statuto 1. obiettivi della federazione 2. associazione e

STATUTO
1. OBIETTIVI DELLA FEDERAZIONE
2. ASSOCIAZIONE E DOVERI DELLE SOCIETA‘ MEMBRI
3. AMMINISTRAZIONE
4. MODIFICHE DELLO STATUTO
5. RAPPRESENTANZA LEGALE
1. OBIETTIVI DELLA FEDERAZIONE
La federazione è un’associazione volontaria no-profit costituita al fine di ottenere un
avanzamento nella ricerca e nella formazione nel campo delle scienze farmacologiche e
promuovere la cooperazione tra le società farmacologiche nazionali/regionali in Europa e
nei Paesi limitrofi. L’EPHAR ha come obiettivo quello di cooperare con organizzazioni
internazionali, in particolare l’International Union of Basic and Clinical Pharmacology
(IUPHAR).
Un principio fondamentale della federazione è che nessuna azione eseguita dalla
federazione stessa o in suo nome può diminuire l'autonomia di ognuna delle singole
società federate. La federazione si propone di raggiungere i propri obiettivi con i seguenti
mezzi:
a) organizzazione e gestione di corsi e programmi formativi in materie correlate alla
farmacologia;
b) promozione dello scambio di informazioni scientifiche tra i Farmacologi europei,
tramite l’organizzazione di incontri tra le società europee membri, o anche tramite
altre attività come l’organizzazione periodica di congressi europei di farmacologia;
c) raccolta e divulgazione di informazioni, promozione della partecipazione a rilevanti
attività organizzate dalle società membri. Questo include la programmazione di un
calendario degli incontri nazionali e di riunioni congiunte di ciascuna società europea;
d) la Federazione ha l’obiettivo di stabilire standard per i corsi base in farmacologia;
e) la Federazione ha l’obiettivo di promuovere la collaborazione scientifica tra le società
nazionali membri attraverso mezzi opportuni.
2. ASSOCIAZIONE E DOVERI DELLE SOCIETA’ MEMBRI.
(A) MEMBRI REGOLARI
(a)
I membri regolari associati nella federazione sono esclusivamente le società
nazionali di Farmacologia riconosciute dalla IUPHAR, con sede in Europa e nei paesi
limitrofi. Tutte le società nazionali membri devono pagare una tassa annuale all’EPHAR.
(b) L’associazione all’EPHAR può decadere al verificarsi delle seguenti condizioni:
– scioglimento di una società membro;
– dissociazione. Qualsiasi società membro ha la licenza di dissociarsi dall’EPHAR.
Questa scelta deve essere comunicata in sede di assemblea generale della
federazione previa comunicazione alla segreteria generale;
– nel caso di mancato pagamento della tassa annuale da parte di una società
membro. In tal caso, solo in seguito all’invio di due avvisi di pagamento scritti, si
potrà considerare l’esclusione all’EPHAR della società morosa. La decisione di
esclusione dall’EPHAR di un membro può avvenire unicamente in sede di
assemblea generale (regolare o straordinaria) in seguito a voto di maggioranza.
(c) Le società membri hanno il dovere di:
(i) supportare gli obiettivi della federazione all’interno delle stesse società nazionali;
(ii) pubblicizzare le attività della federazione come da comunicazione da parte della
segreteria generale.
(B) MEMBRI AFFILIATI
(a) I membri affiliati corrispondono a industrie, enti regolatori o individui che supportano
come sponsor la Federazione per mezzo di un regolare finanziamento.
(b) I membri affiliati possono essere ammessi solo nel caso in cui il comitato esecutivo
stabilisca che l’associazione dell’affiliato non sia contro gli scopi e gli obiettivi della
federazione.
(c) Gli affiliati sono tenuti a pagare annualmente la quota convenuta come sponsor della
federazione. Il finanziamento è deciso dal comitato esecutivo, in seguito alla
negoziazione con l’affiliato che sponsorizza la federazione.
(d) L’associazione alla federazione terminerà:
– nel caso di risoluzione della società o ente legale, oppure in caso di morte
dell’individuo affiliato;
– nel caso di ritiro dalla federazione. Qualsiasi membro affiliato può, in qualsiasi
momento e liberamente, mettere fine alla propria associazione alla federazione
mediante comunicazione al segretariato generale;
– nel caso di non pagamento della quota annuale da parte dell’affiliato. In tal caso
almeno due richiami di pagamento devono essere comunicati per iscritto all’affiliato
moroso prima dell’esclusione. L’esclusione dell’affiliato deve essere approvata dal
comitato esecutivo. L’affiliato moroso resta responsabile del pagamento del
corrispettivo dovuto.
– quando il comitato esecutivo stabilisca, tramite voto di maggioranza, che
l’associazione dell’affiliato non è più in accordo con gli scopi e gli obiettivi della
federazione.
(C) Sponsors
(a) Gli sponsor corrispondono a individui, società o enti che supportano la federazione
tramite il pagamento di una donazione sporadica e libera.
(b) Le donazioni ad opera degli Sponsor possono essere ammesse dal comitato esecutivo,
che stabilisce se lo sponsor sia contrario o meno agli scopi e obiettivi della
federazione.
(D) Ambasciatori EPHAR
(a) Un farmacologo, nominato dal presidente dell’EPHAR, in seguito ad approvazione del
comitato
esecutivo,
può
essere
investito
del
titolo
di
ambasciatore
EPHAR.
L’ambasciatore EPHAR agirà in quei paesi che non abbiano una società nazionale di
farmacologia, o che non siano ancora membri regolari della federazione.
(b) Gli Ambasciatori hanno il dovere di stabilire uno stretto contatto tra la federazione e i
farmacologi dei suddetti paesi.
(c) Nel caso in cui nel paese d’interesse esista una società nazionale di farmacologia non
ancora membro EPHAR ed eligibile dell’associazione come membro regolare della
Federazione, l’Ambasciatore dovrà promuovere gli obiettivi e le attività dell’EPHAR
incoraggiando l’associazione di tale società farmacologica alla Federazione.
(d) La nomina ad ambasciatore EPHAR ha validità di due anni.
(e) Il titolo di ambasciatore EPHAR terminerà:
– dopo il mandato di due anni; la nomina può essere rinnovata senza limiti nel
numero di mandati;
– qualora la società nazionale di farmacologia cui l’ambasciatore fa riferimento venga
fondata e diventi membro regolare della federazione;
– in seguito a rinuncia alla nomina o morte dell’ambasciatore;
– nel caso in cui il comitato esecutivo disponga che l’attività dell’ambasciatore non
sia più necessaria.
3. AMMINISTRAZIONE
Gli interessi della federazione saranno condotti dall’assemblea generale e dal comitato
esecutivo.
(A) ASSEMBLEA GENERALE
(i) L’assemblea generale è formata dai rappresentanti nominati da ogni società membro
della federazione. Società con meno di 500 membri possono nominare un solo
rappresentante, società con più di 500 membri possono nominare fino a due
rappresentanti. I rappresentanti hanno il dovere di agire e votare in accordo con le
direttive delle rispettive società azionali. Ogni membro affiliato può nominare un
osservatore senza diritto di voto.
(ii) I compiti dell’assemblea generale sono:
– eleggere delle società membri della federazione;
– proporre i nomi dei candidati al comitato esecutivo;
– eleggere i membri del comitato esecutivo;
– eleggere i due revisori dei conti;
– ratificare l’attività del comitato esecutivo;
– votare in merito a cambiamenti dello statuto e le regole della federazione come
raccomandato dal comitato esecutivo;
– approvare il bilancio e la relativa relazione finanziaria.
(iii) L’assemblea generale può nominare comitati per specifici compiti, ad esempio in
merito a “meeting”, pubblicazioni e programmi formativi o di scambio.
(iv) L’assemblea generale dovrà tenersi ogni anno.
– Nell’anno in cui una società membro organizza un congresso EPHAR, questo
congresso dovrà ospitare l’assemblea generale valida per l’anno in corso.
– Se, per l’anno in questione, una società membro organizza un congresso IUPHAR
in Europa, tale congresso dovrà ospitare l’assemblea generale per quell’anno. Se il
congresso IUPHAR è organizzato in uno stato extra-Europeo, tale occasione verrà
scelta per organizzare l’assemblea generale previo accordo con le società membri
EPHAR.
– In altri casi, l’assemblea generale si terrà in occasione di un congresso nazionale,
preferibilmente internazionale, di farmacologia organizzato da una Società Membro
della Federazione.
- La sede dell’assemblea generale deve essere scelta dal comitato esecutivo in
seguito a consultazione con le società membri della federazione.
(v) Riunioni straordinarie dell’assemblea potranno essere organizzate su richiesta della
maggioranza del comitato o da almeno il 50% dei membri dell’assemblea.
(vi)Ad eccezione di quanto previsto esplicitamente dallo statuto, ogni argomento che
debba essere stabilito dall’assemblea generale sarà approvato a maggioranza dei
presenti con diritto di voto.
(B) COMITATO ESECUTIVO
(i) Il comitato esecutivo è composto da nove membri ed è eletto, tramite scrutinio
segreto, dai membri dell’assemblea generale ai regolari congressi EPHAR organizzati
ogni 4 anni tra due congressi IUPHAR. I membri sono eletti per un mandato di quattro
anni e possono essere rieletti per un secondo mandato consecutivo.
(ii) I membri dell’assemblea che vengono eletti membri del comitato esecutivo, qualora
fossero rappresentanti dello loro società farmacologiche, dovranno destituirsi da tale
ruolo. Sarà la stessa società di appartenenza a nominare i sostituti per la restante
durata del mandato.
(iii) Ogni membro della società può nominare un candidato da comunicare al segretario
generale due mesi prima della riunione dell’assemblea generale.
(iv)Nella sua prima riunione, il comitato esecutivo elegge il presidente, il presidenteeletto e il tesoriere. Il presidente resta in carica per due anni. Il presidente-eletto
assume la carica di presidente per i restanti due anni nell’ambito del periodo di
quattro anni del mandato del comitato esecutivo, durante il quale il precedente
presidente diventerà “past-president”. Nel caso in cui il presidente sia impossibilitato
ad agire, ogni responsabilità sarà assunta dal “past-president” e dal presidente-eletto.
Il comitato esecutivo deve nominare il segretario generale. Qualora il segretario
generale non sia un membro del comitato esecutivo, parteciperà comunque alle
riunioni del comitato esecutivo senza esercitare diritto di voto. Il mandato del
segretario generale ha durata di due anni, ma può essere rieletto alla fine del
mandato.
(v) Tutte le decisioni sono prese sulla base di un voto di maggioranza. Almeno 5 membri
del comitato esecutivo devono prendere parte al voto. La procedura di voto può
essere avviata tramite modalità elettroniche quando necessario.
(vi) Qualora l’assemblea generale elegga un nuovo comitato esecutivo, in cui nessuno dei
membri è stato nominato precedentemente presidente, il comitato può eleggere un
“past-president” in modo che possa fungere da guida come membro senza diritto di
voto, per un periodo di due anni.
(vii) Il comitato esecutivo dovrà agire facendo le veci dell’assemblea generale, durante gli
intervalli di tempo tra ogni riunione dell’assemblea generale. Il comitato esecutivo
devo lavorare collaborando con i comitati organizzativi dei congressi EPHAR; in
accordo a quanto descritto nelle line guida in merito all’organizzazione dei congressi
EPHAR.
(viii) Un membro ad interim del comitato esecutivo può essere nominato dal presidente,
scegliendo il primo nella lista dei precedenti candidati non eletti. L’individuo, così
nominato, dovrà far fede ai doveri del comitato esecutivo fino alla nuova nomina del
comitato esecutivo stesso.
(ix) Il segretario generale deve:
– tenere un registro di tutti i membri della federazione;
– tenere un registro di tutte le assemblee generali e del comitato esecutivo;
– distribuire l'ordine del giorno dell’assemblea generale e della riunione del comitato
esecutivo, almeno un mese prima della riunione stessa e distribuire i verbali delle
riunioni non oltre i tre mesi dopo la riunione;
– raccogliere
e
distribuire
informazioni
in
conformità
con
gli
obiettivi
della
federazione da e per le società aderenti;
(x) Il tesoriere deve:
– tenere un libro dei verbali delle operazioni finanziarie della federazione;
– ricevere tutte le quote dei membri e altri fondi;
– pagare tutti gli obblighi e debiti;
– tenere annualmente un rendiconto finanziario completo e presentare il bilancio
all’assemblea generale;
– il resoconto del tesoriere dovrà essere verificato annualmente dai revisori dei conti
(vedi sezione C).
(C) REVISORI DEI CONTI
(i) Due revisori dei conti sono eletti dall’assemblea generale dell’EPHAR, contestualmente
alla nomina del nuovo comitato esecutivo. I candidati alla nomina di revisori dei conti
devono essere nominati dai rappresentanti delle società membri della federazione in
occasione dell’assemblea generale. I revisori dei conti non possono essere eletti come
membri del comitato esecutivo, e devono appartenere preferibilmente a società
membri non rappresentate nel comitato esecutivo.
(ii) I revisori dei conti devono revisionare la relazione finanziaria annuale presentata dal
tesoriere, la revisione deve poi essere riferita al comitato esecutivo. Prima di ogni
riunione dell’assemblea generale, i revisori dei conti devono scrivere e consegnare ad
ogni società membro il rapporto di revisione dell’attività del tesoriere; deve essere
inoltre indicate la raccomandazione in merito all’approvazione o meno dell’attività del
tesoriere.
4. MODIFICHE ALLO STATUTO
Le modifiche allo statuto devono essere approvate dall’assemblea generale.
Gli emendamenti dello statuto proposti devono essere inviati ad ogni membro
dell’assemblea generale almeno un mese prima della riunione dell’assemblea generale,
durante il quale tali modifiche verranno valutate.
L’adozione di ogni modifica allo statuto è deliberata da un voto di maggioranza
corrispondente ai tre quinti dei votanti presenti alla riunione dell’assemblea generale.
Deve essere rappresentata la maggioranza delle società membri dell’EPHAR.
5. LEGAL REPRESENTATION
La federazione è stata costituita in base alla legge italiana. La sede legale dell’EPHAR è
presso il Dipartimento di Scienze Farmacologiche e Biomolecolari, via Balzaretti 9 Milano.
Il presidente è il rappresentante legale della federazione in merito ad ogni rapporto con
altre organizzazioni. Il presidente può autorizzare un membro del comitato esecutivo a
farne le veci per il rapporto con altre organizzazioni.
Il tesoriere è responsabile di ogni azione finanziaria dell’EPHAR. Tali azioni necessitano
l’approvazione del comitato esecutivo. Il conto bancario della federazione può essere
costituito, mantenuto o spostato in un dato paese europeo sulla base della decisione del
comitato esecutivo, qualora lo ritenesse appropriato.
•
••••