Guida rapida per l`utilizzo del servizio OwnCloud-MIUR

Guida rapida per l’utilizzo del servizio OwnCloud-MIUR (versione 1.6)
Sommario
Introduzione .......................................................................................................................................................2
L’utilizzo dell’OwnCloud con il browser. ............................................................................................................3
Istruzioni per l’installazione del client OwnCloud ..............................................................................................4
Utilizzo del client OwnCloud per il caricamento dei giustificativi contabili. ....................................................11
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Guida rapida per l’utilizzo del servizio OwnCloud-MIUR (versione 1.6)
Introduzione
Lo scopo del servizio OwnCloud, parallelo al processo di rendicontazione, è mettere a
disposizione dei soggetti attuatori uno spazio accessibile per l’archiviazione dei
giustificativi di spesa dei SAL dei progetti esecutivi. In tale modo la documentazione è
subito accessibile a tutti gli utenti coinvolti nella fase istruttoria di valutazione dei SAL con
notevole risparmio di tempo, avendo eliminato la trasmissione fisica del CD/DVD al MIUR
e la duplicazione di questo in n copie di divulgazione da recapitare agli esperti valutatori.
Tale soluzione permette la condivisione immediata dei documenti garantendo comunque
la sicurezza e riservatezza degli stessi.
Gli utenti possono accedere allo spazio per l’archiviazione e consultazione dei documenti
tramite il client da installare sulla workstation utente, oppure tramite il browser
all’indirizzo https://owncloud-miur.cineca.it/owncloud .
La soluzione con il client è la migliore dal punto di vista prestazionale nel caso di grossa
mole di dati da trasmettere e lentezza del collegamento Internet, poiché il caricamento e
la sincronizzazione avviene in background senza presidio della macchina, nel caso che
questa sia spenta la sincronizzazione riprenderà all’accensione da dove si è interrotta. La
configurazione e gestione del client è più complessa del browser e si è vincolati ad una
macchina di riferimento.
La soluzione di accesso con il browser è quella consigliata poiché permette di accedere al
servizio da qualsiasi postazione senza che questa sia opportunamente configurata ed è più
facile comprenderne il funzionamento. Inoltre è comunque possibile inviare file con il
metodo “drag and drop” per gruppi di file/cartelle fino a un massimo di 100 alla volta per
500MB. Non è possibile interrompere un caricamento in corso e riprenderlo poi dal punto
dell’interruzione.
I browser collaudati, consigliati che consentono il caricamento dei documenti in modalità
“drag and drop” sono: Opera, Chrome.
Questa guida illustra sinteticamente l’utilizzo del servizio tramite i browser Opera, Chrome
e l’installazione e utilizzo del client per il collegamento e invio dei documenti
sull’OwnCloud-MIUR. Rimandiamo alla lettura del manuale ufficiale, che ogni utente trova
nel suo spazio, per l’approfondimento di tutte le caratteristiche del servizio OwnCloud.
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AVVISO IMPORTANTE per il trasferimento dei documenti: per il servizio OwnCloud il nome
del documento è composto dal nome del documento stesso più il nome di tutte le cartelle
all’interno delle quali è incapsulato il documento stesso. Poiché il nome non potrà superare
i 260 caratteri altrimenti il trasferimento fallisce, si consiglia di controllare la struttura
sorgente dei documenti, eliminare le cartelle ridondanti e usare nomi brevi di circa 20/30
caratteri al massimo.
L’utilizzo dell’OwnCloud con il browser.
Collegandosi all’indirizzo https://owncloud-miur.cineca.it/owncloud accedere al servizio,
la user e la password sono tra loro uguali e sono uguali alla user di SIRIO. Dopo il 1° accesso
si consiglia di cambiare subito la password.
Individuare la cartella del progetto che interessa, cliccata la cartella si accede alle
sottostanti dei SALxx, accedere al SAL che interessa. A questo punto è possibile trasferire i
documenti che si hanno a disposizione con modalità “drag e drop” o tramite il comando
carica.
Vedere l’appendice Allegato 1 della "Guida operativa per le modalità di presentazione e
verifica degli stati avanzamento lavori (SAL)" redatta dal MIUR per l’organizzazione dei
documenti nel CD/DVD.
I documenti inviati all’OwnCloud non potranno essere successivamente cancellati: nel caso
di documento da sostituire inserire un nuovo documento con un suffisso nel nome che
indica la nuova versione di un documento già presente.
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Istruzioni per l’installazione del client OwnCloud
1. Cliccare sul link https://owncloud.org/install/#desktop
2. Nella sezione “Install Desktop Clients” cliccare sul pulsante relativo al sistema
operativo installato sul proprio PC (le immagini che seguono fanno riferimento al
sistema operativo Windows)
3. Cliccare sul pulsante “Esegui” per eseguire il set up (l’operazione dura qualche
minuto)
4. Rispondere “Si” alla domanda “Consentire al programma seguente di apportare
modifiche al computer?”
5. Apparirà la seguente finestra. Premere “Avanti”
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6. Premere “Avanti”
7. Premere “Installa” (l’operazione dura qualche minuto)
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8. Una barra mostrerà l’avanzamento dell’installazione.
9. Premere “Avanti”
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Premere “Fine”
10.Premere “Fine”
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11.Ora occorre procedere con la configurazione per la connessione all’OwnCloudMIUR
12.Nella casella di testo “Indirizzo server”, dopo “https://” digitare “owncloudmiur.cineca.it/owncloud” e poi premere il pulsante “Successivo”
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13.Inserire nel campo “Nome utente” la username usata su SIRIO e ripeterla nel
campo “Password” (al primo accesso si consiglia di modificare la password).
Poi premere il pulsante “Successivo”
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14.Cliccare sul pulsante posto accanto all’icona “Cartella locale” per scegliere il
percorso locale in cui caricare la documentazione che vogliamo inoltrare
all’OwnCloud (oppure accettare quella proposta). Infine premere il pulsante
“Connetti …”
15.Apparirà la seguente maschera
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Cliccando su “Apri ownCloud nel browser” si può accedere al server OwnCloud tramite
il browser.
Cliccando su “Apri cartella locale” si consulta la cartella scelta al passo precedente, nel
mentre aggiornata con la struttura da usare per il caricamento dei documenti del
progetto di vostra competenza come di seguito illustrato nell’esempio.
Inoltre, nella cartella è presente un manuale esaustivo che illustra le caratteristiche
dell’OwnCloud.
16.Cliccare su “Fine” per terminare la configurazione.
Utilizzo del client OwnCloud per il caricamento dei giustificativi contabili.
Una volta installato il client, il caricamento dei documenti contabili sul cloud avviene
semplicemente copiandoli nella cartella locale indicata, suddividendoli secondo le
modalità indicate nell’appendice Allegato 1 della "Guida operativa per le modalità di
presentazione e verifica degli stati avanzamento lavori (SAL)" redatta dal MIUR e di seguito
riportata.
I documenti caricati localmente saranno automaticamente sincronizzati sull’OwnCloud;
quindi anche nel caso di grandi dimensioni i documenti saranno inviati all’OwnCloud in
background, è sufficiente che la postazione sia accesa e collegata alla rete Internet. Inoltre,
in caso di interruzione, la sincronizzazione sarà ripresa automaticamente dal punto in cui
si è interrotta.
La disponibilità dei documenti a tutti gli altri utenti abilitati sarà immediata durante la
sincronizzazione/caricamento, senza necessità che questa operazione sia conclusa per
l’intero SAL.
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I documenti inviati all’OwnCloud non potranno essere successivamente cancellati: il
servizio gestisce le duplicazioni ed il versionamento dei documenti.
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