Presentazione di PowerPoint

Pay Per Page Green
Progetto di razionalizzazione delle risorse
utilizzate nella produzione di stampe e
nella gestione documentale
Document Consulting
(dal 2001 Divisione di Ricoh Italia)
•
Ambito
Gestione documentale e stampa
•
Principali servizi:
Auditing dei costi di gestione documentale (TCO)
Progettazione e Sviluppo di soluzioni per la
• riduzione dei costi operativi
• ottimizzazione tecnologica e innovazione processi
•
Qualità e Strumenti
ISO 9001:2000 (DNV) dal 2003. Piattaforma web europea, CAPTURE-IT
•
Risorse
30 consulenti in Italia, specializzati in varie aree di intervento:
TCO
Consulting
•
MIF Audit (FY 2009/2010) : 22.799 device
DMS
Consulting
Sviluppo
Applicazioni
Gestione
Servizi
Ambiti di intervento consulenziale
I progetti di Gestione Documentale includono due tipologie di servizio
1. Stampa e riproduzione di documenti
Ambito:
Soluzioni Hardware di riproduzione e stampa (Stampanti, Copier, Scanner, Fax)
Metodo:
Analisi e Progettazione
Obiettivo:
Corretto dimensionamento delle attrezzature, effettivamente necessarie ai bisogni di stampa e
riproduzione cartacea con il minor spreco di risorse
Modalità di erogazione del servizio: Pay Per Page / Altre
Processi non “core” per l’Azienda cliente
Rilevanza economica (1-3% fatturato*)
2. Gestione di documenti elettronici
Ambito:
Soluzioni Software di gestione documentale (Document Management Systems)
Metodo:
Analisi e Progettazione
Obiettivo:
Digitalizzazione e automazione dei processi di acquisizione, elaborazione e recupero dei documenti
Modalità di erogazione del servizio: Pay Per Use / cessione piattaforme
* Estratto da ricerca Gartner
Processo consulenziale
Soluzioni Hardware di riproduzione e stampa
Obiettivi
AUDITING
Condivisione
Obiettivi
Rilevazione
Elaborazione
Dati
Risultati TCO
Presentazione
Dati
Validazione
Committente
DETERMINAZIONE TOTAL
COST OF OWNERSHIP
(TCO)
PROGETTAZIONE
Elaborazione
Progetto
Condivisione
Progetto
Test e Collaudo
Tecnologico
Attivazione
Servizio
OTTIMIZZAZIONE
GESTIONE
DOCUMENTALE
Reporting
AREA DEL PRESIDIO
(SLA) E DELLA
OTTIMIZZAZIONE
GESTIONE CONTRATTO DI PAY PER PAGE
Rilevazione
Dati Consumo
Analisi
Scostamenti
Azioni
Migliorative
Ottimizzazione del parco macchine e risparmio
Progetto Pay Per Page
E’ una soluzione economica, finanziaria, tecnologica ed organizzativa.
Consiste in un contratto di somministrazione in base al quale l’Azienda Cliente corrisponde al PARTNER
un importo unitario fisso predefinito per ogni pagina prodotta (fax, copia, stampa).
Il contratto ha una durata predefinita e, nel corso del suo svolgimento, solleva il cliente da ogni onere
gestionale.
Il parco macchine del cliente è rilevato dal PARTNER che corrisponderà l’equivalente del valore residuo.
Pay Per Page
Saving
Copie
Stampe
Fax
DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
1. Controllo Stampe e Rete
Soluzione per il monitoraggio delle periferiche, dei volumi e dei costi
2. Gestione delle Stampe da Host
Soluzioni per la stampa dati variabili da host
3. Distribuzione del Documento Elettronico
Soluzioni per la digitalizzazione e la distribuzione dei documenti
4. Archiviazione
Soluzioni per la modifica, l’archiviazione e la ricerca dei documenti
5. Workflow
Automazione parziale o totale dei processi documentali secondo regole
procedurali
6. Sicurezza
Produzione, condivisione e distribuzione sicura, per formati cartacei e
digitali
7. Personalizzazioni nell’automazione dei processi
Creazione di procedimenti personalizzati automatici mediante programmazione
Java.
Prospettive di indagine
PROSPETTIVA
SOCIALE
PROSPETTIVA
AMBIENTALE
Soluzione HW, SW e
servizi per migliorare
efficienza e
produttività
Riduzione CO2 e
contenimento costi
energetici
Risparmio nella
riproduzione e
stampa documentale
PROSPETTIVA
ECONOMICA
Approccio integrato:
totale outsourcing dalla
consulenza alla
gestione del contratto
Prospettiva economica
PEOPLE
PROFIT
PROGETTO Proposto
Situazione ATTUALE
Volumi (Totale)
Copier
35.159
9.752+ 791
Fax
2.428
Printer Ink Jet
Printer Laser
N. Periferiche
775+ 629
20.026+ 758
18
Volumi (Totale)
34.328
MFP
24.596+1.314
Printer Laser
7.556+862
N. Periferiche
11
Copier
2
MFP
5
Fax
3
Printer Laser
6
Printer Ink Jet
6
Printer Laser
7
= SESSIONE DI STAMPA –
sostituzione prefincati
Progettazione personalizzata: Rapporto UTENTI / VOLUMI DI STAMPA (attrezzature = STRUMENTI)
PLANET
Prospettiva economica
PEOPLE
ESEMPIO DI ANALISI: COMPOSIZIONE MIF E ANALISI DEI COSTI
Include costo macchina (storico o noleggio),
consumabili, assistenza, ricambi. Costi effettivi di
utilizzo divisi per i volumi
Unità
Volumi
Mensili
Costi
Mensili (€)
TCO (€)
TCO
(Lit.)
MFP
5
40.253
1.011,75
0,0251
49
COPIER
3
1.109
146,13
0,1318
255
PRINTER
19
19.502
795,49
0,0408
79
FAX
4
775
89,49
0,1155
224
TOTALE B/N
31
61.639
2.042,85
0,0331
64
TOTALE COLORE
5
1.102
149,69
0,1358
263
36
62.741
2.192,54
TOTALE
PROFIT
PLANET
Prospettiva economica
PEOPLE
PROFIT
ESEMPIO DI PROGETTO: SAVING DI PROGETTO 60 MESI
COSTI ATTUALI MENSILI
€ 2.192,54
SOLUZIONE PPP MENSILE
€ 1.749,50
SOLUZIONE PPP (LOGICA TCO)
B&N : 0,0272 €
60.000 Garantite mese
COL : 0,1175 €
1.000 Garantite mese
RISPARMIO CON LA SOLUZIONE PROPOSTA
20,2%
TOTALE SAVING DURATA CONTRATTUALE (60 MESI)
€ 26.582,40
VALORE RESIDUO DEL PARCO MACCHINE ATTUALE
€ 7.500,00
PLANET
Prospettiva sociale / organizzativa
PEOPLE
ESEMPIO DI ANALISI: INDICI DI VALUTAZIONE
PROFIT
CONFRONTO
COSTI/VOLUMI
RIPARTIZIONE DEI COSTI
100%
80%
60%
40%
20%
0%
mfp
copier
printer
fax
colore
assistenza
17%
34%
12%
24%
3%
consumabili
36%
15%
53%
26%
74%
hw
47%
51%
35%
50%
23%
DISTRIBUZIONE
TECNOLOGIA
Periferiche
presenti
Marche
presenti
Modelli
presenti
MFP
MFP
66
44
55
Copie
Copier
r
33
22
33
Stampanti
Stampanti
23
23
33
13
13
Fax
Fax
44
22
44
Totale
Totale
36
36
88
25
25
PLANET
Prospettiva sociale / organizzativa
PEOPLE
ESEMPIO DI PROGETTO: RIEPILOGO SOLUZIONE TECNOLOGICA
PROFIT
Attuale
PayPerPage
Unità
36
25
Punti Copia
9
11
Punti Stampa
28
25
Punti Fax
4
5
Punti Scanner di Rete
4
11
14ppm/5ppm
26ppm/23ppm
Funzioni
45
52
Utenti
54
54
Rapporto Utenze/Unità
1,5
2,2
Rapporto Utenze/Funzioni
1,2
1,0
Velocità di stampa bn/col
PLANET
Prospettiva ambientale
PEOPLE
PLANET
PROFIT
ENERGIA
Numero macchine e volumi
Tempo e consumo in modalità “sleep” (save)
Tempo e consumo in modalità “ready” (macchina pronta)
Tempo e consumo in modalità produzione (macchina in stampa)
Costo Kw/h
CO2
Percentuale di utilizzo Fronte-retro per il monitoraggio del consumo carta
ed emissione CO2
Riduzione emissioni CO2 dovute al consumo energetico
I vantaggi del Progetto: Bilancio Sociale
POTREMMO FARVI CONOSCERE:
- Quanto vi costa stampare e gestire documenti
- Quanto sono efficienti tecnologie/processi
- Qual è l’impatto sull’Ambiente
Con il PAY PER PAGE GREEN
- Quanto potreste risparmiare
- Come potreste rendere migliore il lavoro
- Di quanto potreste abbattere il consumo energetico e la
produzione di CO2
"Il Bilancio Sociale è uno strumento straordinario, rappresenta infatti la certificazione di un
profilo etico, l'elemento che legittima il ruolo di un soggetto, non solo in termini strutturali ma
soprattutto morali, agli occhi della comunità di riferimento, un momento per enfatizzare il proprio
legame con il territorio, un'occasione per affermare il concetto di impresa come buon cittadino,
cioè un soggetto economico che perseguendo il proprio interesse prevalente contribuisce a
migliorare la qualità della vita dei membri della società in cui è inserito. La missione aziendale e la
sua condivisione sono elementi importanti per ottenere il consenso della clientela, del proprio
personale, dell'opinione pubblica".