1 Lavorare nell`organizzazione e nella consulenza congressuale

Lavorare nell’organizzazione e nella consulenza congressuale
Per lavorare presso enti privati e agenzie che si occupano di organizzazione di eventi/congressi: il
personale viene assunto inizialmente a tempo determinato attraverso la valutazione dei curriculum
pervenuti. Nella maggior parte dei casi prima dell’assunzione viene proposto un periodo di stage.
Coloro che lavorano in questo settore possono svolgere le seguenti attività: presentare il progetto
della manifestazione/evento al committente, curare tutta la fase preparatoria, presiedere al suo
svolgimento, gestirne la chiusura. Lavorare in questo comporta anche: scelta dei tempi e dei luoghi;
ricerca degli sponsor; stampa dei programmi: allestimento delle sedi; gestione degli aspetti
amministrativi; gestione degli indirizzari; coordinamento del personale di assistenza; realizzazione
conferenze stampa di accompagnamento; predisposizione di bilanci consuntivi, atti, rassegna
stampa, ringraziamenti.
Si richiede la conoscenza di lingue straniere e il possesso di nozioni di economia e di marketing.
Ruoli professionali
Project manager: è il responsabile unico della valutazione, pianificazione e realizzazione di un
progetto. I compiti che deve svolgere un project manager per il successo del progetto si possono
dividere in due aree:
- area operativa, legata alle metodologie, agli strumenti e alle tecniche di lavoro per realizzare al
meglio gli obiettivi del progetto;
- area relazionale, concernente le dinamiche interpersonali e di comunicazione. Le sue attività sono:
progettazione di un evento, commercializzazione e comunicazione, relazioni con stakehoder e
clienti, controllo costi e qualità, fund raising, ecc.).
Event manager: sovrintende alla realizzazione di un avvenimento, cura tutta la fase preparatoria,
presiede al suo svolgimento e ne gestisce la chiusura. All'event manager competono la definizione e
la messa in opera della regia complessiva dell'evento (scelta dei tempi e dei luoghi, allestimento
sedi, coordinamento del personale di assistenza) ma anche la quantificazione e la gestione degli
investimenti (ricerca sponsor, gestione degli aspetti amministrativi, predisposizione di bilanci
consuntivi) e la selezione dei canali e degli strumenti di comunicazione da attivare. Nello
svolgimento del suo ruolo, l'event manager interagisce con molti altri interlocutori, tenendo i
rapporti con sponsor, enti pubblici, giornalisti, uffici marketing, uffici comunicazione e relazioni
pubbliche, uffici stampa delle aziende, organizzazioni di catering, agenzie di personale di assistenza
ecc.
Executive: monitora gli organi d'informazione, gestisce comunicati stampa e organizza conferenze
stampa. Compito dell'executive è la realizzazione, in modo affidabile ed efficace, di più incarichi, o
progetti per i clienti. Tra le varie attività affidate all'executive (svolte sotto la stretta supervisione di
un collega più esperto) ci sono il monitoraggio degli organi d'informazione (raccolta, selezione,
invio degli articoli ai clienti e report periodico); la redazione e la diffusione di comunicati stampa
con la successiva gestione della relazione con i giornalisti; l'organizzazione di conferenze stampa
(aspetti logistico-amministrativi).
Account manager: è responsabile della gestione dei rapporti commerciali con i grandi clienti e del
raggiungimento degli obiettivi di vendita a questi collegati. La sua attività va dall'analisi delle
specifiche esigenze del cliente alla relativa formulazione dell'offerta commerciale, alla trattativa e,
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in caso di successo, alla gestione dell'ordine. Gli competono anche l'analisi dei costi, la previsione
di redditività degli accordi e la verifica del livello di customer satisfaction. All'interno del budget
assegnatogli, si occupa inoltre della definizione e della gestione delle politiche di sconto e delle
azioni promozionali.
Qui di seguito segnaliamo alcuni indirizzi di società che operano in questo settore in provincia
di Rimini.
Rimini Fiera
www.riminifiera.it
Società che gestisce il quartiere fieristico di Rimini.
via Emilia, 155 – Rimini. Tel. 0541 744111 - fax 0541 744200.
Adria Congrex
www.adriacongrex.it - [email protected]
via Sassonia, 30 – Rimini. Tel. 0541 305811 - fax 0541 305842
La società fornisce servizi che spaziano dalla progettazione congressuale, alla segreteria
organizzativa, dalla prenotazione alberghiera a tutti quei servizi congressuali, di allestimento,
ufficio stampa e di organizzazione di eventi sociali, turistici e culturali.
Sul sito è possibile inserire il proprio curriculum (alla voce “lavora con noi”).
AdriaPoint Srl
www.adriapoint.com - [email protected]
via Nuova Circonvallazione, 69 – Rimini. Tel. 0541 793025 - fax 0541 793026.
L’organizzazione fornisce servizi come software, progettazioni, controlli, assistenza, booking.
Convention Bureau
www.riminiconvention.it - [email protected]
via della Fiera, 52 - Rimini Tel. 0541 711500 - fax 0541 711505.
Seleziona e verifica la disponibilità delle strutture congressuali e alberghiere più idonee, prepara
candidature personalizzate e organizza educational e site inspection, propone programmi sociali,
serate a tema e tour, coordina l'offerta e ne controlla la qualità.
Inoltre commercializza il Palacongressi della Riviera di Rimini.
Promotion Company Congressi
www.promotioncompany.it - [email protected]
via Bonsi, 45 – Rimini. Tel. 0541 787834 - fax 0541 787820
Fornisce un’ampia serie di servizi come: organizzazione e coordinamento eventi; progettazione e
pianificazione; formulazione del budget; ricerca di sedi idonee per ogni evento; ricerca di strutture
alberghiere ed extra-alberghiere; organizzazione di servizi congressuali; gestione risorse umane
(hostess, interpreti, personale tecnico specializzato); studio e realizzazione stampati; segreteria
scientifica e organizzativa; accoglienza e assistenza; organizzazione del tempo libero; assistenza
amministrativa e consulenza finanziaria; ufficio stampa e pubbliche relazioni.
Magina srl
www.magina.it - [email protected]
via del Cigno, 60 – Rimini. Tel.0541 781205 - fax 0541 781728.
Agenzia di comunicazione ed eventi, si propone come consulente nell'ideazione e realizzazione di
azioni mirate di comunicazione e formazione.
Si occupa di eventi, convention, programmi di incentivazione e lanci di prodotti; comunicazione e
immagine coordinata; programmi di formazione, attività motivazionali e di team building;
presentazioni multimediali, scenografie e allestimenti tematici.
e-mail:
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F.E.D.A. Srl
www.fedasrl.it - [email protected]
via Nuova Circonvallazione, 69 – Rimini (presso Centro Pianeta, scala B).
Tel.0541 793200 - fax 0541/795252.
La società si occupa di progettare e realizzare fiere e di offrire consulenza nella realizzazione e
ideazione di eventi e materiali nonché di campagne di comunicazione.
Offre un servizio completo nei settori della progettazione, organizzazione di fiere ed eventi,
nell’ideazione, pianificazione e gestione della comunicazione pubblica e privata, nell’editoria e
nello sviluppo a 360 gradi del marketing aziendale e pubblico.
Riminincentive
www.riminincentive.it - [email protected]
viale A. Vespucci, 39D – Rimini. Tel 0541 26867 - fax 0541 627450 - 335 7017592
La società gestisce la consulenza e l’organizzazione di viaggi d’incentivazione ed eventi aziendali a
Rimini e nel territorio marchigiano-romagnolo.
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