“ARVAL SERVICE LEASE S.p.A.”

MANUALE OPERATIVO OFFICINE MECCANICHE DIRETTE
“ARVAL SERVICE LEASE S.p.A.”
 Accesso al Sito e creazione Pratica Web.
- Inserimento Credenziali
- Creazione pratica Web
(Inserimento Targa, dati
utente e tipo lavori).
 Inserimento Accettazione.
 Compilazione Preventivo On Line:
- Inserimento tagliando
- Inserimento Altre voci:
- manodopera
- ricarica a/c
- diagnosi
- ricambi (es. lampadina)
- lubrificante (es. antigelo)
- Invio Preventivo al Ricambista
- Ricezione Preventivo
Modificato dal Ricambista
- Simboleggiatura pratiche
 Inserimento Date e chiusura pratica:
- Data inizio lavori
- Data fine lavori
- Data consegna veicolo
Inserimento e stampa Fattura On Line.
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 Accesso al Sito e creazione Pratica Web.
Digitare sul Browser il link al sito WEB come riportato a seguire:
http://arv.wm.serviziauto.it/
A seguire, modalità di accesso al SITO WEB.
Creazione di una Pratica WEB
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 Inserimento Accettazione
ACCETTAZIONE, per inserire le principali informazioni ricavate dall’esame
esteriore del mezzo.
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DI SEGUITO, UNA STAMPA DEL MODULO APPOSITAMENTE CREATO IN MULTIPLA
COPIA (UTILIZZATORE, OFFICINA, SOCIETA’ PROPRIETARIA DEL VEICOLO).
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 Compilazione Preventivo On Line
- Inserimento tagliando:
Selezionare il menu “Aggiungi preventivo” e successiva finestra “Tagliando
catalogo” per simulare l’inserimento di un tagliando automatico da sistema.
(selezionare “Tagliando manuale” in caso di indisponibilità del tagliando da
catalogo).
Procedere poi alla ricerca del tagliando automatico, selezionando
preventivamente l’intervallo di nostro interesse ed il campo “tutti gli anni di
costruzione” del veicolo. Cliccare su “Cerca”.
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Il sistema selezionerà in automatico il TAGLIANDO con ricambi di PRIMO
EQUIPAGGIAMENTO, previsto per l’intervallo prescelto (in questo caso tagliando
dei 30.000 km).
IMPORTANTE!
E’ tassativo l’inserimento in prima battuta dei ricambi previsti in PRIMO
EQUIPAGGIAMENTO per il veicolo.
Sarà cura del ricambista, modificare il preventivo con i corrispettivi ricambi
OMOLOGATI.
Selezionare poi il lubrificante previsto per il mezzo (Rispettare Indice SAE/Viscosità
e MARCA) e riportare quantità e prezzo previsti:
A destra, selezionare i 4 ricambi, cliccare su
inserire i ricambi in preventivo:
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poi sul tasto SALVA per
Eventuali note possono essere inserite utilizzando l’apposito campo “NOTE
OFFICINA”.
Per aggiungere altre voci in preventivo (es.: diagnosi, carica a/c, manodopera,
liquidi ecc.) selezionare il menù “aggiungi al preventivo” e procedere come segue:
- Per inserire una MANODOPERA selezionare “Operazione”:
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Scegliere il “gruppo” relativo alla lavorazione:
Ed il “sottogruppo” specifico:
Ora indicare l’importo previsto e cliccare su “salva”.
La vostra voce di manodopera è ora presente in preventivo.
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- Per inserire una RICARICA A/C selezionare dal menù “aggiungi al preventivo” la
voce “Operazione”:
Selezionare il “gruppo” e “sottogruppo” relativo:
Ora indicare l’importo previsto e cliccare su “salva”.
La voce “RICARICA A/C” è ora presente in preventivo.
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- Per inserire una DIAGNOSI selezionare dal menù “aggiungi al preventivo” la voce
“Operazione”:
Selezionare il “gruppo” e “sottogruppo” relativo:
Ora indicare l’importo previsto e cliccare su “salva”.
La voce “DIAGNOSI” è ora presente in preventivo.
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- Per inserire un RICAMBIO (es. LAMPADINA) selezionare dal menù “aggiungi al
preventivo” la voce “Ricambio”:
Indicare la “marca” ed il “codice” relativo, poi cliccare su “cerca”:
Viene visualizzato il ricambio con l’indicazione del prezzo di listino ufficiale ed il
tempo di m/o prevista. Cliccare sul tasto per aggiungerlo.
Ora selezionare il pusante “Ricambi selezionati”:
Viene richiesto di cliccare sul simbolo “matita” nel caso di un ricambio non
presente in banca dati (visualizzato un pallino nero anziché verde):
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In tale occasione bisogna abbinare il “gruppo” il “sottogruppo” ed il “componente”
al ricambio. Procedere poi cliccando “salva”:
Cliccando ora sul pulsante “salva” nel menù principale:
il ricambio viene inserito in preventivo:
E’ possibile ricercare e selezionare i ricambi anche attraverso la funzione “Ricambi”
utilizzando il menù a tenda:
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- Per inserire un LUBRIFICANTE (es. LIQUIDO ANTIGELO) selezionare dal menù
“aggiungi al preventivo” la voce “Lubrificante”:
Selezionare il “gruppo” e “sottogruppo” relativo:
Poi indicare correttamente la marca, la quantità, il prezzo di listino del singolo litro
il tempo di manodopera previsto e cliccare su “salva”:
Il LUBRIFICANTE(es. LIQUIDO ANTIGELO)) è stato inserito in preventivo:
L’inserimento dell’”OLIO MOTORE” avviene come la modalità sopra descritta ma
selezionando dal menù “aggiungi al preventivo” la voce “Olio motore”:
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Il Preventivo è ora pronto per essere inviato alla società di Leasing per
l’autorizzazione: cliccare sul tasto “INVIA PREVENTIVO” (NB. Lavoro non potrà
essere eseguito in ogni caso sino a ricezione dei ricambi OMOLOGATI, spediti dal
ricembista, come da “banner” giallo riportato in preventivo).
La pratica inviata transita nel box PRATICHE IN ATTESA, sin quando non perviene
autorizzazione dalla Società ARVAL.
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IMPORTANTE!
Come da accordi contrattuali, ARVAL autorizza esclusivamente lavori che
prevedano utilizzo di ricambi OMOLOGATI e LUBRIFICANTI spediti dal ricambista
scelto da ARVAL.
Pertanto, una volta inviato il preventivo all’ARVAL, Sarà cura del ricambista,
modificare il preventivo, originariamente composta da ricambi in primo
equipaggiamento previsti per il veicolo, con i corrispettivi ricambi OMOLOGATI.
L’officina è autorizzata esclusivamente autorizzata a fatturare la manodopera (ore
lavoro o frazioni di esse), le spese per lo smaltimento rifiuti e materiale di
consumo.
E’ poi cura dell’officina, verificare negli appositi box “PRATICHE AUTORIZZATE” o
“PRATICHE NEGATE”, l’iter della pratica, che una volta esitata da ARVAL, viene
gestita dal ricambista che in tempi brevissimi, sostituisce in preventivo i ricambi
originali con gli omologati, e provvede alla spedizione degli stessi alla officina
assieme al lubrificante.
Di seguito l’immagine del preventivo AUTORIZZATO da Arval e successivamente
MODIFICATO dal ricambista autorizzato, come visualizzato poi dall’officina.
A seguire una breve legenda dei simboli utilizzati per illustrare le modifiche
apportate dal ricambista modifiche apportate dal ricambista autorizzato:
RICAMBIO IMMEDIATAMENTE DISPONIBILE.
RICAMBIO DISPONIBILE IN TEMPI BREVI .
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RICAMBIO NON DISPONIBILE. L’OFFICINA VERIFICA EVENTUALE APPOSTA DA ARVAL IN
MERITO A POSSIBILE APPROVVIGIONAMENTO DEL RICAMBIO DA PARTE DELL’OFFICINA STESSA.
RICAMBIO IMMEDIATAMENTE DISPONIBILE, GIA’ SPEDITO DAL RICAMBISTA
ALL’ATTO DELLA RICEZIONE DEL PREVENTIVO MODIFICATO DAL RICAMBISTA.
RICAMBIO DISPONIBILE IN TEMPI BREVI (PROBABILE SPEDIZIONE ENTRO 12 ORE
DALLA RICEZIONE DEL PREVENTIVO MODIFICATO DAL RICAMBISTA).
RICAMBIO SPEDITO DAL RICAMBISTA.
 Inserimento Date e chiusura pratica.
LA PRATICA ORA AUTORIZZATA DA ARVAL E MODIFICATA DAL RICAMBISTA PUO’
ESSERE CHIUSA ED IL LAVORO PUO’ INIZIARE. Procedere inserendo nei rispettivi
box, data e orario rispettando rigorosamente un ordine sequenziale.
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
Inserimento Fattura On Line.
Cliccare selezionare il campo FATTURA SINGOLA per tutti gli interventi (ad
esclusione delle garanzie).
Riportare in fattura esclusivamente il numero del documento fiscale cartaceo
emesso dalla officina, con la relativa data di emissione, infine cliccare su SALVA. Il
sistema provvede ad inoltro immediato TELEMATICO, della fattura al cliente
ARVAL.
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Di seguito il messaggio di conferma di avvenuto salvataggio della fattura WEB.
Successivamente, comparirà un Pop-Up riepilogativo dei dati inseriti a cura
dell’Officina (tipo fattura, numero documento e data).
Selezionare la sezione “Stampe” ed il campo “Stampa Documento Fiscale Officina”
per visualizzare e stampare il cartaceo della fattura.
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Di seguito copia della stampa relativa all’intervento che l’Officina fatturerà ad
ARVAL, contenente la manodopera e i servizi (Smaltimento rifiuti e M.di Consumo):
Vi ringraziamo per la collaborazione.
Servizi Auto On Line S.p.A.
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