DOMANDE FREQUENTI RELATIVE AL LIMITE DI SPESA PER

DOMANDE FREQUENTI RELATIVE AL LIMITE DI SPESA PER ACQUISTI DI
MOBILI E ARREDI LEGGE 228/2012 PROROGATO CON D.L. 210/2015
1.
Che cosa rientra nella categoria “mobili e arredi”?
Attualmente nella categoria “mobili e arredi” rientrano i beni sotto elencati:
ALLUNGO DATTILO, APPENDICE
ARAZZO - QUADRO
ARMADIO
APPENDIABITI da terra e da parete
BACHECA
BANCO
BANCO PER AULA COMPLETO DI SEDUTA
BRACCIO PORTATELEFONO
CASSETTIERA PER TAVOLO-SCRIVANIA
CASSETTIERE, CLASSIFICATORI, SCHEDARI
CATTEDRA PER AULA
COMODINO
DIVANO
ÉTAGÈRE
LAMPADE DA TAVOLO E PER COMPLEMENTO D'ARREDO
LETTO
LIBRERIA
MENSOLA
MOBILE DI ALTRO GENERE
MOBILETTO
MOBILETTO PENSILE
PANCA
POLTRONA
PORTAOMBRELLI, POSACENERE
SCAFFALATURA
SCRIVANIA
SEDIA CON TAVOLETTA PER AULA
SEDIA, POLTRONCINA DA UFFICIO
SEDIE, POLTRONE, DIVANI
SGABELLO
SOPRALZO
SPECCHIO
TAPPETO (gli zerbini di piccole dimensioni sono considerati materiali di
consumo)
TAVOLI E SCRIVANIE
TENDE tutte le tipologie di tende, sia esterne che interne, qualora abbiano
funzione oscurante possono essere considerate attrezzature quindi non
rientrano nella categoria Mobili e Arredi e di conseguenza non devono
essere inserite nell’applicativo, come definito durante la riunione della
Commissione Arredi del 23 Marzo 2016.
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Ricordiamo comunque che, essendo le tende presenti in Convenzione
Consip “Arredi per ufficio 6”, nel caso in cui l’acquisto non venga effettuato
aderendo a tale Convenzione, è necessario richiedere la preventiva
autorizzazione del DG, come specificato nella Nota di chiarimenti, n. Prot.
18278 del giorno 02/03/2016, pubblicata in Intranet - Sezione Contabilità e
Acquisti. Pertanto, in tal caso, prima di procedere all’acquisto è necessario
compilare
ed
inviare
il
modello
di
e-procurement
ad
[email protected], al fine acquisire l’autorizzazione da
parte del DG, che consente di effettuare l’acquisto in deroga alla
Convenzione Consip (ai sensi di quanto previsto dalla L. 208/2015 art. 1 co.
510 – Legge di Stabilità 2016).
N.B. NON rientra in questa categoria la segnaletica da ambiente (es. Totem,
cartelli informativi, segnali di indicazione, lavagne, cavalletto
portaposter ecc.) che rientra invece nella categoria “Attrezzature” e
che, come tale, non è oggetto né della valutazione della Commissione
né del Collegio dei Revisori dei Conti.
2.
Come bisogna inoltrare le richieste da far esaminare alla Commissione
per eventuale autorizzazione all’acquisto?
E’ stato attivato un applicativo dedicato appositamente all’inserimento
delle richieste di autorizzazione all’acquisto di Mobili e Arredi da
sottoporre alla Commissione. Il sito per accedere all’applicativo è
http://arredi.unibo.it. Per accedervi è necessario essere accreditati
inviando una richiesta all’indirizzo e-mail [email protected] e
indicando i seguenti dati:
▪
Nome e cognome dell’operatore
▪
Indirizzo e-mail istituzionale dell’operatore (ovvero quello in uso per
accedere alla propria postazione)
▪
Struttura di appartenenza
Per indicazioni su come procedere al suo utilizzo, si rimanda al
Vademecum
scaricabile
direttamente
dalla
home
page
dell’applicativo.
3.
E’ necessario fare sempre la ricerca e quindi l’acquisto in Consip?
Si, in ottemperanza alla legge n. 228 del 2012 la quale sancisce l’obbligo
per tutte le amministrazioni di acquisire beni e servizi tramite Consip al
sito https://www.acquistinretepa.it/
2
E’ attiva dal 15/10/2014 la Convenzione Consip “Arredi per Ufficio 6”,
che è quindi lo strumento prioritario di acquisto.
La Convenzione Consip sopra citata prevede una soglia minima di
acquisto pari ad € 20.000,00= Iva esclusa, al di sotto della quale il
fornitore ha facoltà di non accettare gli ordini presentati. In tali casi sarà
necessario consultare la centrale di committenza regionale Intercent-ER
(sulla piattaforma Intercent-ER è attiva la Convenzione per Fornitura di
Arredi per uffici 3; attualmente, tuttavia, risultano esauriti il Lotto 1 “Arredi
in Legno” e il Lotto 3 “Sedie” ed è pertanto attivo solamente il Lotto 2
“Arredi in metallo”) oppure si dovrà consultare il Mercato Elettronico
della PA (MePa), scegliendo l’articolo più conveniente.
Si evidenzia che ai sensi dell’art. 1 comma 510 della Legge di Stabilità
2016 ”, nel caso in cui l’acquisto non venga effettuato aderendo alla
Convenzione Consip “Arredi per ufficio 6” è necessario richiedere la
preventiva autorizzazione del DG,
come specificato nella Nota di
chiarimenti, n. Prot. 18278 del giorno 02/03/2016, pubblicata in Intranet Sezione Contabilità e Acquisti. Pertanto, in tal caso, prima di procedere
all’acquisto è necessario compilare ed inviare il modello di eprocurement ad [email protected], al fine acquisire
l’autorizzazione da parte del DG, che consente di effettuare l’acquisto in
deroga alla Convenzione Consip (ai sensi di quanto previsto dalla L.
208/2015 art. 1 co. 510 – Legge di Stabilità 2016).
In ogni caso, prima di qualsiasi ricerca, dovrà essere sempre consultato il
Magazzino On line di arredi economali disponibile in intranet all’indirizzo:
https://intranet.unibo.it/MioPortale/Pagine/MagazzinoOnline.aspx
per
visionare gli arredi presenti e verificare se vi siano articoli di interesse.
4.
Cosa è necessario scrivere nel campo “motivazioni”?
Nella motivazione è necessario dettagliare l’esigenza per la quale è
stata effettuata la richiesta. Ad esempio: arrivo di nuove persone in
ufficio, ristrutturazione degli ambienti, creazioni di nuovi uffici, creazione
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di nuovi spazi di studio, sostituzione di arredi rotti. In ogni caso per
qualsiasi richiesta deve essere indicato il dettaglio dell’indirizzo e numero
civico e stanza ove verranno ubicati i nuovi arredi, ecc.
5. Abbiamo provato ad accedere all’applicativo ma non ci consente di
inserire alcuna richiesta come mai?
L’applicativo viene attivato soltanto in determinati periodi dell’anno che
per il 2016 sono:
• 1° Raccolta richieste dal 22/02 al 03/03
• 2° Raccolta richieste dal 18/04 al 28/04
• 3° Raccolta richieste dal 23/05 al 06/06
• 4° Raccolta richieste dal 19/09 al 29/09
• 5° Raccolta richieste dal 24/10 al 03/11
La Commissione solitamente si riunisce entro 20 giorni dalla chiusura della
raccolta richieste e si pronuncia seduta stante oppure, in caso di istanza
non adeguatamente motivata, può richiedere ulteriori approfondimenti.
6.
Cosa succede se le nostre richieste non vengono autorizzate dalla
Commissione? Dobbiamo riproporle o verranno riesaminate dalla stessa
automaticamente alla scadenza successiva?
Le richieste non verranno riesaminate automaticamente, pertanto, se
l’interesse permane, dovranno essere ripresentate alla scadenza
successiva con le stesse modalità.
7.
Qual è il ruolo dell’Area Affari Generali nell’istruttoria della gestione
centralizzata di mobili e arredi?
Il Consiglio di Amministrazione del 26/01/2016 ha indicato AAGG quale
struttura amministrativa competente a gestire le richieste di acquisto da
parte di tutte le Strutture di Ateneo formulate tramite applicativo.
Il
Settore Approvvigionamenti, contabilità e coordinamento di AAGG,
provvede quindi a raccogliere le richieste di acquisto, a verificare che
tali
richieste
risultino
adeguatamente
motivate
con
riferimento
all’effettiva necessità di spesa e a sottoporle alla Commissione
appositamente costituita. Successivamente, l’esito delle richieste viene
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comunicato via e-mail alle Strutture che, in caso di approvazione,
potranno
procedere
in
autonomia
(ad
eccezione
delle
aree
dell’Amministrazione Generale) all’acquisto nell’ambito delle proprie
previsioni di spesa, previa variazione di budget autorizzata con
provvedimento del Dirigente dell’Area Finanza e Controllo di Gestione
nel caso di spese soggette a limite.
8.
Qual è il ruolo di AAGG per le richieste che provengono dalle Aree
dell’Amministrazione Generale?
AAGG sosterrà la spesa solo per le Aree dell’Amministrazione Generale,
ogni area, individuata l’esigenza di acquisto, carica autonomamente le
richieste nell’applicativo; AAGG potrà dare supporto per la parte
istruttoria sul mercato elettronico alle Aree che ne faranno richiesta.
9.
Quali sono i criteri di priorità in base ai quali la Commissione valuterà le
richieste di acquisto?
Come indicato nella delibera del CDA del 26/01/2016 i criteri di
valutazione in ordine di priorità sono i seguenti:
A) richieste di acquisto relative a mobili e arredi destinati a garantire
servizi agli studenti non rientranti nella categoria “arredi ad uso
scolastico”; la Commissione Arredi, durante la seduta del 23 Marzo,
ha autorizzato a fare rientrare nel criterio sub A) tutte le richieste per
l’acquisto di arredi per adeguamento agli obblighi di salute e
sicurezza sul luogo di lavoro (D.Lgs 81/2008).
B) richieste di acquisto relative a mobili e arredi destinati ad allestimenti
ex-novo in spazi interessati da recenti interventi edilizi di nuova
costruzione o ristrutturazione;
C) richieste di acquisto relative a mobili e arredi per allestimenti connessi
alle necessità logistiche derivanti da interventi di riorganizzazione;
D) richieste di acquisto relative a mobili e arredi connesse alle esigenze
logistiche che non possono trovare soddisfazione mediante quanto
disponibile in magazzino.
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10. Le strutture con autonomia gestionale nonché i centri di responsabilità
dell’Amministrazione Generale, dopo aver ottenuto l’autorizzazione a
sostenere la spesa da parte della Commissione, come devono
procedere dal punto di vista operativo?
Sia
le
strutture
responsabilità
con
autonomia
gestionale
dell’Amministrazione
nonché
Generale,
i
che
centri
di
ottengono
l’autorizzazione ad effettuare la spesa su mobili ed arredi, dovranno
eseguire una variazione di bilancio di storno incrementando, per
l’importo della spesa autorizzata, il conto CA.EA.01.02.06
MOBILI E
ARREDI - SOGGETTI A LIMITE ( per gli arredi < 100 euro CA.EC. 02.09.02.02 )
con corrispondente diminuzione del disponibile su altro conto. La scelta
del conto da cui stornare resta a cura della struttura.
Si precisa che sia le strutture con autonomia gestionale che i centri di
responsabilità diversi dalle aree eseguiranno le variazioni di bilancio,
come
sopra
specificato,
rimodulando
altresì,
all’Amministrazione
Generale, la spesa per il versamento al bilancio dello stato, nella misura
del 50% della spesa sostenuta per l’acquisto di mobili ed arredi.
Per il versamento allo Stato è necessario disporre la spesa sul conto
CA.EC.05.01.05
VERSAMENTI
AL
BILANCIO
DELLO
STATO,
con
motivazione: “Versamento Stato Risparmi art. 1 c. 142 L 228/2012”. Si
tratta di variazioni tra centri di gestione di tipo accentrato e si
sostanziano in rimodulazioni di budget.
11. Come avviene il versamento al bilancio dello Stato?
L’Amministrazione Generale provvederà a trasferire al Bilancio dello
Stato le somme da restituire secondo le modalità consuete. Per quanto
riguarda le modalità di copertura di tale versamento, il CDA il 28/5/2013
ha deliberato, ad integrazione di quanto previsto nella delibera del
26/3/2013, che le strutture con autonomia gestionale ed i CDR diversi
dalle Aree (Scuole, Biblioteche centralizzate, strutture di servizio, ecc…),
per la quali sarà autorizzata la spesa, dovranno contribuire con proprio
budget alla spesa per il versamento al Bilancio dello Stato.
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12. Come si determina la quota da restituire al bilancio dell’Amministrazione
Generale ai fini del versamento al Bilancio dello Stato?
La quota complessiva da garantire sul proprio bilancio per l’acquisto di
mobili e arredi è pari al 30% della spesa totale (da intendersi quale
somma tra la spesa sostenuta per acquisto di mobili e arredi e la quota
da versare al Bilancio dello Stato). Questo equivale a dire che la spesa
da garantire sul proprio bilancio è pari alla spesa per mobili e arredi più il
50% della spesa sostenuta per l’acquisto del bene da restituire
all’Amministrazione Generale quale contributo per il versamento al
Bilancio dello Stato.
Si propone un esempio del calcolo del contributo richiesto alle strutture
per il versamento al Bilancio dello Stato nel caso di acquisto di mobili e
arredi per un importo di € 1.500 (che rappresenta il 20% della spesa
totale).
Calcolo con applicazione del 30% della spesa totale
o Spesa totale (con IVA): (1.500/20)*100 = € 7.500;
o Somma complessiva da garantire sul proprio bilancio: (7.500/100)*30
= € 2.250 (che corrisponde al 30% della spesa totale).
o Quota da restituire all’Amministrazione: (2.250 -1.500) = € 750
Calcolo con applicazione del 50% della spesa per mobili e arredi
o Spesa per mobili ed arredi
€ 1.500,00
o Quota da restituire all’Amm.ne Generale: (1.500/100)*50 = € 750,00
(rappresenta il 50% della spesa per mobili ed arredi)
o quota da garantire sul proprio bilancio:
€ 2.250,00
13. Se si dispone di fondi relativi all’attività commerciale o provenienti da
privati, la spesa per mobili ed arredi è sempre considerata soggetta al
limite?
Come indicato nella delibera del 26/3/2013 del CDA e confermato dalla
delibera
del
Cda
del
26/01/2016,
viene
prevista
una
deroga
all'assoggettamento ai limiti di spesa, purché siano presenti entrambe le
condizioni seguenti:
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1) che le spese siano necessariamente sostenute nell’ambito della
realizzazione di specifici progetti;
2) che tali spese siano finanziate con fondi provenienti dall’Unione
Europea o da altri soggetti pubblici o privati.
Tale ipotesi di deroga si può concretizzare solo nei casi in cui la spesa sia
espressamente individuata nel finanziamento/contratto, che dovrà
essere presentato unitamente alla richiesta di acquisto.
Non basta, pertanto, ai fini della deroga, solo l'origine dei fondi ma è
necessario che la spesa abbia un vincolo di destinazione, da
rendicontare in relazione ad uno specifico progetto.
14. Anche le spese in deroga dovranno essere inoltrate alla Commissione?
Sì, inserendo nell’applicativo la “richiesta di acquisto in deroga” e
dettagliando puntualmente le informazioni richieste. La Commissione
valuta la sussistenza delle condizioni per fruire della deroga e monitora
pertanto la corretta applicazione della norma. Relativamente alle
richieste in deroga, a seguito del chiarimento presentato al Consiglio di
Amministrazione il 22 Marzo 2016 (Comunicazione del 22/03/2016) si
precisa quanto segue :
-Acquisto di mobili e o arredi funzionali alla conduzione degli immobili:
Rientrano in questa deroga le spese per il rifacimento totale o parziale
del mobilio e non la sostituzione di singoli complementi di arredo. Non
rientra nell’ambito della deroga l’acquisto di mobili o arredi nuovi
funzionali
all’utilizzo
ristrutturati/riorganizzati.
di
spazi
di
nuova
costruzione
o
Si precisa che a seguito del chiarimento
presentato in Cda il 22 Marzo 2016 è emersa la necessità di precisare
che il parere preventivo del Collegio dei Revisori dei Conti è necessario
solo per l’acquisto di mobili e/o arredi funzionali alla conduzione degli
immobili come espressamente previsto dall’art. 141 della Legge
228/2012, come modificata dal D.L. 210/2015.
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-Attrezzature scientifiche/di laboratorio
Attrezzature per l’allestimento di spazi utilizzati per la didattica e la
ricerca che permettono l’utilizzo dei laboratori didattici e di ricerca per
svolgimento delle attività istituzionali dell’Ateneo.
Non possono rientrare in questa categoria mobili e arredi da ufficio, pur
essendo parte dell’allestimento dei laboratori di didattica e di ricerca.
Rientrano in questa categoria solamente le attrezzatture intese come
MOBILIO (es. sgabelli). Pertanto, le richieste di acquisto di attrezzature
diverse dal mobilio non sono oggetto né della valutazione della
Commissione né del Collegio dei Revisori dei Conti.
-Acquisti di mobili e o arredi su fondi di ricerca istituzionali e commerciali
Gli acquisti sostenuti nell’ambito della realizzazione di specifici progetti
finanziati
con fondi
provenienti
dall’Unione
europea
o
da
altri
soggetti pubblici o privati (sia in ambito istituzionale che commerciale)
espressamente previsti nella documentazione di progetto. Tale richiesta
in deroga, se presentata, sarà oggetto della sola valutazione della
Commissione Arredi.
-Acquisti di mobili e o arredi ad “uso scolastico”
Nel 2015 è stato richiesto parere al Collegio dei Revisori dei Conti
relativamente all’ammissibilità della deroga per gli acquisti di arredi ad
“uso scolastico”.
Il Collegio dei Revisori dei Conti, con verbale n. 359 del 12.06.2015, ha
espresso parere favorevole a considerare gli “arredi ad uso scolastico”
esenti da tale limite e, alla luce delle modifiche introdotte dal D.L.
192/2014, ha interpretato in senso estensivo
la
dicitura
didattico”
di
“uso
intendendola
come
sinonimo
“ad
scolastico”
uso
e
comprendendo quindi in tale dicitura le esigenze tipiche delle Università.
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Tale richiesta in deroga, se presentata, sarà oggetto della sola
valutazione della Commissione Arredi.
15. Sul mercato elettronico si trovano articoli con prezzi diversissimi tra loro.
Come regolarsi per la spesa da sostenere?
In ottica di risparmio che coinvolge tutto l’ente, la priorità dovrebbe
essere quella di soddisfare l'aspetto funzionale di un'esigenza con
prevalenza rispetto all’aspetto estetico. Per questo motivo l’acquisto
dovrebbe orientarsi verso articoli con prezzo contenuto e possibilmente
omogeneo per tutto l’Ateneo.
16. Dobbiamo acquistare delle tende. Sono da considerare arredi soggetti a
limite?
La Commissione durante la seduta del 23 marzo ha deciso che tutte le
tipologie di tende, sia esterne che interne, qualora abbiano funzione
oscurante possono essere considerate attrezzature quindi non rientrano
nella categoria Mobili e Arredi e di conseguenza non devono essere
inserite nell’applicativo.
Ricordiamo comunque che, essendo le tende presenti in Convenzione
Consip “Arredi per ufficio 6”, nel caso in cui l’acquisto non venga fatto
aderendo a tale convenzione, è necessario richiedere l’autorizzazione
del DG come specificato nella nota di chiarimenti n. prot. 18278 del
02/03/2016 pubblicata in intranet sezione contabilità e acquisti. Per cui
prima di procedere all’acquisto occorre inviare
il modello di e-
procurement ad [email protected] al fine acquisire
tale autorizzazione all’acquisto da parte del Direttore Generale (ai sensi
dell’art. 510 delle Legge di stabilità).
17. Da chi è composta la Commissione Arredi?
Il Consiglio di Amministrazione del 26/01/2016 ha nominato i 3 membri
che la compongono e cioè:
-
il Prof. Riccardo Gulli, delegato per l’edilizia e sostenibilità ambientale;
-
il Dott. Marco Degli Esposti dirigente Area Affari Generali, o un suo
delegato;
10
-
il Prof. Andrea Stella, componente interno del CdA.
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