Lezione 2: Gestione dei fogli di lavoro Formule e funzioni

Patente Europea di Informatica
ECDL – Modulo 4
Lezione 2:
Gestione dei fogli di lavoro
 Formule e funzioni
 Formattazione

Anno 2011/2012 – Syllabus 5.0
Una cartella di lavoro di Microsoft Excel è costituita da
più fogli di lavoro (tre in un documento appena creato).
Ogni foglio di lavoro contiene lo stesso numero di celle
(17,1 miliardi circa) ed è indipendente dagli altri. E’
quindi utile suddividere i nostri dati in diversi fogli di
lavoro se vogliamo organizzare tabelle, grafici e
resoconti distinti gli uni dagli altri, ma comunque
facilmente consultabili e stampabili.
I dati inseriti su diversi fogli di lavoro all’interno dello
stesso documento possono comunque essere legati da
formule, per creare ad esempio resoconti complessivi.
Per inserire fogli di lavoro in un documento è sufficiente cliccare
l’etichetta che si trova all’estrema destra della serie di etichette
con i nomi dei fogli già esistenti, che si chiama Inserisci foglio di
lavoro. In questo modo verrà creato e aperto un nuovo foglio
(prenderà il nome “Foglio4”, “Foglio5” e così via).
Per rinominare un foglio di lavoro è sufficiente fare doppio click
sulla sua etichetta, digitare il nome desiderato e premere Invio.
E’ possibile spostarsi tra fogli di lavoro facendo click sinistro
sull’etichetta del foglio desiderato. Se sono presenti molti fogli, i
pulsanti a sinistra delle etichette permettono di spostarsi
comodamente al foglio precedente, al successivo, al primo o
all’ultimo.
Per spostare fogli di lavoro si possono seguire due procedure:
Si clicca su un foglio e si trascina, tenendo premuto il tasto
sinistro del mouse, fino alla posizione desiderata (appare un
cursore a forma di freccia tra le etichette di due fogli adiacenti),
dopodiché si rilascia il mouse.

Si clicca col tasto destro sul foglio da spostare e si sceglie Sposta
o copia dal menu a tendina che compare; si apre una finestra di
dialogo che permette di scegliere il documento in cui spostarlo (o
anche di crearne uno nuovo) e la posizione all’interno di esso.

E’ possibile copiare un foglio di lavoro esistente seguendo la
procedura sopra indicata, ovvero aprendo Sposta o Copia,
indicando la posizione in cui copiare e barrando la casella Crea una
copia.
Per inserire una riga in un foglio di lavoro, si clicca col tasto
destro del mouse sull’intestazione della riga sotto al punto in cui
si vuole effettuare l’inserimento e si sceglie Inserisci. La nuova riga
prende il posto della precedente e la riga su cui abbiamo cliccato si
sposta in basso (il procedimento è analogo per inserire colonne).

Per inserire più righe in un foglio di lavoro il procedimento è
analogo, ma anziché selezionare una sola riga e cliccare su
Inserisci, si deve selezionare un numero di righe pari a quante se
ne intendono inserire (il procedimento è analogo per le colonne).

Nella barra multifunzione – scheda Home – gruppo Celle si trova il
pulsante Inserisci, che permette di inserire righe sopra o colonne a
sinistra della cella selezionata.

Per eliminare una o più righe è sufficiente selezionarle, fare
click col tasto destro del mouse sulle intestazioni e premere
Elimina (il procedimento è analogo per eliminare colonne).

In alternativa, è possibile eliminare elementi del foglio di lavoro
con il pulsante Elimina (barra multifunzione – scheda Home –
gruppo Celle). Cliccando sul pulsante stesso si eliminano gli
elementi selezionati (ad esempio, una cella o una colonna); se
invece si clicca sul pulsante con la freccia in basso, un menu a
tendina permette di scegliere se eliminare la riga, la colonna o il
foglio di lavoro a cui appartiene la cella selezionata.

Il resto del documento scorre in alto e a sinistra, a seconda se si
eliminano righe o colonne dal foglio di lavoro.
Portando il puntatore al margine tra due intestazioni di riga o di
colonna, cliccando e tenendo premuto il pulsante sinistro del
mouse si può modificare la larghezza di una colonna o l’altezza di
una riga (compare il puntatore di ridimensionamento) trascinando
il margine fino alle dimensioni desiderate.

Facendo doppio click sul margine tra due intestazioni di colonna,
la colonna di sinistra adatta la sua larghezza per contenere
esattamente il dato più lungo che ospita (stringendosi o
allargandosi secondo necessità). Si può ottenere lo stesso risultato
selezionando la colonna e facendo click su Formato – Adatta
larghezza colonne sulla barra multifunzione – scheda Home –
gruppo Celle (la stessa procedura vale anche per l’altezza delle
righe.

Per dare una larghezza esatta ad
una colonna, anziché trascinare il
margine è più pratico selezionare la
colonna,
cliccare
col
destro
sull’intestazione
e
scegliere
Larghezza colonne… La stessa
funzione è disponibile nella barra
multifunzione – scheda Home –
gruppo Celle (la procedura vale
anche per l’altezza delle righe).

E’ possibile nascondere temporaneamente alcune righe o colonne
selezionandole, cliccando con il tasto destro del mouse
sull’intestazione e premendo Nascondi. In questo modo i dati
contenuti non vengono cancellati, ma soltanto resi invisibili
(anche a un’operazione di stampa). Questo può essere utile per
raggruppare alcuni dati da visualizzare o stampare che si trovano
in punti lontani del documento.
Per tornare a visualizzare le righe o le colonne nascoste si
selezionano le righe o le colonne che delimitano l’intervallo
nascosto, si clicca col destro sulle intestazioni e si preme Scopri.
In questo modo tutte le righe o le colonne nascoste contenute tra
quelle selezionate saranno di nuovo visibili.
Quando si lavora con serie di dati molto vaste è utile bloccare le
righe e le colonne delle intestazioni. In questo modo, quando si
scorre il documento, le intestazioni rimangono sempre visibili per
facilitare la lettura e l’interpretazione dei dati.
Nella barra multifunzione – scheda Visualizza – gruppo Finestra
si trova il pulsante Blocca riquadri, che contiene tre comandi:
Blocca riquadri permette di bloccare le righe sopra e le
colonne a sinistra della cella selezionata;


Blocca riga superiore blocca la prima riga del foglio;

Blocca prima colonna blocca la prima colonna del foglio;
Il pulsante ospita il comando Sblocca riquadri per annullare
l’operazione, una volta eseguita.
Un’altra operazione che può facilitare la consultazione di serie di
dati molto vaste è la divisione della finestra in più riquadri.
Questo permette di visualizzare contemporaneamente più parti
del foglio elettronico anche lontane tra di loro.
Nella barra multifunzione – scheda Visualizza – gruppo Finestra
si trova il pulsante Dividi; cliccando su di esso il foglio di lavoro
viene “spezzato” con due linee marcate al di sopra e a sinistra
della cella selezionata. E’ possibile ridimensionare questi riquadri
cliccando sulle linee di divisione e trascinandole nella posizione
desiderata.
Cliccando di nuovo su Dividi la visualizzazione viene riunita.
Se i dati sono inseriti correttamente in un foglio elettronico,
Excel mette a disposizione molte formule e funzioni con cui
operare su di essi.
E’ possibile scrivere formule sia utilizzando numeri digitati
direttamente nella formula, sia facendo riferimento a celle del
documento. In questo caso, modificando il valore della cella di
riferimento il risultato della formula viene ricalcolato
automaticamente.
In una formula è possibile usare i comuni operatori matematici
(+, -, *, /, ^) e anche racchiudere alcuni calcoli tra parentesi per
assicurarsi che vengano effettuati nell’ordine corretto.
Una formula che utilizzi soltanto dati inseriti da tastiera assume
questo aspetto:
=(100+20)*50
Il segno = caratterizza una funzione o una formula, ed è
necessario affinché Excel la calcoli.
Le parentesi sono importanti per fare eseguire i calcoli
nell’ordine corretto (^, poi * e /, poi + e -).
La barra della formula mostra la cella in cui essa si trova e il
testo che abbiamo digitato; la cella invece contiene il risultato.
Una formula può comprendere riferimenti ad altre celle del
documento. Questo risulta pratico quando si devono modificare i
valori in ingresso della formula senza doverne riscrivere il testo.
Una formula con riferimenti alle celle appare così:
=(A3+A4)*B3
Il segno =, gli operatori e le parentesi funzionano allo stesso
modo, ma in questo caso vengono utilizzati i valori che
compaiono nelle celle a cui la formula fa riferimento (tali valori
possono essere a loro volta delle formule o delle funzioni).
La barra della formula riporta la formula e, cliccando su di essa, i
riferimenti alle celle e i bordi delle celle stesse si colorano.
Per iniziare ad inserire una formula in una cella, è sufficiente
digitare = come primo carattere. Se la formula contiene
riferimenti a celle, è possibile digitare la posizione della cella
oppure cliccare su di essa.
E’ possibile, all’interno della stessa formula, utilizzare sia
riferimenti a celle che numeri inseriti direttamente.
Quando si finisce di digitare il testo della formula, si preme Invio
per effettuare il calcolo. Se la formula non contiene errori di
sintassi, nella cella compare il risultato, altrimenti può
comparire un messaggio di errore.
Alcuni dei messaggi di errore più comuni sono:

#DIV/0! : La formula contiene una divisione per zero.
#VALORE! : Una delle celle a cui fa riferimento la formula
contiene un tipo di dato non compatibile (ad esempio, fare
riferimento ad una cella contenente testo in una somma).

#RIF! : Una delle celle a cui fa riferimento la formula non è
valida, ad esempio perché è stata eliminata.

#NUM! : La formula usa un argomento numerico non valido (ad
esempio, cerca la radice quadrata di un numero negativo).

#NOME? : La formula usa una cella con un nome specifico come
riferimento, ma tale riferimento non viene trovato nel foglio.


##### : La cella è troppo stretta per visualizzare il risultato.
Le celle contenenti formule errate sono marcate da un
triangolino verde nell’angolo in alto a sinistra.
Quando si inseriscono formule e funzioni, è bene ricordare anche
alcune regole generali:
Se la formula contiene delle parentesi, assicurarsi che ogni
parentesi aperta sia poi chiusa e che esse siano collocate
correttamente (Excel facilita questo controllo evidenziando in
grassetto e con un colore diverso le varie coppie di parentesi).

Se si utilizza un riferimento ad un intervallo di celle, questo si
indica con i due punti tra la prima e l’ultima cella dell’intervallo
(A1:C4 è un rettangolo da quattro righe e tre colonne); celle
distinte invece sono separate da punto e virgola (A1;C4
rappresenta soltanto le due celle indicate).

I numeri vanno immessi senza formattazione (ad esempio,
senza separatore delle migliaia o simbolo della valuta).

Assicurarsi di aver fornito ad una funzione tutti gli argomenti
obbligatori (ad esempio, specificare quali celle devono essere
sommate tramite una funzione SOMMA).

I riferimenti alle celle contenuti in formule e funzioni possono
essere relativi, assoluti o misti:
Riferimento relativo (C3): Quando la formula viene copiata in
un altro punto del foglio o viene usato il riempimento
automatico, i riferimenti all’interno della nuova formula si
spostano per rimanere nella stessa posizione relativa (esempio:
scrivendo =A1+B1 in C1 e copiando la formula in C2, ovvero una
riga sotto, i riferimenti cambiano e la formula diventa =A2+B2).

Riferimento assoluto ($C$3): In questo caso i riferimenti non si
spostano insieme alla formula, ma essa fa sempre riferimento
alle stesse celle (nell’esempio precedente, se copio la formula
=$A$1+$B$1 da C1 a C2, in C2 trovo ancora =$A$1+$B$1).

Riferimento misto ($C3 o C$3): Un riferimento misto si
comporta come assoluto rispetto soltanto alla riga (C$3) o alla
colonna ($C3) (nell’esempio precedente, se nella cella C1 ho la
formula =$A1+B$1, copiando la formula nella cella C2 ottengo
=$A2+B$1, mentre copiando la formula in D1 ottengo =$A1+C$1).

Utilizzare i riferimenti assoluti (o misti) è utile, ad esempio,
quando si fa uso di tassi di conversione o altre costanti (fisiche,
matematiche, statistiche), in quanto non è necessario copiare
tali valori o aggiornare costantemente le formule.
Microsoft Excel contiene al suo interno diverse centinaia di
funzioni. Ogni funzione ha un nome (ad esempio SOMMA o MIN) e
un argomento (ad esempio, per la funzione SOMMA l’argomento
sono le celle che contengono i valori da sommare).
E’ possibile nidificare formule e funzioni (fino ad un massimo di
64 funzioni nidificate in ogni cella), utilizzando correttamente le
parentesi (ad esempio: =MEDIA(SOMMA(A1:A5);SOMMA(B1:B5))
fornisce la media tra le somma dei valori della colonna A e la
somma dei valori della colonna B; gli argomenti della funzione
MEDIA sono a loro volta delle funzioni).
Nella barra multifunzione è disponibile la scheda Formule, in
cui le funzioni predefinite di Excel compaiono suddivise per
categoria (ad esempio “finanziarie”, “logiche”, ecc.).
Per inserire una funzione in una cella selezionata è possibile:

Digitare manualmente la funzione.
Cliccare sul pulsante Inserisci funzione (barra multifunzione Formule) e scegliere la funzione da un elenco; si aprirà una
finestra di dialogo in cui è possibile scegliere gli argomenti.


Cliccare sul pulsante fx nella barra della formula.
Scegliere una
multifunzione.

funzione
dai
raggruppamenti
nella
barra
La finestra di dialogo Argomenti funzione fornisce una breve
descrizione della funzione scelta e un’anteprima del risultato. E’
possibile selezionare gli argomenti digitandoli negli appositi spazi
o cliccando sul pulsante a fianco alle caselle di testo e
selezionandoli direttamente sul foglio elettronico.
La funzione SOMMA permette di calcolare la somma di più valori.
=SOMMA(A1:A5)
La funzione restituisce il valore della somma delle cinque celle
dell’intervallo A1:A5 (un argomento).
=SOMMA(A1;A5)
La funzione restituisce il valore della somma delle celle A1 e A5
(due argomenti).
=SOMMA(A1:A5;C1:C5)
La funzione restituisce il valore della somma delle cinque celle
da A1 a A5 e delle cinque celle da C1 a C5 (due argomenti).
La funzione MEDIA permette di calcolare la media di più valori.
=MEDIA(A1:A5)
La funzione restituisce il valore della media tra le cinque celle
dell’intervallo A1:A5 (un argomento).
=MEDIA(A1;A5)
La funzione restituisce il valore della media tra le celle A1 e A5
(due argomenti).
=MEDIA(A1:A5;C1:C5)
La funzione restituisce il valore della media tra le cinque celle da
A1 a A5 e le cinque celle da C1 a C5 (due argomenti).
La funzione MIN indica il valore minimo tra più numeri.
=MIN(A1:A5)
La funzione restituisce il valore minimo tra quelli che compaiono
nelle celle da A1 a A5 (un argomento).
=MIN(A1;A5)
La funzione restituisce il valore minimo tra quelli che compaiono
nelle celle A1 e A5 (due argomenti).
=MIN(A1:A5;C1:C5)
La funzione restituisce il valore minimo tra quelli che compaiono
tra le cinque celle da A1 a A5 e le cinque celle da C1 a C5 (due
argomenti).
La funzione MAX indica il valore massimo tra più numeri.
=MAX(A1:A5)
La funzione restituisce il valore massimo tra quelli che
compaiono nelle celle da A1 a A5 (un argomento).
=MAX(A1;A5)
La funzione restituisce il valore massimo tra quelli che
compaiono nelle celle A1 e A5 (due argomenti).
=MAX(A1:A5;C1:C5)
La funzione restituisce il valore massimo tra quelli che
compaiono tra le cinque celle da A1 a A5 e le cinque celle da C1
a C5 (due argomenti).
La funzione CONTA.VALORI indica quante, tra le celle scelte
come argomento, contengono un valore di qualunque genere.
=CONTA.VALORI(A1:A5)
La funzione restituisce il numero di celle contenenti valori
nell’intervallo tra A1 e A5 (un argomento).
=CONTA.VALORI(A1;A5)
La funzione indica quante delle celle A1 e A5 contengono valori
(due argomenti).
=CONTA.VALORI(A1:A5;C1:C5)
La funzione indica quante delle celle negli intervalli da A1 a A5 e
da C1 a C5 contengono valori (due argomenti).
La funzione CONTA.NUMERI indica quante, tra le celle scelte
come argomento, contengono un valore numerico.
=CONTA.NUMERI(A1:A5)
La funzione restituisce il numero di celle contenenti valori
numerici nell’intervallo tra A1 e A5 (un argomento).
=CONTA.NUMERI(A1;A5)
La funzione indica quante delle celle A1 e A5 contengono valori
numerici (due argomenti).
=CONTA.NUMERI(A1:A5;C1:C5)
La funzione indica quante delle celle negli intervalli da A1 a A5 e
da C1 a C5 contengono valori numerici (due argomenti).
La funzione ARROTONDA permette di arrotondare un numero
decimale al numero di cifre indicate (per eccesso se la prima
cifra scartata è 5 o superiore, altrimenti per difetto).
=ARROTONDA(A1;3)
Restituisce il valore contenuto nella cella A1 arrotondato alla
terza cifra decimale (due argomenti).
=ARROTONDA(51,516629072;3)
Restituisce il valore indicato come primo argomento, arrotondato
alla terza cifra decimale (in questo caso rende 51,517) (due
argomenti).
La funzione SE è una funzione logica che si presenta nella forma:
=SE(test;se_vero;se_falso)
Il primo argomento è la condizione che la funzione deve
controllare (test).

Il secondo argomento è il valore che la funzione deve rendere
se la condizione è verificata; può trattarsi di un valore, di un
riferimento a una cella o di una stringa di testo (in questo caso
deve essere indicata tra virgolette).

Il terzo argomento è il valore che la funzione deve rendere se
la condizione non è verificata (valgono le stesse regole del
secondo argomento).


I tre argomenti della funzione sono separati da punto e virgola.
Esempio: si vuole inserire in una cella una funzione SE che
indichi se il valore contenuto nella cella F15 è positivo o
negativo, scrivendo delle frasi adeguate.
La condizione da verificare è che il numero sia positivo, ovvero
F15>=0.

Se la condizione è verificata, la funzione deve rendere la
scritta “Positivo”.

Se, al contrario, la condizione non è verificata, la funzione
deve rendere la scritta “Negativo”.

La formula da inserire è quindi:
=SE(F15>=0;“Positivo”;“Negativo”)
Quando si inserisce un dato all’interno di una cella, Excel tende a
riconoscere automaticamente il tipo di dato e a formattare la
cella di conseguenza; tuttavia, è possibile impostare
manualmente il tipo di dato contenuto, e di conseguenza
scegliere stili diversi per la visualizzazione.
Nella barra multifunzione – scheda Home
– gruppo Numeri è possibile modificare
alcune opzioni a questo riguardo:

Tipo di dato;

Formati contabilità;

Percentuale;

Separatore delle migliaia;

Aumenta o riduci decimali.
Dalla barra multifunzione – scheda
Home – gruppo Numeri è possibile
accedere alla finestra Formato celle
cliccando sul pulsante Formato celle:
Numero in basso a destra.
In questa scheda è possibile scegliere
il tipo di formattazione per i dati
inseriti
e
specificarne
alcune
proprietà. Ad esempio, per un numero
o una valuta impostare le cifre
decimali o la visualizzazione dei
numeri negativi, per una data o
un’ora la forma in cui si vuole che
compaia nella cella.
Dalla barra multifunzione – scheda
Home – gruppo Allineamento è
possibile accedere alla finestra
Formato celle cliccando sul pulsante
Formato celle: Alineamento in basso
a destra.
In questa scheda si può impostare
l’allineamento orizzontale e verticale
del testo, l’inclinazione e alcune altre
opzioni quali il testo a capo e
l’unione di più celle.
La sezione Allineamento della scheda
Home presenta molte di queste
funzioni.
Dalla barra multifunzione – scheda
Home – gruppo Carattere è possibile
accedere alla finestra Formato celle
cliccando sul pulsante Formato celle:
Carattere in basso a destra.
In questa scheda è possibile
modificare il carattere del contenuto
delle celle selezionate, il colore, lo
stile, la dimensione e applicare alcuni
effetti come apice, pedice e
sottolineature particolari.
Alcune opzioni sono disponibili nel
gruppo Carattere della stessa scheda.
Dalla barra multifunzione – scheda
Home – gruppo Carattere è possibile
accedere alla finestra Formato celle
dal pulsante Altri bordi… del menu a
tendina Altri bordi.
In questa scheda è possibile applicare
alle celle bordi personalizzati che
saranno poi visibili anche nelle
operazioni
di
stampa.
Alcune
configurazioni predefinite (tutti i
bordi, bordi esterni, bordo inferiore
spesso, ecc.) sono disponibili nel
menu a tendina Altri bordi.
Nella barra multifunzione – scheda
Home – gruppo Carattere è possibile
impostare un colore di riempimento
per le celle selezionate utilizzando il
tasto Colore riempimento. Altrimenti,
è possibile impostare colori, effetti o
motivi dalla scheda Riempimento di
Formato celle.
In questa scheda, oltre a scegliere tra
i colori predefiniti, si può applicare
un effetto di riempimento (come una
sfumatura) o un motivo.
La funzione Copia formato permette di estendere la formattazione
di alcune celle ad altre all’interno del documento. Questo
comprende tutte le opzioni di formattazione, compresi il tipo di
dato, il colore, l’allineamento, il riempimento, ecc.

Selezionare le celle delle quali si vuole copiare la formattazione;
Premere il pulsante Copia Formato nella barra multifunzione –
scheda Home – gruppo Appunti;


Selezionare le celle alle quali applicare il formato.
Questa opzione risulta pratica quando si deve applicare lo stesso
formato a numerose celle, anche in diverse posizioni del
documento. In questo modo, non è necessario formattare ogni
singola cella o ricorrere a complesse selezioni multiple.
La funzione di unione celle serve a raggruppare un intervallo di
celle e a centrare il contenuto all’interno dello spazio creato.
Nel gruppo Allineamento della scheda Home della barra
multifunzione si trova il pulsante Unisci e centra, con un menu a
tendina che permette di scegliere tra varie opzioni:
Unisci e centra: Le celle selezionate vengono unite in un’unica
cella e il contenuto della prima viene centrato nel nuovo spazio.

Unisci: Le celle selezionate che si trovano sulla stessa riga
vengono unite.

Unisci celle: Le celle selezionate vengono unite in un’unica
cella, ma questa si comporta normalmente (non viene centrato il
contenuto ma viene rispettata la formattazione prevista).

Dividi celle: Divide la cella selezionata nel numero originario di
celle.

Slide a cura di Giacomo Migliorini
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www.liceovolta.org/ecdl