Controlla il colore, controlla i costi

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Controlla il colore,
controlla i costi
Soluzioni HP per il controllo dell'accesso al colore
Brochure | Soluzioni HP per il controllo dell'accesso al colore
Gestisci efficacemente la stampa
a colori e risparmia risorse
La stampa a colori è un eccezionale strumento di business, che dà
vita e voce alla tua comunicazione di marketing, alle presentazioni
e alle proposte. Ma se si usa anche quando non è necessaria, può
diventare un costo inutile. Affidati agli strumenti di gestione HP,
per tenere sotto controllo i costi della stampa a colori.
Strumenti di gestione delle stampe a colori: i limiti li
decidi tu
Utilizzare il colore in modo efficiente ed oculato in tutta l'organizzazione è più importante
che mai. HP ti aiuta a:
• Monitorare attivamente l'uso, per sapere chi stampa a colori, definire il posizionamento
migliore delle stampanti e soddisfare le esigenze relative ai materiali di consumo
• Limitare strategicamente l'accesso alla stampa a colori per contribuire a gestire i
costi di stampa
• Verificare efficacemente i costi di stampa da attribuire a clienti o reparti specifici per le
stampe a colori
HP offre diverse modalità per monitorare l'uso, limitare l'accesso e controllare i costi delle
stampe a colori. Ecco quattro soluzioni di cui puoi avvalerti per ridurre i costi ed aumentare il
controllo all'interno del tuo ambiente di stampa:
• Funzioni integrate – Le stampanti e le multifunzione a colori HP LaserJet Enterprise sono
dotate di funzioni integrate di serie che consentono il controllo individuale dei dispositivi1
• HP Web Jetadmin (HP WJA) – Software gratuito di gestione del parco stampanti,
che genera report e controlla le impostazioni di numerose stampanti e multifunzione
• HP Universal Print Driver (HP UPD) – Software driver gratuito relativo all'intero parco
stampanti, che include funzioni per il controllo e la disattivazione della stampa a colori
• HP Access Control (HP AC) – Il massimo in termini di fruizione per gli ambienti IT più
efficienti: un potente software che dà valore aggiunto grazie alle funzionalità di reporting
avanzate, alle maggiori opzioni di controllo e alla capacità di monitorare e addebitare i costi
della stampa a colori a reparti e clienti specifici presso tutte le sedi di lavoro2
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Le stampanti e le multifunzione HP LaserJet
di categoria Enterprise sono tra i dispositivi
che offrono funzioni integrate di controllo
dell'accesso al colore. La gestione delle
funzioni basata su Active Directory Group
e i controlli delle funzioni per la copia sono
disponibili unicamente sui dispositivi HP
LaserJet di categoria Enterprise dotati di
firmware FutureSmart.
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HP Access Control è un set di soluzioni scalabili
e personalizzabili, disponibile per l'acquisto.
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Lasciamo parlare i fatti
Sapere è potere. Monitorando l'utilizzo del colore all'interno della tua organizzazione, puoi
rendere gli utenti più consapevoli delle proprie modalità d'uso dei dispositivi. HP Web Jetadmin
e HP Access Control comprendono numerosi e potenti strumenti che ti aiutano a:
Domandati ora:
• Sai chi stampa a colori?
• Le stampanti a colori sono posizionate vicino agli
utenti che più necessitano di stampare a colori?
• Viene usato il colore anche quando basterebbe
il bianco e nero?
• Come sapere quando è il momento di ordinare
i materiali di consumo?
• Identificare e correggere i comportamenti che causano spreco di colore. Aiutare i tuoi utenti
a comprendere se sia davvero il caso di usare il colore per stampare pagine web, documenti
personali, presentazioni (ad esempio di PowerPoint®) e copie di relazioni annuali.
• Accrescere la consapevolezza del personale e modificarne i comportamenti identificando
reparti o utenti specifici che utilizzino il colore in modo eccessivo per le loro stampe.
• Aumentare la produttività posizionando strategicamente i dispositivi a colori in rete lì dove
sono gli utenti che più ne hanno bisogno.
• Preventivare le forniture di materiali di consumo per la stampa a colori. Valutare dati sulle
tendenze e pianificare efficacemente in base alle esigenze.
Crea e consulta report su chi usa il colore e come
HP Web Jetadmin, il software gratuito HP di gestione del parco stampanti, facilita la
creazione di report per utente o per dispositivo. Con HP Access Control, ottieni report più
dettagliati e puoi monitorare l'uso secondo ulteriori parametri, ad esempio per applicazione
software, per account o per utenti o gruppi di utenti. Ti consente inoltre di fissare quote per
utente o per gruppo di utenti in base alla Active Directory, ed inviare all'utente una notifica
quando la quota di stampe a colori è stata quasi superata.
Aiuta gli utenti a considerare opzioni di stampa alternative nel loro lavoro
HP Access Control ti aiuta ad impostare le notifiche in forma di finestre pop-up o schermate
opt-in/opt-out prima della stampa di un documento che non sia conforme alle regole di
stampa definite. Ad esempio, un utente che stia per stampare una pagina web a colori potrà
ricevere una notifica pop-up che gli suggerisca in alternativa di stampare in bianco e nero.
In base alle regole da te definite, un grosso lavoro di stampa può essere deviato verso una
stampante a colori che ha dei costi inferiori.
Sempre al corrente su cosa e come si stampa. E in grado di intervenire
HP Web Jetadmin ti consente di inviare ai diretti incaricati avvisi proattivi in base a soglie
preimpostate per un rifornimento efficiente di materiali di consumo destinati al proprio
team. In più, consente agli addetti IT di verificare i trend per dispositivo e posizione, mediante
report. HP Access Control ti consente di monitorare le tendenze secondo una più ampia
gamma di parametri. Per maggiori dettagli, consulta la tabella a pagina 6.
Imposta dei limiti per gestire i costi
Domandati ora:
• Sembra che tutti stampino costantemente
a colori indipendentemente dal tipo di
documento o a chi è rivolto?
• Vorresti limitare la stampa a colori ad alcuni
utenti o reparti?
• Vorresti disattivare la copia a colori dalle tue
stampanti multifunzione? O consentire solo ad
alcune persone di accedere alla copia a colori
mediante un codice PIN?
Comincia a gestire l'accesso al colore. Forse hai degli utenti le cui esigenze di stampa si
limitano a documenti, quali le copie di email, che andrebbero preferibilmente stampati in
bianco e nero. I grafici e i responsabili marketing, d'altro canto, hanno spesso bisogno di
materiali a colori. Concedere l'accesso adeguato ai giusti utenti può aiutarti a ridurre i costi:
• Risparmia risorse inviando automaticamente i lavori di stampa al dispositivo più efficiente
per quella specifica applicazione, anziché al più vicino.
• Consenti l'uso del colore agli utenti e ai reparti che ne hanno effettivamente bisogno, come
i reparti comunicazione, creativo e marketing.
• Evita lo spreco del colore nel caso di stampe da web, di alcuni documenti commerciali o
di bozze di relazioni; di copie che non necessitano del colore; di stampe di foto o inviti di
natura personale e comunque di applicazioni non inerenti l'ufficio.
• Vorresti limitare l'uso del colore a certe
applicazioni software?
• Vorresti deviare i grossi lavori di stampa
a colori verso le stampanti a colori che
consentono costi inferiori?
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Usa gli strumenti HP per gestire l'accesso al colore
Utilizza criteri di stampa per le giuste
impostazioni dei dispositivi e la creazione di
report sull'uso
A seconda dell'organizzazione, è possibile una
serie di linee guida o di regole fisse per la stampa.
Tali impostazioni definiscono condizioni quali:
• Dispositivi di stampa
• Denominazione dei lavori
• Parametri dei lavori
• Utenti
• Data e ora
In base a tali condizioni, le impostazioni danno
luogo ad azioni quali:
• Instradamento delle stampe
Scopri le tante funzioni integrate nei dispositivi e le efficaci soluzioni di gestione del parco
stampanti che ti aiutano a controllare chi usa il colore, quali documenti sono stampati a
colori e quando viene usato il colore nella tua organizzazione.
• Regola le impostazioni dei dispositivi per consentire la stampa a colori solo a determinati utenti.
• Fornisci agli utenti che necessitano di copiare a colori un codice identificativo PIN da
utilizzare nel pannello di controllo della stampante multifunzione.
• Imposta singoli dispositivi sulla stampa in bianco e nero predefinita, incoraggiando gli
utenti a selezionare consapevolmente il colore per la stampa dei documenti.
• Configura le impostazioni di accesso al colore su diversi dispositivi o sull'intero parco
stampanti, o secondo raggruppamenti più avanzati di utenti e condizioni.
• Definisci cosa sia consentito stampare a colori e quando, limitando le stampe a colori
secondo applicazione, dimensione del lavoro oppure orario nella giornata. Ad esempio, un
amministratore potrà limitare la stampa a colori solo alle applicazioni di tipo grafico come
Adobe® Illustrator. Oppure potresti limitare la stampa a colori solo agli orari di ufficio, per
impedire di effettuare stampe di natura personale fuori orario o nei weekend.
• Timbratura identificativa del lavoro
• Utilizza le impostazioni di accesso per deviare file di stampa al fine di ottimizzarne
l'efficienza. I lavori di dimensioni superiori ad un certo numero di pagine possono
essere deviati verso una stampante a colori che consenta un costo per pagina inferiore.
Oppure è possibile deviare automaticamente i file in bianco e nero da una multifunzione
a colori verso una stampante monocromatica che consenta un costo per pagina inferiore.
• Stampa non consentita
• Puoi disattivare completamente la stampa o la copia a colori da alcuni dispositivi.
• Fronte/retro predefinito
• Stampa in modalità economy
• Stampa in bianco e nero o scala di grigi
Le impostazioni consentono notifiche quali:
• Report all'amministratore
• Autenticazione web
• Notifiche pop-up all'utente
• Notifiche e-mail all'utente o all'amministratore
• Avvisi opt-in/opt-out
Per maggiori informazioni sulle funzioni di controllo disponibili con ciascuna delle soluzioni HP,
consulta la tabella a pagina 6.
Controlla i lavori, attribuisci i costi e gestisci le fatturazioni
Il monitoraggio dei lavori ti consente di recuperare i costi di stampa facendo pagare le
stampe e le copie a colori. Puoi infatti:
• Caricare i costi sugli utenti, i gruppi o i reparti per aumentare la consapevolezza dell'uso del
colore ed incoraggiare comportamenti che promuovano un uso corretto del colore nelle
stampe dei documenti.
• Far pagare ai clienti in base alla quantità esatta di colore utilizzato nei loro progetti.
Domandati ora:
• Vorresti attribuire i costi della stampa a colori
a uno specifico cliente, gruppo o utente?
• Vorresti esportare i dati relativi alla stampa nel
tuo software di fatturazione?
• Vorresti consentire le stampe a colori in base a
degli account prepagati?
Configurare facilmente dei report per fatturare le stampe a reparti o clienti specifici.
Se ti serve semplicemente un calcolo delle pagine stampate per ciascun dispositivo o
gruppo di dispositivi, usa HP Web Jetadmin. HP Access Control ti offre maggiori opzioni di
configurazione, ad esempio per utenti, reparto o localizzazione dei costi, per progetto o per
codice lavoro. Ti consente inoltre di esportare i dati in numerosi formati per essere utilizzati
nel tuo software di fatturazione.
Rendicontazione lavori con HP Access Control
Controlla l'uso in modo
dettagliato ed analizza i
risultati
Raccogli i dati in
modo accurato
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Misura ed invia i risultati
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Scopri le soluzioni software HP
Le potenti soluzioni HP di gestione del parco stampanti ti aiutano nel controllo di accesso al
colore e non solo.
Un solo driver, e sei già in cabina di comando
HP Universal Print Driver è un driver singolo per le stampanti che ti offre accesso immediato
ad una serie di dispositivi di stampa HP, sia in ufficio che fuori, senza costringerti a scaricare
driver separati. HP Universal Print Driver include strumenti e servizi per personalizzare e
gestire in modo centralizzato driver e stampanti, nonché per la configurazione dell'accesso
al colore su tutto il parco stampanti. Per ulteriori informazioni, visita il sito hp.com/go/upd.
Una sola soluzione per un totale controllo
HP Web Jetadmin, il software HP di gestione della stampa e dell'imaging, pluripremiato,
gratuito e scaricabile, ti consente di monitorare, configurare e curare la manutenzione del
tuo parco stampanti e dei dispositivi di imaging. Puoi gestire i driver, visualizzare report,
ricevere avvisi relativi allo stato del dispositivo o dei materiali di consumo, configurare ed
aggiornare le impostazioni di rete relative al parco stampanti, incluse quelle di accesso
al colore, mediante un'unica interfaccia basata su web. Per ulteriori informazioni, o per
scaricare questo strumento software gratuito, vai su hp.com/go/webjetadmin.
Una soluzione di gestione potente e in grado di trasformare la tua impresa
HP Access Control ti assicura la miglior fruizione ed è estremamente efficiente in termini
di implementazione IT di gestione complessiva delle funzioni di controllo per la tua
organizzazione. Questa versatile suite di software ti consente di aumentare la sicurezza,
tagliare i costi, migliorare la produttività e ridurre gli eventuali sprechi nell'ambiente di
stampa. La soluzione principale di gestione HP ti consente l'autenticazione delle stampe,
l'auditing, l'autorizzazione, la contabilità e ti offre funzioni di stampa pull protetta.
Ed è progettata per essere modulare e per integrarsi facilmente con i dispositivi HP.
Queste soluzioni HP, scalabili e personalizzabili, sono progettate per offrire un accesso
protetto ai dispositivi, ai documenti e ai dati di imaging e stampa. Per ulteriori informazioni,
visita il sito hp.com/go/hpac.
HP Access Control: una suite completa di soluzioni che ti aiutano ad aumentare la protezione, ridurre i costi e monitorare le stampe
Abilita la stampa pull
con crittografia
Ottimizza i flussi di lavoro
delle stampe
Crea regole di
stampa
Effettua l'autenticazione
mediante Mobile Release
Effettua l'autenticazione con i
lettori di proximity card HP
Autentica gli utenti
mediante PIN/PIC
Aumenta la
sicurezza dei
dispositivi
Gestisci le stampanti
Monitora e definisci i
limiti di stampa
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Le funzioni di controllo dell'accesso al colore, suddivise per soluzione
Disponi di numerose opzioni per il monitoraggio, la gestione e il controllo dell'uso del colore nella tua organizzazione.
Singolo dispositivo
Funzionalità HP
LaserJet Enterprise
Soluzioni per l'intero parco dispositivi
HP Web Jetadmin
HP Universal
Print Driver
HP Access
Control
Monitoraggio e consapevolezza
Report sull'uso del colore per dispositivo
o per gruppi di dispositivi
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Report per utente
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
Report per applicazioni specifiche
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
Report per account

Avvisi attivati quando l'uso supera i limiti prefissati

Notifiche pop-up all'utente quando l'attività di stampa
non rispetta i parametri impostati

Comprensione dell'uso del parco stampanti


Gestione dell'accesso
Disattivazione stampa a colori
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
Disattivazione copie a colori, accesso con codice PIN
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
Controllo della stampa a colori per dispositivo




Controllo della stampa a colori per utente

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Controllo della stampa a colori per gruppo
Active Directory

Controllo delle copie a colori per gruppo Active Directory

Controllo della stampa a colori per applicazione

Controllo della stampa a colori per orario

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
Deviazione stampa a colori per parametri del lavoro



Monitoraggio e fatturazione
Reporting: si veda sopra
“Monitoraggio e consapevolezza”
Impostazione di limiti di stampa ed attivazione di avvisi

Estrazione di dati sull'utilizzo in formati report
per la fatturazione

Come ti possiamo aiutare
Sia in caso di acquisto di una singola stampante che di sviluppo di una strategia per un'efficace implementazione del colore, o di
ottimizzazione del parco di dispositivi multifunzione e di gestione del documenti, o ancora di trasformazione completa dell'ambiente di
stampa ed imaging, HP dispone degli specialisti, dell'esperienza e delle tecnologie giuste per fornirti da subito la soluzione ideale.
Servizi di stampa gestiti (Managed Print Services)
Gli amministratori IT possono contare sui Managed Print Services HP per offrire praticamente tutto ciò che occorre per un ambiente efficiente
nei costi e in grado di favorire la produttività, inclusi hardware, materiali di consumo e manutenzione. Gli specialisti HP Managed Print ti
aiutano a definire ed implementare regole di stampa utilizzando HP Access Control nell'ambito dei tuoi servizi di stampa gestiti. Per ulteriori
informazioni, visita il sito hp.com/go/mps.
Per saperne di più:
hp.com/go/cac
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4AA4-7657ITE, settembre 2013