Qui - PMI Dome

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Qui - PMI Dome

In questo libro, in formato PDF, trovate una selezione dei più interessanti approfondimenti tematici dedicati ad Excel creati dagli
esperti di Office Magazine. L’idea è quella di ottenere una sorta di
prontuario, un manuale del foglio di calcolo da avere sempre a
disposizione e di facile lettura. Testo e guide passo passo concorrono
a guidarvi nella realizzazione dei progetti. Le tematiche sono differenti: dalle funzioni più utili di Excel, ai fogli di lavoro indispensabili per aziende, liberi professionisti e famiglie. Il testo è suddiviso
in due macro aree logiche. La prima (Excel fai da te) è dedicata a
progetti e approfondimenti verticali che affrontano i temi nella loro
interezza. La seconda sezione (Excel in pratica) è pensata, invece,
per guidare il lettore all’uso e alla comprensione di funzioni Excel
specifiche da seguire passo passo davanti al computer.
Fra gli argomenti: Libro Cespiti, Registro Antiriciclaggio, gestione
di clienti/fornitori, personale e crediti verso i clienti, eliminazione
degli errori dalle formule, formattazione condizionale, recupero
di cartelle danneggiate e molti altri. Tutto al fine di trattare tanto
progetti specifici, quanto funzioni che possano migliorare e velocizzare le attività di ogni giorno, risolvendo anche quei piccoli grattacapi che sopraggiungono (quasi sempre!) con l’utilizzo quotidiano
di Excel. Nella speranza di aver fatto cosa utile, vi auguriamo una
buona lettura.
La redazione
N.B. - Per facilitare la comprensione di ogni argomento trattato, i progetti sono
corredati dei relativi file d’esempio che trovate nel CD-Rom allegato a Office
Magazine n.116 (sezione Esempi). Se state leggendo questo libro e non siete in
possesso del suddetto CD-Rom con gli esempi, chiedete alla redazione di Office
Magazine ([email protected]) informazioni su come reperire i file di
esempio.
Sommario
Excel fai da te
Analisi di sensibilità
Sfrutta le potenzialità del foglio di calcolo
per realizzare un’analisi di sensibilità ad hoc.
In pochi passi potrai considerare tutte
le variabili e valutare la reale fattibilità
dei tuoi investimenti
p. 4
Business Intelligence
Gli ultimi investimenti in pubblicità e promozione
hanno avuto esito positivo sul volume di affari?
Rispondiamo a questa e ad altre domande
con il Business Intelligence di Excel
p. 8
Clienti Fornitori I
Grazie al foglio di calcolo è possibile gestire
i rapporti con fornitori e clienti molto
semplicemente. E non solo. Si possono
anche amministrare acquisti e vendite
con pochi passaggi. Ecco come
p. 12
Clienti Fornitori II
Quanto dobbiamo versare all’erario?
E quanto possiamo detrarre dalle tasse?
Quantifichiamo velocemente questi importi,
grazie ad un foglio di calcolo ad hoc
p. 16
Dai un taglio alla bolletta
Crea con Excel un’applicazione
per il controllo della fornitura elettrica.
Con i fogli di calcolo e i consigli dei nostri
esperti, puoi monitorare facilmente i consumi
e ridurre i costi
p. 20
Protezione dei dati
Formattazione Condizionale
Quando si lavora con importanti informazioni,
per evitare di andare incontro a perdite
o alterazioni, è consigliabile applicare
delle protezioni ad hoc. Vediamo quali
p. 42
Impara a visualizzare o nascondere dati
in funzione di determinati risultati, con un pizzico
di fantasia è posibile associare anche effetti grafici
così da rendere meno noioso il foglio di lavoro p. 66
Registro Antiriciclaggio
Funzioni di ricerca
Scopri come utilizzare i fogli di calcolo
della suite Office per organizzare e gestire
il tuo registro antiriciclaggio. Tutto gratuitamente
ed in modo semplice e funzionale
p. 44
Impariamo a utilizzare la funzione CERCA.VERT.
Grazie a questo strumento potremo eseguire ricerche
specifiche sui dati e copiare in automatico, in una nuova
tabella, solo le informazioni desiderate
p. 68
Scegliere il mutuo migliore
Grafici tridimensionali
Dal tasso fisso al variabile CAP con tetto
massimo. Ecco come utilizzare i fogli di calcolo
per individuare, senza timore, il contratto
più adatto alle proprie esigenze
p. 48
Il Wizard Microsoft per i grafici
Con il nuovo add-in Microsoft per la creazione
dei diagrammi non dovrai più scegliere fra le tante
alternative di Excel. Sarà il programma a determinare
il grafico più adatto ai tuoi dati
p. 72
Excel in pratica
Budget Evento
Redigere un bilancio preventivo: annotare le spese
da sostenere e prevedere (se possibile) gli introiti futuri.
Scopri come crearlo facilmente grazie alle funzioni
avanzate del foglio di calcolo
p. 52
Catalogo Prodotti
Scopriamo come raggruppare o separare forme,
immagini e tanti altri oggetti in Excel al fine
di velocizzare il lavoro ed ottenere migliori
risultati da un punto di vista estetico
p. 54
Fatture facili con Excel
Condividere i fogli di lavoro
Stanchi delle solite rigide applicazioni
per la fatturazione? Nessun problema,
ecco la soluzione: creare un’applicazione
ad hoc sfruttando le potenzialità del foglio
di calcolo
Ecco come gestire la condivisione dei fogli
di lavoro nelle reti locali o sul Web,
proteggerne il contenuto e valutare le differenti
modifiche apportate da più utenti
contemporaneamente
p. 56
p. 24
Amministrare i crediti verso i clienti
Confrontare elenchi di dati
Realizza un’applicazione che tenga traccia
dei crediti vantati verso i clienti.
Potrai archiviare ciascun pagamento,
inserire nuovi debitori ed emettere
una ricevuta per ogni rata estinta
p. 28
Impariamo a confrontare elenchi di dati con il
semplice utilizzo di una funzione del foglio
di calcolo. Potremo così individuare diversità
e variazioni con un solo clic
p. 58
Gestire il personale
con le tabelle Pivot
Strumenti efficaci e pratici per gestire
ogni tipo di informazione. Ecco come
sfruttarne tutte le potenzialità con Excel 2007
ed amministrare facilmente il personale
della nostra azienda
p. 32
Libro Cespiti
Utilizza i fogli di calcolo per realizzare
un registro dei beni ammortizzabili e generare,
per ognuno di essi, il relativo piano
di ammortamento in modo automatico
p. 35
Matrici di portafoglio
L’allocazione delle risorse attuata
dal management necessita di validi supporti
decisionali. Ecco come usare le matrici
di portafoglio per studiare e migliorare
la struttura strategica aziendale
p. 38
Utilizziamo i fogli di calcolo della suite Office
per andare oltre gli standard in 2D. Grazie ai grafici
a bolle è possibile rappresentare una classica tabella
anche in tre dimensioni
p. 70
Creare un organigramma aziendale
Le SmartArt sono un ottimo strumento
per rappresentare i rapporti gerarchici all’interno
di un’impresa. Ecco come utilizzare questi
elementi per realizzare organigrammi
professionali
p. 60
Eliminare gli errori nelle formule
Elimina per sempre gli errori nelle formule
con i comandi del gruppo Verifica formule.
Seguendo alcune accortezze eviterai
spiacevoli inconvenienti e potrai creare
fogli di calcolo perfetti
Scopri come inserire nei tuoi progetti i dati
e le informazioni provenienti da Internet.
Con una specifica funzionalità del foglio
di calcolo potrai aggiornare e tenere sotto
controllo ogni elemento
p. 74
Le tabelle dati
Valuta gli effetti di qualsiasi operazione finanziaria
e le possibili alternative. Con le Tabelle dati potrai
creare delle analisi condizionali su misura
per i tuoi progetti e visualizzarne in anticipo
i risultati
p. 76
Lo strumento Risolutore
Scopriamo come utilizzare il Risolutore,
uno degli strumenti di analisi e simulazione presenti
nel foglio di calcolo, per trovare automaticamente
la soluzione migliore ai nostri problemi
p. 78
Recuperare cartelle danneggiate
Dalla modalità di recupero dati alle soluzioni
manuali per ripristinare i fogli di calcolo corrotti.
I nostri esperti ti spiegano i trucchi per arginare
ogni inconveniente con le cartelle di lavoro
p. 80
Riferimenti di cella
Tra gli argomenti “difficili” da capire, rientrano
sicuramente i Riferimenti di cella: scopriamo
a cosa servono ed impariamo ad utilizzarli
a dovere nei fogli di calcolo
p. 82
Scenari di Excel
p. 62
Estrarre figure, immagini e grafici
da Excel
Scopri come estrarre velocemente foto, figure
e grafici da un foglio di calcolo ed averne
immediatamente una copia disponibile
da inserire in altri documenti Office
Importare dati dal Web
p. 64
Grazie agli strumenti di Excel è possibile calcolare
in anticipo il modo in cui evolverà una situazione
finanziaria. Ecco come eseguire un’analisi
che prenda in considerazione ogni alternativa
p. 84
Office fai da te
Excel, il consulente
per i tuoi affari
Sfrutta le potenzialità del foglio di calcolo per realizzare un’analisi
di sensibilità ad hoc. In pochi passi potrai considerare tutte
le variabili e valutare la reale fattibilità dei tuoi investimenti
Q
uando ci si appresta a
fare la stima costi/benefici di un ipotetico investimento, al fine di valutarne l’effettiva fa ttibilità e l’impatto che
questo ha sulla struttura societaria promotrice, è necessario porre particolare attenzione a tutte
quelle variabili, particolarmente
sensibili, che al loro variare possono generare sostanziali modificazioni degli indicatori sintetici
di risultato. Le variabili che vanno a comporre gli scenari futuri
di un’iniziativa sono di solito
elevate e caratterizzate da incertezza. Questo rende indispensabile il compimento di un primo
ed importantissimo passo verso
la comprensione dei costi e dei
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Office
Magazine Maggio 2010
3URJHWWLSUDWLFLSHU(;&(/
benefici, che tale iniziativa comporterà: la scelta delle variabili
critiche. Esse variano da caso a
caso e vanno scelte con accuratezza. Un criterio generale suggerisce di considerare le variabili che generano una variazione
dell’1%, per una corrispondente
medesima variazione (1%) del
Tasso Interno di Rendimento
(TIR) o una variazione del 5% del
Valore Attuale Netto (VAN).
Gli indicatori
economici
Poniamo il caso di aver realizzato con Excel un Business Plan
(BP) relativo ad una particolare
iniziativa. E che a questo punto
si desideri realizzare un’analisi di sensibilità sulle variabili
critiche. Per prima cosa dovremo dotare il nostro BP degli
indicatori TIR e VAN, necessari
per valutare la bontà del nuovo investimento (e importante campanello d’allarme per
l’individuazione delle variabili
sensibili). Il TIR rappresenta, in
Nel CD / Esempi
Analisi di sensibilità.xlsm
parole povere, la resa di un investimento. In genere un progetto
va perseguito se genera un Tasso
di Rendimento minimo, definito
Hurdle Rate, che può essere legato al costo del capitale o semplicemente ad una valutazione a
priori dell’investitore. Il Valore
Attuale Netto, invece, definisce
il valore attualizzato di una serie di flussi di cassa, in base al
tasso di rendimento (Tasso Annuo Nominale), che rappresenta a sua volta il costo derivante
dal mancato utilizzo alternativo
delle risorse economiche dedicate al progetto. Excel offre due
formule che consentono il calcolo degli indicatori economici
TIR e VAN. Per il TIR, la formula
da digitare è =TIR.COST(“Celle
flussi di cassa”). Come flusso di
cassa si considerano tutte le differenze fra entrate ed uscite in
un determinato arco temporale
del progetto.
Predisporre il Business Plan
I dati dell’investimento
Costi e ricavi
1
La prima cosa da fare è quella di approntare
un piccolo Business Plan che evidenzi costi e
ricavi. Inseriamo una piccola matrice all’interno
della quale aggiungeremo i dati relativi all’investimento. È importante distinguere quale quota
del costo totale rimane a carico dell’investitore
(Equity) e quale viene finanziata.
2
Entrate ed utili
Il calcolo del TIR
Ed ora il VAN
3
4
5
P
er affrontare il problema con una maggiore tangibilità, cercheremo di calarci
in un esempio pratico. Poniamo il caso di
avere una piccola azienda volta alla produzione di gadget e che si presenti l’opportunità di inserire in catalogo un nuovo prodotto.
Dalle relative indagini di mercato, questo
risulta essere molto richiesto e, per aggiungerlo al nostro listino, si riscontrano due necessità: investire in una nuova macchina ed
assumere un’unità specializzata per la sua
gestione. Senza complicarci la vita in calcoli finanziari complessi, buttiamo giù un
quadro economico della situazione, considerando costi e ricavi connessi alla nuova
iniziativa. Successivamente applichiamo al
flusso di cassa le formule di TIR e VAN, che
rappresenteranno i nostri indicatori economici di valutazione.
Creiamo in un secondo foglio una tabella
che contenga tante colonne quanti sono gli
anni su cui vogliamo fare l’analisi, aggiungendo
l’anno 0. Inseriamo nelle righe costi e ricavi, richiamandoli dal foglio di inserimento dati creato.
Ottenuto l’utile aggiungiamo l’esborso negativo
dell’investitore (equity) all’anno 0.
Dal problema
alla soluzione
Completato il Business Plan
dell’iniziativa con gli indicatori
economici TIR e VAN, dobbiamo
individuare tutte le variabili utilizzate per il calcolo degli output
e degli input. Ovviamente sarà
necessario restringere il campo di
scelta su quelle più significative.
Ad esempio, nel caso in cui l’investimento preveda il consumo
di un combustibile, una variabile significativa sarà sicuramente
legata al suo costo di acquisto.
Raggruppiamo quindi le nostre
scelte in categorie omogenee.
Immediatamente dopo la loro
individuazione, occorrerà accer-
A questo punto, nella cella A16, appena
sotto il flusso di cassa, inseriamo la formula per calcolare il Tasso Interno di Rendimento. Il
codice da digitare è il seguente: =TIR.COST(B15).
Proseguiamo con la cella A17 inserendo =TIR.
COST(B15:C15) e così via. All’anno 15 avremo la
formula =TIR.COST(B15:Q15).
tare che si tratti di sole variabili
indipendenti e andranno escluse
di conseguenza tutte le quelle dipendenti. Di solito queste ultime
sono inserite in input dall’utente
e non subiscono variazioni nel
calcolo. A questo punto dell’analisi di sensibilità è necessario fare
perno sulle macro di Excel. Infatti,
individuate le variabili dipendenti, dovremmo modificare manualmente volta per volta il loro valore,
andando a registrare il rispettivo
impatto sugli indici economici. Il
tutto appurando qualitativamente e quantitativamente le variabili
sensibili che possono generare
criticità. Grazie invece all’aiuto di
una macro, possiamo far variare
Approntiamo le altre tabelle di inserimento
dati ed elaborazione relativamente a tutti
i Costi Variabili (Cv) e i Costi Fissi (Cf). Inseriamo
una tabella per inserire i ricavi ed una per i dati
generici (come la tassazione). Per la rata del
finanziamento usiamo la formula =-RATA(tasso
interesse;anni;capitale.
Sotto la riga del TIR inseriremo il Valore Attuale Netto. Il funzionamento è simile alla formula del TIR, dovremo solo aggiungere il tasso di attualizzazione sempre
uguale. Nella cella A16 digiteremo =VAN(tasso
di attualizzazione;B15). All’anno 15 avremo
=VAN(tasso di attualizzazione;B15:Q15).
automaticamente, all’interno di
un range prescelto di valori, una
o due variabili sensibili e gene-
rare così una matrice che riporti
il valore di VAN e TIR per tutte le
combinazioni possibili. Si potrà
Un file ad hoc per le macro
Se, come nel caso esaminato in questo articolo, ci stiamo apprestando ad
inserire delle macro in Visual Basic nel nostro foglio di calcolo, con la versione
2007 della suite di Office dovremo salvare il file in formato .XLSM. Si tratta di un
nuovo formato, inserito nell’ultima release, che consente l’attivazione delle macro nel
documento. L’icona sarà contraddistinta da un punto esclamativo. Questa estensione,
come quelle simili degli altri software di Office, si basano sullo standard XML per il
salvataggio dei dati. Le prime tre lettere individuano Excel XLS mentre M significa:
“con attivazione macro”. Grazie a questo nuovo standard Excel riesce a creare file più
compatti (fino al 75%), garantendo maggiore riservatezza, facilitando il recupero delle
informazioni e molto altro ancora.
Maggio
2010 Office Magazine 47
Office fai da te
L’analisi di sensibilità
efinita la prima parte, possiamo finalmente entrare nel vivo del nostro
progetto: l’analisi di sensibilità. Con la
compilazione di un piccolo business plan,
abbiamo a disposizione le variabili del
problema, i costi e i ricavi in particolare, e
gli indici che utilizzeremo come indicatori
dell’investimento (insomma una base di
partenza per mettere in pratica l’analisi).
Nella fattispecie useremo il TIR, e le sue
variazioni, per stabilire come le variabili
del problema lo influenzano. Il Tasso Interno di Rendimento rappresenta la resa
di un investimento. In particolare è calcolato sulla parte di investimento sostenuta
direttamente dall’investitore (equity), in
quanto la restante parte verrà erogata dalla
banca sottoforma di finanziamento e restituita con i ricavi di esercizio.
Una tabella su misura
Le variabili della macro
1
Per prima cosa creiamo una matrice che contenga, nell’intestazione di riga, la prima variabile sensibile; e nell’intestazione di colonna, la
seconda variabile. Scegliamo ad esempio il costo
della materia prima ed il numero di prodotti venduti in un anno come variabili sensibili, inserendo
sette valori. La matrice sarà 7x7.
2
Selezioniamo la scheda Sviluppo. Se non
è visibile attiviamola dalle Opzioni di Excel.
Clicchiamo su Visual Basic nel menu Codice. Dal
menu Inserisci selezioniamo Modulo. Qui iniziamo a scrivere l’intestazione della macro, che
chiameremo Analisi e iniziamo a dichiarare le
variabili come in figura.
Le variabili sensibili
Le prime intestazioni
Il cuore del progetto
3
4
5
D
Inseriamo una tabella 3x2 sotto la precedente. Aggiungiamo numero di riga e colonna della prima e della seconda variabile
sensibile, in questo caso F3, quindi 3 e 6 per
la prima e C15, quindi 15 e 3. Faremo la stessa cosa per l’indice da monitorare, in questo
caso il TIR all’anno 15 Q16, quindi 16 e 16.
successivamente utilizzare la formattazione condizionale per rendere leggibile, a colpo d’occhio, la
matrice dei risultati.
La macro
La funzione principale della
macro che ci apprestiamo a
realizzare in questo articolo,
è quella di far variare automaticamente una o due variabili
sensibili prescelte, andando a
registrare in una matrice i valori degli indici economici ottenuti. Faremo in modo di poter scegliere, di volta in volta,
su quale elemento intervenire.
La macro utilizza due cicli For
concatenati, nei quali si preve-
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Office
Ora memorizzeremo tutti i valori necessari all’interno delle variabili dichiarate. In
particolare i e j sono due variabili numeriche
che serviranno come contatori dei cicli For
successivi. Memorizzeremo righe e colonne di
variabili e indice, salvando nelle variabili parcheggio i valori di partenza di queste ultime.
de di modificare le variabili con
i valori del range prescelto, e riportare ciclo per ciclo il TIR e il
VAN nella matrice predisposta.
È anche necessario considerare
la predisposizione di una variabile di parcheggio, nella quale verrà memorizzato il valore
iniziale delle variabili. Questo
verrà poi reinserito per riportare il foglio di calcolo alla situazione iniziale. Per l’attivazione
della macro useremo un pulsante, mentre impiegheremo
la formattazione condizionale
per tutta la matrice; stabilendo i valori soglia e i colori che
le celle dovranno assumere. In
questo modo potremo delinea-
A questo punto passiamo ad analizzare il
cuore della macro. Questo sarà composto
da due cicli For, che scansionano la matrice
creata inserendo i valori dell’indice( ottenuti sostituendo di volta in volta i diversi valori delle
variabili sensibili). Al termine ricopiamo i valori
delle variabili parcheggio al loro posto.
re le aree di convenienza, o di
non convenienza, dell’iniziativa. In particolare predisporremo una matrice 2x3, all’interno
della quale andremo a digitare
riga e colonna delle due variabili da modificare; nonché la
riga e la colonna della cella che
Le sigle che contano
Equity: indica il capitale di rischio che il promotore investe in un’iniziativa. La
restante parte necessaria viene erogata dall’istituto di credito sotto forma di
finanziamento. Di solito la percentuale di Equity viene stabilita con la banca, in
base alla bontà dell’investimento e all’affidabilità dell’investitore.
EBIT: Earnings Before Interests and Taxes, acronimo inglese che si traduce in
Risultato ante oneri finanziari e definito anche come Reddito operativo aziendale.
What If: si tratta di un’analisi finalizzata alla determinazione di diversi
risultati finali, derivati da altrettante differenti ipotesi di partenza. L’analisi
di sensibilità è basata su questo tipo di esame.
Un pulsante per elaborare i dati
Il bottone
La chiamata
Formattazione condizionale
1
2
3
Dal menu Illustrazioni, della scheda Inserisci,
clicchiamo su Forme e disegniamo un pulsante. Selezioniamolo e scriviamo un’intestazione a piacere. Clicchiamo sulla forma creata
con il tasto desto del mouse e selezioniamo
Assegna macro. Scriviamo il nome della macro
Inizio_Analisi e premiamo su Nuovo.
contiene l’indicatore economico da monitorare. I sei numeri
interi, corrispondenti a righe e
colonne, verranno memorizzati
in sei variabili. Utilizzeremo poi
altre due variabili contenenti
rispettivamente il numero di
righe e di colonne della tabella
da riempire con i risultati della
simulazione. Ed ancora, come
già accennato, due variabili di
parcheggio nelle quali memorizzare i valori iniziali.
Nella pagina di Visual Basic che appare
sotto all’intestazione della macro Sub Inizio_Analisi (), scriviamo Call Analisi. Facciamo
attenzione che la macro termini con il codice
End Sub. In questo modo ogni volta che verrà
cliccato il pulsante, automaticamente verrà
chiamata la macro creata precedentemente.
La rappresentazione
grafica dell’analisi
L’analisi di sensibilità si basa sul
What If, ovvero sul cosa accade
se. Dopo aver effettuato l’analisi su tutte le variabili sensibili, avendo cura di registrare la
variazione dell’indicatore volta
per volta, sorge il problema di
come rappresentare al meglio
graficamente il risultato. Nella
compilazione dell’Information
Memorandum, che riporta le
Andiamo alla scheda Home, selezioniamo
con il mouse la tabella della simulazione e
clicchiamo su Formattazione condizionale/Gestisci
regole. Premiamo ora Nuova regola e scegliamo
Set a 3 colori. Impostiamo come Numero: Minimo = 0,05, Punto centrale = 0,10 e Massimo = 0,15.
Clicchiamo poi due volte su Ok.
conclusioni finali di un’analisi
di fattibilità dell’investimento,
è buona norma inserire grafici
e tabelle che rendano di immediata comprensione i risultati
ottenuti. Essi vengono di solito
presentati mediante grafici a ragnatela (spider plot) o grafici a
barre (tornado diagram). Questi ultimi illustrano quanto varia
complessivamente l’indice di valutazione, al variare di ciascuna
variabile sensibile considerata
tra i due valori estremi. Di solito
si posizionano le barre in ordine
discendente, inserendo per prime le variabili che maggiormente
influiscono sull’indice considerato. La presentazione della tabella
con la formattazione condizionale ed il grafico a barre consentono, in un unico colpo d’occhio,
l’individuazione di come le variabili sensibili scelte influiscono,
al loro variare, sull’investimento
che ci si appresta ad eseguire.
L’investimento in un grafico
L’incidenza delle variabili
Un grafico per i dati
I pulsanti di navigazione
1
2
3
Creiamo una piccola tabella ed inseriamo,
nella prima cella, la formula =(J3-I3)/I3 per
la variabile Numero di pezzi venduti e nella cella
affianco =J7-I7. Come si vede si ha una variazione del 14,68%, a fronte di una variazione
del 10%. La variabile è sicuramente molto
sensibile. Stessa cosa per l’altra.
I dati da considerare sono quelli che si discostano dal valore centrale. Nel caso in cui
il calcolo del TIR sia troppo basso, e dia quindi
errore, consideriamo come valore minimo zero.
Nel nostro caso abbiamo considerato solo le
variazioni positive. Selezioniamo la tabella creata e grafichiamola con un istogramma.
Inseriamo all’interno dei fogli creati delle
figure a piacere, tante quante sono i fogli
di lavoro meno quello attivo. Selezioniamo ad
una ad una le forme e, con il tasto destro del
mouse, premiamo Collegamento ipertestuale. Segliamo poi Inserisci nel documento e selezioniamo il foglio di destinazione. Clic su Ok.
Maggio
Office fai da te
Il business si
fa intelligente
Gli ultimi investimenti in pubblicità e promozione hanno avuto
esito positivo sul volume di affari? Rispondiamo a questa e ad
altre domande con il Business Intelligence di Excel
A
d ogni azione del corpo
A sul corpo B, corrisponde una reazione uguale e
contraria del corpo B sul corpo A.
Recita pressappoco così l’assioma
fondamentale della meccanica,
applicabile a tutte le forze riscontrate in natura, conosciuto come
terza legge di Newton. Senza scomodare il battito d’ali generatore
di uragani della teoria del caos
o i principi fisici, risulta evidente come un’azione compiuta in
un qualsiasi campo delle attività
umane, generi delle conseguenze
più o meno prevedibili e/o auspicabili. Nel Business, inteso come
attività economica che si svolge al
fine di produrre profitto, possiamo
immaginare semplificando, che
il corpo A sia rappresentato dalle aziende mentre il corpo B, che
riceve e risponde agli stimoli da
esse prodotti, costituisce il mercato. Non risulta difficile immaginare che le azioni compiute dalle
aziende sul mercato siano finalizzate al conseguimento del profitto,
ma come stabilire, ad esempio,
se e quanto lo sforzo profuso nel
brand management di un particolare prodotto ha esito positivo sul
volume di affari? Un valido strumento, che può dare una risposta
a questa domanda, è costituito dal
Business Intelligence.
Che cosa è il BI?
Il concetto di Business Intelligence (BI) venne coniato nel 1958
da Hans Peter Luhn, ricercatore tedesco della IBM. Adoperato
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Office
Magazine Settembre 2009
spesso a sproposito per indicare
la semplice reportistica aziendale, il termine BI si riferisce a un
insieme di procedure, tecnologie
e processi atti a raccogliere, integrare e analizzare informazioni
strategiche di business. L’obiettivo
principe del BI consiste, mediante
l’utilizzo di soluzioni software, di
carpire all’interno della mole di
dati prodotti dal business aziendale, i fattori chiave che consentono conseguentemente di prendere
decisioni strategiche. In pratica si
tratta di un valido strumento che
offre supporto alle decisioni operative e strategiche di un’azienda.
L’implementazione di un sistema
di Business Intelligence pone tre
fondamentali problemi da risolvere: dove raccogliere le informazioni necessarie, come raccoglierle e
infine come elaborarle. Rispondere alla prima delle tre domande è
abbastanza semplice, le informazioni possono provenire da una
qualsiasi sorgente dati presenti in
azienda. In genere database dei
software gestionali, Internet, web
services o ancora i log dei server
sono ottime fonti di dati. Inizia ad
essere più complesso rispondere
alla seconda domanda in quanto si tratta di una mole di dati rilevante spesso basati su formati
e tecnologie eterogenee fra loro,
ad esempio file XML, database
relazionali o file di testo. A risolvere questo problema ci pensa il
processo ETL (Extraction, Transformation, Loading). Si tratta di
mettere a punto una procedura
automatizzata in grado di estrarre
i dati dalle sorgenti, rielaborare e
scremare gli stessi da eventuali
informazioni poco interessanti e
infine caricare il flusso all’interno
di un nuovo database, il database
analitico.
L’analisi dei dati
Effettivamente manca una risposta alla terza domanda: “Come
analizzare i dati del database ana-
NEL CD
Business Intelligence.xlsx
Vendite.accdb
litico?”. Per fare ciò dobbiamo introdurre lo strumento dell’analisi
OLAP. L’analisi OLAP, acronimo
di On Line Analytical Processing,
designa un insieme di tecniche
software per effettuare l’analisi
interattiva di una grande mole di
Schematizzazione semplificata di una piattaforma di Business
Intelligence
Microstrategy Reporting Suite gratuito
La storica software house, leader nella produzione di applicazioni per la Business
Intelligence, ha reso gratuita la sua Suite di reporting con licenze perpetue, valide
fino a 100 utenti. Ottima notizia per tutte le aziende che in un momento critico per l’economia globale possono contare su software come questo per realizzare notevoli risparmi
sulle licenze. Il software consente, fra le tante funzioni, di visionare i report in pdf o di
esportare i risultati in un file di Microsoft Excel. Inoltre viene garantito il supporto on line e la
risoluzione dei problemi mediante la comoda On Line Community. Microstrategy Reporting
Suite può essere scaricato alla pagina www.microstrategy.com/freereportingsoftware.
La rappresentazione di un cubo OLAP
dati in tempi ridotti seguendo modalità di elaborazione complesse.
Abbiamo chiesto al dott. Paolo
Mazzeo, ricercatore del CASPUR
(Consorzio
interuniversitario
per le applicazioni di supercalcolo per università e ricerca), di
spiegarci brevemente in che cosa
consiste e come funziona l’analisi
OLAP per la Business Intelligence: le tecnologie OLAP (On Line
Analytical Processing) fanno parte degli strumenti applicativi finalizzati all’analisi dei dati gestiti
all’interno del Data Warehouse.
Il loro uso in contesti aziendali è
finalizzato a consentire un’agevole lettura interattiva dei dati
direzionali, secondo diversi schemi/modelli, anche ai manager,
“non informatici”, al fine di effettuare analisi mirate, che siano di
supporto ai processi decisionali
per il raggiungimento di obiettivi
specifici. L’interrogazione avviene
attraverso il cosidetto “ipercubo”
ovvero una matrice multidimensionale i cui assi rappresentano quelle dimensioni aziendali
(es. tempo, area geografica, tipo
cliente, ecc.) in base alle quali
andiamo a rappresentare i vari fenomeni di analisi oppure gli indicatori; in questo modo le variabili
di analisi, ad esempio le vendite,
vengono riassunte in base alle diverse dimensioni, e all’interno di
questa struttura esse rappresentano la cella dell’ipercubo. Le diverse dimensioni possono anche
essere gerarchizzate (es. tempo =
anno > trimestre > mese > giorno
> ora). A prescindere dal prodotto
di B.I. che si utilizza, in genere è
presente una interfaccia grafica
che consente l’esecuzione di differenti funzionalità quali: slice
and dice per compiere analisi su
porzioni specifiche dell’ipercubo
e per operare su di esso da diverse
prospettive; drill-down per visualizzare i dati a livelli di dettaglio
diversi in modo da capire quale
possa essere il fattore determinante; roll-up operazione inversa
del drill-down ovvero vedo i dati
dal livello di dettaglio a quello generale; detect and alert per filtrare, ordinare e classificare i dati in
modo da individuare situazioni di
particolare significatività; calcolo
standard per effettuare operazioni banali come somma, media,
varianza oppure per costruire
nuove variabili o indicatori.
Il BI Open Source
Un ambiente di Business Intelligence necessita del contributo di varie componenti (ETL,
database analitici, reportistica,
OLAP, analisi statistica ecc.).
Nel mondo del software Open
Source fortunatamente è possibile trovare tutte le componenti
per realizzare sistemi di Business
Intelligence in tutte le loro sfaccettature. Risulta tuttavia ovvia la
complessità insita nell’integrazione di più applicazioni software in una soluzione personalizzata al problema, ciò fa preferire
nella maggior parte dei casi una
piattaforma di BI che integri di
default gli strumenti necessari.
Per la delicata fase ETL, ovvero l’alimentazione del database
analitico, chiunque voglia evitare costose soluzioni commerciali
può affidarsi all’ottimo Talend
Open Studio, scaricabile dal sito
La struttura del database
I
n queste pagine verranno illustrate alcune semplici funzioni che consentono
l’analisi e l’interpretazione dei dati, nonché il reporting utilizzando Microsoft Excel e i database di Microsoft Access. Per
prima cosa dovremo crearci un database,
utilizzando Access, che contenga tabelle
di dati relativi alle attività dell’azienda.
Per semplicità immaginiamo una tabella
all’interno della quale sono memorizzati,
mediante una maschera di inserimento,
i dati relativi al fatturato generato da un
determinato prodotto nei 12 mesi dell’anno nelle tre aree geografiche Nord, Sud
e Centro. Successivamente creiamo una
seconda tabella all’interno della quale saranno registrate le spese di formazione e
addestramento della forza vendite, sempre in una scansione temporale mensile.
La tabella “vendite”
La tabella “formazione”
1
2
Creiamo un nuovo database vuoto di Microsoft Access e inseriamo, facciamo clic
con il tasto destro sull’intestazione della
colonna e selezioniamo Rinomina colonna. Inseriamo
i 12 mesi dell’anno nella prima colonna e successivamente le tre colonne riportanti il fatturato mensile per area geografica. Salviamo la tabella.
PSelezioniamo Tabella nel gruppo Tabelle della scheda Crea. A questo punto possiamo riempire la tabella inserendo i mesi dell’anno
e per area geografica, ad esempio, gli investimenti
in formazione e addestramento del gruppo vendite
che si occupa dello specifico prodotto. Al termine
salviamo la tabella e il database.
Settembre
Office fai da te
Da Access ad Excel
l nostro database Access 2007 sarà la data
warehouse dalla quale estrapoleremo le informazioni desiderate. Per rappresentare ed
analizzare i dati contenuti nel database useremo Microsoft Excel 2007 e le Tabelle Pivot. Una
Tabella Pivot è uno strumento analitico e di reporting necessario alla creazione di tabelle riassuntive. Uno dei fini principali di queste tabelle
è l’organizzazione di dati complessi tramite una
scelta opportuna dei campi e degli elementi che
devono comporla. Le tabelle pivot vengono usate principalmente per raccogliere dati in modo
strutturato al fine di evidenziare le relazioni tra
gruppi diversi. Si rendono particolarmente utili
se si presenta la necessità di esaminare diverse
categorie di dati in configurazioni diverse. Anche per questo sono apprezzate soprattutto nel
caso in cui sia necessario elaborare tabelle di
elevate dimensioni.
La tabella “vendite”
Impostiamo la tabella Pivot
Apriamo un foglio Excel e rinominiamo il
Foglio1. Selezioniamo dal menu la scheda Inserisci e facciamo clic su Tabella Pivot nel gruppo Tabelle. Nella finestra spuntiamo
Selezione connessione e scegliamo Seleziona connessione. Mediante Sfoglia selezioniamo il database Access. Clic su Apri e Ok.
1
2
La riga dei valori
Aggiorniamo la tabella
Grafico Pivot
3
4
5
I
Come già detto l’ultima riga contiene di
default la somma dei dati in colonna. Per
modificare la formula facciamo clic nella
finestra di dialogo laterale nel riquadro Valori, selezionano Somma di nomecampo. Dal menu a tendina
scegliamo Impostazioni campo valore. Spuntiamo la
formula e confermiamo con Ok.
www.talend.com. Per quanto
riguarda il DB Analitico, periodicamente aggiornato nella fase di
ETL, vengono utilizzati di solito
comuni database relazionali. Se
non si hanno particolari pretese
la scelta può ricadere su MySQL,
www.mysql.it. Il cuore della BI è
costituito dall’analisi OLAP che
nella forma più semplice viene definita ROLAP (Relational
OLAP) che consente di utilizzare
i comuni database relazionali. La
soluzione Open Source più diffusa è Mondrian, motore OLAP
sviluppato in linguaggio Java
implementato in quasi tutte le
piattaforme di BI Open Source.
Mondrian non ha un’interfaccia
48
Office
Per visualizzare l’elenco campi nella
finestra laterale selezioniamo Elenco
campi nel gruppo Mostra/Nascondi nella
scheda Opzioni del menu Strumenti tabella pivot
che appare quando viene scelta la tabella. Per
aggiornare la tabella facciamo clic su Aggiorna
nel gruppo Dati della scheda Opzioni.
utente che solitamente è fornita
da Jpivot, http://jpivot.sourceforge.net, che consente la navigazione dei cubi OLAP. Per la
reportistica si può utilizzare JasperReports, http://jasperforge.org, libreria Java molto diffusa
che consente mediante l’utilizzo
di iReport la creazione di report
in modo intuitivo. È necessario distinguere i report creati da
un’interrogazione del database
con i Cruscotti che di solito sono
pagine sintetiche e interattive
che illustrano i risultati graficamente. Citiamo a tal proposito la
libreria grafica Java JFreeChart
con cui è possibile realizzare decine di grafici differenti.
Nella finestra laterale Elenco campi tabella
pivot spuntiamo i campi del database che
desideriamo inserire nel report. Appariranno ad ogni spunta le colonne selezionate. Automaticamente sono riconosciute le etichette di
riga e colonna. L’ultima riga di default mostrerà la
somma dei valori per colonna modificabili.
Per creare un grafico di report che riporti i dati del database riassunto nella
tabella pivot facciamo clic all’interno
del gruppo Strumenti, sul pulsante Grafico Pivot.
Il pulsante è contenuto nella scheda Opzioni.
Selezioniamo la tipologia di grafico e infine selezioniamo Ok per creare il grafico.
Piattaforme pronte
all’uso
L’approccio migliore alla Business
Intelligence per le PMI, pur restando nell’ottica Open Source, consiste nell’utilizzare una piattaforma
pronta all’uso. Fra le tante esistenti
citiamo SpagoBI, una piattaforma
Open Source made in Italy totalmente gratuita. Le funzionalità di
SpagoBI coprono tutte le esigenze
di reporting, analisi OLAP, analisi
geografica, alerts, cruscotti e Data
Mining. I documenti vengono sviluppati utilizzando i vari strumenti che compongono la piattaforma
e successivamente integrati sempre all’interno di SpagoBI. La fase
ETL può essere realizzata con un
software a libera scelta dell’utente, anche se SpagoBI consiglia e
supporta l’utilizzo del già citato
Talend Open Studio. SpagoBI può
essere scaricato al sito http://spagobi.eng.it.
Citiamo anche l’ottima Pentaho,
una delle piattaforme più conosciute per la Business Intelligence,
scaricabile in versione Trial dal
sito www.pentaho.com.
L’approccio
di Big M al BI
Secondo la società di ricerca in
ambito IT Gartner, negli ultimi
anni le aziende hanno speso più
di 40 miliardi di dollari in software aziendali. Ciò comporta la
La formula “Correlazione”
F
ra le formule statistiche implementate in Microsoft Excel troviamo la funzione Correlazione che consente di individuare
il grado di dipendenza esistente fra due serie di dati. Per correlazione si intende una relazione tra due variabili casuali tale che
a ciascun valore della prima variabile corrisponda con una certa
regolarità un valore della seconda. Non si tratta necessariamente
di un rapporto di causa ed effetto ma semplicemente della ten-
denza di una variabile a mutare in funzione di un’altra. Talvolta
le variazioni di una variabile dipendono dalle variazioni dell’altra
(relazione tra la statura dei padri e quella dei figlio ad esempio),
talvolta sono comuni (relazioni tra la statura e il peso di un individuo); talvolta sono reciprocamente dipendenti (relazione tra
prezzo e domanda di una merce: il prezzo influisce sulla domanda
e la domanda influisce sul prezzo).
Tabella pivot “Formazione”
La Correlazione
Analizziamo i risultati
1
2
3
Con lo stesso procedimento già applicato
facciamo clic su Inserisci/Tabella pivot e selezioniamo i campi della tabella da inserire. A questo punto abbiamo le due serie di dati
da analizzare mediante la funzione Correlazione.
Analizzeremo la variazione del fatturato per area
al variare degli investimenti in formazione.
costituzione di data warehouse
sempre più corpose contenenti
informazioni, che se ben interpretate, possono costituire un
valido supporto ai processi de-
La funzione Correlazione restituisce un valore fra -1 e +1. Più il risultato sarà prossimo a +1 e più ci sarà un legame fra i
dati. Selezioniamo la cella vuota al di sotto della
Somma di Fatturato Centro e digitiamo la seguente
formula=CORRELAZIONE(B3:B14;Formazione!B3:B14).
Abbiamo così inserito le due colonne Centro.
cisionali. “Pensiamo alla BI per
tutti” afferma Nic Smith, PM Senior Microsoft, “I collaboratori
desiderano disporre della BI in
un ambiente familiare e devono
Trasciniamo la formula nelle celle accanto
per eseguire il calcolo di correlazione sui dati
Nord e Sud. Per il Centro avremo come risultato 0,23. Ciò vuol dire che i risultati ottenuti non dipendono molto dagli investimenti in formazione, occorrerà dunque verificare la bontà di tali investimenti.
Una correlazione maggiore si ha per i dati Sud.
essere in grado di condividere
informazioni e racchiuderle in
un contesto”.
La softwarehouse di Redmond al
fine di supportare le attività di Bu-
siness Intelligence ha aggiunto diverse funzionalità a Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office
Share Point 2007 e Microsoft SQL
Server 2007.
La formattazione condizionale
P
er favorire la presentazione dei dati,
Excel dispone di una utile funzionalità recentemente potenziata. Stiamo parlando della Formattazione condizionale.
Quest’ultima consente agli utenti di aggiungere effetti speciali come colori e ombreggiature, che migliorano graficamente
la visualizzazione dei risultati numerici.
Naturalmente come molti di voi già sapranno, la formattazione potrà essere legata direttamente ai risultati delle formule in
modo da evidenziare esclusivamente alcuni risultati in base al loro valore. Oltre alla
formattazione condizionale, Excel 2007
comprende anche diverse funzionalità che
consentono di filtrare e ordinare i dati in
tabelle pivot e grafici pivot. tali funzionalità potranno essere sfruttate proficuamente
durante l’analisi di Business Intelligence.
Scegliamo il tipo
La Correlazione
1
2
Un ottimo strumento per il reporting e per
l’analisi a colpo d’occhio dei dati è costituito dalla Formattazione Condizionale di Excel
2007. Selezioniamo la tabella di dati con il mouse
che si vuole formattare e dalla scheda Home facciamo clic su Formattazione Condizionale nel gruppo
Stili. Scegliamo Barre di dati.
Oltre all’evidenziazione tramite barre, possiamo assegnare un colore alla cella in base
al valore. Selezioniamo Scale di colori selezionando Formattazione condizionale e facciamo clic su
Altre regole. Da questa finestra è possibile modificare i criteri con cui vengono colorate le celle in pochi
clic personalizzando la formattazione.
49
Settembre
2009 Office Magazine Office fai da te
Excel diventa
il tuo contabile
Grazie al foglio di calcolo è possibile gestire i rapporti con fornitori
e clienti molto semplicemente. E non solo. Si possono anche
amministrare acquisti e vendite con pochi passaggi. Ecco come
In una realtà d’impresa,
piccola o grande che
sia, qualsiasi evento di
rilevanza economica deve essere annotato e registrato. Ogni
spostamento di denaro deve essere contabilizzato attraverso un
metodo efficace e secondo criteri
specifici che ne permettano una
rapida elaborazione. E a dover
essere annotate non sono solo le
finalità relative agli spostamenti
di denaro, ma anche le specifiche
dei soggetti economici, clienti e
fornitori, ai quali le transazioni
si riferiscono. Nella pratica con-
tabile, esistono due metodi principali di gestione: la contabilità
generale e quella industriale.
Quest’ultima registra solo fatti
di gestione interna, e riguarda i
processi di trasformazione delle
materie prime in prodotti finiti
o in erogazione di servizi. La prima, invece, riguarda i rapporti
tra l’azienda e il mondo esterno,
quindi con i fornitori per l’acquisto di materie prime e con i
clienti per la vendita di prodotti
e servizi. La contabilità generale
è l’oggetto di questo approfondimento, essendo più generica e
comune a tutte le aziende. Infatti,
al di là del puro sistema contabile
che è disciplinato da precise norme, in ogni azienda c’è sempre la
necessità di amministrare i rapporti tra clienti e fornitori. Di creare un registro personale con il
quale amministrare i rapporti tra
chi viene a contatto con l’impresa. Ecco perché abbiamo deciso
di dar vita ad un’applicazione
Excel che permetta di gestire con
semplicità questi contatti. Un’applicazione da affiancare al nostro
software gestionale dedicato alla
pura contabilità generale.
ESEMPI
ClientiEFornitori.xlsm
L’informatica
Prima di descrivere la struttura del
nostro progetto, è necessaria una
precisazione. La contabilità generale, definita anche ordinaria, è
tenuta con il metodo della partita
doppia e secondo precise norme
del Codice Civile. Sia le grandi imprese che le più piccole hanno l’obbligo di produrre determinati documenti contabili e di registrarli in
base a precisi criteri. E per una sana,
Elenco clienti e copertina
Tabella client
Casella combinata
Copertina
Aprire un nuovo documento di Microsoft
Excel. Rinominare il Foglio1 in ElencoGeneraleClienti, quindi inserire una tabella contenente l’anagrafica di tutti i clienti di cui occorre
tenere la contabilità. Tale foglio rappresenta, sostanzialmente, il database di riferimento dal quale si sviluppa l’intero documento.
Le caselle combinate sono un oggetto
che racchiude in un elenco a discesa il
contenuto di un intervallo di celle. Per
usarle attivare la scheda Sviluppo: cliccare sul
bottone Microsoft Office, poi su Opzioni di Excel.
In Impostazioni generali selezionare Mostra scheda Sviluppo sulla barra multifunzione.
In un nuovo foglio, da usare come copertina, colorare lo sfondo e inserire una casella. Nel gruppo Controlli della scheda Sviluppo fare clic su Inserisci, quindi selezionare la casella combinata. Posizionarsi con il puntatore del
mouse nella parte del foglio dove si vuole inserirla e dimensionarla a piacimento.
1
62
Office
Magazine Dicembre 2008
2
3
Gestire clienti e fornitori con Excel (I parte)
Il foglio per il singolo cliente
er ogni singolo cliente assistito, inserito
nell’elenco, occorre costruire un foglio
di calcolo dedicato contenente i dati ad
esso relativi. In particolare occorre inserire
le seguenti informazioni: la lista dei clienti,
l’elenco dei fornitori, il riepilogo mensile
delle fatture emesse, quelle delle fatture
pagate e una tabella riepilogativa, mese per
mese, delle spese e degli incassi. In tal modo
si riesce ad avere tanto un tipo di informazione immediata quanto una più dettagliata. Il foglio si costruisce molto semplicemente, anche se occorre utilizzare qualche
tabella, perché comunque al di là di qualche
somma non occorre l’uso di particolari formule o di strumenti complessi. È una fase
che richiede un po’ di pazienza, ma una volta costruito il primo foglio gli altri sono una
banale copia.
Clienti
Fornitori
Rinominare un nuovo foglio di calcolo con il nome di uno dei clienti della lista, quindi colorare l’intero sfondo dello stesso. A partire dalla cella B1 costruire una
tabella contenente l’anagrafica dei clienti relativi dell’assistito. Formattare la tabella usando
il tasto Formatta come tabella del gruppo.
1
Con lo stesso principio a partire dalla
colonna I costruire la tabella dei fornitori e formattarla utilizzando nel caso uno
stile differente. Per il fornitore, così come per il
cliente, i campi che interessano sono ragione
sociale, indirizzo, partita IVA e contatti tipo telefono o indirizzo di posta elettronica.
2
Registro fatture emesse
Fatture per mese
Riepilogo totali
Costruire ora la tabella per registrare le
fatture. Inserire le colonne numero, data,
cliente, descrizione e importi con aliquote
in percentuali diversificate. La colonna Importi operazioni fa la somma delle celle adiacenti, mentre
l’aliquota è una semplice moltiplicazione tra l’importo e la percentuale specificata.
La tabella precedente va ora ricopiata
nelle celle sottostanti in modo tale da
averne una per ogni singolo mese. Successivamente a ciò copiare le colonne da P a
Z e incollarle a partire dalla colonna AB. Nelle
intestazioni di tali tabelle cambiare la dicitura
Emesse con Pagate e variarne la formattazione.
Definire ora un’ultima tabella riepilogativa.
Mese per mese calcolare il totale delle fatture emesse (guadagno), quello delle fatture pagate (spese) e farne la differenza. Ogni casella contiene il totale mensile calcolato nelle relative tabelle delle fatture. L’ultima colonna è, invece, la differenza tra le prime due.
P
3
chiara e corretta tenuta della contabilità, è ad esse che si rimanda.
Fortunatamente, gli uffici amministrativi delle aziende godono oggi
dei vantaggi offerti dai sistemi informativi professionali, che si aggiornano in tempo reale ed effettuano
i dovuti controlli di corrispondenza
con le norme civili e fiscali e con
i principi contabili nazionali e internazionali. E se tale supporto è
ormai obbligatorio per la singola
azienda, ancora più fondamentale
è l’uso di un software ad hoc per
chi di mestiere gestisce la contabilità degli altri, come ad esempio
gli studi commerciali e i centri di
elaborazione dati. Quello che i software avanzati spesso non fanno, è
4
amministrare, appunto, i rapporti
personali e commerciali tra clienti e fornitori, soprattutto quando
le aziende sono numerose, come
nei casi di studi amministrativi e
contabili. L’applicazione che ci accingiamo a realizzare è perfetta per
questo tipo di impiego. È ideale per
affiancare un programma contabile
e fornire un supporto in più per la
registrazione dei movimenti contabili. Senza contare la possibilità
di personalizzarla in base ai propri
gusti ed alle proprie esigenze.
Il nostro progetto
Il foglio di calcolo che stiamo per
costruire presenta una pagina di
partenza in cui l’utente ha a dispo-
5
sizione un elenco di tutti i clienti
assistiti. Tale elenco è rappresentato in una casella combinata o
elenco a discesa. Selezionando un
cliente l’evento che si “scatena” è
lo spostamento in un diverso foglio
di calcolo, che racchiude tutte le
informazioni relative alla persona
o all’azienda selezionata: l’elenco
dei clienti, quello dei fornitori, il registro delle fatture emesse e quello
delle fatture pagate. Ovviamente
tutte queste tabelle dati, racchiuse in un solo foglio, si prestano ad
una lettura non semplice alquanto
farraginosa. È bene, quindi, operare in modo tale da migliorare la situazione. In pratica quando si apre
il foglio relativo al singolo cliente
assistito ci si focalizza su una maschera in cui ci sono una tabella riepilogativa e dei pulsanti. La tabella
racchiude il resoconto immediato,
mese per mese, della differenza tra
quanto pagato e quanto incassato
tramite le fatture. In tal modo istantaneamente si ha un riscontro per
capire se il cliente è in perdita o sta
guadagnando. E già questa è un’informazione basilare. I pulsanti,
invece, sono presenti allo scopo di
visualizzare, o nascondere, le altre
tabelle dati. Esempio: si nota che
l’assistito è in perdita. Per capire il
perché si clicca su un pulsante e si
visualizza la tabella dati relativa alle
fatture pagate. Qui è presente un
ulteriore pulsante che chiude la vi-
63
Dicembre
L’utilizzo delle macro
l foglio del singolo cliente, così com’è
realizzato, non si presta ad una consultazione agile. Anzi appare piuttosto farraginoso. Un miglioramento sotto questo
punto di vista si ottiene ricorrendo a dei
pulsanti e associandogli delle macro. La
situazione che si vuole raggiungere è la
seguente: quando si apre il foglio deve essere centrato sulla tabella riepilogativa dei
totali mensili, nascondendo tutte le altre
tabelle. Da qui devono essere disponibili
quattro pulsanti al cui clic si devono aprire rispettivamente la tabella dei clienti,
quella dei fornitori, l’elenco delle fatture
emesse e quello delle fatture pagate. In
ognuna di queste si inserisce un ulteriore
pulsante al cui clic si richiude la relativa
tabella. In tal modo la consultazione del
foglio è molto più veloce e semplice.
Le colonne
Inserire i pulsanti
La prima cosa da fare è nascondere le
colonne delle tabelle dei clienti, dei fornitori, delle fatture emesse e di quelle
pagate. Selezionare quindi le colonne dalla B
alla G, fare clic destro e selezionare Nascondi.
Operare analogamente per le colonne delle altre tabelle tranne quella dei totali mensili.
1
Nel foglio resta visualizzata la sola tabella dei totali mensili. Sotto di essa inserire quattro pulsanti utili a mostrare le
quattro tabelle nascoste. Per inserire un pulsante fare clic su Inserisci nel gruppo Controlli della scheda Sviluppo. Per editare il testo del
pulsante basta un doppio clic su di esso.
2
Registrare una macro
Altre macro
Assegnare le macro
Nella scheda Sviluppo fare clic su Registra
macro nel gruppo Codice. Assegnare un
nome alla stessa, ad esempio mostraElencoClienti e cliccare su OK. Selezionare le colonne A e H, fare clic destro e scegliere Scopri.
Posizionarsi nella prima cella della tabella e interrompere la registrazione.
Registrare ora le macro per visualizzare
le altre tabelle, selezionando di volta in
volta le colonne interessate. Inoltre registrare altre quattro macro per nascondere le
tabelle. Per esempio per nascondere l’elenco
fornitori nella registrazione della relativa macro selezionare le colonne I:N, e nasconderle.
Per assegnare una macro ad un pulsante selezionarlo, fare clic destro, scegliere Assegna Macro e selezionare la macro.
Prima di ciò inserire 4 pulsanti per la chiusura
delle 4 tabelle. Esempio: sotto la tabella clienti inserire il pulsante Chiudi ElencoClienti. Quindi
assegnare ad ogni pulsante la giusta macro.
I
3
sualizzazione attuale e riporta sulla
maschera principale. La situazione
è identica per ogni tabella. Grazie
alla realizzazione delle maschere
contenenti la registrazione delle
4
entrate e delle uscite, si ha anche
a disposizione una sorta di prima
nota, con cui verificare lo stato di
liquidità e solvibilità delle singole
aziende inserite.
I pulsanti di ritorno
Per migliorare l’efficienza del lavoro fatto e rendere il documento ancora
più agile facilitandone la lettura, è consigliabile inserire in ogni foglio del
singolo cliente un ulteriore pulsante. Questi ha lo scopo di far ritornare l’utent e
alla copertina qualora volesse consultare un altro cliente. A tale pulsante va quindi
associata una semplice macro che svolga tale compito. Si tratta di una macro,
che si può per esempio chiamare TornaHome, che deve contenere una sola istruzione: Sheets(“Copertina”).Select. L’obiettivo che si raggiunge è quello di ottenere dei fogli di calcolo perfettamente “navigabili”, quasi come delle pagine web.
64
Office
Magazine Dicembre 2008
5
Logica illustrata
Realizzare quanto prima descritto è certamente impegnativo, ma
non così complesso come potrebbe apparire. Lo sviluppo pratico è
conseguenza della logica illustrata. Per cui dapprima si realizza il
foglio che funge da copertina per
l’intero documento; nel contempo in un secondo foglio si riempie
la tabella contenente tutti i clienti
assistiti; tale tabella è la base per
la casella combinata. Successivamente si passa a implementare la
struttura del foglio di calcolo del
singolo cliente, contenente le quattro tabelle di elenco clienti, elenco
fornitori, fatture emesse e fatture
pagate. Tale struttura non contiene
formule particolari se non somme tra opportune celle. Si arriva,
quindi, all’inserimento dei pulsanti
per passare da una visualizzazione
all’altra e l’implementazione delle
relative macro.
Le macro
Una macro è un insieme di comandi e funzioni memorizzata in un
modulo di Microsoft Visual Basic. Il suo concetto d’uso è molto
semplice: se si eseguono più volte
le stesse operazioni, per esempio
nascondere o visualizzare delle colonne, possiamo racchiudere la sequenza delle istruzioni in questione
in un unico comando. Eseguendo
quest’ultimo si ripetono automati-
Gestire clienti e fornitori con Excel (I parte)
Realizziamo gli altri fogli
Replica
Copia
Per tutti i clienti
Il foglio di calcolo realizzato per il singolo
cliente va replicato per ogni persona presente nell’elenco del foglio ElencoGeneraleClienti. A tale scopo fare clic destro sulla linguetta in basso del foglio di calcolo contenente i dati
del cliente, RossiSanto nell’esempio, e selezionare la voce Sposta o copia.
Nella finestra che si apre selezionare il foglio da copiare quindi spuntare la casella
Crea una copia e fare clic su OK. Il foglio è
interamente ricopiato. Non resta ora che rinominarlo con un altro nome tra quelli nella lista. Le
funzionalità quali macro o formule restano funzionanti anche nel nuovo foglio.
Utilizzando la medesima procedura ricopiare tanti fogli per quanti clienti sono presenti nell’elenco nel foglio ElencoGeneraleClienti e rinominarlo opportunamente. Alla fine si
ha un foglio perfettamente funzionante per ogni
singolo cliente. Rimane soltanto da poterlo selezionare automaticamente dalla copertina.
1
camente le sue istruzioni costituenti. Per quanto detto, nella registrazione di una macro, le informazioni
relative a ciascun passaggio sono
memorizzate mentre si esegue una
serie di comandi. Per eseguire la
macro registrata, la si può associare
ad un pulsante o a una certa combinazione di tasti. Una volta registrata
una macro, è possibile visualizzarne il codice nell’editor di Visual
Basic per correggere eventuali errori o modificare l’azione eseguita
2
dalla macro. Tornando alla nostra
applicazione, una volta implementate le macro, il più è praticamente
fatto. Il passo successivo è quello di
ricopiare tale foglio di calcolo tante
volte per quanti sono i clienti contenuti nell’elenco dei propri assistiti.
L’ultimo passaggio riguarda ancora
le macro, ed in particolare l’implementazione di una macro che al
cambiare del nome selezionato nella casella combinata apre un foglio
di calcolo piuttosto che un altro.
3
La funzione Indice
La macro di selezione del cliente fa riferimento alla cella A14 (riga
14 colonna 1) del foglio ElencoGeneraleClienti. Tale cella contiene il nome del cliente selezionato. Tale nome è scritto nella cella grazie
ad una proprietà della casella combinata ed alla funzione INDICE. Quando si definiscono le proprietà della casella combinata in Collegamento
cella si specifica la cella dove inserire l’informazione sullo stato della
casella. Nell’esempio la cella è A13, quindi se si seleziona Rossi Santo
in tale cella appare 1. A questo punto in A14, tramite la funzione INDICE
si recupera il nome associato all’indice in A13.
Completiamo il lavoro
La casella combinata
Macro di selezione
Codice della macro
1
Quando si seleziona un nome dalla casella si deve aprire il corrispondente
foglio. A tale scopo registrare la macro
vuota SelezionaCliente. Subito dopo fare clic su
Macro nel gruppo Codice della scheda Sviluppo,
scegliere SelezionaCliente e fare clic su Modifica.
Si apre la finestra del codice della macro.
2
3
Nel foglio Copertina selezionare la casella combinata; fare clic destro su di essa
e scegliere Formato controllo. Nella scheda Controllo in Intervallodiinput immettere l’intervallo A2:E11 del foglio ElencoGeneraleClienti
contenente la tabella di tutti i clienti. La casella contiene ora l’elenco interessato.
Il codice della macro di selezione del
cliente è racchiuso nell’istruzione If
Sheets(“ElencoGeneraleClienti”).Cells(14,
1).Value = “Rossi Santo” Then Sheets(“RossiSanto”).
Select End If che significa se il cliente selezionato è Rossi allora mostra la sua pagina. Tale codice va ripetuto per ogni cliente.
65
Dicembre
IVA, teniamola
sotto controllo
Quanto dobbiamo versare all’erario? E quanto possiamo detrarre
dalle tasse? Quantifichiamo velocemente questi importi,
grazie ad un foglio di calcolo ad hoc
Nell’appuntamento del
mese scorso abbiamo
visto come realizzare
una cartella Excel per mantenere
la contabilità di più clienti. Fogli
di calcolo che sostanzialmente
sono utili a registrare tutte le movimentazioni delle fatture, tanto
in entrata quanto in uscita. Tale
movimentazione comporta che in
un determinato periodo l’azienda
si ritrova con dei soldi da versare
allo stato dovuti alle fatture emesse e con dei soldi da detrarre dalle
tasse e dovuti alle fatture pagate.
L’obiettivo allora è quantificare i
suddetti ammontare e capire mese
per mese se l’azienda ha più soldi
da pagare rispetto a quelli da detrarre o viceversa. Integrando tale
funzionalità nel foglio di calcolo
realizzato nel precedente appuntamento si ottiene una cartella
abbastanza completa che aiuta a
mantenere una prima contabilità
di più clienti in modo efficiente,
permettendo all’utilizzatore di
accedere velocemente a informazioni basilari quali, appunto, la situazione dell’IVA. Prima di capire
come fare è opportuno, però, fare
una breve panoramica sull’IVA e
sul suo funzionamento, in modo
da avere ben chiaro come operare.
Imposta
sul valore aggiunto
L’IVA è un’imposta generale sui
consumi che tiene conto dell’incremento di valore che un bene o un
servizio acquista ad ogni passaggio
economico nel percorso che compie dalla produzione al consumo.
Tale imposta è un costo che alla fine
grava sulle spalle dei consumatori,
in quanto è di fatto un componente del prezzo dei beni e dei servizi
ad essa soggetti. Tuttavia nel ciclo
ESEMPI
IVA.xlsm
produttivo commerciale l’IVA è anticipata dai soggetti passivi di diritto dell’imposta, e cioè le imprese,
le società, gli enti, gli esercenti arti
e professioni. Tali soggetti hanno
l’obbligo di liquidare periodicamente all’apposito ufficio l’importo
dell’IVA addebitata sui propri beni o
servizi, anche se ancora non l’hanno incassata. Sopportano, inoltre,
anche il costo della complessa gestione amministrativa dell’imposta,
Aggiungere delle nuove colonne
Inserire nuove colonne
Formato colonna
Inserimento multiplo
Aprire l’applicazione realizzata nel precedente appuntamento e posizionarsi
in uno dei fogli relativi al singolo cliente.
Visualizzare quindi tutte le colonne nascoste.
Selezionare poi la colonna AM, fare clic destro
e scegliere Inserisci. In tal modo è inserita una
colonna sulla sinistra di quella selezionata.
La colonna inserita assume lo stesso formato della tabella che stava alla sua sinistra. Selezionare allora la colonna AN, fare
clic su Copia formato nel gruppo Appunti della scheda Home e quindi cliccare sulla colonna AM, che
adesso assume la stessa formattazione della posizione dalla quale è stata copiata.
Occorre inserire almeno dieci-dodici colonne. Si può continuare a inserire una colonna per volta come mostrato, a partire
da AN per non aver più problemi di formato. Oppure si possono selezionare più colonne e procedere all’inserimento. Sono così inserite tante colonne per quante ne sono state selezionate.
1
48
Office
Magazine Gennaio 2009
2
3
Gestire clienti e fornitori con Excel 2007 (II parte)
La liquidazione periodica
soggetti passivi sono obbligati alla liquidazione periodica dell’IVA. Essa consiste
nella determinazione della posizione debitoria o creditoria ai fini IVA relativamente
ad un determinato periodo di tempo. La
liquidazione IVA può essere mensile o trimestrale ed è calcolata come segue: IVA
sulle fatture emesse meno IVA detraibile
delle fatture di acquisto nel periodo di riferimento. Un segno più indica IVA a debito,
un segno meno IVA a credito. Nell’esempio
si considera un intervallo di tempo mensile. Inoltre si fa il calcolo dell’acconto annuale. È importante conoscere tale informazione poiché se a fine anno emerge una
posizione creditoria, anziché riportarla alla
liquidazione del periodo successivo, si può
compensare il credito con altri tributi nel
modello F24, cioè si pagano meno tasse.
La prima tabella
La funzione SE
A partire da AN2 costruire una tabella di
due colonne per sei righe. Inserire come
titolo la dicitura Liquidazione di più il mese
di riferimento, gennaio per la prima tabella.
Prevedere poi una cella per la somma dell’IVA
sulle fatture emesse e una per quella sulle fatture pagate. In AO7 inserire AO4-AO5.
1
Tale funzione restituisce un valore se una
certa condizione è vera, un altro valore se
è falsa. Per cui in AN7 inserire la formula
SE(AO4>AO5;”IVA da versare”;”IVA a credito”) il cui significato è chiaro: se la somma dell’IVA relativa
alla fatture emesse è maggiore di quella sulle fatture pagate si ha IVA a debito.
Le somme dell’IVA
Ricopiare la tabella
Registrare la macro
Occorre ora calcolare a quanto ammonta l’IVA relativa alle fatture emesse
e quella relativa alle fatture pagate. Per
esempio selezionare la cella AO4 e fare clic su
Inserisci funzione nella scheda Formule. Selezionare Somma dall’elenco quindi inserire le celle
contenenti l’IVA alle diverse aliquote.
Dopo aver inserito nella cella AO5 la formula che somma gli importi dell’IVA relativa
alle fatture pagate non resta che selezionare l’intera tabella, copiarla e incollarla tante volte quanto basta per raggiungere le dodici mensilità. Controllare quindi le formule di somma e fornire il riferimento alle celle giuste.
Nascondere le colonne AN e AO, quindi
nella scheda Sviluppo fare clic su Registra
macro nel gruppo Codice, assegnare un
nome alla stessa e cliccare su OK. Selezionare
le colonne AM e AP, fare clic destro e scegliere
Scopri. Posizionarsi nella prima cella della tabella e interrompere la registrazione.
I
3
l’onere finanziario dell’anticipazione dell’imposta, e se si trovano a
credito, l’onere finanziario ed il costo della procedura del rimborso. A
quanto ammonta l’imposta sul valore aggiunto? L’aliquota ordinaria è
stabilita nella misura del 20% della
base imponibile. Ci sono però casi
di aliquote ridotte che si applicano
ad operazioni esplicitamente indicate quali, per esempio, la cessione
di fabbricati a destinazione abitativa, le case di abitazione non di lusso
destinate a prima casa, locazione
di immobili di civile abitazione e
altro. Ecco perché nella cartella
della contabilità sono state previste
anche delle aliquote al quattro ed
al dieci per cento. Da questa bre-
4
ve descrizione appare abbastanza
chiaro come per ogni cliente assistito occorra tenere sempre ben presente la situazione relativa all’IVA.
L’importanza di ciò risiede nel fatto
che in base al periodo temporale ed
ai soldi “in gioco” nello stesso intervallo può essere opportuno valutare di fare un acquisto piuttosto che
non farlo o cose del genere. Poiché
movimenti di questo tipo incidono in maniera anche abbastanza
pesante sulle liquidità disponibili.
In particolare poi, con l’avvicinarsi
della fine dell’anno, è determinante
capire quantificare l’IVA a debito e
quella a credito che si sta maturando. In modo da poter operare, con
opportune movimentazioni, ad ab-
2
5
bassare una o innalzare l’altra. Per
esempio, se ci si rende conto che si
ha troppa IVA a debito si può pensare di abbassarla attraverso operazioni di sponsorizzazione e sostentamento di associazioni o enti, il cui
importo è deducibile, secondo la
legge, dal monte IVA.
Integrazione
del foglio di calcolo
Sulla scorta di quanto detto come
operare allora sul foglio di calcolo
per integrarlo opportunamente?
L’obiettivo è quello di avere sempre una fotografia precisa della situazione relativa alle imposte sul
valore aggiunto, sia per un arco di
tempo mensile che nell’ottica di
un riepilogo annuale. Avendo già
implementato una sorta di registro
delle fatture emesse e di quelle pagate, con relative differenziazioni
di aliquota, raggiungere l’obiettivo dichiarato è sostanzialmente
semplice. Occorre infatti aggiungere delle tabelle all’interno delle
quali con delle banali operazioni
di somma si ottengono le informazioni desiderate. Sono tabelle che
successivamente sono visualizzate
o nascoste attraverso delle macro
dedicate. Diversamente da quanto
precedentemente fatto si sceglie
di avviare, poi, le stesse non attraverso dei pulsanti ma tramite delle
forme che rendono esteticamente
migliore l’applicativo. Sono forme
49
Gennaio
Il calcolo dell’IVA
N
elle tabelle delle fatture pagate ed in
quella delle fatture emesse l’IVA è calcolata moltiplicando l’importo per la relativa aliquota, al 4, 10 o 20 per cento. Si vuole
generalizzare la cosa creando una funzione
ad hoc, che riceve in ingresso un importo ed
un’aliquota e restituisce la relativa IVA. Per
creare delle funzioni personalizzate occorre
usare il linguaggio Visual Basic: ovviamente per funzioni più complesse ne necessita
una buona conoscenza, ma la maggior parte
delle funzioni può essere creata utilizzando
solo operatori aritmetici e semplici formule.
La funzione creata si sostituisce, nelle celle interessate, alla banale moltiplicazione
effettuata. Inoltre la funzione stessa è utilizzabile in altre cartelle Excel salvando la
cartella in cui è generata come componente
aggiuntivo.
Scrivere la funzione
Nuova routine
1
Aprire Visual Basic cliccando su Visual Basic
nel gruppo Codice della scheda Sviluppo.
Usare il comando Inserisci/Modulo quindi Inserisci/Routine; nella finestra che appare a video
digitare il nome da assegnare alla funzione e selezionare le opzioni Function in Tipo e Public in Area
di validità.
Esportare
la funzione
Per rendere disponibile la
funzione definita nelle altre
cartelle Excel basta semplicemente trasferirla su altre cartelle: aprire
l’editor Visual Basic quindi il modulo
contenente la funzione e fare clic su
Esporta file nel menu File; rinominare opportunamente il file, che avrà
estensione .bas e salvarlo in una directory qualsiasi. Successivamente
aprire una nuova cartella, aprire l’editor Visual Basic, fare clic su Importa
file nel menu File e selezionare il file
.bas salvato. A questo punto se si
inserisce una funzione in una cella
della cartella aperta, tra quelle definite dall’utente si ritrova quella appena
realizzata.
Richiamare la funzione
Dichiarare le variabili all’interno delle parentesi tonde, di fianco al nome della funzione,
e trascrivere la formula tra le istruzioni Public Function e End Function. Il codice da trascrivere è
quello mostrato in figura. Se l’importo è un numero
e non è vuoto lo si moltiplica per l’aliquota, compresa tra 0 e 100.
2
3
Utilizzo
Nelle altre celle
Per richiamare la funzione all’interno di
una cella del foglio di calcolo è sufficiente
utilizzare il comando Inserisci funzione nella
scheda Formule. Selezionare la categoria Definite
dall’utente. Si può notare che la funzione si differenzia da quelle di Excel soltanto perché è priva
della Guida in linea.
predefinite, disponibili nei disegni
di Excel, quali rettangoli, cerchi e
similari, e che rispetto al classico
pulsante sono personalizzabili e
stilisticamente più belli da vedere.
Sempre per migliorare il prodotto
da un punto di vista dell’”apparire”
alcune celle contenenti un importo
visualizzano quest’ultimo solo se lo
stesso ha senso, altrimenti visualizzano un testo esplicativo. Tale risultato è ottenibile facendo ricorso
alle funzioni logiche. Le funzioni in
generale sono formule predefinite
che eseguono calcoli utilizzando
valori specifici, gli argomenti. Questi possono essere numeri, testo, valori logici come vero o falso, matrici.
Quando si tratta di valori logici sono
appunto dette logiche.
Funzioni definite
dall’utente
4
Non resta che utilizzare la funzione. Posizionarsi nella cella V4 e inserire la funzione creata. Alla richiesta dei parametri passare come
importo la cella contenente lo stesso, U4 nell’esempio, e la percentuale di aliquota desiderata, 4 nel
caso in questione. Cliccando su OK si ottiene il risultato cercato.
50
Office
5
Per rendere più generale il tutto salvare l’aliquota in una cella, nell’esempio 4 in V2, 10 in
X2 e 20 in Z2 e riferirla nella formula in modo
assoluto. Poi, con un po’ di pazienza, ricopiare la
tabella per tutti i dodici mesi nelle celle sottostanti e
ripetere tale lavoro anche per le tabelle delle fatture
pagate.
Esaurita la parte operativa, che,
come si può notare, ricalca con
qualche lieve modifica quanto
già fatto nel precedente approfondimento, l’obiettivo che ci si
pone è quello di fare uno step in
più che migliora la qualità della
struttura applicativa. Si tratta di
creare una funzione personalizzata che dati in ingresso un importo e un’aliquota restituisce in
uscita l’ammontare dell’IVA. Sebbene, infatti, l’offerta di funzioni
predefinite è alquanto ampia e
diversificata, Excel permette di
creare delle proprie funzioni.
Gestire clienti e fornitori con Excel 2007 (II parte)
Determiniamo l’acconto annuale
Strutturare la tabella
Inserire le formule
Registrare le macro
Per il calcolo annuale dell’acconto IVA è
necessaria un’ultima ma molto semplice tabella. Sostanzialmente servono tre
celle: una che riepiloga le somme del registro
delle fatture emesse, una che registra le operazioni relative alle fatture pagate e infine una
che faccia la differenza tra le due quantità.
In AX5 inserire la somma delle celle IVA
sulle vendite delle liquidazioni mensili.
Analogamente in AX6 inserire la somma
delle celle IVA sugli acquisti. Infine nell’ultima
riga, le cui celle sono state unite, inserire la
formula =SE(AX5-AX6<103,29;”Versamento non
dovuto, importo inferiore al minimo”;AX5-AX6).
Registrare ora una macro che visualizzi le
colonne AQ:AX. Registrare poi due macro
che nascondono le colonne AN:AO e AQ:AX.
Anziché registrare le macro si può inserirne il codice direttamente nell’editor Visual Basic. Aprire
quest’ultimo dal relativo pulsante della scheda
Sviluppo e scrivere il codice mostrato.
1
Per fare ciò si passa attraverso
l’uso del linguaggio Visual Basic. Nello specifico del presente
approfondimento, perché realizzare una propria funzione per il
calcolo dell’IVA quando questa
stessa cosa si può fare con una
semplice moltiplicazione? Beh,
per due motivi principalmente.
Il primo è che la funzione definita dall’utente rimane disponibile all’interno del file in cui è
stato creata ma può essere mes-
2
sa a disposizione in tutte le altre
cartelle: basta salvare la cartella
in cui si è generata la funzione
come componente aggiuntivo
di Excel quindi visualizzare le
componenti aggiuntive quando
si apre una nuova cartella. Questo comporta un maggiore livello
di generalizzazione e riusabilità,
soprattutto quando serve spesso
fare gli stessi calcoli. Il secondo
è che acquisire conoscenza su
questa particolare, ma molto uti-
3
le funzionalità dei fogli di calcolo consente, una volta raggiunta
una buona dimestichezza, di realizzare anche funzioni più complesse che implementano calcoli certamente non fattibili con
semplici moltiplicazioni.
Conclusioni
Nella trattazione presentata bisognerebbe considerare altri concetti quali operazioni escluse o fuori
campo dell’IVA, operazioni esenti,
non imponibili e campi di applicazione. Tutti cose che ricadono
nella naturale gestione economica
di un cliente. Ma sono elementi un
po’ più complessi che esulano dal
presente contesto. E che possono
essere comunque integrati con una
certa semplicità se si tratta di elementi comuni al proprio lavoro e
laddove si è raggiunta una buona
padronanza di alcuni strumenti di
Excel. Che è poi l’obiettivo dell’approfondimento presentato.
Ed infine, qualche piccolo ritocco
Inserirne una
Proprietà
Assegnare le macro
1
2
3
Per richiamare le nuove macro realizzate si utilizzano delle forme al posto dei
pulsanti. Per inserire una forma spostarsi
nella scheda Inserisci e cliccare su Forme nel
gruppo Illustrazioni. Scegliere la forma desiderata tra quelle disponibili quindi posizionarsi
nel foglio e dimensionarla secondo necessità.
Occorre inserire quattro forme, due nella
maschera principale per aprire le tabelle,
e due nelle relative colonne per chiuderle.
Per editare il testo delle forme selezionarle, fare
clic destro e scegliere Modifica testo. Stili e colori sono invece editabili selezionando la forma e
sfruttando la scheda Formato.
Per assegnare una macro ad una forma
occorre seguire la medesima procedura
utilizzata per assegnare una macro ad un
pulsante. Quindi selezionare la forma, fare clic destro e scegliere Assegna macro. Nella finestra che si
apre fare doppio clic sul nome della macro interessata o selezionarla e cliccare su
51
Gennaio
Accendi il risparmio
e riduci la bolletta
Crea con Excel un’applicazione per il controllo della fornitura
elettrica. Con i fogli di calcolo e i consigli dei nostri esperti,
puoi monitorare facilmente i consumi e ridurre i costi
I
l periodo di crisi economica che
stiamo vivendo impone un’oculata gestione delle spese e, dove
possibile, l’adozione di abitudini
volte al risparmio. Un aiuto salva
euro, almeno nel primo trimestre
del 2010, arriva dal calo delle tariffe
di riferimento dell’energia elettrica
del 2,2% (stabilito dall’Autorità per
l’Energia Elettrica e il Gas), con un
46
Office
Magazine Aprile 2010
risparmio calcolato pari a 10 euro
annui. Ciò nonostante è necessario
fare molta attenzione a tutte quelle
risorse che assorbono costantemente elettricità, al fine di evitare
l’insidia del caro bolletta. In questo
articolo vedremo come impiegare
i fogli di calcolo di Excel per creare
un’applicazione, che ci consenta di
mettere a nudo la bolletta energeti-
ca e ridisegnare i consumi in modo
da ottenere un oculato risparmio.
Dietro le voci
della bolletta
Il primo passo verso la comprensione di cosa paghiamo bimestralmente
con il conto elettrico, ha come tappa
obbligata l’analisi dettagliata della
bolletta. Capire esattamente come si
compone la spesa elettrica e quali siano le voci sulle quali possiamo intervenire per conseguire un risparmio, ci
aiuterà nello sviluppo del progetto di
monitoraggio e simulazione dei consumi. Nell’esempio riportato analizzeremo una bolletta elettrica di ENEL
Distribuzione, ma le stesse operazioni sono eseguibili considerando qualunque resoconto di altri fornitori. La
classica ricevuta bimestrale del conto
energetico, oltre al bollettino per il
pagamento, include generalmente
almeno un foglio A4 contenente diverse informazioni. Nel frontespizio
del primo foglio è possibile leggere,
sulla sinistra, i dati della fornitura. Fra
questi troviamo la tariffa applicata, la
potenza impegnata da contratto e la
potenza disponibile (rappresentante
la soglia oltre la quale avverrà il distacco automatico dell’utenza). In una
colonna posta sulla destra dello stesso
foglio troveremo l’importo da pagare,
il periodo di riferimento e, in alcuni
casi (ad esempio ACEA), una breve
sintesi relativa ai consumi. Il secondo
foglio e i successivi contengono invece le letture e i consumi registrati o
calcolati, e un dettaglio di tutte le voci
di costo che vanno a comporre la bolletta. Se la fornitura prevede una tarif-
Nel DVD / Esempi
Consumi.xlsx
fazione bioraria, avremo in evidenza il
consumo di energia (scatti del contatore) nelle differenti fasce orarie. Nei
casi in cui sulla bolletta siano riportati
diversi costi (in base ad una suddivisione in scaglioni), sarà indicato lo
scatto di una differente tariffazione al
superamento di un determinato numero di kWh in un mese e così via.
Energia
alternativa
Non c’è dubbio, il risparmio
energetico è alla base di tutto.
Risparmiando energia si alleggerisce
meno il portafogli e soprattutto si contribuisce a salvare il nostro pianeta. Vale
la pena fare un ulteriore sforzo ed usare,
per la quota indispensabile, energia pulita. Il 2010 sarà un anno decisivo per la
realizzazione di un piccolo impianto FV
sul tetto della propria casa. Gli attuali
incentivi saranno infatti validi fino al
31/12/2010. Nel 2011 verranno riaggiornate al ribasso, molto probabilmente, le tariffe incentivanti. Un impianto
da 3 kW integrato nel tetto, avviato nel
2010, prenderà per 20 anni 0,47€ per
ogni chilowattora prodotto. Per maggiori informazioni si può visitare il sito
del Gestore dei Servizi Energetici (GSE)
all’indirizzo www.gse.it/ATTIVITA/CONTOENERGIAF/Pagine/default.aspx.
Risparmio energetico con Excel
Le basi del progetto
L’immagine di navigazione
Un foglio per ambiente
1
Nel primo foglio Excel del progetto inseriremo l’immagine che ci consentirà di navigare nelle diverse stanze di un appartamento.
Clicchiamo su Immagine nel menu Illustrazioni
della scheda Inserisci. Selezioniamo l’immagine che avremo preventivamente disegnato o
scaricato dal Web e clicchiamo su Inserisci.
2
Clicchiamo con il tasto destro del mouse
sulle linguette dei fogli in basso e selezioniamo Inserisci o usiamo il tasto rapido di fianco. Nella finestra selezioniamo Foglio di lavoro e
clicchiamo su Ok. Ripetiamo l’operazione per
le stanze dell’appartamento (o dell’ufficio) e rinominiamo i fogli con i nomi delle stanze.
Collegare il menu
Ed ora le trasparenze
La lista di elettrodomestici
3
4
5
P
er compiere un’analisi oculata della
bolletta elettrica, è necessario che la
prima parte del foglio di calcolo sia dedicata
all’individuazione dei consumi ed alla loro
stima. Al fine di ottenere un elenco esaustivo di apparecchiature connesse alla rete
elettrica, analizzeremo gli ambienti di una
comune abitazione, uno ad uno. Per ottenere un’applicazione che sia intuitiva anche
sotto l’aspetto grafico, utilizzeremo un’immagine rappresentante un appartamento.
Questa fungerà da pagina di navigazione
per l’inserimento dei dati. Dedicheremo
quindi un foglio a stanza per la registrazione dei consumi relativi. In un foglio del
progetto inseriremo poi un elenco completo di apparecchiature, che possono essere
presenti in casa, e li selezioneremo con una
casella combinata.
Utilizzando Forme, nel menu Illustrazioni
della scheda Inserisci, disegniamo tanti rettangoli quante sono le stanze. Scegliamo una
figura e poi, con il tasto destro, selezioniamo
Collegamento ipertestuale. Nella finestra clicchiamo Inserisci nel documento, indichiamo il foglio
da collegare e premiamo Ok.
Selezioniamo ad una ad una le forme disegnate e clicchiamo con il tasto destro del
mouse. Dal menu a tendina, fra le caratteristiche di modifica, scegliamo come riempimento
e contorno Nessun riempimento e Nessun contorno. Così facendo renderemo le figure invisibili,
lasciando comunque i link intatti.
Inseriamo un nuovo foglio per inserire il database degli elettrodomestici. Ci basteranno 5 colonne. Nella prima inseriremo un numero
progressivo, nella seconda il nome dell’elettrodomestico e nella terza la potenza assorbita.
La quarta sarà dedicata al tempo di utilizzo e
la quinta alle ore per un solo utilizzo all’anno.
Il calcolo
dei consumi
Per stimare i consumi di energia elettrica ricorreremo all’aiuto di Microsoft Excel. Nel particolare, l’esempio
affrontato simula i costi di un’abitazione. In realtà l’applicazione è personalizzabile facilmente anche per
Sul sito internet di ENEL
Distribuzione, all’indirizzo:
www.edmaster.it/url/836
è possibile visualizzare nei
dettagli una bolletta interattiva
per comprendere meglio le voci
che la compongono
un ufficio (la base del progetto rimane sempre la stessa). Scendendo nei
particolari, per il calcolo dei consumi
faremo riferimento alla potenza assorbita dai vari dispositivi durante il
funzionamento (dato riportato fra le
caratteristiche tecniche nel libretto di
istruzioni). Questa, moltiplicata per il
tempo di impiego, ci fornirà direttamente l’energia consumata. L’utilizzo
di una casella combinata dalla scheda Sviluppo di Excel, ci consentirà
di guidare l’inserimento dei dati per
il calcolo dei consumi. Ad esempio
se il nostro portatile da 90 watt di potenza assorbita lavora per 14 ore alla
settimana, l’energia consumata in
un anno sarà pari a 90 watt x 14 ore =
1260 Wattore. O in chilowattore: 1260
47
Aprile
Il calcolo dei consumi
D
ovremo inserire ora le tabelle di calcolo
dei consumi nei diversi ambienti. Utilizzeremo le caselle combinate per la scelta dei
dispositivi elettrici presenti in ogni ambiente,
e la formula CERCA.VERT per cercare, all’interno della matrice dispositivi, i dati relativi
ad ognuno di essi. Impiegheremo la colonna
riportante il numero progressivo di inserimento come indice. Questo sarà inserito al
fianco di ogni riga della tabella. Per il calcolo
dei consumi basterà successivamente moltiplicare il dato di impiego inserito, per i valori
che rappresentano il numero di ore per unità
di utilizzo. Ad esempio usufruendo dell’illuminazione un certo numero di ore al giorno,
il valore di riferimento in un anno sarà 365
giorni e così via. I passi seguenti andranno in
parte ripetuti per ogni ambiente.
Le caselle combinate
Tabella e colonne
Wh / 1000 Wh/kWh = 1,260 kWh/settimana, che per un costo di circa 0,18
€/kWh comporta una spesa di circa
0,22 euro la settimana (ovvero circa 11
euro in un anno).
Risparmio
con classe
1
Per il calcolo dei consumi da addebitare ad ogni
ambiente, ci serviranno 5 colonne per: la scelta
dell’apparecchio, la potenza, l’utilizzo, la tipologia
di funzionamento, il consumo annuo. Predisporremo inoltre due colonne libere per il coefficiente unitario di consumo e l’indice progressivo dell’elettrodomestico scelto.
Controlli e celle
Un primo passo verso il risparmio
si compie all’atto dell’acquisto di un
nuovo elemento elettronico. La classe di efficienza energetica suddivide
tutte le apparecchiature in funzione
dei consumi e sono distinte da lettere
maiuscole dalla A alla G (rappresentando un consumo crescente). Uno
o due simboli + associati alla lettera
A, indicano una maggiore efficienza rispetto alla già ottima classe A. E
quindi un minor dispendio energetico. Tanto negli uffici quanto nelle abitazioni, dunque, è più conveniente
investire qualche euro in più inizialmente per l’acquisto di un prodotto
con una classe energetica vantaggiosa, a fronte di un risparmio successivo
nel tempo.
Il contatore
elettronico
Avere una concreta visuale della
spesa elettrica, significa anche controllare periodicamente il contatore. Tutti i moderni contatori digitali
sono dotati di un interruttore, di un
display e di un pulsante. Premendo
inizialmente due volte il pulsan-
2
Clicchiamo sul simbolo di Office e su Opzioni
di Excel. Spuntiamo Mostra scheda sviluppo sulla barra multifunzione. Attivata la scheda Sviluppo,
clicchiamoci sopra e selezioniamo Inserisci dal
menu Controlli. Scegliamo fra i Controlli modulo il
secondo oggetto Casella combinata e inseriamola
nel foglio di calcolo.
3
Il riempimento della tabella
Ultimi accorgimenti
4
5
Inseriamo ora la formula CERCA.VERT nelle celle potenza e funzionamento, inserendo come
valore l’ID della colonna F; come matrice tabella, la
tabella dei dispositivi elettrici presi in considerazione; e come indice, il progressivo della colonna
che contiene il dato da stampare nella cella (3 e 4
in questo caso).
48
Office
Ripetiamo l’operazione per tutte le righe della tabella. Selezioniamo la casella combinata
e, con il tasto destro, clicchiamo su Formato controllo. Alla scheda Controllo inseriamo la lista dei
dispositivi creata nel campo Intervallo di input e
la prima cella disponibile sulla destra in Collegamento cella.
Nella colonna G inseriamo, utilizzando sempre
la formula CERCA.VERT(F3;Elettrodomestici!$A$2:$
E$20;5) il dato che è rappresentato nell’ultima colonna della tabella dei dispositivi, che corrisponde al consumo unitario annuale da moltiplicare al
dato di utilizzo inserito dall’utente. Compiliamo
tutti gli ambienti.
Uno sguardo
al contatore
Il contatore elettronico può essere utilizzato per verificare l’effettivo consumo delle apparecchiature
presenti in casa. Per fare ciò dovremo
disattivare tutti i dispositivi, sconnettendo la spina, e lasciare connessa solo
quella per la quale desideriamo verificare i consumi. Attendiamo che siano
trascorsi i 2 minuti di aggiornamento
del contatore e andiamo a leggere sul
display la potenza istantanea registrata
(pigiando più volte il pulsante). Questo
dato potrà essere usato per affinare il
foglio di calcolo che simula il consumo
elettrico realizzato. L’operazione può essere ripetuta con vari dispositivi in varie
fasi di funzionamento. Otterremo così
una mappatura di tutti i consumi effettivi
delle apparecchiature utilizzate.
Risparmio energetico con Excel
La presentazione dei dati
Il totale consumato
Un foglio di riepilogo
Costi e spesa annua
1
2
3
Nella colonna del consumo moltiplichiamo i
dati della colonna C, per G e per B. Successivamente dividiamo il tutto per 1000. Ad esempio in E3 digitiamo la formula =C3*G3*B3/1000.
Inseriamo poi nella cella E13 di ogni foglio la
formula SOMMA(E3:E12). Così facendo sommeremo i consumi per ogni ambiente.
te apparirà il numero cliente che
individua l’utenza. Un’ulteriore
pressione farà apparire la tariffa in
atto. La sigla T3 indica che l’attuale
tariffa è fissa, mentre nel caso di tariffazione bioraria apparirà T2 nelle
ore di maggior costo e T3 in quelle
di costo inferiore. Un’altra pressione
sul tasto mostrerà la potenza istantanea media assorbita dalle apparecchiature negli ultimi 2 minuti e,
continuando, si potrà accedere alla
sezione relativa ai consumi effettivi.
Nel foglio iniziale di navigazione inseriamo
una tabella con il nome degli ambienti nella
colonna M e le celle linkate al totale consumato
nella colonna N. Aggiungiamo infine, nella cella
immediatamente al di sotto dell’ultimo valore di
consumo, cella N13, la formula di somma di tutti
i consumi annui =SOMMA(N7:N12).
La prima informazione rappresenta
la lettura del periodo, riportante i
consumi in chilowattora. Il secondo
dato, ottenuto ripigiando il pulsante, individua il picco di massima
potenza prelevato nel periodo di
riferimento. Successivamente il display mostrerà la lettura del periodo
di fatturazione precedente e la relativa potenza di picco. Infine verrà
indicata la data, l’ora, il numero verde per comunicare con il gestore e la
tipologia di contratto stipulato.
In basso inseriamo una cella con il costo
dell’energia a kWh. Ad esempio nella cella
N15 immettiamo il valore 0,18. Aggiungiamo poi
una colonna Spesa annua al fianco dei consumi e
inseriamo la formula =N7*N15 e così via, ottenendo
la spesa per ambiente. Infine predisponiamo la
cella O13 come elemento per eseguire la somma.
Una guida online
Per approfondire il significato delle varie voci che appaiono in bolletta è possibile visitare in rete la pagina di ENEL www.enel.it/enelenergia/come_fare_per/
bollette_consumi/guida_bolletta. Qui viene spiegata nel dettaglio la composizione di una
bolletta mediante pop up interattivi. Per quanto riguarda invece il funzionamento del contatore elettronico possiamo visitare il link www.enel.it/distribuzione/enel_distribuzione/
la_nostra_rete/contatoreelett/contatore/istruzioni. Qui si potrà visualizzare un simulatore
del contatore elettronico, con le relative istruzioni sulla lettura dei dati. Basterà attivare il
contatore cliccando sull’interruttore e schiacciare ripetutamente il pulsante per avere le
indicazioni sui dati mostrati nel display.
Monitoraggio, stima e spesa
La registrazione dei dati
La media dei consumi
Una stima appropriata
1
2
3
Creiamo un nuovo foglio di registrazione
dei dati e predisponiamolo con una tabella
a quattro colonne. In particolare esse indicheranno rispettivamente: il numero progressivo
della registrazione, la data in cui si effettua la
lettura, la lettura del contatore e la media giornaliera dei consumi.
Per eseguire la media dei consumi giornalieri, dal secondo dato inserito, inseriamo
la formula che divide la differenza delle letture
per il numero di giorni intercorsi fra due letture.
Ad esempio in D3 digiteremo =SE(C3=””;””;(C3C2)/(B3-B2)). Il SE consente di far apparire il
dato solo se è stata inserita la lettura.
Per la stima annuale faremo una media delle
medie giornaliere registrate. Con la formula =MAX(D3:D101) troviamo la media massima,
mentre con la formula =MIN(D3:D101) il valore
minimo. Per la stima annuale inseriremo in G4 la
formula =(G2+G3)/2*365, che calcola la media dei
valori e la moltiplica per 365 giorni.
49
Aprile
Fatture facili
con Excel
Stanchi delle solite rigide applicazioni per la fatturazione?
Nessun problema, ecco la soluzione: creare un’applicazione
ad hoc sfruttando le potenzialità del foglio di calcolo
P
rima di addentrarci nella
realizzazione della nostra
applicazione, facciamo
un breve riepilogo delle parti essenziali di un documento contabile. Questa operazione ci sarà
utile per non commettere errori
di forma, considerando, soprattutto, la moltitudine di elementi
presenti. Partiamo col dire che
la fattura è un documento composto da una parte descrittiva e
da una parte tabellare. E gli elementi che la compongono sono:
la data di emissione, un numero
progressivo che ogni anno deve
ri-partire da uno, i dati identificativi dell’emittente (ragione
sociale, indirizzo, numero di
Partita Iva), i dati identificativi
dell’acquirente (ragione sociale
o nominativo, indirizzo), il tipo
di pagamento, gli estremi dei
documenti di trasporto, se si
tratta di fattura differita (non
prodotta all’atto della consegna
dei beni), la natura dei beni ceduti (quantità e qualità), il prezzo unitario e il complessivo dei
beni acquistati, eventuali sconti,
aliquota e ammontare dell’IVA e
infine il totale della fattura che
corrisponde alla cifra dovuta al
venditore dall’acquirente. Quelli appena elencati sono i dati che
la nostra applicazione dovrà necessariamente stampare su ogni
documento. Per fare ciò dovremo prevedere, all’interno del
foglio di calcolo, formule, macro
e campi compilabili preimpostati e pronti da riempire. Tuttavia, una buona applicazione
per l’elaborazione di fatture
non si limita alla compilazione
e alla stampa dei documenti,
ma annovera al suo interno altre caratteristiche necessarie.
NEL CD
Fatture.xlsm
Un elemento indispensabile, ad
esempio, è costituito dalla possibilità di creare una banca dati
contenente gli estremi di tutti i
clienti. Utilizzando la cosiddetta “anagrafica clienti” saremo
in grado di compilare la parte
descrittiva del documento con
i dati del cliente semplicemente, richiamandoli dal database.
Lo stesso ragionamento dovrà
Impostiamo l’estensione corretta
M
icrosoft Office 2007 ha introdotto
notevoli cambiamenti rispetto alla
precedente versione. Si è parlato più volte
dell’aspetto grafico, in stile Windows Vista,
che ha rivoluzionato la modalità di accesso alle funzioni dei software della suite.
Una delle particolarità introdotte riguarda l’estensione dei file creati che, nel caso
di Excel, non è più .XLS ma bensì .XLSX.
In realtà i fogli di calcolo che contengono
una macro vengono salvati utilizzando un
ulteriore estensione .XLSM che ne consente l’esecuzione. Il primo passo consisterà dunque nel salvare il nostro foglio
di calcolo utilizzando l’esatta estensione.
Successivamente potremo iniziare a realizzare la base grafica della nostra fattura
e programmare gli automatismi necessari
utilizzando le macro.
64
Office
Magazine Novembre 2009
Il file
Un foglio A4
1
2
Apriamo Microsoft Excel 2007. Clicchiamo in alto a sinistra nella finestra di
Excel sul simbolo di Office e selezioniamo la freccetta posta di fianco alla voce Salva
con nome. Dal menu a tendina facciamo clic su
Cartella di lavoro con attivazione macro di Excel. Digitiamo il nome del file e clicchiamo su Salva.
Una pagina A4 in Excel comprende il rettangolo A1:I50. Per visualizzare le interruzioni di pagina selezioniamo la scheda
Visualizza e clicchiamo su Anteprima interruzioni
di pagina dal menu Visualizzazioni cartella di lavoro.
Clicchiamo nuovamente su Normale per visualizzare i contorni del foglio tratteggiati.
Emettere fattura con Excel
Creiamo la struttura dell’applicazione
mpostando la visualizzazione delle
interruzioni di pagina saremo in grado di creare un documento stampabile
in formato A4. Per la realizzazione del
nostro progetto partiremo con l’impostazione del modello di fattura su di un
foglio Excel completo delle formule necessarie al calcolo dell’IVA e dei totali.
Successivamente provvederemo ad inserire le automazioni utili al suo funzionamento, utilizzando le macro. Inseriremo
il logo dell’azienda nell’intestazione della fattura ed evidenzieremo, utilizzando
differenti colori di sfondo delle celle, i
numeri più significativi come sconti, imposte e totali. Potremo inoltre utilizzare
l’editor di disegno contenuto in Excel per
rendere più accattivante il nostro documento.
Dimensioni
Le colonne
Impostiamo la parte tabellare che detterà
le dimensioni delle colonne. Lasciamo le
prime 12 righe per la parte compilativa e
selezioniamo il quadrato B13:G42 e per comodità
delimitiamolo digitando la combinazione di tasti Ctrl+Maiusc+& o selezionando Bordi esterni dal
menu Carattere della scheda Home.
1
Iniziando dalla colonna A selezioniamo
cliccando sull’intestazione e clicchiamo
con il tasto destro del mouse. Dal menu a
tendina selezioniamo Larghezza colonna. Inseriamo
i seguenti valori per le larghezze delle colonne
A=2, B=10, C=32, D=6, E=6, F=10, G=10, H=2. A questo
punto possiamo passare al riempimento.
Le intestazioni
La griglia
Il totale
3
Utilizzando lo strumento Disegna bordi, al
quale si accede cliccando sul pulsante
Bordi esterni posto nel menu Carattere della
scheda Home, disegniamo i contorni della griglia
che conterrà l’elenco di oggetti venduti, avendo
l’accortezza di distinguere, mediante linee più
spesse, l’intestazione e il fondo della lista.
5
I
Inseriamo nella prima riga di ogni colonna
l’intestazione dei dati contenuti in essa. La
colonna A e la colonna I fungeranno da distanziatori dal bordo del foglio. Selezioniamo la
cella B13 e digitiamo Codice e a seguire Descrizione
in C13, Q.tà in D13, iva in E13, Pr. Uni. in F13 e Totale
nella cella H13.
4
2
Selezioniamo le celle C36:E40 e inseriamo un bordo di delimitazione. Inseriamo
nella colonna C le voci: Spese di trasporto,
Sconto applicato, Totale imponibile fattura, Iva e Totale
fattura. Uniamo le celle corrispondenti alle colonne D ed E utilizzando Unisci e centra. Evidenziamo il totale.
La schermata principale
del progetto sviluppato in queste
pagine è senza dubbio quella che
riporta il modello della fattura e
i principali pulsanti di comando.
Da questo foglio
è possibile compilare il corpo
della fattura con estrema
semplicità e mandare in stampa
il documento cliccando
sul pulsante Stampa Fattura.
essere applicato alla compilazione della parte tabellare del
documento. Il foglio di calcolo
dovrà prevedere al suo interno
un database contenente l’elenco
dei prodotti o dei servizi venduti completo di descrizione e
prezzi. La realizzazione di questi moduli consente la velocizzazione e la standardizzazione
delle operazioni di emissione
fattura, a condizione però che
precedentemente si popolino
di dati i database. Altra funzione importante è la possibilità di
archiviare i documenti creati seguendo un ordine logico e temporale. Tale funzione consentirà
65
Novembre
Il modello prende forma
Formato celle
L’intestazione
Le forme
1
2
3
Selezioniamo le colonne F14:G33 e facciamo clic con il tasto destro del mouse.
Selezioniamo Formato celle dal menu a
tendina. Ora selezioniamo la categoria Valuta. Lasciamo il simbolo dell’euro e le due posizioni decimali e clicchiamo su Ok. Ripetiamo l’operazione
per tutte le celle che conterranno un prezzo.
di ritrovare in formato elettronico tutti i documenti emessi
consentendone la ristampa o la
consultazione in caso di smarrimento.
Anche l’occhio
vuole la sua parte
La fattura, come tutti i documenti emessi all’esterno da un azienda, è bene che sia curata anche
nella parte grafica. Il logo, la formattazione del testo, l’utilizzo di
Nelle colonne B e C inseriremo i dati
della fattura mentre nelle restanti colonne D,E,F e G, utilizzando lo strumento
Centra e unisci, inseriremo i dati del cliente. Selezioniamo la cella dove andrà l’intestazione del
cliente e clicchiamo su Testo a capo nel menu
Allineamento della scheda Home.
un font particolare sono tutti elementi che trasmettono un messaggio a chi li osserva. Per cui
un’azienda dinamica e moderna
cercherà di comunicare, anche
con la grafica delle fatture emesse, il dinamismo e la modernità
che la contraddistingue. Utilizzando gli strumenti di Microsoft
Excel possiamo curare nei particolari la grafica del documento,
impostando gli stili, aggiungendo elementi grafici e scegliendo
Clicchiamo su Inserisci e nel menu Illustrazioni selezioniamo Forme. Copriamo
perfettamente i dati inglobando le due
parti e selezioniamo la forma. Clicchiamo con
il tasto destro. Facciamo clic su Formato forma e
impostiamo al 100% la trasparenza. Inseriamo il
logo cliccando su Immagine.
le opzioni ottimali di stampa. A
differenza dei software preconfezionati Excel consente estrema
flessibilità, le personalizzazioni
sono possibili solo su software gestionali a pagamento, e di
conseguenza un considerevole
risparmio di tempo e denaro. Nel
caso di liberi professionisti o
piccole imprese non è da sottovalutare l’utilizzo di software
conosciuti, come lo sono le applicazioni della suite Microsoft
Office, che non necessitano di
formazione ad hoc del personale
ed offrono un valido strumento
liberamente implementabile.
Le fatture con Excel
Excel è senza dubbio l’applicazione della suite di Office più utilizzata
dopo Microsoft Word. Le applicazioni sviluppabili, utilizzando Excel e le
macro VB, hanno come unico limite
le capacità dell’utente. Il progetto
sviluppato consente di trasformare
Una fattura nuova di zecca!
Il pulsante “Nuova Fattura”
La macro
Titolo
1
Facciamo doppio clic sul pulsante e
copiamo il codice come nell’immagine.
Nell’area Proprietà inseriamo un nome e
nel campo Caption scriviamo Nuova Fattura. Torniamo in Excel e nel Foglio2 inseriamo nella cella A1 l’anno in corso e nella cella A2 il numero
1. Nella cella A3 inseriamo Falso.
2
3
Facciamo clic sulla scheda Sviluppo. Dal
menu Controlli clicchiamo su Inserisci e selezioniamo il Pulsante di comando che è il primo oggetto dei Controlli ActiveX. Disegniamo il pulsante. Sulla destra del nostro modello di fattura
con il mouse. Clicchiamo su Visualizza/Anteprima
interruzioni di pagina.
66
Office
Inseriamo un nuovo pulsante e facciamo
doppio clic. Nell’editor inseriamo fra le
due intestazioni presenti ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Copies:=2. Possiamo creare un
terzo pulsante per l’anteprima inserendo il codice
ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Preview:=True.
Modifichiamo il campo Caption.
Emettere fattura con Excel
Excel in una comoda e semplice applicazione per la compilazione e la
stampa delle fatture. In un unico file
sono state inserite l’anagrafica clienti, l’elenco dei prodotti commercializzati e la pagina di stampa del documento. Con l’aiuto della funzione
Convalida e delle formule SE e CERCA.VERT è stato possibile rendere
automatica la compilazione dei campi dedicati ai prodotti venduti, mentre è stato necessario scrivere una
piccola macro per la compilazione
dei dati relativi al cliente e all’intestazione della fattura. Per l’inserimento
del cliente si è optato per un menu a
discesa che va a pescare la ragione
sociale nel foglio di anagrafica. L’inserimento di poche semplici formule
di somma, sottrazione e percentuale
consentono l’ottenimento dei totali
in basso. L’obiettivo principale è ovviamente quello di automatizzare il
più possibile l’applicazione mediante l’utilizzo di macro azionate da pulsanti. Tre pulsanti fondamentali, collegati rispettivamente a tre spezzoni
di codice VB, permettono la pulizia
dei campi della fattura, l’attivazione
dell’anteprima di stampa e infine la
stampa del documento.
Ed ora la compilazione
L’anagrafica clienti
1
Rinominiamo il Foglio2 con
Anagrafica Clienti, non modifichiamo i dati della colonna A e inseriamo una semplice
griglia con in colonna i dati essenziali di intestazione dei clienti.
Non dimentichiamo l’inserimento
di un campo per la Partita Iva e
un campo per il Codice Fiscale.
Useremo un menu a tendina per
la selezione. Clicchiamo ora su
Inserisci nella scheda Sviluppa e
selezioniamo nei Controlli modulo il
secondo oggetto, la Casella combinata. Disegniamo poi l’oggetto
vicino i pulsanti e clicchiamo con
il tasto destro. Selezioniamo la
voce Formato Controllo. Inseriamo
nel primo campo ’Anagrafica Clienti’!$D$2:$D$26 ed il resto come in
figura.
L’inserimento del cliente
L’elenco prodotti
Per l’inserimento del cliente nel documento
andremo a modificare la macro Nuova fattura. Clicchiamo sulla scheda Sviluppo e successivamente sul pulsante Modalità progettazione.
Facciamo doppio clic sul pulsante Nuova Fattura e
modifichiamo il codice della macro relativa come
illustrato nell’immagine.
2
3
L’inserimento
Titolo
4
5
Stampare
con Excel
L’ultima release di Microsoft
Excel è dotata di un foglio di
calcolo veramente chilometrico. A
stamparlo tutto ci vorrebbe una pagina fuori misura dalle dimensioni da
guinness 5 km x 4 km. Se non siamo
intenzionati ad una menzione d’onore nel libro dei primati e vogliamo
limitarci alla stampa di un comune
foglio A4 verticale, senza modificare
la larghezza delle colonne, basterà
ritagliarci il rettangolo di celle A1:I50.
Cliccando sul pulsante Area di stampa contenuto nel menu Imposta pagina della scheda Layout di pagina
e selezionando la voce Imposta area
di stampa è possibile selezionare
univocamente il gruppo di celle che si
desidera stampare. L’area selezionata
apparirà bordata di blu, mentre tutte le celle esterne all’area di stampa
verranno oscurate. È possibile trascinare l’area di stampa con il mouse,
ridefinendone i contorni, in qualsiasi
momento.
Selezioniamo tutta la colonna Codice nel
foglio della fattura. Clicchiamo su Convalida Dati nella scheda Dati. Selezioniamo
Elenco nel campo Consenti e digitiamo =codice nel
campo Origine. Clic su Ok per confermare. Moltiplichiamo, nella colonna dei totali, la quantità
per il prezzo unitario.
Rinominiamo il Foglio3 con la dicitura Elenco
Prodotti. Inseriamo una tabella che riporti il
codice del prodotto a magazzino, la descrizione e il prezzo unitario. Nel foglio dei prodotti
selezioniamo la colonna dei codici, tasto destro e
clic su Inserisci nome intervallo. Scriviamo Codice nel
campo intervallo. Clic su Ok.
Per richiamare i campi dei prodotti partendo dalla selezione del codice utilizziamo la
formula CERCA.VERT. Inseriamo, ad esempio, nella cella C14 la formula =SE(B14=””;””;CERCA.
VERT(B14;’Elenco Prodotti’!$A$2:$C$10;2)). La formula
SE serve a tenere la cella vuota quando non è selezionato un prodotto.
67
Novembre
Recupera i tuoi
crediti con Excel
Realizza un’applicazione che tenga traccia dei crediti vantati
verso i clienti. Potrai archiviare ciascun pagamento, inserire nuovi
debitori ed emettere una ricevuta per ogni rata estinta
N
ei momenti di crisi economica uno dei problemi
più sentiti, che si somma
alle difficoltà già di per sé causate
da tale condizione, è la disponibilità di liquidi. Questo fa si che, soprattutto in ambito commerciale,
si incontrino non pochi problemi
per ottenere il pagamento di prodotti venduti o servizi prestati. Il
fenomeno non riguarda solo le
grandi aziende, ma anche e soprattutto le piccole realtà. Negozi,
piccole imprese e studi, sempre
più spesso si sentono richiedere
pagamenti dilazionati in più so-
48
Office Magazine Settembre 2010
luzioni (dopo tot mesi). Bisogna
avere una memoria di ferro per
ricordarsi “chi deve quanto” ed
“entro quale data”. E quando le
cifre cominciano ad accavallarsi,
anche una proverbiale memoria
da elefanti può non bastare. Proprio per questo è bene affidarsi a
qualche strumento più efficiente
e la suite Office è un valido alleato
per far fronte a problematiche di
questo tipo. Nello specifico sarà
necessario realizzare qualcosa di
semplice, certo, ma che non sia
nemmeno l’agenda cartacea su
cui segnare nomi e importi do-
vuti. L’idea è quella di sfruttare
ancora una volta le potenzialità
e l’intuitività fornite dal foglio di
calcolo, per creare un’applicazione Excel orientata alla gestione dei crediti.
Scadenzario
e nuovi contatti
Innanzitutto occorre prevedere
un foglio principale di riferimento, una sorta di scadenzario nel
quale (in forma tabellare) riepilogare: i soggetti verso cui si vanta
un credito, l’importo dello stesso e
un numero limitato di pagamenti
Nel DVD / Esempi
Gestione Crediti.xlsm
entro i quali si vuole recuperare la
somma che ci spetta. È bene sottolineare, a tal proposito, che si
parla di un numero limitato di pagamenti, o rate, proprio per tenere
fede allo scopo dell’applicazione.
Essa, infatti, è destinata a gestire i crediti di una piccola realtà
commerciale e non, per esempio,
di una finanziaria. Se si vendono condizionatori, ad esempio, è
immaginabile che si possa essere
pagati in tre, quattro soluzioni;
certamente non in 48 rate. Detto
ciò, nello scadenzario descritto
si prevedono alcuni pulsanti che
possano automatizzare alcune
operazioni. Di base ne servono
due: uno per inserire un nuovo
credito nello stesso scadenzario e
uno per registrare un pagamento
per un credito già in essere. Entrambi i pulsanti devono ridirigere
su un foglio diverso e dedicato alle
rispettive operazioni. Per inserire
un nuovo credito si costruisce un
form in cui immettere i dati principali: nome del soggetto, importo totale del credito, descrizione
del credito e data di scadenza.
Per rendere più efficiente l’operazione si prevede che il nome del
debitore sia selezionabile da un
elenco a discesa. Ciò significa che
occorre creare a parte un foglio
che funga da Rubrica. In merito
a quest’ultima, nell’esempio che
si va a realizzare, si prevede un
Recupero crediti con Excel
Sette fogli per un’applicazione
La rubrica
Lo scadenzario
1
In un foglio vuoto creare una semplice tabella contenente nome, indirizzo, Partita
Iva, telefono e e-mail del contatto. Formattarla
usando l’apposito comando nel gruppo Stili,
prevedendo 50 righe. Selezionare l’intervallo
A2:A51, fare clic sulla casella Nome in alto a sinistra e digitare il nome Contatti.
2
Formule e storico
Form di inserimento
Ultimi fogli
3
4
5
P
er realizzare l’applicazione descritta
occorrono sette fogli: lo scadenzario,
la rubrica, l’archivio storico, il form di inserimento credito, quello di inserimento
nuovo contatto, uno per la registrazione
di un pagamento e l’ultimo per la stampa
della ricevuta del pagamento stesso. Prima
di tutto, quindi, sarà necessario dedicarsi
alla loro realizzazione. È bene prevedere,
in questa fase, anche i pulsanti necessari a
implementare le funzionalità di inserimento, registrazione e spostamento da un foglio
all’altro. Al posto dei pulsanti si possono in
realtà utilizzare le forme, che offrono maggiore flessibilità in merito all’estetica. Per gli
elenchi a discesa si ricorre invece allo strumento di convalida dei dati. Infine si immettono un paio di formule per effettuare
dei semplici calcoli.
Ricopiare la tabella dello scadenzario, così
com’è, in un nuovo foglio chiamato Storico.
Fatto ciò tornare nello scadenzario e inserire
nelle celle D7 e E7 rispettivamente le formule
=SE(B7=””;””;SE(B7=E7;”ESTINTO”;B7-E7)) e =SOM
MA(F7;H7;J7;L7;N7;P7;R7;T7;V7;X7;Z7;AB7). Selezionare infine la riga 7 e nasconderla.
indirizzario nel quale si possano
inserire una cinquantina di contatti, che sono più che sufficienti
allo scopo prefisso (ovviamente
Realizzare il form per l’inserimento di un
nuovo credito. Nel foglio immettere campi
e pulsanti mostrati in figura. Il nome del debitore si deve selezionare da un elenco: mettersi
nella cella D4, fare clic su Convalida dati, nella
scheda Dati, scegliere Elenco in Consenti e digitare =Contatti in Origine.
nell’esempio fornito sono precaricati di default dei nomi fittizi per
provare l’applicazione). Dato che
può capitare di inserire un credito
In merito alla stampa
ll comando ActiveSheet.PrintOut From:=1, To:=1, Copies:=1,
Preview:=False manda in stampa il foglio attivo. Si noti che in tale comando è possibile determinare il numero di copie da stampare agendo sulla proprietà Copies; e si può abilitare l’anteprima di stampa settando Preview:=True.
Le proprietà From e To servono a stabilire quali pagine stampare qualora ve ne
fosse più di una. Il comando PrintOut, invece, opera direttamente sulla stampante predefinita del computer sul quale si usa l’applicazione. Volendo usare
una stampante diversa si dovrà impiegare, nello stesso comando, la proprietà
ActivePrinter settata sul nome della stampante interessata.
Questo è il foglio principale. Deve contenere informazioni quali: nome del debitore,
credito vantato verso di esso, scadenza, residuo e saldo corrente. Prevedere 12 possibili
rate con relativo importo e data. Sfruttando
infine il tasto Forme, della scheda Inserisci, immettere quattro pulsanti con il testo mostrato.
Realizzare infine un form per aggiungere un
contatto (che non ha particolari difficoltà) e
uno per registrare un pagamento. Qua il nome
deve essere selezionabile da un elenco, quindi
operare come prima. Scelto il nome si devono visualizzare credito e valore residuo, cosa ottenibile
usando la funzione CERCA.VERT come in figura.
relativo ad un contatto non presente nella rubrica (modificabile
in ogni momento), è prevista la
possibilità di aggiungere un nuovo contatto. Questa operazione è
eseguibile sempre nella scheda
di inserimento nuovo credito ed
è attivabile mediante l’impiego di
un pulsante. Cliccando su di esso
si può registrare il nuovo soggetto,
passando attraverso un foglio a ciò
dedicato e contenente un form per
i dati necessari.
Registrare
i pagamenti
Utilizzando una logica simile a
quanto visto per i contatti, si costruisce il foglio per la registrazione
di un pagamento. Un pagamento
è certamente relativo ad un credito già in essere, per cui il nome di
chi lo effettua è comunque selezionabile da un elenco a discesa che
rifletta la rubrica. Una volta scelto
il nome si visualizzeranno: il debito complessivo di tale soggetto e
il residuo che gli rimane da pagare prima dell’attuale versamento.
Cliccando su un apposito pulsante il pagamento viene registrato.
A questo punto il sistema rimarrà
sempre nello stesso foglio, visualizzando il residuo comprendente il
versamento effettuato. Per concludere il ciclo relativo al saldo di una
rata, si può prevedere un pulsante
che esegua una stampa, da inten-
49
Settembre
Tutto il codice che conta
Le funzioni più semplici
Inserimento credito
1
Per aprire un certo foglio occorre un’unica istruzione del tipo: Sheets(“Nomefoglio”).
Select. Serve poi una funzione per sbiancare i
campi di RegistraPagamento e una per stampare
una ricevuta. Questa ricopia i dati in un foglio
nuovo e stampa, con l’istruzione: ActiveSheet.
PrintOut From:=1, To:=1, Copies:=1, Preview:=False.
2
Aggiungere un contatto
Registrazione pagamento
Eliminare debiti estinti
3
4
5
L
a struttura di base del progetto è pronta,
completa di fogli, tabelle, form e pulsanti. È come se fosse una scatola vuota, che
occorre riempire implementando le funzionalità che danno vita a tutta l’applicazione.
Occorre quindi aprire l’editor Visual Basic,
inserire un nuovo modulo e scrivere il codice relativo. È necessario realizzare una
funzione per ogni pulsante inserito nella
struttura, più alcune funzionalità di appoggio. Alcune funzioni contengono una sola
istruzione utile ad aprire un determinato
foglio. Altre sono leggermente più complesse, ma con istruzioni semplici e intuitive. Le
parti più interessanti del codice sono quelle
che vanno a ricercare la prima cella vuota in
una tabella, nonché quelle utili a ricopiare
determinati valori da una cella all’altra (di
fogli differenti).
Il codice per l’inserimento di un contatto
nella rubrica è del tutto simile a quello per
l’inserimento di un credito. Cambiano ovviamente i riferimenti a celle e fogli di lavoro, ma
le istruzioni e l’impostazione è praticamente
la stessa. A meno della parte di ricopiatura di
formule da una cella all’altra.
dere come ricevuta del pagamento
stesso; e un pulsante che ripulisca i
campi del form ai fini di una nuova registrazione. Questa procedura
Si preleva il nome del contatto cui registrare
il pagamento. Usando il ciclo While si cerca
non la prima riga vuota, ma la riga contenente
il nome interessato; e sempre con un ciclo si
cerca la prima colonna (rata) disponibile. Individuata la cella giusta si copiano i valori controllando se sia l’ultima rata o meno.
è la più delicata di tutta l’applicazione ed a tal proposito è il caso di
porre l’attenzione su una particolare scelta implementativa.
Messaggi a video
Nell’applicazione, quando si compiono determinate operazioni, compaiono
dei messaggi a video che confermano la corretta esecuzione. Tale comportamento si ottiene attraverso la funzione MsgBox. Questo comando è utile quando si
sta per mandare in esecuzione una procedura e si vuole il consenso dell’utente. Oppure può essere impiegata nella gestione degli errori, avvisando o impedendo l’esecuzione di una routine che porterebbe il programma alla generazione di un errore. È
utile anche per chiedere ulteriore conferma per operazioni delicate, quale può essere
la cancellazione di un file. In sostanza è una funzione che permette di comunicare
direttamente con l’applicazione in uso.
50
Office Magazine Settembre 2010
In questa funzione ci si posiziona nello scadenzario e, attraverso il ciclo While
Wend, si cerca la prima riga libera. A partire
da questa si ricopiano i valori di InserisciCredito, quindi si copiano le formule di D7 e E7, utili
a calcolare residuo e saldo corrente. Infine si
sbiancano i campi del form.
L’ultima funzione da realizzare è quella per
eliminare dallo scadenzario i debiti estinti.
La logica è molto semplice: si analizzano tutte
le righe dello scadenzario fintanto che ve ne
sono, se nella cella Residuo compare la scritta
ESTINTO, l’intera riga viene prima copiata nello
storico e quindi eliminata.
Alcune accortezze
Nel registrare un pagamento si
sceglie un soggetto da un elenco
a discesa. Se il nome selezionato
è presente più volte nello scadenzario, nel form viene visualizzata solo la prima occorrenza, che
potrebbe far riferimento ad un
debito estinto oppure ad un debito che non è quello per il quale si
sta effettuando il versamento. Per
semplificare le cose, e renderle
più agevoli, si opera una doppia
scelta. La prima è quella di fare in
modo che, una volta recuperato
interamente un credito, lo stesso
“sparisca” dallo scadenzario. Siccome non sarebbe saggio eliminarlo completamente, si imple-
menta una procedura automatica
mediante la quale, a partire dallo
scadenzario, ne elimini tutti i debiti estinti e li ricopi in un foglio a
parte (che opera come una sorta
di archivio storico). La seconda
scelta è quella di usare una logica
per cui un determinato contatto
può essere presente solo una volta
nello scadenzario. Scelta giustificata dal fatto che l’applicazione è
rivolta ad un contesto di una piccolo-media realtà commerciale,
per la quale è difficile vantare più
crediti contemporaneamente verso lo stesso cliente. Fermo restando che si può ovviare al problema
inserendo, per esempio, un unico
credito che sommi gli importi di
Recupero crediti con Excel
due cose differenti. Questo aspetto potrebbe essere un’interessane
spunto per ampliare e migliorare
quanto realizzato e descritto nel
presente approfondimento.
La programmazione
dietro al progetto
Da un punto di vista implementativo quanto è difficile arrivare a
creare quanto indicato? E quali difficili funzionalità di Excel occorre
realizzare? In realtà non sussistono
grandi problemi, perché si usano
poche funzionalità. Differentemente si ricorre a molto codice Visual
Basic e quindi alle macro. Ad ogni
modo il codice realizzato è basato
su poche istruzioni e anche abbastanza intuitive. Come funzionalità
specifiche dei fogli di calcolo occorrono semplicemente la convalida
dei dati, utile alla realizzazione degli elenchi a discesa, e la funzione
cerca verticale, per recuperare una
certa informazione una volta che ne
sia stata scelta un’altra (per esempio
il debito residuo di un determinato
contatto). Qualche somma per capire se un credito è stato interamente
riscosso o meno ed il gioco è fatto.
È certamente molto più difficile
descrivere in sé l’applicazione che
non realizzarla. Al termine avremo
un performante applicativo Excel,
semplice e pratico da gestire.
Cliccando sul pulsante Registra Pagamento, si accede all’omonima
sezione in cui indicare i dati relativi l’estinzione di una rata
e visualizzare il credito residuo
Il credito è servito
Funzioni e pulsanti
Nuovo credito
1
Per assegnare una funzione ad un pulsante fare clic destro sullo stesso e, nel menu
contestuale, scegliere Assegna macro. Selezionare dalla lista la funzione e cliccare su OK. Si può
facilmente verificare, nel file esempio, l’esatta
associazione tra tutti i pulsanti e le funzioni, i
cui nomi sono abbastanza intuitivi.
2
Nuovo pagamento
Stampa ricevuta
Debiti estinti
3
4
5
A
questo punto gran parte del lavoro è stato svolto. Restano gli ultimi dettagli che
riguardano l’accoppiamento tra pulsanti e
funzioni definite. L’operazione è veloce, basta fare un semplice assegnamento. In linea
di massima la logica seguita è la seguente:
cliccando su un pulsante non si compie direttamente qualcosa, ma si è reindirizzati
verso un foglio dove compiere quanto voluto. Per esempio nello scadenzario, cliccando
sul tasto di registrazione pagamento, si viene spostati nell’apposito foglio. Lì trova poi
posto il pulsante che materialmente esegue
l’operazione dopo aver inserito i dati. Detto
ciò l’applicazione è pronta e può essere provata. Il risultato è uno strumento agile, che
svolge bene i compiti previsti; e che con un
po’ di buona volontà può anche essere raffinata e migliorata.
Nello scadenzario fare clic su Registra Pagamento. Nell’apposito foglio scegliere il
nome del debitore cui registrare il pagamento.
A questo punto compaiono l’importo totale e il
residuo. Inserire importo e data del pagamento e cliccare su Registra. Apparirà così un messaggio che conferma l’avvenuta operazione.
Registrato il pagamento (che è stato inserito
nello scadenzario anche se non viene direttamente mostrato) si può ora stampare una ricevuta dello stesso. È da rispettare questa cronologia:
prima si registra il pagamento, poi se ne stampa
la ricevuta. In tal modo il residuo visualizzato, e
poi stampato, è sempre quello corretto.
Proviamo il funzionamento. Dallo scadenzario fare clic su Inserisci Credito. Nel relativo foglio scegliere un nome dalla lista, oppure
inserire un nuovo contatto in rubrica. Digitare
i dati necessari e fare clic su Inserisci. Nello
scadenzario appare il nuovo credito e un messaggio di conferma per il corretto inserimento.
Qualora un debito venga estinto, cosa verificabile nello scadenzario (perché nella
casella Residuo si visualizza la parola Estinto),
occorre avviare la procedura di spostamento
di tale debito dallo scadenzario all’archivio
storico. Questa attività è eseguita semplicemente cliccando sull’apposito pulsante.
51
Settembre
Fai il “riassunto”
con i grafici pivot
Strumenti efficaci e pratici per gestire ogni tipo di informazione.
Ecco come sfruttarne tutte le potenzialità con Excel 2007
ed amministrare facilmente il personale della nostra azienda
Immaginate di disporre di una tabella Excel
in cui siano annotati i
dati anagrafici di tutti i 10.000
appartenenti ad un’associazione sportiva o ad una grande azienda... In questi casi,
rispondere a domande del
tipo:”Quanti associati vivono
a Roma? Quanti sono gli omonimi? Quanti hanno un’età tra
20 e 35 anni?”, richiederebbe
una ricerca approfondita e
un lavoro lungo e monotono,
se non fosse per le funzionalità avanzate di Excel che, per
fortuna, mette a disposizione
diversi strumenti in grado di
semplificare e velocizzare tutto il lavoro. Le funzioni offerte
dal foglio di calcolo di casa Microsoft, per la consultazione di
una grande mole di dati, sono
numerose: è possibile ordinare l’elenco, filtrarlo, utilizzare
le funzioni di conteggio e tanto altro. Tutti metodi efficaci,
ma spesso non propriamente
efficienti, almeno in termini
di operazioni e tempi di elaborazione. I filtri, ad esempio,
consentono di individuare un
Dati aggregati
Una funzionalità ben più appropriata, in grado di risolvere
il problema presentato e di eseguire le operazioni elencate in
modo istantaneo, è senza dubbio la creazione delle tabelle pivot. Possiamo definire quest’ultimo strumento di Excel come
ESEMPI
Xxxxxxxxx
TabellaPivot.xlsx
“un metodo per visualizzare
sotto forma differente i dati contenuti in una tabella”. In realtà,
le tabelle pivot sono un mezzo
ben più potente, in quanto permettono di raccogliere i dati in
modo strutturato, al fine di evidenziare le relazioni esistenti tra
le informazioni e di consentire
l’analisi delle categorie dei dati
presenti.
Costruiamo una tabella standard
P
er capire la funzionalità delle tabelle pivot facciamo un esempio: si immagini di
realizzare una tabella contenente i dati anagrafici dei dipendenti di un’azienda di medie
dimensioni. Per ogni singolo dipendente si
possono conservare informazioni inerenti i giorni di malattia e le ore di permesso di
cui ha usufruito nel corso del mese. Ipotizzando, quindi, che il foglio di calcolo faccia
riferimento al singolo mese. Ovviamente,
tale situazione può essere facilmente estesa
a trimestri, semestri o anni. Con una tabella
così fatta è naturale porsi delle domande tipo
“quante persone hanno usufruito di più di due
giorni di malattia?” oppure “quante persone
hanno usufruito di più di cinque ore di permesso?”. È facile verificare come a questo stato
non è immediato fornire delle risposte. Ma
grazie alle tabelle pivot...
48
sottoinsieme di dati in un intervallo, ma non consentono
di riorganizzarlo e non offrono
la possibilità di visualizzare i
dati in una maniera alternativa
che soddisfi le varie esigenze.
Office
I campi
Calcolo dell’età
1
2
A partire dalla cella A1 inserire i campi d’interesse, uno per ogni colonna. Il primo rappresenta la matricola del dipendente, quindi
a seguire nome e cognome, data di nascita, anno
di assunzione, stipendio, giorni di malattia e ore
di permesso. Può essere interessante inserire anche un campo destinato all’età.
Inserendo in D2 la formula =(ANNO(OGGI())1-ANNO(C3)+SE(DATA(ANNO(OGGI());MESE(C3);G
IORNO(C3))<=DATA(ANNO(OGGI());MESE(OGGI())
;GIORNO(OGGI()));1;0)), e trascinando la stessa per
un numero di righe sufficiente a contenere tutti i
dipendenti, si rende automatico il calcolo dell’età
a partire dalla data di nascita.
Gestire il personale con le tabelle pivot di Excel 2007
Inseriamo i dati e formattiamo il tutto
Inserimento dati
Formattazione
La prima cosa da fare, a questo punto, è
l’inserimento dei dati, che è anche la parte
un po’ più lunga ma inevitabile. Nell’esempio sono stati inseriti dati di 90 dipendenti, specificando per ognuno di loro stipendio e anno di
assunzione nonché giorni di malattia e ore di permesso relativi ad un generico mese.
Selezionare la prima riga e assegnare stile
grassetto dal gruppo Carattere della scheda
Home. Successivamente, selezionare tutte
le colonne della tabella tranne Cognome e nome e
assegnare allineamento centrato dal gruppo Allineamento. Per selezionare una parte di colonne
tenere premuto il tasto [Ctrl].
2
Formato celle
Bordi
Colorare la tabella
Ora occorre impostare il formato delle celle. Selezionare la colonna Stipendio, fare clic
destro quindi scegliere Formato celle. Nella
scheda Numero in Categoria selezionare Valuta e
impostare due cifre decimali. Allo stesso modo
per ogni colonna può essere assegnato il formato
celle più adatto al contenuto.
Selezionare le colonne dalla A alla H.
Nel gruppo Carattere fare clic sul pulsante relativo ai bordi della tabella. Si apre
un elenco a discesa dal quale è possibile scegliere quanti e quali bordi impostare. La scelta
più semplice è Tutti i bordi. È possibile anche
impostare colore e stile della linea.
Selezionare l’intera tabella cliccando sul
quadratino in alto sulla riga 1 e a sinistra
della colonna A e fare clic su Colore riempimento sempre nel gruppo Carattere. Tra i colori
disponibili scegliere quello più gradito. Successivamente impostare, allo stesso modo, un
colore differente per l’intestazione.
P
reparata la tabella, occorre ora inserire i
dati e formattare la stessa in modo adeguato. Da notare che ancora la colonna relativa all’età riporta dei valori senza senso che
spariscono non appena si riempiono tutte le
date di nascita. Per la formattazione si può
agire passo per passo scegliendo personalmente grandezza e tipo dei caratteri, colori,
dimensioni di colonne e righe e via dicendo.
Oppure, in alternativa, si può ricorrere alla
formattazione automatica delle tabelle disponibile in Microsoft Excel 2007. Nella fase
di inserimento dei dati non è necessario seguire alcun ordine, né alfabetico, né di matricola o altro. Questo perché la costruzione
della tabella (o del grafico) pivot non richiede
tale condizione e comunque si possono ordinare successivamente i dati tramite le apposite funzioni.
3
Un riassunto
Con le tabelle pivot i dati sono
strutturati e snelliti. E non solo.
Questo strumento, infatti, non
si limita a r aggruppare le informazioni, ma aggiunge ulteriori dimensioni di profondità
all’analisi. La struttura viene determinata dall’utente con la scelta dei campi e degli elementi da
elencare. Ad ogni modo, è bene
sottolineare che i dati presentati
nella tabella pivot derivano dalla
tabella originaria e ciò che si vede
nelle celle è un’informazione in
sola lettura. Le tabelle pivot sono
legate al momento in cui queste
sono state generate e perciò una
modifica della tabella padre non
1
4
comporta necessariamente una
modifica nei dati della tabella pivot derivata.
Facile facile
Bisogna, poi, porre in evidenza l’estrema semplicità con la
quale Excel consente di creare
tale tipo di reportistica. Dopo
aver generato una tabella è
possibile analizzare i dati sotto vari punti di vista grazie alla
sola funzione di trascinamento. Come per ogni strumento
potente, però, è bene porre la
massima attenzione nell’utilizzo: le diverse combinazioni possono portare alla creazione di tabelle pivot molto
5
differenti tra loro e, spesso, si
corre il rischio di ottenere aggregazioni di dati poco significative.
+[;]
[Shift]
[Ctrl]+ nella cella
e
inserisc el giorno
d
ta
a
la d
Rinominare una tabella in pochi passi
Ai rapporti di tabella o di grafici pivot sono assegnati dei nomi
predefiniti che seguono una determinata convenzione. Per cui si
hanno nomi del tipo Tabella pivot1, Grafico 1 e così via. È consigliabile usare
nomi più significativi che meglio identificano i rapporti. Per rin ominare un
rapporto di tabella pivot fare clic sullo stesso quindi nel gruppo Tabella
pivot della scheda Opzioni fare clic sulla casella di testo Nome tabella pivot.
Digitare il nuovo nome e premere Invio. Per i grafici fare clic sul rapporto
di grafico pivot e digitare il nuovo nome nella casella Nome grafico della
scheda Layout nel gruppo Proprietà.
Settembre
2008 Office Magazine
49
Office fai da te
Le potenzialità della tabella
Avvio procedura
Selezione dati
Strutturazione tabella
1
2
3
Dopo aver preparato i dati, posizionare
il cursore in un punto qualsiasi al loro
interno per includerli tutti nel rapporto
in creazione. Nel gruppo Tabelle della scheda
Inserisci fare clic su Tabella pivot, quindi fare di
nuovo clic su Tabella pivot. Si visualizza la finestra di dialogo Crea tabella pivot.
Dalla tabella
al grafico
Associata alla tabella vi è la possibilità di creare un grafico pivot che
ripropone in automatico la struttura assegnata. Il grafico così creato interagisce automaticamente
con la tabella e, se vengono scelte
aggregazioni di dati differenti, si otterrà la rappresentazione del nuovo
prospetto. Allo stesso modo, una
modifica delle voci in elenco nei
campi del grafico si ripercuote di-
rettamente sulla tabella. L’utilizzo
dei grafici consente di creare una
rappresentazione e di visualizzare i dati in modi diversi. Il grafico
predefinito è un istogramma che
confronta il contributo di ciascun
valore al totale in più categorie. I
grafici normali sono collegati alle
celle del foglio mentre i rapporti
di grafico pivot possono basarsi su
tipi diversi di dati, tra cui elenchi e
DB di Excel, più intervalli di dati da
consolidare e origini esterne.
Per organizzare i dati secondo le proprie esigenze trascinare i campi nelle
varie aree di rilascio: per esempio in Etichette di riga trascinare Cognome e nome e Giorni
malattia e in Valori Ore di permesso. Così per ogni
dipendente per righe si hanno i giorni di malattia e per colonna le ore di permesso.
Visualizzare o nascondere?
In un rapporto di tabella pivot è possibile che vengano mostrate
informazioni non necessarie. In virtù di ciò è possibile nascondere
specifici elementi in un’etichetta di riga o di colonna. Nascondendo un
elemento del genere lo stesso viene rimosso dal rapporto, ma continua
ad essere visualizzato nell’elenco a discesa dell’etichetta. La procedura
è semplice: selezionare uno o più elementi fare quindi clic destro sulla
selezione, scegliere Filtro, quindi Nascondi elementi selezionati o Mantieni
solo elementi selezionati. Per visualizzarli nuovamente fare clic destro su
un elemento correlato, scegliere Filtro, quindi Cancella filtro.
Anche i grafici sono... pivot!
Grafico pivot
Creazione
Impostare il rapporto
1
2
3
La creazione di un grafico pivot a partire da un tabella esistente è immediata.
Fare clic sul rapporto di tabella pivot. Nel
gruppo Grafici della scheda Inserisci fare clic su
un tipo di grafico. Non è possibile usare grafici di tipo xy, ovvero il grafico a dispersione, il
grafico a bolle o il grafico azionario.
50
L’opzione Seleziona tabella o intervallo è
già selezionata e nella casella Tabella/Intervallo è visualizzato l’intervallo dei dati
selezionati. Selezionando l’opzione Nuovo foglio
di lavoro il rapporto è inserito in un nuovo foglio
mentre cliccando su Foglio di lavoro esistente è
inserito nello stesso foglio.
Office Magazine Settembre 2008
Per creare un grafico pivot selezionare
una cella in un intervallo. Nel gruppo
Tabelle della scheda Inserisci fare clic su
Tabella pivot e quindi su Grafico pivot. Si visualizza la finestra di dialogo Crea tabella pivot con grafico pivot. Selezionare l’origine dati quindi fare
clic su OK per terminare.
A tal punto non resta che impostare il
rapporto e il grafico si genera automaticamente. Inserendo l’età come valore e il
nome come etichetta di riga e filtrando adeguatamente i dati si mostrano i dipendenti con età
compresa tra 24 e 27 anni. Lo stile del grafico si
può impostare dal relativo gruppo in Progettazione.
Office fai da te
Crea il tuo Libro
cespiti con Excel
Utilizza i fogli di calcolo per realizzare un registro dei beni
ammortizzabili e generare, per ognuno di essi, il relativo piano
di ammortamento in modo automatico
P
er un’impresa sono molti gli
adempimenti di carattere burocratico che devono essere
assolti. E tanta, forse anche troppa,
la documentazione che è necessario
conservare. Libri, giornali, registri e
molto altro ancora. Tra tutti questi si
vuole porre particolare attenzione su
un registro: il libro dei cespiti. I cespiti
indicano quei beni strumentali acquistati dall’azienda e che sono destinati
ad essere utilizzati per più esercizi.
Esempi comuni sono i macchinari o
i computer e loro accessori. La deduzione del costo dei cespiti non può
avvenire per intero nel corso dell’eser-
cizio nel quale vengono acquistati, ma
devono essere spalmati nel tempo.
Questo in funzione di precise direttive date dalle tabelle ministeriali. In
queste pagine vedremo come realizzare una pratica applicazione Excel
che crei proprio un registro dei beni
ammortizzabili. E gestisca, per ogni
cespite, il relativo ammortamento.
Fra costi
e percentuali
La procedura utilizzata per ripartire il costo dei cespiti prende il
nome di ammortamento. Se si dice
che il bene strumentale A è am-
Nel CD / Esempi
Cespiti.xlsm
tuati). In tale registro vanno indicati sostanzialmente l’anno di acquisizione, il costo originario, il fondo
di ammortamento, il coefficiente
di ammortamento effettivamente
adottato nel periodo di imposta e
la quota annuale di ammortamento. Un bene inserito nel libro può
essere eliminato solo se lo stesso
è estromesso dal processo produttivo. È da sottolineare, inoltre, che
il registro dei beni ammortizzabili
Pannello di controllo e categorie
L
a parte più semplice nella realizzazione dell’applicazione è la creazione dei
primi due fogli che la compongono. Il primo è una sorta di pannello di controllo che
contiene due soli pulsanti: uno per inserire
un nuovo cespite e uno per consultare la
tabella delle categorie. Il suo aspetto estetico può essere fatto a proprio piacimento,
non ha importanza. Per i pulsanti, onde
ottenere un risultato migliore, si preferisce utilizzare le forme. Il secondo foglio è
una semplice tabella in cui si ha un elenco di categorie e, al loro fianco, i relativi
coefficienti di ammortamento espressi in
percentuale. È bene pertanto assegnare
tale formato alle celle contenenti gli stessi coefficienti. Si premette che la tabella in
esempio non è esaustiva, ma contiene le
principali categorie.
46
mortizzabile al 20%, si intende che
ogni anno è possibile dedurre il costo sostenuto per l’acquisto di quel
bene per una percentuale non superiore al 20%. Il libro cespiti, quindi, altro non è che un registro che
tiene nota di tutti i beni strumentali
dell’azienda e del loro piano di ammortamento. Nella sua forma classica, il registro si compone di tante
schede quanti sono i cespiti acquistati. Ogni scheda è intestata ad un
bene e riporta tutti i movimenti che,
nel corso del tempo, hanno interessato quell’elemento (tipicamente
acquisto ed ammortamenti effet-
Office Magazine Marzo 2010
Inserire una forma
Creare la tabella
1
2
In un primo foglio, chiamato Pannello, inserire due forme che fungano da pulsanti. Per
farlo fare clic su Forme nel gruppo Illustrazioni
e scegliere il rettangolo arrotondato. Posizionarlo opportunamente nel foglio e assegnarli
un testo esplicativo facendo clic destro e scegliendo Modifica testo.
La tabella è formata da due colonne. Per
assegnarle uno stile selezionarla e sfruttare il pulsante Formatta come tabella, nel gruppo
Stili della scheda Home. Selezionare l’intervallo A2:A12, cliccare sulla casella Nome a sinistra
della barra della formula e digitare il nome categorie da assegnare alle celle.
Un Libro cespiti con Excel
La costruzione del modello
Categoria e coefficiente
Periodo di ammortamento
Calcolo esercizi contabili
1
2
3
Inserire le voci mostrate in figura. Selezionare D5, nella scheda Dati, gruppo Strumenti
dati, cliccare su Convalida dati. In Consenti scegliere Elenco e in Origine inserire =categorie. In
G9 inserire =CERCA.VERT(D5;Categorie!A2:B12;2;FA
LSO), che data la categoria seleziona il relativo
coefficiente.
ha una valenza esclusivamente
fiscale. L’ammortamento da riportare su esso è pertanto solo quello
fiscalmente rilevante. Ovviamente,
quando si parla di libro cespiti si fa
riferimento ad un registro cartaceo
o comunque ad una gestione ottenuta attraverso software gestionali
dedicati. Nella realtà, soprattutto
per piccole aziende, è abbastanza
difficile trovare una vera e propria
gestione dei cespiti. Sovente si accorda la propria preferenza al foglio
Per determinare il periodo di ammortamento in G11 inserire la formula ARROTONDA(1/
G9+1;0): il numero di anni si ottiene dividendo 1
per il coefficiente di ammortamento più 1. Dato
che al primo anno il bene è ammortizzato alla
metà del coefficiente, è necessario sommare 1
per ammortizzare completamente il bene.
elettronico (molto più conosciuto e
diffuso nell’ambito lavorativo), per
procedere al calcolo delle quote
di ammortamento di competenza
dell’esercizio.
Ammortamenti
e fogli di calcolo
Lo scopo del presente approfondimento è proprio quello di realizzare
un’applicazione con Microsoft Excel
che agevoli la gestione dei cespiti e la
conseguente determinazione delle
Tale calcolo deve variare in base al coefficiente. Inserire un elenco da 1 a 35 nell’intervallo B15:B49. In C15 inserire =SE(O($G$11=””;
B15>$G$11);””;B15), che darà o vuoto o il numero presente a fianco. Trascinare la formula sino
a C49 e verificare che al variare del coefficiente
varia il numero di esercizi.
La funzione VAL.ERRORE
Nel foglio del modello, se alla voce descrizione non si seleziona
nulla e si lascia il campo bianco, nella casella del coefficiente di
ammortamento compare l’errore #N/D. Per ovviare a tale problema si
può ricorrere alla funzione VAL.ERRORE. Questa ha un solo argomento
che può essere un valore, nel caso restituito da altra funzione, e restituisce vero se tale valore è un errore. Inserendo nella cella G9 la formula
=SE(VAL.ERRORE(CERCA.VERT(D5;Categorie!A2:B12;2;FALSO));””
;CERCA.VERT(D5;Categorie!A2:B12;2;FALSO)) l’errore non compare
più. Questo perché se CERCA.VERT restituisce errore inseriamo un valore vuoto, altrimenti il valore restituito da CERCA.VERT.
Aliquote, fondo e valore residuo
Aliquota cumulata
Esercizi successivi
Le ultime formule
1
2
3
In D15 inserire =SE(C15<>””;$F$7;0) e ricopiare verso il basso. In E15 inserire =SE(C15=””;0;G9/2), che calcola il coefficiente
di ammortamento ridotto alla metà. In I15 inserire =E15, mentre in I16 usare =I15+E16 e ricopiare verso il basso: somma le percentuali di
ammortamento, è una colonna di appoggio.
In E16 usare la funzione =SE(C16=””;0;SE
(C16=$G$11;1-I15;$G$9)): se la cella dell’esercizio è vuota scrive zero. Se è uguale alla cella G11, cioè se siamo nell’ultimo esercizio di
ammortamento, scrive il coefficiente residuo
1-I15, altrimenti scrive il valore standard del
coefficiente contenuto in G9.
Per completare occorrono ancora tre semplici formule. In F15 inserire =SE(C15=””;0;AR
ROTONDA(E15*D15;2)). In G15 inserire =F15, mentre in G16 inserire =SE(C16=””;0;G15+F16). Infine
in H15 usare =SE(C15=””;0;D15-G15). Ricopiare
tutte le formule verso il basso. Il modello adesso è terminato.
Marzo 2010 Office Magazine
47
Office fai da te
quote di ammortamento. Il principio cui ispirarsi per raggiungere tale
obiettivo è la semplicità. Utilizzando poche formule, e qualche riga di
codice, si può ottenere un efficiente
strumento che ci aiuti nella gestione dei cespiti. L’applicazione si basa
principalmente su tre fogli. Una
maschera principale contenente un
paio di pulsanti: uno che offre la possibilità di inserire un nuovo cespite
e uno che consente di consultare la
tabella delle categorie e dei relativi coefficienti di ammortamento. A
quest’ultima è dedicato proprio il
secondo foglio. Secondo le indicazioni ministeriali sono individuate
delle categorie specifiche. E per ogni
categoria sono esplicati i coefficienti di ammortamento del costo dei
beni materiali strumentali, impiegati
nell’esercizio di attività commerciali.
È utile quindi tenere queste informazioni in un foglio appartenente all’applicazione, anticipando che la tabella
presentata non è esaustiva di tutte le
categorie, ma contiene solo quelle
Le macro per i cespiti
C
reato il modello per il nuovo cespite, e definita
la tabella delle categorie, rimane l’ultimo passo: definire due funzioni Visual Basic da associare
ai pulsanti inseriti nel pannello principale. La prima, per aggiungere un nuovo cespite, è formata da
sole tre istruzioni che apportano un nuovo foglio di
calcolo e vi ricopiano il modello. Successivamente
basta selezionare la categoria del cespite e inserire
il suo costo. Automaticamente si ottiene il piano di
ammortamento. L’altra si basa invece su una sola
istruzione, che apre il foglio di calcolo contenente
la tabella delle categorie. Il risultato è un’applicazione snella ed efficace, volutamente semplificata
nell’esempio descritto. Seguendo le indicazioni
date, e con un po’ di fantasia, realizzare qualcosa di
più completo non è complicato.
Editor e prima funzione
Tabelle delle categorie
1
Per aprire l’editor Visual Basic premere
[Alt]+[F11]. Nel menu Inserisci cliccare su Modulo e quindi scrivere il codice mostrato in figura. La prima istruzione attiva il foglio Modello, la
seconda lo ricopia posizionandolo dopo l’ultimo
foglio. La terza lo rinomina con la dicitura Cespite
più un numero.
La seconda funzione serve per aprire la tabella delle categorie. È formata dall’istruzione Sheets(“Categorie”).Select. Inserendo una terza funzione che contiene la singola istruzione
Sheets(“Pannello”).Select, e inserendo un pulsante nel
foglio della tabella, è possibile tornare al pannello
con un clic.
Assegnare le macro
Testare l’applicazione
3
4
Nel foglio Pannello selezionare la forma Consulta Categorie, fare clic destro e selezionare
Assegna macro. Scegliere poi ApriTabella e cliccare
su OK. Allo stesso modo assegnare la macro NuovoCespite al pulsante Inserisci Cespite e la macro
ApriPannello al pulsante Torna al Pannello nel foglio
Categorie.
48
Office Magazine Marzo 2010
2
Nel foglio del modello sbiancare i campi relativi alla descrizione del cespite ed al suo valore.
Quindi tornare nel pannello e cliccare su Inserisci
Cespite. Se tutto funziona correttamente si genera
un nuovo foglio di calcolo, uguale al modello, nel
quale inserire il nuovo cespite e ottenerne il piano
di ammortamento.
Uno sguardo
alle impostazioni
Aprendo una cartella contenente delle macro compare il messaggio relativo la loro
attivazione. Per modificare tale
impostazione fare clic sul pulsante
Microsoft Office e poi su Opzioni di Excel. Fare clic su Centro
protezione, poi su Impostazioni
Centro protezione e quindi su
Impostazioni macro. Le opzioni
disponibili sono: Disattiva tutte
le macro senza notifica, Disattiva tutte le macro con notifica,
impostazione predefinita, Disattiva tutte le macro tranne quelle
con firma digitale, Attiva tutte le
macro (scelta non consigliata,
potrebbe venire eseguito codice
dannoso) e Considera attendibile l’accesso al modello a oggetti
dei progetti VBA, riservata agli
sviluppatori. Scegliere quella più
adatta alle proprie esigenze.
principali. Il terzo foglio è un modello
da utilizzare per ogni singolo cespite.
All’interno contiene tutti i dati che è
necessario conservare per un bene
(secondo quanto detto in precedenza), più il relativo piano di ammortamento ordinario. La forza del modello realizzato è la sua flessibilità. La
categoria del cespite è selezionabile
da un elenco a discesa, che racchiude
le categorie segnate nella tabella prima menzionata. Scelta la categoria si
determina automaticamente il coefficiente di ammortamento, prelevato
comunque dalla tabella, ed in base a
quest’ultimo si determina il piano di
ammortamento (che ha un numero
di anni variabile proprio in base al
coefficiente). Tutto ciò è facilmente
ottenibile usando un numero limitato di formule, neanche tanto complicate, e senza dover scrivere codice.
Questo serve invece per creare delle
macro che automatizzano il funzionamento dell’applicazione nella sua
interezza. Quando dalla maschera si
clicca sul pulsante per l’inserimento
di un nuovo cespite, serve una procedura che aggiunga un nuovo foglio
di calcolo, copi il modello sopra descritto e sposti il controllo nel nuovo
foglio. Ciò consentirà la descrizione
del cespite e la generazione del suo
piano di ammortamento.
Office fai da te
Rendi competitiva
la tua impresa
L’allocazione delle risorse attuata dal management necessita di validi
supporti decisionali. Ecco come usare le matrici di portafoglio
per studiare e migliorare la struttura strategica aziendale
U
na moderna e competitiva azienda è composta da
un insieme di Aree Strategiche di Affari (ASA), note anche come Strategic Business Unit
(SBU). Si tratta, in poche parole,
degli specifici settori aziendali che
ricoprono un ruolo rilevante per la
società sotto il profilo strategico.
Appare evidente come, ad ogni
specifica area strategica d’affari,
corrisponda un ambito competitivo differente e caratterizzato da
diversi livelli di rischio, opportunità e soprattutto distinte opzioni
di sviluppo. Le ASA, o SBU che dir
si voglia, sono delle vere e proprie
aziende nell’azienda, elementi
di un corpo complesso ed articolato alla testa del quale risiede il
management. È di fondamentale
importanza raccogliere i dati al
contorno della specifica unità ed
elaborarli affinché diventino immediatamente comprensibili ed
entrino a far parte degli strumenti
decisionali a disposizione del management. Ci troviamo nell’ambito del Marketing Strategico ed
in particolare vogliamo studiare
il posizionamento competitivo
44
Office
Magazine Giugno 2010
delle singole ASA, attraverso uno
strumento specifico: le matrici di
portafoglio strategico.
Le matrici
di portafoglio
Le matrici di portafoglio strategico sono strumenti in grado di
rappresentare sinteticamente le
strutture strategiche di un’impresa. I dati così rappresentati
vengono utilizzati dagli organi
decisori, il management, per valutare le strategie da intraprendere, l’allocazione o la deallocazione di eventuali risorse nella
gestione delle singole Business
Unit. Le matrici di portafoglio
sono sostanzialmente caratterizzate da due fondamentali
dimensioni: una esterna, volta
all’individuazione delle condizioni al contorno in cui la SBU
si muove (e quindi l’attrattività
dell’ambiente circostante); e una
seconda dimensione interna,
che evidenzia il posizionamento
rispetto alla concorrenza diretta sul mercato. Fra le principali
matrici utilizzate nel Marketing
Strategico ricordiamo la Matrice
BCG (Boston Consulting Group),
la Matrice GE McKinsey, la Matrice Arthur D. Little ed infine
la Matrice Marakon. Nell’articolo in questione prenderemo
in considerazione la matrice GE
McKinsey, più complessa e performante della Matrice BCG.
Nel CD / Esempi
Matrice_GE.xlsm
Uno strumento
professionale
La Matrice General Electric
McKinsey (GE Matrix) nasce
come critica alla Matrice BCG;
in quanto, al contrario di essa,
Il processo di implementazione
I criteri di attrattività
I valori
1
Creiamo per prima cosa una colonna contenente i criteri che intendiamo analizzare per
lo specifico prodotto, relativamente all’attrattività del mercato. In questo caso considereremo
sicuramente la dimensione del mercato, il tasso
di crescita prospettato e la sua redditività. Inseriamo in fondo una riga per il fatturato.
2
Convalida dati
La ponderazione
Messaggio di errore
3
4
5
I
l primo passo nell’implementazione
della matrice GE McKinsey consiste
nell’individuazione dei prodotti, aziende
o mercati da analizzare. Supponiamo di
dover valutare uno specifico prodotto, ad
esempio uno snack dolce, in rapporto allo
specifico mercato e della concorrenza diretta. Parallelamente dovremo ora stabilire
i fattori chiave necessari alla determinazione dell’attrattività del mercato e della forza
competitiva messa in campo dall’azienda.
Successivamente, in ordine cronologico,
occorrerà attribuire ad ogni singolo prodotto una stima della sua posizione rispetto al particolare fattore esaminato. È ovvio
che questi dati scaturiscono da ricerche di
mercato effettuate per la parte interna nella
stessa struttura e per la parte esterna direttamente sul mercato di riferimento.
Selezioniamo le due colonne create e, dal
menu Strumenti dati della scheda Dati, clicchiamo sulla voce Convalida dati. Nella finestra
che appare selezioniamo la scheda Impostazioni. In Consenti scegliamo Numero intero ed inseriamo 1 e 5 come Valore minimo e Valore massimo.
Clic su Ok per finire.
non utilizza variabili semplici
ma variabili aggregate. Ovvero
un insieme di dati caratterizzanti l’attrattività del settore e la
posizione che occupa l’azienda
all’interno di esso, in relazione alla competitività. La forza
di tale strumento risiede nella
maggiore accuratezza di analisi
e nella possibilità di effettuare,
oltre che analisi della situazione
attuale, analisi della prospettiva
futura. La GE Matrix consente di
visualizzare graficamente le relazioni esistenti tra un insieme
di elementi qualitativi, elaborati precedentemente in modo da
generare un flusso di informazioni utili alla Pianificazione
Creiamo ora una colonna ponderazione. Qui
indicheremo con un numero da 1 a 100 il
peso dello specifico fattore sulla variabile sintetica complessiva. La somma di tutti i criteri deve
essere pari a 100. Anche in questo caso ripetiamo l’operazione Convalida dati come nel passo
successivo. Inseriamo la somma al termine.
Strategica del business. Tutte
le decisioni, prese seguendo le
interpretazioni della Matrice
GE, sono definite strategie naturali e cioè indicazioni logiche
per lo sviluppo del particolare
business. Il tutto in linea con la
posizione che esso ha rispetto
alle variabili interne ed esterne.
Uno degli utilizzi più frequenti è quello dedicato ai Mercati
di riferimento, che consente
l’analisi delle aziende multibusiness impegnate attraverso le
diverse SBU. O ancora l’analisi
di un portafoglio di prodotti volta all’individuazione della posizione occupata all’interno del
mercato di riferimento.
Aggiungiamo due differenti colonne per
l’inserimento dei valori, una che rappresenterà la nostra azienda e una seconda che
identifichi l’azienda immediatamente concorrente per prodotto. I valori verranno inseriti in
base ad una scala suddivisa in cinque gradi,
che vanno da molto favorevole a sfavorevole.
Selezioniamo tutte le aree per le quali abbiamo inserito la convalida dei dati e clicchiamo
nuovamente su Convalida dati. Ora selezioniamo
la scheda Messaggio di errore dalla finestra che
appare. Inseriamo il titolo della finestra ed il
messaggio di errore indicando il range di valori
esatti. Premiamo su Ok per finire.
Dai dati ai grafici
Graficamente la Matrice McKinsey rappresenta due variabili x
e y. La prima individua la forza
competitiva, che esprime la capacità dell’azienda all’acquisizione
ed al mantenimento del vantaggio competitivo nei confronti dei
I grafici a bolle
Il grafico a bolle, presente nel set di grafici utilizzabili in Microsoft Excel,
è utilizzato per rappresentare tre serie di dati. Due serie vengono rappresentate lungo gli assi cartesiani (x e y), mentre la terza serie viene espressa
come dimensione della bolla. Attraverso le bolle si esprime maggiormente un
dato qualitativo che quantitativo, ciò a causa della difficoltà di leggere nella
dimensione della bolla il valore rappresentato. In ambito aziendale il grafico è
molto utilizzato per la rappresentazione di dati, la cui somma ha un particolare
significato; o ancora per realizzare presentazioni nelle quali la dimensione del-
45
Giugno
Un foglio per le variabili interne
el foglio precedente abbiamo riassunto tutte le variabili esterne relative al
mercato. Nel secondo foglio inseriremo invece i fattori interni utili all’individuazione
di una variabile sintetica che riassuma la
Forza competitiva della società, nello specifico mercato. Replicando lo schema realizzato nel precedente tutorial inseriremo i
seguenti criteri: Quota di mercato, Attività
di marketing, Immagine aziendale, Qualità dei prodotti e Risorse finanziarie. Ricordiamo che questi sono solo alcuni dei
criteri che si possono prendere in considerazione per la creazione della matrice GE
McKinsey. Anche in questa tabella inseriremo valori da 1 a 5 (da molto sfavorevole
a molto favorevole), per la valutazione dei
criteri e una colonna di ponderazione che
dia un “peso” allo specifico fattore.
Criteri di competitività
I due prodotti
1
Come abbiamo fatto per il foglio dedicato
all’attrattività del mercato, creiamo una colonna contenente i criteri che andranno a generare
la variabile sintetica complessiva relativa. Inseriremo criteri come: la quota di mercato, l’immagine dell’azienda o ancora l’attività di marketing.
All’ultima riga aggiungiamo il fatturato.
2
Il peso dei criteri
Convalida dati
Qualche link
3
4
5
N
A questo punto non resta che inserire la colonna relativa alle ponderazioni dei vari criteri.
In questa colonna inseriamo il valore percentuale con un numero intero da 1 a 100, che caratterizzerà l’importanza del particolare criterio. Più
il valore è alto e maggiore sarà il suo peso nella
formazione del valore sintetico finale.
competitors. La seconda, invece,
identifica l’attrattività del mercato, variabile che esprime la redditività del mercato per l’azienda in
Per le celle che dovranno contenere i valori
qualitativi da 1 a 5 e per la colonna delle
ponderazioni applichiamo la funzione Convalida
dati, cliccando sull’omonimo pulsante contenuto nel menu Strumenti dati della scheda Dati.
Selezioniamo in Consenti la voce Numero intero
ed impostiamo gli intervalli.
una visione prospettica. Le due
variabili citate sono il risultato di
un processo che condensa in un
indice sintetico ad esse attribui-
A differenza della GE McKinsey, la matrice BCG è suddivisa in quattro
quadranti che individuano una particolare collocazione di un prodotto
46
Office
Ricopiamo le colonne dedicate al prodotto
della propria azienda ed al prodotto immediatamente concorrente. Nella griglia inseriamo i
valori da 1 a 5, i quali caratterizzano in una scala
da molto sfavorevole a molto favorevole, come
si colloca il prodotto rispetto al particolare criterio. Ricopiamo il fatturato dei prodotti.
Inseriamo un foglio iniziale per navigare
all’interno del progetto. Dal menu Illustrazioni, della scheda Inserisci, aggiungiamo delle
forme cliccando su Forme. Successivamente
premiamo Collegamento ipertestuale dal menu
Collegamenti e selezioniamo Inserisci nel documento scegliendo il foglio da linkare.
bile, una serie di ponderazioni di
un insieme più ampio di elementi qualitativi che caratterizzano
le due variabili. I fattori presi in
considerazione possono essere
sinteticamente suddivisi in: fattori di mercato (quantità, tasso di
crescita atteso, ciclo di vita di un
prodotto, ecc.), fattori finanziari ed economici (ROI, margini di
contribuzione, andamento economico, ecc.), fattori competitivi
(barriere in entrata o uscita, qualità dell’immagine dell’azienda,
skills aziendali, ecc.), fattori politico-sociali, economici e tecnologici, (analisi PEST, ecc.). La Griglia Multicriteri che scaturisce,
la Matrice GE, dopo aver analiz-
zato il prodotto o azienda in base
a tutti i criteri scelti, simile per la
sua bidimensionalità alla Matrice
BCG, suddivide le due variabili
attrattività e competitività in tre
gradi di giudizio: Elevato, Medio
e Debole. In tal modo si creano
nove combinazioni differenti di
posizionamento. In alto a destra
vi è una Crescita Aggressiva paragonabile al quadrante Star della
BCG, mentre in basso a sinistra sul
Disinvestimento paragonabile al
quadrante Dog del BCG.
Il progetto
In queste pagine viene utilizzata
la Matrice McKinsey, integrandola all’interno di un foglio di
Dall’analisi dei dati ai risultati
La tabella
La variabile x
La variabile y
1
2
3
Creiamo nel foglio dedicato ai risultati delle
variabili sintetiche, che rinomineremo Posizionamento competitivo, una tabella con tre righe
e tre colonne. Nella prima colonna inseriremo
le due variabili di attrattività, forza competitiva
e fatturato. Le altre due colonne saranno dedicate ai valori per i due prodotti.
lavoro Excel. In realtà il progetto potrebbe suddividersi in tre
passi fondamentali. Il primo, in
cui andremo a definire la struttura della matrice stessa, individuando prodotti, aziende o
Inseriamo la formula che individuerà il valore sintetico legato alla variabile attrattività del mercato. Inseriamo per i due prodotti la
seguente formula =valore criterio 1*ponderazione
relativa criterio 1 + valore criterio 1*ponderazione relativa criterio 1 +…. Avremo in questo modo un
valore ponderato in base ai pesi.
mercati da analizzare. E per ogni
prodotto si cercherà di attuare
una stima della sua posizione
rispetto al particolare fattore
esaminato. Nel secondo step si
dovranno prendere in esame le
Ripetiamo la stessa operazione per la variabile forza competitiva. Moltiplichiamo i valori di ogni criterio relativo a ciascun prodotto
per il relativo peso, facendo la somma di tutti i
valori così ottenuti. Avremo a questo punto la
tabella di partenza per la creazione della nostra Matrice McKinsey.
variabili interne, ovvero creare
un secondo foglio dedicato ai
fattori interni utili all’individuazione di una variabile sintetica;
che riassuma la forza competitiva della società nello specifi-
co mercato. Ultima operazione
da eseguirsi è l’estrapolazione
ed analisi dei dati. Questa fase
prevede, ovviamente, l’estrinsecazione grafica di quanto evince
dallo studio eseguito.
Matrice e attrattività di mercato
P
er disegnare la Matrice GE McKinsey utilizzeremo il grafico a bolle
di Microsoft Excel. Questo consente di tracciare, per ogni prodotto, le tre variabili studiate in questo progetto. La posizione della bolla
è determinata dalle variabili sintetiche di attrattività del mercato e di
forza competitiva, mentre il fatturato ne determinerà la grandezza.
In particolare suddivideremo la griglia del grafico in nove quadran-
ti, considerando che il valore minimo deve essere 100 (tutti i criteri
valgono 1 che moltiplicati per 100 dei pesi danno appunto 100) ed il
massimo 500 (tutti i criteri valgono 5 e moltiplicati per 100 dei pesi
danno 500). Per suddividere equamente gli intervalli useremo 90 e 510
come minimo e massimo, infatti la differenza (420) è perfettamente
divisibile per 3 (140).
Il tipo di grafico
Selezioniamo i dati
La scala
1
2
3
Nell’ultimo foglio, dedicato al plottaggio
del grafico, clicchiamo sulla scheda Inserisci e selezioniamo dal menu Grafici la voce
Altri grafici. Selezioniamo il grafico Bolle 3D che
consente di disegnare tre valori, riportando la
bolla secondo ascisse ed ordinate e dimensionandola in base alla terza variabile.
Clicchiamo con il tasto destro del mouse
sul riquadro del grafico appena inserito e
selezioniamo Seleziona dati. Nel campo Intervalli
dati grafico clicchiamo sul pulsante posto alla
destra e selezioniamo, nel foglio Posizionamento competitivo, la griglia di valori tre per tre creata. Clicchiamo su Ok.
L’ultimo passo consiste nel dimensionare
la griglia del grafico in modo tale da ricostruire una tipica Matrice McKinsey a nove riquadri. Selezioniamo uno per volta gli assi e
clicchiamo su Formato asse. In Opzioni assi inseriamo come valore minimo 90, massimo 510,
unità principale 140. Inseriamo la griglia.
47
Giugno
Excel protegge
anche i tuoi dati
Quando si lavora con importanti informazioni, per evitare
di andare incontro a perdite o alterazioni, è consigliabile
applicare delle protezioni ad hoc. Vediamo quali
L
o strumento della protezione ha come scopo quello
di impedire ad un utente
di modificare, spostare, eliminare
dati importanti, involontariamente o meno; questo può essere fatto
prevedendo o meno l’uso di una
password. La protezione è fondamentale non solo quando si lavora
in condivisione con altri, ma anche
quando si devono inviare dei documenti come allegato ad un messaggio di posta elettronica o quando si
devono consegnare dei file su pen
drive, CD o su altri supporti. Microsoft Office Excel 2007 mette a di-
sposizione vari livelli di protezione
e di sicurezza dei dati volti a tenere
sotto controllo i vari utenti che possono avere accesso ai dati di Excel e
apportarvi delle modifiche.
Proteggiamo il foglio
Per garantire una sicurezza ottimale, la scelta può essere orientata ad
una protezione dell’intero file di
Excel applicando anche una password da inserire per rimuovere la
protezione del foglio e consentire
le modifiche; si tratta di un metodo
che limita l’accesso ad una cartella
di lavoro, ad un foglio di lavoro, ad
una parte di esso. La protezione
consente solo agli utenti autorizzati
di intervenire sui dati, visualizzandoli, modificandoli, spostandoli,
cancellandoli. E’ possibile specificare quali azioni gli utenti possono
compiere in presenza di una protezione del foglio. Ad esempio si può
impedire che gli utenti apportino
delle variazioni alle celle bloccate
o alla formattazione del documento. Nel momento in cui si protegge un foglio di lavoro, tutte le celle
per impostazione predefinita sono
bloccate e quindi non modificabili: prima di proteggere un foglio è
possibile sbloccare gli intervalli che
si desidera siano modificabili dagli
utenti o nei quali gli utenti devono
essere in grado di immettere dati. Se
la cartella è composta da più fogli la
procedura della protezione deve essere applicata ad ogni singolo foglio
e le password non devono essere
uguali.
Tuteliamo
l’intera cartella
La protezione di una cartella di lavoro limita l’accesso impedendo la
creazione di nuovi fogli o consentendo l’accesso solo a utenti speci-
Password per un file di Excel
Di lettura
Di scrittura
Password modificate
Aprire Excel, clic sul pulsante Office, cliccare su Salva con nome. Cliccare su Strumenti e selezionare Opzioni generali. Per
impostare una password necessaria a visualizzare la cartella di lavoro digitare una password nella
casella di testo Password di lettura. Questo tipo
di password usa la crittografia avanzata.
Per impostare una password necessaria
per salvare le modifiche apportate alla
cartella di lavoro, digitare una password
nella casella di testo Password di scrittura. Questo tipo di password non usa la crittografia avanzata, è progettata per la collaborazione con revisori di contenuti ritenuti attendibili
Per modificare le password, ripetere
il punto 1 del presente tutorial, selezionare le vecchie password, inserire
quelle nuove, confermarle, cliccare su Salva;
se richiesto cliccare su Sì per sostituire il file
esistente. Per cancellare le password selezionarle e premere CANC.
1
66
Office
Magazine Febbraio 2009
2
3
Proteggere i fogli di calcolo
Accesso limitato
o illimitato?
Excel consente di limitare le
autorizzazioni per l’accesso
al contenuto di documenti, cartelle
di lavoro tramite Information Rights
Management (IRM), disponibile in
Microsoft Office System 2007. IRM
consente a singoli utenti ed amministratori di specificare autorizzazioni di
accesso ai vari file, proteggendo così le
informazioni personali per evitare che
vengano stampante, inoltrate, copiate
da persone non autorizzate. Dopo aver
impostato le autorizzazioni limitate per
un file tramite IRM, le limitazioni di accesso e utilizzo vengono applicate indipendentemente dalla posizione delle
informazioni, in quanto le autorizzazioni
per un file di Excel sono archiviate nel
file stesso.
fici. Si può impostare una password
nel momento in cui si salva il file
o in un momento successivo. E’
possibile definire due password distinte che l’utente deve digitare per
poter aprire e quindi visualizzare
la cartella di lavoro, in questo caso
si parla di protezione di accesso ai
dati non autorizzati, si deve conoscere la password di entrata per
poter accedere al file, l’altra invece
serve per apportare delle modifiche
al file di riferimento, in questo caso
si limita la modifica e il salvataggio
delle modifiche.
Protezione elementi specifici
si applica una protezione ad un foglio
Quando
di lavoro, per impostazione predefinita tutte
le celle vengono bloccate, pertanto non sono soggette a modifiche. Generalmente un foglio è composto da dati che devono essere compilati di volta
in volta dall’utente perché variabili, sempre modificabili e dinamici, da celle contenenti formule che si
aggiornano in automatico all’inserimento di dati e
quindi non devono essere modificate se non quando si aggiungono colonne, righe, e riferimenti, altre
informazioni, invece, sono sempre fisse in quanto
rappresentano le intestazioni di righe o di colonne,
o descrivono il titolo della tabella di riferimento, e
quindi rimangono costanti nel tempo; a tutti questi
elementi ad eccezione di quelli variabili è consigliabile attribuire un livello di protezione.
Primo passo
Blocco di celle
Aprire Excel 2007, scheda Revisione, selezionare l’intero foglio cliccando sul pulsante Seleziona tutto (intersezione tra l’intestazione della colonna e della riga), clic sulla scheda
Home, gruppo Carattere, cliccare sul pulsante di
visualizzazione della finestra di dialogo Formato
celle carattere.
1
2
Password
Messaggio di protezione
3
4
Scheda Protezione, deselezionare la casella di
controllo Bloccata, OK. Così facendo si bloccano tute le celle del foglio quando si protegge il foglio. Ritornare nel foglio, selezionare solo
le celle da bloccare (possono essere consecutive o
no, tenere premuto il tasto CRTL per selezioni non
consecutive).
Attenzione
alla struttura…
Per impedire modifiche indesiderate quali ad esempio spostamenti, inserimenti o eliminazioni all’organizzazione della
cartella di lavoro si può proteggere la struttura, anche in questo caso è possibile specificare
una password da immettere per
rimuovere la protezione e consentire ogni tipo di variazione. I
principali elementi di una cartella di lavoro sono essenzialmente
due: la struttura e la finestra.
La struttura consente di visualizzare i fogli di lavoro nascosti,
spostare, cancellare, nascondere, rinominare i vari fogli che
compongono la cartella, inserire
nuovi fogli o grafici, copiare o
spostare in un altro file il foglio,
La password è facoltativa, tuttavia se non
viene fornita, ogni utente potrà eliminare la
protezione del foglio (Scheda Revisione, gruppo Revisioni, voce Rimuovi protezione foglio) e modificare gli elementi protetti. E’ inoltre possibile selezionare quali elementi potranno essere modificati
dall’utente.
in presenza di tabelle pivot operare sulle stesse per estrarre i
dati di proprio interesse, se sono
stati creati degli scenari creare
i relativi rapporti di riepilogo
dello scenario, registrare delle
macro per velocizzare delle operazioni di routine. La finestra
invece consente di modificare
la dimensione (ridurre ad ico-
Se si tenta di scrivere qualcosa in una cella
protetta, compare un messaggio che avvisa della presenza di protezione e che i dati
sono di sola lettura. Nel caso in cui si conosca la
password, rimuovere la protezione, nel caso in cui
la si dimentichi non c’è alcun modo di annullare la
protezione applicata.
na, ripristinare la dimensione,
chiudere) e la posizione della
cartella di lavoro quando si sta
lavorando sul file. Questo tipo di
protezione si applica all’intera
cartella di lavoro.
Protezione di elementi …
In caso di condivisione di una cartella di lavoro con altri utenti può
essere utile proteggere i dati presenti in elementi specifici di un
foglio di lavoro, ad esempio le celle
contenenti formule, in quanto l’eliminazione di una formula da un
foglio può avere un effetto di creare confusione, perché un’altra formula collegata a quella modificata
potrebbe produrre errori o risultati
sbagliati.
67
Febbraio
Antiriciclaggio
Ci pensa Excel
Scopri come utilizzare i fogli di calcolo della suite Office
per organizzare e gestire il tuo registro antiriciclaggio.
Tutto gratuitamente ed in modo semplice e funzionale
S
empre più spesso
si sente parlare di
antiriciclaggio e
di leggi e normative che
tendono a contrastare
il riciclaggio di denaro.
Per molti liberi professionisti vige l’obbligo di
tenere un registro antiriciclaggio, proprio per
combattere il re-inserimento (all’interno del
normale circuito monetario
legale) dei profitti ottenuti con
operazioni illegali. Compilare
ed amministrare questo registro, però, non è certo cosa facile. Scopo di questo articolo è
approfondire tale argomento,
cercando di semplificare la gestione dell’antiriciclaggio con
gli strumenti forniti dalla Suite
Office. Ed in particolare, realizzando un registro elettronico
sfruttando i fogli di calcolo di
Microsoft Excel.
Fra le maglie
della normativa
Il termine “antiriciclaggio” indica nello specifico le norme
e le disposizioni che hanno lo
scopo di contrastare e combattere l’utilizzo, in circuiti
economici legittimi, di denaro o altri beni che abbiano provenienza illecita. I
primi passi, da un punto
di vista legislativo, sono
stati compiuti verso la
fine degli anni settanta,
a cui sono poi seguiti
una serie di provvedimenti anche a livello internazionale.
Se fino qualche anno
fa, però, i soggetti chiamati in causa erano per lo più gli
operatori del settore finanziario, recentemente si è cambiato
orientamento; seguendo come
principale obiettivo quello di
includere un numero sempre
più esteso di soggetti. La norma
58
Office
ESEMPI
Antiriciclaggio.xlsm
più recente in materia di antiriciclaggio è il Decreto n. 141 del
3 febbraio 2006, che fissa una
serie di adempimenti utili nella
lotta al riciclaggio. Tali osservanze possono essere riassunte in tre operazioni principali:
identificazione della clientela,
registrazione e tenuta dell’archivio unico, segnalazione delle
operazioni sospette. I primi due
sono quelli di maggiore interesse per la presente discussione.
Prima di approfondirli è bene
però citare anche i destinatari del provvedimento. Ovvero
quelli che sono i soggetti tenuti ad adempiere agli obblighi
fissati dal decreto. Le persone
interessate sono tutti gli iscritti
nell’albo dei dottori commercialisti, nel registro dei revisori
contabili, nell’albo dei ragionieri e dei periti commerciali e
nell’albo dei consulenti del lavoro. Nonché notai e avvocati che
assistono i propri clienti nella
progettazione o nella realizzazione di operazioni finanziarie o
immobiliari.
La clientela
Per quanto riguarda il primo
adempimento, e cioè l’identificazione del cliente, il decreto
stabilisce che debba essere effettuata in tutti i casi in cui la
prestazione professionale sia
Registro Antiriciclaggio con Excel
Costruire i fogli per l’applicazione
Anagrafica intestatario
Form inserimento cliente
1
Come prima cosa occorre realizzare il pannello principale in cui sono presenti i dati
anagrafici della società, o soggetto intestatario del registro antiriciclaggio. Prevedere i
campi mostrati in figura e scegliere una formattazione di proprio gradimento. Assegnare
al foglio il nome .
2
Database clienti
Inserimento dei dati
Archivio registrazioni
3
4
5
P
rima operazione da compiere è quella di creare i fogli di base per la nostra applicazione. Questi riguarderanno
rispettivamente l’anagrafica dell’intestatario, il form d’inserimento del cliente, il
database dei clienti ed il form dedicato
all’inserimento di una registrazione. Ovviamente nei passi seguenti non è possibile mostrare tutto il codice utilizzato per
realizzare i pannelli descritti. Vengono
dunque riportate nelle figure alcune porzioni di codice più importante. Per avere
comunque un’idea più dettagliata dell’intero progetto, nel CD allegato viene fornito un file di esempio (Antiriciclaggio.xlsm)
in cui è possibile osservare la struttura di
base del progetto. E visualizzare il registro
completo e funzionante in ogni sua parte
(con tanto di pannelli e macro attive).
Nel terzo foglio, denominato Database Clienti, ci si limita ad inserire in forma tabellare
i dati raccolti in Inserisci Cliente. Fatto ciò, proprio nel foglio Inserisci Cliente, cella H4, inserire
la formula =MAX(‘Database Clienti’!A:A)+1. Questa
genera automaticamente l’ID per il prossimo
cliente da inserire.
di valore superiore a 12.500
euro. Questo considerando anche le cosiddette “operazioni
frazionate” (operazioni, cioè,
unitarie di valore superiore a
12.500 euro, ma che vengono
poste in essere attraverso più
operazioni, effettuate in momenti diversi, singolarmente di
valore non superiore a 12.500
euro). E qualora le prestazioni
abbiano ad oggetto operazioni
di valore indeterminato o non
determinabile. Per la verifica
del superamento dell’importo
fissato, non si deve tener conto del compenso spettante al
soggetto che effettua la prestazione, e della compensazio-
Nel quarto foglio realizzare la maschera
dei dati relativi ad una nuova operazione
da registrare. Nella cella F6 si usa la convalida
dati, così da selezionare il cliente da un elenco
a discesa che fa riferimento al database dei
clienti identificati; clienti è il nome dell’intervallo =’Database Clienti’!B3:B100.
ne tra quanto imputabile allo
stesso cliente. L’identificazione
del cliente deve avvenire o in
presenza del soggetto interessato, tramite un documento
di identità valido o in modo
indiretto tramite atti pubblici
che abbiano già identificato il
soggetto. O anche a distanza
se l’interessato è in possesso di
un’attestazione rilasciata a seguito dell’identificazione effettuata da intermediari abilitati,
o da enti creditizi, o finanziari
dell’UE. L’identificazione deve
essere eseguita dal professionista, o comunque da un suo
collaboratore (o dipendente
opportunamente
delegato).
Il secondo foglio, che possiamo denominare Inserisci Cliente, è destinato allo scopo
di consentire l’inserimento di un nuovo cliente
nel database degli stessi. Deve perciò contenere tutte le informazioni richieste dal decreto
in modo da essere funzionale al primo adempimento della normativa, l’identificazione.
In ultimo il quinto foglio è destinato a contenere l’archivio delle registrazioni, con tutte
le voci in forma tabellare. Fatto ciò lo schema
di base dell’applicazione è pronto. Al momento,
però, manca di ogni forma di automatizzazione
delle operazioni. Abbiamo cioè il contenitore e
la sua forma, mancano i contenuti.
Nell’applicazione che andremo
a realizzare in Excel, cercheremo di tenere conto di tutte queste osservanze. Realizzando un
modulo completo che gestisca
la registrazione di ogni cliente e
di tutte le voci ad esso associate
(compreso anche l’indicazione del documento di identità
utilizzato). Questa operazione,
Sulle registrazioni delle macro
Per definire le funzioni utilizzate nell’applicazione abbiamo creato un nuovo
modulo, Modulo1, e li dentro abbiamo inserito il codice. Registrando una macro, cosa fatta per generare il codice di ordinamento del database dei clienti, Visual
Basic genera automaticamente un nuovo modulo, Modulo2. In esso salva il codice
di interesse, con un nome di funzione che è quello scelto in fase di registrazione. Per
maggiore ordine e chiarezza conviene copiare tale funzione in Modulo1 e darle il
nome ordina, usato nella funzione inserisciCliente che la richiama. Fatto ciò Modulo2 può essere eliminato, senza che la cosa comporti conseguenze.
59
Febbraio
La realizzazione delle macro
L
a parte più impegnativa nello sviluppo dell’applicazione è quella relativa alla realizzazione
del codice Visual Basic. Consideriamo i clienti:
serve una funzione principale che inserisca un
cliente nel database. Al suo interno essa utilizza
altre funzioni di appoggio. Ovvero una per ricopiare i dati dal form al database, una per ordinare
i dati nel database stesso e una per sbiancare le
celle del form una volta inserito il cliente. In modo
speculare si opera per le registrazioni. Schema e
numero delle funzioni sono identici, cambiano i
nomi e le celle di riferimento. In sostanza si tratta
di realizzare un’unica, impegnativa funzione, con
un’interessante scorciatoia in fase di ordinamento. Per il resto basta ricopiare la procedura realizzata apportando le giuste modifiche.
Funzione principale
Ricopiare i campi
1
Aprire l’editor Visual Basic premendo
[Alt]+[F11]. Nel menu Inserisci cliccare su Modulo e scrivere il codice mostrato. Tramite l’istruzione While Wend si ricerca la prima riga vuota
dove effettuare l’inserimento e si memorizza in
iRow tale informazione. A seguire si richiamano
le altre funzioni.
2
L’ordinamento
Altre funzioni
3
4
La funzione ordina riordina i clienti nel database in base al cognome. Il codice è complicato, ma si può generare facilmente: avviare la
registrazione di una macro dalla scheda Sviluppo, selezionare l’intervallo A3:AC100 e ordinarlo
in base alla colonna B tramite la funzione Ordina
della scheda Dati.
infatti, è molto importante. Occorre raccogliere le complete
generalità del soggetto interessato (ovvero: nome, cognome,
luogo, data di nascita e indirizzo di residenza o domicilio per
le persone fisiche; la denominazione, e la sede legale in caso
di altri soggetti) il codice fiscale
(ove disponibile) e gli estremi
60
Office
La funzione copiaCampiCliente(iRow) è richiamata per copiare i campi di Inserisci Cliente in
Database Clienti. Consta di una sequenza di istruzioni del tipo Cells(riga, i).Value = Sheets(“Inserisci
Cliente”).Cells(j, k).Value: i, j e k variano in base
ai campi e riga è il valore di iRow passato in ingresso.
Si usano altre due funzioni: sbiancaForm e visualizzaDBClienti. La prima sbianca i campi in
Inserisci Cliente dopo aver fatto l’inserimento, la
seconda è formata da una sola istruzione che
attiva il foglio del database. Questa può essere
associata ad un pulsante per visualizzare il foglio del database.
del documento di identificazione per le persone fisiche. È
anche necessario raccogliere i
dati identificativi della persona
per conto della quale il cliente
opera, l’attività lavorativa svolta dal cliente e dalla persona
per conto della quale agisce e
la data dell’avvenuta identificazione. Il tutto infine corredato
dalla descrizione sintetica della tipologia di prestazione professionale fornita e del valore
dell’oggetto della prestazione
professionale (se conosciuto).
Un archivio ad hoc
I dati così raccolti, e qui veniamo al secondo adempimento,
devono essere registrati nell’ar-
Ordinamento
e filtro dei dati
Tramite la funzione Ordina, disponibile nel gruppo
Ordina e filtra della scheda Dati,
è possibile ordinare i dati in base
al testo, ai numeri o alle informazioni di data e ora presenti in
una o più colonne. Solitamente gli
ordinamenti sono eseguiti in base
alle colonne, ma è anche possibile ordinare per righe. Salvando la
cartella di lavoro si salvano anche
i criteri di ordinamento. È anche
possibile ordinare in base a un
elenco di colonne, o in funzione
del formato.
chivio unico. Tale archivio può
essere cartaceo oppure informatico e deve essere tenuto
in maniera trasparente ed ordinata, in modo da favorire la
consultazione, ricerca e trattamento dei dati. Il tutto in modo
da garantire la storicità delle
informazioni e la loro conservazione (dunque seguendo
uno stretto ordine cronologico). Proprio per questo motivo
la nostra applicazione vedrà la
presenza di un numero progressivo, che andrà ad identificare
ciascuna operazione eseguita.
È bene ricordare, che la normativa prevede anche la possibilità di utilizzare un archivio
informatico tenuto da terzi. In
questo caso, però, il soggetto
obbligato deve mantenere un
accesso diretto ed immediato
all’archivio. I dati devono essere registrati nell’archivio entro
30 giorni dall’identificazione
del cliente. E lo stesso termine
vale nei casi di modifica o correzione dei dati. Tralasciando
il terzo adempimento previsto
dalla normativa, e cioè la segnalazione di casi sospetti (che
esula dallo scopo del presente
articolo), è evidente l’importanza che riveste l’archivio, o
registro, cui il decreto fa riferimento. Ed è inutile sottolineare
che, sebbene sia data la possibilità di avere tale registro in
forma cartacea, per questioni
di efficienza, semplicità d’uso
e risparmio di tempo, ogni pro-
Registro Antiriciclaggio con Excel
fessionista dovrebbe tenere un
archivio in forma elettronica.
Il progetto
Al fine di rispettare il più possibile quanto sancito dalle
normative in vigore, l’applicazione che si vuole realizzare
prevede le seguenti operazioni:
conservazione di un database dei clienti; registrazione di
un’operazione; consultazione
del registro delle operazioni.
Più nello specifico si prevede di
realizzare una cartella con 5 fogli. Il primo fungerà da pannello principale, in cui raccogliere
tutti i comandi. In pratica, in
tale foglio, si inserirà l’anagrafica dell’intestatario del registro,
più i pulsanti necessari per
avviare le operazioni previste.
Ovvero uno per aggiungere un
cliente nel database, uno per
visualizzare il database stesso,
uno per registrare una nuova
operazione e uno per visualizzare l’elenco di tutte le operazioni effettuate. Di conseguenza gli altri 4 fogli sono destinati
a contenere il database dei
clienti, quello delle operazioni
effettuate e i relativi pannelli di inserimento di un nuovo
Completare il progetto
P
er completare il progetto mancano ancora
due cose. La prima sono le funzioni relative
all’inserimento di una registrazione. Siccome il
concetto è lo stesso di quello di un inserimento di
un cliente, si possono ricopiare le stesse funzioni,
modificando ovviamente il nome delle medesime
e i riferimenti a celle e fogli di lavoro. Un lavoro un
po’ noioso, ma con coefficiente di difficoltà prati-
camente zero. La seconda cosa che manca sono
i pulsanti cui associare le macro, che consentono l’esecuzione automatica di tutte le operazioni
coinvolte e la gestione dell’intera applicazione. In
realtà, al posto dei pulsanti si usano delle forme. Il
risultato è lo stesso, ma da un punto di vista estetico, con queste ultime, c’è maggiore possibilità di
intervento su colori e aspetto.
Inserire una forma
Proprietà dell’oggetto
1
Spostarsi, per esempio, nel foglio di inserimento di una nuova registrazione. Nella
scheda Inserisci fare clic su Forme, nel gruppo Illustrazioni, e scegliere il rettangolo arrotondato.
Posizionarlo opportunamente nel foglio e assegnargli un testo esplicativo, facendo clic destro
e scegliendo Modifica testo.
2
Selezionando la forma si attiva la scheda Formato del componente Strumenti disegno. Nel
gruppo Stili forma è possibile scegliere uno stile
per il pulsante. Per cambiargli colore sfruttare il
tasto Riempimento forma, mentre con il tasto Effetti forma si possono impostare effetti molto belli,
come in figura.
Assegnare una macro
Ultimi pulsanti
3
4
Idee utili
per migliorare
Per migliorare il progetto
si possono aggiungere dei
pulsanti per ottimizzare la navigazione. Come ad esempio inserire,
in ogni foglio, un pulsante che
riporti al pannello di comando.
Nel codice, invece, si possono aggiungere dei controlli sulle celle.
Se eseguiamo un inserimento, e
la casella del cognome è vuota,
possiamo segnalarlo con istruzioni del tipo IF Cells(i,j) == “” THEN
MsgBox “Attenzione! Inserire
un cognome”. Si possono poi
inserire più elenchi a discesa. Al
momento, nella casella Sesso, si
può inserire qualsiasi lettera. Meglio fare in modo che si possa inserire solo M o F. Infine estendere
i database di clienti e registrazioni
oltre i 100 elementi attualmente
previsti.
Definita l’estetica del pulsante non resta che
assegnargli la macro. Basta fare clic destro
sulla forma e premere Assegna macro. Dall’elenco
selezionare quella desiderata. Con la stessa logica inserire il pulsante per visualizzare il database
delle registrazioni e aggiungere due pulsanti anche in Inserisci Cliente.
cliente e di registrazione di una
nuova operazione. Questi fogli,
ovviamente, racchiudono tutte le informazioni necessarie e
previste dal decreto legislativo
di riferimento. Da un punto di
vista tecnico, le funzionalità
di Excel cui si fa pesantemente ricorso sono le macro. Esse
servono a gestire al meglio i
Per terminare il progetto non resta che inserire altri due pulsanti in Pannello di Comando: uno
cui assegnare la macro che apre il foglio Inserisci
Cliente, e uno cui assegnare la macro che apre il
foglio Nuova Registrazione. A questo punto è tutto
pronto. Non resta che provare il nostro registro
antiriciclaggio!
passaggi da un foglio all’altro,
nonché gli inserimenti di clienti e nuove operazioni. Lavorare
con le macro non è certo semplice e richiede un po’ di pazienza. Ad ogni modo, visto i
benefici che ne susseguono in
termini di risparmio di tempo
e di perfetta tenuta di un archivio elettronico in ottemperanza
alla normativa vigente in tema
di antiriciclaggio, vale la pena
dare fondo alle più profonde risorse di Excel. Tutto ciò al fine
di ottenere un progetto completo, che possa rappresentare
un utile strumento di lavoro.
Ricordiamo che come sempre il
progetto è disponibile sul CDRom allegato.
61
Febbraio
Scelta del mutuo con Excel
Scegli il mutuo
migliore con Excel
Dal tasso fisso al variabile CAP con tetto massimo.
Ecco come utilizzare i fogli di calcolo per individuare,
senza timore, il contratto più adatto alle proprie esigenze
I
n un periodo di difficoltà finanziarie crescenti e di crisi
economica di cui ancora si fatica a vedere la fine, uno dei fronti
più caldi è certamente quello dei
mutui. Il problema basilare sta nel
capire verso quale tipologia orizzontarsi. Tasso fisso, variabile, misto. Una risposta certa che identifi-
51
Office
Magazine Marzo 2010
chi la scelta ottima è difficilmente
individuabile. Ciascun individuo,
infatti, vive situazioni differenti,
in cui i parametri di riferimento
potrebbero rendere conveniente
uno scenario piuttosto che un altro. Quello che però si può fare, è
fornirsi di strumenti utili a valutare, caso per caso, le differenti pro-
poste. A questo proposito Excel è
un ottimo assistente, in grado di
seguirci e consigliarci nella scelta
del mutuo migliore. In queste pagine vedremo come realizzare un
progetto che ci consenta di eseguire una scelta ad hoc, analizzando
le differenti tipologie di mutuo, in
relazione alle nostre esigenze.
Nel CD / Esempi
Mutui.xlsx
Fra fisso e variabile
Nei periodi in cui la differenza
rispetto al tasso fisso raggiunge o supera il 2%, il mutuo a
tasso variabile attira molto. Al
tempo stesso una variabilità
senza limiti è motivo di seria
preoccupazione, a causa degli
effetti che un’esplosione dei
tassi potrebbe produrre sulla
rata. Per mediare tra queste due
esigenze, conservando quindi
i vantaggi del tasso variabile e
limitando il rischio, sono nati i
mutui a tasso misto (che cercano appunto il giusto equilibrio
tra tasso fisso e variabile). Tra le
offerte oggi più in voga, particolare attenzione meritano i mutui CAP. Essi rappresentano un
prodotto proposto e progettato
per cercare un punto di equilibrio tra due diversi obiettivi:
sfruttare al meglio le fasi di
ribasso dei tassi d’interesse e
tutelarsi dalle eccessive oscillazioni dei tassi verso l’alto.
Il CAP, infatti, è un tetto massimo, una soglia oltre la quale,
indipendentemente dall’andamento dei tassi, il mutuo contratto non potrà attestarsi. Questa soglia, di fatto, fa si che il
contraente non si trovi a dover
pagare rate oltremodo onerose e che potrebbero mettere in
crisi il proprio bilancio. Il meccanismo è di facile attuazione
Office fai da te
Titolo titolone
Titolo titolone
Mutuo a tasso fisso: l’ammortamento
P
Secondo foglio
Nella parte superiore preparare una taPrevedere lo spazio per i parametri di inbella di riepilogo che riporti, attraverso
put, facendo attenzione a dare formato
riferimenti tridimensionali, i dati contenuti nel
percentuale alla cella del tasso. Per la periodiprimo foglio. Ad esempio per il capitale nella
cità usare la convalida dati con l’elenco specicella E5 inserire =Pannello!C3. Predisporre sucficato nella colonna K. Per il calcolo della rata
cessivamente l’intestazione di una tabella che
usare l’apposita formula: il tasso da fornire è
conto dei ESEMPI
campi mostrati.
quello dato diviso il numero di rate
annuali.
acdm
v gvfm vgtenga
vgmvsrg
La formula Interessi
Macro e funzioni
3
4
perché molti istituti di credito
propongono contratti preconfezionati, che includono già la
copertura assicurativa. La banca si occupa, cioè, di sostenere
il costo assicurativo pretendendo in cambio, dal cliente,
un tasso più alto di quello applicato ad un normale mutuo
a tasso variabile. Quali sono
i pro e i contro di un tale tipo
di finanziamento? Trattandosi
sostanzialmente di un mutuo
appartenente alla famiglia di
quelli a tasso variabile, il vantaggio tangibile è il tasso d’ingresso molto più basso rispetto
a qualsiasi altro prodotto a tasso fisso o misto. Lo svantaggio,
Office Magazine Marzo 2010
2
1
rvse mgvr;mvg;m gvr;m
Xxxxxxxxx
vrg vrg vgr;m vgr
rvovr- accorgimenti
Ultimi
gokprvge
,vergvemovrempovregmpovrgmporvg
vrepovrg
prevg rvg rveg vg ve v erv h
whbwy btny ytw yt y tnytr snystr
nbyst nystr nytsrn ysn ystn sy
r;mvg;m gvr;m vrg vrg vgr;m vgr
rvovrgokprvge ,vergvemovrempovregmpovrgmporvg vrepovrg
In E17 inserire la formula =-INTERESSI($H$5;B
17;$H$8;$E$7;0), che dati il tasso di interesse, il numero di rata corrente, il numero di rate
totali e il capitale, restituisce la parte di quota
interessi della rata. Le altre formule sulla riga
sono calcolate a partire da questa, come verificabile nel file allegato.
52
Primo foglio
er generare il piano di ammortamento per un mutuo a tasso fisso servono
quattro input: il capitale finanziato, comprensivo di eventuali spese, il tasso applicato, la durata in anni e la periodicità dei
pagamenti. Si utilizzano due fogli di calcolo. Nel primo si inseriscono, con sfondo
bianco, proprio questi valori; su sfondo
grigio si mettono invece variabili (numero
rate, ammontare interessi, totale restituito)
che sono calcolate con formule a partire
dagli input dati e quindi non editabili. Nel
secondo foglio invece si riporta, attraverso
riferimenti tridimensionali, il riepilogo dei
dati del primo foglio e si genera il piano di
ammortamento. A questo scopo si ricorre
ad una semplice macro che ricopia la prima
riga del piano di ammortamento, tante volte
per quanto è il numero di rate.
Aprire l’editor di Visual Basic, inserire un
nuovo modulo e in questo il codice mostrato. La funzione Pulisci seleziona le righe
a partire dalla 18 e le cancella. La funzione
Ammorta seleziona la prima riga della tabella
dell’ammortamento, la ricopia per tante righe
quante sono le rate totali e salva la cartella.
al contrario, è che dovendosi la
banca garantire dalla copertura assicurativa offerta, il tasso
praticato è più elevato rispetto
ai mutui a tasso variabile. Questa forbice viene evidenziata
dall’ammontare dello spread
che, di norma, è più alto nei
mutui protetti dal cap. Come
regolarsi, quindi, al momento
di effettuare una scelta così delicata? Un modo intelligente di
affrontare la questione, è quello
di affidare le proprie riflessioni
non solo ad ovvie e necessarie
valutazioni “teoriche”. Ma anche a degli strumenti previsionali che offrano delle chiavi di
lettura tangibili.
5
Nel primo foglio inserire un pulsante e associargli la macro Ammorta. Inserire quindi
come dati di input un capitale di 100.000 euro,
durata anni 20, periodicità mensile, tasso del
5% e un importo spese di 500 euro. Cliccare
sul pulsante: se tutto è andato bene otteniamo
il piano di ammortamento nel secondo foglio.
All’indirizzo internet www.mutuionline.it è possibile confrontare, in base
alle proprie esigenze, i mutui forniti da 40 banche differenti
Scelta del mutuo con Excel
Il nostro progetto
L’obiettivo del presente approfondimento è quello di realizzare un modello, attraverso i fogli
di calcolo Excel, che indichi,
in modo quanto più possibile obiettivo, la giusta strada da
seguire per effettuare la scelta
migliore. Nella costruzione del
modello non si può prescindere
dal prendere come riferimento
il mutuo a tasso fisso, perché
è l’unico che offre certezze.
L’importo della prima rata, che
viene pagata oggi, è sicuramente uguale a quello dell’ultima
rata che si andrà a pagare tra
vent’anni. Così come occorre
sottolineare che per un mutuo
di tipo CAP, data la variabilità
del tasso, si possono fare delle
previsioni e delle simulazioni
che nessuno può assicurarci
non siano smentite dai fatti. È
chiaro, però, che tali ipotesi risultano abbastanza indicative
laddove si considerino delle
stime di variazione dei tassi affidabili. Per meglio dire, se nella
previsione che si compie si utilizza un tasso d’interesse basato
sul suo stesso andamento negli
ultimi dieci anni, la stima che
ne consegue può ritenersi affidabile. Anche se non si può
avere la sicurezza che la realtà
Convalida dei dati
Per limitare l’immissione di dati a voci specifiche usare un elenco a discesa,
compilato con il contenuto di celle che si trovano in altra posizione. Digitare
tali voci in un’unica colonna e poi selezionare la cella in cui inserire l’elenco a discesa.
Nel gruppo Strumenti Dati fare clic su Convalida Dati. Nella scheda Impostazioni,
della finestra che si visualizza, selezionare Elenco dalla casella Consenti: Nella casella Origine immettere un riferimento all’elenco (se lo stesso è nel foglio di lavoro
corrente). Se esso è in un altro foglio di lavoro, inserire il nome definito per l’elenco. In
entrambi i casi far precedere dal segno di uguale.
futura rispecchi esattamente
quanto stimato. Ciò premesso,
l’applicazione finale è formata
da due parti principali. La prima, che dati valori d’ingresso
quali capitale, numero di anni,
periodicità delle rate e tasso applicato, genera il relativo piano
di ammortamento. La seconda,
invece, che deve generare lo
Titolo titolone
Titolo titolone
La rateazione del mutuo CAP
I
Numero rata e tasso
In B10 inserire =SE(O($I$2=””;A10>$I$2);””
Costruire una tabella contenente i dati di
;A10), che darà o vuoto o il numero a fianingresso capitale, spese, anni, numero
co, e ricopiarla sino a B489. In E10 inserire il
di rate in un anno e tasso CAP. In I2 inserire
tasso di partenza. In E11 inserire =SE(B11<>””;S
=F5*F6. Creare un elenco da 1 a 480 nell’inE((C11+D11)<=$I$3;C11+D11;$I$3);””) e ricopiarla
tervallo A10:A489 e le intestazioni di tabelsino a E489: se Euribor più spread è maggiore
la mostrate, quindi in I5 mettere la formula
CAP inserisce
quest’ultimo.
=SOMMA(G10:G489) e in I6 =SOMMA(F10:F489)
ESEMPI
acdm v gvfm vgdel
vgmvsrg
Calcolo della rata
Quota interessi
3
4
In F10 usare la formula della rata dando il
capitale contenuto in F4 e il numero di rate
in I2. In F11 stessa formula, ma come capitale
fornire il debito residuo in I10 e come numero
rate la differenza tra I2 e B10: ricopiarla sino a
F489. Se il tasso cambia si ha la nuova rata,
altrimenti resta invariata.
Operazioni preliminari
n questo caso si usa un solo foglio e nessuna macro. Solo formule mantenendo
comunque una caratteristica di variabilità.
Si ipotizza che al massimo si possano avere
480 rate, cioè un mutuo di 40 anni con periodicità mensile. Il tasso è calcolato come
somma del tasso di riferimento Euribor,
usato dalle banche nei mutui a tasso variabile, e dello spread applicato. Se la somma supera il CAP, si applica quest’ultimo.
Quando il tasso varia, l’ammontare della
rata va ricalcolato considerando non il capitale iniziale, ma il debito residuo. E non il
numero di rate iniziali, ma quelle rimanenti. Euribor e spread vanno inseriti come dati
di input: in tal modo si può fare una previsione variando i tassi a proprio piacimento,
o sfruttare il foglio per inserire dati reali
ogni volta che si paga la rata.
2
1
vrg vrg vgr;m vgr
rvovrCompletamento
gokprvge
vrepovrg
Per calcolare la quota interessi della singola rata non si necessita di alcuna distinzione tra la prima cella e le altre. Per cui in G10
immettere la formula =SE(B10<>””;-INTERESSI(E
10/$F$6;B10;$I$2;$F$4;0);””) e ricopiarla sino alla
fine. La quota capitale è data dalla differenza
tra rata e interessi.
e verifica
5
Manca solo la formula del debito residuo:
in I10 usare =SE(B10<>””;F4-H10;””) mentre
in I11 usare =SE(B11<>””;I10-H11;””) trascinandola sino alla fine. Per verificare che tutto
funzioni bene, immettere i dati di ingresso
dell’ammortamento a tasso fisso: se i due piani sono uguali allora sarà tutto ok.
Marzo 2010 Office Magazine
53
Office fai da te
stesso tipo di piano in modo dinamico. Questo perché la variabilità del tasso applicato comporta, ad ogni sua variazione, il
ricalcolo dell’importo della rata
considerando un nuovo capitale (dato dal debito residuo, e un
nuovo numero di rate, dato da
quelle rimanenti). Tale risultato
è in realtà ottenibile abbastanza
facilmente, grazie alle potenti
funzioni di Excel.
Macro e grafici
Attraverso le macro e con qualche
piccolo “trucchetto” il tutto può
anche rendersi automatico. Cambiando infatti pochi, o anche un
solo parametro di ingresso, il piano di ammortamento si rigenera
immediatamente. La cosa interessante è quella di fare poi un confronto grafico tra i due casi presi
in esame. Per esempio mettere in
un grafico l’andamento della rata
per un mutuo a tasso fisso, che
ovviamente è una retta, e l’andamento della rata per un mutuo
cap. In questo modo ci si può rendere conto, in modo previsionale,
di quanto la rata può mantenersi
più alta o più bassa di quella fissa.
Interessante è anche un confronto tra la quota capitale e la quota interessi che formano la rata:
da questo grafico si può dedurre
Formato percentuale
Nelle formule RATA e INTERESSI tra i parametri di input occorre passare il
tasso di interesse diviso la periodicità prevista. Esempio: se il tasso applicato
è del 5%, e la periodicità mensile, si fornisce in input 5/12. A questo proposito bisogna
prestare massima attenzione al formato del tasso. Infatti, se è contenuto in una cella
formattata secondo il formato percentuale, allora va bene passare il tasso diviso la
periodicità. Se il formato della cella è numerico, allora va dapprima diviso per 100 e
poi per la periodicità. Il consiglio è quello di utilizzare il formato percentuale che non
lascia adito ad ambiguità o equivoci.
dopo quante porzioni la quota capitale supera la quota interessi. Il
modello descritto, quindi, si offre
come un valido strumento per valutare serenamente la convenien-
za di un mutuo CAP piuttosto che
di uno fisso. Fermo restando che
l’imprevedibilità del tasso variabile potrebbe cambiare sensibilmente le previsioni fatte.
Titolo titolone
Titolo titolone
Confronto grafico fra mutui
I
Prima il tasso fisso
Ed ora il CAP
n ultimo è interessante fare due preventivi, uno per un mutuo a tasso fisso e uno
per un mutuo CAP. Si utilizzerà l’applicazione per generare i due piani di ammortamento e creare dei grafici per confrontarli. Per entrambi si considerano capitale
di 100.000 euro, spese di 500 euro, 20 anni
e periodicità mensile. Per il mutuo a tasso
fisso il tasso è del 5%. Per il mutuo CAP la
prima rata è del 2,18% (0,43 di Euribor più
1,75 di spread, fisso sui vent’anni). Per le
altre va simulato, mentre il tasso cap è del
5,50%. La simulazione riguarda quindi l’Euribor: nell’esempio si è considerato il suo
andamento negli ultimi dieci anni e lo si è
usato a ritroso, dall’attuale 0,43 sino al valore che aveva nel 1999. Ogni tasso mensile,
inoltre, è stato ripetuto due volte, in modo
da coprire i 20 anni.
Il grafico mostra l’andamento della rata
Il primo confronto è tra l’andamento della
del mutuo CAP. In Progettazione, gruppo
rata del mutuo a tasso fisso, che è una retDati, cliccare su Seleziona dati. Nella finestra che
ta, e quella del mutuo CAP, per vedere quansi apre selezionare Serie1, cliccare su Modifica
to questa vari rispetto al riferimento certo. In
e dare il nome CAP. Cliccare poi su Aggiungi
Ammortamento CAP selezionare F10:F249. Nella
e alla nuova serie dare nome Fisso e valore
scheda Inserisci, gruppo Grafici, cliccare su Grafici a linee e scegliere Linee.
ESEMPI
acdm v gvfm vg=Ammortamento!$C$17:$C$256.
vgmvsrg
Opzioni per i grafici
vrg vrg vgr;m vgr
rvovr- del grafico
Quota capitale e interessi
Il dato
2
1
gokprvge
vrepovrg
3
Per dare un titolo al grafico ed ai relativi
assi sfruttare la scheda Layout del componente Strumenti grafico. Inoltre si può fare uno
zoom maggiore sull’importo della rata: fare
clic destro sull’asse delle ordinate e scegliere
Formato grafico; in Opzioni assi impostare valore
minimo e massimo.
54
Office Magazine Marzo 2010
4
Un secondo grafico interessante è quello
che mette a confronto la quota capitale
con la quota interessi. Facciamolo per il mutuo
a tasso fisso: nel foglio Ammortamento selezionare l’intervallo B17:B256 e poi tenendo premuto Ctrl l’intervallo D17:E256. Scegliere quindi il
grafico Dispersione con linee smussate.
5
Dopo aver dato un nome significativo alle
serie dei dati, attraverso il pulsante Seleziona dati del gruppo Dati (presente nella scheda Progettazione), e aver dimensionato in modo
ottimale gli assi, si può ben osservare come,
nell’esempio trattato, il “pareggio” tra interessi
e capitale si raggiunge intorno alla 75ma rata.
Excel in pratica
Excel, la tua
sfera di cristallo!
Redigere un bilancio preventivo: annotare le spese da sostenere
e prevedere (se possibile) gli introiti futuri. Scopri come crearlo
facilmente grazie alle funzioni avanzate del foglio di calcolo
Nuova cartella
Aprire una nuova cartella di Excel 2007 contenente i classici tre fogli di lavoro. Rinominare il Foglio1 in Spese, Foglio2 in Ricavi e Foglio3 in ProfittiPerdite. Per rinominare un foglio
fare clic destro sul relativo nome, selezionare Rinomina dal menu contestuale e digitare il nome
desiderato.
1
Stile valuta
Per completare il foglio delle spese occorre solo un’ultima operazione, riguardante la formattazione delle celle destinate a contenere dei valori numerici. Selezionare
tali celle, fare clic destro e scegliere Formato celle.
Nella scheda Numero alla voce Categoria selezionare Valuta, quindi Euro.
7
80
Office
Foglio spese
Tale foglio è destinato all’annotazione di
tutte le spese sostenute, da confrontare
con quelle preventivate. Pertanto inserire
una intestazione del foglio, selezionando più celle e sfruttando il tasto Unisci e centra, e una prima
tabella che riassuma il totale delle spese sostenute e quello delle spese preventivate.
2
Foglio ricavi
È facile ora, analogamente a quanto fatto
per il foglio delle spese, costruire un corrispondente foglio dei ricavi. La struttura è
leggermente diversa, ma la logica, tra ricavi stimati ed effettivi, è la stessa. Si può applicare una
formattazione differente così da distinguerla già
visivamente dalle spese.
8
Altre voci di spesa
Inserire ora tante tabelle per quante sono
le possibili voci di spesa, sempre differenziando tra stimate ed effettive. È bene
operare per tipologia di spese, ad esempio spese di promozione, e per ogni tipologia indicare le
singole voci, ad esempio “stampa volantini”. Per
ognuna prevedere una riga dei totali.
3
Ricavi e spese
Il terzo foglio deve contenere una semplice tabella che riepiloghi il totale delle spese stimate ed effettive, e la somma totale dei ricavi stimati ed effettivi. Dalla somma di
questi fattori si arriva allo scopo del documento,
cioè si quantifica il profitto o la perdita realizzata,
sempre divisa tra preventivato e reale.
9
[Ctrl]+[B] attiva la funzione Vai alla data
Quasi sicuramente molti di noi si
sono ritrovati, almeno una volta
nella vita, ad organizzare un evento,
una manifestazione, un convegno, o anche
una semplice festa. Una “cortesia” magari, alla quale non è stato possibile rinunciare! E della quale, magari, si poteva fare
volentieri a meno. Ma non si è potuto. Ma
non per tutti è così! Molti, infatti, dell’attività di “organizzatore” ne hanno fatto una
vera e propria professione, trasformandola in un lavoro. Anche ben retribuito.
In ogni caso, che sia un’attività occasionale o un lavoro quotidiano, una certezza c’è:
bisogna preparare un bilancio preventivo. È necessario predisporre un prospetto
di budget, da raffrontare poi con le spese
effettivamente sostenute, al fine di orientarsi prima su quanto avremo bisogno per
l’organizzazione dell’evento. La predisposizione di un prospetto di budget è basilare anche per eventi di piccole dimensioni;
anche per chi si dedica solo come hobby a
quest’attività e ha semplicemente la necessità di tenere sotto controllo esclusivamente
le poche spese future. In tal caso, un’ottima
soluzione è, come al solito, rappresentata
da Microsoft Excel, i cui fogli di calcolo si
prestano perfettamente al confronto economico tra spese e guadagni. Realizzare
delle tabelle che tengano conto di tutto ciò
è alquanto semplice. Ma non troppo. Vediamo quindi come operare e quali elementi
considerare.
Formattazione tabelle
Selezionare una singola tabella relativa ad
una tipologia di spese, quindi nel gruppo
Stilii della scheda Homee cliccare su Formatt
ta come tabella. Per selezionare lo stile desiderato
cliccarvi di sopra e, nella nuova finestra, spuntare la voce Tabella con intestazioni.
i Cliccare su OK
per terminare.
4
Formule 3D
Per la tabella dell’ultimo foglio si
usano formule che fanno riferimento ai dati degli altri fogli. Per cui, in
C6
6 inserire la formula =Ricavi!E6,
6 mentre in C7
7 inserire =Spese!F6.
6 Similmente in E6
6 e E7
7 inserire
=Ricavi!F6
6 e =Spese!G6.
6 Infine, in C8
8 e E8
8 calcolare
la differenza tra costi e ricavi.
10
NEL CD
Budget.xlsx
Il completamento automatico
Quando i primi caratteri digitati in una
cella corrispondono a una voce già esistente nella stessa colonna, i rimanenti vengono immessi automaticamente. Sono completate solo le voci che contengono testo o una
combinazione di testo e numeri e non le voci
che contengono solo numeri, date e ore. Per
accettare una voce proposta, premere [INVIO].
Per sostituire i caratteri immessi automaticamente, digitare la parte restante della voce da
immettere. Per eliminare i caratteri immessi
automaticamente, premere [BACKSPACE]. Tale
funzione è attiva solo per le colonne, quindi le
voci ripetute all’interno di una riga non sono
completate automaticamente.
Inserimento totali
Ripetere la medesima operazione per tutte le altre tabelle, nel caso scegliendo anche formattazioni differenti. Fatto ciò, occorre inserire le formule per il calcolo dei totali
delle singole tipologie di spesa. Per esempio in
F13
3 inserire la formula =SOMMA(F8:F12)) ed in G13
la formula =SOMMA(G8:G12), e così via.
5
Inserimento dati
Non resta ora che inserire i dati nelle
diverse tabelle e ottenere la somma di
tutti i ricavi e di tutte le spese e capire se si è in presenza di un profitto o una perdita. Tale risultato può essere evidenziato in forma
grafica. Selezionare l’intervallo A5-F7
7 quindi nella
scheda Inseriscii fare clic su Istogramma.
11
Totale complessivo
Ora non resta che inserire le formule per
il calcolo del totale complessivo delle diverse voci. Per cui in F5
5 inserire la formula =B12+F13+B20+F19+B28+F25+B35
5 mentre in G5
la formula =C12+C20+C28+C35+G13+G19+G25.
5 Nel
contempo scegliere una formattazione anche per
intestazione e tabella dei totali complessivi.
6
Completamento grafico
Tra gli istogrammi disponibili scegliere
quello più a sinistra nel gruppo Colonne 2D
D facendo clic su di esso. Compare
il grafico riassuntivo. Nell’esempio si evince subito
che a fronte di una stima di guadagno si è in realtà
realizzata una perdita, in quanto i dati effettivi sono
stati al di sotto di quelli stimati.
12
Novembre
Excel
pratica
Excel ininpratica
Anche l’occhio
vuole la sua parte
Scopriamo come raggruppare o separare forme, immagini
e tanti altri oggetti in Excel al fine di velocizzare il lavoro ed ottenere
migliori risultati da un punto di vista estetico
Aprire un nuovo foglio
1
Supponiamo di voler costruire un catalogo
prodotti per un negozio che vende accessori per il computer. Per prima cosa aprire
Microsoft Excel lanciandone l’esecuzione con
un doppio clic sulla relativa icona del desktop,
se disponibile, oppure da Start/Tutti i programmi/
Microsoft Office/Microsoft Office Excel 2007.
Attributi unici
Il raggruppamento consente di capovolgere, ruotare, spostare o ridimensionare
tutti gli oggetti o le forme come se fossero un singolo oggetto. Se vogliamo aggiustare
le dimensioni selezionare l’oggetto raggruppato
e dal gruppo Dimensioni della scheda Formato di
Strumenti disegno fissare quelle desiderate.
7
78
Office
Titolo e sfondo
2
Nella parte alta del foglio di calcolo inserire un titolo per il documento sfruttando
il comando Unisci e centra nel gruppo Allineamento. Successivamente selezionare tutte le
celle cliccando sul rettangolo in alto a sinistra,
dove inizia la sequenza di lettere e numeri, e assegnare un colore per lo sfondo.
Selezione singola
8
In un raggruppamento è possibile selezionare i singoli oggetti che lo compongono.
Basta selezionare il gruppo e fare clic sul
singolo oggetto. Per esempio per assegnare uno
stile immagine differente alla foto del prodotto selezionare solo l’immagine e assegnare il nuovo stile da
Stili immagini della scheda Formato.
Separare un gruppo
3
Il catalogo funziona così: per ogni prodotto si inserisce un’immagine e una descrizione. Per prima cosa, quindi, inserire
l’immagine di un prodotto. Nel gruppo Illustrazioni
della scheda Inserisci cliccare su Immagine e selezionare quella desiderata sul proprio computer.
L’immagine è inserita nel foglio.
Separare un gruppo
9
Potrebbe sorgere la necessità di separare un raggruppamento precedentemente
creato. Per separare un gruppo di forme
o di altri oggetti selezionare il gruppo che si desidera separare. Di seguito nel gruppo Disponi della
scheda Formato in Strumenti disegno fare clic su
Raggruppa quindi scegliere Separa.
[MAIUSC]+[F2] per inserire un commento in una cella
Tra le tante funzioni contemplate
in un foglio di calcolo, di particolare
interesse è senza dubbio quella che
prevede il raggruppamento degli oggetti.
E lavorare in Excell con forme ed immagini
o con oggetti come i grafici o le equazioni,
è un’attività, spesso sottovalutata, ma che
racchiude grandi potenzialità! Attraverso tale
funzione si possono capovolgere, ruotare,
spostare o ridimensionare tutti gli oggetti o le
forme contemporaneamente come se fossero
una cosa sola. Ed è inoltre possibile modificare
simultaneamente gli attributi di tutte le forme
che fanno parte di un gruppo, intendendo
con attributo una caratteristica di un oggetto
o del testo, come il riempimento delle linee
o il colore, che è anche possibile modificare
utilizzando gli strumenti di disegno ed i
comandi dei menu. Pertanto si può, ad
ESEMPI
esempio, modificare il colore di riempimento
o aggiungere un’ombreggiatura ad un insieme
di oggetti e creare così gradevoli sfumature...
quasi come se ci trovassimo a lavorare con un
programma di disegno. Ovviamente, quelle
appena citate sono funzionalità che tornano
molto utili nel momento in cui si usa il foglio
di calcolo anche per documenti in cui sono
contenute delle immagini. Nei passi di questo
tutorial scopriremo quali comandi adoperare,
e soprattutto come adoperarli, al fine di
realizzare un catalogo prodotti con Excel
da distribuire ai nostri clienti direttamente
in formato elettronico. Il tutto sfruttando,
appunto, il raggruppamento degli oggetti.
Una forma
4
Sempre dal gruppo Illustrazionii della scheda Inseriscii fare clic su Formee e scegliere,
per esempio, un rettangolo, quindi posizionarsi con il cursore sul foglio e disegnare la
forma. Successivamente fare clic destro sulla
stessa, scegliere Modifica testoo e inserire la descrizione del prodotto mostrato.
Stile forma
10
Copia e incolla superveloce
CatalogoProdotti.xlsx
Come per l’immagine si può cambiare
anche lo stile della forma. A questo scopo selezionare la stessa all’interno del
gruppo Stili formaa della scheda Formatoo in Strumenti
disegnoo selezionare lo stile desiderato. Cliccando invece su Effetti formaa si possono aggiungere effetti di
ombreggiatura o rilievo.
Spesso si perde del tempo prezioso in
operazioni banali come il copia e incolla
di interi fogli di calcolo. In questi casi occorre
selezionare l’intero prospetto di lavoro, fare
clic con il tasto destro del mouse o scegliere
il comando Sposta o Copia dalla linugetta in
basso. Successivamente, bisogna spuntare la
casella Crea una Copia, scegliere la posizione
attraverso la casella Prima del foglio e spostare
il foglio da una cartella all’altra agendo sulla
casella Alla cartella. Un sistema più veloce
è quello di aprire le due cartelle e fare clic su
Disponi tutto nel gruppo Finestra della scheda
Visualizza e scegliere Orizzontale: da qui basta
trascinare i fogli da una cartella all’altra e il gioco
è fatto.
Dimensioni
5
Inserite l’immagine e la forma, è bene dimensionarle in modo tale da avere le giuste proporzioni. Per l’immagine fare clic
destro su di essa e scegliere Dimensioni e proprietà
quindi definirne le proporzioni percentuali desiderate. Per la forma si può selezionare la stessa
e dimensionarla trascinandone i bordi.
Il catalogo
11
A questo punto completare il catalogo
utilizzando gli strumenti sin qui illustrati:
inserire le immagini dei diversi prodotti,
creare delle forme per il contenere la descrizione
degli stessi quindi raggruppare la forma e líimmagine per ottenere un singolo oggetto. Il risultato è un
documento semplice ma essenziale.
Raggruppare gli oggetti
6
Mettere i due oggetti uno di fianco allíaltro,
selezionare quindi líimmagine e tenendo
premuto il tasto [Ctrl]] selezionare anche la
forma. Posizionarsi nella scheda Formatoo di Strumenti disegnoo e nel gruppo Disponii premere Raggruppaa e scegliere nuovamente Raggruppa. Si ha
così un unico oggetto.
Stile WordArt
12
Possiamo dare un ultimo aggiustamento di tipo estetico al catalogo assegnando uno s tile di tipo WordArt al testo
descrittivo. Selezionare l’oggetto quindi cliccare su
Stili velocii nel gruppo Stili WordArtt della scheda Formatoo di Strumenti disegno.
o Scegliere lo stile desiderato tra
quelli disponibili.
Settembre
Excel in pratica
Il foglio Excel
si fa in quattro
Ecco come gestire la condivisione dei fogli di lavoro nelle reti
locali o sul Web, proteggerne il contenuto e valutare le differenti
modifiche apportate da più utenti contemporaneamente
1
Per prima cosa si dovrà creare una cartella di
lavoro o aprirne una già esistente. Per condividerla con altri utenti, e fare in modo che anche
loro possano modificarla, è necessario selezionare la scheda Revisione e, nell’area Revisioni, fare
clic sullo strumento denominato: Condividi cartella
di lavoro.
2
Nella finestra Condivisione file sono presenti
due diverse schede. Per rendere il file disponibile alle modifiche degli altri membri del team,
è necessario posizionarsi all’interno della scheda Modifiche e spuntare la voce Consenti modifiche
contemporaneamente da più utenti e unione cartelle di
lavoro.
Revisioni e protezione
7
Nell’area Revisioni è presente anche un altro
strumento che fornisce una maggiore protezione al file. Fare clic su Proteggi e condividi cartella
di lavoro. Nella finestra, attivare la voce Condividi
con rilevamento modifiche (in modo da tenere sempre attivo il rilevamento e impedire che gli altri
utenti possano disabilitarlo).
74
Office
Nome utente
Consentire le modifiche
Opzioni di condivisione
3
Nella scheda Modifiche è visibile il nome degli utenti che stanno utilizzando la cartella di
lavoro. Si può escludere un utente dalla condivisione con un clic su Rimuovi utente. Ogni nome
può essere modificato o inserito nella scheda
Impostazioni generali dal Pulsante Office e cliccando
Opzioni di Excel.
Una password per il file
8
Per aggiungere una password di sicurezza,
che va ovviamente resa nota a tutti coloro
che utilizzano il file, inserire una password nel
campo Password (facoltativa) e ripeterla nella finestra Conferma password. La parola chiave può essere inserita, però, solo quando la cartella non è
ancora condivisa.
Rimuovere una cartella
9
È possibile rimuovere la password con il comando Rimuovi protezione cartella condivisa, presente nell’area Revisione. Dopo aver fatto clic sullo
strumento, è necessario inserire la password. Un
messaggio avverte subito che in tal modo si toglierà la cartella di lavoro dalla modalità di condivisione.
[CTRL]+[T] apre la finestra Crea Tabella
Quando si lavora in gruppo capita
frequentemente di dover utilizzare gli stessi file e documenti.
Esempi comuni sono: aggiornare l’inventario di un magazzino, modificare un calendario di eventi, attingere allo stesso
elenco di clienti. Ma i casi possono essere molti altri. Mentre un tempo i brainstorming si fondavano prettamente su
incontri in sale riunioni, ora, grazie agli
strumenti di condivisione online, è possibile collaborare facilmente a distanza.
Il tutto condividendo ed operando sugli
stessi file. Ovvero un unico progetto che
subisce modifiche da più parti. Generalmente si tratta di file condivisi, ai quali
più utenti possono accedere contemporaneamente. Ma quando si parla di condivisione, si fa riferimento anche ad altro.
E cioè al fatto che questi file siano salvati nel punto in cui tutti gli utenti possono accedere, grazie ad una rete. Ciascun
membro del team che utilizza il sistema
condiviso deve poter apportare delle modifiche ai file; a meno che non vi siano
particolari impostazioni che ne limitino
l’uso o che deleghino l’amministrazione
del documento solo a utenti specifici.
Tutto ciò è realizzabile anche con Excel.
È necessario solo impostare le giuste opzioni e mantenere le accortezze indispensabili per la protezione dei contenuti.
Nell’articolo analizzeremo i metodi con i
quali poter attivare la condivisione di una
cartella di lavoro e impostarne la gestione. Infine affronteremo anche l’aspetto
sicurezza, vedendo come proteggere il
contenuto dei file.
Modifiche ad hoc
4
Nella scheda Avanzatee è possibile impostare
alcune opzioni. Si può decidere di rilevare
o meno le modifiche effettuate specificando un
arco di tempo (ad esempio: gli ultimi 10 giorni),
scegliere se aggiornare le modifiche ad ogni salvataggio (o in modo automatico) e ancora solo le
proprie, quelle degli utenti o entrambe.
Da Revisioni/Consenti agli utenti la modifica
degli intervalli,
i si può proteggere da modifica alcune celle (clic su Nuovoo e poi inserire le
celle da bloccare) e consentire la modifica solo a
specifici utenti (clic su Nuovo, poi su Autorizzazioni,
i
Aggiungii e inserire i nomi in Immettere i nomi degli
oggetti da selezionare).
e
Se non si vuole condividere in rete con altri
utenti una stessa cartella di lavoro, e si preferisce evitare di avere modifiche simultanee, esiste un
metodo alternativo. L’idea è che ogni utente possieda
il foglio di lavoro e ognuno lavori su di esso per conto proprio. Tutte le copie del documento vengono poi
fatte convergere ad un’unica persona, che valuterà le
varie modifiche attraverso uno specifico strumento di
Excel. Il comando in questione è Consolida, che si trova nell’area Strumenti dati della scheda Dati. Tutte le
copie del file vengono confrontate e il riepilogo dei dati,
contenuti in ogni singola copia, è visibile all’interno di
un unico foglio di lavoro.
Come evitare i conflitti
5
Si originano le cosiddette “modifiche in conflitto” quando utenti diversi apportano dei
cambiamenti agli stessi contenuti del foglio di
lavoro. Nell’area Modifiche in conflitto tra gli utenti,
i è
bene selezionare una delle due opzioni. Così da
specificare quali sono le modifiche che devono
essere ritenute valide.
Limiti di accesso
10
Consolidamento dei dati
Quante modifiche?
11
Per vedere le modifiche effettuate, da Revisioni/Revisioni/Mostra revisioni,
i spuntare la
voce Rileva durante la modifica e condividi la cartella
di lavoro. Selezionare i campi Quando, Da chi,
i Perr
corsoo e spuntare Elenca modifiche su un nuovo foglio.
Si aprirà un foglio con tutta la cronologia delle
modifiche.
Salvataggi personalizzati
6
Se l’opzione scelta è Chiedi quali modifiche
preferire, in presenza di altre modifiche verrà
sempre chiesto quali salvare (le proprie o quelle
di altri utenti?); se invece si seleziona l’opzione:
Preferisci modifiche in corso di salvataggio, si sceglie automaticamente di considerare valide le
proprie.
Disattivare la condivisione
12
Per disattivare la condivisione fare clic su
Condividi cartella di lavoroo e deselezionare la
voce Consenti modifiche contemporaneamente da più
utenti e unione cartelle di lavoro. Se ciò non fosse
possibile, si deve prima eliminare la password,
o la protezione, utilizzando Rimuovi protezione carr
tella condivisa.
75
Maggio
2010 Office Magazine 3URJHWWLSUDWLFLSHU(;&(/
Excel in pratica
Excel trova
le differenze
Impariamo a confrontare elenchi di dati con il semplice utilizzo
di una funzione del foglio di calcolo. Potremo così individuare
diversità e variazioni con un solo clic
1
Aprire il documento con gli elenchi da confrontare. Se invece questi non sono già pronti occorrerà crearli. In tal caso aprire un nuovo
documento in Excel e digitare gli elenchi in due
diversi fogli. In questo esempio le liste utilizzate
(ed a cui si farà riferimento nel tutorial) sono: Abbonati 2008 e Abbonati 2009.
2
Lo scopo è verificare se gli abbonati sono
gli stessi o sono diminuiti. Per procedere
nel confronto si userà l’elenco 2009. Selezionare
dunque tutti i dati da Abbonati 2009, dalla cella
A1 alla cella A8. Alla selezione sarà così associato
un nome che sarà usato poi al momento opportuno per indicare l’interno blocco.
Celle e matrice
7
Nel secondo campo della finestra di dialogo
Argomenti funzione, ovvero quello corrispondente alla voce Matrice, va inserito l’intervallo di
celle da considerare per il confronto. In particolare si dovrà digitare il nome associato precedentemente alle celle dell’elenco Abbonati 2009,
ovvero elenco2009.
74
Office
Un nome per l’elenco
Selezionare l’intervallo
Predisporre il foglio
3
Fare clic sulla scheda Formule e nell’area Nomi
definiti scegliere il comando Definisci nome. Si
apre una piccola finestra di dialogo. Nel campo
Nome associare un nome da attribuire alle celle,
ad esempio elenco2009, mentre nel campo Riferito
a è visibile l’intervallo di celle selezionate. Per terminare fare clic su OK.
Attenzione al contenuto
8
Rimane l’ultimo campo, e cioè Corrisp.. Attribuendo ad esso un certo valore, si stabilisce
la modalità con cui verrà effettuata la ricerca. In
questo caso digitare come valore il numero 0. Il
confronto avverrà così tra celle con contenuto
esatto, cioè la cella A1 del primo elenco sarà confrontata con la cella A1 del secondo.
Ecco la posizione
9
Per terminare la procedura vista nei passi
precedenti fare clic su OK. Durante la digitazione della formula nella cella C1, appariranno
man mano i valori che la compongono. Una volta
eseguita tale operazione, sarà visibile un numero
(1) il quale indicherà la posizione di quel nome
nell’altro elenco.
[CTRL]+ [Segno meno] per eliminare le celle dalla
finestra Elimina
Sono piuttosto frequenti i casi in cui
ci si ritrova a dover porre a confronto dati contenuti in uno stesso file.
Per quanto questa operazione sia spesso
estremamente necessaria, pensare di effettuare un raffronto visivo tra due serie di dati
spesso spaventa l’utente. Alla fine, quella
che dovrebbe essere un’operazione veloce,
viene considerata molto complicata. Ma in
realtà non è così. Basta solo servirsi di alcune
funzioni specifiche messe a disposizione dai
fogli di calcolo Excel. Si pensi a un caso tipico: una rivista che archivia i nominativi dei
propri abbonati. In un’unica cartella di lavoro, ogni foglio può corrispondere all’elenco
di un determinato anno. In base a questa
disposizione dei dati, è possibile attuare
un confronto tra i vari elenchi per valutare
aspetti differenti. Si può verificare, ad esem-
pio, se il numero degli abbonati da un anno
all’altro sia diminuito o aumentato. Oppure
individuare i nuovi iscritti e gli utenti che
non hanno effettuato il rinnovo e così via. La
funzione di confronto è supportata dai vari
programmi di Office. Nel particolare, in Excel 2007, si presenta come una formula che
l’utente può digitare manualmente oppure,
ancora meglio, eseguire automaticamente
grazie ad uno strumento automatizzato. In
entrambi i casi è sufficiente conoscere gli
elementi necessari a comporre la giusta formula ed applicarla al proprio progetto.
Nell’elenco Abbonati 20088 posizionare il currsore nella cella C1; in questa colonna infatti,
sarà visualizzato il risultato del confronto tra le
celle dei due elenchi. Per semplicità, invece di
scrivere manualmente la formula, si può utilizzare l’apposito strumento automatico che si trova
nella scheda Formule.
confronto elenchi.xlsx
Lo strumento confronta
5
Nell’area Libreria di funzionii della scheda Forr
mule, fare clic sul comando Ricerca e riferimento. Nell’elenco sono presenti varie azioni, quella
che bisogna scegliere è CONFRONTA. Dopa averla
selezionata apparirà una finestra di dialogo, che
si dovrà compilare con i dati necessari al corretto
funzionamento della formula.
Riempimento automatico
10
La formula è associata solo alla cella C1,
ma è necessario applicarla anche alle altre. Questa operazione può essere eseguita velocemente, estendendo la formula alle celle sottostanti. Posizionare il mouse sull’angolo in basso
a destra di C1 e quando il cursore ha la forma di
un [+]] trascinare fino alla fine delle celle.
Il confronto nell’esempio è stato effettuato
prendendo in considerazione l’intervallo di
A1:A8. A questa colonna di celle corrisponde il cognome dei soggetti abbonati alla rivista. Se però
ci fossero due abbonati con lo stesso cognome, si
metterebbe a rischio la validità dei risultati. All’interno di tutte e due gli elenchi è quindi più opportuno unire in un’unica cella nome e cognome dei
soggetti. Per farlo si utilizza la funzione CONCATENA. Prima ancora di avviare il confronto, nella cella
C1 dei due fogli digitare =CONCATENA(A1;””;B1).
Per terminare, è necessario estendere la formula
anche alle altre celle.
ESEMPI
Formula automatica
4
Unire nome e cognome
Il risultato che conta
11
Nell’intervallo C1:C100 sono visibili i risultati
del confronto fra gli elenchi. In due punti
vi è la scritta #N/D, che in Excel denota un errore
(ovvero la mancanza di dati). Questo è per noi il
risultato che conta. Infatti #N/D
D indicherà le perrsone che non hanno rinnovato l’abbonamento e
non sono presenti nell’elenco 2009.
Campo valore
6
Nella finestra Argomenti funzionee è necessario inserire tre tipi di informazione. La prima
dovrà essere digitata nel campo Valore. Questa
si riferisce al valore che si desidera ricercare e
confrontare tra i due elenchi. Scrivere in questo
caso A1, in modo da iniziare a confrontare la prima cella.
Filtrare i valori
12
Se nella lista si vogliono visualizzare solo i
risultati #N/D, è possibile farlo con l’applicazione di un filtro. Posizionare il cursore sulla
cella C1. Nella scheda Homee scegliere il comando
Ordina e filtra dell’area Modifica. Nel menu scegliere
Filtro. Nella cella appare un elenco: selezionare
solo #N/D.
75
Gennaio
Excel in pratica
Organizza la tua
azienda con Excel
Le SmartArt sono un ottimo strumento per rappresentare i rapporti
gerarchici all’interno di un’impresa. Ecco come utilizzare questi
elementi per realizzare organigrammi professionali
1
Clicchiamo sul pulsante SmartArt, posto nel
menu Illustrazioni della scheda Inserisci. Nella
colonna di sinistra della finestra di dialogo che
appare, clicchiamo sulla voce Gerarchico. Successivamente, nel riquadro di destra, selezioniamo il primo elemento denominato Organigramma.
Clicchiamo su Ok.
2
Clicchiamo sul primo rigo della finestra Digitare qui il testo e scriviamo il primo nome seguito
dalla carica aziendale. Le dimensioni del testo
verranno adattate automaticamente in base alla
sua lunghezza. Se vogliamo modificare le dimensioni della forma, selezioniamola e trasciniamone
i bordi.
Spostare una forma
7
Se dobbiamo spostare di livello una risorsa,
possiamo utilizzare un’apposita funzione.
Selezioniamo con il mouse la forma che si intende trasferire e successivamente clicchiamo su
Alza di livello (o in alternativa su Abbassa di livello).
Le due voci sono presenti nel menu Crea elemento
grafico della scheda Progettazione.
74
Office
La posizione nel grafico
I primi nomi
Gli oggetti SmartArt
3
In un organigramma si possono aggiungere
forme al di sotto o al disopra di una determinata posizione, o inserire un Assistente. Ovvero
una figura che interviene orizzontalmente nell’organigramma. Compiliamo il resto degli elementi
presenti o eliminiamoli (se superflui) utilizzando il
tasto Canc della tastiera.
Un po’ di colore
8
Ogni forma inserita nel nostro organigramma
può essere modificata a piacimento (compreso il colore) cliccando con il tasto destro del
mouse su di essa e selezionando Formato forma.
Tuttavia si possono utilizzare dei set di colori
preimpostati, cliccando su Cambia colori dal menu
Stili SmartArt della scheda Progettazione.
Gli stili SmartArt
9
Oltre ai colori è possibile cambiare anche gli
effetti applicati alle forme (come ad esempio
quello 3D). Per applicare un effetto mediante
l’utilizzo degli stili SmartArt, basterà selezionarne
uno all’interno del menu Stili SmartArt. Passandoci
sopra con il mouse, potremo vedere l’anteprima
dell’effetto.
visualizza il Layout
[ALT]+[N]+[P]di pagina
no della quale interagiscono varie
figure professionali (contraddistinte da mansioni e responsabilità specifiche),
i rapporti gerarchici e l’area di influenza
vengono rappresentati graficamente. Questo mediante l’uso di uno o più organigrammi. Ovvero grafici volti ad evidenziare la posizione di ogni risorsa all’interno
dell’azienda, mediante l’uso di forme geometriche collegate fra loro in cascata. Ogni
forma geometrica, solitamente rettangolare, contiene il nome e l’area di azione della
risorsa. Mentre i collegamenti fra una forma
e l’altra determinano, la posizione gerarchica di un soggetto nella struttura aziendale. Office 2007 introduce un comodissimo
strumento che consente la realizzazione
di organigrammi professionali, accattivan-
ti e pronti all’uso. Nella scheda Inserisci
della barra menu di Excel, troviamo infatti
lo strumento SmartArt. Esso rappresenta
una collezione di elementi grafici preimpostati, fra i quali è presente la categoria Gerarchie. Tale sezione contiene sette diversi
modelli di grafici gerarchici, da riempire e
personalizzare a piacimento. Lo strumento
SmartArt è presente anche in Word 2007.
Tuttavia, per la realizzazione di un organigramma complesso e di elevate dimensioni,
Excel risulta essere di gran lunga preferibile. Il grafico potrà essere infine consultato a
video, stampato utilizzando un plotter (nel
caso in cui il foglio necessario sia più grande
di un formato A3) o ancora salvato in PDF
per la condivisione online.
Aggiungere forme al livello
4
Per aggiungere una nuova forma ad un determinato livello, selezioniamo la forma che
sta al livello prescelto e clicchiamo sul pulsante Aggiungi forma, dal menu Crea elemento grafico.
Selezioniamo poi la voce Aggiungi forma dopo, per
inserire la forma di fianco a quella precedentemente selezionata.
Clicchiamo sulla scheda Formatoo per accedere ai menu di modifica delle forme. In
questa scheda possiamo variare forme e colori
direttamente, senza accedere alla finestra Formato forma. Clicchiamo ad esempio sulla voce Stili
WordArt,
t per applicare stili di testo grafici all’interrno delle forme.
Ogni singolo elemento che compone l’organigramma creato può essere personalizzato a
piacimento, utilizzando gli strumenti delle schede Progettazione e Formato. Esiste comunque la possibilità
di variare le caratteristiche di tutte le forme contemporaneamente, accedendo alla finestra Formato oggetto dell’organigramma. Per eseguire tale operazione
selezioniamo l’organigramma e clicchiamo con il tasto
destro del mouse sulla cornice dell’oggetto. Dal menu
a tendina premiamo Formato oggetto. Qui possiamo
modificare il riempimento dello sfondo, il colore di linea
della cornice, nonché lo stile linea, l’ombreggiatura, gli
effetti 3D ed altro ancora.
Inserire altri livelli
5
Inseriamo ora un ulteriore livello a quello
esistente. Selezioniamo una delle forme presenti all’interno dell’ultimo livello dalla quale la
risorsa dipenderà. Clicchiamo poi con il mouse
sul pulsante Aggiungi forma, dal menu Crea elemento graficoo della scheda Progettazione, e selezionare
Aggiungi forma sotto.
Il formato corretto
10
Modificare il formato
Stampare l’organigramma
11
Nella scheda Layout di stampaa selezioniamo
l’orientamento orizzontale del foglio, cliccando sulla voce Orientamento. Spostiamo l’organigramma trascinando con il mouse la cornice.
Se lo desideriamo, possiamo anche variare la dimensione del progetto. Clicchiamo sul simbolo
di Office e successivamente su Stampa.
Ed ora un assistente
6
Per aggiungere una risorsa che non dipenda
direttamente dalla precedente, ma che funga
da assistente alla funzione, selezioniamo la risorr
sa desiderata e clicchiamo su Aggiungi formaa (presente nel menu Crea elemento graficoo della scheda
Progettazione).
e Premiamo quindi sulla voce Aggiungi assistente.
L’organigramma in PDF
12
Per salvare in formato PDF l’organigramma
clicchiamo sul simbolo di Office e selezioniamo Salva con nome/PDF.
F Ricordiamo che per eseguire tale operazione è necessario avere installato
l’add-in di Microsoft SaveAsPDFandXPS.
S Per chi non
possedesse questo plug-in, è possibile scaricarlo
dal sito: www.microsoft.com/downloads.
75
Febbraio
Excel in pratica
Controlli avanzati
per ogni progetto
Elimina per sempre gli errori nelle formule con i comandi del gruppo
Verifica formule. Seguendo alcune accortezze eviterai spiacevoli
inconvenienti e potrai creare fogli di calcolo perfetti
1
Apriamo il foglio Excel contenente i dati, le
formule e gli errori che vogliamo analizzare.
Facciamo clic sulla scheda Formule e su Controllo errori nel gruppo Verifica formule. Appare così
la finestra di dialogo omonima, i cui pulsanti ci
consentono di saperne di più sulle inesattezze
contenute nel foglio.
2
A seconda dalla cella selezionata lo strumento rileva gli errori presenti e riporta il
riferimento di cella interessato, con la formula
corrispondente. Viene anche descritto brevemente il tipo di errore. Per avere più dettagli
sullo sbaglio, facciamo clic su Informazioni
sull’errore.
Controlli personalizzati
7
Nella sezione Regole controllo errori ci è consentito definire anche le situazioni in cui
vogliamo che il controllo sia attivato. Oltre agli
errori veri e propri, è quindi possibile evidenziare
formule non coerenti, gli anni con due cifre, il testo preceduto da apostrofo o formule presenti in
celle non bloccate.
74
La guida in linea
Informazioni e dettagli
Controllo errori
3
A seconda dalla cella selezionata lo strumento rileva gli errori presenti e riporta il
riferimento di cella interessato, con la formula corrispondente. Viene anche descritto brevemente il tipo di errore. Per avere più dettagli sullo sbaglio, facciamo clic su Informazioni
sull’errore.
Valutare le formule
8
Per gestire gli errori, Excel ci mette a disposizione la funzionalità di verifica delle formule
Valuta formule. Clicchiamo sulla cella contenente
la formula da analizzare e poi su Valuta formula.
Nella finestra omonima viene riportato il riferimento della cella e l’espressione verrà visualizzata nel riquadro Valutazione.
Verifiche passo passo
9
Facendo clic su Valuta, Excel mostra il risultato dell’espressione sottolineata nella formula
(formattando in corsivo). Ad ogni nuovo clic sul
pulsante viene elaborata l’espressione successiva, fino a esaurire l’intera formula e visualizzare
il risultato finale. In tal modo si giungerà anche
all’origine dell’errore.
o disattiva la modalità
[F8] attiva
di estensione
zione di un progetto può capitare
che, nell’inserire alcune formule, ci si
accorga di aver commesso degli errori. Questo perché il programma segnala, nelle celle
corrispondenti, dei particolari codici come:
“NOME?” o “VALORE!”; evidenziando il problema con i caratteristici triangolinii colorati
del controllo errori in background. Per correggere il nostro operato abbiamo due alternative.
La prima è verificare ad una ad una le formule
e modificarle a mano; sempre che si riesca ad
individuare tutti gli errori (i riferimenti circolari,
per esempio, non vengono segnalati). Oppure,
ed è l’opzione più consigliabile, possiamo aff
fidarci ad Excel e ai suoi strumenti di verifica
formule; che consentono di esaminare in dettaglio le espressioni evidenziate e individuarne
gli errori. Come vedremo nel tutorial la prima di
queste funzionalità, Valuta formula, permette
di esaminare ogni elemento che compone una
formula. Questo consente di capire in quale
punto sia contenuto l’errore. Individua precedenti e dipendenti, invece, visualizza in modo
grafico i collegamenti tra le celle coinvolte nella
formula; mentre Controllo errorii offre una finestra di dialogo interamente dedicata alla gestione dei problemi. Da essa è possibile: navigare tra gli errori nel foglio di lavoro, individuarne
il tipo, avere informazioni su di essi dalla Guida
in linea, ignorarli o modificarli a mano. Troviamo i medesimi comandi anche cliccando sullo
smart tag,
g che compare selezionando le celle
evidenziate dal triangolino colorato.
Abbiamo anche la possibilità di ignorare
l’errore con Ignora errore. In tal modo Excel
passa all’errore successivo. Nel caso si decida
di correggere a mano la formula, facciamo clic su
Modifica nella barra della formula. Ciò mette in pausa
il Controllo errorii e pulsanti e testo vengono momentaneamente disabilitati.
Errore successivo
5
La barra della formula si attiverà per consentirci le modifiche. Eseguite le operazioni, per
continuare a usare i controlli nella finestra, facciamo clic su Riprendi.
i Procediamo analizzando i
restanti errori del foglio cliccando su Successivo. Il
focus si sposterà così sulla prossima cella errata,
a destra della precedente.
Dentro l’espressione
10
Cliccando su Entra, appare il riferimento di
cella cui l’espressione corrente è connessa (formattato in blu) e l’eventuale formula che
la cella collegata contiene. Cliccando su Valuta, possiamo controllare se anche il risultato di
quest’ultima formula è corretto. Facendo clic su
Escii ritorneremo alla formula precedente.
Durante la modifica di una formula, Excel potrebbe improvvisamente mostrare un messaggio di errore relativo la presenza di un riferimento
circolare nella cella. E cioè di una formula che fa riferimento alla propria cella, direttamente o indirettamente.
Cliccando su Controllo errori è possibile individuare e
rimuovere facilmente il problema. Selezioniamo il comando Riferimenti circolari e facciamo clic sulla prima cella riportata nell’elenco a discesa del sottomenu.
Sulla barra di stato Excel possiamo leggere le parole
“Riferimenti circolari”, seguite dal riferimento alla
cella coinvolta nel riferimento circolare. Finché queste
voci non spariranno il problema non sarà corretto.
Nel DVD / Esempi
VerificaFormule.xlsx
Ignorare o modificare?
4
Se il riferimento è circolare?
Ecco i precedenti…
11
Per conoscere i riferimenti che collegano
una cella con altre, usiamo gli strumenti Individua precedentii e Individua Dipendenti.
i Scegliamo
la cella con la formula da verificare, ad esempio
D5,
5 con =D6/O6.
6 Clicchiamo su Individua precedenti.
i
Appare una freccia rossa che collega la cella con
D66 e una blu che giunge a O6.
6
Alcune opzioni
6
Possiamo anche modificare il comportamento del Controllo errorii aprendo la finestra delle
opzioni. Facciamo dunque clic sul pulsante Opzioni.
i Nella scheda Formulee possiamo scegliere di
disabilitare il controllo in background, impostare
un diverso colore per indicarli o ripristinare gli
errori ignorati.
…ed ora i dipendenti
12
Cliccando invece su Individua dipendenti,
i apparirà un messaggio che comunica di non aver trovato formule riferite alla cella attiva. Se facciamo più volte clic su di una
cella (ad esempio E7)
7 contenente la formula
=SE(B7=””;””;MIN(E8:E15)), vedremo apparire le
frecce delle celle sia precedenti,
i che dipendenti.
i
75
Settembre
Excel in pratica
Immagini e forme
Tiriamole fuori!
Scopri come estrarre velocemente foto, figure e grafici da un foglio
di calcolo ed averne immediatamente una copia disponibile da inserire
in altri documenti Office
Inserire i dati
Aprire una nuova cartella di Excel. Occorre
inserire nel foglio di calcolo i dati da illustrare. Si consideri, come esempio, una rete di
negozi di una stessa catena, distribuiti su più città, e i relativi fatturati per l’anno in corso. In una
colonna mettiamo le diverse sedi e nella colonna
a fianco gli importi.
1
Creare il grafico
I grafici a torta sono ideali quando si esamina, come nell’esempio, una sola serie
di dati. Per cui selezionare le colonne dei
dati inseriti quindi spostarsi nella scheda Inserisci.
Nel gruppo Grafici fare clic sul pulsante Grafico a
torta e scegliere il grafico di tale tipo preferito tra
quelli disponibili.
2
L’immagine del grafico
Variare le dimensioni
Aprendo uno dei due file immagine si osserva che l’immagine include solo il grafico e non la relativa tabella. Tale immagine
è quindi facilmente riutilizzabile in altri documenti e non c’è bisogno di aprire la cartella in cui è
incluso per visualizzarlo. La qualità dell’immagine .png è migliore di quella .gif.
Volendo variare le dimensioni dell’immagine si possono variare le dimensioni del
grafico e salvare nuovamente al cartella.
La nuova immagine avrà dimensioni maggiori o
minori, a seconda della modifica. Per variare la
dimensione del grafico basta selezionarlo, puntare il mouse in uno dei 4 angoli e trascinare.
7
82
Office
8
Stile del grafico
Creato il grafico si possono definire a proprio gusto vari dettagli. Per esempio selezionando il grafico stesso si attiva la
scheda Progettazione. Nel gruppo Stili grafici della
medesima si trovano numerosi colori tra cui scegliere, basta selezionarne uno e cliccarvi di sopra
per applicare il relativo stile.
3
Aggiungere dati
Supponiamo ora di voler fare un nuovo
grafico, che confronti i fatturati dell’anno
in corso con quelli dell’anno precedente.
Bisogna inserire una nuova colonna dati nella tabella, contenente il fatturato relativo all’anno precedente. Copiare la colonna già presente, incollarla di fianco e inserire i nuovi dati.
9
[ALT]+[INVIO] inizia una nuova riga nella stessa cella
Molto spesso si manifesta la necessità di utilizzare le immagini
presenti in una cartella di Excell in
ambiti diversi. Per esempio si ha la necessità di usare l’immagine di un grafico in una
relazione scritta oppure in una presentazione. Occorre allora estrarre l’immagine dal
contesto della cartella e utilizzarla la dove
necessario. In Excell non esiste una funzione specifica per l’esportazione di figure
e grafici presenti all’interno di un foglio di
calcolo. Per estrarle allora bisogna fare ricorso ad una procedura differente che ci
permette comunque di raggiungere l’obiettivo definito. Il metodo è semplicissimo: basta salvare la cartella come pagina web. In
tal modo nella directory dove si è effettuato
il salvataggio si trovano il file con estensione
.htmll e una cartella all’interno della quale
vengono salvate le immagini contenute nel
foglio di calcolo. In questo modo si possono
anche ottenere immagini grandi a piacere
senza spiacevoli perdite di qualità: basta
ingrandirle nel foglio Excell e il file dell’immagine sarà creata delle dimensioni volute.
Si potrebbe anche ricorrere alla funzionalità Incolla speciale, ma in tal modo non si
avrebbe un file a parte per l’immagine: per
ottenerla bisognerebbe copiarla in un programma di elaborazione d’immagini e poi
salvarla. Con una maggiore perdita di tempo. Salvando il file come pagina web, invece,
ci si ritrova l’immagine in un file in formato
leggero già bello e pronto all’uso.
Layout del grafico
Sempre selezionando il grafico e spostandosi nella scheda Layoutt si può agire su
dettagli quali titolo del grafico, la posizione della legenda, la visualizzazione o meno delle
etichette. Per esempio per visualizzare gli importi
nel grafico nel gruppo Etichette cliccare su Etii
chette datii e selezionare Adatta.
4
Il nuovo grafico
Avendo ora due serie di dati e volendo
un confronto il grafico più adatto è un
istogramma. Per cui selezionare la tabella, spostarsi nella scheda Inserisci,
i fare clic su
Istogrammaa nel gruppo Graficii e selezionarne uno
tra quelli presenti. Per esempio un istogramma tridimensionale con i cilindri raggruppati.
10
ESEMPI
Formati grafici
Le cartelle di lavoro e i relativi fogli di calcolo
supportano molti dei formati di file grafici di più
ampia diffusione, sia direttamente, sia indirettamente,
attraverso l’utilizzo di filtri grafici separati. I formati di
file grafici supportati direttamente sono i .emf, .jpg,
.png, bitmap di Microsoft Windows, .gif e .wmf. Occorre invece installare un filtro grafico per inserire tutti
gli altri formati di file. Se al momento dell’installazione di
Microsoft Excel non è stato installato il filtro necessario,
è sempre possibile aggiungerlo in un secondo tempo.
Tra i tanti si segnalano il filtro grafico TIFF che supporta
il formato .tiff, utilizzato per lo scambio universale di
grafica digitale, ed il filtro grafico JPEG che supporta
le immagini dell’omonimo formato.
ImmaginiExcel.xlsx
Salvare come pagina web
Per salvare la cartella come pagina web
cliccare sul Pulsante di Officee in alto a sinistra, selezionare Salva con nome e scegliere Altri formati.
i In Tipo filee selezionare Pagine
Web. Di seguito scegliere l’opzione Tutta la cartell
la, in caso cliccare su Cambia titoloo per cambiare
nome quindi premere OK.
K
5
Lo stile dell’istogramma
Come per il grafico a torta anche per l’istogramma è possibile tra tantissimi stili predefiniti. Basta nuovamente spostarsi nella
scheda Progettazione, che si visualizza selezionando
il grafico, e nel gruppo Stili graficii scegliere quello più
adatto tra quelli che si visualizzano cliccando sulla
freccetta a destra.
11
I files salvati
Spostandoci ora nella directory dove abbiamo salvato la cartella Excel come pagina
web possiamo notare che vi sono un file,
Esempio.html,
l che è proprio la pagina web, ed una
cartella, Esempio_file. All’interno di questa si trovano, tra gli altri, due file immagini, con estensione .png uno e .giff l’altro.
6
Più immagini
Excel come pagina web è facile prevedere che nella carr
tella Esempio_filee ci sono adesso quattro
file immagine, due per ogni grafico, sempre una in forr
mato .giff ed una in formato .png. Tali immagini, ovviamente, possono essere rinominate a piacere e salvate
da un’altra parte.
12
Gennaio
Excel in pratica
Il bello delle
condizioni!
Impara a visualizzare o nascondere dati in funzione dei risultati.
Con un pizzico di fantasia è poTsibile associare anche effetti
grafici, così da rendere meno noioso il foglio di lavoro
Nuova cartella
Aprire una nuova cartella di lavoro. Si
supponga di voler costruire un piccolo
database dei propri clienti per conservare
informazioni sulle quali eseguire dei calcoli. Inserire per colonna le principali voci di interesse,
come mostrato, quindi formattare la tabella tramite apposito comando nel gruppo Stili.
1
Somma condizionata
7
E’ possibile anche effettuare la somma
di alcune celle in un dato intervallo che
soddisfano un dato criterio in un secondo intervallo. La funzione da usare è la SOMMA.SE
che prevede tre argomenti: l’intervallo in cui fare
la ricerca, il criterio da soddisfare e l’intervallo
dal quale prendere i valori da sommare.
74
Office Magazine Ottobre 2009
Contiamo i valori
2
La funzione CONTA.VALORI consente di
calcolare quante celle, in un intervallo
specificato, contengono un qualsiasi valore, come formula, funzione, numero o testo.
Per esempio, inserendo nella cella E15 la formula
=CONTA.VALORI(H2:H13) si ottiene il numero totale
di clienti che usufruiscono di uno sconto.
Un esempio
8
In base a quanto detto la funzione SOMMA.
SE può quindi essere utilizzata per calcolare l’importo totale delle spese sostenute
da tutti i clienti che hanno sede, per esempio,
a Bologna. A tale scopo è sufficiente inserire la
formula =SOMMA.SE(C2:C13;”Bologna”;E2:E13) nella
cella H23 ed il gioco è fatto.
Solo celle vuote
3
La funzione speculare di quella che conta
i valori è la CONTA.VUOTE, che fa esattamente il contrario. Permette cioè di contare
quante celle non contengono alcun valore al loro
interno. Simmetricamente la prima può essere
sfruttata per calcolare il numero di clienti che non
usufruiscono di uno sconto.
La funzione “SE”
9
Nella tabella lo sconto è stato dato come
dato fisso. Se ne può condizionare il suo
valore in base al volume di spesa. Ciò è
possibile grazie alla funzione SE, che restituisce
un valore se la condizione specificata è vera e un
altro se viceversa. Per esempio, chi ha speso più
di 4000 euro ha diritto al 10% di sconto.
[CTRL]+[MAIUSC]+[?] seleziona tutte le celle che contengono commenti
Una necessità di cui spesso si avverte il
bisogno lavorando su un foglio di calcolo Microsoft Excell è quello di condizionare alcune formule al verificarsi di determinati eventi. Oppure di considerare in un calcolo
solo quei valori che soddisfano un dato criterio.
In questa ottica le funzioni più importanti da
usare e dalle quali non si può prescindere sono
quelle logiche. Sono funzioni che effettuano un
test su una specificata condizione e determinano un valore piuttosto che un altro in base
alla veridicità o meno della condizione stessa.
Si immagini, per esempio, di avere dei valori
di spesa prevista e dei valori di spesa effettiva.
Con le funzioni logiche si possono confrontare
tali dati e scrivere un dato in una cella in base
al fatto che si sia sforato o meno il budget. Molto utili però, si dimostrano essere anche quelle
funzioni matematiche che consentono comun-
que di condizionare il calcolo. Sono funzioni
che permettono di contare le occorrenze di un
valore o di considerarlo in una somma solo se
si verificano le condizioni specificate. Questo
tipo di funzioni inoltre, si dimostrano preziose
nel momento in cui si vogliono creare dei modelli in un certo senso interattivi. Modelli cioè
che vanno a modificare valori o etichette solo
laddove si realizzano determinati presupposti.
Sostanzialmente quindi, imparare ad utilizzare
tali formule significa conferire maggiore leggibilità ai propri fogli di calcolo evidenziando in
modo automatico valori e risultati di interesse.
Conteggio condizionato
4
Se si vuole calcolare il numero di volte
che, in un dato intervallo, compare uno
specifico valore e non uno qualsiasi, bisogna ricorrere alla funzione CONTA.SE.
E Rispetto
alle due precedenti è più complessa perché presenta due argomenti: l’intervallo in cui cercare ed
il valore specifico che si vuole contare.
La funzione “E”
10
Altra interessante funzione è la EE. Restituisce vero se tutti gli argomenti hanno
valore vero e falso se uno o più argomenti hanno valore falso. In pratica è la funzione che
realizza l’AND logico. Il suo utilizzo è particolarmente interessante se usato in combinazione con altre
funzioni, come ad esempio la SE.
E
Note sulle tabelle
Utilizzando il comando Formatta come tabella, nel
gruppo Stili della scheda Home, disponibile nella
versione 2007 di Excel, oltre ad ottenere la formattazione
automatica delle tabella, si raggiunge un altro interessante
risultato. Si possono infatti riferire gli intervalli tramite nome
anziché specificarne gli estremi. Per esempio, volendo fare il
calcolo della somma dei valori sull’intervallo E2:E13 normalmente si scriverebbe SOMMA(E2:E13). In modo analogo ora
si può scrivere SOMMA(Tabella1[Tot.Spesa]), dove sono
specificati nell’ordine il nome della tabella e quello della colonna interessata. Un’alternativa molto utile.
NEL CD
Esempio.xlsx
Uso delle funzione
5
La funzione CONTA.SEE può essere utilizzata per calcolare il numero di clienti di
una data città, con sintassi pari a=CONTA.
SE(C2:C13;”Napoli”). Il valore da cercare può anche
essere il risultato di una formula. Se si vuole sapere allora quanti clienti hanno spesso più di 2000
euro, basta scrivere =CONTA.SE(E2:E13;”>2000”.
Sconti ad intervallo
11
Combinando le funzioni SEE ed E è possibile effettuare calcoli particolari. Per esempio si vuole che lo sconto sia zero per una
spesa fino a 2000 euro, del 5% tra 2000 e 3000, del
10% tra 3000 e 4000 e del 15% oltre 4000 usare la
formula =SE(E2<=2000;0;SE(E(E2>=2001;E2<=3000);0,
05;SE(E(E2>=3001;E2<=4000);0,1;0,15))).
Criteri multipli
6
Un’evoluzione della CONTA.SEE è la funzione
CONTA.PIU.SE,
E che consente di specificare
più intervalli in cui cercare e più criteri di
ricerca, siano essi valori esatti o formule. Tramite
essa ad esempio, è immediato calcolare quanti
clienti della città Firenzee hanno fatto acquisti per
un numero maggiore di 50.
Copiare la formula
12
La formula inserita nella cella H2,
2 e relativa al primo cliente, può essere copiata per trascinamento in tutte le celle
sottostanti in modo da calcolare automaticamente lo
sconto per ogni cliente. In tal modo, in modo semplicissimo, in base al valore della spesa di un cliente si
ottiene subito il relativo sconto.
Ottobre 2009 Office Magazine
75
Excel in pratica
Ricerche perfette
ed automatizzate
Impariamo a utilizzare la funzione CERCA.VERT. Grazie a questo
strumento potremo eseguire ricerche specifiche sui dati e copiare
in automatico, in una nuova tabella, solo le informazioni desiderate
1
Prima di tutto è necessario aprire le tabelle
con cui andremo a lavorare e che fungeranno
da base per l’esempio. In questo caso, saranno
creati due fogli di calcolo in una stessa cartella
di lavoro. Fonte è il foglio che contiene i dati originali; mentre Risultato è il foglio che contiene il
risultato che si vuole ottenere.
2
Si supponga di dover creare nel foglio Fonte una tabella con i nomi dei dipendenti di
un’azienda e la quantità di prodotti venduti nel
corso di un mese. Nella tabella del foglio Fonte
inserire i nomi (magari in ordine alfabetico), il numero delle vendite e altre eventuali informazioni
come il settore e i reclami dei clienti.
Gli argomenti
7
Nella finestra Argomenti funzione specificare i
criteri della funzione. Per un corretto funzionamento è meglio selezionare i valori richiesti
con il mouse, inserendoli automaticamente nella
finestra. Nel campo Valore indicare la cella da cui
deve partire la ricerca: spostarsi nel foglio Fonte e
selezionare la cella (qui B7).
70
Office
Magazine Luglio/Agosto 2010
Secondo elemento
Prima tabella
Preparare il foglio
3
Dopo aver riempito con i dati la tabella in
Fonte, passare al foglio Risultato. Creare una
seconda tabella, inserendo però questa volta
solamente due colonne (Nome e Numero prodotti
venduti). L’obiettivo è quello di creare una tabella
nuova che funga da classifica, per individuare chi
tra i dipendenti ha venduto più prodotti.
Matrice tabella
8
Nel campo Matrice_tabella è necessario indicare la tabella da cui attingere i dati o un suo
intervallo. In questo caso, selezionare la prima
colonna della tabella Fonte (da B7 a B16). Nella finestra appare l’intervallo Fonte!Fonte [Nome];
questa successione indica la colonna Nome della
tabella Fonte del foglio Fonte.
Indice e Intervallo
9
Nel campo Indice è necessario indicare la colonna in cui cercare il valore interessato (in
questo caso 1, cioè la prima colonna). In Intervallo
si dovrà indicare un criterio di ricerca. Digitare
FALSO in modo che la ricerca venga eseguita con
una corrispondenza perfetta e non approssimativa. Fare clic su OK.
[SHIFT]+[F3] apre la finestra di dialogo
Inserisci funzione
sembrano talvolta ostacoli insormontabili e ostici. Eppure, la
conoscenza di alcune specifiche funzioni della suite Office, consente di svolgere più correttamente ed efficientemente
il lavoro nei fogli di calcolo. È il caso della funzione CERCA.VERT. Si supponga
di dover confrontare due tabelle e riportare alcuni dati da una all’altra. Nello specifico si pensi ad un’azienda, che
valuta le competenze e le prestazioni dei
propri dipendenti in base alle vendite
realizzate mensilmente. Misconoscendo
le funzionalità di Excel, l’operazione più
immediata è copiare manualmente i dati
o utilizzare il classico metodo Copia-Incolla. L’altra soluzione consiste nell’utilizzare la funzione CERCA.VERT. Nel
corso dell’articolo sarà possibile vedere
l’interazione tra due tabelle. La prima
tabella contiene i dati di origine da cui
estrapolare alcuni valori (ad esempio,
una tabella che racchiuda una descrizione dettagliata dei vari dipendenti); la
seconda tabella raccoglie solo i dati che
si desidera mettere in evidenza rispetto
agli altri (quindi contiene solo ciò che
si vuole sapere sui dipendenti: chi ha
venduto più prodotti?). Si vedrà, quindi, come è possibile usare la funzione di
ricerca verticale per estrapolare, dalla
prima tabella, solo alcuni dati specifici
riportandoli nella seconda tabella.
È bene associare un nome alle due tabelle
create. Per una questione di coerenza, associare ad ogni tabella lo stesso nome del foglio in
cui si trovano (Fonte e Risultato). Per assegnare
il nome basta selezionare una tabella e digitarlo
nel campo Nome tabellaa dell’area Proprietà, nella
scheda Progettazione.
Lo strumento Formule
5
L’obiettivo è riportare nella tabella Risultato i valori di due colonne della tabella Fonte:
il nome dei dipendenti e il rispettivo numero di
vendite. Posizionare il cursore nel primo campo
della colonna Nomee nella tabella Risultato. Selezionare la scheda Formulee e, nell’area Libreria di
funzione, scegliere Inserisci funzione.
Copiare la funzione
10
Nel campo della tabella Risultatoo in cui è
stata inserita la funzione, appare il valore cercato in Fonte. È possibile facilitare l’inserimento della funzione in tutti gli altri campi della
colonna Nome, semplicemente copiandola. Posizionare il cursore all’angolo del primo campo e
trascinare fino all’ultima riga.
Nell’articolo è descritto il funzionamento della funzione CERCA.VERT. Esiste, però, anche
CERCA.ORIZZ, che può essere inserita dalla finestra
di dialogo Inserisci funzione. Accedere alla scheda
Formule e, dall’area Libreria di funzione, scegliere il
comando Inserisci funzione. Selezionare la categoria
Tutte e scorrere l’elenco fino alla voce CERCA.ORIZZ.
Selezionarla e fare clic su OK. Definire la funzione indicando il Valore, la Matrice_tabella, l’Indice e l’Intervallo. Ovviamente la funzione CERCA.ORIZZ va usata
quando la ricerca viene eseguita orizzontalmente tra le
righe, quindi al campo Indice non corrisponde il numero di una colonna, ma di una riga.
Nel DVD / Esempi
CercaVert.xlsx
Nome alle tabelle
4
Funzione CERCA.ORIZZ
Messaggio d’errore
11
Se la funzione viene copiata anche in un
campo in cui alla tabella Fontee non corrisponde alcuna voce, potrà essere visualizzata la
scritta #N/D; che indica la presenza di un errore.
In questo caso basta cancellare il campo, ma è
sempre bene controllare che l’errore non sia dovuto a un inserimento scorretto della funzione.
Trovare la funzione
6
Nella finestra di dialogo Inserisci funzione,
selezionare una categoria in cui cercare la
funzione. Per una questione di semplicità scegliere la categoria Tutte; scorrere l’elenco con
le funzioni disponibili fino ad arrivare alla voce
CERCA.VERT.
T Una volta individuata, selezionarla e
fare clic su OK.
K
Ultime accortezze
12
Per la colonna dei prodotti, inserire la
funzione nel primo campo e, con il mouse, indicare in Valoree la cella di partenza (B7);
7 in
Matrice_tabellaa l’intervallo di ricerca (e cioè tutta
la tabella Fonte[#Tutto]);
] in Indicee il numero della
colonna (4);
4 in Intervalloo digitare FALSO. Copiare
poi la funzione negli altri campi.
71
Luglio/Agosto
Word
pratica
Excel in pratica
Le
treladimensioni
Crea
tua prima
dei
Excel
Notagrafici
di accredito
I nostri esperti
ti spiegano
compilarla
e stamparla
Utilizziamo
i fogli
di calcolocome
dellarealizzarla,
suite Office
per andare
in pochi
e semplici
Impar
erai
anche
ad usar
i campi,
oltre
gli standard
in passi.
2D. Grazie
ai
grafici
a bolle
èe
possibile
rappresentare
una classica
tabella
anche inditre
dimensioni
i modelli e le formule
di calcolo
nell’editor
test
o
Operazioni preliminari
1
Prima operazione da eseguire è certamente
la realizzazione della tabella. Così come per
ogni grafico “standard”, infatti, anche i grafici
a bolle necessitano di una fonte. Nell’esempio
specifico andremo a considerare 6 fornitori e 3
colonne di dati, relativi rispettivamente a 2 servizi
ed il totale dei costi ad essi relativi.
La corretta modalità
2
Spesso per inserire un grafico viene utilizzata la procedura automatica prevista da Excel
(selezionando semplicemente le colonne di interesse). In questo caso, però, dovremo procedere
manualmente, per evitare spiacevoli errori. Clicchiamo quindi su una cella vuota e premiamo,
nella scheda Inserisci, il pulsante Altri grafici.
Automatizzare l’inserimento
7
Il sistema prevede che si inserisca, in ogni
campo, l’indirizzo della cella relativo al dato
corrente. Per velocizzare questo compito, possiamo semplicemente premere il pulsante alla
destra di ciascuna voce e cliccare poi sulla cella
interessata. Così facendo Excel inserirà per noi
gli indirizzi e non si commetteranno errori.
74
Office
Magazine Marzo 2010
La bolla 3D
3
Una volta premuto il pulsante Altri grafici,
comparirà un elenco degli strumenti non visualizzati di default da Excel nella barra Inserisci.
Scorriamo le voci presenti fino a giungere all’area
Bolle. Qui troveremo due differenti opzioni. Premiamo sulla seconda icona per inserire l’oggetto
relativo al grafico a bolle 3D.
Nomi e modifiche
8
Terminato l’inserimento, premiamo Ok e ripetiamo l’operazione per tutti gli altri fornitori.
Per ogni serie ricordiamo di inserire come Nome
Serie, il riferimento alla cella relativa al nome di
ciascun soggetto. Nel caso di eventuali errori o
modifiche, è possibile cliccare su Modifica per
eseguire le variazioni desiderate.
Uno sguardo d’insieme
9
A questo punto, se tutto è andato a buon
fine, avremo nella sezione Voci legenda (serie)
della finestra Seleziona origine dati, l’elenco dei fornitori. Non resta che terminare questa fase cliccando su Ok. Avremo così uno sguardo d’insieme
del nostro grafico, con a destra indicati i nomi
delle serie e i rispettivi colori.
[CTRL]+[F3]definisce un nome
Excel è certamente l’applicativo del
pacchetto Office che più si adatta
alla creazione ed uso di tabelle. In
particolare, la composizione di un prospetto
può essere facilmente seguita dalla realizzazione di un grafico. Quando abbiamo la
necessità di rappresentare dati, Excel pone
a nostra disposizione una folta schiera di
strumenti, adatti alle esigenze più disparate. Spesso, però, l’abitudine porta l’utenza
ad impiegare quasi esclusivamente i classici
grafici bidimensionali, ignorando altri strumenti di ben più grande efficacia. Infatti Excel consente di rappresentare i dati anche in
modo tridimensionale, ad esempio tramite i
coni 3D o i grafici a bolla. Proviamo a pensare ad un caso molto semplice: un’azienda
con più fornitori, ognuno dei quali fornisce
all’impresa due tipologie di servizi o prodot-
ti. Per ognuno di essi avremo un costo e, per
esigenze aziendali, è fondamentale avere
ben chiaro quale sia il totale dovuto a ciascun fornitore. Il progetto si articola quindi
con una tabella, contenente 3 differenti indicazioni. Il costo del primo e del secondo
servizio ed infine il totale per ogni soggetto.
Come rappresentare tutte e tre queste caratteristiche? Una buona soluzione è quella
di utilizzare i grafici a bolla di Excel. Questi
rappresentano un ottimo strumento per raff
figurare i dati, specie nelle situazioni in cui è
necessario evidenziare una serie di risultati
tra loro correlati.
A questo punto nel foglio di calcolo comparirà un oggetto bianco, senza alcuna indicazione grafica. Quello che dovremo fare ora è assegnare manualmente i dati per la realizzazione
delle bolle 3D. Portiamoci quindi sulla barra degli
strumenti, selezioniamo la scheda Progettazionee e,
nell’area Dati,
i clicchiamo su Seleziona dati.
i
Grafico 3D.xlsx
L’origine dei dati
5
La nuova finestra Seleziona origine datii ci guiderà nell’assegnazione dei dati al grafico.
Per prima cosa clicchiamo su Aggiungii per inserire una nuova serie. Nel nostro caso abbiamo sei
fornitori, di conseguenza dovremo aggiungere
sei differenti serie. Comparirà ora la finestra Modifica seriee indicante i campi da compilare.
Ed ora i titoli
10
Terminato l’inserimento dobbiamo pensare anche all’aspetto puramente grafico.
Per prima cosa è bene assegnare un titolo. Facciamo quindi doppio clic sulla voce Titolo del grafifi
coo ed inseriamo l’indicazione desiderata. Facciamo poi lo stesso per il Titolo assee delle X e delle Y,
specificando un nome per entrambi.
Quando si realizzano dei grafici, è fondamentale
fare attenzione all’inserimento dei dati, ma allo
stesso modo è bene scegliere la veste grafica migliore
per il progetto. Proprio per questo Excel mette a disposizione diversi strumenti volti a personalizzare al meglio i grafici. Aprendo il menu contestuale della sezione
Layout grafici, presente nella scheda Progettazione,
ad esempio, è possibile scegliere fra differenti layout
pronti all’uso. Ognuno di essi ha prerogative differenti,
capaci di aumentare la leggibilità di quanto rappresentato. Anche tramite la sezione Stili grafici è possibile
personalizzare il proprio lavoro, attribuendo colori e
formati ad hoc.
Nel CD / Esempi
Una fonte per il grafico
4
Un tocco di classe
Un campo per dimensione
6
Qui troviamo i campi che andranno poi a creare le bolle relative a ciascun fornitore. Nel
particolare in Valori X seriee dovremo inserire il primo dato (nel nostro caso il costo del servizio A).
In Valori Y seriee indicheremo la cella del secondo
valore da analizzare, ed infine in Dimensioni bolla
seriee l’ultimo dato (il totale).
Ultimi ritocchi
11
Per migliorare la leggibilità del grafico, possiamo scegliere di aggiungere delle griglie
che identifichino esattamente la posizione delle
bolle 3D. Facciamo doppio clic sull’asse delle X
e selezioniamo prima la voce Aggiungi griglia principalee e poi ripetiamo la procedura cliccando su
Aggiungi griglia secondaria.
Il grafico è servito
12
Come ultima opzione, possiamo aggiungere delle etichette alle bolle. Premiamo col
tasto destro su ciascuna di esse e selezioniamo
Aggiungi etichette dati.
i Clicchiamo col tasto destro
sul valore apparso e premiamo Formato etichetta
dati.
i Nella nuova finestra che appare, scegliamo
infine il dato da inserire come etichetta.
75
Marzo
Excel in pratica
Un wizard ad hoc
per i tuoi grafici
Con il nuovo add-in Microsoft per la creazione dei diagrammi
non dovrai più scegliere fra le tante alternative di Excel. Sarà
il programma a determinare il grafico più adatto ai tuoi dati
1
Per prima cosa dobbiamo scaricare il plug-in
Chart Advisor. Apriamo il nostro browser e digitiamo l’indirizzo internet: www.edmaster.it/url/884.
Comparirà in automatica un box. Clicchiamo su Salva file e successivamente facciamo doppio clic su
di esso (ChartAdvisorSetup.exe) e premiamo Esegui e
Accept per avviare l’installazione.
2
Il sistema, per la corretta esecuzione della procedura, richiede il download di alcuni
componenti (operazione eseguita in automatico).
È quindi necessario compiere l’intera installazione collegati alla Rete. Dopo pochi istanti, apparirà la schermata Welcome to Chart Advisor. Spuntiamo il box presente e premiamo Next.
Dati e percentuale
7
La percentuale indica l’attinenza del grafico
ai dati selezionati. Portando il cursore su di
essa, apparirà un box indicante tutte le motivazioni e la somma dei punteggi che hanno portato
al valore di pertinenza indicato. In più, passando
semplicemente il mouse sulle miniature, si visualizzerà l’anteprima per ciascun grafico.
72
Office
Una nuova finestra
Sempre connessi
Fasi preliminari
3
Nella nuova finestra spuntiamo I accept the
terms of this agreement e premiamo Install.
Dopo pochi istanti l’installazione termina. Clicchiamo dunque Finish e apriamo Excel (o chiudiamo e riavviamolo se attivo). Nella barra del menu
troveremo, sia in Inserisci che in Componenti aggiuntivi, la finestra di Chart Advisor.
Modificare il grafico
8
Scelto il grafico, Chart Advisor mette a nostra
disposizione gli strumenti per modificarne i
dati e vederne in tempo reale le variazioni. Portiamoci nella colonna di sinistra e clicchiamo Modify
Chart. Nella sezione Data Columns possiamo escludere alcune colonne dalla selezione, eliminando
il rispettivo segno di spunta.
Filtrare i dati
9
Per rendere effettive le modifiche premiamo
Update Chart. Il grafico mostrerà così in automatico il nuovo risultato. Chart Advisor consente
anche di filtrare i dati. Nel piccolo menu in basso selezioniamo Filter Data. Nell’area Data Columns
scegliamo una colonna e, dal menu a tendina che
appare, selezioniamo un’opzione.
[CTRL]+[F3] definisce un nome
Excel è certamente uno degli
strumenti più poliedrici del pacchetto Microsoft Office. Con semplici operazioni è possibile definire gli
andamenti dei propri profitti, redigere
tabelle, creare progetti pratici e quant’altro. Ma una delle funzionalità a cui più
spesso si fa ricorso è quella dei grafici.
Grazie all’apposita sezione del programma, è possibile realizzare dei diagrammi
che rappresentino i dati contenuti nelle
tabelle redatte. Il problema sorge, però,
quando si deve scegliere il tipo di grafico
più adatto alle proprie esigenze. A torta?
Un istogramma? O forse è meglio una
spezzata? Proprio per far fronte a questa
diffusa esigenza Microsoft ha rilasciato
un nuovo add-in, denominato Chart Advisor (ancora in versione beta). Grazie a
questo componente aggiuntivo, si potranno realizzare i grafici in Excel velocemente, in modo decisamente più efficiente ed
intuitivo. Una volta selezionati i dati, il
programma visualizzerà una nuova finestra con l’indicazione di un certo numero
di grafici. E, per ognuno di essi, riporterà
una percentuale. Questa è frutto di opportuni calcoli (visionabili passando il
mouse sulla percentuale stessa) ed indica
il grado di pertinenza di quell’alternativa
alla serie di dati selezionati. Individuata
la tipologia ad hoc per i propri scopi, si
potranno apportare modifiche, filtrare le
informazioni e infine inserire il diagramma nel foglio di calcolo. Ovviamente le
alternative offerte da Chart Advisor cambiano in funzione delle celle selezionate e
dei dati ivi presenti.
Un esempio pratico
4
Per provare le funzionalità di Chart Advisor
creiamo in Excel una tabella contenente un
certo numero di dati. Dato che faremo più esempi, in funzione di differenti selezioni, è bene creare una tabella con molti valori. Così da vedere i
differenti comportamenti dell’add-in in relazione
al numero di celle selezionate.
Successivamente scegliamo la seconda
opzione per il filtro. Optando per is greater
than (è più grande di), selezioniamo il valore di
riferimento e premiamo Ok.
k Il grafico si modificherà in automatico. Per eliminare le operazioni
eseguite con i filtri, basterà invece cliccare sul
pulsante Clear Filterss e premere Ok.
k
Chart Advisor è uno strumento molto utile per
individuare immediatamente il tipo di grafico
più opportuno per i nostri dati. Ad ogni modo, una volta inserita nel foglio di calcolo l’alternativa desiderata,
sarà bene modificare alcuni campi. Infatti il plug-in
inserisce come titolo del grafico le colonne del foglio
stesso. Si dovrà quindi fare doppio clic su di esse ed
inserire un nome ad hoc. Stesso dicasi per i nomi da
assegnare agli assi cartesiani. Per quanto concerne
invece i colori, abbiamo a disposizione i normali strumenti previsti da Excel. Basterà accedere alla sezione
Strumenti grafico per modificare a piacimento il diagramma creato.
Prima la selezione
5
A questo punto selezioniamo il numero di
celle da sottoporre a Chart Advisor e per le
quali desideriamo ottenere il grafico. Supponiamo inizialmente di voler considerare solo un insieme ridotto di dati. Selezioniamo quindi le prime 3x3 celle. Andiamo poi sulla barra del menu
e, da Inserisci,
i premiamo Chart Advisor.
r
Alcune accortezze
10
Personalizzare i diagrammi
Ed ecco il risultato
11
Eseguite tutte le modifiche che desideriamo, possiamo infine inserire il grafico nel
foglio di lavoro. Basterà cliccare sul pulsante
Insert Chartt (posto in basso a destra). Una volta
aggiunto il grafico, potremo interagire normalmente su di esso, modificando eventualmente
titolo, indicazioni, colori ecc.
Un ampio parterre
6
Un messaggio ora ci notifica che il programma sta elaborando i dati, per determinare i
grafici più adatti. Dopo qualche istante (variabile
a seconda della complessità dell’operazione),
apparirà la finestra di Chart Advisor. Qui troveremo nella parte superiore l’elenco dei grafici,
ognuno con l’indicazione di una percentuale.
Modelli differenti
12
Nell’esempio visto abbiamo selezionato una
porzione 3x3 della tabella. Cambiando selezione varia anche il numero e il tipo di grafici proposti. Proviamo a selezionare tutti i dati e premiamo
Chart Advisorr (dalla scheda Inserisci).
i Come potremo
facilmente notare, i layout cambiano e così anche le
proposte offerte dal programma.
73
Maggio
Excel in pratica
Il Web dialoga
con i fogli Excel
Scopri come inserire nei tuoi progetti i dati e le informazioni
provenienti da Internet. Con una specifica funzionalità del foglio
di calcolo potrai aggiornare e tenere sotto controllo ogni elemento
1
Per prima cosa è necessario accertarsi di essere connessi ad Internet, diversamente non
si potrebbe effettuare l’operazione. Aprire quindi
un nuovo file in Excel. Nella barra multifunzione selezionare la scheda Dati e, al suo interno,
fare clic sul comando Da Web che è contenuto
nell’area Carica dati esterni.
2
Dopo aver fatto clic sul comando, si apre una
nuova finestra di dialogo denominata Nuova
Query Web. Da qui sarà creata la connessione verso il sito interessato. La particolarità di questa finestra è determinata dalla possibilità di navigare
sul Web. Appena aperta, essa conterrà la pagina
iniziale del proprio browser.
Selezionare le tabelle
7
Di conseguenza le frecce gialle indicano le tabelle che possono essere collegate ad Excel.
Fare clic su di esse per indicare i dati da inserire.
In questo esempio è stata selezionata la tabella
delle previsioni settimanali. Dopo aver fatto clic
sulla freccia gialla, questa si trasformerà in un
segno di spunta verde.
72
Scegliere le informazioni
Finestra di navigazione
Dati web dall’esterno
3
A questo punto, è necessario scegliere il tipo
di dati da inserire nel foglio di calcolo. Potrebbe risultare utile, ad esempio, conoscere le
previsioni meteo della propria città. Questi dati
saranno inseriti in Excel direttamente dal Web
e aggiornati automaticamente. Collegarsi con il
browser al sito di interesse (www.ilmeteo.it).
I dati su Excel
8
È il momento di inserire i dati nel foglio di
calcolo. Per confermare la scelta della tabella, è necessario fare clic sul pulsante Importa posizionato in basso. In questo modo la
finestra di dialogo Nuova Query Web si chiude,
per lasciare spazio alla piccola finestra denominata Importa dati.
Questione d’intervallo
9
Nella finestra Importa dati è necessario indicare la cella o le celle in cui si vuole inserire le informazioni. Selezionare la voce Nel foglio
di lavoro esistente. È possibile digitare l’intervallo
manualmente, oppure selezionare le celle con
l’aiuto del mouse. Nel secondo caso, l’intervallo
è inserito in automatico.
p la finestra
[CTRL]+[1] apre
Formato Celle
Excel consente di gestire diverse
tipologie di dati e allo stesso tempo di importarle da fonti esterne.
Una funzione forse poco nota è legata alla
possibilità di inserire nel foglio di calcolo
anche dati provenienti dal Web. Si ha la
necessità di tenere sotto controllo i valori
delle proprie azioni in borsa? Si desidera
essere sempre aggiornati sulla classifica
settimanale dei film in uscita al cinema?
Oppure, come sarà mostrato in questo
articolo, si preferisce avere a portata di
mano le previsioni meteorologiche della
propria città? Invece di controllare ogni
volta queste informazioni sui rispettivi siti
web che le forniscono, è possibile creare
una connessione diretta con la tabella dei
dati online interessati e visualizzarne tutte le informazioni in un foglio di calcolo.
L’utilità di questa funzione è data, oltre
che dalla comodità di raccolta delle notizie, anche dalla possibilità di selezionare
solo i dati di cui si desidera essere a conoscenza. Questo, di conseguenza, senza
dover filtrare i vari contenuti che affollano
normalmente un sito. La connessione si
basa sulla creazione di una query strutturata, nella quale inserire l’URL da prendere in considerazione. La query web rende
semplice l’inserimento, perché funziona
allo stesso modo di un qualsiasi browser.
Impostando una serie di caratteristiche
sarà inoltre possibile decidere la modalità
con cui aggiornare i dati.
Nel DVD / Esempi
Dati web.xlsx
Ed ora l’URL
4
Dopo la connessione al sito, è necessario
cercare le informazioni specifiche che devono essere tenute sotto controllo, ad esempio il
meteo della città di Roma. Una volta trovata la
pagina giusta, è necessario ripetere l’indirizzo
(URL). Copiare, quindi, www.ilmeteo.it/meteo/Roma
utilizzando il tasto destro del mouse.
Prima di completare l’operazione, e confermare l’inserimento dei dati, è bene stabilire alcune importanti impostazioni. Fare clic,
dunque, sul comando Proprietàà che si trova in
basso a sinistra all’interno della finestra Importa
dati.
i Si apre la finestra di dialogo Proprietà intervall
lo dati esterno.
Il metodo descritto nell’articolo è quello più
semplice, ma ne esiste un altro. Copiare l’URL
del sito che interessa e incollarlo all’interno di un file
di testo (Blocco note). Salvare il file con l’estensione
.iqy. Nel file Excel selezionare la scheda Dati e fare
clic su Connessioni esistenti in Carica dati esterni.
Nella finestra di dialogo Connessioni esistenti premere Sfoglia e indicare il file .iqy. Clic su Apri, indicare
l’intervallo di celle in cui inserirlo e confermare con Ok.
È chiaro che in questo modo non c’è il collegamento ad una tabella specifica, ma alla pagina indicata. È
possibile creare la query in Excel usando l’apposito comando contenuto in Da altre origini dell’area Carica
dati esterni.
Incollare l’indirizzo
5
Tornare alla finestra di dialogo Nuova Query
Web. Incollare l’URL nel campo in alto, denominato Indirizzo. Successivamente fare clic
sul comando Vaii per avviare la navigazione. La
finestra funziona esattamente come il browser e
in pochi istanti verrà visualizzata la pagina Web
indicata precedentemente.
Alcune impostazioni
10
L’alternativa in un file
Le proprietà
11
Nella finestra Proprietà intervallo dati esterno
sarà possibile: assegnare un nome all’intervallo dei dati, stabilire la modalità dell’aggiorr
namento dei dati, indicare la formattazione e il
layout delle celle e altro ancora. Eseguire le modifiche interessate e fare clic su Okk per confermare i cambiamenti.
Attenzione alle frecce
6
Una volta caricata la pagina, bisogna indicare i dati che si intende inserire nel foglio di
Excel. Tuttavia, non tutti gli elementi della pagina possono essere introdotti nel progetto. Quelli
che il sistema riconosce come importabili, sono
contrassegnati dalla presenza di alcune piccole
frecce gialle.
Aggiornare il foglio
12
Dopo aver chiuso la finestra Importa dati,
i
basteranno pochi secondi e la tabella selezionata sul sito apparirà nel foglio di calcolo.
La visualizzazione non è come quella online, ma
le informazioni sono comunque ordinate e suddivise nelle celle. I dati possono essere aggiornati
cliccando su Aggiorna tuttii in Dati/Connessioni.
73
Settembre
Excel in pratica
Excel: il signore
delle variabili
Valuta gli effetti di qualsiasi operazione finanziaria e le possibili
alternative. Con le Tabelle dati potrai creare delle analisi condizionali
su misura per i tuoi progetti e visualizzarne in anticipo i risultati
1
In un foglio vuoto impostiamo la struttura che
conterrà i dati. Lasciamo vuota la cella B4 e
in C4 immettiamo =A2*25, che calcola il capitale
e ci servirà in seguito. In F4 inseriamo la formula
=ASS(RATA($B$4/12;360;$C$4)). Questa converte in
numero intero il risultato, altrimenti verrebbe restituito con segno negativo.
2
Applichiamo il formato percentuale all’intervallo E5:E20 e immettiamo in esso i valori degli
interessi, da “5” a “12,”5. Inseriamo “5” in E5 e
in E6 digitiamo la formula =E5+0,005, ricopiandola trascinando la cella fino alla E20. Formattiamo
in Valuta le celle C4 e F4:F20. Selezioniamo quindi
l’intervallo E4:F20.
Barre di scorrimento
7
Per rendere più navigabile la tabella possiamo anche strutturarla in un altro modo. Ovvero modificarla disponendo gli importi dei mutui
in una riga superiore e aggiungendo due barre di
scorrimento. Una orizzontale sulla parte superiore
ed una verticale lungo il lato sinistro, entrambe
con avanzamento 10.
68
Office
Magazine Ottobre 2010
La cella di input
Formule e dati
Creazione della struttura
3
Facciamo clic su Dati-Analisi di simulazione e
poi su Tabella dati. Dal momento che i valori di
input sono elencati in una colonna, nella finestra
Tabella dati aggiungiamo il punto di inserimento
nella casella Cella di input in colonna, dove va immesso un riferimento di cella. Clicchiamo sulla
cella B4 e confermiamo con OK.
Due variabili
8
Un pò diversa è la struttura della tabella dati a
due variabili. In questo caso la formula va spostata in una cella posta al di sopra dell’elenco
di valori di input e si devono aggiungere altri dati.
Ipotizziamo di voler conoscere la rata di mutui
con il medesimo capitale, ma con durata a: 36,
48 e 60 mesi e tassi diversi.
Periodi e tassi
9
Inseriamo i valori di input per riga e colonna. In I6:I8: il tasso d’interesse, per esempio
10%, in I6, il periodo in I7, per esempio “48”, e
il capitale, per esempio “25000”, in I8. In J6:J8
digitiamo i tassi alternativi 11%,11,5% e 12%.
Nelle celle K5, K6 e K7 immettiamo le durate di
36, 48 e 60 mesi.
una funzione
[MAIUSC]+[F3] incolla
in una formula
Nella categoria dei metodi “what
if” previsti da Excel, di cui fanno
parte Scenari e Ricerca obiettivo,
troviamo una terza funzionalità di analisi
condizionale: la Tabella dati. Questo strumento, che non ha nulla a che fare con le tabelle di Word o Access, può rivelarsi molto
utile per controllare come i risultati di una
formula cambino; modificando una parte
dei valori coinvolti nel calcolo. Si potranno
così ottenere e paragonare più soluzioni,
utilizzando anche una sola formula; con
l’ulteriore vantaggio di visualizzare le variazioni nello stesso foglio di lavoro. Tabella
dati sostituisce un valore (la variabile) contenuto in una cella di input, con un elenco
di altri valori alternativi (anche detti valori
di input). Questi possono essere disposti
in colonna e/o in riga, ma la formula deve
sempre riferirsi alla cella di input. Vi sono
due tipi di Tabelle: una variabile, che richiede una sola cella di input (ma può gestire più formule); e una a due variabili, che
si avvale di due celle di input e di una sola
formula. Nel tutorial sfrutteremo la Tabella
dati per analizzare l’ammontare della rata
di un gruppo di mutui. Costruendo correttamente la struttura della tabella, possiamo
concentrare in poche celle un gran numero di dati. Se poi aggiungiamo ad essa una
casella di selezione, o la racchiudiamo tra
due barre di scorrimento, consultare il
contenuto risulterà ancor più comodo.
Nelle celle F5:F200 appariranno i risultati del
calcolo, rapportati ai tassi di interesse che
utilizzano la formula presente in F4. Nella barra
della formula, invece, vedremo ciò che sta dietro” i valori. Da notare la sintassi {=TABELLA(;B4)}.
Le parentesi graffa indicano che la formula è inserita in forma di matrice.
Casella di selezione
5
Completiamo il progetto con l’aggiunta
di una casella di selezionee alla tabella. Dalla
scheda Sviluppoo (se non c’è attiviamola dalle
Opzioni)
i clicchiamo su Controllii e su Inserisci.
i Qui
selezioniamo il controllo Casella di selezione, dalla
sezione Controlli modulo. Tracciamo poi la forma
nell’intervallo C5:C8.
8
Tutto l’intervallo
10
Aggiungiamo in J55 la formula =ASS(RATA
(I6/12;I7;I8)). Non ci resta che selezionare l’intervallo J5:M8,
8 con la formula, la riga e la
colonna di valori. Facciamo clic su Dati-Analisi di
simulazione-Tabella dati.
i Dal momento che i valori
di input sono orientati sia in rigaa che in colonna,
vanno specificati entrambi.
Quando si crea una Tabella dati si realizza, allo
stesso tempo, una matrice; i cui valori non possono essere separati. Se infatti si prova ad intervenire
su una cella, anche senza modificare nulla, e si preme
Invio, Excel visualizzerà il messaggio “La funzione
utilizzata non è valida”. Nel caso poi si tenti di cancellare una parte della matrice, il programma risponderà con il testo “Impossibile cambiare parte di una
tabella”. È quindi necessario selezionare e cancellare
l’intera matrice. Inoltre, se si intende ritornare indietro,
una volta inseriti i dati non si può cliccare su Annulla (il
comando non è attivo). Per ripristinare la situazione di
partenza non resta che premere ESC.
Nel CD / Esempi
TabelleDati.xlsx
Tassi in matrice
4
Non toccate la matrice!
Per riga e per colonna
11
Nella finestra tabella dati clicchiamo in Cell
la di input per rigaa e poi sulla cella C17.
7 Quindi
posizioniamoci in Cella di input per colonna, facciamo clic sulla cella C16 e poi su OK.
K Nelle celle selezionate saranno restituiti i valori prodotti dalle
varie combinazioni tra tassi e periodi, come avevamo richiesto.
Impostare il formato
6
Facciamo clic col tasto destro sul controllo e
dal menu scegliamo Formato controllo. In Avanzamentoo digitiamo 1000,
0 clicchiamo su Collegamento cellaa e su A2.
2 Confermiamo con Ok.
k Ad ogni clic
sulla freccia verso l’alto del controllo, gli importi
vengono aumentati di 25.000 euro e le rate cambiano di conseguenza.
Matrice con due argomenti
12
Osserviamo le celle di input.
t Clicchiamo su
K66 e troviamo in essa la formula a matrice {=TABELLA(I7;I6)}, che prende come riferimento
entrambe le celle di input: C17,
7 contenente la durata del mutuo, e riferita ad i valori in riga K5:M5.
5
E C16,
6 relativa al tasso, riferita ai valori in colonna
dell’intervallo J6:J8.
8
69
Ottobre
Excel in pratica
L’ottimizzazione
passa da Excel
Scopriamo come utilizzare il Risolutore, uno degli strumenti
di analisi e simulazione presenti nel foglio di calcolo, per trovare
automaticamente la soluzione migliore ai nostri problemi
1
Apriamo Excel. Se nella scheda Dati/Gruppo
Analisi manca il Risolutore, carichiamolo cliccando sul pulsante Office e su Opzioni di Excel. Qui
premiamo Componenti aggiuntivi e, dal menu in
basso Gestisci, selezioniamo Componenti aggiuntivi
di Excel. Premiamo Vai, spuntiamo la voce Componente aggiuntivo Risolutore e clicchiamo OK.
2
Costruiamo la tabella in un foglio vuoto.
Nell’esempio, i costi di produzione sono in
F5:F10, i costi fissi in G5:G10, i costi di marketing in H5:H10, i costi per la pubblicità in I5:I10 e
i costi totali in J5:J10. Prepariamo i vincoli dei
costi: il primo è in J16, con il costo massimo
del progetto (€ 500.000).
Avviare il Risolutore
7
Quando i vincoli sono completati, facciamo
clic su Ok per tornare alla finestra Parametri
del Risolutore. Notiamo che tutti i vincoli definiti
in precedenza compaiono nell’elenco Vincoli;
da cui è possibile modificarli o eliminarli. Facciamo clic su Risolvi oppure premiamo Invio per
avviare il Risolutore.
68
Office
Costi da rispettare
Una tabella di partenza
Installiamo il componente
3
Nella cella J15, il secondo vincolo da inserire
è rappresentato dai costi di marketing, che
non devono essere inferiori a € 6.000 per progetto. Mentre il budget massimo per progetto
nella cella J14 è fissato a € 50.000. Selezioniamo
la cella obiettivo, J12, e scegliamo Risolutore dal
gruppo Analisi (scheda Dati).
Obiettivo raggiunto
8
Durante l’operazione, nella barra di stato,
appaiono i calcoli eseguiti da Excel mentre
passa in rassegna i vincoli. Quando il Risolutore
raggiunge una conclusione, appare una finestra
che indica il risultato e le modifiche apportate,
ai valori specificati nel foglio di lavoro, per raggiungere l’obiettivo.
Ed ecco i risultati
9
Una volta che il Risolutore avrà trovato la soluzione ottimale per il problema, nelle celle
modificate i progetti ammontano tutti a € 50.000
e il budget totale è stato impostato a € 500.000.
Possiamo salvare i risultati e creare un rapporto
di risoluzione, che mostri lo scenario originale di
costi e il risultato finale.
[CTRL]+[Q] nasconde le righe selezionate
Quando in Excel si ha la necessità di eseguire sui dati verifiche
e previsioni, che rispondano alla
domanda “che cosa succede se” (in inglese “what-if ”), è possibile disporre di alcuni potenti strumenti di analisi e simulazione. Questi hanno la funzione di fornire
un aiuto nel risolvere problemi (anche
abbastanza complessi) grazie all’impiego
di variabili e vincoli. Il Risolutore, di cui
ci occupiamo in questo articolo, è una di
queste funzionalità, tra cui sono incluse
anche la Ricerca obiettivo, gli Scenari e la
Tabella dati. Esso consente di trovare un
valore ottimale e simulare scenari ipotetici per una formula (contenuta nella cella obiettivo), in presenza di un risultato
noto. Il tutto affidando ad Excel il compito di modificare i valori delle celle varia-
bili riferite a tale formula, per far sì che
essa generi il risultato richiesto. È anche
possibile restringere il campo dei valori
da utilizzare nel modello, applicando più
vincoli alle celle variabili. Nell’esempio
dell’articolo ricorriamo al risolutore per
ottimizzare il costo totale di un insieme di
progetti aziendali, intervenendo opportunamente sui costi di marketing e pubblicità impiegati per ciascuno di essi. E
impostando come vincoli il limite massimo del budget totale, del budget per ogni
progetto e il valore minimo per i costi di
marketing.
Nella finestra Parametri del Risolutoree definiamo i parametri da usare per risolvere il problema. Vogliamo che nella cella obiettivo (cella
J12 selezionata) vengano memorizzati gli euro
totali spesi, che devono equivalere al budget
massimo, € 500.000. Clicchiamo su Maxx e digitiamo 500000 nella casella Valore di.
i
Il primo vincolo
5
In Cambiando le cellee selezioniamo le celle
H5:I100 (i costi di marketing e pubblicità che
il Risolutore modificherà per ottenere il risultato
ottimale). Con Aggiungii creiamo il primo vincolo,
cioè la spesa massima di € 50.000 a progetto.
Selezioniamo J5:J10,
0 scegliamo l’operatore = e
clicchiamo sulla cella J14.
Tornare all’origine
10
Selezioniamo Valori,
i sotto Rapportii nella
finestra Risultato del Risolutore, e facciamo
clic sul pulsante Salva scenarioo (per visualizzare la
finestra omonima). Se invece lo scenario finale
non corrisponde a quello che stavamo cercando,
ritorniamo allo stato originario del foglio cliccando su Ripristina i valori originali.
i
Prima di avviare il Risolutore su un problema
complesso (e che quindi prevediamo lungo
da risolvere), o che potrebbe richiedere un’eccessiva
potenza di calcolo, è bene modificare alcune impostazioni. Clicchiamo sul pulsante Opzioni, della finestra
contenente i Parametri del Risolutore. Verrà così visualizzata la sezione Opzioni del Risolutore. Qui, oltre
a specificare opzioni avanzate riguardanti il comportamento dello strumento di analisi, sarà possibile indicare
il numero massimo di iterazioni consentite al problema.
In alternativa, si può optare per la definizione del tempo
massimo (in secondi) da impiegare nella ricerca della
soluzione, prima di abbandonare l’iterazione.
Nel CD / Esempi
Risolutore.xlsx
Cella obiettivo
4
Tempo al tempo
Scenari a confronto
11
Se il risultato ci soddisfa clicchiamo OK,
K
cosicché Excel generi due scenari del problema. Questo porterà al ripristino dei valori e
creerà il rapporto su un foglio separato, per consentire il confronto tra i valori originari (assieme
al nome della categoria) e quelli modificati; visualizzando così le celle con variazioni.
Altre relazioni
6
Nell’intervallo H5:H100 aggiungiamo il vincolo
riguardante i costi di marketing, maggiori o
uguali al vincolo impostato nella cella J15,
5 di €
6.000. Facciamo clic su Aggiungii e specifichiamolo usando l’operatore >=. L’ultimo vincolo è
rappresentato dal budget totale, che deve equivalere a € 500.000, cioè “J12=J16”.
6
Iterare la soluzione
12
Se il Risolutore raggiunge il tempo massimo, o il numero fissato di iterazioni, senza
trovare una soluzione, compare la finestra Soluzione di prova. Cliccando su Interrompii faremo
apparire la finestra Risultato del Risolutore, mentre
cliccando su Continuaa il processo riprenderà, forrnendo la soluzione successiva.
69
Giugno
Excel in pratica
Recupera le cartelle
Excel danneggiate
Dalla modalità di recupero dati alle soluzioni manuali
per ripristinare i fogli di calcolo corrotti. I nostri esperti ti spiegano
i trucchi per arginare ogni inconveniente con le cartelle di lavoro
1
Se la cartella di lavoro non si apre, modifichiamo le impostazioni dell’opzione di calcolo. Apriamo una nuova cartella di lavoro, clicchiamo il logo di Office e poi Opzioni di Excel. Scegliamo
la voce Formule e, nelle Opzioni di Calcolo, facciamo
clic su Manuale e su OK. Riproviamo quindi ad
aprire la cartella.
2
Agiamo diversamente se l’annullamento del
ricalcolo non funziona, cercando di intervenire manualmente. Facciamo clic sul pulsante logo
di Microsoft Office, quindi su Apri. Nella finestra di
dialogo selezionare la cartella rovinata e fare clic
sulla freccia accanto ad Apri, per selezionare Apri
e ripristina.
Chiudere i file SYLK
7
Alla chiusura del file viene richiesto di salvare le modifiche apportate. Clicchiamo Sì nel
messaggio visualizzato e nuovamente Sì in quello relativo alla non compatibilità della cartella.
Adesso è possibile verificare che tutte le modifiche apportate siano state salvate, aprendo nuovamente il file.
70
Office
Estrarre i dati
Ripristino manuale
Il caso più semplice
3
A questo punto è possibile recuperare la
maggiore quantità di dati dalla cartella di
lavoro deteriorata con un clic su Ripristina. In alternativa, si possono anche estrarre solo valori e
formule. Quando il tentativo di ripristinare la cartella di lavoro per intero non riesce, basta cliccare su Estrai dati.
Salvare la cartella
8
Per salvare tutti i fogli della cartella, facciamo
clic su Tutti i file o su File SYLK nell’elenco Tipo
file. Dal logo di Office selezioniamo Salva con nome.
Nella casella Nome file digitiamo un nome per creare una copia senza sostituire l’originale e clic su
Salva. Continuiamo salvando ogni foglio di lavoro
separatamente.
Recupero dei dati grafici
9
Qualora al nostro foglio di lavoro fosse collegato un grafico, possiamo provare a recuperare quantomeno i sui dati attraverso l’uso di una
macro. Apriamo il foglio di calcolo con il grafico
e inseriamo un nuovo foglio con nome ChartData.
Apriamo l’editor Visual Basic con la combinazione [Alt]+[F11].
[Alt]+[F8] apre la finestra visualizza macro
Lavorando con il foglio di calcolo a
tutti sarà capitato, almeno una volta,
di incorrere nello spiacevole inconveniente di ritrovarsi con una cartella di lavoro Excel che non si vuole più aprire. Come
far fronte a questo problema? In realtà esistono diversi metodi da seguire per arginare
l’inconveniente. Innanzi tutto, solitamente, il programma avvia automaticamente la
modalità di recupero dati, eseguendo un
tentativo di ripristino e riapertura della cartella di lavoro. Tale operazione non sempre
va a buon fine, per cui bisogna procedere al
recupero manuale o eventualmente tentare
manovre alternative. Qualora anche queste
dovessero risultare vane, si può far uso di
soluzioni software di terze parti (per salvare i dati della cartella danneggiata). Spesso,
però, il problema è più semplice di quello
che può apparire, in quanto può verificarsi
un errore del disco, o un errore di rete, che
impedisce l’apertura del file. In tal caso basta
spostare la cartella su un altro disco rigido, o
dalla rete su un disco locale, e ripristinare il
nostro lavoro. Ad ogni modo prevenire è meglio che curare, perciò è sempre utile salvare
spesso la cartella ed eventualmente crearne una copia di backup (tutte le volte che
si esegue il salvataggio). Inoltre si può prevedere la creazione automatica di un file di
recupero a intervalli specifici, che permetta
l’accesso ad una copia della cartella di lavoro qualora l’originale venisse danneggiata o
eliminata involontariamente.
Qualora la cartella non dovesse aprirsi con i
metodi sinora elencati, possiamo provare ad
escludere gli elementi danneggiati del file, salvando la cartella in formato SYLK (Symbolic Link).
Dal pulsante di Office andiamo in Salva con nome/
Altri Formati,
i selezioniamo SYLK (Connessione logica)
come tipo file e poi clic su Salva.
Macro_recupero.txt
Salvare il foglio
5
Salvando in formato SYLK è possibile salvare solo il foglio attivo nella cartella di lavoro.
Nel caso in cui la cartella contenga più fogli, il
programma ci segnala che il tipo di estensione
selezionata non supporta le cartelle a fogli multipli. A questo punto non resta che cliccare su OK
per salvare solo il foglio attivo.
Una macro ad hoc
10
Dal menu Inseriscii selezioniamo Modulo
e dalla sezione Esempii del DVD apriamo
il file Macro_recupero.txt.
t Copiamone il testo nel
modulo vuoto. Chiudiamo l’editor, selezioniamo
la serie x dei dati del grafico e visualizziamo la
macro con [Alt]+[F8].
] Premiamo Esegui.
i I dati recuperati saranno incollati nel foglio ChartData.
Un’alternativa al recupero dei dati è aprire la
cartella danneggiata con Word (è necessario
che sia installato il convertitore di Excel). È bene specificare che questo metodo non recupera fogli modulo, di dialogo, grafici, macro o grafici incorporati.
Stesso dicasi per le formule. In alternativa, possiamo
riprendere solo i risultati visualizzati in quel dato momento nelle celle della cartella di lavoro danneggiata.
Anche WordPad consente l’apertura della cartella.
Nel caso questa stentasse ad aprirsi, sarà necessario recuperare il codice Visual Basic nei moduli e nei
moduli di classe, ricercando le parole Sub o Function
per individuare il codice più velocemente.
Nel DVD / Esempi
Il formato SYLK
4
Un aiuto da Word
Meglio prevenire
11
Per prevenire la perdita di dati facciamo
clic su logo di Office/Salva con nome. Nuovamente clic su Opzioni generali e selezioniamo
Salvataggio. Attiviamo ora la casella Salva informazioni di salvataggio automatico ogni e specifichiamo
nell’apposita casella la frequenza di salvataggio
in minuti.
Cartella incompatibile
6
Quando viene salvata la cartella di lavoro
nel formato SYLK, a volte capita che Excel
segnali la non compatibilità della cartella stessa
con il formato scelto. Nel caso si presenti questa
eventualità, facciamo clic su Sì nel messaggio
visualizzato e, dal pulsante logo di Office, clicchiamo su Chiudi.
i
Specifiche del backup
12
A questo punto assicuriamoci che la casella disattiva salvataggio automatico solo per
questa cartella di lavoro non sia selezionata, altrimenti il programma non effettuerà alcun salvataggio. Specifichiamo in Percorso file salvataggio
automaticoo la posizione in cui sarà salvato il file di
recupero e infine confermiamo con OK.
K
71
Aprile
Excel in pratica
Non perdiamo
i Riferimenti!
Tra gli argomenti “difficili” da capire, rientrano sicuramente
i Riferimenti di cella: scopriamo a cosa servono ed impariamo
ad utilizzarli a dovere nei fogli di calcolo
Creazione prospetto
In un foglio di lavoro vuoto creiamo una tabella nell’intervallo B2:J10. In C2 digitiamo
l’etichetta “% aumento”. In D2:J2 inseriamo i nomi dei primi sei mesi dell’anno. In B3:B10
digitiamo nomi di prodotti informatici. Formattiamo C3:C10 con formato percentuale, inseriamo
0,02 in C3 e ricopiamolo fino a C10.
1
Aggiunta nome
7
Nella finestra che appare, Nuovo nome, digitiamo il nome scelto, quindi indichiamo a
quale ambito vogliamo associarlo (tutta la
cartella di lavoro o un foglio specifico). Possiamo
aggiungere un commento (massimo 255 caratteri).
In basso, in Riferito a, appare già inserito il riferimento
della cella, di tipo assoluto.
72
Office
Aumenti di prezzo
2
Formattiamo D3:I9 come Valuta. Inseriamo
prezzi ipotetici in D3:D9. In E3 digitiamo
=D3*(1+C3) che calcola il prezzo di gennaio aumentato del 2%. Ricopiamo la formula fino
a E9. Selezioniamo l’intervallo E3:E9 e ricopiamolo in F3:F9, posizionando il mouse nella cella E9 e
trascinando verso destra.
Nomi da etichette
8
Un modo più rapido per denominare
celle e intervalli consiste nel digitare il
nome direttamente nella Casella nome e
premere[Invio]. Possiamo inoltre estrarre i nomi
dalle etichette di riga e colonna esistenti nell’intervallo. Per farlo, ci basta selezionare la tabella
includendo le etichette (intervallo B2:I9).
Riferimenti relativi
3
Notiamo che l’operazione ha generato
una serie di errori palesi: gli importi risultanti infatti sono abnormi. Ciò accade perché abbiamo usato riferimenti di cella relativi. In
F3 appare infatti la formula =E3*(1+D3), che moltiplica per E3 il valore di D3 anziché quello presente
in C3, cioè la percentuale.
Riga o colonna
9
Nel gruppo Nomi definiti (scheda Formule)
facciamo clic su Crea da selezione. Appare
la finestra Crea nomi da selezione. Indichiamo la posizione delle etichette nella tabella
selezionando la casella Riga superiore, Colonna sinistra, contenenti le celle in cui sono presenti i nomi
dei mesi e dei prodotti.
[CTRL]+[MAIUSC]+[:] inserisce l’ora corrente
Una delle prime nozioni che vengono
insegnate a chi è sta iniziando ad utilizzare Excel, riguarda i riferimenti di
cella
a ossia il meccanismo tipico dei fogli elettronici per cui, quando si ricopia una formula
a da
una cella verso un’altra, cambia in automatico
anche il riferimento alle celle contenute. Se per
esempio, ci troviamo nella cella C4, e la formula
nella cella è A4+B4, trascinando dalla cella C4
la formula sulla cella C5, ci ritroveremo con la
stessa formula ma riferita a una riga sottostante (A5+B5). Questa sorta di “aggiustamento”
automatico dei riferimenti, che per tale motivo
vengono detti “relativi”, è molto comoda per
chi lavora con celle e formule. Come vediamo
nell’articolo, però, nel caso in cui si voglia mantenere fissa
a una delle due celle coinvolte in una
formula, bisogna ricorrere ad un diverso tipo
di riferimento, detto “assoluto”. Per definirlo
basta inserire davanti alla lettera
a della colonna
a (per tenere fissa la colonna) o al numero di
riga
a (per tenere fissa la riga) il simbolo $, il cosiddetto “segno di dollaro”, che per l’appunto
mantiene immutato il riferimento nella copia.
Terzo tipo di riferimento è quello “misto”, in cui
ad aggiustarsi è o la riga o la colonna, a seconda
della posizione del “$”. Un modo per fare chiarezza e gestire meglio le formule, comunque, è
assegnare nomii a celle o intervalli che si vuole
rendere “assoluti”, e del resto Excel consente anche di denominare in modo automatico gli intervalli in base alle etichette di riga
a o colonna
in cui si trovano.
Riferimenti assoluti
4
Per correggere i calcoli dobbiamo usare i
riferimenti assoluti nella formula della cella E3,
3 in questo modo: =D3*(1+$C$3)
3 . Per
inserire i segni di “dollaro” in C33 usiamo il tasto
[F4].
] Premiamo [Invio].
] Ricopiamo la formula fino
a E99 e l’intervallo E3:E99 nella colonna adiacente.
Otteniamo così risultati corretti.
Nomi in colonna…
10
Se nella cella D100 digitiamo una forrmula che calcola la somma dei valori
presenti nella colonna D sottostante
l’etichetta gen e selezioniamo le celle D3:D99 con il
mouse, notiamo che nella cella D10,
0 dopo la funzione =SOMMA(,
( appare automaticamente il nome
dell’intervallo gen, con la formula =SOMMA(gen).
Nomi sotto controllo
In Excel 2007 l’aspetto e l’organizzazione della
finestra per la visualizzazione dei nomi creati
nella cartella di lavoro corrente sono stati ridisegnati.
Per accedere alla funzionalità va fatto clic su Gestione
nomi, nel gruppo Nomi definiti. La finestra consente di
individuare i nomi con errori, controllarne il valore o il
riferimento, visualizzare o modificare i commenti o definire l’ambito. Cliccando su Filtro è possibile filtrarne
l’elenco, il che risulta utile per esempio per isolare i
nomi contenenti errori. Gli altri pulsanti permettono di
aggiungere nuovi nomi, modificare o eliminare quelli
esistenti
ESEMPI
Riferimenti.xlsx
Riferimenti misti
5
Si possono anche usare i riferimenti misti, che prevedono l’uso di una colonna
assoluta e una riga relativa o viceversa.
Se copiamo la formula =C3*(1+$A3)) nelle righe
adiacenti e nelle colonne sottostanti, il riferimento relativo alla riga 3 si adatta automaticamente,
mentre quello assoluto alla colonna A no.
…ed in riga
11
Otteniamo un risultato simile digitando
una formula che calcoli il totale dei valori di una riga. Prima però spostiamo la
colonna “% aumento” nell’intervallo A2:A9.
9 Poi clicchiamo in I3,
3 digitiamo =SOMMA, apriamo parentesi e
selezioniamo C4:H4.
4 Appare il nome dell’etichetta Pc.
c
Chiudiamo parentesi e premiamo [Invio].
]
Celle denominate
6
Se nelle formule utilizziamo nomi di celle
anziché riferimenti, possiamo riconoscerr
le e gestirle più facilmente. Excel consente di dare un nome ad un intervallo di celle, una
funzione, una costante o una tabella. Clicchiamo
sulla cella C3,
3 per esempio, e selezioniamo la
scheda Formule/Nomi definiti/Definisci nome.
Incolliamo nomi
12
Possiamo usare i nomi delle celle definiti
in base alle etichette in formule anche
esterne alla tabella, con il comando Usa
nella formula. Per esempio, con Somma ci basta digitare il segno “=”, la funzione, aprire la parentesi, clic
sul nome nell’elenco Incolla nomi, chiudere parentesi
e premere[Invio].
]
73
Aprile
Excel in pratica
Prevedi il futuro
con gli scenari
Grazie agli strumenti di Excel è possibile calcolare in anticipo
il modo in cui evolverà una situazione finanziaria. Ecco come
eseguire un’analisi che prenda in considerazione ogni alternativa
1
In un foglio vuoto denominiamo le celle B9,
C9, D9 e E9 “Tasso.interesse”, “Periodo”,
“Importo” e “Rata”. In B9 immettiamo il tasso in formato percentuale, in C9 il periodo (la
durata del pagamento in mesi), in D9 l’importo
prestato. In E9 digitiamo la formula =RATA(Tasso.
interesse/12;Periodo;-Importo).
2
In F9 inseriamo =Rata*Periodo-Importo, ovvero
il valore “Totale.interessi”, che calcola la differenza tra rate annuali e importo iniziale. Questa,
e la formula in E9, costituiranno le celle risultato;
mentre B9 e C9 le celle variabili. Selezioniamo le
celle variabili e clicchiamo Dati/Analisi di simulazione/Gestione scenari.
Una copia dei dati
7
Se selezioniamo uno scenario e poi clicchiamo su Mostra, possiamo visualizzare i risultati
modificati direttamente nelle celle variabili e nelle
celle risultato. I valori reali in tal modo vengono
sostituiti da quelli ipotizzati. Per evitare di distruggere i dati originali, è consigliabile salvare
una copia del foglio.
68
Office
Magazine Luglio/Agosto 2010
Primo scenario
Impostare le celle
Definire il foglio
3
Nella finestra Gestione scenari Excel ci comunica di non aver trovato scenari nel foglio corrente. Per crearne uno facciamo clic su Aggiungi.
Nella finestra successiva Aggiungi scenario, in Celle
variabili è visibile l’intervallo B9:C9. Questo primo
scenario va denominato “Tasso basso a termine
corrente”.
Recuperare gli originali
8
Il vantaggio di usare il comando Mostra consiste nel poter mettere a confronto immediatamente l’ipotesi con i dati reali nella medesima
posizione. Ad ogni modo le informazioni originali
sono recuperabili subito dopo l’operazione. Anche dopo aver fatto clic sul pulsante Mostra, annullando la sostituzione con Annulla.
Una visione d’insieme
9
Per ottenere la visione globale degli importi,
si può utilizzare lo strumento Riepilogo scenari;
con cui Excel produce un nuovo foglio in modo
automatico. Creandone più di uno, il programma
li numera in sequenza. Per avviare il Riepilogo Scenari clicchiamo sul pulsante Riepilogo nella finestra Gestione scenari.
[CTRL]+[F3] definisce un nome
Quando si è alle prese con investimenti, la richiesta di finanziamenti, o qualsivoglia operazione
finanziaria, individuare la migliore tra più
opzioni non è sempre facile. Avere uno
strumento che ci supporti nelle decisioni,
indicandoci magari i possibili scenari futuri, potrebbe certamente rendere più semplice la valutazione. Proprio per far fronte
a questa esigenza, Excel mette a disposizione le “analisi di simulazione”. Queste
consentono di confrontare le possibilità
disponibili, valutando l’effetto delle differenti variazioni dei dati. In questo articolo
ci occuperemo di uno di questi strumenti:
gli scenari (detti anche gruppi di dati alternativi). Essi prevedono singolarmente
fino a 32 valori variabili e si possono applicare a più fogli o cartelle di lavoro; unen-
doli poi in un unico foglio (il Riepilogo
Scenari). Ogni scenario ha bisogno di una
o più celle variabili (da sostituirsi poi con
le alternative) e di una o più celle risultato,
contenenti una formula. È possibile creare e salvare diversi gruppi di valori di un
foglio di lavoro e passare a tali scenari per
visualizzare i vari risultati. Di solito si parla
di scenari al plurale, in quanto uno solo di
essi può proporre un’unica alternativa ai
dati da confrontare. Ecco perché vengono
utilizzati più elementi in una singola sessione. Nell’esempio trattato useremo gli
scenari per scegliere il più conveniente fra
tre tipi di prestiti.
Clicchiamo Ok.
k In Valori scenarioo digitiamo i
valori da sostituire a quelli reali. Nella casella
1 immettiamo un tasso inferiore rispetto al precedente e, nella 2, inseriamo un numero di mesi
uguale a quello corrente. Clicchiamo su Aggiungi
per attivare il secondo scenario che chiameremo
“Tasso corrente a lungo termine”.
Secondo scenario
5
Ripetiamo una seconda volta l’operazione di
inserimento, con un tasso analogo al precedente ma un numero doppio di mesi. Al termine
clicchiamo su Ok.
k Nella finestra di Gestione scenari
è riportato l’elenco dei tre scenari creati. In basso ritroviamo il riferimento assoluto delle celle
variabili e l’eventuale commento.
Celle variabili
10
Si aprirà così la finestra Riepilogo Scenari,
i in
cui possiamo scegliere tra due differenti tipi di rapporto: Riepilogoo e Scenario rapporto di
Tabella pivot.
t Clicchiamo sul primo. Nella casella
sottostante immettiamo le celle risultato. Sul foglio di lavoro dovremo selezionare entrambe le
celle E9 ed F9.
Abbiamo accennato al fatto che, nella fase relativa alla creazione del riepilogo scenari, è possibile trasferire i gruppi di dati alternativi nella struttura
di una particolare tabella pivot, detta Scenario rapporto di Tabella pivot (anziché visualizzarli nel rapporto
riepilogativo 2D, come descritto nel tutorial). In tal caso,
nell’area Dati della tabella pivot, il programma pone
automaticamente le celle risultato; e, nell’area Riga, le
celle variabili (poi “ruotabili” a piacere). È bene considerare che: più numerosi sono gli scenari confrontati,
più utile risulta la possibilità di visualizzare i dati secondo prospettive sempre diverse.
Nel DVD / Esempi
Scenari.xlsx
Tasso e periodo
4
Se il riepilogo è pivottante…
Riepilogo completato
11
Confermiamo l’inserimento con Ok.
k Il nuovo
foglio Riepilogo scenarii viene creato automaticamente da Excel, che lo posiziona alla sinistra
del foglio corrente (contenente i dati reali). Possiamo ora confrontare i tre finanziamenti e avere
il colpo d’occhio sulle differenze che intercorrono fra le alternative.
Modificare o eliminare?
6
Per modificare uno o più scenari clicchiamo su Modifica. Excel aggiunge nell’area dei
commenti il testo “Modificato da…..il….”” sotto al
commento precedente. Con Aggiungii si possono
creare altri scenari, con Eliminaa rimuoverli. Cliccando su Chiudii gli scenari non producono alcun
effetto, ma non vengono cancellati.
Il report finale
12
Facendo clic su Unisci,
i nella finestra Gestione scenari,
i possiamo inserire e combinare
in un foglio di lavoro gli scenari già creati in un
altro. Una volta selezionati i fogli di origine, dei
quali viene indicata la presenza o meno di uno
scenario, ci è possibile creare un Riepilogo Scenari
con gli scenari raggruppati.
69
Luglio/Agosto
352*(77,35$7,&,3(5(;&(/
&RS\ULJKW(GL]LRQL0DVWHU6S$
7XWWLLGLULWWLVRQRULVHUYDWL
,OFRQWHQXWRGLTXHVW¶RSHUDDQFKHVHFXUDWRFRQVFUXSRORVDDWWHQ]LRQH
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5HGD]LRQH)UDQFHVFR)RUHVWLHUR
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5HDOL]]D]LRQHJUD¿FD&URPDWLND6UO
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$UW'LUHFWRU0DULR9HOWUL
5HVSRQVDELOHJUD¿FRGLSURJHWWR/HRQDUGR&RFHULR
5HVSRQVDELOH$UHD7HFQLFD*LDQFDUOR6LFLOLD
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