Manuale di Kiwi on line

Manuale di Kiwi on line
Accesso
http://Kiwionline.kiwiimmobiliare.it
Accesso versione mobile
m.kiwiimmobiliare.it
1. Gestione annunci
Cliccando sul pulsante annunci si accede all’elenco annunci
1.1.Inserimento nuovo annuncio
Per inserire un nuovo annuncio cliccare sul pulsante ‘nuovo annuncio’. La maschera di
inserimento è divisa nelle seguenti Tab:
a)
Dati principali
In questa Tab sono presenti i dati più importanti per la compilazione dell’annuncio,
alcuni dei quali obbligatori. I campi obbligatori sono evidenziati con l’asterisco rosso.
E’ inoltre presente la funzione di geolocalizzazione dell’immobile tramite il pulsante
‘Posiziona Immobile’. Una volta geolocalizzato l’immobile ricordarsi di salvare le
impostazioni.
b)
Descrizioni
Nel gestionale è possibile inserire, oltre l’italiano, descrizioni in altre lingue . La
descrizione breve può essere utile nei casi si voglia gestire un testo differente per
l’annuncio, ad esempio per gestire alcune aree pubbliche di siti internet personali o
portali, oppure per gestire le stampe. E presente anche un campo per le note riservate.
Tali note sono richiamabili dal motore di ricerca degli annunci.
c)
Dettagli
In questa Tab, ci sono campi aggiuntivi molti dei quali adoperati per completare gli
annunci sui principali portali immobiliari.
d)
Altri dettagli
In questa Tab ci sono ulteriori campi aggiuntivi per la descrizione dell’immobile
e)
Proprietari /agenti
Nella Tab si possono inserire i proprietari dell’immobile, sia aggiungendo clienti già
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registrati, sia inserendoli ex novo. Al salvataggio dell’annuncio il proprietario sarà
inserito automaticamente nella lista dei clienti.
In fondo è presente l’assegnazione dell’immobile ad un agente (vedi più avanti).
f)Incroci
In questa Tab sono presenti gli incroci con le richieste inserite (vedi più avanti) per
questo immobile. E’ possibile esportare in Excel tali informazioni
g)
Kiwi MLS
Da questa Tab è possibile selezionare/deselezionare gli annunci sui circuiti attivi per
l'MLS. Viene sempre richiesto se l'annuncio deve passare o meno sull'MLS. Per attivare
un annuncio spuntare l’annuncio e cliccare su ‘conferma selezionati’.
h)
Cantieri
In questa sezione è possibile creare uno o più cantieri a cui assegnare l'immobile.
1.2.Modifica annuncio
Per modificare un annuncio, cliccare sul simbolo della matita o cliccare sul pulsante
‘modifica’ in alto a sinistra della scheda. Una volta modificato l’annuncio confermare e
salvare le modifiche cliccando su ‘salva e chiudi’
1.3.Visualizzazione rapida annuncio
Cliccando sulla foto di anteprima nell’elenco annunci, si apre una popup con
l’anteprima annuncio per una visualizzazione veloce delle caratteristiche principali e la
galleria fotografica.
1.4.Disattivazione annuncio
Per disattivare un annuncio:
Tasto destro sul rigo dell’annuncio e ‘disattiva annuncio’.
Dentro l’annuncio stesso in modifica, troviamo la possibilità di disattivarlo
(attivo/disattivo).
É possibile anche indicare il motivo della disattivazione. Questo parametro lo
ritroviamo anche nel motore di ricerca dei disattivi.
1.5.Cancellazione annuncio e riattivazione annuncio
Per cancellare definitivamente un annuncio questo deve essere prima disattivato:
Cliccare sul simbolo della bandiera rossa nel campo multifunzione oppure:
Selezionare gli annunci disattivi dalla maschera degli annunci, poi > tasto destro
‘elimina annuncio’
Se è attivo il servizio multiinvio, l’annuncio potrà essere disattivato definitivamente
solo dopo che tutti i portali lo avranno cancellato, quindi 24/48 dopo la disattivazione.
Per riattivare un annuncio disattivato:
Selezionare gli annunci disattivi dalla maschera degli annunci, poi > tasto destro ‘attiva
annuncio’
1.6.Acquisizione
E’ possibile inserire e gestire l’immobile in acquisizione. In questo caso al posto di
attivo disattivo occorrerà mettere lo stato ‘in acquisizione’ nella maschera dei dati
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principali. Per cercare gli immobili in acquisizione selezionare dal motore di ricerca il
campo corrispondente dal menu a discesa.
1.7.Gestione foto
Da campo multifunzione dell’elenco annunci, cliccare sul simbolo delle foto: si apre la
maschera di gestione. Con il tasto destro o con il pulsante corrispondente si imposta la
foto principale, e si indica se la foto è una planimetria. Per modificare la didascalia
doppio clic sul rigo. Trascinando le foto si può modificarne l’ordine. È inoltre possibile
escludere le foto dalla pubblicazione sui siti o sui portali immobiliari cliccando con il
tasto destro sulla foto e ‘imposta foto privata’. Dalla modifica annuncio è possibile
andare direttamente sulla gestione foto. Attenzione! Se si è in modifica annuncio,
cliccando sul pulsante ‘foto’, annulliamo le modifiche fatte. Il software avverte che
occorre prima salvare il lavoro.
1.8.Gestione video
Dall’elenco annunci cliccare sul simbolo dei video: si apre la maschera di gestione.
E’ possibile inserire un nuovo video, inserendo: il titolo, il link del video stesso e il
codice Embedded che forniscono direttamente i siti come ad esempio Youtube.
La funzione ‘Genera video’, consente di creare uno slide show dalle foto inserite in
maniera automatica.
Dopo aver selezionato le foto scelte inserire: un titolo esplicativo, le didascalie, un
effetto di transazione, la durata di ciascuna transazione. Cliccare su ‘genera video’. E’
anche possibile inserire una immagine di copertina e chiusura video. Il video non sarà
generato immediatamente, ma entro pochi minuti. Il cliente sarà avvisato dell’avvenuta
generazione tramite email.
NB La configurazione del canale youtube, nelle opzioni di configurazione deve essere
impostata dall'assistenza.
1.9.Catasto e Affitto
Cliccando sul simbolo del binocolo nel campo multifunzione, si accede ai dettagli
aggiuntivi che riguardano dati catastali, altri dati aggiuntivi per la gestione degli affitti e
la gestione dei documenti
a)
Gestione dei documenti
Cliccando sul simbolo del foglio nel campo multifunzione, si accede alla gestione dei
documenti per il singolo immobile
1.10.
Attività commerciali
Cliccando sul simbolo relativo nel campo multifunzione, si accede ai dettagli aggiuntivi
che riguardano esclusivamente i dati per le attività commerciali
1.11.
Storico email inviate direttamente su annuncio
E’ possibile, tramite il simbolo della bustina nel campo multifunzione, accedere allo
storico delle email inviate direttamente al cliente per quell’annuncio senza passare
dall’incrocio
2. Gestione richieste
Cliccando sul pulsante richieste si accede all’elenco richieste. Cliccando sul pulsante
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‘aggiungi’, si procede ad un nuovo inserimento.
E’ possibile inserire la richiesta senza dati anagrafici del cliente oppure dettagliare al
meglio la scheda cliente. I clienti già inseriti saranno visibili nell’elenco a discesa.
Dati richiesta. I campi obbligatori sono:
tipo richieste,
macrotipologia,
provincia,
comune,
prezzo massimo
mq minimi.
E’ possibile selezionare più tipologie, più province, più comuni, più zone; per farlo
basta selezionare le opzioni da inserire e una volta terminato si può cambiare campo
cliccando fuori dall’area di selezione. Altri parametri restringono la possibilità di
incroci. Dopo aver inserito la richiesta si abilitano le TAB incroci nella quale sono
presenti gli incroci con gli immobili e la TAB Kiwi MLS.
2.1.Incroci
In questa Tab sono presenti prima di tutto gli incroci con i propri immobili. Cliccando
su ‘genera incroci da MSL’, si ottengono gli incroci con gli immobili provenienti dal
circuito Kiwi MSL
2.2.Immobili fuori incrocio
Tramite questa TAB è possibile aggiungere gli immobili fuori incrocio ad una richiesta.
Cliccare su 'trova immobile' e selezionare gli immobili che interessano.
2.3.Gestione contatti
In questa TAB è possibile gestire le richiamate della richiesta vera e propria. Il
software da la possibilità di tenere traccia di coloro che sono da richiamare con la data.
Questo promemoria se valorizzato appare nella home e in un elenco richiamato da un
pulsante nell'elenco richieste 'clienti da richiamare'.
2.4.Kiwi MSL
Da questa Tab è possibile selezionare/deselezionare le richieste. Di default la richiesta
NON è passata all’MLS attivo. Per attivare una richiesta spuntare l’annuncio e cliccare
su ‘conferma selezionati’.
2.5.Gestione incroci
Sia dalle richieste che incrociano con gli immobili, che dagli immobili che incrociano
con le richieste è possibile inviare email ai clienti.
Dagli annunci e dalle richieste è possibile selezionare rispettivamente:
1) Le richieste a cui inviare l’immobile con la possibilità di inviare una email con
allegato o no. Per ciascuna email è possibile modificarne sia l’oggetto che il testo.
2) Gli annunci da inviare alla richiesta con la possibilità di inviare una email con
allegato o no. Per ciascuna email è possibile modificarne sia l’oggetto che il testo.
Una volta effettuato l’invio la richiesta incrociata o l’immobile incrociato diventano in
neretto e appare l’ora e la data dell’invio dell’email.
É inoltre possibile tenere traccia delle telefonate fatte sull'incrocio. Cliccando infatti
sul simbolo del telefono accanto alla richiesta si apre un popup con l'orario della
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chiamata e le varie note.
E’ possibile anche personalizzare la firma dell’email nelle opzioni. Inoltre il software
avvisa se l’email è stata letta o meno.
E’ inoltre presente lo storico degli invii effettuati
3. Gestione clienti
Nella gestione clienti sono inseriti sia i proprietari sia i richiedenti.
Cliccando sul simbolo dell’allegato, è possibile inserire documenti allegati come ad
esempio documenti in Word o pdf. Per ogni cliente è possibile inserire fino a 10 MB di
documenti
E’ presente anche la TAB ‘altre informazioni nella quale è possibile inserire
informazioni aggiuntive sul cliente
Dalla schermata di ogni cliente si possono inoltre vedere gli immobili di proprietà e le
richieste effettuate.
Cliccando sul pulsante ‘appuntamenti’ si possono vedere gli appuntamenti fatti su un
determinato cliente
4. Gestione appuntamenti
Kiwi on line è integrato con Google Calendar. E’ obbligatorio avere un account di
Google per poter gestire il calendario degli appuntamenti.
4.1.Gestione agenti
Cliccando sul pulsante agenti si accede alla gestione degli agenti. Per inserire un nuovo
agente cliccare su ‘aggiungi nuovo agente’. Appare la maschera di inserimento. Dopo i
dati principali, sono richieste le credenziali di Google. È possibile salvare la password
per non doverla reinserire. Il pulsante ‘recupera calendari’, consente di selezionare i
calendari presenti nell’account e di impostare un colore diverso per la visualizzazione di
ciascuno.
E’ possibile identificare un agente predefinito.
4.2.Gestione avanzata agenti
Kiwi ha anche la gestione avanzata degli agenti. Questa funzione deve essere richiesta
all'assistenza perché non è attiva nella versione base.. Tramite questa gestione ad ogni
agente sarà possibile assegnare delle credenziali per entrare nel gestionale, e sarà
possibile assegnare i vari permessi di lettura e scrittura per annunci, richieste, cliente e
agenda.
4.3.Inserimento Appuntamento direttamente da agenda
Cliccando sul pulsante ‘Appuntamenti’, si accede alla gestione dell’agenda. Per creare
un appuntamento i passaggi sono i seguenti.
1) Selezionare l’agente. Automaticamente il sistema si posizione nell’orario prossimo
all’orario attuale creando di default un’ora di intervallo e selezione l’agente
predefinito.
2) Selezionare il tipo di appuntamento.
3) Il campo note serve per inserire informazioni generiche, mentre il campo esito per
descrivere l’esito di una visita.
4) E’ possibile selezionare un annuncio dall’elenco a discesa. Automaticamente sono
compilati i campi del proprietario e i dati essenziali dell’immobile.
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5) E’ possibile generare una richiesta per quello specifico immobile oppure selezionare
dal menu a discesa una richiesta già inserita.
6) Cliccare sul pulsante ‘crea appuntamento’
4.4.Appuntamento da elenco annunci
E’ possibile creare un appuntamento direttamente dalla lista annunci. Dopo aver
individuato l’annuncio sul quale si desidera prendere un appuntamento, cliccare sul
simbolo corrispondente nel campo multifunzione.
Si apre il calendario.
Automaticamente saranno riempiti i campi del proprietario e dell’immobile ed è
selezionato l’agente impostato.. Le procedure per creare l’appuntamento poi sono le
medesime.
Se un annuncio ha gli incroci, visualizzando le richieste relative è possibile creare un
appuntamento selezionando automaticamente sia l’annuncio che la richiesta..
4.5.Appuntamento da elenco richieste
E’ possibile creare un appuntamento direttamente dalla lista richieste. Dopo aver
individuato la richiesta sulla quale si desidera prendere un appuntamento, cliccare sul
simbolo dell’agenda. Si apre il calendario. Automaticamente saranno riempiti i campi
della richiesta. Le procedure per creare l’appuntamento poi sono le medesime.
Se una richiesta ha gli incroci, visualizzando gli immobili relativi è possibile creare un
appuntamento selezionando automaticamente sia l’annuncio che la richiesta.
5. Stampe
Nell’elenco annunci e richieste sono presenti le funzioni delle stampe. La stampa può
essere inviata per email.
Le stampe generano un pdf.
E’ presente sempre
l’esportazione in pdf della griglia visualizzata
Nella modifica annuncio è possibile stampare i dati presenti nelle varie TAB. La stampa
per vetrina è personalizzabile in varie parti nei colori. Può essere scelto anche il formato
A4 (verticale / orizzontale) e A5
La configurazione della stampa per vetrina avviene nel menu “opzioni stampa per
vetrina”
6. Versione MOBILE m.kiwiimmobiliare.it
La versione mobile di Kiwionline è una versione semplificata del gestionale utile
all'agente immobiliare mentre è fuori ufficio per visualizzare, inserire e modificare
annunci, richieste, clienti e appuntamenti.
I campi gestiti sono semplificati per permettere una gestione smart del proprio
gestionale Quindi massima velocità di utilizzo grazie alla presenza dei dati principali,
indispensabile quando si è fuori.
6.1.Gestione veloce di annunci e foto
Dal motore di ricerca è possibile ricercare gli annunci. Dopo il motore di ricerca è
presente l'elenco annunci. Per visualizzare più informazioni in anteprima cliccare sul +.
1) l'annuncio inserito ha di default indirizzo visibile = NO
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2) è possibile scattare direttamente la foto a caricarla nell'annuncio
3) è possibile selezionare più foto dal proprio dispositivo e caricarle direttamente
nell'annuncio
6.2.Gestione Clienti
Nel motore di ricerca è possibile ricercare il cliente per nominativo. É possibile
visualizzare, inserire modificare un nuovo cliente e trovare immediatamente numeri di
telefono ed email.
6.3.Gestione richieste
Nel motore di ricerca è possibile ricercare il cliente per nominativo ed id richiesta. E'
possibile visualizzare inserire modificare le richieste anche con il multi zona.
6.4.Gestione appuntamenti integrato con Google Calendar
Dopo aver selezionato l'agente è possibile visualizzare gli appuntamenti: ad agenda, per
settimana e mese. Facendo doppio tap si visualizza il dettaglio dell'appuntamento con i
riferimenti dei clienti ed è possibile modificare l'appuntamento.
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