Piano di razionalizzazione 2009 - 2011

Allegato A)
SETTORE III - Ufficio “Controllo di gestione”
PIANO TRIENNALE DI RAZIONALIZZAZIONE E CONTENIMENTO DI ALCUNE SPESE DI
FUNZIONAMENTO EX ART. 2 COMMI 594 E SEGUENTI DELLA LEGGE FINANZIARIA 2008.
TRIENNIO 2009 – 2011.
In una Pubblica Amministrazione ispirata a criteri di efficienza, efficacia ed economicità il contenimento delle
spese per l’acquisto di beni e servizi necessari al funzionamento delle strutture interne è un obiettivo
fondamentale, in particolare per poter garantire il massimo utilizzo delle risorse disponibili per investimenti ed
interventi volti a soddisfare le necessità degli utenti.
La Legge n. 244 del 24.12.2007 (Legge Finanziaria 2008) all’articolo 2, commi 594 e seguenti, prevede alcuni
rilevanti disposizioni dirette al contenimento ed alla razionalizzazione delle spese di funzionamento delle
strutture delle pubbliche amministrazioni, che debbono concretizzarsi essenzialmente nell’adozione di piani
triennali finalizzati all’utilizzo di determinati beni.
In particolare la Legge finanziaria individua, tra le dotazioni oggetto del piano, quelle strumentali, anche
informatiche, che corredano le stazioni di lavoro nell’automazione dell’ufficio, le autovetture di servizio, le
apparecchiature di telefonia mobile ed i beni immobili ad uso abitativo o di servizio.
La Finanziaria 2009 ed i relativi collegati non hanno apportato modifiche alle disposizioni sopra richiamate.
Di seguito vengono pertanto riportate le misure adottate dal Comune di Vaglia, nonché quei provvedimenti da
adottare al fine di ottemperare alle disposizioni di legge sopra richiamate.
LE DOTAZIONI STRUMENTALI
Nel piano di razionalizzaione questa Amministrazione, oltre ad ottemperare i punti indicati dalla Legge
Finanziaria 2008, ha inteso inserire anche le misure adottate dal Settore Risorse - Ufficio Economato nell’effettuazione dell’acquisto di beni di consumo e nella fornitura di servizi.
UFFICIO ECONOMATO
CANCELLERIA, CARTA E CONSUMABILI PER STAMPANTI E FAX
Al termine dell’anno 2008, in previsione del rinnovo delle forniture e dei servizi per l’anno 2009 dall’Ufficio
Economato è stata svolta sia una ricognizione sul materiale ancora disponibile in magazzino (rimanenze degli
anni passati), sia una mappatura circa le necessità di materiale di cancelleria per ciascuno Ufficio, in modo tale da
effettuare un impegno di spesa per la fornitura in questione il più precisa possibile, prevedendo di consumare in
primis le rimanenze ed effettuando via via le nuove ordinazioni, onde evitare sprechi ed eccessi.
Per quanto riguarda l’acquisto di carta bianca formato A/4 multifunzione, sempre l’Ufficio Economato,
riscontrando la presenza di una eccessiva quantità di carta intestata col Logo del Comune, da tempo poco
utilizzata, ha sollecitato l’uso della stessa sia per gli atti destinati all’esterno che per quelli interni, e per effettuare
copie ed appunti. Mentre l’uso della carta bianca avviene solo per motivi urgenti e improrogabili legati a
particolari atti esterni e/o documenti. Questo ha determinato per l’anno in corso una sensibile riduzione dei
costi per l’acquisto di carta bianca, che dovremo saper contenere anche per gli anni successivi.
Inoltre, nei giorni scorsi con circolare del 21.11.2009 Prot. 14084, è stata data comunicazione a tutti gli Uffici
circa la recente approvazione da parte del Ministero dell’ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare del
D.M. 12/10/2009 “Criteri ambientali minimi per l’acquisto di ammendamenti e per l’acquisto di carta in risme
da parte della Pubblica Amministrazione” il quale decreta il rispetto di criteri minimi ambientali nel comsumo
della carta. In particolare, sarebbe opportuno acquistare per il 50% del fabbisogno carta riciclata, ovviamente
previa valutazione della compatibilità con le nostre macchine, e comunque razionalizzare il consumo della carta
laddove è possibile.
In merito a quanto sopra sono state fornite ai dipendenti le seguenti indicazioni:
- limitare il numero di copie, incrementando l’utilizzo della posta elettronica, e nel nostro caso delle
cartelle presenti in Netserver T per la diffusione e condivisione della documentazione;
- evitare la stampa di documenti che possono essere consultati a video;
- adottare la modalità di copia fronte/retro e preferire la stampa di più pagine per foglio;
- adottare la modalità di stampa di fotocopie in formati ridotti;
- riutilizzare per le stampe di lavoro carta già stampata su un lato.
A tal proposito, sarà compito dell’Ufficio Economato in accordo con l’Ufficio CED la verifica delle
caratteristiche delle stampanti attualmente in uso, al fine di poter utilizzare anche carta riciclata.
La procedura di cui sopra è stata seguita anche per i consumabili, ovvero toner e cartucce per stampanti e fax
presenti nei vari Uffici. In particolar modo per ridurre il consumo delle cartucce e dunque dei relativi costi, oltre
ad ottimizzarne le ordinazioni, il Settore Risorse ha dato indicazioni di utilizzare le stampanti in rete (attualmente
4) presenti in entrambe le sedi del Comune: n. 3 allocate nella sede principale di Via Bolognese, cui afferiscono i
Settori I, II, III e IV; n. 1 allocata nella sede distaccata, di Via della Stazione, in cui sono presenti i Settori V e VI.
In quanto, trattasi di stampanti a noleggio, il cui fornitore, nel contratto di noleggio, oltre la manutenzione, è
chiamato a fornire anche il toner nero (il toner a colori è invece a pagamento), pertanto, concentrando le stampe,
soprattutto quelle più cospicue, nelle stampanti a rete si ottiene un risparmio sull’acquisto dei toner.
Inoltre, lo stesso Settore ha dato indicazione di non utilizzare toner colorati se non per necessità urgenti ed
improrogabili, stimolando un senso di responsabilità nella ottimizzazione delle risorse da parte di tutti:
Responsabili e Personale Amministrativo.
ABBONAMENTI QUOTIDIANI E RIVISTE – CORSI DI FORMAZIONE PERSONALE
INTERNO
Anche per gli abbonamenti alla fine del 2008 in previsione del rinnovo del 2009 l’Ufficio Economato, come tutti
gli anni, ha richiesto ai vari Uffici di indicare le necessità in relazione al rinnovo o meno di abbonamenti di riviste
di settore e quotidiani. Tale rilevazione ha portato alla riduzione di alcuni abbonamenti ed al passaggio di
abbonamenti dal cartaceo al telematico conseguendo un risparmio ed una maggiore efficienza nella fruibilità del
prodotto. Inoltre, essendo questa Amministrazione socia ANUTEL è stato possibile rinnovare 2 abbonamenti
per l’anno 2009 (Tributi Locali e Regionali e Italia Oggi ad un prezzo inferiore, ovvero da 158,00 a 143,00 per il
primo periodico e da 276,00 a 240,00 per il quotidiano). Ad oggi si può fare una previsione di massima sul
risparmio ottenuto di circa 1.000,00 rispetto allos corso anno.
Questa analisi del fabbisogno e delle opportunità verrà perseguita anche nei prossimi anni.
Il Settore III, particolarmente attento alla formazione del personale interno, promuove costantemente la
partecipazione dei propri dipendenti ai seminari formativi nei vari settori di interesse, anche in tal caso, avendo
alla data del 31/12/2008 il nostro Comune una popolazione di 5080 abitanti, al momento della iscrizione,
contattando l’Ente formatore, si è provveduto a richiedere uno sconto, solitamente riservato agli Enti con
abitanti inferiore a 5.000 abitanti, che in alcuni casi ci è stato acconsentito.
UFFICI ECONOMATO e CED
STRUMENTAZIONE INFORMATICA (Dotazione, Fornitura e Assistenza) ai sensi dell’art. 2 c 594
lett. a)
SERVER, PERSONAL COMPUTER E STAMPANTI, FOTOCOPIATRICI E FAX
Effettuata una preliminare ricognizione della situazione esistente con riferimento alla verifica dell’idoneità delle
dotazioni strumentali, anche informatiche, relative ai personal computer e alle stampanti, che corredano le
stazioni di lavoro nell’automazione d’ufficio, si è rilevato che non sussistono ridondanze o sprechi nell’ambito
delle dotazioni strumentali di che trattasi.
I personal computer presenti sono stati acquistati in un periodo che va dal 2000 al 2008.
Laddove i pc hanno evidenziato delle problematiche tecniche sia di software che di hardware si è proceduto alla
riparazione diretta effettuata dal personale dell’Ufficio CED, mentre si è ricorso all’assistenza esterna, con debito
contratto di manutenzione e assistenza annuo, solo per gravi problematiche tecniche.
Dall’anno 2009 il contratto di assistenza, che include i personal computer e le stampanti, è stato fatturato con
cadenza quadrimestrale e non più annuale, in modo da aggiornare l’elenco della strumentazione informatica
qualora si verifichino delle dismissioni causate da guasti irreparabili o per obsolescenza che possono generare
nuovi acquisti, così da garantire l’assistenza sul macchinario effettivamente utilizzato e non in garanzia.
Ad oggi la situazione delle dotazioni strumentali informatiche è la seguente:
- due server aziendali per gli accessi alla rete, per la condivisione di files e documenti, per la
centralizzazione di programmi applicativi condivisi
- un server aziendale (non più utilizzato) per la consultazione di dati relativi agli anni precedenti
- ogni postazione di lavoro del personale impiegatizio è composta da:
una scrivania con cassettiera
una seduta girevole
sedute fisse per il personale che ha rapporti con l’utenza in relazione alle necessità
un telefono fisso o cordless
una calcolatrice se necessaria
personal computer con relativo sistema operativo ed applicativi previsti dai
procedimenti di lavoro da eseguire
collegamento ad una stampante individuale e/o di rete presente nell’ufficio o
comunque al piano in cui si svolge il lavoro, il cui utilizzo, come già annotato al punto
a), deve avvenire per stampare basse quantità di documenti, al fine di utilizzare per la
restante parte, ritenuta la più cospicua, le stampanti/fotocopiatrici di piano.
Da qualche anno è stata fatta la scelta di effettuare il noleggio di fotocopiatrici e stampanti al luogo di acquistare
suddetti macchinari, in quanto nel contratto di noleggio è compresa la fornitura del servizio di assistenza e
manutenzione e del materiale di consumo, alleggerendo così il carico degli Uffici e dunque realizzando un
rapporto costi/benefici migliorativo.
Durante l’anno sono state dismesse n. 2 stampanti a getto di inchiostro, in quanto guaste, la cui riparazione
avrebbe avuto un costo maggiore dell’acquisto, ed un fax. Non si è provveduto alla sostituzione, in quanto gli
Uffici interessati hanno convogliato le stampe e la trasmissione/ricezione dei fax sulla fotocopiatrice/stampante
di piano della propria sede.
Nell’anno 2009 è stato, inoltre, sostituito il centralino che prevede il VoIP (chiamate vocali tramite protocollo
internet), tecnologia che rende possibile effettuare una conversazione telefonica sfruttando la connessione
internet o un’altra rete che utilizza il protocollo IP, anziché passare attraverso la rete telefonica tradizionale, con
minore costo delle chiamate, minori costi delle infrastrutture e nuove funzionalità avanzate come la
documentazione del traffico generato sia a fini di analisi economica che a fini di controllo a campione sul
corretto utilizzo delle dotazioni dell’Amministrazione.
MISURE PREVISTE NEL TRIENNIO 2009/2011
Per quanto di competenza dell’ufficio Economato, le misure adottate, tendenti al perseguimento degli obiettivi di
ottimizzazione del rapporto costi/benefici, sono riproponibili nel triennio, in quanto si sta approntando un
sistema di analisi e di programmazione delle forniture di beni di consumo e di servizi e delle dotazioni
strumentali informatiche in accordo con le esigenze degli Uffici, nonché di verifica di quanto svolto, al fine di
apporre eventuali correzioni e miglioramenti laddove se ne riscontri l’esigenza.
UFFICIO CED
TELEFONIA MOBILE (ai sensi dell’art. 2 comma 595)
Abbiamo un vecchio contratto di Telefonia mobile che risulta ancora conveniente rispetto alle ultime
convenzioni Consip.
Il contratto prevede l’uso di due tipi diversi di SIM:
1) SIM in abbonamento fornito in dotazione ai 6 Responsabili di Settore, al Sindaco, al Vicesindaco più
uno per i restanti assessori
2) SIM ricaricabili fornite ai 4 autisti scuolabus e una di riserva, 1 per un autista SITA per emergenze TPL,
4 per le squadre operai, 2 per i geometri dell’UT, 1 per l’ufficio Anagrafe/stato civile/elettorale, 1 per
l’ufficio Personale – CED, 1 per l’ufficio PM ed 1 per l’ufficio Protezione Civile.
Le SIM sono state date in dotazione a ciascun ufficio che dispone la distribuzione, unitamente ai telefoni
cellulari, a seconda delle necessità.
Ciascuna scheda telefonica, ricaricabili comprese, è predisposta per la doppia fatturazione: le telefonate di
servizio vengono addebitate direttamente sulla fattura del comune, quelle personali vengono fatturate alla
persona che ha in dotazione la scheda o detratte dal credito sulle schede ricaricabili.
Per il traffico viene effettuata una verifica sulle fatture e gli importi generati da ciascuna linea, chiedendo al
fornitore, in caso di dubbi, il dettaglio delle chiamate per gli ulteriori controlli.
Periodicamente l’Ufficio Ced effettua un monitoraggio sulle tariffe proposte dai vari gestori, al fine di rilevare
quelle più economiche, ma la contempo soddisfacenti delle esigenze dell’Ente.
MISURE PREVISTE NEL TRIENNIO 2009/2011
Per quanto concerne questo punto le attività svolte fino ad oggi sono riproponibili nel triennio, in quanto
l’obiettivo dell’Ente è quello di conservare l’attuale dotazione di telefonia mobile, solo laddove ve ne sia la reale
necessità dettata dalle caratteristiche del servizio svolto.
Vaglia lì 25/11/2009
Responsabile Ufficio Controllo di Gestione
Gennari Morena
Allegato B
UFFICIO TECNICO L.L.P.P. e PATRIMONIO
AUTOVETTURE DI SERVIZIO (ai sensi dell’art. 2 comma 594 lett. b)
L’utilizzo del parco macchine è limitato a compiti istituzionali e di servizio. Le auto sono assegnate al
Responsabile del Servizio di riferimento, nel caso del Comune di Vaglia al Settore I Affari generali per le attività
di rappresentanza, al Settore II Sviluppo Economico per il Servizio del Trasporto Scolastico e di Assistenza
sociale, al Settore V L.L.P.P per il Servizio tecnico, di manutenzione, cimiteriale e del Patrimonio ed al Settore
IV per il Servizio di Polizia Municipale.
Generalmente i mezzi di trasporto sono utilizzati in base alla effettiva necessità di realizzare un determinato
servizio, vista la caratteristica del mezzo stesso, mentre quelli del Settore Affari Generali possono essere utilizzati
da tutto il personale amministrativo in caso di necessità, previa compilazione del registro automezzi tenuto
presso la Segreteria.
Gli assegnatari delle auto sono tenuti a curare:
- la manutenzione periodica delle auto,
- le riparazioni per eventuali incidenti o danni occorsi alle autovetture,
- mantenere la pulizia ed il decoreo dell’automezzo.
La fornitura del carburante da questo anno avviene mediante "buoni carburante" della Compagnia ERG,
acquistati mediante la Convenzione attiva del Consip, in quanto risultante più conveniente in termine di gestione
dei rifornimenti di carburante.
La sostituzione dei mezzi esistenti o l’acquisto di nuovi viene effettuata tenuto conto della programmazione
dell’Ente e della gestione complessiva del parco auto.
Di seguito l’elenco dei mezzi in dotazione dell’Ente.
SERVIZIO
Servizi Generali
Servizi alle Strade
Servizi Cimiteriali
Servizio di Polizia Municipale
Servizio di trasporto Scolastico
Sociale
MEZZO
Fiat Panda – benzina
Fiat Stilo – benzina
Fiat Panda 4x4 – benzina
Suzuky Jimny – diesel
Piaggio poker – benzina
Iveco Duty (mod. 35.8) – diesel
Bremach – diesel
Mercedes Atego 1528 – diesel
Terna JCB 3CX – diesel
Miniescavatore Fiat Hitachi (mod. FH16.2)
Rullo compressore Dynapac AB CC 92
Piaggio porter – benzina
Land Rover Defender
Peugeot 307
Moto Aprilia
Moto Ducati
Iveco Cacciamali (blu)
Mercedes Sprinter (blu)
Iveco (giallo)
Iveco Cacciamali Sita (blu)
Iveco (giallo)
Renault Kangoo
Fiat Panda
TARGA
CR 404 ZF
CR 405 ZF
AC 349 PW
CT 036 HP
BT 01331
FI L86511
DF 313 BA
CS 455 KM
FI AH041
AAB682
CJ 355 FD
ZA 725 DC
YA 752 AA
YA 008 00
YA 008 01
CD 002 PT
CW 449 PX
FI M48103
BH 543 FM
DF 379 BB
AY 621 FG
CS 149 KG
MISURE PREVISTE NEL TRIENNIO 2009/2011
Non si evidenzia la necessità di adottare misure atte alla razionalizzazione dell’utilizzo di tali autovetture,
considerato il modesto parco auto disponibile ed il fatto che vengono utilizzate vetture non di lusso, neppure
quale auto di rappresentanza degli Amministratori.
Nel caso in cui sopravvengano eventi incidentali imprevisti, ovvero in caso di guasti irreparabili od altre
inderogabili necessità, l’Ente effettuerà di volta in volta a seconda del caso e del tipo di utilizzazione prevalente
ipotizzata del veicolo, una valutazione tecnico economica sulla convenienza di sostituzione del veicolo (fuori
uso o da rottamare) con uno nuovo, o di noleggio dello stesso nelle forme previste alle convenzioni Consip.
Tali valutazioni dovranno essere adeguatamente ponderate in ragione di:
a) tipo di veicolo da sostituire;
b) utilizzo previsto;
c) tempo di utilizzo;
d) percorrenza annua prevista;
e) andamento dei costi assicurativi e di bollo;
f) andamento dei prezzi di mercato delle auto nuove ed usate;
g) andamento dei costi medi di manutenzione e di riparazione;
Per quanto concerne il comma 596 inerente le dismissioni si precisa che la dotazione attuale, che si ritiene
razionale in relazione alle esigenze di servizio, non consente la riduzione delle autovetture. Come detto in
precedenza, se accadessero straordinarie esigenze di sostituzione, la vecchia autovettura potrà essere ceduta in
permuta e per eventuali e futuri nuovi acquisti non preventivabili alla data di adozione del presente piano, si terrà
conto delle indicazioni di cui al precedente paragrafo.
BENI IMMOBILI AD USO ABITATIVO O DI SERVIZIO (ai sensi dell’art. 2 comma 594 lettera c)
La Legge n.244 art. 2 commi 594 e 599 prevede che nel piano triennale finalizzato alla razionalizzazione
dell'utilizzo delle risorse materiali, siano ricompresi i beni immobili ad uso abitativo o di servizio con l'esclusione
dei beni infrastrutturali. La specifica individuazione degli stessi dovrà essere effettuata a seguito dell'emanazione
del decreto di cui al comma 594.
Quelle di seguito esposte si riferiscono in particolare alle attività che prevedono anche misure di
razionalizzazione dell'utilizzo ai fini del contenimento delle spese gestionali e di funzionamento.
Dal presente piano vengono esclusi gli immobili infrastrutturali.
Attualmente i fabbricati di proprietà comunale utilizzati per i servizi del Comune di Vaglia, constano in :
1. Locali adibiti a Sala Consiliare e Centro Civico;
2. Scuola Infanzia di Montorsoli;
3. Scuola Elementare e Media "Barellai" con annessa palestra;
4. Scuola Materna di Caselline;
5. Scuola Elementare di Vaglia;
6. Farmacia Comunale di Pratolino;
7. Deposito di V. Fiorentina (Ex biblioteca);
8. Edificio in Loc. Bivigliano adibito a sportello farmaceutico;
Attualmente i fabbricati di proprietà comunale ad uso abitativo del Comune di Vaglia, constano in :
• Immobile terra tetto V. di Paterno, 2280 Loc. Paterno;
• Quartiere di civile abitazione Piano Terra e primo con resede esclusivo, V. della Vecchia Scuola 42 Loc.
Bivigliano ;
• Fabbricato terra tetto abitazione del casiere della ex Villa Torlionia V. Uccellatoio 438/a Loc. Pratolino;
• Quartiere in ex edificio scolastico , piano terra V. Fontebuona n. 401/c Loc. Fontebuona;
• Quartiere di civile abitazione piano seminterrato V. Fiorentina 530 Loc. Pratolino;
• Quartiere di civile abitazione piano secondo V. Bolognese 1142, "La Fattoria" Vaglia mq. 47,00 circa ;
• Quartiere di civile abitazione piano secondo V. Bolognese 1142 "La Fattoria" Vaglia mq. 59,00 circa ;
• Quartiere di civile abitazione piano secondo V. Bolognese 1142 "La Fattoria" Vaglia mq. 39,00 circa ;
•
Quartiere di civile abitazione V. della Stazione, 164 Vaglia;
Gli appartamenti della "Fattoria" e di Via della Stazione nel capoluogo di Vaglia sono alloggi ex ATER acquisiti
in base all'Art. 46 della L. 388/2000 ed Art.. 2 della L. 449/97 che non comportano ne introiti né costi di
gestione per effetto della convenzione appositamente stipulata con la Società CASA s.p.a.
L'utilizzo di tali immobili è disciplinato dalla Legge (ex ATER) e in ogni caso da esigenze determinate da
particolari disagi socio-economici.
MISURE PREVISTE NEL TRIENNIO 2009/2011
Proseguendo nella gestione degli immobili comunali, sulla scorta del Piano di alienazione approvato con
Delibera di C/C n. 14 del 12.03.2009 nel triennio 2009/2011 vengono programmate le seguenti attività, che
potranno essere compiute se si reperiranno le necessarie risorse finanziaria (previste ed attuabili):
- Alienazione immobile terra tetto Via di Paterno, 2280 Loc. Paterno, resede di pertinenza esclusiva già ad uso
scolastico fino agli anni 70 comprensivo della casa del custode ed occupato senza titolo dal Sig. Resia;
- Ristrutturazione e ampliamento del Complesso Scolastico Barellai in Loc. Pratolino - 1° lotto – D/GM n. 13
del 12.03.09;
- Manutenzione straordinaria ed adeguamento normativa edificio Comunale in Loc. Fontebuona - D/GM n.
13 del 12.03.09;
Eventuali ulteriori e diverse dismissioni che si dovessero rendere necessarie eventualmente nel futuro, saranno
definite nel rispetto del comma 596 e della normativa vigente.
Vaglia, lì 25.11.2009
Responsabile Ufficio Patrimonio
Geom. Olmi Stefano