U-GOV Risorse Umane

risorse umane
U-GOV Risorse Umane
Potenziamento, integrazione, continuità
White Paper
Maggio 2010
Titolo White Paper: U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
Maggio 2010
S4-0
Autori:
Relazioni Esterne, Divisione Risorse Umane
CINECA
Consorzio Interuniversitario
Via Magnanelli 6/3
40033 Casalecchio di Reno (BO)
www.cineca.it
Dipartimento Soluzioni e Servizi per l’Amministrazione Universitaria
Relazioni Esterne
Tel: 051-6171485
Email: [email protected]
© CINECA, 2010-2012
Questo documento è fornito solo a scopo informativo e i contenuti possono essere modificati
senza previo avviso. Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma
o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione
da parte di CINECA.
Indice
1.
LA GESTIONE E LO SVILUPPO DELLE RISORSE UMANE IN ATENEO.................................5
2.
IL PUNTO DI VISTA CINECA SULLA GESTIONE DELLE RISORSE UMANE IN ATENEO .7
3.
LA SOLUZIONE CINECA: U-GOV RISORSE UMANE.................................................................9
3.1. IL SISTEMA U-GOV...................................................................................................................................................................9
3.2. U-GOV RISORSE UMANE: INTEGRAZIONE DI CSA E SVILUPPO DEL PERSONALE ............................................................. 10
3.3. U-GOV RISORSE UMANE: INTEGRAZIONE CON LE AREE FUNZIONALI CONTABILITÀ, RICERCA E DIDATTICA ........... 11
4.
I MODULI DI U-GOV RISORSE UMANE ......................................................................................15
4.1. GESTIONE ORGANICO .......................................................................................................................................................... 15
4.2. VALUTAZIONE PRESTAZIONI ................................................................................................................................................ 18
4.3. SVILUPPO E FORMAZIONE ..................................................................................................................................................... 19
4.4. RECLUTAMENTO .................................................................................................................................................................... 20
4.5. CARRIERE ................................................................................................................................................................................ 21
4.6. STIPENDI ................................................................................................................................................................................. 23
4.7. COMPENSI............................................................................................................................................................................... 24
4.8. MISSIONI E TRASFERTE ........................................................................................................................................................... 26
5.
DA CSA A U-GOV RISORSE UMANE ...........................................................................................29
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
3
CINECA
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
4
CINECA
1. La gestione e lo sviluppo delle risorse umane in
Ateneo
Negli ultimi anni sono diventati sempre più strategici i temi della gestione e della
valorizzazione del personale. Al di là delle mode e delle teorie, vale, negli Organi
di Governo, la consapevolezza sempre maggiore, che le persone hanno influenza
diretta sulla qualità dei servizi erogati e sulla soddisfazione degli utenti finali.
In questo contesto appare coerente l’attenzione anche normativa da parte del
legislatore, verso la valutazione delle prestazioni sia a livello di intere strutture
organizzative, che a livello del singolo individuo.
Va considerato inoltre che le risorse umane rappresentano la principale voce di
spesa degli Atenei italiani ed è per questa ragione che una migliore gestione del
personale può permettere di ottimizzare l’utilizzo di una risorsa così preziosa e
fondamentale.
Gestire le risorse umane in Ateneo è un processo complesso perché il personale
universitario è suddiviso in una grande varietà di figure professionali diverse fra
loro. Questa complessità non solo riguarda la divisione tra personale docente e
tecnico-amministrativo, ma è riferita alla presenza di un estrema varietà di ruoli e
competenze professionali.
Individuare, mantenere nel tempo, sviluppare queste professionalità è condizione
necessaria per ottenere risultati significativi in termini di motivazione del
personale e, quindi, di soddisfazione dell’utente.
In questo contesto diviene strategico affrontare in modo organico e quindi
integrare le attività di gestione amministrative e di sviluppo professionale in un
unico quadro di riferimento.
Per integrare la varietà delle problematiche legate alla gestione del personale
diventa inoltre fondamentale affidarsi ad un sistema che si adatti e comprenda
tutte le specificità tipiche del mondo universitario.
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
5
CINECA
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
6
CINECA
2. Il punto di vista CINECA sulla gestione delle
risorse umane in Ateneo
Nella visione CINECA l’area funzionale Risorse Umane fornisce gli strumenti per
governare la complessità dei processi che ruotano attorno al dipendente.
Le attività che consentono di gestire le risorse umane possono essere ricondotte
e schematizzate attorno a 3 macro processi fondamentali:
-
Trattamenti economici
-
Gestione carriere
-
Sviluppo organizzativo
Figura 1. Macroprocessi dell’area Risorse Umane
CINECA da molti anni fornisce soluzioni che automatizzano e integrano i processi di
gestione amministrativa del personale; nell’ambito del progetto U-GOV le soluzioni si
sono arricchite di funzionalità che presidiano anche i processi di sviluppo
organizzativo.
Gestione carriere
Il macroprocesso finalizzato alla gestione delle carriere si articola nei processi di
reclutamento e selezione, gestione del ruolo attraverso tutti gli eventi di carriera
e cessazione del rapporto. Non sempre questi processi sono ad oggi ancora
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
7
CINECA
informatizzati e vengono gestiti manualmente dal personale preposto senza il
supporto di strumenti informatizzati.
A questo proposito il modulo consente di gestire lo stato matricolare di servizio
del personale, di elaborare report configurabili e di produrre documenti (attestati,
provvedimenti, lettere accompagnatorie ecc…)
Trattamenti economici
Il macroprocesso Trattamenti economici si articola nei processi di erogazione
stipendi, calcolo compensi e missioni. Si pone l’obiettivo di elaborare le
retribuzioni stipendiali ed altre indennità al personale strutturato, così come di
liquidare i compensi dovuti alle molteplici figure professionali operanti in Ateneo
per le prestazioni erogate. Tutto ciò comprende la possibilità di espletare tutte le
funzioni in qualità di Sostituto di imposta nonché di alimentare tutte le banche dati
richieste a vario titolo dagli enti preposti (INPS, INPDAP, Agenzia delle entrate,
MIUR, …).
Sviluppo organizzativo
Le funzioni di sviluppo organizzativo si fondano necessariamente sulla gestione
centralizzata dell’intero organico d’Ateneo e dei corrispondenti ruoli professionali.
Gli Atenei possono definire, in fase di pianificazione strategica, le necessità
organizzative in termini di posizioni e competenze professionali necessarie.
Il processo di valutazione delle prestazioni, in termini di obiettivi e competenze,
consente successivamente di effettuare una fotografia dell’esistente attraverso
l’individuazione di gap di risultato o di professionalità. Su questi gap è possibile
costruire politiche mirate di formazione e di sviluppo del personale legando queste
leve alle scelte strategiche fondamentali dell’Ateneo.
L’approccio alla gestione di questi processi segue un paradigma che può essere
visto come composto di tre fasi:
→ individuazione dell’assetto organizzativo più adatto a perseguire gli
obbiettivi strategici prefissati;
→ fotografia della situazione attraverso la valutazione della prestazione
individuale;
→ analisi complessiva delle criticità emerse dalla valutazione e
individuazione di soluzioni operative finalizzate al loro superamento.
Le attività gestite dai moduli relativi al processo di sviluppo organizzativo consentono
di gestire la relazione tra organico e organizzazione interna, di operare la valutazione
delle prestazioni del personale e di individuare e pianificare le iniziative di formazione.
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
8
CINECA
3. La soluzione CINECA: U-GOV Risorse Umane
La soluzione U-GOV Risorse Umane nasce integrata in un sistema molto più
ampio che ha l’obiettivo di gestire i principali processi in Ateneo. Questo sistema,
denominato U-GOV, si basa su alcuni principi architetturali e funzionali che ne
caratterizzano l’eccellenza e che vengono ereditati da tutte le Aree Funzionali
(Didattica e Studenti, Ricerca, Risorse Umane..) e dai moduli che le compongono.
Prima di affrontare la trattazione di U-GOV Risorse Umane introduciamo nel
paragrafo seguente una sintetica panoramica delle caratteristiche dell’architettura
U-GOV.
3.1. Il sistema U-GOV
La progettazione del sistema U-GOV è stata indirizzata da alcuni principi di base,
che troviamo sintetizzati nei seguenti punti:
→ Struttura condivisa delle informazioni
L’utilizzo di anagrafiche comuni a tutto lo strato applicativo consente di
condividere i dati attraverso i diversi processi, evitando la duplicazione di
informazioni. Le modifiche effettuate sui dati sono rese visibili in tempo
reale all’interno di tutte le applicazioni. La base informativa integrata è il
presupposto fondamentale per lo sviluppo di una governance di Ateneo e
per garantire e facilitare l’integrazione e l’evoluzione dei servizi offerti
dall’Ateneo.
→ Struttura di gestione dei processi
U-GOV è caratterizzato da uno strato software specificatamente dedicato
alla gestione dei processi interni all’Ateneo che definisce un modello di
interazione e integrazione tra le componenti applicative. Questo strato
permette la definizione di flussi informativi e riduce la frammentazione dei
processi di Ateneo. Grazie alla separazione tra regole di processo,
soggette a variazioni, e funzioni elaborative e di registrazione, stabili nel
tempo, è possibile adeguare facilmente U-GOV ai cambiamenti delle
regole di gestione senza interventi diretti sul codice. Questa caratteristica
permette di intervenire sulla configurazione dei processi per mettere in
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
9
CINECA
pratica le decisioni relative al governo dell’Ateneo.
→ Architettura orientata ai servizi (SOA) e all’integrazione (web
services)
L’architettura U-GOV si concretizza in uno strato di servizi che consente
di accedere ai dati e alle funzioni del sistema informativo in modo
trasparente e riutilizzabile per le altre applicazioni. Questo migliora la
capacità di cooperazione applicativa, facilitando l’accesso ai dati e
potenziando i flussi operativi e le sinergie tra diversi sistemi informativi.
→ Standard aperti
L’uso di standard aperti, in particolare lo standard JEE per lo sviluppo delle
componenti applicative, consente di sviluppare la comunicazione fra i
diversi moduli ed offrire applicazioni distribuite, sicure e interoperabili.
3.2. U-GOV Risorse Umane: integrazione di CSA
e sviluppo del personale
Consolidare quanto già fatto e sviluppare strumenti a supporto della gestione del
cambiamento organizzativo sono stati gli obiettivi che il Progetto U-GOV si è
prefissato per potenziare le funzionalità adibite alla gestione delle Risorse Umane.
La progettazione di quest’area funzionale si è sviluppata a partire dall’esperienza
pluriennale che CINECA ha acquisito nell’ambito della gestione giuridica ed
economica del personale con l’applicazione CSA (Carriere e Stipendi di Ateneo, il
precedente software CINECA per la gestione del personale) e ha capitalizzato il
patrimonio di esperienze maturato sul campo nella collaborazione con oltre 80
amministrazioni.
La scelta è stata quella di privilegiare la fornitura di nuove funzionalità in nuovi
ambiti correlati alla gestione del personale, piuttosto che avviare da subito la
riscrittura delle funzionalità relative a CSA nel nuovo sistema.
Si è deciso quindi di integrare CSA all’interno di U-GOV.
Le nuove funzionalità sviluppate nativamente in U-GOV riguardano i processi di
sviluppo organizzativo Gestione Organico, Valutazione Prestazioni, Sviluppo e
formazione ed, in futuro, Reclutamento.
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
10
CINECA
In sintesi, per U-GOV Risorse Umane l’attenzione è stata rivolta verso i seguenti
punti.
→ Continuità con le applicazioni già usate dagli Atenei utenti;
→ Potenziamento della copertura funzionale;
→ Integrazione di informazioni e processi.
3.3. U-GOV Risorse Umane: integrazione con le
aree funzionali Contabilità, Ricerca e Didattica
Sin dalla nascita del Progetto U-GOV nel 2005 è apparso evidente che l’area delle
Risorse Umane doveva rappresentare il punto di partenza su cui costruire le
fondamenta di tutto il sistema. CINECA veniva infatti da una esperienza
pluriennale di realizzazione di soluzioni software distinte per le principali aree
amministrative degli Atenei; con molti di essi aveva affrontato problematiche di
integrazione tra le diverse applicazioni, mettendo in luce la centralità dei dati e dei
processi dell’area delle Risorse Umane.
Figura 2. Questa immagine, che rappresenta una screenshot di U-GOV Programmazione
Didattica, mette il luce come da questo sistema sia possibile visualizzare i dati di carriera di un
docente per la copertura di una attività didattica.
Le anagrafiche delle persone, i dati riguardanti la struttura organizzativa e la
condivisione delle informazioni giuridiche ed economiche del personale
strutturato ed a contratto, rappresentano sicuramente un elemento strategico
all’interno di un sistema integrato che, come U-GOV, ambisce a coprire processi
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
11
CINECA
trasversali tra diverse aree funzionali. Si pensi, a titolo di esempio, alla lista dei
docenti da fornire alla programmazione didattica, piuttosto che alle informazioni
storiche di carriere degli autori riconosciuti per le pubblicazioni della ricerca
nonché i rendiconti dei costi di stipendi e compensi in contabilità (si vedano le
figure 2 e 3).
Figura 3. Questa immagine mostra una screenshot di U-GOV Catalogo e Valutazione Ricerca.
Anche da questo sistema è possibile visualizzare direttamente i dati di un autore di una
pubblicazione del catalogo della ricerca.
Figura 4. Lo schema in figura evidenzia la condivisione delle informazioni tra il mondo delle risorse
umane e il mondo della contabilità in U-GOV.
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
12
CINECA
Di centrale importanza sono anche le integrazioni con il mondo della contabilità di
U-GOV. I dati relativi ai compensi in U-GOV risiedono nelle stesse tabelle dove
sono registrati gli emolumenti stipendiali.
Ciò consente di rendere disponibili queste due tipologie di informazioni per tutti
gli adempimenti centralizzati in maniera automatica, senza che sia necessario
allineare i dati con procedure separate.
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
13
CINECA
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
14
CINECA
4. I moduli di U-GOV Risorse Umane
U-GOV Risorse Umane è composto da 8 moduli nativamente integrati che
insieme rappresentano una completa soluzione per i processi e le tematiche
relative alla gestione del personale:
-
Carriere
-
Stipendi
-
Compensi
-
Missioni e trasferte
-
Gestione Organico
-
Valutazione Prestazioni
-
Sviluppo e Formazione
-
Reclutamento
I seguenti paragrafi hanno l’obiettivo di fornire una sintetica descrizione funzionale dei
moduli sopra citati.
4.1. Gestione Organico
U-GOV Gestione Organico consente di rappresentare la struttura organizzativa
dell’Ateneo attraverso la definizione delle posizioni organizzative, l’individuazione dei
ruoli corrispondenti cui è possibile associare varie tipologie di attributi quali
competenze professionali, obiettivi di risultato ecc.
Figura 5. Esempio di gestione di pianta organica.
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
15
CINECA
Il Modulo consente di associare le persone alle posizioni organizzative individuando
livello di copertura e fabbisogni di risorse.
Grazie alla storicizzazione delle entità organizzative coinvolte, Gestione Organico
consente inoltre di tracciare l’evoluzione dell’organizzazione nel tempo.
Integrazione nativa con U-GOV Carriere
L’integrazione nativa tra il modulo U-GOV Gestione Organico e il modulo U-GOV
Carriere permette di condividere le informazioni relative alla struttura organizzativa
ed alle anagrafiche delle risorse umane evitando duplicazioni di dati. L’inserimento
delle informazioni è univoco e può avvenire da entrambe le applicazioni. La stessa
funzionalità è facilmente attivabile per CSA, il sistema sviluppato da CINECA per la
gestione delle carriere e degli stipendi ed attualmente utilizzato dalla maggior parte
degli Atenei italiani. Tutti gli Atenei che utilizzano il sistema CSA potranno così
beneficiare da subito delle nuove funzionalità del modulo U-GOV Gestione Organico
e della completa integrazione tra le soluzioni.
Orientamento alla governance
Gestione Organico è un modulo U-GOV finalizzato alla governance di Ateneo per
supportarlo nella definizione e gestione dell’organizzazione allo scopo di tracciarne
l’evoluzione nel tempo. Consente di definire in modo formale l’organizzazione
interna in termini di relazioni tra le funzioni e in termini di responsabilità e attività.
Consente inoltre di abbinare categoria contrattuale prevista e numero di
personale richiesto a ciascuna posizione, individuando esuberi e carenze.
Il modulo Gestione organica permette la rappresentazione dell’organigramma
istituzionale e dell’organigramma di dettaglio interno agli uffici. (vedi figure 5 e 6)
Figura 6. Esempio di organigramma funzionale ottenibile con i dati di Gestione Organico
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
16
CINECA
Figura 7. Esempio di organigramma istituzionale ottenibile con i dati di Gestione Organico
Gestione strategica delle competenze
Gestione Organico consente la gestione completa del catalogo delle competenze
strutturate secondo le classificazioni e le tipologie individuate dall’Ateneo.
Partendo dal modello organizzativo e dai relativi ruoli associati, U-GOV Gestione
Organico permette inoltre la gestione dei profili di competenze richieste per
l’implementazione del modello organizzativo individuato.
Per facilitare gli Atenei nella costruzione del modello, CINECA ha scelto di
rendere disponibile un dizionario delle competenze ed una serie di profili
standard.
L’offerta si articola in due soluzioni che hanno in comune la facilità di
implementazione e il contenimento dei costi.
−
Soluzione Base
E’ dotata di un Dizionario di competenze trasversali e di un insieme
di Profili ridotti all’essenziale.
Grazie ad una rapida implementazione con ridottissimi costi di consulenza,
risponde all’esigenza di rendersi adempienti alla normativa vigente
minimizzando l’impatto operativo sulle strutture.
−
Soluzione Completa
E’ dotata di un Dizionario di competenze trasversali e di una gamma di
Profili più articolati rispetto alla soluzione Base.
Il Modulo nella versione Completa, può essere implementato senza modifiche
ma, a richiesta, consente di costruire un sistema minimamente personalizzato.
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
17
CINECA
Partendo da una base predefinita è infatti possibile effettuare modifiche
riducendo tempi e costi di realizzazione.
Figura 8. L’immagine mostra l’insieme delle competenze richieste per un ruolo organizzativo.
Integrazione con componenti esterni per la valutazione delle posizioni
e l’analisi retributiva
L’architettura di U-GOV favorisce l’integrazione tramite web services con prodotti
di terze parti che gestiscono processi avanzati in ambito risorse umane come
l’analisi retributiva o la valutazione delle posizioni organizzative. CINECA ha
intrapreso una collaborazione con aziende specializzate volta a realizzare progetti di
integrazione e interoperabilità in questa direzione.
4.2. Valutazione Prestazioni
Il sistema di valutazione delle prestazioni rappresenta lo strumento fondamentale per
la gestione strategica delle risorse umane ed è al centro dei recenti sviluppi normativi
riguardanti la Pubblica Amministrazione.
La valutazione delle prestazioni è articolata in due ambiti distinti ma integrabili
costituti dagli obiettivi di risultato e dalle competenze professionali.
Entrambi questi ambiti possono concorrere in modo univoco o combinato a definire
la prestazione del personale rispetto a quanto richiesto dalla posizione organizzativa
ricoperta.
U-GOV Valutazione Prestazioni consente di gestire il processo di valutazione delle
risorse umane in ogni sua fase: dalla definizione dell’evento, alla notifica ai
valutatori e valutati, dal supporto ai giudizi espressi alla gestione dell’analisi di
adeguatezza delle valutazioni fino all’esame dei risultati delle valutazioni stesse.
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
18
CINECA
Figura 9. L’immagine mostra le fasi del processo di valutazione.
Gli output del processo di valutazione possono essere utilizzati per finalità
differenti:
-
la valutazione sugli obiettivi si presta ad un collegamento diretto con
forme di retribuzione variabile;
-
la valutazione delle competenze trasversali può essere utilizzata sia per
definire forme di retribuzione variabile (integrando il punto precedente),
sia per concorrere come uno dei 5 elementi previsti dal CCNL alle
progressioni orizzontali;
-
La valutazione delle competenze specialistiche offre una visione
complessiva del patrimonio professionale dell’organizzazione ed individua i
fabbisogni formativi delle persone.
4.3. Sviluppo e Formazione
Finalità del modulo è automatizzare e supportare i processi che ruotano attorno
alla gestione della formazione del personale di Ateneo garantendo così un
continuo e preciso monitoraggio dello sviluppo della singola risorsa in termini di
competenze e capacità professionali.
L’analisi dei fabbisogni formativi e la programmazione delle attività formative sono
strumenti primari e fondamentali per una corretta e utile valorizzazione e crescita
del personale di Ateneo.
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
19
CINECA
Integrazione nativa con U-GOV Valutazione Prestazioni
U-GOV Valutazione Prestazioni individuando per ogni area di competenza le
persone con “gap” da colmare, è in grado di fornire gruppi di persone con
fabbisogni formativi omogenei.
Collegando i corsi a catalogo alle competenze censite in Gestione Organico è
possibile ottenere, come output automatico della valutazione delle prestazioni,
un’analisi dei bisogni formativi che sostituisce quasi interamente sia le interviste ai
responsabili di struttura sia la raccolta di auto-candidature da parte del personale.
Gestione dell’attività di formazione
Il Modulo consente la gestione di tutti i corsi interni ed esterni strutturabili in
edizioni e moduli didattici; garantisce la gestione dei partecipanti sia in fase di
inscrizione che in fase di presenza/assenza che in fase di valutazione del percorso
formativo. Alimenta automaticamente il curriculum formativo del personale.
Valutazione dell’apprendimento
U-GOV Sviluppo e Formazione consente di gestire e monitorare due differenti tipi
di valutazione dell’apprendimento. Uno, più comune, basato sul gradimento dei
partecipanti ed un secondo, a disposizione del responsabile gerarchico, attinente
all’effettiva applicazione sul luogo di lavoro di quanto appreso.
Produzione reportistica
Il Modulo prevede un ampio insieme di interrogazioni e di stampe per
rappresentare l’investimento sul capitale umano operato dall’amministrazione.
4.4. Reclutamento
U-GOV Reclutamento automatizza il processo di assunzione del personale tecnicoamministrativo sia nel caso di concorsi interni che esterni all’Ateneo nelle sue varie
forme (concorsi, mobilità, chiamata diretta, …). Questo Modulo consente la
produzione automatica di tutta la documentazione richiesta nelle modalità e nel
rispetto della normativa vigente.
Integrazione nativa con U-GOV Gestione Organico
Nel caso sia attivato U-GOV Gestione Organico, l’Ateneo può automaticamente
evidenziare il fabbisogno di personale direttamente nel modulo Reclutamento per
l’avvio del processo di assunzione.
Integrazione nativa con U-GOV Carriere
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
20
CINECA
Attivando in Ateneo anche il modulo Carriere, il processo di assunzione gestito da
Reclutamento mette a disposizione automaticamente i dati necessari alla gestione
della carriera, evitandone il duplice inserimento e garantendo la congruità del
dato.
Produzione automatica della documentazione
Il Modulo consente di produrre automaticamente gli output necessari per gestire
il processo di reclutamento in tutte le sue fasi. Ad esempio sono prodotti
automaticamente l’avviso di bando da inviare ad Atenei e Ministero, le lettere di
convocazione per gli ammessi, le lettere di convocazione della commissione,
lettere di assunzione, risultati degli esami e graduatorie, ecc.
La data di rilascio del modulo Reclutamento è ancora da definire.
4.5. Carriere
Carriere ha come obiettivo la gestione dei dati giuridici del personale. La carriera di
ogni dipendente viene vista come l’insieme degli avvenimenti giuridici ed
economici che lo riguardano a partire dall’inizio del suo rapporto di lavoro con
l’amministrazione fino alla sua cessazione.
Dall’interpretazione della carriera, il modulo Carriere è in grado in automatico di
determinare l’inquadramento e gli emolumenti spettanti secondo le regole ed i
meccanismi definiti dai contratti vigenti per tutte le figure professionali previste.
Le informazioni giuridiche gestite da Carriere costituiscono quindi la base
propedeutica alla corretta gestione economica del dipendente e in tal senso sono
disponibili anche a tutti coloro che utilizzano il modulo Stipendi.
L’integrazione tra Carriere e Stipendi non inficia l’autonomia di gestione degli uffici
garantita ad esempio da un meccanismo di validazione degli eventi ai fini
economici.
L’estrema flessibilità delle impostazioni del modulo Carriere e la completezza delle
funzioni offerte conferiscono all’Ufficio del Personale grandi potenzialità di
gestione accrescendone l’efficienza.
Carriere infine consente la produzione dei documenti e delle stampe che vengono
solitamente richieste ed elaborate dagli uffici preposti (stati matricolari o di
servizio, certificati, elenchi del personale).
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
21
CINECA
Progressione della carriera
La progressione della carriera di un dipendente viene elaborata dalla procedura
secondo regole e meccanismi che, sanciti dal contratto in vigore, consentono in
automatico di:
-
determinare l’inquadramento ad una certa data;
-
reperire gli emolumenti spettanti ad una certa data;
-
esporre eventi relativi agli avanzamenti determinati dall’anzianità quando
necessario, ad es. nello stato matricolare.
Tali automatismi valgono per l’insieme degli eventi con decorrenza uguale e/o
successiva all’applicazione delle leggi D.P.R. 382/80, per il personale docente e L.
312/80, per il personale tecnico-amministrativo, che hanno introdotto gli attuali
inquadramenti giuridici del personale. In particolare, la procedura distingue la gestione
precedente e successiva le date di entrata in vigore delle suddette normative.
Stato giuridico ed economico
Utilizzando diversi criteri di selezione, Carriere permette di consultare e
visualizzare ad ogni data di riferimento, presente, passata o futura, l’intero insieme
delle variabili di stato della posizione del dipendente: attività, part time, supplenze,
funzioni. E’ uno strumento utile per individuare e risolvere gli errori di
interpretazione dovuti alla immissione di sequenze non corrette di eventi, senza
attendere l’elaborazione del cedolino.
Stampe e documenti
La stampa degli elenchi del personale è improntata alla massima flessibilità e
consente in maniera estremamente facilitata di individuare i contenuti e disporli
nelle aggregazioni e nella forma desiderata. I dati selezionati sono sempre
disponibili in un file consultabile con strumenti di calcolo elettronico (Microsoft
Excel, OpenOffice Calc, …). Inoltre è possibile stampare lo Stato matricolare di
servizio contenente gli eventi di carriera utilizzando un word processor (Microsoft
Word, OpenOffice Writer, …). Tutto ciò consente di personalizzare il modello di
stampa da parte del personale di Ateneo. Infine Carriere produce, utilizzando i dati
giuridici caricati nelle carriere e negli incarichi didattici, vari tipi di documenti
come in particolare provvedimenti, lettere, attestati.
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
22
CINECA
4.6. Stipendi
Il modulo Stipendi nasce per gestire il trattamento economico del personale di
Ateneo sia esso strutturato che a contratto. Esso consente la liquidazione degli
emolumenti al personale strutturato e assimilato di tre comparti, Università,
Sanità e Ricerca.
Stipendi sviluppa una gestione storica di molte informazioni elaborate. Questa
caratteristica permette alcune importanti funzionalità, come ad esempio i ricalcoli
automatici dei conguagli dell’anno corrente, ed eventuali arretrati di anni
precedenti.
Nel corso degli anni il modulo Stipendi è evoluto per soddisfare le nuove esigenze
specifiche del mondo universitario: nuove figure professionali da gestire,
informatizzazione dei rapporti con gli enti preposti, de-materializzazione dei
documenti e degli atti.
Stipendi fornisce, inoltre, gli strumenti per l’assolvimento di tutti gli adempimenti
fiscali e previdenziali che l’Ateneo è tenuto a sostenere in qualità di Sostituto di
imposta ed offre un ampio spettro di funzionalità per alimentare le banche dati
degli Enti preposti a vario titolo:
-
CUD e 770
-
Gestione TFR
-
Assistenza fiscale
-
Uni-Emens e DMA
-
Banca dati MIUR
-
Conto annuale
-
INAIL
-
Anagrafe delle prestazioni
-
F24.
Particolare attenzione è stata posta alla produzione dei cedolini risultanti dal
calcolo degli stipendi per consentire agli uffici stipendi di definire personalizzazioni
grafiche e testuali e di impostare la modalità di consegna del cedolino preferita (su
portale web, via mail, mezzo postel, ecc.).
Le funzionalità del modulo subiscono una continua e tempestiva manutenzione
evolutiva. CINECA provvede all’adeguamento da un punto di vista normativo
garantendo l’implementazione degli aggiornamenti relativi all’amministrazione del
personale nel pieno rispetto dei tempi e delle scadenze previsti dalla legge.
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
23
CINECA
Integrazione nativa con U-GOV Contabilità
I processi che collegano i flussi informativi dall’Area Funzionale Risorse Umane
verso l’Area della Contabilità (e viceversa) sono automaticamente disponibili senza
nessun intervento tecnico. In particolare le Università che utilizzano i moduli
contabili del sistema U-GOV possono beneficiare della condivisione automatica
dei dati di liquidazione ai fini contabili e dei processi ad essi correlati. Questo
consente per esempio di rendicontare in ragioneria automaticamente
l’elaborazione degli stipendi, offrendo un notevole vantaggio per l’Ateneo
velocizzando sensibilmente il processo e riducendo drasticamente gli sforzi
operativi attualmente necessari.
Rivalutazione Monetaria
Il modulo Stipendi consente di gestire i processi relativi alla rivalutazione monetaria
generando i risultati ottenuti al fine del pagamento e del conguaglio fiscale.
Il calcolo degli importi di rivalutazione monetaria e/o interessi sulle somme nette
può essere effettuato secondo varie modalità, secondo quanto disposto nella
sentenza. I criteri implementati sono:
-
circolare n. 83 del 23/12/1998 del Ministero del Tesoro, Bilancio e
Programmazione Economica
-
rivalutazione e interessi
-
il più favorevole tra rivalutazione e interessi.
Infine, qualora si disponga degli importi lordi, il programma prevede una
funzionalità di nettizzazione per le casse previdenziali INPS e INPDAP.
4.7. Compensi
Il modulo Compensi definisce il calcolo dei corrispettivi che vengono pagati a vari
soggetti a fronte di un contratto o di un incarico per una prestazione erogata
verso una struttura dell’Ateneo.
Alla stessa stregua dell’elaborazione di uno stipendio anche l’elaborazione di un
compenso presenta molti elementi di complessità. In particolare, la prestazione
erogata va inquadrata entro un ambito normativo corretto, in modo da soddisfare
diverse esigenze di calcolo quali:
-
determinare quanto deve essere liquidato come netto percipiente;
-
misurare gli oneri fiscali o previdenziali a carico dell'ente in relazione al
compenso erogato ed al tipo di soggetto percettore;
-
computare quanto deve essere versato, in qualità di Sostituto di imposta,
come onere fiscale e previdenziale a carico del percettore.
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
24
CINECA
Il motore di calcolo degli stipendi, derivante dall’attuale applicazione CSA di
CINECA, diventa un servizio del sistema U-GOV a disposizione del modulo
Compensi, che per sua natura fa un uso intensivo di questo servizio base.
Da ciò ne derivano i seguenti benefici:
-
stesso codice per le liquidazioni stipendiali ed i compensi;
-
unica linea di produzione senza doppia manutenzione evolutiva/correttiva;
-
unica logica di controllo che significa uniformità di input/output delle
informazioni.
Inoltre, le informazioni dei percettori, che sono anch’essi risorse umane
dell’Ateneo, sono integrate in un unico archivio e, quindi, condivise. Questo è
molto importante per la gestione unitaria dei montanti raggiunti e per gli
adempimenti centralizzati.
Rendiconti contabili
Come per gli stipendi del personale, gli importi determinati con il calcolo dei
compensi devono confluire in contabilità per:
-
la registrazione di scritture secondo il metodo prescelto;
-
il controllo di copertura;
-
il versamento delle ritenute.
Il compenso è un’entità a se stante nell’ambito del Sistema U-GOV e, come tale,
condiziona l’evoluzione di determinati processi.
Quindi:
-
si colloca nel ciclo passivo di pagamento contratto-compenso;
-
eredita informazioni contabili dai vari processi esistenti e gestiti all’interno
di U-GOV;
-
ha la possibilità di scegliere come e quando muovere i motori contabili
presenti in U-GOV.
Adempimenti centralizzati
Anche il compenso, come gli stipendi, non si esaurisce nel pagamento. L’Ateneo,
in qualità di Sostituto di imposta, deve effettuare tutti gli adempimenti agli enti
previsti rendicontando in un unico riepilogo gli importi erogati come compensi
assieme a tutti gli altri emolumenti liquidati. Questo significa che ciò che è stato
gestito in maniera decentrata deve essere disponibile all’amministrazione centrale
dell’Ateneo.
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
25
CINECA
La struttura delle informazioni di U-GOV permette di condividere automaticamente
i dati dei compensi, gli emolumenti stipendiali ed accessori per tutti gli adempimenti
centralizzati, senza necessità di ulteriori allineamenti e attività finalizzate ad
uniformare i dati.
4.8. Missioni e Trasferte
U-GOV Missioni e Trasferte si occupa dell’insieme di operazioni necessarie per la
gestione di una missione, dal calcolo dell’anticipo alla liquidazione comprensiva di
diaria e rimborso spese.
Il Modulo gestisce sia l’iter autorizzativo che amministrativo della missione.
Si precisa che per Missione si intende la prestazione di un’attività di servizio fuori
dall’ordinaria sede di lavoro, sia nel territorio nazionale sia all’estero, per conto
del Datore di Lavoro. (Personale strutturato e non).
Il Modulo gestisce le missioni in Italia secondo le modalità stabilite dalla Circolare
del Ministero del Tesoro del 10/9/1996 e le missioni all’estero secondo le
modalità stabilite dal decreto del 27/8/1995 del Ministero del Tesoro e dal
decreto del 13/1/2003 del Ministero dell’Economia e delle Finanze.
Recepisce inoltre le personalizzazioni che, a fronte di normative interne, l’Ateneo
intende soddisfare grazie alla configurazione flessibile offerta dal sistema U-GOV.
Dal punto di vista fiscale, il sistema determina le eventuali quote da tassare sia
come spese chieste a rimborso, che come eventuale indennità di trasferta,
secondo le regole fissate dal TUIR all’art.51 comma 5.
Integrazione nativa con gli altri moduli di area
I dati anagrafici e di inquadramento contrattuale, necessari ai fini della
determinazione della diaria, sono derivati dal modulo Carriere.
Esiste la duplice possibilità di liquidazione della missione con un pagamento
autonomo nel modulo Missioni o un pagamento contestuale allo stipendio nel
modulo Stipendi.
U-GOV Compensi, il motore di calcolo degli stipendi, derivante dall’attuale
applicazione CSA di CINECA, diventa un servizio del sistema U-GOV a disposizione
di Missioni e Trasferte, che per sua natura fa un uso intensivo di questo servizio base.
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
26
CINECA
Da ciò ne derivano i seguenti benefici:
-
stesso codice per le liquidazioni stipendiali ed i compensi/missioni;
-
unica linea di produzione senza doppia manutenzione evolutiva/correttiva;
-
unica logica di controllo che significa uniformità di input/output delle
informazioni.
La struttura condivisa delle informazioni del sistema U-GOV permette di avere
disponibili i dati dei compensi, missioni, gli emolumenti stipendiali ed accessori per
tutti gli adempimenti centralizzati senza necessità di ulteriori allineamenti e attività
finalizzate ad uniformare i dati.
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
27
CINECA
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
28
CINECA
5. Da CSA a U-GOV Risorse Umane
CINECA ha definito un piano di porting verso il nuovo sistema U-GOV per
l’applicativo CSA. Questo piano prevede che tutte le funzionalità presenti in CSA
(e consolidate in anni di sviluppo ed esperienze con moltissimi Atenei) vengano
completamente trasferite nella nuova soluzione U-GOV Risorse Umane.
Agli Atenei utenti di CSA viene garantita completa continuità nelle funzionalità e
nei servizi applicativi. Infatti l’applicazione CSA non viene sostituita da U-GOV
Risorse Umane, ma diventa parte integrante della nuova soluzione con i moduli
Carriere e Stipendi.
CINECA ha predisposto una soluzione che permette agli Atenei utenti CSA di
continuare ad utilizzare la gestione di stipendi e carriere dell’attuale applicativo
beneficiando da subito sia dell’integrazione con l’architettura di U-GOV sia dei
nuovi moduli già rilasciati che ampliano la copertura funzionale di CSA.
L’Ateneo può scegliere se indirizzare CSA verso il proprio database consolidato
oppure verso la nuova struttura dati del sistema U-GOV. Grazie a ciò, nella fase di
convergenza delle due soluzioni, gli Atenei che hanno adottato CSA non
subiscono impatti sulle interfacce operative del software e sull’operatività del
personale e dei servizi coinvolti.
Il passaggio alla base dati di U-GOV è possibile quando l’Ateneo avvia un qualsiasi
modulo, anche appartenente ad altre Aree Funzionali (Ricerca, Didattica e
Studenti…). Installando un modulo U-GOV l’Ateneo porta al proprio interno
tutta l’architettura del nuovo sistema alla quale si potrà collegare CSA abilitandolo
così alla condivisione dei dati con gli altri moduli U-GOV.
I dati che CSA condivide all’interno del sistema U-GOV riguardano le anagrafiche
delle risorse umane e della struttura organizzativa.
Il piano di porting prevede inoltre l’integrazione a livello di processo. Alcuni
moduli di CSA invocano remotamente componenti applicative presenti nel sistema
U-GOV, ad esempio per la scrittura dei dati all’interno delle anagrafiche comuni
sopra citate. Inoltre viene utilizzato il motore di calcolo degli emolumenti
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
29
CINECA
direttamente sotto forma di servizio invocato dal modulo Compensi.
Oltre all’integrazione con le anagrafiche comuni di U-GOV per la gestione dei dati
comuni e condivisi da tutto il sistema, CSA tramite opportune interfacce è in
grado di mettere nativamente a disposizione degli altri moduli le informazioni
giuridiche ed economiche del personale. Ad esempio, nell’ambito del processo di
programmazione didattica, fornisce la lista dei docenti con i relativi attributi per le
coperture sulle attività didattiche oppure mette a disposizione i dati del personale
per gli autori delle pubblicazioni del catalogo della ricerca.
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
30
CINECA