valori contenuti tra la cella A15 e la
cella A19, eliminando la cella A12 tutti i valori successivi cambiano posizione spostandosi
in alto di una cella.
L’intervallo per la somma diviene quindi A14:A18, in modo che le operazioni tra i dati
restino invariate.
Nel caso ci siano celle che fanno riferimento, con formule o collegamenti, alla cella
eliminata il foglio provvede a segnalare l’errore mostrando in una finestra di dialogo la
presenza di una formula che fa riferimento a una cella inesistente.
NB : Anche in Excel, come in tutti gli applicativi Windows, per compiere operazioni su
di un elemento è possibile utilizzare il menu di scelta rapida, attivabile con il pulsante
destro del mouse. Se si seleziona un elementi e si preme questo pulsante appare un
menu dove sono presenti tutte le opzioni per manipolare l’oggetto, spostarlo,
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copiarlo, eliminarlo o compiere altre operazioni attinenti in modo specifico alla
proprietà dell’oggetto selezionato.
Eliminare e modificare il contenuto in una
cella
Può capitare di dover cancellare quello che avete digitato in una cella, oppure sostituirlo
con nuovi dati. Selezionate la cella (facendo clic con il mouse oppure utilizzando i tasti
freccia) e quindi fate doppio clic su di essa (in alternativa potete anche premere il tasto F2
o fare clic nella barra della formula). Premete BACKSPACE per eliminare i caratteri a
sinistra del punto di inserimento oppure CANC per rimuovere quelli a destra del punto
d’inserimento, quindi digitate i nuovi dati. Come nella procedura d’inserimento dati, per
fare apparire i nuovi dati nella cella selezionata premete INVIO, fate clic sul pulsante
INVIO oppure selezionate una cella diversa.
Spostare un elemento
Il metodo più semplice per spostare una cella o un intervallo di celle in un’altra posizione
consiste nel trascinare l’elemento nella posizione desiderata.
Per spostare una cella selezionate il margine della cella in modo che il cursore assuma
forma di freccia: a questo punto, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse,
trascinate la selezione nella posizione desiderata.
Una volta collocata la cella nella nuova posizione rilasciate il pulsante del mouse: la cella,
con tutto il suo contenuto, verrà trasferita e nella sua vecchia posizione sarà inserita una
cella vuota.Trascinare una cella con il mouse risulta pratico quando si tratta di compiere
operazioni semplici all’interno del foglio. Nel caso però si debbano spostare celle in
diverse cartelle di lavoro o anche solo in posizioni distanti da quella di origine, è più
comodo utilizzare i pulsanti Taglia e Incolla posti sulla barra degli strumenti di Excel. In
questo modo è possibile spostare il contenuto in intere righe o colonne in un’altra
posizione o cartella di lavoro che abbia le stesse caratteristiche.
Aggiungere e copiare elementi del foglio
Se si rende necessario ampliare la struttura del foglio, introducendo nuovi elementi tra le
righe o le colonne presenti, potete aggiungere con facilità nuove celle, righe o colonne.
Per inserire una cella o un intervallo di celle posizionatevi sulla cella dove volete che siano
inserite le nuove unità e selezionate un numero di righe corrispondente a quello delle
nuove unità che volete inserire: se, per esempio, volete introdurre tre nuove celle,
selezionate tre righe.Dopo aver selezionato l’intervallo di celle, aprite il menu Inserisci e
fare clic sulla voce Celle. Excel apre una finestra di dialogo che permette di decidere se
spostare le altre celle del foglio a destra o in basso rispetto al punto inserimento.
Una volta scelta una delle opzioni della finestra di dialogo, il programma completa
l’operazione aggiungendo le celle nel punto indicato.
Per inserire una nuova colonna fare due colonne esistenti la procedura è analoga.
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Posizionatevi su una cella qualsiasi della colonna dove volete introdurre la nuova unità,
aprite il menu Inserisci e scegliete la voce Colonna: Excel provvede a inserire una colonna
vuota nella posizione selezionata. Se, per esempio, ci si trova sulla colonna D, essa viene
spostata a destra di una posizione e al suo posto è inserita una nuova colonna vuota.
Per inserire nuove righe, scegliete la voce Righe dal menu Inserisci: la nuova riga farà
spostare le altre righe di una posizione.
NB : Si può aprire la finestra di dialogo Inserisci cella anche con la tastiera, premendo la
combinazione di tasti CTRL+.
Ricopiare dati in altre celle
Nel riempire una tabella Excel spesso ci si trova a immettere lunghe e ripetitive serie di
dati.
In questi casi è possibile copiare il contenuto di una cella o di una intervallo di celle in
modo da riempire automaticamente altre cella vuote.
Per effettuare questa operazione selezionate le celle contenenti i dati da ricopiare e
posizionatevi sul quadratino di riempimento, che è situato all’angolo delle selezione.
Quadratino di riempimento
A questo punto trascinate il quadratino verso destra o sinistra.
Lungo l’area della tabella che si desidera riempire con gli stessi dati. Durante il
trascinamento il puntatore visualizza i dati che stanno per essere copiati nelle alter celle.
Se per caso alcune selle selezionate contengono già dati al loro interno, i dati di partenza
sono cancellati da nuovi dati di entrata. Quando si copia, quindi bisogna fare attenzione
alla posizione che i nuovi valori assumono all’interno della tabella, per evitare che siano
cancellate parti utili del foglio.
Un altro metodo per riempire automaticamente parte del foglio con gli stessi dati consiste
nel selezionare le celle che si vogliono riempire, digitare i dati da inserire e premente
CTRL+INVIO.In questo modo tutte le celle selezionate sono riempite con i dati inseriti. Con
questo metodo si possono riempire celle adiacenti o non adiacenti: per selezionare celle
non adiacenti bisogna fare clic sulle celle, o sull’intervallo di celle, tenendo premuto il
tasto CTRL.
Utilizzando il cursore di selezione è possibile cancellare i dati dalle celle. A partire dal
quadratino di riempimento, infatti, si può trascinare il quadratino verso sinistra,
selezionando parte della tabella riempita. Durante il trascinamento i dati contenuti nella
cella di partenza sono copiati in tutte le celle selezionate e si vanno così a sostituire ai
valori precedenti.
Per cancellare i e lasciare le celle vuote, invece, dopo aver effettuato la selezione dovete
premete il tasto CANC: in questo modo si svuota l’intervallo di celle selezionato.
Inserire serie di dati
Se una selezione contiene un numero, una data o un intervallo temporale, Excel permette
di riempire le celle successive continuando la sequenza progressiva.
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Se, per esempio, una cella contiene il valore 1, è possibile continuare a riempire le
successive celle della riga seguendo la sequenza numerica crescente. Se invece si inserisce
in una cella il valore Lunedì, la sequenza riempita da Excel è quella dei giorni della
settimana, ma si può provare anche con i mesi e così via.P
Per riempire una serie di celle in
base a una sequenza selezionate una cella e immettete il primo valore delle serie, per
esempio un giorno o un mese o una data. Nell’angolo inferiore destro della cella in cui
avete digitato i dati vedrete apparire un quadratino nero di riempimento. Posizionate il
cursore del mouse direttamente sul quadratino in modo che il cursore si trasformi in una
croce nera.tenendo premuto il pulsante sinistro, trascinate il mouse sulle celle che volete
riempire con la serie. Mentre spostate il mouse, Excel, visualizza il mese o il giorno in ogni
cella evidenziata, come mostrato nella figura.
NB : Se volete creare una serie crescente dovete trascinare la selezione verso destra
o verso il basso, mentre se volete un ordine decrescente a partire dalla cella iniziale
la selezione va trascinata verso sinistra o verso l’altro.
Oltre a sequenze numeriche, è possibile produrre delle serie complesse e utilizzare giorni,
mesi e altri intervalli temporali insieme. In questi casi bisogna però specificare il tipo di
sequenza che si vuole inserire. Se il vostro primo dato è “maggio ’96”, per esempio,
dovete specificare se volete continuare la serie in base al mese, introducendo quindi
giugno, luglio ‘96 e così via, o se volete invece procedere in base all’anno, continuando
con maggio ’97, maggio ’98 ecc.Per specificare il tipo di serie inserite il primo dato della
sequenza, quindi quindi effettuate il trascinamento sulle altre celle tenendo premuto il
tasto destro del mouse. Alla fine della selezione compare un menu di scelta rapida, dove
sono elencate tutte le opzioni in base alle quali si può continuare la serie.
La voce Serie, in particolare, apre una finestra di dialogo che permette di scegliere il tipo
di serie numeriche che si voglio utilizzare – per esempio lineari o progressive – il valore di
incremento con il quale si vuole proseguire la serie e, nel caso di intervalli temporali, le
unità di data – come giorno, mese, anno – in base alle quali continuare la serie.
Una volta selezionata le opzioni da utilizzare è sufficiente premere il pulsante OK perché
Excel inserisca la serie desiderata nell’intervallo di celle.
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Dare un aspetto più vivace ai fogli di lavoro
Excel offre una gamma vastissima di opzioni di formattazione: potete modificare i
caratteri, i bordi, lo stile dei numeri e l’allineamento per rendere più gradevole l’aspetto
dei fogli di lavoro.
La procedura per modificare i caratteri nelle celle non è molto diversa da quella di Word:
evidenziate i caratteri che volete formattare, quindi selezionate un carattere dall’elenco a
discesa Tipo carattere sulla barra degli strumenti Formattazione e una dimensione per il
carattere. Per applicare uno stile particolare sul pulsante Grassetto, Corsivo o
Sottolineato.Se invece volete evidenziare una cella, o un gruppo di celle, particolare,
potete utilizzare i bordi, che possono apparire come righe scure o doppie attorno all’intera
cella o solo in cima o in fondo alla cella. Per applicar i bordi attorno a una cella
selezionate e aprite il menu Formato/Celle, quindi selezionate la scheda Bordo della
finestra di dialogo Formato celle. Digitate il tipo di bordo che preferite nella sezione
Personalizzato.
(per esempio un bordo sul lato inferiore della cella), fate clic nella sezione Stile per
selezionare uno stile per il bordo (come doppia linea) e quindi su OK.
Per creare i bordi più rapidamente potete selezionare la cella, fare clic sul pulsante Bordi
nella barra degli strumenti Formattazione e quindi scegliere uno stile di bordo dal menu
che apparirà.
Quando digitate un numero di una cella, Excel lo visualizza come un numero puro e
semplice. Tuttavia, ci sono casi in cui è necessario indicare al programma il tipo di valori
che deve elaborare, per esempio valute o date. In questo modi si può anche semplificare
notevolmente l’immissione dei dati.Se una colonna deve contenere soltanto cifre in valuta,
per esempio, potete formattarla in modo che quando digitate 30000, il programma
visualizzi £ 30.000.
La formattazione non altera il valore di una cella, ma soltanto il suo aspetto. Per
formattare un intervallo di celle, selezionatelo, aprite il menu formato e fate clic su Celle
(per fare più in fretta potete selezionare le celle e premere CTRL + 1), quindi effettuate
le vostre scelte nella scheda Numero della finestra di dialogo Formato celle.A seconda
delle opzioni che selezionate, per esempio Valuta, sono disponibili altre opzioni, per
esempio il simbolo della moneta, che permettono di definire il modo esatto in cui devono
essere visualizzati i numeri nel formato selezionato. Alcuni pulsanti di formattazione per i
numeri sono disponibili direttamente sulla barra degli strumenti Formattazione, quindi
potete accorciare la strada facendo clic sulla cella che volete formattare e poi sul pulsante
prescelto.
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Dimensione
carattere
Centra
Sottolineato
Tipo di
carattere
Grassetto
Euro
Stile
Diminuisci
decimali
Valuta
Colore
carattere
separatore
Unisci e
centra
Allinea a
sinistra
Riduci
rientro
Aumenta
decimali
Bordi
Colore
riempimento
Corsivo
Allinea a
destra
Percentuale
Aumenta
rientro
Il pulsante Valuta visualizza i numeri con un segno di valuta. Con il pulsante Euro si può
inserire il simbolo della moneta europea. Stile percentuale serve per visualizzare i numeri
con un segno di percentuale Stile separatore permette di visualizzare i numeri grandi con
una virgola. Con i pulsanti Aumenta decimali e Riduci decimali si può aumentare o
ridurre il numero delle cifre decimali visibili. Unisci e centra permette di combinare due o
più celle adiacenti selezionate e per creare una singola: la cella risultante contiene solo i
dati in alto a sinistra selle seleziona, che vengono centrati all’interno della cella.Con i
pulsanti Riduci rientro e Aumenta rientro è possibile aumentare o ridurre il rientro il
rientro dei numeri o del testo all’interno di una cella. Colore carattere permette di dare
al testo contenuto nella cella selezionata una colore particolare, mentre Colore
riempimento consente di applicare uno sfondo colorato alla cella.
Ridimensionare la grandezza di righe e
colonne
Excel stabilisce una dimensione standard per le celle dei foglio di calcolo. Quando si
inseriscono i dati, essi sono visualizzati per intero solo quando le celle adiacenti a quella in
cui si scrive sono vuote.
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Se scoprite che alcuni dati appaiono interrotti o irregolari significa che le colonne sono
troppo strette o le righe troppo basse: per migliorare l’impaginazione del foglio e rendere
leggibili tutti i dati anche a un primo colpo d’occhio è necessario ridimensionarle.È
È
possibile modificare manualmente la grandezza di righe e colonne posizionandosi con il
cursore sulla barra dell’intestazione all’altezza della riga o della colonna della riga o della
colonna che si vuole ridimensionare. Facendo clic sul punto di confine tra una colonna e
l’altra, per esempio, il cursore assume la forma di una doppia freccia: a questo punto,
tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinandolo nella direzione desiderata,
è possibile allargare o restringere l’ampiezza delle colonna selezionata.
NB : Se fate doppio clic sul bordo tra le intestazioni di colonna, Excel adatta
automaticamente le dimensioni di una colonna al testo inserito nelle sue celle, in
modo che tutte le parole i numeri siano leggibili per intero.
Per regolare l’altezza delle righe fate lo stesso: posizionate il cursore del mouse direttamente su uno
dei bordi orizzontali che volete modificare, in modo che si trasformi in una doppia freccia, e, tenendo
premuto il pulsante sinistro, trascinate il mouse verso il basso e trascinatelo quando la riga avrà
raggiunto l’altezza desiderata.
NB : Se volete impostare le dimensioni standard per tutte le celle del foglio di lavoro,
selezionate tutte le celle con il pulsante Seleziona tutto (si trova nell’angolo superiore
della finestra di lavoro, all’incrocio fra l’intestazione di riga e colonna) e aprite il
menu Formato.
Pulsante
Seleziona tutto
Per modificare il formato delle righe selezionate la voce Riga e fate clic sull’opzione
Altezza. Excel apre una finestra di dialogo nella quale è possibile digitare il valore
dell’altezza che si vuole attribuire a tutte le righe del foglio. Analogamente,selezionando
dal menu Formato l’opzione Colonna/Larghezza è possibile impostare una larghezza
standard per tutte le colonne del foglio. Nel menu formato/Riga e Formato/Colonna si
trova anche l’opzione Adatta, che permette di modificare l’altezza della riga, o l’altezza
della colonna, impostando la misura minima necessaria per visualizzare il contenuto delle
celle selezionate. Se in seguito si modifica il contenuto della cella, però, è necessario
adattare nuovamente la selezione.
NB : Se nel foglio di lavoro sono state inserite informazioni riservate, è possibile
utilizzare alcune precauzioni per far si che rimangano al riparo da occhi indiscreti.
Utilizzando l’opzione Nascondi dal menu Formato, per esempio, le righe o le colonne
selezionate vengono nascoste pur restando presenti e attive all’interno del foglio
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(per esempio continuano a essere considerate nelle operazioni si somma) non sono
più visibili.Per tornare a visualizzare righe o colonne nascoste dovete selezionare le
celle delle righe poste al di sopra e al di sotto di quelle nascoste, oppure le celle
delle colonne che si trovano a destra e a sinistra di quelle nascoste, scegliere Riga o
Colonna dal menu Formato, e quindi Scopri.
Se a essere nascosta è la prima riga o colonna del foglio di lavoro, potete scegliere
Vai a dal menu Modifica, digitate A1 nella casella Riferimento e scegliere OK, quindi
selezionare Riga o Colonna del menu Formato e fare clic su Scopri.
La formattazione automatica
La via più rapida per creare una bella formattazione senza sforzi eccessivi consiste
nell’utilizzare la funzione di formattazione automatica, che permette di applicare una
combinazione predefinita di formati a un intervallo di celle. Per utilizzare questa funzione
selezionate le celle da formattare, aprite il menu formato e fate clic su Formattazione
automatica. Excel apre la finestra di dialogo che permette di scegliere il formata da
utilizzare.Se volete scegliere i tipi di formattazione automatica applicabili da Excel, fate
clic sul pulsante Opzioni della finestra di dialogo e deselezionate le opzioni della sezione
Formati da applicare che non volete siano stilizzate da Formattazione automatica. Se non
volete che Excel modifichi i numeri, per esempio, eliminate il segno si spunta dalla casella
di controllo Numero facendo clic su di essa.
La formattazione condizionale
Un’altra funzione che può aiutare a formattare il proprio foglio di lavoro è la
formattazione condizionale. Attraverso questo strumento, se il contenuto di una cella
corrisponde a determinati criteri (per esempio è maggiore di 1.000), Excel lo visualizza con
una formattazione predefinita. La formattazione condizionale può essere utile per
identificare al primo colpo d’occhio i valori di determinati numeri, per esempio, per
mettere in risalto tutti i valori in Euro rispetto a quelli in Lire.
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Per utilizzare questa funzione selezionate le celle che volete formattare in base a certe
condizioni, aprite il menu Formato e fate clic su Formattazione condizionale, Excel, apre
la finestra di dialogo formattazione condizionale.
Il primo elenco a discesa contiene le parole “il valore della cella è”. Fate clic sul secondo
elenco e selezionate un criterio da utilizzare (tra, diverso da, minore minore di), quindi
digitate negli altri elenchi il valore o i valori che volete utilizzare. Fate clic sul pulsante
Formato: si aprirà la finestra di dialogo Formato celle, in cui potete selezionare il tipo di
formattazione che preferite (carattere, dimensione del carattere, colore, bordo…).Quando
fate clic su OK comparirà di nuovo la finestra di dialogo Formattazione condizionale, con
un anteprima delle opzioni di formattazione che avere selezionato.
NB : Se avete difficoltà a individuare una cella che utilizza una formattazione
condizionale potete selezionare Modifica/vai a (oppure premere F5) e fare clic sul
pulsante Speciale della finestra di dialogo Vai a: apparirà la finestra Vai a formato
speciale, in cui potete selezionare l’opzione formati condizionali, in modo che Excel
evidenzi tutte le celle che utilizzano una formattazione condizionale.
Calcolare
Il foglio elettronico ha il suo punto di forza negli strumenti di calcolo, che permettono di
mettere in relazione i dati della tabella ed effettuare operazioni su di essi. Oltre alla
somma, alla sottrazione, alla moltiplicazione e alla divisione, Excel permette di fare
calcoli molto più complessi, una potenzialità che si rivela utile quando occorrono risultati
statistici, calcoli scientifici o formule finanziarie per elaborare i dati introdotti nei fogli di
lavoro.
Inserire le formule
Le formule sono istruzioni utilizzate per calcolare il valore di una cella. Si basano sulle
relazioni tra due o più celle, come la somma dei valori che contengono.
Nella tabella seguente sono illustrati i tipi di operatori utilizzabili con Excel e il loro
significato:
+
*
/
%
^
=
>
Somma
Sottrazione
Moltiplicazione
Divisione
Percentuale
Elevamento a potenza
Uguale a
Maggiore di
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<
>=
<=
<>
&
Minore di
Maggiore o uguale a
Minore o uguale a
Diverso da
Concatenazione di testo
Per inserire una formula fate clic sulla cella in cui devono essere inseriti i risultati della
formula, digitate il segno = e scrivete il riferimento di cella (come E5) oppure fate clic
sulla cella che contiene il numero da utilizzare nella formula; quindi digitate un operatore
come +, e, premete INVIO.
È possibile anche scrivere la formula nella barra della formula (ricordatevi di fare clic sul
pulsante Invio alla fine): questa procedura risulta particolarmente indicata quando si
devono inserire formule lunghe che non potrebbero essere visualizzate completamente
all’interno di una cella.Quando create una formula potete anche digitare direttamente i
numeri contenuti nelle celle (per esempio 45,3+34), ma la potenza di Excel deriva
dall’utilizzo dei riferimenti di cella, cioè gli indirizzi delle celle, come E5 o F2, o le
etichette che avrete attribuito voi alle celle, come Novembre o Vendite.
NB : Per fare accettare a Excel le etichette come parte di una formula dovete
selezionare Strumenti/Opzioni, scegliere la scheda Calcolo della finestra di dialogo
Opzioni e quindi fare clic sulla casella di controllo Accetta etichette nelle formule.
Ricordatevi però che se cancellate l’etichetta di una riga o di una colonna utilizzata
in una formula, quest’ultima non funzionerà più.
I riferimenti di celle permettono di utilizzare il contenuto di una cella specifica come
parte di un calcolo e creare formule che introducono dati in altre formule.
In un foglio utilizzato per la contabilità, per esempio, la cella dei ricavi può fare
riferimento ai valori delle celle Guadagni e Spese in modo da essere aggiornata
automaticamente nel momento in cui uno o entrambi i valori delle celle cambiano.
Se il valore Guadagni è contenuto nella cella F7 e il valore Spese in quella H7, la formula
contenuta nella cella Ricavi risulta essere così composta: =F7-H7.
Lavorare con le parentesi
Nelle formule più semplici di solito si trovano dei riferimenti di cella e un operatore, come
E5*f2. È possibile creare formule più complesse, che prevedano lo svolgimento di più
operazioni. In questo caso diventa necessario introdurre nella formula delle parentesi che
rappresentano i dati e stabiliscono priorità tra le operazioni.Per esempio, se in
un’operazione come E2+E3+E4*E5 non ci sono parentesi, Excel effettua la moltiplicazione
tra E4 e E5 prima dell’addizione rispetto, rispettando le regole standard matematiche
sull’ordine di precedenza. Se volessimo sommare E2+E3+E4 e poi moltiplicare il risultate
per E5 dovremmo inserire della parentesi, in questo modo: (E2+E3+E4)*E5. Quando si
hanno riferimenti di cella multipli è quindi necessario organizzarli tra parentesi, per essere
sicuri che Excel svolga i calcoli nell’ordine voluto.
Copiare le formule
Quando nel foglio di lavoro si trovano delle righe o colonne di numeri che utilizzano lo
stesso tipo di formula, per esempio quattro colonne di numeri che visualizzano tutte un
totale nell’ultima cella, si può copiare una formula esistente. Se dovete sommare i primi
dieci numeri della colonne A,B,C e D, per esempio, potete scrivere la somma nella casella
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A11, = SOMMA(A1:A10), e poi copiarla nella cella B11, C11 e D11. Fate clic sulla cella A11,
premete CTRL+C o fate clic sul pulsante Copia sulla barra degli strumenti.Excel evidenzia
una linea tratteggiata attorno alla cella selezionata. A questo punto selezionate
l’intervallo di celle B11:D11 e premete CTRL+V oppure fate clic sul pulsante Incolla. Excel
copia la formula e visualizza il risultato della somma nei numeri di ogni colonna nelle
rispettive celle.
NB : Excel utilizza due tipi di riferimenti per le celle: relativi e assoluti. La differenza tra i
tipi di riferimento si evidenzia quando si copia una formula da una cella all’altra.
Copiando una formula contenente riferimenti relativi, i riferimenti della formula
incollata verranno modificati automaticamente per adeguarsi alla nuova posizione
della formula. Per esempio, se s’introduce una formula nella colonna A per calcolare
il totale dei numeri presenti nella colonna, e poi si copia questa formula nella
colonna B e C, i riferimenti delle celle saranno aggiornati per calcolare i valori delle
colonne appropriate.Se si desidera che i riferimenti non siano adeguati durante la
copia di una formula in una cella differente, è necessario utilizzare i riferimenti
assoluti. Il riferimento assoluto a una cella si ottiene facendo precedete la lettera
della colonna e il numero di riga dal segno del dollaro, in questo: =$B$4. Per inserire il
il segno del dollaro si può utilizzare anche il tasto F4.
Modificare le formule
Spesso capita di dover modificare le formule che sono già state inserite oppure di
riscontrare un errore e dover ricontrollare tutte le formule presenti nel foglio di lavoro.
Il primo passo consiste nella visualizzazione delle formule. Le celle che contengono
formule, infatti, visualizzano i risultati e non le formule vere e proprie e hanno quindi lo
stesso aspetto delle celle che contengono numeri puri e semplici. Per rintracciarle,
selezionate la voce Opzioni del menu Strumenti: apparirà la scheda Visualizza delle
finestra di dialogo Opzioni, in cui dovete fare clic sulla casella formule e quindi su OK.A
questo punto Excel visualizza tutte le formule presenti nel foglio di lavoro (se poi volete
nasconderle eseguite di nuovo la procedura e disattivate la cesella).
Per modificare una formula, per esempio digitando una parentesi o aggiungendo un altro
riferimento di cella, fate clic sulla cella che la contiene.
Excel mostra la formula sulla barra della formula: a questo punto fate clic sulla barra, in
modo che appaia un cursore, e modificate la formula (si possono usare i tasti BACKSPACE e
CANC per cancellare parte della formula e i tasti Freccia a destra e Freccia a sinistra per
spostare il cursore), quindi premete INVIO. Excel calcolerà un nuovo risultato all’interno
della cella, basandosi sulla formula modificata. Per procedere più velocemente potete
anche fare doppio clic sulla cella della formula e lavorare direttamente al suo interno.
Se invece volete eliminare la formula, fate clic sulla cella che la contiene e premete CANC
o BACKSPACE: la formula sarà rimossa.
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Compiere operazioni su stringhe di testo
Tra i valori su cui è possibile compiere operazioni ci sono anche le stringhe di testo.
Per fare un esempio, nel foglio di calcolo sugli iscritti alla palestra, si può sommare la lista
di Nomi contenuti nella colonna A con quella delle delle relative categorie, contenuta
nella colonna I. per sommare due stringhe testuali si utilizza l’operatore ci
concatenazione contrassegnato dal segno &. Al procedura consiste nello scrivere la
formula in una cella e poi copiarla nelle altre celle della colonna per continuare la
serie.Se, per esempio, nella cella A3 è contenuto il nome De Gregorio Serena e nella cella
I3 è inserita la sua corrispondente categoria (Principiante), è possibile sommare i due
valori nella cella J3, inserendo nella cella la formula: =A3&I3. Premendo il invio si
visualizza nella cella J3 il risultato della formula, che è in questo caso De Gregorio Serena
Principiante.
Fra il nome e la categoria non è presente alcuno spazio di separazione; per aggiungere uno
spazio è necessario modificare leggermente la formula e inserire delle virgolette di
separazione fra un elemento e l’altro, scrivendo la formula in questo modo: =A3&” “&I3.
Una volta creata la formula per J3, è possibile copiarla in J4, J5, J6 e così via, continuando
lungo la colonna la lista di nomi e categorie.
Se selezionate la cella J3 e si trascina il quadratino di riempimento verso il basso, infatti,
il programma copia la formula prendendo come valori quelli contenuti nelle celle
successive ad A3 e I3.
Nella cella J4, quindi, viene inserita la formula
=A4&” “&I4, nella cella J5 la formula
=A5&” “&I5 e così via continuando la serie. In questo modo, al colonna J viene riempita
con i valori contenuti nelle colonne A e I.
Somma automatica
Excel possiede delle funzionalità implicite che consentono di velocizzare la stesura delle
formula. Poiché la somma è utilizzata frequentemente, sulla barra degli strumenti c’è il
pulsante Somma automatica, che risulta molto comodo quando si devono sommare i valori
contenuti in righe o in colonne del foglio di lavoro.
Se si attiva la cella di fine riga e si fa clic su Somma automatica, i valori delle celle di
quella riga, a sinistra delle cella attiva, saranno selezionati. Facendo clic sulla cella di fine
colonna e su Somma automatica, invece, verranno selezionati i valori delle celle
sovrastanti.Se, per esempio, si seleziona la cella A7 e si preme il pulsante Somma
automatica, Excel inserisce nella cella la funzione =SOMMA(A1:A7), prendendo come
addendi i valori contenuti nella colonna A.
Somma automatica
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In presenza di valori si sopra (colonna) sia a sinistra della cella attiva (riga), saranno
selezionati i valori di colonna.
È possibile comunque modificare i valori introdotti dal programma, digitando un diverso
intervallo di celle nella barra delle formule.
NB : La somma è l’operazione più utilizzata tra le funzioni di Excel: per questo,
quando si seleziona una intervallo di celle, sulla barra di stato si attiva la funzione
Calcolo automatico, che visualizza il risultato della somma dei valori selezionati.
In questo modo è possibile verificare la somma dei valori nel foglio senza dover
introdurre una formula, ma semplicemente spostandosi e selezionando le celle che
interessano. Si tratta di un risultato temporaneo che naturalmente non è convalidato
nel foglio di lavoro.
È possibile anche modificare la funzione Calcolo automatico, trasformandola per esempio
da Somma a Media. Se vi posizionate sulla cornice Somma nella barra di stato e fate clic
con il pulsante destro del mouse Excel apre un menu dove sono contenute tutte le
operazioni che è possibile compiere attraverso la semplice selezione delle celle.
Scegliendo Media e selezionando un intervallo di celle, per esempio visualizzare sulla barra
di stato la media dei valori selezionati.
Le funzioni
Se oltre alle quattro operazioni fondamentali è necessario svolgere calcoli più complessi, è
consigliabile utilizzare le funzioni: si tratta di scorciatoie di formule matematiche che
Excel ha già predisposto per voi. Mentre le formule richiedono di selezionare dei
riferimenti di cella e inserire un operatore, in modo da dire a Excel se sommare, sottrarre,
moltiplicare o dividere, una funzione ha bisogno soltanto dei riferimenti di cella.
NB : Le Funzioni sono operazioni matematiche residenti nel programma, formule
predefinite che si possono applicare a un insieme di valori
Le funzioni devono essere introdotte con la stessa sintassi che abbiamo visto per le
formule, cioè iniziando con il segno =, digitando il nome della funzione specificando
l’intervallo delle celle su cui applicare la formula (i parametri), racchiuso tra parentesi.
Excel contiene centinaia di funzioni. Ecco un breve elenco di quelle più comuni:
•ARROTONDA: arrotonda un numero decimale a un numero di cifre decimali specificato.
•CONTA: fornisce il numero delle celle che contengono numeri invece che testi.
•MAX: trova il numero maggiore contenuto in un insieme di celle
•MIN: trova il numero minore contenuto in un intervallo di celle.•RADQ: calcola la radice
quadrata di un numero.
•SOMMA: somma i valori contenuti in un insieme di celle
Per essere sicuri si seguire la sintassi corretta, si può ricorrere allo strumento Incolla
funzione, che assiste nella scelta di una funzione e nella compilazione.
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Per utilizzare questo strumento procedete così: selezionate la cella in cui volete inserire la
funzione e fate clic sul pulsante Incolla funzione (quello simboleggiato da fx) oppure
selezionate Inserisci/Funzione in modo da aprire la finestra di dialogo Incolla funzione.
Nella finestra si trovano tutte le funzioni disponibili, ordinate per categoria e
accompagnate da una breve descrizione del loro funzionamento. Selezionate la categoria
che vi interessa e quindi la funzione che volete utilizzare dall’elenco Nome funzione, poi
fate clic su OK. Excel visualizza una seconda finestra di dialogo, al finestra della formula,
in cui devono essere inseriti i riferimenti di cella specifici da utilizzare.
Questa finestra ha un aspetto diverso a seconda della funzione che è stata selezionata.
Fate clic sulle celle che contengono i numeri da utilizzare oppure digitate i riferimenti di
cella . Se per vedere il foglio di lavoro fosse necessario spostare la finestra di dialogo,
potete farlo posizionando il cursore del mouse sulla barra del titolo della finestra e
trascinando il mouse con il pulsante sinistro premuto.
Dopo aver inserito tutti i riferimenti fate clic su OK. Excel calcolerà il valore che
corrisponde alla funzione scelta e ai numeri che avere indicato. Oltre che per i calcoli
elaborati, le funzioni risultano particolarmente utili, quando si lavora con le formule che
contengono riferimenti a intervalli di celle,per esempio una somma i cui addendi sono
tutte le celle tra D2 e E5, oppure sommare le celle “sparse” per il foglio.Nel primo caso si
ha un intervallo contiguo, che si specifica utilizzando i due punti (D2:E5), nel secondo un
intervallo contiguo, che va indicato separando i singoli indirizzi di cella con un punto e
virgola (D2;E4;F7).
Se dovete svolgere un’operazione che riguarda un intervallo di celle procedete così: fate
clic nella cella in cui volete che appaia il risultato, scrivete la formula predefinita che
volete applicare all’intervallo, come SOMMA o MEDIA, e digitate una parentesi aperta,
quindi fate clic sulla prima cella dell’intervallo.Se l’intervallo è contiguo, tenete premuto
il pulsante sinistro del mouse e trascinate il mouse per selezionare tutte le celle che ne
fanno
parte.
Se
invece
si
tratta
di
un
intervallo
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non contiguo dopo aver inserito il primo riferimento di celle digitate ; e fate clic sulle celle
che contengono i numeri successivi da utilizzare. Una volta costruita la formula, digitate
una parentesi chiusa e premete INVIO.
La finestra della formula
La finestra della formula può essere d’aiuto nella composizione o modifica di una formula
contenente funzioni, perché consente di accedere in modo rapido sia alle formule più
comuni sia a quelle usate recentemente e fornisce il gruppo di appartenenza, il nome della
funzione, i parametri necessari e la sintassi per l’esecuzione della funzione stessa. Insieme
alla finestra della formula si può attivare anche l’Assistente di Office, facendo clic sul
pulsante con il ?.Per utilizzare questa finestra selezionate la cella in cui volete introdurre
la formula e fate clic sul pulsante Modifica formula: Excel visualizza la finestra della
formula. Nella parte sinistra della finestra si trova un menu a discesa che contiene tutte le
formule utilizzate di recente; potete scegliere una delle funzioni dal menu oppure
selezionare la voce Altre funzioni,per accedere all’elenco completo. Una volta selezionata
la funzione bisogna stabilire gli argomenti, ovvero i valori, sui quali interviene la formula.
Modifica formula
Digitate l’intervallo di celle desiderato nel campo Num1 oppure utilizzate il pulsante di
compressione ed espansione della finestra posto a lato del campo per restringere la
finestra in modo da selezionare l’intervallo direttamente sul foglio di lavoro.
Dopo aver compilato i campi e inserito gli argomenti nella finestra premete il pulsante OK
e la formula sarà immessa nella cella selezionata.
Per modificare una formula già inserita selezionate la cella in cui si trova e premete il
pulsante Modifica formula per visualizzare la finestra della formula. La prima funzione
contenuta nella formula e ciascuno dei relativi argomenti saranno visualizzati nella
finestra. Potete modificare la prima funzione oppure un’altra funzione contenuta nella
stessa formula facendo clic in un punto qualsiasi della funzione sulla barra della formula.
La finestra fornirà una descrizione delle operazioni in corso.
Lo strumento Individua intervallo
Excel offre uno strumento specifico, individua Intervallo, che permette di identificare
l’insieme delle celle utilizzato in una formula, in modo da visualizzarlo e modificarlo più
facilmente.
Se si fa doppio clic sulla cella che contiene una formula, infatti, Excel evidenzia con un
brodo colorato l’intervallo di celle a cui la formula fa riferimento.
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Per spostare un riferimento a una cella, quindi, è possibile trascinare la cornice della cella
in un’altra posizione; per ridimensionare un intervallo di celle al quale fa riferimento la
formula, invece, basta posizionarsi sul quadratino di riempimento situato nell’angolo basso
di destra delle cornice colorata, trascinarlo tenendo premuto il pulsante sinistro del
mouse, quindi rilasciarlo e premere Invio.
Quando nella formula c’è un errore
Excel dispone di una serie di messaggi di avvertimento che vengono visualizzati nelle celle
quando la formula inserita risulta errata o contiene riferimenti sbagliati.
Di seguito sono elencati i più comuni messaggi di errore che possono comparire nel
comporre le formule e il loro significato.
•####: la colonna non è abbastanza larga per visualizzare tutti i valori della cella.
In questo caso non si tratta di un errore, ma soltanto di una problema di visualizzazione, è
sufficiente allargare la colonna o rimpicciolire i caratteri contenuti nella cella per risolvere
il problema.
•#VALORE!: la formula contiene un operatore non valido: per esempio si sta cercando di
sommare numeri a dati testuali.
•#NUM!: la formula sta usando un numero non valido per quel tipo di operazione.
•#NOME!: la formula fa riferimento a un nome di cella sconosciuto.
•#RIF!: la formula contiene un riferimento a una cella non valido. Questo messaggio si può
avere, per esempio, quando la cella alla quale fa riferimento la formula è stata cancellata.
•#DIV/0!:il divisore di una formula è uguale a zero.
•#N/D:questo messaggio viene visualizzato quando il valore che occorre a una funzione o a
una formula non è disponibile. Se certe celle del foglio di lavoro non destinate a contenere
dati non ancora disponibili, potete immettere direttamente il valore #N/D in queste celle
in queste celle. In questo modo le formule che fanno riferimento a esse non calcoleranno
alcun valore e restituiranno semplicemente il valore #N/D.
•#NULLO: si è specificata un’intersezione di due aree che non si intersecano. Al causa può
essere l’utilizzo di un operatore di intervallo non corretto o di un riferimento di celle
errato.
RIFERIMENTI CIRCOLARI: può accadere di scrivere una formula in una cella includendo
l’indirizzo della cella stessa tra le celle di riferimento: questo tipo di errore è chiamato
errore circolare. Se nella cella C7 si inserisce la formula =SOMMA(C4:C7), per esempio, uno
dei valori da sommare è il risultato stesso e quindi l’operazione diviene una funzione
circolare.Quando si crea un riferimento circolare Excel evidenzia la cella della formula
sbagliata con un punto colorato e apre la barra degli strumenti Riferimento circolare, che
permette d’individuare i collegamenti sbagliati. Nel campo Riferimenti circolari è
visualizzata la cella che contiene questo tipo di errore; con il pulsante Individua
Dipendente è possibile visualizzare le celle che fanno riferimento alla cella selezionata,
mentre il pulsante
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individua precedenti permette di visualizzare le celle a cui fa riferimento le cella
sbagliata. In questo modo è possibile monitorare il foglio alla ricerca di tutti i riferimenti
circolari di celle sbagliate e verificare i punti di errore.
MIN
Restituisce il numero più piccolo di un insieme di valori.
Sintassi
MIN(num1;num2;...)
Num1; num2;... sono da 1 a 30 numeri di cui si desidera trovare il valore minimo.
•Gli argomenti devono essere numeri, celle vuote, valori logici o rappresentazioni di
numeri in formato testo. Gli argomenti rappresentati da valori di errore o da testo non
convertibile in numeri generano degli errori.
•Se un argomento è costituito da una matrice o da un riferimento, verranno utilizzati solo i
numeri presenti nella matrice o nel riferimento, mentre le celle vuote, i valori logici o il
testo verranno ignorati. Se non si desidera che i valori logici e il testo vengano ignorati,
utilizzare la funzione MIN.VALORI.
•Se gli argomenti non contengono numeri, MIN restituirà 0.
Esempi
Se A1:A5 contiene i numeri 10, 7, 9, 27 e 2:
MIN(A1:A5) è uguale a 2
MIN(A1:A5; 0) è uguale a 0
MAX
Restituisce il valore maggiore di un insieme di valori.
Sintassi
MAX(num1;num2;...)
Num1;num2;... sono da 1 a 30 numeri di cui si desidera trovare il valore massimo.
•Gli argomenti devono essere numeri, celle vuote, valori logici o rappresentazioni di
numeri in formato testo. Gli argomenti rappresentati da valori di errore o da testo non
convertibile in numeri generano degli errori.
•Se un argomento è costituito da una matrice o da un riferimento, verranno utilizzati
soltanto i numeri presenti nella matrice o nel riferimento, mentre le celle vuote, i valori
logici o il testo verranno ignorati. Se non si desidera che i valori logici e il testo vengano
ignorati, utilizzare la funzione MAX.VALORI al posto di questa funzione.
•Se gli argomenti non contengono numeri, MAX restituirà 0 (zero).
Esempi
Se A1:A5 contiene i numeri 10, 7, 9, 27 e 2:
MAX(A1:A5) è uguale a 27
MAX(A1:A5;30) è uguale a 30
SOMMA
Somma tutti i numeri presenti in un intervallo di celle.
Sintassi
SOMMA(num1;num2; ...)
Num1; num2;... sono da 1 a 30 argomenti di cui si desidera il valore totale o somma.
•I numeri, i valori logici e la rappresentazioni di numeri in formato testo digitati
direttamente nell'elenco degli argomenti vengono inclusi nel calcolo. Vedere i primi due
esempi che seguono
•Se un argomento è costituito da una matrice o da un riferimento, verranno utilizzati solo i
numeri presenti nella matrice o nel riferimento, mentre le celle vuote, i valori logici, il
testo o i valori di errore verranno ignorati. Vedere il terzo degli esempi che seguono.
•Gli argomenti rappresentati da valori di errore o da testo non convertibile in numeri
determinano degli errori.
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Esempi
SOMMA(3; 2) è uguale a 5
SOMMA("3"; 2; VERO) è uguale a 6 in quanto i valori in formato testo vengono convertiti in
numeri e il valore logico VERO viene considerato uguale a 1.
A differenza di quanto illustrato nell'esempio precedente, se A1 contiene "3" e B1 contiene
VERO:
SOMMA(A1; B1; 2) è uguale a 2 in quanto i riferimenti a valori non numerici presenti nei
riferimenti non vengono convertiti.
Se le celle dell'intervallo A2:E2 contengono i valori 5, 15, 30, 40 e 50:
SOMMA(A2:C2) è uguale a 50
SOMMA(B2:E2; 15) è uguale a 150
CONTA.NUMERI
Conta il numero di celle contenenti numeri e i numeri presenti nell'elenco degli argomenti.
Utilizzare la funzione CONTA.NUMERI per determinare il numero di voci in un campo
numerico di un intervallo o di una matrice di numeri.
Sintassi
CONTA.NUMERI(val1; val2; ...)
Val1; val2; ... sono da 1 a 30 argomenti che possono contenere o riferirsi a più dati di
diverso tipo, di cui vengono contati soltanto i numeri.
•Nel conteggio vengono inclusi argomenti rappresentati da numeri, date oppure
rappresentazioni di numeri in formato testo. Non verranno invece considerati gli argomenti
rappresentati da valori di errore o da testo che non può essere convertito in numeri.
•Se un argomento è una matrice o un riferimento, verranno contati soltanto i numeri di
tale matrice o riferimento. Le celle vuote, i valori logici, il testo o i valori di errore della
matrice o del riferimento verranno ignorati. Se è necessario contare valori logici, testo o
valori di errore, utilizzare la funzione CONTA.VALORI.
Esempi
Nel seguente esempio
CONTA.NUMERI(A1:A7) è uguale a 3
CONTA.NUMERI(A4:A7) è uguale a 2
CONTA.NUMERI(A1:A7; "2") è uguale a 4
MEDIA
Restituisce la media aritmetica degli argomenti.
Simone Quarteroni
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Sintassi
MEDIA(num1; num2; ...)
Num1; num2;... sono da 1 a 30 argomenti numerici di cui si desidera calcolare la media.
Osservazioni
•Gli argomenti devono essere numeri o nomi, matrici oppure riferimenti che contengono
numeri
•Se una matrice o un riferimento contiene testo, valori logici o celle vuote, tali valori
verranno ignorati. Le celle contenenti il valore zero verranno invece incluse nel calcolo.
Suggerimento Quando si calcola la media delle celle, tenere presente la differenza
esistente tra celle vuote e celle che contengono il valore zero, soprattutto nel caso in cui
sia stata deselezionata la casella di controllo Zeri nella scheda Visualizza, che è possibile
visualizzare scegliendo Opzioni dal menu Strumenti. Le celle vuote non vengono
conteggiate, al contrario degli zeri.
Esempi
Se l'intervallo A1:A5 viene denominato Punteggi e contiene i numeri 10, 7, 9, 27 e 2:
MEDIA(A1:A5) è uguale a 11
MEDIA(Punteggi) è uguale a 11
MEDIA(A1:A5; 5) è uguale a 10
MEDIA(A1:A5) è uguale a SOMMA(A1:A5)/CONTA.NUMERI(A1:A5) è uguale a 11
Se l'intervallo C1:C3 viene denominato AltriPunteggi e contiene i numeri 4, 18 e 7:
MEDIA(Punteggi; AltriPunteggi) è uguale a 10,5
RADQ
Restituisce una radice quadrata positiva.
Sintassi
RADQ(num)
Num è il numero di cui si desidera calcolare la radice quadrata. Se num è negativo, RADQ
restituirà il valore di errore #NUM!.
Esempi
RADQ(16) è uguale a 4
RADQ(-16) è uguale a #NUM!
RADQ(ASS(-16)) è uguale a 4
VAR
Stima la varianza sulla base di un campione.
Sintassi
VAR(num1;num2;...)
Num1;num2;... sono da 1 a 30 argomenti numerici corrispondenti a un campione della
popolazione.
Osservazioni
•VAR presuppone che gli argomenti siano un campione della popolazione. Se i dati
rappresentano l'intera popolazione, la varianza dovrà essere calcolata utilizzando la
funzione VAR.POP
•I valori logici come VERO e FALSO e il testo vengono ignorati. Se non si desidera che i
valori logici e il testo vengano ignorati, utilizzare la funzione del foglio di lavoro
MEDIA.VALORI.
•La funzione VAR utilizza la seguente formula:
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Esempio
Si supponga che 10 utensili prodotti dalla stessa macchina durante un ciclo di produzione
vengano raccolti come campione casuale ed esaminati per verificarne la resistenza alla
rottura. I valori campione (1345, 1301, 1368, 1322, 1310, 1370, 1318, 1350, 1303, 1299)
vengono memorizzati nell'intervallo di celle A2:E3. VAR stima la varianza di resistenza alla
rottura per tutti gli utensili.
VAR(A2:E3) è uguale a 754,3
DEV.ST
Stima la deviazione standard sulla base di un campione. La deviazione standard è una
misura che indica quanto i valori si discostino dal valore medio (la media).
Sintassi
DEV.ST(num1;num2;...)
Num1;num2;... sono da 1 a 30 argomenti numerici corrispondenti a un campione della
popolazione. Invece che argomenti separati da punti e virgole, è possibile utilizzare una
singola matrice o un riferimento a una matrice.
•I valori logici come VERO e FALSO e il testo vengono ignorati. Se non si desidera che i
valori logici e il testo vengano ignorati, utilizzare la funzione del foglio di lavoro
DEV.ST.VALORI.
Osservazioni
•DEV.ST presuppone che gli argomenti siano un campione della popolazione. Se i dati
rappresentano l'intera popolazione, la deviazione standard dovrà essere calcolata
utilizzando la funzione DEV.ST.POP.
•La deviazione standard viene calcolata utilizzando il metodo "senza distorsione" o "n-1".
•La funzione DEV.ST utilizza la seguente formula:
Esempio
Si supponga che 10 utensili prodotti dalla stessa macchina durante un ciclo di produzione
vengano raccolti come campione casuale ed esaminati per verificarne la resistenza alla
rottura. I valori campione (1345, 1301, 1368, 1322, 1310, 1370, 1318, 1350, 1303, 1299)
vengono memorizzati rispettivamente nell'intervallo di celle A2:E3. DEV.ST stima la
deviazione standard di resistenza alla rottura per tutti gli utensili.
DEV.ST(A2:E3) è uguale a 27,46
FATTORIALE
Restituisce il fattoriale di un numero. Il fattoriale di un numero è uguale a 1*2*3*...* num.
Sintassi
FATTORIALE(num)
Num è il numero non negativo di cui si desidera calcolare il fattoriale. Se num non è un
numero intero, la parte decimale verrà troncata.
Esempi
FATTORIALE(1) è uguale a 1
FATTORIALE(1,9) è uguale a FATTORIALE(1), ovvero a 1
FATTORIALE(0) è uguale a 1
FATTORIALE(-1) è uguale a #NUM!
FATTORIALE(5) è uguale a 1*2*3*4*5, ovvero a 120.
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COMBINAZIONE
Restituisce il numero delle combinazioni per un numero assegnato di elementi,
indipendentemente dal loro ordine. Utilizzare la funzione COMBINAZIONE per calcolare
tutti i possibili gruppi che si possono formare con un determinato numero di elementi.
Sintassi
COMBINAZIONE(num; classe)
Num è il numero degli elementi.
Classe è il numero degli elementi in ciascuna combinazione.
Osservazioni
•La parte decimale degli argomenti numerici viene eliminata.
•Se uno degli argomenti non è un valore numerico, COMBINAZIONE restituirà il valore di
errore #NOME?.
•Se num < 0, classe < 0 oppure num < classe, COMBINAZIONE restituirà il valore di errore
#NUM!.
•Una combinazione è costituita da un insieme o da un sottoinsieme di elementi,
indipendentemente dal loro ordine interno. Le combinazioni si distinguono dalle
permutazioni per il rilievo che assume l'ordine interno di quest'ultime.
•Considerando num = n e classe = k, il numero delle possibili combinazioni sarà:
dove:
Esempio
Si supponga di voler formare un gruppo di lavoro di due persone scegliendole da una rosa di
otto candidati e di volere conoscere il numero di gruppi che è possibile creare.
COMBINAZIONE(8; 2) è uguale a 28 gruppi di lavoro.
PERMUTAZIONE
Restituisce il numero delle permutazioni per un numero assegnato di oggetti che è
possibile selezionare da oggetti numerici. Una permutazione è un qualsiasi insieme o
sottoinsieme di oggetti o eventi il cui ordine interno sia significativo. Le permutazioni sono
diverse dalle combinazioni il cui ordine interno non è significativo. Utilizzare questa
funzione per i calcoli delle probabilità, tipo quelli che si eseguono per le lotterie.
Sintassi
PERMUTAZIONE(num;classe)
Num è un intero che descrive il numero di oggetti.
Classe è un intero che descrive il numero di oggetti per ogni permutazione.
Osservazioni
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•La parte decimale di entrambi gli argomenti viene troncata.
•Se num o classe non è un valore numerico, PERMUTAZIONE restituirà il valore di errore
#VALORE!.
•Se num ≤ 0 o classe < 0, PERMUTAZIONE restituirà il valore di errore #NUM!.
•Se num < classe, PERMUTAZIONE restituirà il valore di errore #NUM!.
•L'equazione per il calcolo del numero di permutazioni è:
Esempio
Si supponga di voler calcolare le probabilità di selezionare un biglietto vincente di una
lotteria. Ciascun biglietto della lotteria è contraddistinto da tre numeri, ognuno dei quali
può essere compreso tra 0 e 99 inclusi. La seguente funzione calcola il numero delle
possibili permutazioni:
PERMUTAZIONE(100;3) è uguale a 970.200
SE
Restituisce un valore se la condizione specificata ha valore VERO e un altro valore se essa
ha valore FALSO.
Utilizzare la funzione SE per eseguire dei test condizionali su valori e formule.
Sintassi
SE(test; se_vero; se_falso)
Test è un valore o un'espressione qualsiasi che può dare come risultato VERO o FALSO. Ad
esempio, A10=100 è un'espressione logica; se il valore contenuto nella cella A10 è uguale a
100, l'espressione darà come risultato VERO. In caso contrario, l'espressione darà come
risultato FALSO. Questo argomento può utilizzare qualsiasi operatore di calcolo di
confronto.
Se_vero è il valore che viene restituito se test è VERO. Ad esempio, se questo argomento
è la stringa di testo "Nel budget" e l'argomento test dà come risultato VERO, allora la
funzione SE visualizzerà il testo "Nel budget". Se test è VERO e se se_vero è vuoto, questo
argomento restituirà 0 (zero). Per visualizzare la parola VERO, utilizzare il valore logico
VERO per questo argomento. Se_vero può anche essere un'altra formula.
Se_falso è il valore che viene restituito se test è FALSO. Ad esempio, se questo
argomento è la stringa di testo "Fuori budget" e l'argomento test dà come risultato FALSO,
allora la funzione SE visualizzerà il testo "Fuori budget". Se test è FALSO e se se_falso è
omesso, ovvero se non c'è un punto e virgola dopo se_vero, verrà restituito il valore FALSO.
Se test è FALSO e se se_falso è vuoto, ovvero, se, dopo se_vero, c'è un punto e virgola
seguito da parentesi, verrà restituito il valore 0 (zero). Se_falso può anche essere un'altra
formula.
Osservazioni
•È possibile nidificare fino a sette funzioni SE come argomenti se_vero e se_falso in modo
da creare test più elaborati. Vedere l'ultimo degli esempi che seguono.
•Quando se_vero e se_falso vengono calcolati, SE restituisce il valore restituito da questi
argomenti.
•Se un qualsiasi argomento di SE è una matrice, eseguendo l'istruzione SE verrà calcolato
ogni elemento della matrice.
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•Microsoft Excel fornisce funzioni aggiuntive utilizzabili per analizzare i dati basati su una
condizione. Ad esempio, per contare il numero di occorrenze di una stringa di testo o di un
numero in un intervallo di celle, utilizzare la funzione del foglio di lavoro CONTA.SE. Per
calcolare una somma basata su una stringa di testo o su un numero in un intervallo,
utilizzare la funzione del foglio di lavoro SOMMA.SE.
Esempi
In un foglio di bilancio, la cella A10 contiene una formula per calcolare il budget corrente.
Se il risultato della formula in A10 è uguale o minore di 1000, la funzione seguente
visualizzerà "Nel budget". In caso contrario, la funzione visualizzerà "Fuori budget".
SE(A10<=100;"Nel budget";"Fuori budget")
Nel seguente esempio, se il valore contenuto nella cella A10 è 100, test sarà VERO e verrà
calcolata la somma di tutti i valori contenuti nell'intervallo B5:B15. In caso contrario, test
sarà FALSO e verrà restituita la stringa vuota, in modo che la cella contenente la funzione
SE diventi una cella vuota.
SE(A10=100,SOMMA(B5:B15),"")
Si supponga che un foglio di lavoro contenga nell'intervallo B2:B4 i seguenti dati relativi
alle "Spese effettive" per i mesi di gennaio, febbraio e marzo: L. 1.500.000, L. 500.000, L.
500.000. L'intervallo C2:C4 contiene invece i seguenti dati relativi alle "Spese previste" per
gli stessi periodi: L. 900.000, L. 900.000, L. 925.000.È possibile scrivere una formula per
verificare se le spese per un determinato mese rientrano nel budget, creando il testo per
un messaggio con le seguenti formule:
SE(B2>C2;"Fuori budget";"OK") è uguale a "Fuori budget"
SE(B3>C3;"Fuori budget";"OK") è uguale a "OK"
Si supponga di voler assegnare un gruppo di lettere ai numeri ai quali si riferisce il nome
PunteggioMedio. Consultare la seguente tabella.
Se PunteggioMedio èRestituirà
Maggiore di 89
A
Compresa tra 80 e 89 B
Compresa tra 70 e 79 C
Compresa tra 60 e 69 D
Minore di 60
F
Si possono utilizzare le seguenti funzioni SE nidificate:
IF(AverageScore>89,"A",IF(AverageScore>79,"B",
IF(AverageScore>69,"C",IF(AverageScore>59,"D","F")))) Nell'esempio precedente, la seconda
istruzione SE è anche l'argomento se_falso della prima istruzione SE. Analogamente, la
terza istruzione SE è l'argomento se_falso della seconda istruzione SE. Ad esempio, se il
primo test (Media>89) è VERO, verrà restituito "A". Se il primo test è FALSO, verrà
calcolata la seconda istruzione SE e così via.
CONTA.SE
Conta il numero di celle in un intervallo che soddisfano i criteri specificati.
Sintassi
CONTA.SE(intervallo;criteri)
Intervallo è l'intervallo di celle a partire dal quale si desidera contare le celle.
Criteri sono i criteri in forma di numeri, espressioni o testo che determinano quali celle
verranno contate. Ad esempio, criteri può essere espresso come 32, "32", ">32", "mele”.
Osservazione
In Microsoft Excel vengono fornite delle funzioni aggiuntive utilizzabili per analizzare i dati
basati su una condizione. Ad esempio, per calcolare una somma basata su una stringa di
testo o su un numero all'interno di un intervallo, utilizzare la funzione del foglio di lavoro
SOMMA.SE. Perché una formula restituisca uno dei due valori basati su una condizione,
come una gratifica basata su un certo numero di vendite, utilizzare la funzione del foglio
di lavoro SE.
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Esempi
Si supponga che l'intervallo A3:A6 contenga rispettivamente la voci "mele", "arance",
"pesche", "mele".
CONTA.SE(A3:A6;"mele") è uguale a 2
Si supponga che l'intervallo B3:B6 contenga rispettivamente i valori 32, 54, 75, 86.
CONTA.SE(B3:B6;">55") è uguale a 2.
SOMMA.SE
Somma le celle specificate secondo un criterio assegnato.
Sintassi
SOMMA.SE (intervallo;criteri;int_somma)
Intervallo è l'intervallo di celle che si desidera calcolare.
Criteri sono i criteri in forma di numeri, espressioni o testo che determinano le celle che
verranno sommate. Ad esempio, criteri può essere espresso come 32, "32", ">32",
"mele".Int_somma sono le celle da sommare. Le celle in int_somma vengono sommate
solo se le celle corrispondenti in intervallo soddisfano i criteri. Se Int_somma è omesso,
verranno sommate le celle in intervallo.
Esempio
Si supponga che l'intervallo A1:A4 contenga rispettivamente i seguenti valori patrimoniali
relativi a quattro abitazioni: L. 100.000.000, L. 200.000.000, L. 300.000.000, L.
400.000.000. L'intervallo B1:B4 contiene le seguenti commissioni sulle vendite su ciascuno
dei corrispondenti valori patrimoniali: L. 7.000.000, L. 14.000.000, L. 21.000.000, L.
28.000.000.SOMMA.SE(A1:A4;">160000000";B1:B4) è uguale a L. 63.000.000
E
Restituisce VERO se tutti gli argomenti hanno valore VERO e restituisce FALSO se uno o più
argomenti hanno valore FALSO.
Sintassi
E(logico1;logico2; ...)
Logico1; logico2; ... sono da 1 a 30 condizioni da verificare che possono avere valore
VERO o FALSO.
•Gli argomenti devono dare come risultato valori logici, quali VERO o FALSO, oppure
devono essere matrici o riferimenti che contengono valori logici.
•Se una matrice o un riferimento contiene testo o celle vuote, tali valori verranno ignorati.
•Se l'intervallo specificato non contiene valori logici, la funzione E restituirà il valore di
errore #VALORE!
Esempi
E(VERO; VERO) è uguale a VERO
E(VERO; FALSO) è uguale a FALSO
E(2+2=4; 2+3=5) è uguale a VERO
Se l'intervallo B1:B3 contiene i valori VERO, FALSO e VERO:
E(B1:B3) è uguale a FALSO
Se B4 contiene un numero compreso tra 1 e 100:
E(1<B4; B4<100) è uguale a VERO
Si supponga di voler visualizzare B4 se contiene un numero compreso tra 1 e 100 e di voler
visualizzare un messaggio qualora il numero non sia compreso nell'intervallo. Se B4
contiene il valore 104:SE(E(1<B4; B4<100); B4; "Il valore non è compreso nell'intervallo.") è
uguale a "Il valore non è compreso nell'intervallo."
Se B4 contiene il valore 50:
SE(E(1<B4; B4<100); B4; "Il valore non è compreso nell'intervallo.") è uguale a 50
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O
Restituisce VERO se uno o più argomenti hanno valore VERO e restituisce FALSO se tutti gli
argomenti hanno valore FALSO.
Sintassi
O(logico1;logico2;...)
Logico1;logico2;... sono da 1 a 30 condizioni da verificare che possono avere valore VERO
o FALSO.
•Gli argomenti devono essere uguali a valori logici come VERO o FALSO oppure essere
matrici o riferimenti che contengono valori logici.
NON
Inverte il valore logico dell'argomento. Utilizzare NON per assicurarsi che un dato valore
non coincida con un altro.
Sintassi
NON(logico)
Logico è un valore o un'espressione che può dare come risultato VERO o FALSO. Se logico
è FALSO, NON restituirà VERO, se logico è VERO, NON restituirà FALSO.
Esempi
NON(FALSO) è uguale a VERO
NON(1+1=2) è uguale a FALSO
IDENTICO
Confronta due stringhe di testo e restituisce VERO se le stringhe sono identiche e
FALSO in caso contrario. IDENTICO rileva le maiuscole, ma ignora le differenze di
formattazione. Utilizzare la funzione IDENTICO per esaminare il testo immesso in un
documento.
Sintassi
IDENTICO(testo1; testo2)
Testo1 è la prima stringa di testo.
Testo2 è la seconda stringa di testo.
Esempi
IDENTICO("parola"; "parola") è uguale a VERO
IDENTICO("Parola"; "parola") è uguale a FALSO
IDENTICO("p arola"; "parola") è uguale a FALSO
Per accertarsi che il valore immesso corrisponda esattamente a un valore presente in un
intervallo, immettere in una cella la formula che segue sotto forma di matrice. Per
immettere una formula in forma di matrice, premere CTRL+MAIUSC+INVIO in Microsoft
Excel per Windows o +INVIO in Microsoft Excel per Macintosh. Il nome "EsaminaValore" si
riferisce alla cella che contiene il valore immesso dall'utente, mentre il nome
"ConfrontaIntervallo" si riferisce a un elenco di valori di testo da verificare.
{=OR(EXACT(TestValue, CompareRange))}
CASUALE
Restituisce un numero casuale distribuito in maniera uniforme maggiore o uguale a 0 e
minore di 1. Ogni volta che si calcola un nuovo foglio di lavoro viene restituito un nuovo
numero casuale.
Sintassi
CASUALE( )
Osservazioni
•Per creare un numero reale casuale compreso tra a e b, utilizzare: CASUALE()*(b-a)+a
•Se si desidera utilizzare CASUALE per creare un numero casuale senza che i numeri
vengano modificati ogni volta che si esegue il calcolo della cella, è possibile immettere
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=CASUALE() nella barra della formula e premere F9 per convertire la formula in un numero
casuale.
Esempi
Per creare un numero casuale maggiore o uguale a 0, ma minore di 100:
CASUALE()*100.
EUROCONVERT
Consente di convertire un numero in euro, un valore dal formato euro a un formato in una
valuta dei paesi membri dell'Unione Europea, oppure un valore da una delle valute dei
paesi dell'Unione Europea in quella di un altro stato utilizzando l'euro come intermediario
(triangolazione). Le valute disponibili per la conversione sono quelle dei paesi membri
dell'Unione Europea che hanno adottato l'euro. La funzione utilizza tassi di conversione
fissi stabiliti dall'Unione Europea.
Sintassi
EUROCONVERT(numero,origine,destinazione,precisione_completa,precisione_triangolazi
one)
Numero indica il valore in valuta da convertire oppure un riferimento a una cella che
contiene il valore.
Origine è una stringa di tre lettere oppure un riferimento a una cella che contiene la
stringa che corrisponde al codice ISO della valuta di origine. Di seguito è riportato un
elenco dei codici disponibili per la funzione EUROCONVERT:
Paese
Valuta principale
Codice ISO
Belgio
franco
BEF
Lussemburgo
franco
LUF
Germania
marco tedesco
DEM
Spagna
peseta
ESP
Francia
franco
FRF
Irlanda
sterlina
EP
Italia
lira
ITL
Paesi Bassi
fiorino
NLG
Austria
scellino
ATS
Portogallo
escudo
PTE
Finlandia
corona
FIM
Paesi membri
euro
EUR
dell'euro
È possibile che i seguenti paesi adotteranno l'euro solo dopo l'uscita della prima versione
della funzione EUROCONVERT. In tal caso, verranno resi disponibili aggiornamenti alla
funzione. Per informazioni sulle valute di nuovi paesi membri dell'Unione e aggiornamenti
alla funzione EUROCONVERT, visitare il sito Web Microsoft per l'euro
Paese
Valuta principale
Codice ISO
Danimarca
corona
DKK
Grecia
dracma
GRD
Svezia
corona
SEK
Regno Unito
sterlina
GBP
Destinazione è una stringa di tre lettere o un riferimento a una cella che corrisponde al
codice ISO della valuta in cui convertire il valore di origine. Per un elenco dei codici ISO,
vedere la tabella precedente relativa ai codici di origine.
Precisione_completa indica un valore logico (TRUE o FALSE) oppure un'espressione che dà
come risultato un valore TRUE o FALSE, in relazione all'arrotondamento del risultato.
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Immettere
FALSE
Per
Utilizzare le regole di arrotondamento specifiche della
valuta (vedere la tabella successiva). Per il calcolo del
risultato verrà utilizzato il valore di precisione del
calcolo, mentre per la visualizzazione verrà visualizzato
il valore di precisione di visualizzazione. FALSE è il
valore predefinito se viene omesso l'argomento
precisione_completa.
TRUE
Ignorare le regole di arrotondamento specifiche della
valuta e utilizzare il fattore di conversione a sei cifre
significative senza arrotondamentoNella tabella che
segue vengono indicate le regole di arrotondamento
specifiche per ciascuna valuta, vale a dire il numero di
posizioni decimali utilizzati per calcolare il valore di
conversione di una valuta e visualizzarne i risultati.
Codice ISO
Precisione
Precisione
del calcolo
visualizzata
BEF
0
0
LUF
0
0
DEM
2
2
ESP
0
0
FRF
2
2
IEP
2
2
ITL
0
0
NLG
2
2
ATS
2
2
PTE
1
2
FIM
2
2
EUR
2
2
Precisione_triangolazione indica un intero uguale o maggiore di 3 che specifica il numero
di cifre significative da utilizzare per il valore intermedio dell'euro in caso di conversione
tra due valute di paesi membri dell'Unione Europea che hanno adottato l'euro. Se si omette
tale argomento, il valore intermedio dell'euro non verrà arrotondato. Includendo questo
argomento in caso di conversione in euro da una valuta di uno stato membro, il valore
intermedio dell'euro verrà calcolato e potrà pertanto essere utilizzato per un'ulteriore
conversione in un'altra valuta di uno stato membro.
Osservazioni
•Nel valore restituito verranno eliminati eventuali zero finali.
•Se il codice ISO di origine coincide con quello di destinazione, verrà restituito il valore
originale del numero.
•In caso di utilizzo di parametri non validi verrà restituito #NUM.
•Questa funzione non è valida per il formato di un numero.
Esempi
Negli esempi che seguono si presuppone che 1 euro corrisponda a 6,55957 franchi francesi
e a 1,95583 marchi tedeschi. La funzione EUROCONVERT utilizza dei tassi di conversione
stabiliti dall'Unione Europea. In caso di modifica dei tassi, verrà reso disponibile un
aggiornamento della funzione. Per informazioni dettagliate sulle regole e sui tassi di
conversione attualmente in vigore, consultare le pubblicazioni della Commissione Europea
relative all'euro. Per informazioni su come ottenere tali pubblicazioni e gli aggiornamenti
Simone Quarteroni
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della funzione EUROCONVERT, visitare il sito Web Microsoft per l'euro.Gli esempi riportano
il valore risultante memorizzato nella cella, non quello formattato.
EUROCONVERT(1.20,"DEM","EUR") corrisponde a 0,61 euro. Poiché non è stata specificata
alcuna precisione completa o di triangolazione, il risultato utilizzerà la precisione del
calcolo
per
l'euro,
che
equivale
a
due
posizioni
decimali.EUROCONVERT(1,"FRF","EUR",TRUE,3) corrisponde a 0,152 euro. Per la
conversione in euro, se l'argomento precisione_completa è TRUE, il risultato si baserà sulla
precisione
specificata
dall'argomento
precisione_triangolazione.EUROCONVERT(1,"FRF","EUR",FALSE,3) corrisponde a 0,15 euro.
Per la conversione in euro, se l'argomento precisione_completa è FALSE, il risultato
utilizzerà la precisione del calcolo per l'euro , che equivale a due posizioni decimali.
EUROCONVERT(1,"FRF","DEM",TRUE,3) corrisponde a 0,29728616 DM. Poiché l'argomento
precisione_triangolazione è 3, il valore intermedio dell'euro verrà arrotondato a tre
posizioni decimali. Poiché l'argomento precisione_completa è TRUE, il valore risultante in
marchi
tedeschi
verrà
memorizzato
con
tutte
le
cifre
significative.EUROCONVERT(1,"FRF","DEM",FALSE,3) corrisponde a 0,30 DM. Poiché
l'argomento precisione_triangolazione è 3, il valore intermedio dell'euro verrà arrotondato
a tre posizioni decimali. Poiché l'argomento precisione_completa è FALSE, il valore
risultante in marchi tedeschi verrà arrotondato alla precisione del calcolo per il marco
tedesco, che equivale a due posizioni decimali.
SUBTOTALE
Restituisce un subtotale in un elenco o in un database. In genere, risulta più semplice
creare un elenco con i subtotali scegliendo Subtotali dal menu Dati. Una volta che è stato
creato l'elenco con i subtotali, sarà possibile apportarvi delle modifiche modificando la
funzione SUBTOTALE.
Sintassi
SUBTOTALE(num_funzione;rif1;rif2;...)
Num_funzione è il numero tra 1 e 11 che specifica quale funzione utilizzare per il calcolo
dei subtotali all'interno di un elenco.
Num_funzione
Funzione
1
MEDIA
2
CONTA.NUMERI
3
CONTA.VALORI
4
MAX
5
MIN
6
PRODOTTO
7
DEV.ST
8
DEV.ST.POP
9
SOMMA
10
VAR
11
VAR.POP
Rif1, rif2, sono da uno a 29 intervalli o un riferimenti di cui si desidera il subtotale.
Osservazioni
•Se esistono altri subtotali all'interno di rif1, rif2,... oppure dei subtotali nidificati, questi
ultimi verranno ignorati per evitare che vengano conteggiati due volte.
•SUBTOTALE ignorerà tutte le righe nascoste originate da un elenco filtrato. Questo risulta
importante quando si desidera calcolare solo il subtotale dei dati visibili di un elenco
precedentemente filtrato.
•Se un riferimento è un riferimento 3D, SUBTOTALE restituirà il valore di errore #VALORE!.
Esempio
SUBTOTALE(9;C3:C5) genererà un subtotale delle celle C3:C5 tramite la funzione SOMMA.
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Strutturare un foglio elettronico come una
database
Excel non solo è utile per organizzare e manipolare numeri, ma può costituire una pratico
strumento per costruire in modo semplice archivi di dati. Strutturando un foglio come una
database è possibile mettere in relazione i dati in base a determinati criteri di ricerca,
cercare informazioni e riorganizzarle secondo nuovi criteri di ordinamento.
Se si vuole rendere più efficiente la propria agenda degli indirizzi, per esempio, è possibile
trasferirla su un foglio elettronico. In questo modo si possono ordinare tutti nomi dei propri
amici in base alla città di residenza, oppure è possibile effettuare una ricerca per scoprire
in tempo utile la data di compleanno.
Per strutturare un foglio elettronico come un database è necessario creare delle categorie
di ordinamento in base alle quali organizzare i dati, per esempio, nel caso di un’agenda
con indirizzi, nome, cognome, via, città, numero di telefono, data di compleanno ecc, in
modo che ogni categoria costituisca l’etichetta di una colonna.
Un foglio elettronico di questo tipo contiene la stessa categoria di dati in ciascuna colonna,
e, i dati di ciascuna riga sono correlati tra loro. Continuando con l’esempio dell’agenda,
mentre le colonne dovrebbero contenere i dati dello steso tipo , in ogni riga andrebbero i
dati riferiti alla stessa persona.
Nell’inserire i dati è importante non lasciare alcuna riga vuota e dare alle informazioni
un’impostazione omogenea, per esempio scrivendo date e indirizzi sempre allo stesso
modo.
Dopo aver creato una lista di dati omogenei è possibile ordinarli secondo diversi parametri,
in modo da disporre le righe di un elenco in base al contenuto della colonna.
Nel caso dell’agenda, per esempio, è possibile ordinare gli indirizzi secondo la città di
residenza, oppure in ordine alfabetico in base al cognome e così via.
Per ordinare i dati di una lista selezionate una delle celle che contengono i dati da
organizzare, aprite il menu Dati e fate clic sulla voce Ordina: Excel apre una finestra di
dialogo nella quale è possibile scegliere uno o più parametri di ordinamento.
Nella casella Ordina per e Quindi per è possibile stabilire una o più colonne che si
vogliono ordinare, per esempio Cognome o Città; i pulsanti Crescete e Decrescente,
invece, permettono di scegliere la modalità d’ordinamento in base alla quale disporre i
dati.
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Una volta selezionate le colonne e il tipo di ordinamento che si vuole effettuare fate clic
sul pulsante OK e Excel ridispone tutte le righe del foglio in base all’ordinamento
crescente o decrescente dei valori contenuti nelle colonne di selezione.
Se si ordinano i dati in base a una sola colonna, è possibile fare più in fretta utilizzando i
pulsanti Ordinamento crescente e Ordinamento decrescente che si trovano sulla barra
degli strumenti.
Filtrare i dati di una lista
Oltre a ordinare i dati di una lista in base a parametri stabiliti, è possibile filtrare i dati in
modo da visualizzare soltanto le righe che interessano. Dalla rubrica di indirizzi, per
esempio, è possibile ottenere la lista di tutti gli amici residenti in una certa città.
Il filtro permette non solo di visualizzare i dati che interessano, ma anche di modificarli o
produrre grafici a partire da essi. A differenza dell’ordinamento, lo strumento del filtro
non sposta le righe della lista, ma nasconde le righe che non soddisfano i criteri di
selezione.
Per individuare rapidamente gli elementi che volete visualizzare in un elenco, selezionate
una cella del foglio, aprite il menu Dati e fate clic sulla voce Filtro, quindi scegliete la
voce filtro automatico dal menu a discesa: Excel inserisce un pulsante di selezione per il
filtro automatico a lato di ogni etichetta di colonna.
Se si fa clic su una delle frecce dei pulsanti di selezione per il filtro è possibile visualizzare
un menu con tutte le voci presenti nella colonna e scegliere la voce in base alla quale
filtrare i dati. Per tornare a vedere tutte le righe del foglio selezionate dal menu la voce
Tutto.
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Filtri personalizzati
È anche possibile raffinare la ricerca e applicare dei Filtri personalizzati, cioè filtri che
possono essere utilizzati per visualizzare righe in grado di soddisfare più condizioni in una
stessa colonna.
In questo modo, per esempio, nella lista degli indirizzi si possono selezionare le righe che
fanno riferimento a più nomi di città. Se scegliete la voce personalizza dal menu per il
filtro che compare a lato di ogni colonna, Excel apre una finestra di dialogo nella quale è
possibile indicare i criteri di selezione.Nella casella Mostra righe selezionate l’operatore di
confronto in base al quale filtrare i dati: gli operatori possono essere Uguale, maggiore o
Minore di, oppure, nel caso di valori testuali, Inizia con, Finisce, Contiene, ecc.
Una volta inserito l’operatore di confronto, inserite il valore da utilizzare come termine di
confronto nella casella del valore alla sua destra.
In un foglio per la contabilità, per esempio, potrebbe essere necessario selezionare tutte
le voci di spesa che superano £ 200.000.Nel menu di filtro posto a lato della colonna Spese
dovreste scegliere la voce Personalizza, quindi selezionare l’operatore Maggiore di e il
valore di confronto 200.000.
In questo modo Excel visualizzerebbe soltanto le righe che contengono valori di spesa
superiori a £ 200.000.
Nella finestra personalizza è possibile utilizzare anche due criteri di filtro per la stessa
colonna, per esempio cercare le righe che contengono valori compresi fra £ 200.000 e £
400.000.
Dopo aver selezionato il primo operatore di confronto Maggiore di e il valore di confronto £
200.000, si deve fare clic sul pulsante AND, introdurre un secondo operatore di confronto,
in questo caso Minore di, e digitare il valore di confronto £ 400.000. In questo modo Excel
cerca le righe che contengono nella colonna Spesa valori maggiori di £ 200.000 e minori di
£ 400.000. Selezionando l’operatore OR, invece, si filtrano i dati che rispettano soltanto o
l’una o l’altra delle due condizioni.
I grafici
Una delle funzioni più utilizzate nel fogli di calcolo è la possibilità di realizzare grafici in
base ai dati inseriti nel foglio. In questo modo si possono trasformare informazioni
numeriche, spesso difficili da gestire, in informazioni visive di più semplice comprensione.
Quando si costruisce un grafico, i valori di ogni riga o colonna del foglio di lavoro diventano
una serie di dati. In un foglio relativo alla spese mensili di un’azienda, per esempio, le
singole colonne del foglio, come Trasporti, Affitto, Personale ecc, costituiscono ciascuna
una serie di dati che può essere visualizzata sotto forma di curva o barra nel grafico e
viene contraddistinta da un colore o motivo diverso.
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NB : Si chiama serie di dati un gruppo di dati correlati a un grafico. A ogni serie di
dati è associato un colore o motivo unico. In un grafico è possibile tracciare una o
più serie di dati, rappresentati nella legenda del grafico.
Ogni valore di una singola cella costituisce un punto dati che va a formare la serie:
l’andamento della serie è dato da diversi valori, o punti dati, contenuti all’interno della
colonna e descrive la variazione nel tempo per quella categoria di spese. In questo modo è
possibile osservare l’andamento di una variabile del foglio non più sotto forma di unità
distinte e isolate tra loro (i valori delle singole celle), ma in forma analogica come flusso o
curva di dati.
I grafici di Excel sono composti da diversi elementi: nell’asse delle ascisse sono contenute
le categorie del foglio che si voglio utilizzare come serie del grafico, per esempio le voci di
spesa azienda; l’asse delle ordinate, invece, di solito contiene i valori in base ai quali
variano le categorie. È comunque possibile invertire tale impostazione in modo da ottenere
un grafico con le categorie disposte in senso orizzontale. Nell’area fra l’asse delle ascisse e
delle ordinate si trova il tracciato dei dati, che descrive l’andamento delle categorie
rispetto ai parametri stabiliti.
Corredando poi il grafico con elementi testuali, quali legende e titoli, che permettono di
interpretare il disegno. Le intestazioni di riga e colonna sono utilizzate come etichette di
categoria e legenda. Se l’insieme da rappresentare non include le intestazioni, Excel
genera delle intestazioni implicite.
In Excel è possibile includere il grafico il grafico nel foglio di lavoro che contiene i dati
oppure crearlo su un foglio dedicato. In entrambi i casi il grafico è collegato ai dati di
origine e sarà aggiornato automaticamente in casi di variazione.
Excel permette di realizzare vari tipi di grafici, ognuno dei quali può mettere in evidenza
diverse caratteristiche dei dati. Ecco i grafici più comuni:
Grafico a linee: è costituito da una o più linee, ognuna delle quali rappresenta una singolo
elemento. Può essere utile per descrivere le tendenze dei dati nel tempo, per esempio
l’andamento delle vendite in un determinato periodo di tempo. Se il grafico visualizza un
riempimento sotto a ogni linea, diventa una grafico ad area.
Istogramma: visualizza una serie di colonne che rappresentano diversi elementi e offre un
confronto immediato sul loro andamento nel corso del tempo.
Grafico a barra: è simile a un istogramma, che visualizza barre di diversa lunghezza da
sinistra a destra. Anch’esso è particolarmente indicato per confrontare due o più quantità
nel tempo.
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Grafico a torta: costituito da una forma circolare suddivisa in varie parti, permette di
mettere in evidenza le percentuali di diverse variabili rispetto al totale.
Costruire un grafico con la Creazione
Guidata
Excel è dotato di una procedura guidata che ha lo scopo di facilitare la costruzione di
grafici anche agli utenti meno esperti. Dopo aver selezionato l’intervallo di celle
contenente i dati necessari per la realizzazione del grafico, fate clic sul pulsante
Creazione guidata Grafico, posto sulla barra degli strumenti (in alternativa potete
scegliere il comando Grafico del menu Inserisci): il programma apre una serie di finestre
di dialogo attraverso le quali è possibile scegliere il tipo di grafico che si vuole inserire, i
dati che si vogliono utilizzare per creare il tracciato e la posizione del grafico all’interno
della cartella di lavoro.La prima finestra della Creazione guidata permette di scegliere tra
tipi diversi di grafico disponibili.
Nel menu Tipi di grafico sono elencati i diversi formati che si possono dare ai dati, mentre
nel riquadro Scelte disponibili sono visualizzate le diverse versioni, per esempio piatte o
tridimensionali, del grafico scelto.
Selezionando un tipo di grafico dal menu è possibile leggere una breve descrizione della
sua struttura; inoltre, è possibile vedere un’applicazione del modello scelto selezionando il
pulsante Tenere premuto per visualizzare l’esempio.
Una volta scelto il tipo di grafico che volete utilizzare, premete il pulsante Avanti per
passare alla finestra Dati di origine, in cui sarà visualizzato l’aspetto del vostro
grafico.Fate clic su uno dei pulsanti di selezione esclusiva Serie in: per modificare il modo
in cui Excel utilizza i dati per organizzare il grafico. Se si seleziona il pulsante Righe Excel
utilizza le eventuali etichette di riga sulla y del grafico, mentre facendo clic sul pulsante
Colonne saranno le etichette di colonna ad essere impiegate sull’asse x. Fate clic su
Avanti per fare apparire la finestra Opzioni del grafico.
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Questa finestra contiene diverse schede che permettono di attribuire un nome agli
elementi del grafico, come gli assi delle categorie e le legende, di personalizzare il disegno
della griglia o spostare la posizione della legenda rispetto al grafico.
Per inserire il titolo, per esempio, selezionate la scheda Titoli, fate clic nella casella Titoli
del grafico e digitate il nome scelto.
Dopo aver inserito le opzioni desiderate, fate clic su Avanti: si arriva al quarto passaggio,
che permette di decidere dove collocare il grafico.
La finestra Posizione grafico, infatti, consente di scegliere se collocare il grafico sullo
steso foglio di lavoro che contiene i dati (fate clic su Come oggetto in e selezionate il
foglio di lavoro in cui va inserito) oppure su un altro foglio all’interno della cartella di
lavoro (fate clic su Crea nuovo foglio).
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Dopo aver definito la collocazione del grafico premete il pulsante Fine e Excel disegnerà il
grafico.
Spostare e ridimensionare i grafici
Terminala la Creazione guidata il grafico è inserito nel foglio di lavoro scelto: se sono
necessarie modifiche è comunque possibile spostarlo in un’altra posizione, ridimensionarlo
o migliorarne le caratteristiche grafiche.
Prima di tutto fate clic sul mouse in modo da selezionarlo: appariranno alcuni rettangoli
neri, le maniglie, agli angoli e ai lati del bordo del grafico. Per spostare il grafico in una
nuova posizione senza modificarne le dimensioni posizionate il cursore del mouse
all’interno del grafico e, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, trascinatelo in
modo che il cursore si trasformi in una freccia quadrupla.Quando siete arrivati nella
posizione voluta rilasciate il pulsante sinistro del mouse.Per ingrandire o ridurre il grafico,
invece, posizionate il cursore del mouse sopra una maniglia e tenete premuto il pulsante
sinistro in modo che il cursore si trasformi in una doppia freccia. Trascinate il mouse (Excel
visualizza un contorno della dimensione del grafico che segna il movimento del puntatore)
e rilasciatelo quando siete soddisfatti delle dimensioni raggiunte.
Utilizzando le maniglie centrali è possibile modificare la posizione di un solo lato per volta,
con le maniglie d’angolo si possono controllare due lati contemporaneamente. Se
trascinate la maniglia centrale inferiore, per esempio, potete spostare il alto inferiore del
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grafico per allungarlo o accorciarlo, mentre con la maniglia nell’angolo inferiore sinistro
sposterete contemporaneamente sia il lato inferiore sia quello sinistro.Il grafico può essere
spostato o ridimensionato solo se lo avete inserito come oggetto grafico nel foglio di lavoro
in cui sono contenuto anche i dati.
Se premete il tasto MAIUSC mentre agite su una delle maniglie ai vertici, il
ridimensionamento sarà proporzionale, rispetterà cioè il rapporto tra altezza e larghezza
della finestra.
NB : Per eliminare un grafico è sufficiente fare clic sull’area del grafico per
selezionarlo e premere il tasto CANC. I dati che l’hanno originato restano invariati nel
foglio di lavoro.
Modificare un grafico
Anche dopo essere stato costruito un grafico può essere facilmente modificato: è possibile
correggere i titoli, aggiungerne altri, cambiare i calori delle legende e così via. Gli
elementi del grafico che possono essere modificati si chiamano oggetti. Di seguito
riepiloghiamo gli oggetti principali che si trovano in un grafico:
•Area del grafico: il riquadro nel quale è rinchiuso il grafico, bordi inclusi.
•Area del tracciato: l’area costituita dal grafico vero e proprio (a torta, a barre, a
linee…)•Asse delle categorie (asse x): l’asse che contiene le categorie del tracciato, di
solito è l’asse orizzontale o della x.
•Asse dei valori (asse y): l’asse che contiene i valori del tracciato, di solito si tratta della
verticale o della y.
•Legenda: un piccolo riquadro che descrive le serie di dati del tracciato e spiega che cosa
rappresenta ogni elemento del grafico.
•Titolo del grafico: il testo che descrive il grafico. Viene automaticamente centrato nella
parte superiore dell’area del grafico.•Valori: gli elementi individuali di una serie di dati.
Possono essere rappresentati come barre, punti su una linea, fetta di una torta ecc.
•Griglia: linee che partono da un asse e attraversano il tracciato in modo da facilitare la
lettura dei valori della serie.Gli oggetti sono identificati dalle etichette degli oggetti, che
ne visualizzano il nome. È possibile far apparire le etichette semplicemente posizionando il
cursore del mouse sopra l’oggetto di cui si vuole vedere il nome. Se le etichette non sono
visibili aprite il menu Strumenti, selezionate Opzioni e fate clic sulla casella Mostra nomi
della scheda Grafico.
Asse dei valori
(asse y)
Titolo del grafico
Area del
tracciato
Legenda
Griglia
Valori
Area del
grafico
Asse delle categorie
(asse x)
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Per modificare il titolo del grafico fate clic sul titolo in modo che appaia contornato da un
bordo, quindi fate clic in un punto qualunque all’interno del titolo per visualizzare il
cursore a barra e digitate le modifiche. Se volete cambiare lo stile di formattazione
applicato al titolo o alle voci delle legenda, invece, selezionateli in modo che appaiano i
bordi di contorno e fate clic con il pulsante destro del mouse. Si aprirà un menu di scelta
rapida, in cui dovete scegliere il comando Formato titolo grafico (o Formato legenda):
Excel mostra la finestra di dialogo relativa, che permette di scegliere il tipo di carattere,
lo stile, le dimensioni, il colore e le altre opzioni di formattazione da applicare agli
elementi selezionati. La finestra per modificare la formattazione si può far apparire anche
facendo doppio clic sulla voce su cui si vuole intervenire.
La barra degli strumenti Grafico
Per lavorare su un grafico più agevolmente, potete aprire la barra degli strumenti Grafico,
che contiene numerosi pulsanti utili per visualizzare e modificare gli elementi del grafico.
Aprite il menu Visualizza e selezionate Barra degli strumenti/Grafico. Nella barra degli
strumenti si trovano i seguenti comandi:
- Oggetti grafico: utilizzando questo elenco è possibile selezionare uno degli elementi del
grafico senza dover fare clic su di esso.•Formattazione oggetto selezionato: permette di
modificare la formattazione dell’elemento selezionato nell’elenco Oggetti grafico. Le
opzioni di formattazione disponibili dipendono dall’oggetto selezionato. Se l’oggetto è
l’area del grafico, per esempio, si può modificare il motivo, il tipo carattere e le
proprietà, mentre se si tratta dell’asse delle categorie si può cambiare il motivo, la scala,
il tipo carattere, il tipo di numero e l’allineamento.
•Tipo di grafico: consente di scegliere un tipo di grafico diverso per la rappresentazione
dei dati
•Legenda: facendo clic su questo pulsante si può aggiungere una legenda a destra dell’are
del tracciato, oppure se il grafico la contiene già, rimuoverla•Tabella dati: visualizza sotto
il grafico una tabella che contiene i dati utilizzati per crearlo, oppure, se la tabella è già
presente, permette di cancellarla.
•Per riga: traccia una serie di dati del grafico in base alle righe dei dati.
•Per colonna: traccia la serie di dati del grafico in base alle colonne di dati.
•Inclina il testo in basso: modifica l’aspetto delle etichette degli assi x in modo che
appaiano inclinate verso il basso.
•Inclina il testo in alto: modifica l’aspetto delle etichette degli assi x in modo che
appaiano inclinate verso l’alto.
Foglio dati
Formato oggetto
selezionato
Tipo di grafico
Legenda
Per riga
Per colonna
Oggetti
grafico
Inclina
testo
in alto
Inclina
testo
in
basso
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NB : È possibile utilizzare gli strumenti Per riga e Per colonna della barra degli
strumenti Grafico per cambiare la direzione delle serie dei dati che generano il
tracciato. Lo strumento Per riga organizza il grafico derivando i valori della serie dei
dati delle righe, mentre lo strumento Per colonna permette di derivare i valori della
serie dei dati delle colonne.
L’intervallo dei dati
Se il grafico si trova nello stesso foglio di lavoro che contiene i dati, quando si seleziona
l’area del grafico appare un bordo colorato attorno alle etichette e ai dati utilizzati per
crearlo. È possibile spostare il bordo in modo da ridefinire l’intervallo dei dati
rappresentati nel grafico, per esempio per aggiungere una serie di dati. La procedura da
seguire è molto semplice: digitate i dati e le etichette che volete aggiungere nelle celle
adiacenti ai dati esistenti.Selezionate l’are del grafico facendo clic sull’area vuota tra il
bordo del grafico e l’area del tracciato e quindi trascinate il quadratino nell’angolo in
basso a destra del bordo di delimitazione fino a includere i nuovi dati nella sezione:
quando rilasciate il pulsante del mouse Excel visualizza il grafico che rappresenta il nuovo
intervallo di dati.
Operazioni con i grafici
Se il grafico che avete costruito vi sembra non aiutare la comprensione visiva dei dati,
provate con un tipo diverso. Fate clic sull’area del tracciato e premete il pulsante destro
del mouse, quindi scegliete la voce Tipo grafico dal menu di scelta rapida; si aprirà la
finestra di dialogo Tipo di grafico, che permette di scegliere una nuova modalità di
rappresentazione per i dati oppure una nuova scelta disponibile per lo stesso grafico
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Nello stesso menu si trovano altri comandi che permettono di modificare gli elementi del
grafico e richiamano delle finestra di dialogo del tutto simili a quelle che fanno parte della
procedura di creazione guidata Grafico. La voce Opzioni grafico permette di cambiare le
opzioni standard del grafico selezionato, per esempio aggiungere il tritolo e la griglia per
rendere più facile la comprensione dei dati. Facendo clic su questa voce si apre la finestra
di dialogo Opzioni grafico, che contiene tutte le opzioni disponibili per il tipo di grafico
scelto.
Per visualizzare la griglia del grafico, per esempio, scegliete la scheda Griglia e quindi
selezionate le caselle di controllo corrispondenti alla griglia che volete aggiungere. Nella
finestra apparirà un’anteprima delle opzioni scelte. Se invece avete bisogno di spostare la
legenda, che di solito viene posizionata alla destra del grafico, scegliete la scheda
Legenda e quindi selezionate la posizione che preferite.
Con il comando Dati origine è possibile cambiare l’origine dei dati su cui si basa il grafico:
si possono aggiungere o eliminare dei dati aggiungendo o escludendo una o più serie di
dati. I cambiamenti operati sono visualizzati nell’anteprima della finestra, che può servire
per decidere se accettare o rielaborare le variazioni.Per eliminare una serie di dati, per
esempio, fate clic sul comando Dati di Origine, scegliete la scheda Serie e selezionate il
nome delle serie cercata, quindi fate clic su Elimina e poi su OK: la serie di dati sarà tolta
dal grafico.
La voce Posizione, infine, permette di aprire la finestra di dialogo Posizione grafico, con
cui si può assegnare una nuova posizione al grafico. Per spostare in un foglio dedicato un
grafico incorporato nello stesso foglio di lavoro dei dati, per esempio, selezionate questo
comando, fate clic su Crea nuovo foglio e quindi su OK.La finestra di dialogo verrà chiusa
e il grafico sarà posizionato su un foglio nuovo di nome Grafico1. Questo foglio fa parte
della stessa cartella di lavoro e viene inserito alla sinistra del foglio contenente i dati
rappresentati nel grafico. Il grafico resta comunque collegato con i dati del foglio di lavoro
e sarà aggiornato automaticamente al variare dei dati.
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Formattare i grafici
Una volta definiti i contenuti del grafico, ci si può sbizzarrire a modificarne l’aspetto
“esteriore”, operando su colori, bordi e opzioni di formattazione varie.
Excel crea i grafici a colori. Se la vostra stampante è in bianco e nero, i colori saranno
riprodotti con diverse tonalità di grigio. Può quindi essere utile, per esempio, scegliere uno
sfondo bianco e motivi molto diversi per le serie adiacenti, in modo da distinguerle
facilmente. Se il grafico sarà stampato a colori, invece, si possono utilizzare differenti
motivi e colori per dare maggiore enfasi ai vari dati.Per formattare una serie di dati fate
clic su di essa con il pulsante destro del mouse e selezionate il comando Formato serie
dati. Si aprirà la finestra di dialogo Formato serie dati, con la scheda Motivo in primo
piano. Le opzioni all’interno della scheda sono diverse a seconda del grafico su cui state
lavorando. Se si tratta di un istogramma, per esempio, potete selezionare un colore per la
colonna dalla tavolozza nel riquadro Area.
Per sfumare il colore fate clic su Riempimento e selezionate una sfumatura.
Se volete mettere in risalto elementi particolari del grafico potete provare ad applicare un
bordo. Per esempio, potete mettere un bordo attorno all’area del grafico in modo da
creare un riquadro, oppure incorniciare il titolo per evidenziarlo.
Si può scegliere lo stile, il colore, lo spessore e l’eventuale ombreggiatura del bordo e
dargli un effetto tridimensionale.Per applicare un bordo fate clic con il pulsante destro del
mouse in un’area vuota del grafico e selezionate il comando Formato area grafico. Si
aprirà la scheda Motivo della finestra Formato area grafico: nell’area Bordo fate clic sul
pulsante di selezione esclusiva Personalizzato e quindi Stile per selezionare un stile far
quelli disponibili. Con il pulsante colore potete scegliere un colore per la linea, mentre la
casella Spessore visualizza l’elenco delle opzioni disponibili per dimensioni della linea.
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Dopo aver impostato le vostre opzioni fare clic su OK.
Nella scheda Motivo si trovano anche i comandi per applicare uno sfondo al grafico:
selezionate un colore dalla tavolozza nel riquadro Area e fate clic su Riempimento se
invece di uno sfondo omogeneo volete applicare una sfumatura, un motivo, una trama o
un’immagine.
Per incorniciare un titolo, invece, fate clic su di esso con il pulsante destro del mouse e
scegliete Formato titolo grafico.
Attivare il pulsante Bordo/Personalizzato e scegliete le opzioni per definire il vostro
bordo.
Vendite Primo Trimestre
2800000
2600000
2400000
2200000
2000000
caffè
tè
cioccolato
Gennaio Febbraio
Marzo
L’ordine delle serie di dati
È possibile modificare l’ordine delle serie di dati in un grafico per facilitarne la lettura
oppure per raggrupparle secondo uno schema che si ritiene più logico. Per cambiare
l’ordine della serie di dati fate clic su una serie con il pulsante destro del mouse e
scegliete il comando formato serie dati.
Selezionate la scheda Ordine della serie dalla finestra di dialogo Formato serie dati,
scegliete una serie nella casella Ordine delle serie e quindi fate clic sul pulsante Sposta in
alto o Sposta in basso per modificare la posizione della serie nel grafico.I cambiamenti
sono visualizzati nell’anteprima disponibile all’interno della finestra. Quando siete
soddisfatti dei risultati raggiunti fate clic su OK. La finestra di dialogo sarà chiusa e il
grafico sarà aggiornato col nuovo ordine.
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La formattazione degli assi
Anche la formattazione dell’asse X o dell’asse Y può essere modificata per meglio
rispondere alle caratteristiche del grafico. Se, per esempio, volete modificare la
formattazione dell’asse Y dal formato Numero al formato Valuta, fate clic con il pulsante
destro del mouse sull’asse Y e scegliete il comando Formato asse. Si aprirà la finestra di
dialogo Formato asse, in cui deve essere selezionata la scheda Numero. Scegliete
l’opzione Valuta nella casella Categoria: la casella Esempio mostra come le celle
selezionate appariranno dopo l’applicazione; fate clic su OK in modo che il grafico sia
aggiornato con le nuove opzioni.Quando si crea un grafico Excel definisce
automaticamente le scale dei valori degli assi derivandole dai valori utilizzati per creare il
grafico. È comunque possibile cambiare questa scala, per esempio se le serie dati risultano
troppo vicine e la scala automatica non riesce ad evidenziare le differenze. Selezionate la
scheda Scala della finestra Formato asse: le opzioni che si trovano sotto le Impostazioni
automatiche sono quelle predefinite dal programma.
Le opzioni Valore minimo e Valore massimo definiscono il valore iniziale e quello finale su
cui è impostato l’asse, mentre Unità di base e Unità principale specificano l’unità di
suddivisione dell’asse tra i due estremi.
Per modificare la scala dell’asse selezionate le caselle e digitate i valori di riferimento,
quindi fate clic su OK. Il grafico sarà aggiornato con la nuova scala.
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Grafici 3D
Se avete scelto di rappresentare i vostri dati attraverso un grafico 3D, potete intervenire
sulla visualizzazione tridimensionale modificandone l’elevazione e la rotazione.
L’elevazione crea un effetto visivo simile a quello che si avrebbe osservando il grafico da
punti di vista a diverse altezze, mentre la rotazione muove il grafico introno all’asse
verticale.
Per regolare la visualizzazione di un grafico 3D fate clic con il pulsante destro del mouse su
un’area vuota del grafico e selezionate il comando visualizzazione 3D dal menu di scelta
rapida.Excel apre la finestra Visualizzazione 3D: digitate i valori nella caselle Elevazione
e Rotazione oppure premete i pulsanti relativi. L’effetto ottenuto con le nuove
impostazioni viene mostrato dal grafico di esempio che si trova nella finestra di dialogo.
Vendite Primo Trimestre
L. 2.800.000
L. 2.600.000
L. 2.400.000
L. 2.200.000
L. 2.000.000
caffè
Marzo
Gennaio
tè
cioccolato
Accorciare la strada con le macro
Per automatizzare le procedure ricorrenti, quali la creazione di un grafico o la
formattazione di una tabella, si può ricorrere alle macro, che come abbiamo visto in Word,
permettono di associare una particolare operazione a un semplice comando o a una
combinazione di tasti.
Simone Quarteroni
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Se, per esempio, abbiamo una tabella che viene aggiornata quotidianamente con nuovi
dati possiamo creare una macro per registrare la sequenza di comandi con cui applicare la
corretta formattazione ai dati.
Per registrare una macro aprite il menu Strumenti, selezionate la voce Macro e fate clic su
Registra nuova macro: si aprirà la finestra Registra macro. Digitate un nome per la macro
nella casella Nome macro e una lettera nella casella Scelta rapida da tastiera, per creare
l’associazione di tasti che servirà per richiamare la macro: se volete eseguire la vostra
macro premendo CTRL+A, per esempio, digitate la lettera A. Per aggiungere una
descrizione alla macro, scrivetela nella casella Descrizione.Quando fate clic su OK Excel
accende il registratore e apre la barra degli strumenti Interrompi registrazione. A questo
punto potete eseguire le azioni che volete registrare, per esempio selezionare un font e la
formattazione in grassetto, quindi fate clic sul pulsante Interrompi registrazione.La
macro è stata creata: per assegnarle la corretta formattazione a una o più celle è
sufficiente selezionarle e quindi premere la combinazione di tasti scelta per la macro.
NB : Se fate clic su Strumenti/Macro e selezionate la voce Macro, oppure premete
ALT+F8, potete aprire la finestra di dialogo Macro, che contiene i comandi per
eseguire, modificare oppure eliminare le macro che sono state create. In
particolare, se selezionate la voce Modifica potete accedere all’Editor di Vba
(Visual Basic for Application), il linguaggio di programmazione di Excel, in cui sono
scritte le macro.
Denominare un foglio di lavoro
Quando si lavora su più fogli contemporaneamente è utile assegnare a ogni foglio un nome,
che risulti più descrittivo della denominazione attribuita da Excel automaticamente
(Foglio1 1, Foglio2, ecc.). Per denominare un foglio di lavoro fate doppio clic sulla scheda
che contiene il nome del foglio da modificare, in modo che Excel lo evidenzi, digitate il
nuovo nome e quindi premete INVIO.I nomi dei fogli di lavoro possono essere costituiti da
un massimo di 31 caratteri e possono includere spazi, punteggiatura e simboli vari che si
trovano sulla tastiera. All’interno della stessa cartella di lavoro ogni foglio deve avere un
nome univoco.
Simone Quarteroni
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Collegare i fogli di lavoro con le formule
Poiché Excel permette di operare su più fogli contemporaneamente, quando si utilizzano
formule che fanno riferimento a più dati è possibile suddividerle in fogli diversi e quindi
collegarle. È una funzionalità a cui si può ricorrere, per esempio, quando si ha il totale
delle spese del primo trimestre, e quelle del secondo trimestre su un secondo foglio,
quello del terzo trimestre su un terzo foglio e quello del quarto trimestre sul quarto
foglio. Per trovare il totale delle spese annuali si possono collegare i totali di ogni foglio in
un quinto foglio di lavoro.Creare una formula che utilizzi i dati contenuti su un altro foglio
di lavoro è molto semplice: fate clic nella cella in cui volete che appaia la formula,
digitate il segno =, fate clic sulla scheda del foglio di lavoro che contiene i dati da
utilizzare e quindi nella cella che vi interessa. Excel digita automaticamente nella barra
della formula il riferimento della cella, composto dal nome del foglio di lavoro e dal
riferimento di cella per esempio ‘Vendite Primo Trimestre’!E5. Il nome del foglio di lavoro
(a meno che non sia composto da una sola parola) appare tra virgolette singole, seguito da
un punto esclamativo.A questo punto fate clic sulla barra della formula e digitate un
operatore, come da procedura, per esempio il segno +, inserite gli altri riferimenti di
cella, nello stesso modo in cui avete inserito il primo e premete INVIO. Il risultato della
formula apparirà nella cella dove avete inserito il segno =.
NB : Nella finestra della cartella di lavoro è visibile un numero di schede limitato, che
dipende dalla lunghezza del nome di ogni foglio e dalla lunghezza della barra di
scorrimento orizzontale. Se il nome del foglio di lavoro che volete utilizzare non
appare, utilizzate i pulsanti di scorrimento.
Tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, inoltre, è possibile spostare il cursore
di suddivisione, situato a sinistra della barra di scorrimento orizzontale, per definire il
numero di scheda da visualizzare.se si fa doppio clic sul cursore, si ritorna alla
situazione di partenza.
Modificare la visualizzazione del foglio
Quando si opera su un foglio pieno di dati, si può modificare la modalità di visualizzazione
delle celle, in modo da trovare quella più comoda per il proprio lavoro.
Se, per esempio, si vuole avere un dettaglio di una parte del foglio, si può ingrandire la
visualizzazione.
Aprite il menu Visualizza, selezionate il comando Zoom, e nella finestra di dialogo Zoom,
fate clic su 200%. Le celle appariranno di dimensione doppie rispetto alla visualizzazione
standard, con coefficiente 100%.Naturalmente la modifica della visualizzazione è fine a se
stessa e non ha alcun effetto sulla stampa del documento.
Se invece avete bisogno di visualizzare una porzione più ampia del foglio di lavoro, per
esempio, per aver sott’occhio tutti i contenuti oppure per rivederne la formattazione,
dovete ridurre la visualizzazione: in questo caso potete selezionare l’opzione 50% nella
finestra di dialogo Zoom e le celle vi appariranno ridotte della metà rispetto alle
dimensioni di default.
È anche possibile adattare la visualizzazione di un intervallo di celle a cui si sta lavorando
alla finestra di lavoro: selezionate l’intervallo e, dopo aver aperto la finestra di dialogo
Zoom, fate clic sull’opzione Adatta alla selezione: Excel riduce o ingrandisce la selezione
per adattarla alla dimensione corrente della finestra.
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NB : Per modificare velocemente la visualizzazione del foglio potete utilizzare anche
lo strumento Zoom e il relativo elenco degli ingrandimenti che si trovano sulla barra
degli strumenti StandardNB : L’opzione Schermo intero, che si trova nel menu
Visualizza, permette di visualizzare un foglio di lavoro senza la presenza delle barre
degli strumenti. In questo modo si può ampliare la porzione di foglio che appare
nella finestra di lavoro senza modificare la percentuale di visualizzazione. Quando si
attiva questo comando si apre la barra degli strumenti Schermo intero, che contiene
la voce Chiudi schermo intero, con cui si può tornare alla visualizzazione normale. Se
chiudete questa barra per uscire dalla modalità Schermo intero dovete di nuovo
selezionare il comando Schermo intero dal menu Visualizza.
Mantenere visualizzati i titoli durante lo
scorrimento
Quando si inseriscono molti dati, il foglio di lavoro assume dimensioni così ampie da non
consentire la visualizzazione contemporanea delle intestazioni di riga o colonna e dei dati
correlati. Per evitare questo inconveniente è possibile bloccare i riquadri con
l’intestazione del foglio di lavoro, in modo da mantenere visualizzati i titoli delle colonne
o delle righe mentre si scorre il foglio.Per bloccare i riquadro selezionate la cella
immediatamente sotto all’intestazione della colonna e alla destra della riga che volete
bloccare, quindi scegliete il comando Blocca riquadri del menu Finestra.
Il blocco dei riquadri viene evidenziato da una linea sotto la riga e alla destra delle
colonne interessate, per tornare alla situazione precedente è sufficiente aprire il menu
Finestra e selezionate la voce Sblocca riquadri.
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Prepararsi a stampare il lavoro
Per stampare correttamente il proprio lavoro è importante imparare a regolare l’aspetto
del foglio, in modo che le stampe corrispondano a ciò che si visualizza sullo schermo.
Prima di tutto conviene utilizzare la funzionalità Anteprima di stampa, che vi permette di
verificare l’aspetto che il foglio assumerà una volta stampato, impaginazione inclusa:
aprite il menu File e selezionate il comando Anteprima di stampa, oppure fate clic sul
pulsante Anteprima di stampa sulla barra degli strumenti Standard.
Excel apre la finestra dell’Anteprima di stampa, in cui appare il vostro foglio di lavoro a
pagina intera e un cursore a forma di lente di ingrandimento.
Anteprima di stampa
Se volete vedere una parte del foglio più da vicino, fare clic con il mouse e ne ingrandirete
la visualizzazione, quindi fate clic per tornare alla visualizzazione in modalità foglio intero.
Per uscire dall’Anteprima di stampa e tornare al foglio di lavoro attivo fate clic sul
pulsante Chiudi.
Definire i margini
I margini delimitano l’area di stampa e permettono di dimensionare lo spazio bianco tra il
bordo del foglio e i dati stampati sulla pagina. Per impostare i margini scegliete il comando
Imposta pagina del menu File e fate clic sulla scheda Margini, quindi inserite le dimensioni
desiderate nella casella Superiore, Inferiore, Sinistro e Destro.
Se dovete stampare un foglio di lavoro di piccole dimensioni rispetto all’area di stampa,
potete centrarlo tra i margini orizzontale e verticale selezionando una delle opzioni centra
nella pagina.
Una volta definito le vostre impostazioni, fate clic su Anteprima di stampa per verificare
l’effetto dei margini sul documento stampato. Se sono necessarie modifiche che potete
compierle direttamente in anteprima di stampa, facendo clic sul pulsante Margini e
trascinando i quadratini che appaiono sul foglio.
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NB : Spesso i fogli di lavoro sono più larghi che lunghi: in questi casi potete modificare
l’orientamento del foglio di lavoro (di solito l’orientamento predefinito è quello
verticale) e selezionare l’orientamento orizzontale: aprite la finestra Imposta pagina,
selezionate la scheda Pagina, e nel riquadro Orientamento, fate clic sul pulsante
Orizzontale.
Comprimere ed espandere il foglio di lavoro
Se vi capita di creare un foglio di lavoro che rientra per intero su una pagina ad eccezione
di una riga, potete rimediare all’inconveniente comprimendo il foglio, in modo che tutto il
lavoro stia su una pagina, oppure espandendolo, per spostare un maggior numero di righe
sul secondo foglio.
Selezionate File/Imposta pagina, in modo da aprire la scheda Pagina della finestra
Imposta pagina: nel riquadro Proporzioni dovete fare clic su Imposta al e scegliere la
percentuale della dimensione normale a cui impostare il foglio.Per comprimere il foglio di
lavoro selezionate una percentuale minore di 100, per esempio 80, per espanderlo, una
percentuale maggiore, per esempio 120.
NB : Se dopo aver scelto le nuove proporzioni i dati del foglio di lavoro non si
adeguano ai margini della pagina, potete adattarli facendo clic sul pulsante Adatta
a: per riempire la larghezza della pagina e utilizzare il numero di pagine necessario,
digitate 1 nella casella pagina di larghezza per, e lasciate vuota la casella di altezza.
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Suddividere i fogli di lavoro
Fate clic nella cella in cui volete inserire un’interruzione di pagina verticale o orizzontale
e selezionate Inserisci/Interruzione di pagina: Excel traccia un’interruzione di pagina
verticale e orizzontale, visualizzando un linea continua a sinistra e in cima alla cella
selezionata. Per tornare alla modalità di visualizzazione precedente selezionate
Visualizza/ Normale.
NB : Se avete selezionato la modalità di visualizzazione Anteprima interruzioni di
pagina, potete regolare la posizione delle interruzioni di pagina anche facendo clic
con il mouse e trascinandole.
Se non siete soddisfatti delle interruzioni di pagina che avete aggiunto potete eliminarle
facilmente: dopo averle visualizzate, posizionate il puntatore del mouse sulla linea blu
continua dell’interruzione di pagina che volete cancellare, in modo che il pulsante si
trasformi in una doppia freccia, e tenendo premuto il pulsante sinistro, trascinate il mouse
verso il lato superiore o sinistro del foglio di lavoro, quindi rilasciate il pulsante.
Inserire intestazioni e piè di pagina
Quando si devono stampare più fogli relativi agli stessi dati è utile inserire intestazioni e
piè di pagina che ne facilitino la lettura, indicando, per esempio, il titolo e/o il numero di
pagina.
Per aggiungere un’intestazione o un piè di pagina aprite il menu File e selezionate il
comando Imposta pagina, quindi fate clic sulla Intestaz./Piè di pagina della finestra di
dialogo Imposta pagina.
Potete
aprire
direttamente
la
scheda
anche
selezionando
il
comando
Visualizza/Intestazione e piè di pagina.La scheda permette di stabilire il tipo di
intestazione e piè di pagina da inserire nel foglio. È possibile scegliere uno dei modelli
predefiniti che si trovano nella casella Intestazioni e Piè di pagina (come il nome del
foglio, la data e l’ora, il numero della pagina, il nome del file o quello dell’autore) oppure
fare clic sui pulsanti personalizza intestazione o Personalizza piè di pagina per
modificare la formattazione o aggiungere nuovi elementi alla propria intestazione o al piè
di pagina.
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Dopo aver scelto le impostazioni che preferite fate clic su OK e intestazioni e piè di pagina
saranno inseriti in tutte le pagine del vostro foglio
Carattere
Numero
pagine
Numero
totale
pagine
Data
Nome
file
Nome
foglio
Ora
Nascondere la griglia
Quando si stampa un foglio di lavoro di solito compare anche la griglia tra le celle, come
da impostazione predefinita. In alcuni casi la griglia può essere d’aiuto per la lettura dei
dati, ma in altri può anche rivelarsi inutile. Per nasconderla selezionate File/Imposta
pagina, fate clic sulla scheda Foglio, quindi togliete il segno di spunta dalla casella
Griglia.
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Di fianco alla casella Griglia si trova anche la casella di controllo Intestazione di riga e
colonna, che permette di visualizzare o meno nella pagina stampata i numeri e le lettere
che definiscono le intestazioni di riga e colonna. Per nascondere le intestazioni togliete il
segno di spunta, per tornare a visualizzarle fate clic con il mouse nella casella. Se volete
vedere l’aspetto del foglio con le nuove impostazioni fate clic sul pulsante Anteprima di
stampa nella scheda.
NB : È possibile aprire la finestra Imposta pagina, e definire tutte le opzioni per la
stampa anche dalla finestra Anteprima, facendo clic sul pulsante Imposta.
Pronti a stampare
Dopo aver definito tutte le impostazioni, potete finalmente stampare il vostro lavoro. Se
fate clic sul pulsante Stampa sulla barra degli Strumenti, il foglio di lavoro viene inviato
direttamente alla stampante. Se invece selezionate il comando Stampa del menu file
potete aprire la finestra di dialogo Stampa, che permette di definire altre opzioni, per
esempio il numero di copie o la parte della cartella di lavoro da stampare.
Potete stampare l’intera cartella (cioè ogni foglio in essa contenuto), il foglio di lavoro su
cui state lavorando (Fogli attivi) oppure un intervallo di celle che è stato selezionato
(Selezione). Definite le opzioni che vi servono quindi fate clic sul pulsante OK.
NB : Per stampare soltanto un intervallo di celle potete anche selezionarlo e poi fare
clic sulla voce Area di stampa del menu File/Imposta area di stampa: questo
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comando, infatti, permette di definire l’intervallo selezionato come area di stampa,
ovvero l’unica parte del foglio di lavoro che verrà stampata.
L’area di stampa può essere definita anche dalla scheda Foglio della finestra
Imposta pagina: se fate clic sul pulsante Comprimi finestra posto all’estremità destra
della casella Area di stampa, potete immettere l’intervallo selezionando
direttamente le celle nel foglio di lavoro. Al termine, fate di nuovo clic sul pulsante
per visualizzare l’intera finestra di dialogo e premete Stampa o Anteprima di stampa
per controllare l’aspetto del vostro foglio.
Salvare il lavoro
Per salvare una cartella di lavoro, comprendente tutti i relativi fogli di lavoro, è
sufficiente selezionare il comando file/Salva o fare clic sul pulsante Salva, quindi digitare
il nome per il file e selezionare la cartella in cui archiviarlo.
È importante ricordare che i fogli di lavoro di Excel 2000 sono compatibili con i file di Excel
97, ma non con quelli creati con le versioni precedenti di Excel, per esempio Excel 5.0.Se
volete salvare un foglio in modo che possa essere modificato anche da persone che
utilizzano versioni più vecchie del programma, dovere quindi selezionare la versione
opportuna nella casella Tipo file della finestra di dialogo Salva con nome, per esempio
Foglio di lavoro Microsoft Excel 5.0.
Nella casella si trovano anche altri formati, come SYLK (Symbol Link), DIF (Data
Interchange Format) o CSV (Comma Delimited) si tratta di formati universali che, anche se
possono perdere parte della formattazione, mantengono i numeri e le formule inalterati:
potete utilizzarli quando volete essere certi di poter modificare i dati di Excel con un altro
foglio di calcolo o altro computer.
Simone Quarteroni

Fogli di calcolo

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