Manuale dell`utente del sistema di posta vocale

MANUALE DELL'UTENTE DEL SISTEMA DI POSTA VOCALE
Versione 11.0
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Mitel NuPoint Messenger IP
Manuale dell'utente del sistema di posta vocale
Versione 11.0
Aprile 2007
®,™ Marchio di Mitel Networks Corporation
© Copyright 2007, Mitel Networks Corporation
Tutti i diritti riservati.
Indice
Introduzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Informazioni sul sistema di posta vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Informazioni su questo documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Il telefono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Operazioni preliminari per accedere alla casella postale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Accesso alla casella postale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Interno dell'azienda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dal proprio interno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Da un altro interno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Esterno all'azienda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Da una linea esterna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Da una linea esterna al supervisore automatico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Impostazione della casella postale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Panoramica dei menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Annunci . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Nome . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Codice segreto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Riproduzione dei messaggi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Accesso ai menu di posta vocale e posta elettronica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Riproduzione dei messaggi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Durante l'ascolto di un messaggio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dopo l'ascolto di un messaggio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Creazione dei messaggi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Creazione di un messaggio vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Registrazione di un messaggio vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Invio di un messaggio al termine della registrazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Opzioni utente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Accesso alle opzioni e all'esercitazione per l'utente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Annunci, nome e codice segreto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Elenchi di distribuzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creazione o modifica di un elenco di distribuzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Utilizzo di un elenco di distribuzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Opzioni di pianificazione chiamate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Funzione opzionale di registrazione di una chiamata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Registrazione durante una conversazione a due . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Registrazione mediante i tasti funzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Registrazione mediante i tasti fissi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Messa in attesa di una chiamata durante una registrazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ascolto di una registrazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Funzione opzionale fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Opzioni di consegna fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Riproduzione e stampa di messaggi fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Da un telefono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Da un telefono fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dopo l'ascolto di un messaggio fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Indice
Creazione di un fax (senza messaggio vocale) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dal fax dell’azienda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dalla propria casella . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creazione di un fax (con messaggio vocale) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dal fax dell’azienda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dalla propria casella . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Utilizzo del PC per i messaggi vocali. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Installazione di Multimedia Outlook Plug-in . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Attivazione di utenti aggiuntivi per il plug-in di Outlook all'interno di un PC . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Impostazione della riproduzione dei messaggi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Configurazione dell'accesso a Unified Messaging Profile (Profilo messaggistica unificata) . . . . . . .
Barra degli strumenti della messaggistica unificata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Barra degli strumenti QuickPlay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Riproduzione di un messaggio vocale in Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Risposta a un messaggio vocale in Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inoltro di un messaggio vocale in Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Invio di un nuovo messaggio vocale in Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Visualizzazione dei messaggi vocali in Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Avvio di Web View da Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Funzione opzionale TTS (Text-to-Speech) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Riproduzione di un messaggio TTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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iv
Introduzione
Introduzione
Informazioni sul sistema di posta vocale
Mitel® NuPoint Messenger™ IP permette di gestire messaggi di posta vocale,
RAC (Record-A-Call), fax e posta elettronica Microsoft® Outlook® da qualsiasi PC o telefono
a multifrequenza.
Posta vocale, RAC, fax e posta elettronica sono tutti "messaggi" accessibili mediante la propria
casella vocale e tramite un sistema di menu. Il menu della posta vocale fornisce accesso
a numerose funzioni e opzioni della casella vocale, tra cui i messaggi fax. Qualsiasi utente
della posta vocale può accedere al menu. Il menu della posta elettronica fornisce esclusivamente
accesso ai messaggi di posta elettronica ed è disponibile solo per gli utenti che dispongono
della funzione di messaggistica unificata avanzata con opzione TTS (Text-to-Speech).
Oltre ad accedere ai messaggi via telefono, è ora possibile riprodurre e gestire i messaggi
di posta vocale dalla Posta in arrivo di Microsoft Outlook. A tale proposito, è necessario
installare un plug-in che consenta la riproduzione dei messaggi vocali dalla Posta in arrivo
tramite il telefono o gli altoparlanti del PC. Per utilizzare questa funzione è necessario disporre
della funzione di messaggistica unificata avanzata. Per ulteriori informazioni, vedere “Utilizzo
del PC per i messaggi vocali” a pagina 19.
Nota: a seconda della configurazione della casella postale, è possibile che non tutte
le opzioni descritte in questo manuale siano disponibili. Per ulteriori informazioni,
contattare l'amministratore di sistema.
Informazioni su questo documento
Questo manuale contiene istruzioni sulle funzionalità dell'interfaccia utente telefonica Mitel®
(TUI - Telephone User Interface) e di Mitel Multimedia Outlook Plug-in. Per ulteriori informazioni,
consultare la Guida di riferimento rapido TUI Mitel NuPoint Messenger all'indirizzo
http://edocs.mitel.com/UG/Index.html.
Il telefono
Prima di utilizzare le funzioni di posta vocale del sistema, è bene acquisire familiarità con
il proprio telefono.
•
Tasto messaggio: consente di chiamare il sistema NuPoint Voice e di accedere alla propria
casella postale.
•
Tastiera: consente di effettuare le selezioni dei menu all'interno del sistema di posta vocale.
•
Spia messaggi: indica quando sono presenti nuovi messaggi vocali nella casella vocale.
•
Tasti funzione: consentono di selezionare molte delle opzioni dei menu della posta vocale.
Per selezionare un'opzione di menu visualizzata sul display del telefono, è possibile
premere il tasto funzione sensibile al contesto associato visualizzato sul display digitale
oppure il numero sulla tastiera corrispondente all'opzione.
Nota: i nomi dei tasti funzione utilizzati in questo manuale potrebbero essere
leggermente diversi a seconda del telefono. Ad esempio, il tasto funzione Can (Elimina)
in determinati telefoni corrisponde al tasto funzione Elimina.
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Manuale dell'utente del sistema di posta vocale
Operazioni preliminari per accedere alla casella postale
Prima di accedere alla casella postale, accertarsi di aver ricevuto le seguenti informazioni
dall'amministratore di sistema:
•
Numero dell'addetto alla reception NP (facoltativo)
•
Interno per accedere al sistema NuPoint Voice
•
Numero della casella postale
•
Codice segreto predefinito
In caso di problemi o domande sulle procedure, consultare l'amministratore di sistema.
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Accesso alla casella postale
Accesso alla casella postale
Tutti i messaggi vocali risiedono nella "casella postale" personale, che è protetta con un codice
segreto. L'amministratore di sistema assegna un codice segreto temporaneo da utilizzare per
accedere la prima volta alla casella postale. La modalità di accesso alla casella postale dipende
dal fatto che la chiamata venga effettuata dall'interno o dall'esterno dell'azienda.
Interno dell'azienda
Dal proprio interno
1. Digitare l'interno per accedere a NuPoint Voice.
2. Quando richiesto, immettere il codice segreto.
Da un altro interno
1. Digitare l'interno per accedere a NuPoint Voice.
2. Quando viene richiesta l'immissione del codice segreto, premere il tasto
3. Immettere il numero della casella postale seguito dal tasto
.
.
4. Quando richiesto, immettere il codice segreto.
Esterno all'azienda
Da una linea esterna
1. Digitare il numero esterno di accesso a NuPoint Voice.
2. Immettere il numero della casella postale seguito dal tasto
.
3. Quando richiesto, immettere il codice segreto.
Da una linea esterna al supervisore automatico
1. Comporre il numero dell'addetto alla reception NP.
2. Premere il tasto
per accedere al sistema NuPoint Voice.
3. Immettere il numero della casella postale seguito dal tasto
.
4. Quando richiesto, immettere il codice segreto.
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Manuale dell'utente del sistema di posta vocale
Impostazione della casella postale
Quando si accede alla casella postale per la prima volta, viene attivata automaticamente
un'esercitazione per l'utente. Tale esercitazione guida l'utente nella prima sessione di accesso
alla casella postale, illustra come registrare un annuncio e il proprio nome e richiede la modifica
del codice segreto temporaneo.
Suggerimento: dopo l'ascolto o l'invio di messaggi, il sistema potrà far ritornare l'utente
a un menu precedente con opzioni diverse dal menu in uso.
Panoramica dei menu
Per ulteriori informazioni sulla panoramica dei menu, consultare la Guida di riferimento rapido
TUI Mitel di NuPoint Messenger IP (http://edocs.mitel.com/UG/Index.html).
Annunci
Dopo aver aperto la casella postale, verrà richiesto di registrare uno o più annunci che gli utenti
ascolteranno chiamando la casella postale. È possibile, ad esempio, registrare un annuncio
che gli utenti chiamanti ascolteranno quando la linea è occupata (es. "Al momento sono
occupato al telefono e non posso rispondere alla chiamata") e crearne uno diverso per quando
non si è al telefono (es. "Al momento non sono alla mia scrivania").
Se l'amministratore di sistema ha attivato la funzionalità di annuncio di assenza prolungata per
la casella di posta personale, è anche possibile registrare un annuncio di assenza prolungata.
Questo annuncio permette di informare i chiamanti su un periodo di assenza prolungata.
I chiamanti non possono saltare l'annuncio premendo un tasto. Al termine dell'annuncio,
i chiamanti possono essere trasferiti al supervisore o lasciare un messaggio.
Nota: l'annuncio di assenza prolungata viene attivato una volta conclusa la sua
registrazione. In tal modo, questo annuncio viene ascoltato da tutti i chiamanti che sono
inoltrati alla casella di posta elettronica. Una volta avuto accesso alla casella vocale,
verrà richiesto di premere 1 per mantenere l'annuncio di assenza prolungata o 2 per
disattivarlo.
Se l'amministratore di sistema ha disattivato la consegna messaggi per l'annuncio di assenza
prolungata, dopo l'annuncio i chiamanti verranno automaticamente trasferiti al supervisore.
Vedere “Annunci, nome e codice segreto” a pagina 11.
Nome
Viene richiesta la registrazione del proprio nome in modo che il sistema possa
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•
Rivolgersi all'utente quando si chiama il sistema (es. "Salve, Jane Smith").
•
Informare altri utenti quando il messaggio è stato registrato dal proprietario della casella
postale (es. "16:45, da parte di Jane Smith").
•
Specificare il nome del proprietario della casella postale ad altri utenti quando indirizzano
messaggi alla casella postale (es. "Jane Smith").
Impostazione della casella postale
Codice segreto
Prima di accedere alla casella postale è sempre richiesta l'immissione del codice segreto.
La prima volta che si accede alla casella postale, si utilizza il codice segreto temporaneo
assegnato dall'amministratore di sistema. Durante l'esercitazione, verrà richiesto di sostituire
il codice segreto con un numero compreso tra 4 e 10 cifre. Definire un codice segreto facile da
ricordare, ma senza selezionare un codice segreto ovvio come "1234".
Nota: i codici segreti sono richiesti soltanto se si desidera proteggere la propria privacy.
Durante l'esercitazione è possibile scegliere di non impostare un codice segreto
premendo 0000 quando richiesto.
Una volta configurata la casella postale, è possibile procedere all'utilizzo delle funzioni
di NuPoint Voice.
5
Manuale dell'utente del sistema di posta vocale
Riproduzione dei messaggi
Quando si accede alla casella postale per recuperare i messaggi, il sistema informa sul numero
di messaggi da ascoltare ("Sono presenti 2 messaggi urgenti e 2 non riprodotti"). Per gli utenti
della messaggistica unificata avanzata con opzione TTS (Text-to-speech), il sistema informa
sul numero di messaggi vocali e di posta elettronica da ascoltare ("Sono presenti 2 messaggi
non riprodotti, 1 messaggio salvato, 3 messaggi di posta elettronica non riprodotti e 1 messaggio
di posta elettronica non salvato").
L'accesso a messaggi vocali e messaggi di posta elettronica avviene tramite due differenti
menu. Dopo essere stati informati sul numero di messaggi presenti, gli utenti della messaggistica
unificata avanzata con opzione TTS possono accedere al menu della posta vocale o della posta
elettronica. Non è possibile accedere ai due menu contemporaneamente.
Nota: gli utenti che utilizzano la messaggistica unificata avanzata senza l'opzione TTS
non possono accedere al menu della posta elettronica.
Accesso ai menu di posta vocale e posta elettronica
Dopo aver effettuato l'accesso alla propria casella postale
•
Gli utenti che utilizzano la posta vocale normale si trovano già nel menu della posta vocale.
•
Gli utenti che utilizzano la messaggistica unificata avanzata con opzione TTS devono
premere
per accedere al menu della posta vocale o
per accedere a quello della
posta elettronica.
Riproduzione dei messaggi
Dopo aver effettuato l'accesso al menu della posta vocale o della posta elettronica, premere
•
o il tasto funzione Ascolta (o Ascolta messaggio). I messaggi urgenti verranno
automaticamente riprodotti per primi. In seguito, a seconda delle impostazioni della casella
postale, è possibile fare in modo che vengano riprodotti per primi i messaggi non riprodotti
o quelli salvati. Per impostazione predefinita vengono riprodotti per primi i messaggi non
riprodotti.
Nota: se l'opzione di indicazione di data e ora è abilitata sul sistema di posta vocale,
queste informazioni verranno automaticamente riprodotte all'inizio di ciascun messaggio.
Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema.
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Riproduzione dei messaggi
Durante l'ascolto di un messaggio
Durante la riproduzione del messaggio è possibile in qualsiasi momento
Premere
il tasto,
OPPURE
Premere il tasto
funzione
Per eseguire questa azione
Altro quindi Pausa
Sospendere la riproduzione del messaggio per
30 secondi.
←
Riavvolgere il messaggio di cinque secondi.
→
Avanzare velocemente di cinque secondi nel
messaggio.
Salta
Saltare al messaggio successivo.
Altro quindi Esegui
Ritornare all'inizio del messaggio precedente.
Nota: a seconda della configurazione della casella postale, è possibile che non tutte
le opzioni descritte siano accessibili. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore
di sistema.
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Manuale dell'utente del sistema di posta vocale
Dopo l'ascolto di un messaggio
Al termine del messaggio, è possibile
Premere
il tasto,
OPPURE
Premere il tasto
funzione
Per eseguire questa azione
Esegui
(o Riavvia)
Riprodurre di nuovo il messaggio.
Rispondi
Rispondere alla persona che ha inviato il messaggio.
Dopo aver registrato il messaggio, premere
o il tasto funzione Invia per inviarlo e continuare la sessione.
Quindi premere
per inviare la risposta ad altre caselle postali, se si desidera.
Invia
Per inviare il messaggio a un'altra casella postale, elenco
di distribuzione o numero di telefono esterno al sistema.
Il sistema consente di registrare ulteriori commenti prima
di inviare il messaggio ad altri utenti.
Dopo l'aggiunta dei commenti, premere
o il tasto funzione Invia (o Esci) per continuare la
sessione.
Quindi premere
per inviare il messaggio ad altre caselle postali,
se si desidera.
Mantieni
Mantenere il messaggio.
È possibile accedere ai messaggi mantenuti soltanto dopo
aver saltato i messaggi non riprodotti e le code di ricezione
dei messaggi.
Can (o Elimina)
Eliminare il messaggio.
Nota: se inavvertitamente si elimina un messaggio, è possibile recuperarlo premendo
immediatamente
o il tasto funzione Annulla. Se si preme un tasto diverso da
dopo l'eliminazione del messaggio, non sarà possibile recuperare il messaggio eliminato.
Nota: a seconda della configurazione della casella postale, è possibile che non tutte
le opzioni descritte siano accessibili. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore
di sistema.
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Creazione dei messaggi
Creazione dei messaggi
Per creare un messaggio, è innanzitutto necessario accedere alla casella postale chiamando
il numero di accesso al sistema e immettere il codice segreto. È quindi possibile creare un
messaggio vocale prima o dopo aver ascoltato i messaggi non riprodotti contenuti nella casella
postale. Si noti che i messaggi possono essere inviati ad altre caselle postali, elenchi di
distribuzione o numeri di telefono esterni al sistema.
Creazione di un messaggio vocale
Registrazione di un messaggio vocale
1. Per creare un messaggio, premere
o il tasto funzione Crea messaggio.
2. Immettere il numero del destinatario oppure, per effettuare la composizione in base
al nome, premere il tasto specifico assegnato a tale funzione sul sistema di posta vocale,
quindi comporre il nome e cognome del destinatario finché il sistema riconosce l'utente.
Nota: il sistema indicherà automaticamente il tasto specifico da premere per effettuare
la composizione in base al nome. Questa funzione è configurabile, pertanto il tasto da
premere varia in ciascun sistema di posta vocale.
3. Dopo la conferma del nome del destinatario da parte del sistema, immettere i nomi
o i numeri degli altri eventuali destinatari desiderati (ad esempio, se si desidera inviare
un unico messaggio a tutti i membri di un determinato comitato, indicando loro l'ora
e il luogo del prossimo incontro).
4. Al termine dell'invio del messaggio, premere
o il tasto funzione Registra.
5. Iniziare la registrazione del messaggio dopo il segnale acustico (è possibile premere
per sospendere la registrazione, quindi scegliere un tasto qualsiasi per riprenderla
o utilizzare i tasti funzione Pausa/Cont).
9
Manuale dell'utente del sistema di posta vocale
Invio di un messaggio al termine della registrazione
Al termine della registrazione, è possibile scegliere se inviare, riascoltare, modificare, annullare
o specificare una trasmissione speciale del messaggio vocale, scegliendo tra le seguenti
opzioni:
Premere
il tasto
OPPURE
Premere
il tasto
funzione
Per eseguire questa azione
Invia
Inviare il messaggio e passare al menu principale.
Allega
Effettuare un'aggiunta alla registrazione.
Can
Eliminare la registrazione e ricominciare dall'inizio.
Riascolta
Riprodurre nuovamente il messaggio.
Termina
registrazione
Accedere alle opzioni di invio messaggi, quali trasmissione urgente,
trasmissione futura, contrassegno riservato e ricevuta di ritorno.
Una volta selezionata l'opzione desiderata, premere
o il tasto funzione Invia (o Esci) per inviare il messaggio
e passare al menu principale.
Nota: se si inviano messaggi a più utenti regolarmente, è opportuno creare elenchi
di distribuzione personali per inviare i messaggi ancora più facilmente (vedere “Elenchi
di distribuzione” a pagina 12).
10
Opzioni utente
Opzioni utente
Il menu Opzioni utente consente di ascoltare l'esercitazione per l'utente, modificare gli annunci,
registrare il proprio nome e definire la password, nonché creare elenchi di distribuzione di posta
vocale e selezionare opzioni di pianificazione delle chiamate.
Accesso alle opzioni e all'esercitazione per l'utente
Per accedere alle Opzioni utente dal menu principale, premere
o il tasto funzione Opzioni.
Per sfogliare di nuovo l'esercitazione per l'utente è possibile premere
momento.
in qualsiasi
Annunci, nome e codice segreto
Quando si imposta la casella la prima volta (vedere “Impostazione della casella postale” a
pagina 4), si registra un saluto, il nome e un codice segreto prescelti. Il menu Opzioni utente
consente di modificare tali dati in qualsiasi momento. È opportuno aggiornare gli annunci
regolarmente, ad esempio, per comunicare agli utenti chiamanti se si è in ufficio o se si è assenti.
Dal menu Opzioni utente, è possibile
Premere
il tasto
OPPURE
Premere
il tasto
funzione
Per eseguire questa azione
Annunci
Modificare gli annunci. È possibile registrare un annuncio principale e uno
o più annunci condizionali. Si possono registrare annunci condizionali se,
ad esempio, si desidera indicare agli utenti chiamanti quando la linea
è occupata (es. "Al momento sono occupato al telefono e non posso
rispondere alla chiamata"), quando non si è al telefono (es. "Al momento
non sono alla mia scrivania") o quando si è assenti per un certo periodo
(es. "Sarò assente fino al 15 ottobre...").
Premere
condizionali,
primario oppure
per registrare o modificare gli annunci personali
per registrare o modificare l'annuncio personale
per abilitare l'annuncio di assenza prolungata.
Al termine della registrazione dell'annuncio, premere
o il tasto funzione Mdfc per selezionare quale annuncio,
principale o condizionale, si desidera che gli utenti chiamanti ascoltino.
Cambia
nome
Registrare nuovamente il nome.
Codice
segreto
Modificare il codice segreto.
Nota: a seconda della configurazione della casella postale, è possibile che non
si disponga dell'accesso agli annunci condizionali. Per ulteriori informazioni,
contattare l'amministratore di sistema.
11
Manuale dell'utente del sistema di posta vocale
Elenchi di distribuzione
Un elenco di distribuzione consente di registrare un unico messaggio, quindi di inviarlo a un
ampio gruppo di utenti senza indirizzarlo singolarmente a ciascuno di loro. È possibile utilizzare
gli elenchi di distribuzione in qualsiasi momento si crea o si invia un messaggio a un altro utente.
Creazione o modifica di un elenco di distribuzione
1. Premere
o il tasto funzione Elenchi dist. dal menu Opzioni utente.
2. Immettere il numero dell'elenco di distribuzione, assicurarsi che la prima cifra sia sempre
zero (0).
3. Per registrare un nome da inserire nell'elenco di distribuzione, (es. "comitato di pianificazione
del prodotto"), premere
. Questo nome viene riprodotto ogni volta che vengono
indirizzati dei messaggi all'elenco di distribuzione.
4. Premere
per aggiungere membri all'elenco e
per rimuoverli.
5. Immettere i numeri o i nomi degli utenti che si desidera aggiungere o rimuovere.
6. Se si desidera che il sistema riproduca l'elenco di membri selezionato, premere
7. Premere
.
per passare al menu principale.
Nota: è necessario che tutti gli elenchi di distribuzione personali inizino con il numero 0.
Utilizzo di un elenco di distribuzione
•
Anziché un numero di casella postale, immettere il numero dell'elenco di distribuzione che
si desidera utilizzare. Il sistema legge il numero dell'elenco di distribuzione.
Opzioni di pianificazione chiamate
12
•
Sveglia NP consente di programmare NuPoint Voice in modo da ricevere una chiamata su
un numero di telefono specifico ad un'ora prestabilita. È possibile programmare le chiamate
di sveglia dal lunedì al venerdì, nei fine settimana, ogni giorno o in base alle proprie
esigenze.
•
Trasmissione messaggio consente di definire una pianificazione in base alla quale, se un
messaggio arriva nella casella postale, NuPoint Voice chiamerà l'utente a uno specifico
numero di telefono ad un'ora prestabilita, in modo da poter recuperare il messaggio.
•
Cercapersone consente di definire una pianificazione in base alla quale quando arriva un
messaggio nella casella postale, NuPoint Voice invia una notifica al cercapersone.
•
Controllo di trasmissione futura consente di controllare l'invio di tutti i messaggi pianificati
per una trasmissione futura. È possibile pianificare la trasmissione di qualsiasi messaggio
fino a 365 giorni futuri, utilizzando il menu Opzioni di invio messaggi (vedere “Invio di un
messaggio al termine della registrazione” a pagina 10).
Funzione opzionale di registrazione di una chiamata
Funzione opzionale di registrazione di una chiamata
La funzione Registrazione di una chiamata consente di utilizzare il sistema NuPoint Voice per
registrare le proprie conversazioni telefoniche.
Nota: è possibile che le normative vigenti impongano di informare l'interlocutore che
la conversazione verrà registrata. Per istruzioni specifiche, consultare l'amministratore
di sistema.
Registrazione durante una conversazione a due
È possibile programmare il sistema in modo tale che la registrazione delle chiamate esterne
venga avviata automaticamente quando uno dei due utenti risponde. Per ulteriori informazioni,
rivolgersi all'amministratore di sistema.
Se il sistema non registra automaticamente le conversazioni, premere un tasto Registra per
avviare la registrazione di una conversazione a due. La scelta del tasto da premere dipende
dalla disponibilità del tasto funzione sul telefono. I seguenti telefoni supportano i tasti funzione:
•
Superset 4150
•
5140 IP
•
5240 IP
Registrazione mediante i tasti funzione
•
Per avviare la registrazione di una conversazione a due, premere il tasto funzione Registra
visualizzato sul display del telefono digitale.
Sospensione o ripresa della registrazione durante una chiamata
•
Per sospendere la registrazione, premere il tasto funzione Pausa.
•
Per riprendere la registrazione dopo la sospensione, premere il tasto funzione Cont.
Interruzione della registrazione
•
Per interrompere la registrazione senza salvare la conversazione registrata, premere i tasti
funzione Arresta e Canc.
•
Per interrompere e salvare una registrazione, premere i tasti funzione Arresta e Salva.
Nota: l'amministratore è in grado di configurare le impostazioni di Registrazione di una
chiamata, in modo da salvare automaticamente la conversazione registrata al riaggancio
del telefono. Se la funzione di salvataggio automatico è abilitata, è possibile salvare
la chiamata registrata semplicemente riagganciando il telefono al termine della
conversazione.
13
Manuale dell'utente del sistema di posta vocale
Registrazione mediante i tasti fissi
•
Per avviare la registrazione di una chiamata mediante i tasti fissi, premere il tasto Registra
che l'amministratore di sistema ha programmato sul telefono.
Nota: l'utilizzo dei tasti fissi con la funzione Registrazione di una chiamata, consente
soltanto di avviare una sessione di registrazione. È necessario che l'amministratore
di sistema abiliti la funzione di salvataggio automatico affinché le conversazioni vengano
salvate automaticamente al riaggancio del telefono. Per ulteriori informazioni, consultare
l'amministratore del sistema.
Messa in attesa di una chiamata durante una registrazione
•
La messa in attesa della chiamata salva la registrazione e la invia alla casella postale.
•
Prendere una chiamata in attesa avvia una nuova sessione di registrazione.
Nota: in base alla programmazione del sistema, è possibile salvare la registrazione
anche riagganciando o premendo il tasto TRASF/CONF o un tasto di linea disponibile.
Per ulteriori informazioni, rivolgersi all'amministratore.
Ascolto di una registrazione
Per ascoltare la conversazione registrata al termine della chiamata
1. Sollevare il ricevitore.
2. Accedere alla posta vocale.
3. Seguire i messaggi visualizzati per recuperare la registrazione, con la stessa procedura
utilizzata per recuperare un normale messaggio vocale.
14
Funzione opzionale fax
Funzione opzionale fax
La funzione di fax consente di gestire i messaggi fax inviati alla propria casella postale mediante
il menu TUI. È possibile recuperare i messaggi fax non riprodotti, riprodurre un messaggio
vocale allegato ad un fax, inviare un fax e recapitare un fax (con o senza messaggio vocale)
a un altro utente.
Opzioni di consegna fax
È possibile accedere alle opzioni di consegna fax dal menu Opzioni utente. Dal menu principale,
premere
e
per accedere alle seguenti opzioni di consegna fax:
Premere il tasto
Per eseguire questa azione
Per inviare tutti i messaggi fax non riprodotti nella propria casella al
numero di fax predefinito.
Per definire un numero di consegna fax predefinito. Tutti i messaggi fax
vengono inviati automaticamente a questo numero quando si preme
dal menu delle opzioni di consegna fax.
Da un telefono
fax
Per inviare via fax alla propria casella una copertina da includere
automaticamente in tutti i messaggi fax stampati dalla propria casella.
Questa copertina non verrà inclusa nei fax inviati ad altre caselle.
Per attivare e disattivare la funzione di consegna fax automatica
al proprio numero di fax predefinito. Questa funzione invia
immediatamente tutti i messaggi fax in arrivo nella propria casella
al numero di fax predefinito.
Riproduzione e stampa di messaggi fax
I messaggi fax in arrivo nella propria casella vengono considerati come messaggi vocali.
Quando si accede alla casella postale per recuperare i messaggi, il sistema informa innanzitutto
sul numero di messaggi da ascoltare (es. "Sono presenti 2 messaggi urgenti e 4 messaggi non
riprodotti con fax").
Da un telefono
Per riprodurre un messaggio fax:
1. Dopo aver effettuato l’accesso alla propria casella, premere
o il tasto funzione Esegui
(o Asc. mess.). I messaggi urgenti verranno automaticamente riprodotti per primi.
2. Per i messaggi fax, il messaggio richiede di premere
per accedere alle opzioni
di consegna fax. Da questo menu, è possibile:
15
Manuale dell'utente del sistema di posta vocale
•
Premere
per comporre il numero del fax dal quale si desidera stampare il messaggio
fax. Comporre il numero quando richiesto.
•
Il sistema chiede di confermare il numero. Premere
o premere
•
per accettare il numero
per comporre un nuovo numero.
Dopo aver premuto
per accettare il numero, premere
immediatamente il fax al numero selezionato o premere
per inviare
per pianificare un’ora
di consegna futura.
3. Se sono presenti altri messaggi fax, è possibile inviarli allo stesso numero di fax immesso
per il primo messaggio premendo
seguito da
.
Nota: è possibile anche usare le opzioni di consegna fax che si trovano nel menu Opzioni
utente (consultare la Guida di riferimento rapido TUI Mitel). Da questo menu, è possibile
impostare un numero di consegna fax predefinito. Dopo aver programmato il numero,
è possibile premere
per accedere alle opzioni di consegna fax (dopo aver riprodotto
il messaggio con il fax), quindi premere
per stampare il messaggio fax.
Da un telefono fax
Per recuperare e stampare un messaggio fax da un telefono fax:
1. Dopo aver effettuato l’accesso alla propria casella, premere
(o Asc. mess.), quindi premere
2. Premere
o il tasto funzione Esegui
per accede al menu delle opzioni di consegna fax.
per stampare un messaggio fax dal fax desiderato.
3. Quando richiesto, premere il pulsante Start del fax.
4. Una volta stampato il fax, è possibile rimanere in linea per riprendere la sessione di accesso
alla propria casella.
Dopo l'ascolto di un messaggio fax
Vedere “Dopo l'ascolto di un messaggio” a pagina 8.
Creazione di un fax (senza messaggio vocale)
È possibile inviare un fax alla casella di un destinatario tramite un telefono fax. Il messaggio
può essere inviato direttamente dal fax dell’azienda o dalla propria casella. Se il messaggio
fax viene inviato dal fax dell’azienda, il nome dell’utente non viene incluso nell’intestazione del
messaggio, mentre viene incluso se il messaggio fax viene inviato dalla propria casella.
16
Funzione opzionale fax
Dal fax dell’azienda
Nota: il nome dell’utente non viene incluso nell’intestazione del messaggio per
il destinatario.
1. Da un telefono fax, comporre il numero di accesso al fax dell’azienda.
2. Quando si sente il messaggio preregistrato, immettere il numero della casella del
destinatario. In alternativa, per effettuare la composizione in base al nome, premere i tasti
appropriati per inserire il cognome del destinatario seguito dal nome fino a quando il sistema
non lo abbia riconosciuto.
3. Viene riprodotto il messaggio di saluto del destinatario. Dopo il segnale acustico, premere
il pulsante Start dal fax per inviare il messaggio fax.
4. Una volta inviato il fax, è possibile premere
urgente o premere
per contrassegnare il messaggio come
per lasciare un messaggio per un’altra casella.
Dalla propria casella
Nota: il nome dell’utente viene incluso nell’intestazione del messaggio per il destinatario.
1. Accedere alla propria casella e, quando si sente il messaggio di saluto, premere
.
2. Immettere il codice segreto.
3. Premere
per creare un messaggio.
4. Immettere il numero della casella del destinatario. In alternativa, per effettuare la
composizione in base al nome, premere i tasti appropriati per inserire il cognome del
destinatario seguito dal nome fino a quando il sistema non lo abbia riconosciuto.
5. Dopo la conferma del nome del destinatario da parte del sistema, immettere i nomi
o i numeri degli altri eventuali destinatari desiderati.
6. Al termine dell'invio del messaggio, premere
per lasciare un fax e premere il pulsante
Start del fax per inviare il messaggio fax o premere
7. Una volta inviato il fax, è possibile premere
per accedere ad altre opzioni.
per inviare il messaggio o premere
per accedere alle opzioni di invio del messaggio, quali trasmissione urgente, trasmissione
futura, contrassegno riservato e ricevuta di ritorno. Una volta selezionata l’opzione
desiderata, premere
per inviare il messaggio e uscire dal menu principale.
17
Manuale dell'utente del sistema di posta vocale
Creazione di un fax (con messaggio vocale)
È possibile inviare un fax con messaggio vocale alla casella di un destinatario tramite un telefono
fax. Il messaggio può essere inviato direttamente dal fax dell’azienda o dalla propria casella.
Se il messaggio fax viene inviato dal fax dell’azienda, il nome dell’utente non viene incluso
nell’intestazione del messaggio, mentre viene incluso se il messaggio fax viene inviato dalla
propria casella.
Dal fax dell’azienda
Nota: il nome dell’utente non viene incluso nell’intestazione del messaggio per
il destinatario.
1. Da un telefono fax, comporre il numero di accesso al fax dell’azienda.
2. Quando si sente il messaggio preregistrato, immettere il numero della casella del
destinatario. In alternativa, per effettuare la composizione in base al nome, premere i tasti
appropriati per inserire il cognome del destinatario seguito dal nome fino a quando il sistema
non lo abbia riconosciuto.
3. Viene riprodotto il messaggio di saluto del destinatario. Dopo il segnale acustico, registrare
il messaggio vocale desiderato.
4. Dopo aver registrato il messaggio vocale, premere il pulsante Start del fax per inviare
il messaggio fax.
5. Una volta inviato il fax, è possibile premere
urgente o premere
per contrassegnare il messaggio come
per lasciare un messaggio per un’altra casella.
Dalla propria casella
Nota: il nome dell’utente viene incluso nell’intestazione del messaggio per il destinatario.
1. Da un telefono fax, comporre il numero di accesso al fax dell’azienda.
2. Quando si sente il messaggio preregistrato, immettere il numero della propria casella.
3. Quando si sente il proprio messaggio di saluto, premere
.
4. Immettere il codice segreto.
5. Premere
per creare un messaggio e seguire le istruzioni per l’invio di un messaggio
vocale dalla propria casella (inclusa l’immissione dell’indirizzo).
6.
Dopo il segnale acustico, registrare il messaggio vocale desiderato.
7. Al termine della registrazione, premere
per lasciare un fax e premere il pulsante Start
del fax per inviare il messaggio fax o premere
18
per accedere ad altre opzioni.
Utilizzo del PC per i messaggi vocali
Utilizzo del PC per i messaggi vocali
È possibile installare Mitel Multimedia Outlook Plug-in al fine di utilizzare Microsoft Outlook
2003 per la gestione dei messaggi vocali. Il plug-in installa il riproduttore Mitel Networks
QuickPlay e la barra degli strumenti della messaggistica unificata nel client di posta elettronica
Microsoft Outlook (vedere di seguito). Il riproduttore QuickPlay permette di utilizzare il telefono
o gli altoparlanti del PC per ascoltare i messaggi vocali, mentre la barra degli strumenti consente
di rispondere, inoltrare e gestire i messaggi vocali ricevuti. Inoltre, questo strumento dà la
possibilità di creare e inviare nuovi messaggi vocali tramite posta elettronica o posta vocale.
La barra degli strumenti permette anche di avviare Web View da Outlook.
Nota: Microsoft Outlook dispone di una finestra Explorer e una finestra Inspector.
Explorer è la finestra principale che visualizza l'elenco dei messaggi per l'utente,
mentre Inspector è la finestra che visualizza il messaggio quando questo viene aperto.
Mitel Multimedia Outlook Plug-in supporta i seguenti messaggi NuPoint: messaggi locali,
messaggi vocali riservati, messaggi di registrazione di una chiamata (RAC - Record-A-Call)
e messaggi fax. Ciascun tipo di messaggio è contraddistinto da una specifica icona.
Nota: se viene spostato daIla Posta in arrivo a una cartella personale, il messaggio
vocale viene eliminato dall'interfaccia utente telefonica (TUI). Se poi viene nuovamente
spostato nella Posta in arrivo, il messaggio viene eliminato in quanto collegato al
messaggio cancellato dall'interfaccia utente telefonica. Nel caso in cui l'impostazione
di eliminazione automatica sia disattivata, il messaggio si troverà nella cartella Posta
eliminata. Per ulteriori informazioni, consultare l'amministratore del sistema.
Per installare e utilizzare Multimedia Outlook Plug-in è necessario essere utenti della
messaggistica unificata avanzata NuPoint Messenger IP.
Note:
1. È possibile rispondere a questi messaggi solo tramite messaggi di posta elettronica.
2. Multimedia Outlook Plug-in richiede Microsoft® Outlook 2000, XP o 2003.
3. Il plug-in può essere eseguito sui sistemi operativi Microsoft® Windows 2000,
XP o 2003.
4. Schede audio e altoparlanti del PC sono opzionali, dato che per ascoltare i messaggi
si può utilizzare la funzione Call Me/Meet Me (Chiama/Rispondi).
19
Manuale dell'utente del sistema di posta vocale
Installazione di Multimedia Outlook Plug-in
Nota: una volta installato il plug-in, l'apertura e la chiusura di Outlook richiederanno
qualche istante in più. Evitare il riavvio di Outlook subito dopo averne effettuato la
chiusura.
Prima di iniziare
Prima di procedere, ottenere le seguenti informazioni dall'amminstratore di sistema:
•
Posizione del file setup.exe;
•
Il nome di dominio completo (FQDN - Fully qualified domain name) della piattaforma
NuPoint Messenger IP.
Nota: per installare Multimedia Outlook Plug-in è necessario disporre dei diritti
di amministratore locale.
Per installare Multimedia Outlook Plug-in
1. Chiudere Microsoft Outlook se è in uso al momento dell'installazione.
2. Se Multimedia Outlook Plug-in è stato già installato, rimuovere l'applicazione utilizzando
l'opzione Installazione applicazioni in Pannello di controllo:
- Selezionare Start > Panello di controllo, quindi aprire Installazione applicazioni.
- Selezionare Multimedia Outlook Plug-in e fare clic su Cambia/Rimuovi.
3. Accedere al file setup.exe per Multimedia Outlook Plug-in, fare doppio clic sul file, quindi
fare clic su Esegui. Se viene visualizzato un avviso di protezione, sarà necessario fare
nuovamente clic su Esegui. Viene visualizzata la finestra Multimedia Outlook Plug-in Setup
(Installazione di Multimedia Outlook Plug-in).
Nota: il file setup.exe può essere installato dal CD o dalla scheda Plug-in Downloads
(Download del plug-in) presente nell'interfaccia di Web View. Per visualizzare questa
scheda, gli utenti devono abilitare il download di Multimedia Outlook Plug-in nella propria
casella postale. Per ulteriori informazioni, consultare l'amministratore del sistema.
4. Se viene chiesto di rimuovere l'applicazione esistente, fare clic su OK.
5. Fare clic su Avanti .Viene visualizzata la finestra Select Installation Language (Seleziona
lingua di installazione).
6. Selezionare la lingua (inglese o francese) che si desidera visualizzare per le istruzioni
d'installazione di Multimedia Outlook Plug-in, quindi fare clic su Avanti. Viene visualizzata
la finestra User Settings (Impostazioni utente).
7. Inserire il nome di dominio completo (FQDN) della piattaforma NuPoint Messenger, quindi
fare clic su Avanti. Viene visualizzata la finestra di dialogo Choose Destination Location
(Scegli percorso di destinazione).
8. Fare clic su Avanti per accettare il percorso predefinito o su Sfoglia per cambiare
il percorso dei file.
9. Se viene chiesto di creare una cartella, fare clic su Sì. Viene visualizzata la finestra Start
Copying Files (Inizio copia file).
10. Fare clic su Avanti .Viene installato il software e visualizzata la finestra User Profiles
Information (Informazioni profili utente).
11. Selezionare Logon User Names (Nomi utente per l'accesso) per gli utenti di PC che
richiedono la personalizzazione delle impostazioni di sicurezza di Outlook per Multimedia
Outlook Plug-in. L'attivazione di un nome utente impedirà la comparsa di messaggi
di sicurezza al momento dell'apertura del plug-in di Outlook.
20
Utilizzo del PC per i messaggi vocali
12. Fare clic su Enable (Attiva), quindi su Close (Chiudi). Viene visualizzata la finestra
InstallShield Wizard Complete (Installazione guidata InstallShield completata).
13. Fare clic su Finish (Fine).
14. Aprire Microsoft Outlook, fare clic su Strumenti, Opzioni, quindi sulla scheda Unified
Messaging (Messaggistica unificata).
15. Nella sezione Automatic Play (Riproduzione automatica), selezionare il tipo di riproduzione
automatica per i messaggi vocali. Queste impostazioni sono opzionali.
- Se si desidera ascoltare automaticamente il messaggio quando questo viene aperto
(subito dopo aver fatto doppio clic sul messaggio vocale nella Posta in arrivo), fare clic
su Auto-play when opening (Riproduzione automatica all'apertura).
- Se si desidera ascoltare automaticamente il messaggio quando questo viene evidenziato
(quando viene visualizzato nell'anteprima messaggio della Posta in arrivo), fare clic
su Auto-play when previewing (Riproduzione automatica all'anteprima).
16. Nella sezione Phone (Telefono), inserire il numero di telefono o l'interno nel campo Phone
number or extension (Numero di telefono o interno).
Nota: il numero di telefono o l'interno inseriti in questo campo vengono utilizzati dalla
funzione Call Me (Chiama) per ascoltare i messaggi di posta vocale e per registrare
annunci e nomi dell'elenco di distribuzione.
17. Nella sezione Unified Messaging Profile (Profilo messaggistica unificata), fare clic su
Messaging Profile (Profilo messaggistica) per inserire i relativi numeri nei campi Mailbox
(Casella postale) e Passcode (Codice segreto). Questi numeri consentono l'accesso
a Personal Web Page (Pagina Web Personale) tramite il pulsante Profile (Profilo) nella
barra degli strumenti del plug-in di Outlook e forniscono inoltre un'identificazione per
la riproduzione dei messaggi vocali.
18. Fare clic su OK.
19. Fare clic su OK.
20. “Impostazione della riproduzione dei messaggi” a pagina 22.
Attivazione di utenti aggiuntivi per il plug-in di Outlook all'interno
di un PC
Servendosi di un account con privilegi di amministratore è possibile attivare utenti aggiuntivi
per Multimedia Outlook Plug-in all'interno di un PC in cui è stato installato il plug-in stesso.
Attivazione di altri utenti
1. Effettuare l'accesso al PC utilizzando un account con privilegi di amministratore.
2. Accedere al seguente file: C:\Program Files\Mitel Networks\Multimedia Outlook
Plug-in\EnableMOPonOutlookXP.exe.
3. Aprire il file EnableMOPonOutlookXP.exe, selezionare il/i nuovo/i utente/i dall'elenco User
Profiles Information (Informazioni profili utente), quindi fare clic su Enabled (Attivato).
21
Manuale dell'utente del sistema di posta vocale
Impostazione della riproduzione dei messaggi
È possibile impostare la riproduzione del messaggio all'apertura (quando si fa doppio clic sul
messaggio) o all'anteprima (quando si fa clic sul messaggio) nella Posta in arrivo. La seguente
procedura consente di impostare entrambi i tipi di riproduzione e di configurare l'ascolto dei
messaggi tramite il telefono e gli altoparlanti del PC.
1. Aprire Microsoft Outlook, fare clic su Strumenti, Opzioni, quindi sulla scheda Unified
Messaging (Messaggistica unificata).
2. Nella sezione Automatic Play (Riproduzione automatica), selezionare il tipo di riproduzione
automatica per i messaggi vocali.
- Se si desidera che i messaggi vocali vengano riprodotti tramite gli altoparlanti del PC o il
telefono al momento dell'apertura del messaggio (cioè dopo aver fatto doppio clic sul
messaggio vocale nella Posta in arrivo), fare clic su Auto-play when opening
(Riproduzione automatica all'apertura)
- Se si desidera riprodurre automaticamente i messaggi vocali tramite gli altoparlanti del
PC o il telefono al momento dell'anteprima del messaggio vocale (cioè dopo aver fatto clic
sul messaggio vocale nella Posta in arrivo), fare clic su Auto-play when previewing
(Riproduzione automatica all'anteprima).
3. Nella sezione Phone (Telefono), assicurarsi di inserire il numero di telefono o l'interno.
Se questi dati non vengono inseriti, sarà possibile riprodurre i messaggi solamente tramite
gli altoparlanti del PC.
4. Fare clic su OK.
Note:
1. La barra degli strumenti Mitel QuickPlay consente di arrestare, eseguire, sospendere,
far avanzare velocemente o riascoltare i messaggi vocali. Tramite questo strumento è possibile
attivare o disattivare il pulsante Playback Device (Periferica di riproduzione) e modificare
le opzioni di riproduzione automatica tramite la casella di controllo "Auto-play when previewing"
(Riproduzione automatica all'anteprima). Per avviare la barra degli strumenti Mitel QuickPlay,
fare clic sul pulsante QuickPlay nella barra degli strumenti di Microsoft Outlook. Il pulsante
QuickPlay apparirà premuto quando la barra degli strumenti Mitel QuickPlay è aperta.
2. Se Microsoft Outlook è aperto su un PC e si utilizza lo stesso account per aprire
di nuovo Microsoft Outlook su un altro PC, per poter utilizzare Multimedia Outlook
Plug-in sarà necessario riavviare Microsoft Outlook nel PC originale.
3. Grazie alla casella di controllo "Auto-play when previewing" (Riproduzione automatica
all'anteprima), la barra degli strumenti Mitel QuickPlay consente di modificare
le preferenze di riproduzione automatica. Inoltre, questa impostazione modifica
le impostazioni di riproduzione automatica in Strumenti/Opzioni.
4. La barra degli strumenti Mitel QuickPlay è dotata del pulsante Playback Device
(Periferica di riproduzione), che consente di eseguire o interrompere la riproduzione
dei messaggi tramite telefono.
Configurazione dell'accesso a Unified Messaging Profile
(Profilo messaggistica unificata)
Per effettuare l'accesso e configurare le impostazioni aggiuntive della casella postale,
è necessario configurare l'accesso a Unified Messaging Profile (Profilo messaggistica
unificata).
1. Aprire Microsoft Outlook, fare clic su Strumenti, Opzioni, quindi sulla scheda Unified
Messaging (Messaggistica unificata).
2. Fare clic sul pulsante Messaging Profile (Profilo messaggistica). Viene visualizzata
la finestra Unified Messaging Profile (Profilo messaggistica unificata).
22
Utilizzo del PC per i messaggi vocali
3. Nel campo NuPoint Server FQDN (FQDN NuPoint Server), inserire il nome di dominio
completo del server NuPoint Messenger.
Nota: se il nome o l'indirizzo IP del server NuPoint Messenger sono stati forniti durante
l'installazione di Mitel Multimedia Outlook Plug-in, il campo NuPoint Server FQDN
contiene già questo valore. Se il campo è vuoto, contattare l'amministratore di sistema
per ottenere questi dati.
4. Immettere il numero della propria casella di posta nel campo Casella di posta.
5. Nel campo Codice segreto, inserire la password della messaggistica unificata.
6. Fare clic su OK per salvare le impostazioni.
Barra degli strumenti della messaggistica unificata
Una volta installato Mitel Multimedia Outlook Plug-in, nella finestra Microsoft Outlook Explorer
appare la barra degli strumenti della messaggistica unificata. Per alcune delle attività vengono
anche aggiunte delle voci nei menu di Outlook File, Visualizza, Strumenti e Azioni.
Figura 1: Barra degli strumenti della messaggistica unificata (in Outlook)
Nota: questa barra degli strumenti è anche disponibile nella finestra Inspector
di Microsoft Outlook. Tuttavia, i pulsanti QuickPlay e Profile (Profilo) non sono disponibili
in questa finestra.
Nella barra degli strumenti sono disponibili i seguenti pulsanti:
•
•
•
•
•
•
•
•
New (Nuovo): crea un nuovo messaggio vocale. Oltre ad essere presente nella barra degli
strumenti standard, questa opzione è anche disponile nei menu File e Azioni.
Reply (with Voice) (Rispondi - con voce): invia al mittente del messaggio NuPoint una
risposta tramite messaggio vocale. Questa opzione è anche disponibile nel menu Azioni
di Microsoft Outlook.
Reply to All (with Voice) (Rispondi a tutti - con voce): invia al mittente del messaggio
NuPoint e a tutti i destinatari una risposta tramite messaggio vocale. Questa opzione
è anche disponibile nel menu Azioni di Microsoft Outlook.
Forward (with Voice) (Inoltra - con voce): inoltra un messaggio NuPoint a un altro utente
tramite messaggio vocale. Questa opzione è anche disponibile nel menu Azioni di Microsoft
Outlook.
Previous (NuPoint message) (Precedente - messaggio NuPoint): trova il messaggio
NuPoint che appare prima di quello attualmente selezionato.
Next (NuPoint message) (Successivo - messaggio NuPoint): trova il messaggio
NuPoint che appare dopo di quello attualmente selezionato.
QuickPlay: permette all'utente di aprire e chiudere la barra degli strumenti QuickPlay nella
finestra Microsoft Outlook Explorer.
Profile (Profilo): permette all'utente di accedere al profilo della messaggistica unificata
per configurare le impostazioni aggiuntive della casella postale. Questa opzione è anche
disponibile nel menu Strumenti di Microsoft Outlook.
Nota: questo pulsante è disponibile soltanto quando il profilo della messaggistica
unificata è configurato nelle opzioni di Microsoft Outlook. Per istruzioni, vedere
“Configurazione dell'accesso a Unified Messaging Profile (Profilo messaggistica
unificata)” a pagina 22.
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Manuale dell'utente del sistema di posta vocale
Barra degli strumenti QuickPlay
Una volta installato Mitel Multimedia Outlook Plug-in, nella finestra Microsoft Outlook Explorer
appare la barra degli strumenti QuickPlay.
La barra degli strumenti QuickPlay consente di riprodurre i messaggi ed è composta dai controlli
multimediali QuickPlay, una barra di stato e un pulsante Call Me/Meet Me (Chiama/Rispondi)
che permette la connessione alla casella postale NuPoint e la riproduzione dei messaggi tramite
telefono.
Figura 2: il riproduttore Mitel Networks QuickPlay (in Outlook)
Riproduzione di un messaggio vocale in Outlook
Se la riproduzione dei messaggi è impostata su "Auto-play when previewing" (Riproduzione
automatica all'anteprima), l'evidenziazione di un messaggio nella Posta in arrivo avvia
la riproduzione automaticamente tramite gli altoparlanti del PC.
Nota: i fax e i messaggi vocali riservati non possono essere riprodotti tramite gli
altoparlanti del PC.
Se la riproduzione dei messaggi è impostata su "Auto-play when opening" (Riproduzione
automatica all'apertura).
1. Evidenziare il messaggio nella Posta in arrivo.
2. Se il riproduttore Mitel Networks QuickPlay non è visibile, fare clic su QuickPlay nella barra
degli strumenti della messaggistica unificata.
3. Per riprodurre il messaggio tramite gli altoparlanti del PC, fare clic sul pulsante Play
(Riproduci) del riproduttore QuickPlay.
4. Per riprodurre il messaggio tramite telefono in una sessione Call Me/Meet me
(Chiama/Rispondi), fare clic sul pulsante che indica il telefono nel riproduttore QuickPlay.
- Se il numero di telefono o l'interno è configurato nelle opzioni di Outlook per
la messaggistica unificata, il sistema procede con la composizione (sessione Chiama).
Quando si risponde al telefono, il messaggio viene riprodotto.
- Se il numero di telefono o l'interno non sono configurati nelle opzioni di Outlook per
la messaggistica unificata, è necessario aprire la casella vocale ed effettuare l'accesso
(sessione Rispondi). Una volta effettuato l'accesso, viene riprodotto il messaggio.
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Utilizzo del PC per i messaggi vocali
Per ulteriori informazioni sulla funzione Call Me/Meet Me (Chiama/Rispondi), consultare
la Guida di Web View.
Note:
1. Durante la riproduzione di un messaggio, è possibile utilizzare i pulsanti Stop (Arresta), Pause
(Sospendi) e di regolazione del volume del riproduttore QuickPlay.
2. Durante la riproduzione con QuickPlay di un messaggio Call Me/Meet Me tramite telefono,
facendo clic su "Profile" (Profilo) nella barra degli strumenti della messaggistica unificata per
avviare Web View OPPURE facendo clic su un qualsiasi pulsante di Web View, la sessione
Call Me/Meet Me viene automaticamente chiusa.
Risposta a un messaggio vocale in Outlook
È possibile rispondere a un messaggio vocale in Outlook utilizzando un altro messaggio vocale
inviato come allegato di posta elettronica. Per registrare un messaggio, il numero Call Me/Meet
Me deve essere impostato in Web View (fare riferimento alla Guida di Web View).
1. Evidenziare il messaggio nella Posta in arrivo, quindi fare clic su Reply (Rispondi) o Reply
to All (Rispondi a tutti) nella barra degli strumenti della messaggistica unificata. Viene
visualizzata la finestra R: <oggetto>.
2. Immettere i destinatari.
3. Fare clic sul pulsante Record (Registra) e registrare il messaggio utilizzando il microfono.
Una volta terminata la registrazione, fare clic sul pulsante Stop (Arresta).
4. Fare clic su Send (Invia).
Inoltro di un messaggio vocale in Outlook
È possibile inoltrare i messaggi vocali ricevuti in Outlook inviandoli come allegati di posta
elettronica. Inoltre, è possibile registrare un nuovo messaggio vocale e inviarlo come allegato
di posta elettronica. Per registrare un messaggio, il numero Call Me/Meet Me deve essere
impostato in Web View (fare riferimento alla Guida di Web View).
1. Evidenziare il messaggio nella Posta in arrivo, quindi fare clic su Forward (Inoltra) nella
barra degli strumenti della messaggistica unificata. Viene visualizzata la finestra
I: <subject>.
2. Immettere i destinatari.
3. Fare clic sul pulsante Record (Registra) e registrare il messaggio utilizzando il microfono.
Una volta terminata la registrazione, fare clic sul pulsante Stop (Arresta).
4. Scegliere Invia.
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Manuale dell'utente del sistema di posta vocale
Invio di un nuovo messaggio vocale in Outlook
È possibile registrare un nuovo messaggio vocale e inviarlo come allegato di posta elettronica.
Per registrare un messaggio, il numero Call Me/Meet Me deve essere impostato in Web View
(fare riferimento alla Guida di Web View).
Nota: in Outlook è possibile aprire solo un modulo di registrazione vocale alla volta. Se
si prova ad aprire più di un modulo, viene visualizzato un messaggio di errore.
1. Nella barra degli strumenti della messaggistica unificata, fare clic su New (Nuovo).
2. Immettere i destinatari e l'oggetto.
3. Fare clic sul pulsante Record (Registra) e registrare il messaggio utilizzando il microfono.
Una volta terminata la registrazione, fare clic sul pulsante Stop (Arresta).
4. Scegliere Invia.
Visualizzazione dei messaggi vocali in Outlook
Per visualizzare i messaggi vocali in Outlook, utilizzare i pulsanti Previous (Precedente) e
Next (Successivo) presenti nella barra degli strumenti della messaggistica unificata.
Avvio di Web View da Outlook
Per avviare Web View da Outlook
1. Nella barra degli strumenti della messaggistica unificata, fare clic su Profile (Profilo).
2. Se viene visualizzato un avviso di protezione, fare clic su Yes (Sì) per continuare. Viene
visualizzata la pagina di accesso a Web View. È quindi possibile effettuare l'accesso a Web
View. Per ulteriori informazioni su Web View, consultare la Guida di Web View NuPoint
Messenger IP all'indirizzo http://edocs.mitel.com/UG/Index.html
Funzione opzionale TTS (Text-to-Speech)
La funzione TTS (Text-to-speech) consente di ascoltare i messaggi di posta elettronica
Microsoft Outlook tramite la casella postale NuPoint Voice. Il testo del messaggio di posta
elettronica viene convertito in messaggio vocale e riprodotto tramite telefono.
Nota: TTS è disponibile solamente con la funzione di messaggistica unificata avanzata.
È possibile accedere alle opzioni TTS dal menu Message System Choice (Scelta del sistema
di messaggi).
Nota: è necessario attivare la funzione TTS per poter accedere a questo menu. Per
ulteriori informazioni, rivolgersi all'amministratore di sistema.
Dal menu Message System Choice (Scelta del sistema di messaggi), premere
accedere alle seguenti opzioni TTS:
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per
Utilizzo del PC per i messaggi vocali
Premere il tasto
Per eseguire questa azione
Eseguire nuovamente il messaggio TTS.
Mantenere il messaggio TTS.
Eliminare il messaggio TTS.
Uscire dal menu.
Riproduzione di un messaggio TTS
Per riprodurre un messaggio TTS:
1. Dopo aver effettuato l'accesso al menu Message System Choice (Scelta del sistema di
messaggi), viene richiesto di riprodurre i messaggi di posta elettronica letti o non letti.
2. Selezionare
per riprodurre i messaggi di posta elettronica non letti oppure
per
riprodurre quelli letti. La riproduzione del messaggio segue quest'ordine: oggetto, mittente,
data, ora e testo del messaggio. Il sistema notifica se il messaggio di posta elettronica
contiene un file come allegato. Inoltre, viene indicato il livello di importanza del messaggio
di posta elettronica.
Dopo aver ascoltato il messaggio di posta elettronica desiderato, è possibile:
•
Premere
per mantenere il messaggio;
•
Premere
per eliminare il messaggio;
•
Premere
per riprodurre nuovamente il messaggio;
•
Premere
per uscire dal menu Message System Choice (Scelta del sistema di
messaggi).
Nota: prima dell'uscita, il sistema fornisce un riepilogo del numero totale di messaggi
vocali e messaggi di posta elettronica contenuti nella casella postale.
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Manuale dell'utente del sistema di posta vocale
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