Il nuovo software per la tutela dei dati personali

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SCHEDA PRODOTTO
Il nuovo software per la tutela dei dati personali
A chi è rivolto
Tutti coloro che trattano dati personali comuni, sensibili o giudiziari, sono obbligati ad applicare le misure
Minime di sicurezza.
CHI DEVE ADEGUARSI
Tutti coloro che trattano dati personali:

Aziende

Professionisti

Cooperative

Associazioni

Pubblica Amministrazione

Scuole

Comuni

Ospedali

Enti pubblici, ecc... (ovvero chiunque tratti dati personali di clienti, cittadini, dipendenti, fornitori,
utenti, pazienti, colleghi, soci, associati, ecc...)
ATTENZIONE!
L’art. 26 del Disciplinare Tecnico allegato al Nuovo Codice della Privacy prevede: “Il titolare riferisce, nella
relazione accompagnatoria del bilancio d’esercizio dell’avvenuta redazione o aggiornamento del
documento programmatico sulla sicurezza.”
Che cos’è
Privacy XP è un vero e proprio software gestionale in materia di adozione delle misure minime di
sicurezza per il trattamento dei dati personali comuni, sensibili o giudiziari.
Il programma, recependo tutti quelli che sono gli adempimenti e gli obblighi imposti dalla normativa,
permette una gestione sistematica e programmatica del flusso documentale che ciascun soggetto
(persona fisica, giuridica, la pubblica amministrazione o qualsiasi altro ente/associazione) nell'ambito
della propria attività lavorativa, deve obbligatoriamente redigere e aggiornare.
Principali funzionalità
Il software è completo e mette a disposizione le seguenti funzionalità:
Compilazione delle seguenti tabelle:
Titolari del trattamento;
Soggetti;
Ruoli (Titolare, Responsabili Sicurezza Dati Personali, Responsabili Gestione e Manutenzione
Strumenti Elettronici, Incaricati Custodia Copie Credenziali, Incaricati Copie Sicurezza Banche
Dati, Responsabili Trattamento Dati Personali, Incaricati);
Sedi;
Uffici;
Accesso ai Locali;
Software e Sistemi d’elaborazione;
Banche Dati; Permessi di accesso;
Rischi software e hardware.
Procedura guidata di compilazione per settore di attività (wizard)
Stampa Documento Programmatico sulla Sicurezza
"Print on demand" di documenti
Stampa informative pre-compilate, divise per settore di attività
Personalizzazione dei documenti
Privacy XP, il nuovo software per la tutela dei dati personali
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SCHEDA PRODOTTO

Funzione di "duplicazione dati"
Check-up della situazione dell'utente
Calendario interattivo per la gestione delle operazioni periodiche
FAQ
Attivazione diretta via Internet o Fax
Funzione di Live-update (automatica e/o manuale)
Database: MSDE Microsoft
HELP MULTIMEDIALE: Normativa (Illustra in maniera semplice il contenuto del Nuovo Codice sulla
Privacy e i provvedimenti da adottare); Software (Guida all’utilizzo del software e alle operazioni
necessarie per l’adeguamento).
INVENTARIO HARDWARE E SOFTWARE (Novità)
PRIVACY XP rileva, a richiesta, tutti i PC collegati alla rete locale (LAN) e procede alla loro scansione
generando in automatico l’inventario dell’hardware e del software installato (sistema operativo, software,
periferiche collegate, etc.).
PRIVACY WEB (Novità)
E' un questionario ON-LINE che può essere compilato direttamente dal cliente poiché non richiede
alcuna competenza informatica. Il consulente può così ottenere i dati richiesti dal software e dalla
normativa senza effettuare sopraluoghi presso la sede del cliente.
Modulo aggiuntivo
SMART DOCUMENT PRIVACY (Novità)
È un modulo di Privacy XP, completamente integrato in Office 2003 Professional di Microsoft, con il
quale è possibile gestire direttamente da Word2003 i documenti di PrivacyXP, senza necessità di spostarsi
da una applicazione all’altra. Sarà dunque possibile modificare e integrare i documenti (ad es. le lettere di
incarico), inserendo e/o modificando testi, immagini e disegni e sfruttando tutte le potenzialità di editing
tipiche del programma Word di Microsoft.
Come si utilizza
Una procedura guidata facilita l’inserimento dei dati necessari alla compilazione della documentazione
richiesta dalla normativa sulla privacy proponendo, in base al settore di attività specificato, un elenco di
possibili banche dati e relative finalità e abbreviando in questo modo le operazioni di data entry.
Prima di procedere con il caricamento dei dati nelle varie tabelle consigliamo di stabilire bene a tavolino
quali sono i dati personali oggetto del trattamento e se il trattamento avviene completamente all'interno
o se è affidato in tutto o in parte in Out-Sourcing. In quest'ultimo caso si deve definire chi sono gli Enti
interessati.
Consigliamo di fare un inventario di quali sono:
•
Le sedi e degli uffici in cui viene effettuato il trattamento dei dati personali
•
I sistemi di elaborazione utilizzati
•
Le Banche dati oggetto del trattamento
•
Le persone incaricate del trattamento
Poi vanno definiti i ruoli di responsabilità e a chi sono affidati gli incarichi particolari stabiliti dalla
normativa.
Debbono essere definiti i seguenti ruoli:
•
Titolare del trattamento
•
Responsabile del trattamento
•
Responsabili di specifici trattamenti
•
Incaricato della custodia delle copie delle credenziali
•
Incaricati della gestione e della manutenzione degli strumenti elettronici
•
Incaricati delle copie di sicurezza delle banche dati
Solo a questo punto si può cominciare ad utilizzare Privacy inserendo i dati nelle tabelle.
Si può scegliere se utilizzare il Wizard di caricamento dei dati o se inserire le informazioni nelle tabelle in
modo libero.
In quest'ultimo caso conviene cominciare per ordine, così come sono presentate le tabelle nei menù del
programma.
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L'operatore è guidato in ognuna delle fasi di caricamento dei dati ed ha a disposizione i suggerimenti e le
note operative per svolgere velocemente e in modo corretto il lavoro di predisposizione delle
informazioni.
Plus
Sono numerosi i plus del prodotto da cui derivano valide argomentazioni di vendita. Obblighi normativi a
parte, riepiloghiamo le frecce al nostro arco specifiche della soluzione OSRA:
I Plus del prodotto
Software è nativo Windows quindi particolarmente
adatto al trattamento di dati e documenti grafici.

Gli argomenti di vendita
(i vantaggi per il professionista)
Apprendimento rapido.
Immediatezza.
Permette la personalizzazione delle informative
tramite l’acquisizione delle anagrafiche direttamente
dal gestionale utilizzato.
La procedura di compilazione guidata (wizard) facilita
l’inserimento dei dati necessari alla compilazione
della documentazione richiesta dalla normativa.
La modalità di Live-update evita di dover eseguire
macchinose operazioni di aggiornamento manuale.
Massima integrazione.
Duplice gestione del DPSS in formato pdf standard o
in modalità dinamica, ovvero personalizzato sulla
base del data entry.
Possibilità di consultare il corso multimediale sul
software e sulla normativa.
Perfetta corrispondenza alla realtà
aziendale di riferimento.
Possibilità di raccogliere i dati tramite browser
Internet.
Interazione con l’utente finale.
Rilevazione automatica dei pc collegati alla rete
locale (LAN) e del software installato.
Privacy XP consente di regolarizzare qualunque
categoria professionale.
Automazione dei processi di
rilevazione.
Completezza dei dati.
Drastica riduzione dei tempi di lavoro.
Aggiornamento costante.
Soddisfacimento delle esigenze
formative.
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