Realizzare la planimetria dell`ufficio con Visio 2003

Realizzare la planimetria dell’ufficio con Visio 2003
Il modello rappresenta una planimetria sulla quale grazie a Visio si potranno associare
in modo corretto le persone e/o gli oggetti (PC, telefoni, etc) ai rispettivi uffici/spazi di
appartenenza. Il modello permette di comprendere le seguenti funzionalità di Visio:
•
Utilizzo di dati presenti in files esterni
•
Associazione automatica di persone/oggetti agli spazi
•
Realizzazione di report riepilogativi sugli oggetti contenuti nel diagramma
I dati rappresentati (tutti di pura fantasia) sono contenuti in un file excel denominato
ElencoSpazi.xls.
Per svolgere l'esercizio è necessario compiere i seguenti passaggi:
1. Creare sul disco C la cartella VisioPMI
2. Entrare nella cartella VisioPMI
3. Creare la sottocartella Spazi
4. Estrarre nella sottocartella Spazi il contenuto del file ZIP “Spazi.zip”
5. Aprire il file “PlanimetriaUfficio.vsd”
Dopo aver disegnato la planimetria dei propri uffici con le forme di Visio trascinare in
ogni ufficio una forma “Spazio” (con il tasto destro è poi possibile modificare
automaticamente la forma perché copra esattamente l’area). Per poter sfruttare
l’associazione automatica di oggetti/persone agli spazi è necessario che la forma spazio
contenga una proprietà personalizzata che la identifichi in modo univoco tra tutte.
Esempio:
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Per poter attribuire oggetti/persone all’ufficio “Direzione Commerciale Italia” che è
identificato con “ID spazio = 102”, sarà necessario che nel file che contiene i dati da
importare sia presente una colonna (campo) che contenga li stessi valori. In questo
modo quando Visio effettua l’importazione assocerà gli oggetti/persone in modo
corretto. Nell’esempio sotto riportato la colonna ID Ufficio contiene gli stessi valori della
proprietà “ID spazio” delle forme spazio.
Importazione dati
Selezionare il comando “Importa dati” dal menu Planimetria
Selezionare l’opzione che permette di aggiungere nuove forme sulle forme esisenti
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Usando il pulsante Sfoglia selezionare il file “Elencospazi.xls” nella cartella
“C:\VisioPMI\Spazi\”
Lasciare l’impostazione predefinita sul passaggio successivo e premere su Avanti
Specificare il tipo di forma da aggiungere sulla planimetria (nel caso specifico la forma
Persona contenuta nello stencil “LDAP – Oggetti”. Se per caso non fosse già aperto
usare il pulsante sfoglia per cercarlo e aprirlo).
Selezionare “Nominativo” nella riga “Etichetta con” per fare in modo che sotto ogni
forma che rappresenta una persona compaia anche il suo nome.
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Selezionare “ID Postazione” che identifica in modo univoco ogni persona nel file Excel.
Selezionare “Spazio” tra le forme attualmente presenti sulla pagina, in quanto si
desidera posizionare le forme delle persone sopra gli spazi che rappresentano gli uffici.
Accertarsi che “ID Spazio” sia selezionato nella parte sinistra della finestra di dialogo e
“ID Ufficio” nella parte destra. Tale associazione permetterà di
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completare la procedura guidata cliccando su avanti.
Se tutte le operazioni sono state svolte in modo corretto nei vari uffici si troveranno le
forme delle persone disposte in modo automatico. Per ulteriori operazioni possibili
consultare la guida in linea di Visio.
Creazione e uso di un rapporto di riepilogo.
Nel caso del modello in uso l’obiettivo è quello di determinare il numero di Mobili
(sedie, scrivanie, etc) e l’importo complessivo.
Dal menu Strumenti scegliere il comando “Rapporti…”
Selezionare “Riepilogo mobili” tra i rapporti disponibili e ciccare sul pulsante Esegui
scegliendo poi il formato desiderato (ad esempio un file Excel)
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È possibile creare nuovi rapporti o modificare i rapporti esistenti usando i pulsanti
opportuni nella videata
definendo poi le “regole” di aggregazione e di calcolo nei passaggi successivi.
Clic su Avanzate per definire alcuni criteri complessi (come ad esempio filtrare le forme
in base alle proprietà)
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Al termine confermare con OK per ritornare alla videata precedente e proseguire nella
costruzione del rapporto cliccando su Avanti.
A questo punto si selezionano le proprietà che si desidera vengano inserite come
colonne di dati nel rapporto
Si attribuisce il Titolo al rapporto e con i pulsanti Subtotali, Ordina e Formato si indica
quali saranno i conteggi, l’ordine di presentazione dei dati e il loro formato numerico.
Cliccando su Subtotali si decide su eventuali raggruppamenti e su quali campi
effettuare somme, conteggi, etc
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Per completare la creazione del rapporto è sufficiente indicarne il nome e dove deve
essere salvato. Se la scelta ricade su “Salva nel disegno” tale rapporto sarà utilizzabile
solo con il file nel quale è stato inserito; se invece si vuole che il rapporto sia
utilizzabile in qualsiasi altro diagramma (a patto che si sfruttino le stesse proprietà) è
possibile salvare il rapporto come file autonomo scegliendo l’opzione “Salva in un file”
Ciccare su fine per concludere la creazione e ritornare alla videata con l’elenco dei
rapporti.
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