Tabella_DOCUMENTAZIONE DI SPESA

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Tabella_DOCUMENTAZIONE DI SPESA
DOCUMENTAZIONE DI SPESA
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DOCUMENTAZIONE
CATEG. DI
SPESA
SPESA
GIUSTIFICATIVO DI SPESA
Soggetto a timbratura
GIUSTIFICATIVO DI
PAGAMENTO
- COMPROVANTE L’AVVENUTA
ESECUZIONE DELL’OPERA O LA
FORNITURA DI BENI E SERVIZI
DOCUMENTAZIONE GIURIDICAMENTE
RILEVANTE
NOTE
- ATTESTANTE LA PERTINENZA
PROGETTO/PROGRAMMA
PERSONALE
Spese personale
dipendente:
- t. indeterminato
- t. determinato
+
F24 (costituisce il giustificativo degli
oneri a carico del datore di lavoro)
Spese di missione
del personale
dipendente
SERVIZI ESTERNI
Busta paga (costituisce il giustificativo
dello stipendio netto + oneri a carico
del dipendente)
Nota spese con allegati giustificativi:
Biglietti trasporti
Fatture alberghi
Ricevute ristoranti
Ricevute autostrade
Ricevute parcheggi
Attestazione di pagamento dello
stipendio e degli oneri
Nel caso in cui questi pagamenti
siano cumulativi serve anche la
dichiarazione che attesti la
corrispondenza del giustificativo di
spesa con il giustificativo di
pagamento
Se le spese di missione sono
accreditate sullo stipendio
l’attestazione del pagamento
coincide con quella di pagamento
degli stipendio stesso
Timesheet ( vedi “Norme specifiche del programma
di ammissibilità della spesa”, punto 2.2 –
registrazione a cadenza mensile per rilevazione
delle ore lavorate e relazione sull’attività volta)
Eventuale relazione sull’attività svolta qualora il
timesheet non sia sufficientemente dettagliato
Copia del contratto di lavoro
Ordine di servizio
Deve risultare evidente la correlazione tra
contratto di lavoro, busta paga e tabella calcolo
costo orario
Tabella esplicativa del calcolo della tariffa oraria
Motivazione della missione in relazione alla proposta
progettuale, data e luogo di svolgimento
Copia foglio firma e/o brochure della manifestazione
Autorizzazione alla missione nelle forme previste dal
contratto o dalla normativa.
Nel caso di utilizzo di auto propria dimostrare che le
norme/regolamenti interni lo consentano e fornire
documentazione attestante il calcolo della spesa richiesta
(verificare che il regolamento interno delle spese di
missione sia stato trasmesso)
Nel caso di beneficiari non pubblici le spese richieste a
convalida non possono superare le tariffe giornaliere (per diem)
previste dalla Commissione Europea consultabili al seguente
link:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/
per_diems/index_en.htm
Si sottolinea il rispetto del principio di economicità delle spese
previste al punto 2.2 delle Norme specifiche del programma di
ammissibilità della spesa
Copia del contratto di lavoro dal quali risulti il programma
e il progetto a cui l’incarico si riferisce
Spese personale esterno:
- Co.co.co
- Co.co.pro
Vedi spesa personale dipendente
Spese di missione del
personale esterno
Vedi spese di missione personale
dipendente.
(s previste da contratto)
Vedi spesa personale dipendente
Vedi spesa personale dipendente
Documentazione relativa alla selezione del personale e
alla pubblicazione e ogni altra prevista dalla normativa
Vedi spese di missione personale
dipendente
Vedi spese di missione personale dipendente
Vedi spese di missione personale dipendente
Qualora il contratto preveda un trattamento diverso o spese a
carico del personale verificare il rispetto del contratto se
compatibile con la normativa di settore.
Copia del contratto stipulato con il fornitore
Spese per acquisizione di
servizi (diversi da Co.co.co
e co.co.pro)
Versione del 15/02/2013
Fatture o altro documento contabile di
valore probatorio equivalente
Attestazione di pagamento della
fattura
+
Eventuale (qualora la tipologia di
prestazione lo preveda) F24
quietanzato attestante il
pagamento della ritenuta
d’acconto
Nel caso in cui i servizi esterni abbiano formato un
appalto pubblico, documentazione di gara (determina a
contrarre, bando, lettere invito, attestazione pubblicazioni
etc) + Auto Check list appalti
Documentazione attestante le attività/servizi svolti:
Relazioni intermedie e finali, studi, pareri,
indicazione della manifestazione e lista partecipanti
per servizi di catering, indicazione del sito web
realizzato.
Nel caso in cui il beneficiario non fosse tenuto a rispettare
le normative sugli appalti deve comunque compilare
l’Auto Check list appalti per attestare il rispetto dei principi
generali con documentazione a supporto delle
dichiarazioni fornite
Relazioni intermedie e finali previste alla colonna E spesso
sono previste anche nel contratto di servizio stesso quindi
svolgono doppia funzione, cioè servono ad attestare che le
prescrizioni previste nel contratto sono state rispettate e
servono anche ad attestare l’effettiva realizzazione delle spese
convalidate.
Nel caso di spese relative ad attività di informazione e
pubblicità fornire documentazione che attesti il rispetto
del REG 1828/2006 art. 8 e 9 (uso dei loghi esposizione
di targhe – v. Guida al programma punto 6)
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Copia del contratto stipulato con il fornitore
SPESE INVESTIMENTO
Attrezzature tecniche
Fattura o altro documento contabile di
valore probatorio equivalente
Attestazione di pagamento
Documentazione/relazione attestante l’utilizzo
esclusivo ed essenziale del bene per il
raggiungimento degli obiettivi di progetto.
(La semplice dichiarazione non è sufficiente)
Nel caso di beneficiari tenuti al rispetto della normativa
sugli appalti pubblici:
documentazione di gara (determina a contrarre, bando,
lettere invito, attestazione pubblicazioni etc) + Auto
Check list appalti
Nel caso di beneficiari non tenuti al rispetto della
normativa sugli appalti pubblici
compilare l’Auto Check list appalti per attestare il rispetto
dei principi generali con documentazione a supporto delle
dichiarazioni fornite
Documentazione/relazione attestante il nesso,
seppur indiretto, con il progetto.
La semplice dichiarazione non è sufficiente).
Attrezzature
Strumentali (ammesso per
intero costo di acquisto) .
Vedi attrezzature Tecniche
Attrezzatura strumentale:
(ammesso solo costo di
ammortamento)i
Fattura di acquisto del bene
(a convalida viene chiesto l’importo dei
costi di ammortamento per il periodo di
durata del progetto)
Vedi attrezzature tecniche
Vedi attrezzatura tecnica
Documentazione/relazione attestante la durata del
periodo di ammortamento inferiore alla durata del
progetto
Vedi attrezzature tecniche
Documentazione/relazione attestante il nesso,
seppur indiretto, con il progetto.
La semplice dichiarazione non è sufficiente).
Attrezzature di utilizzo esclusivo ed essenziale per raggiungere
gli obiettivi del progetto. Ammesso per l’intero importo del bene
Si ricorda che sui beni acquistati devono essere apposte
etichette o targhette per evidenziare il cofinanziamento FESR e
il ruolo svolto dall’Unione Europea secondo le indicazioni della
normativa di riferimento e le istruzioni dell’Autorità di Gestione.
Attrezzatura diverse da quelle tecniche, quindi non utilizzate
esclusivamente per il progetto o non essenziali (es. computer
per attività amministrativa). Ammesso per l’intero costo di
acquisto del bene in quanto il periodo di ammortamento è
uguale o inferiore alla durata del progetto.
Si ricorda che sui beni acquistati devono essere apposte
etichette o targhette per evidenziare il cofinanziamento FESR e
il ruolo svolto dall’Unione Europea secondo le indicazioni della
normativa di riferimento e le istruzioni dell’Autorità di Gestione
Ammissibili solo le quote di ammortamento in quanto il periodo
di ammortamento è superiore alla durata del progetto.
Il bene non deve aver avuto altri contributi
Vedi attrezzatura tecnica
Il costo di ammortamento deve essere calcolato
conformemente alla normativa nazionale vigente.
Copia registro beni ammortizzabili
Si ricorda che sui beni acquistati devono essere apposte
etichette o targhette per evidenziare il cofinanziamento FESR e
il ruolo svolto dall’Unione Europea secondo le indicazioni della
normativa di riferimento e le istruzioni dell’Autorità di Gestione
Copi del contratto stipulato con il fornitore
Nel caso di beneficiari tenuti al rispetto della normativa
sugli appalti pubblici:
documentazione di gara (determina a contrarre, bando,
lettere invito, attestazione pubblicazioni etc) + Auto
Check list appalti
Investimenti infrastrutturali:
realizzazione di interventi
edilizi
Fattura o altro documento contabile di
valore probatorio equivalente
Attestazione di pagamento
Documentazione attestante le opere svolte e la loro
pertinenza al progetto.
Nel caso di beneficiari non tenuti al rispetto della
normativa sugli appalti pubblici
compilare l’Auto Check list appalti per attestare il rispetto
dei principi generali con documentazione a supporto delle
dichiarazioni fornite
Si ricorda che sui beni acquistati/costruiti devono essere
apposte etichette o targhette per evidenziare il cofinanziamento
FESR e il ruolo svolto dall’Unione Europea secondo le
indicazioni della normativa di riferimento e le istruzioni
dell’Autorità di Gestione
SPESE GENERALI
Documentazione prevista dalla normativa vigente in
materia di urbanistica ed edilizia (studi fattibilità, progetti,
collaudi, perizie, eventuali valutazioni impatto
ambientale, stati avanzamento lavori,
Attestazione di pagamento
Documentazione/relazione/annotazione (sul
documento di spesa o sulle note dell’elenco dei
documenti di spesa) sulla connessione diretta della
spese al progetto
Direttamente attribuibili al
progetto
Fattura o altro documento contabile di
valore probatorio equivalente
Indirettamente attribuibili al
progetto
Vedi spese direttamente attribuibili
Vedi spese direttamente attribuibili
al progetto
Relazione/prospetto sul criterio di calcolo utilizzato
per l’imputazione dei costi che deve essere congruo
e verificabile
Acquisto di beni a breve
sfruttamento/ beni di
consumo
Vedi spese direttamente attribuibili
Vedi spese direttamente attribuibili
al progetto
Vedi spese direttamente attribuibili al progetto
Eventuale (in quanto richiesta dall’ufficio a campione o
verificata nel controllo in loco) copia del contratto e
documentazione prevista dalla normativa vigente relativa
alle procedure di acquisto
Vedi spese direttamente attribuibili
Vedi spese direttamente attribuibili
Conservare documentazione idonea a dimostrare la
determinazione dei valori presi a base del calcolo del
coefficiente pro-rata e l’elenco di tutte le spese generali
attribuite al progetto.
Beni con una durata di sfruttamento inferiore ad un anno
ATTESTAZIONE DI PAGAMENTO: si intende ogni modalità di pagamento dalla quale risulti il nominativo del percipiente, l’importo, causale e l’effettivo esborso, es. mandati quietanzati, bonifici pagati, F24 quietanzati (non sono quindi sufficienti i mandati in stato
di emesso, o di regolarizzazione in caso di bilancio provvisorio, o bonifici disposti e non ancora erogati). Ai fini della verifica dell’effettivo e definitivo esborso potranno essere chiesti nel controllo on desk o in loco anche gli estratti conto.
CONTRATTO: si intende anche il contratto stipulato attraverso scrittura privata che può anche consistere in uno scambio di lettere con cui la stazione appaltante dispone l’ordinazione dei beni o dei servizi
Versione del 15/02/2013
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