Programma di attività del 2016 (versione 3

 Programma di attività di
SERVIZIO AMMINISTRAZIONE E GESTIONE
Versione: 3/2016 (11/01/2017)
Stato: Versione finale (consuntivo) - ESTRATTO (rimosse 2 schede)
Responsabile: DI GIUSTO PAOLO
Email: [email protected]
Tel. 051 527 7612 - 7613 - Fax. 051 5277814
PdA (Unità Funzionale 00000311) v.3/2016 (17/09/2016 - 31/12/2016) - Estratto
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SOMMARIO (estratto, rimosse 2 schede)
Obiettivi di Servizio collegati con area integraz./direzione
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Adempimenti relativi alla gestione del personale e delle attività trasferite dalle
Province
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Un percorso di avvicinamento a una gestione completamente dematerializzata dei
documenti in ambito regionale
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PdA (Unità Funzionale 00000311) v.3/2016 (17/09/2016 - 31/12/2016) - Estratto
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Adempimenti relativi alla gestione del personale e delle attività trasferite dalle Province
Obiettivo di Servizio collegato con area integraz./direzione
Descrizione analitica:
L'inserimento nell'organico regionale di quasi 1000 dipendenti provenienti dalle province comporta un
significativo lavoro di aggiornamento archivi, recupero dati dagli Enti di provenienza, adeguamento e
omogeneizzazione delle informazioni. La presa in carico di tali situazioni è resa più complessa dalla
disomogeneità delle situazioni di provenienza
Responsabilità:
DI GIUSTO PAOLO, dal 01/01/2016 al 31/12/2016
Macro attività:
Procedure connesse alla gestione previdenziale del personale trasferito dalle province
La principale attività conseguente è relativa all’aggiornamento dell’anagrafica in SAP inrelazione ai
servizi/periodi utili ai fini della pensione e liquidazione. Al fine di ricostruire l’anzianità contributiva e il
conseguente aggiornamento in SAP, occorre valutare la possibilità,con gli informatici della Regione e
delle Province, di acquisire automaticamente i dati dalla gestione informatica delle singole Province alla
nostra Banca Dati SAP.
Qualora non fosse realizzabile l’acquisizione automatica si effettuerà l’inserimento manuale
nell’anagrafica SAP dei dati relativi ai servizi precedenti, riscatti, ricongiunzioni, riconoscimenti
maternità, Servizio Militare, contribuzione volontaria.
Inoltre, relativamente a circa n. 188 dipendenti ex regionali, che furono trasferiti ai sensi della L.R. n.
5/2001, si deve procedere all’inserimento in SAP degli importi liquidati, nel 2001 e nel
2004, a titolo di integrazione regionale e riliquidazione. Si vuole valutare la possibilità, con gli informatici
della Regione, in alternativa all’inserimento manuale, di acquisire automaticamente i dati dall’applicativo
di gestione degli stipendi, all’epoca vigente, a SAP
Trattamento economico del personale delle Province
Per la produzione dei cedolini stipendi già da gennaio per il personale trasferito dalle Province è
necessario in primo luogo garantire la corretta acquisizione delle voci di costo. Sarà poi necessario
gestire i casi particolari, con particolare riferimento a voci ad personam che vanno esaminate al fine
della loro corretta imputazione (voci continuative/ una tantum).
A partire dal mese di febbraio occorrerà verificare la corretta imputazione delle risultanze economiche
delle presenze/assenze.
Sarà poi necessaria una verifica della documentazione per il caricamento di cessioni, piccoli prestiti,
riscatti e ricongiunzioni e relativi caricamenti.
Sarà infine necessaria la valutazione e la risoluzione delle problematiche relative al personale in
comando e in distacco
Gestione di comandi e distacchi indotti dalla legge di riordino e dalla riorganizzazione conseguente
Analisi e risoluzione delle problematiche derivanti dalla gestione del personale distaccato
PdA (Unità Funzionale 00000311) v.3/2016 (17/09/2016)
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Aggiornamento dei dati contributivi e fiscali dei dipendenti trasferiti, adempimenti assicurativi.
Controllo degli assoggettamenti contributivi e fiscali delle voci retributive del personale trasferito.
Verifica con le Province dei dipendenti trasferiti che hanno aderito al fondo Perseo-Sirio.
Ai fini fiscali sarà necessario acquisire la dichiarazione per le detrazioni di imposta dei dipendenti
trasferiti e fornire le adeguate comunicazioni relativamente ai dati da riportare nel modello 730 affinché
il relativo conguaglio possa essere effettuato dalla Regione, quale nuovo sostituto di imposta.
È necessario dare opportuna comunicazione ad INAIL relativamente alla variazione delle retribuzioni
anno 2016 dovuta al personale trasferito. Dopo una prima quantificazione delle retribuzioni imponibili e
delle voci di rischio alle quali attribuirle, sarà necessaria una puntuale ricognizione delle attività svolte
dal personale trasferito e una corrispondente attribuzione delle opportune voci di rischio. La ricognizione
sarà richiesta alle Direzioni regionali nonché alle Province per il personale distaccato presso le stesse.
Riarticolazione degli archivi a seguito del riordino territoriale e organizzativo
dovranno essere analizzate le necessità di spostamento fisico e le modalità di ripresa dei documenti
Adeguamento del sistema di Gestione delle presenze e trasferte per il personale ex provinciale
La gestione delle presenze del personale ex provinciale è resa complessa dal fatto che in molti casi il
personale continua a lavorare presso sedi provinciali, e utilizza gli orologi provinciali. Si innesca in questo
modo un complesso flusso di informazioni che richiede un attento monitoraggio, con significative
correzioni e aggiornamenti manuali. Ciò vale anche per le trasferte.
Adeguamento del sistema dei buoni pasto
gestione dei buoni pasto dei dipendenti ex provinciali
Adeguamento delle autorizzazioni per i dipendenti ex provinciali
Vanno acquisite, verificate e omogeneizzate tutte le autorizzazioni relative ad attività extra lavorative dei
dipendenti ex provinciali. L'attività riguarda sia il riscontro a richieste dirette degli interessati, sia la
consulenza/il coordinamento nei confronti delle Direzioni regionali di assegnazione, con l'ulteriore
criticità derivante dal riassetto delle referenze post riorganizzazione e dal riallineamento dei
rapporti/flussi documentali e procedurali.
telelavoro e part-time dei dipendenti delle province
Le situazioni di part-time e telelavoro presenti nelle province costituiscono una realtà assai variegata. E'
necessario riportare a unità ed omogeneizzarla
adeguamento permessi studio, aspettative varie dei dipendenti ex provinciali
E' necessario acquisire la documentazione e validarla. E' inoltre necessario instaurare un corretto flusso
informativo con le province per la gestione delle variazioni
definizione del fondo contrattuale 2016 per la gestione del personale ex provinciale
Il Fondo contrattuale del 2016 dovrà essere gestito come un mosaico costituito dal fondo regionale del
2015 più i fondi derivanti dal trattamento accessorio dei dipendenti provinciali trasferiti. La prima
questione sarà quella della quantificazione dei fondi.
PdA (Unità Funzionale 00000311) v.3/2016 (17/09/2016)
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Attività derivanti dall'avvio dell'Agenzia per il Lavoro
L'avvio dell'Agenzia per il Lavoro richiede la definizione delle modalità di supporto della regione nei
confronti dell'Agenzia. Nel 2016 si tratterà prevalentemente di attività di supporto conoscitivo e
normativo, mentre dal 2017 sarà probabilmente necessaria una reale attività gestionale. Il 2016 si
configura quindi come un periodo di preparazione e definizione degli strumenti operativi ed informatici
PdA (Unità Funzionale 00000311) v.3/2016 (17/09/2016)
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Un percorso di avvicinamento a una gestione completamente dematerializzata dei documenti
in ambito regionale
Obiettivo di Servizio collegato con area integraz./direzione
Descrizione analitica:
E' necessario che il percorso di dematerializzazione dei documenti e soprattutto delle procedure
riprenda slancio, anche in relazione alla rinnovata spinta nazionale verso l'e-government . La Regione
deve utilizzare al meglio le risorse ICT disponibili e i sistemi offerti a livello nazionale per ridurre il carico
di lavoro a regime. Per ottenere vantaggi sostanziali è però necessario un consistente investimento, in
primo luogo in termini di adeguamento software e hardware. Ciò però non è sufficiente, in quanto i
vantaggi concreti derivano soprattutto dalla razionalizzazione del patrimonio informativo esistente e
dalla revisione delle modalità operative. La formazione continua degli operatori sarà uno dei fattori critici
di successo del progetto.
Responsabilità:
DI GIUSTO PAOLO, dal 01/01/2016 al 31/12/2016
Indicatori:
Descrizione
Target
percentuale di documentazione prodotta all'interno dell'Ente 60%
in modalità nativa informatica (calcolata sul protocollo)
Ultimo monitoraggio
93%
eseguito il 31/12/2016
(CONSUNTIVO)
Macro attività:
Manuale di gestione
La regione adotterà un nuovo Manuale di gestione
Ampliamento delle funzionalità di gestione presenze via Web
Il progetto Employee Self Service non ha ancora liberato l'organizzazione dalla carta. Molte attività
relative alla gestione presenze e trasferte continuano ad essere gestite su supporto cartaceo. La
maggiore distribuzione sul territorio del personale conseguente al riordino istituzionale rende urgente
un ulteriore step di informatizzazione
Raccomandata online
Sebbene le comunicazioni verso le PA e le aziende avvengano ormai in grande maggioranza via PEC, le
comunicazioni verso i privati richiedono ancora spesso l'uso della raccomandata, che ha un costo sia in
termini diretti (tariffe postali) che indiretti (stampa, imbustamento, tempo di spedizione). La
sperimentazione degli strumenti messi a disposizione dalle poste per dematerializzare l'invio delle
raccomandate è un'opportunità di risparmio e di velocizzazione.
supporto all'avvio della firma digitale remota
La firma digitale remota apre nuove possibilità alla gestione dell'attività amministrativa, rendendo
possibile ad esempio l'adozione di atti e la firma di corrispondenza in mobilità. La nuova modalità
richiede però un adeguamento delle modalità organizzative di rilascio e verifica dei certificati, con
pianificazione e realizzazione (previa adeguata formazione) in coordinamento con la struttura regionale
che presidia il sistema informatico e con il soggetto individuato per la gestione del servizio, delle nuove
procedure di identificazione/registrazione dei titolari di firma, di rilascio degli strumenti e della messa in
funzione degli applicativi di gestione del ciclo di vita dei certificati. Parallelamente andrà gestito
l'esaurimento della collaborazione con il precedente Certificatore sino al funzionamento a regime dei
nuovi applicativi, con graduale revoca dei certificati pregressi.
PdA (Unità Funzionale 00000311) v.3/2016 (17/09/2016)
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Riarticolazione del sistema di protocollo e gestione documentale della Direzione REII
La Direzione generale REII ha raccolto attività e competenze prima distribuite tra quattro Direzioni
generali. E' ora necessario portare ad unità - tra le altre cose - gli aspetti di gestione delle procedure
trasversali, tra le quali assume particolare rilevanza la gestione degli archivi e del sistema documentale in
generale. La Direzione REII, come responsabile della gestione delle risorse, ha il duplice obiettivo di porre
le basi per una corretta ed efficace gestione della risorsa "informazione" e di porsi come esempio
virtuoso per le altre Direzioni generali nella gestione delle proprie risorse e procedure interne.
A tal fine sarà necessario:
● definire le procedure legate ai flussi documentali in ingresso e uscita
● analizzare le residue produzioni documentali cartacee e progettarne la progressiva sostituzione con
documentazione informatica
● analizzare il sistema della fascicolazione, con particolare attenzione ai processi che attraversano più
Servizi, progettando la progressiva definizione di fascicoli unici del procedimento
Per massimizzare il ritorno dell'investimento, l'intervento sarà condotto a partire dai flussi e dalle
procedure di maggiore rilevanza numerica.
PdA (Unità Funzionale 00000311) v.3/2016 (17/09/2016)
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