guida di approfondimento la scelta dei fornitori

GUIDA DI APPROFONDIMENTO
LA SCELTA DEI FORNITORI
A CURA DEL BIC SARDEGNA SP A
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GUIDA ALLA SCELTA DEI FORNITORI
SOMMARIO
PREMESSA ........................................................................................................................................................ 3
LE CONSIDERAZIONI STRATEGICHE DA FARE SUI FORNITORI ......................................................................... 4
CONCENTRARSI SUGLI OBIETTIVI ................................................................................................................. 4
RIDURRE IL NUMERO DEI FORNITORI ........................................................................................................... 4
TROVARE DEI PARTNER ................................................................................................................................ 5
LE QUALITÀ DA RICERCARE IN UN FORNITORE ................................................................................................ 6
LE QUALITÀ DI UN FORNITORE .......................................................................................................................... 6
COME RICERCARE FORNITORI .......................................................................................................................... 7
LE FONTI DI INFORMAZIONE .......................................................................................................................... 7
SCEGLIERE UN FORNITORE .............................................................................................................................. 8
CREARE UNA LISTA DI FORNITORI ................................................................................................................ 8
CONTATTARE I FORNITORI ............................................................................................................................ 8
COMPARARE I FORNITORI ............................................................................................................................. 9
GESTIRE LE RELAZIONI CON I FORNITORI ...................................................................................................... 10
FORMALIZZARE LE CLAUSOLE CONTRATTUALI .......................................................................................... 10
UTILIZZARE UNA COMUNICAZIONE APERTA ............................................................................................... 10
IL CONTROLLO ............................................................................................................................................ 10
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GUIDA ALLA SCELTA DEI FORNITORI
PREMESSA
Scegliere i giusti fornitori implica molto di più che scorrere una semplice lista di prezzi. La
tua scelta dovrà dipendere da un’ampia serie di fattori quali:
• il costo,
• la qualità,
• l’affidabilità,
• il servizio offerto.
Questi fattori possono pesare di più o di meno a seconda delle priorità e delle strategie
che hai individuato nel tuo piano di impresa.
Questa guida ti illustra un approccio da seguire passo dopo passo per aiutarti a fare le
scelte giuste; in particolare ti aiuterà a capire:
• quali caratteristiche ricercare in un fornitore;
• come identificare i tuoi potenziali fornitori;
• come gestire il rapporto con loro.
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LE CONSIDERAZIONI STRATEGICHE DA FARE SUI FORNITORI
La scelta dei fornitori è un aspetto essenziale che incide sulla capacità che hai di
soddisfare le esigenze dei tuoi clienti attuali e futuri: ecco perché è importante che tu, nel
tempo, possa costruire con loro un rapporto di fiducia e di collaborazione.
CONCENTRARSI SUGLI OBIETTIVI
Il punto di partenza è focalizzare con attenzione:
• cosa effettivamente richiede il processo produttivo della tua azienda e
• quali sono gli obiettivi che vuoi raggiungere.
Un buon prodotto o un prezzo conveniente non sono dunque i soli fattori da considerare.
Comincia il processo analizzando le esigenze dei clienti che vuoi soddisfare e la corretta
identificazione di quei fattori del prodotto e servizio che rappresentano il tuo vantaggio
competitivo rispetto ai concorrenti esistenti. Sulla base di queste considerazioni cambiano
le valutazioni sulle performance che devi ricercare nei fornitori.
Esempi
1. Se ridurre il tempo necessario per servire, soddisfare i tuoi clienti è l’aspetto che ti
distingue e ti qualifica rispetto ai tuoi concorrenti, i fornitori che ti offrono una veloce e
affidabile consegna saranno preferibili rispetto a quelli che ti offrono soltanto un buon
prezzo.
2. Se invece, la tua strategia è volta a garantire un prodotto o servizio di qualità superiore
rispetto ai tuoi concorrenti evidentemente dovrai privilegiare l’aspetto qualitativo delle
forniture.
RIDURRE IL NUMERO DEI FORNITORI
È molto meglio relazionarsi solo con i fornitori di cui si ha davvero bisogno. Comprare da
una rosa selezionata di fornitori può avere molti vantaggi:
• è più facile controllarli,
• diventerai più importante per loro,
• puoi concludere più facilmente accordi vantaggiosi dal punto di vista economico.
Ricordati per altro che è importante avere delle alternative. Comprare da un solo fornitore
può essere pericoloso specie se il rapporto si compromette ovvero hanno difficoltà
finanziarie o falliscono. Inoltre, dare l’esclusiva a qualcuno può incentivarlo a fornire un
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miglior servizio, ma talvolta può portarlo a dare per scontato il rapporto con la tua impresa
con un abbassamento dell’attenzione e dello standard di qualità nel servizio.
TROVARE DEI PARTNER
Quando vi sono dei fornitori che ti procurano beni o servizi davvero fondamentali per il
successo della tua impresa intensifica i rapporti con questi.
Una forte relazione commerciale può portare benefici a entrambi: dimostrare ai tuoi
fornitori quanto sono importanti per te è un buon modo per far sì che facciano il massimo
dello sforzo per procurarti il miglior servizio possibile.
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LE QUALITÀ DA RICERCARE IN UN FORNITORE
Le qualità del fornitore devono tradursi in altrettanti benefici per i tuoi prodotti o servizi ed
in ultima istanza per la tua impresa.
Individuare correttamente queste qualità ti permetterà di costruire una lista dei fornitori di
maggior valore per la tua azienda.
LE QUALITÀ DI UN FORNITORE
Quando volete creare la vostra lista ristretta di fornitori ci sono una serie di qualità
fondamentali che dovete ricercare. Un buon fornitore deve essere in grado di dimostrare di
potervi fornire i seguenti benefici:
• Qualità e affidabilità, la qualità delle materie prime che utilizzi deve essere
elevata, i clienti associano la cattiva qualità a te e non ai tuoi fornitori. Ugualmente
se il fornitore tradisce le tue attese con una consegna in ritardo o con merce
difettosa, disattendi le aspettative dei tuoi clienti.
• Velocità e flessibilità, fare ordini piccoli e frequenti può risparmiarti la necessità di
avere un grande magazzino; fornitori flessibili possono aiutarti a dare risposte veloci
a cambiamenti della domanda dei clienti e a emergenze improvvise.
• Il giusto prezzo, il prezzo più basso non è sempre il prezzo migliore. Se vuoi
qualità e affidabilità dai tuoi fornitori, devi decidere quanto sei disposto a pagare per
i materiali di cui hai bisogno e l’equilibrio che vuoi raggiungere tra costo, affidabilità,
qualità e servizio.
• Buone capacità relazionali, i migliori fornitori sono quelli che vogliono comunicare
regolarmente con te per capire di cosa hai bisogno ora e di cosa potrai avere
bisogno in futuro con effetti diretti sulla tua capacità di soddisfare le esigenze dei
tuoi clienti e di porre rimedio a eventuali criticità: ad esempio tu hai interesse che i
tuoi fornitori consegnino in tempo la merce o se non possono, per un qualsiasi
motivo, che siano onesti e ti diano congrui avvisi che ti permettano di trovare delle
soluzioni alternative.
• Sicurezza finanziaria, è bene accertarsi sempre che il tuo fornitore abbia una forte
solidità finanziaria per poter acquistare ciò che ti serve e rifornirti in tempo, quando
ne hai bisogno; un controllo sulla loro solidità finanziaria può rassicurarti che non
falliranno proprio quando hai maggior bisogno di loro.
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COME RICERCARE FORNITORI
Per cercare fornitori hai a disposizione molteplici canali a basso costo: è meglio utilizzare
più fonti di ricerca per aumentare le possibilità di selezionare le migliori aziende esistenti
sul mercato.
LE FONTI DI INFORMAZIONE
Le migliori fonti di informazione che ti consigliamo di utilizzare sono:
• Raccomandazioni da imprese e clienti in genere, è molto più probabile ottenere
un giudizio attendibile sui punti di forza e di debolezza di un fornitore da qualcuno
che si sia già avvalso dei suoi servizi;
• Elenchi commerciali, come Pagine Gialle e simili per ricercare fornitori che
operano nella tua zona;
• Associazioni Industriali, se hai bisogno di prodotti o servizi di un particolare
settore, un’associazione di categoria può indicarti degli ottimi fornitori;
• Organizzazioni locali, come Camere di Commercio o Consorzi possono spesso
indirizzarti verso potenziali fornitori che operano nel tuo territorio;
• Fiere, rappresentano una grande opportunità per parlare a un buon numero di
potenziali fornitori nello stesso posto e allo stesso tempo. Effettua dei controlli prima
di incontrarle per capire quali aziende possono essere potenzialmente rilevanti per
te e adatte alle esigenze della tua impresa;
• Pubblicità, riviste commerciali o avvisi commerciali possono fornire informazioni su
potenziali fornitori. Avere una raccolta di volantini, riviste e giornali commerciali
della tua zona può essere molto utile.
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SCEGLIERE UN FORNITORE
Dalle informazioni raccolte sul mercato sulle qualità detenute da ciascun fornitore è
necessario creare una lista ristretta di fornitori e compararli in maniera oggettiva per
arrivare a una scelta consapevole.
CREARE UNA LISTA DI FORNITORI
Dopo che hai chiaramente capito quali sono i tuoi bisogni e hai capito le qualità dei tuoi
potenziali fornitori, puoi creare una breve lista di fornitori che facciano al caso tuo.
Quando passi in rassegna i fornitori della tua lista devi porti le seguenti domande:
1. I fornitori individuati possono consegnarmi quello che voglio, quando voglio?
2. Sono finanziariamente solidi?
3. Da quanto tempo esistono sul mercato?
4. Conosco qualcuno che si sia servito da loro e possa raccomandarli?
5. Sono in una lista di fornitori virtuosi approvata da associazioni di categorie o autorità
locali e nazionali?
Fai qualche ricerca e riduci la lista a non più di 4 o 5 candidati. È una perdita di tempo
contattare imprese che hanno poche possibilità di soddisfare le tue richieste.
CONTATTARE I FORNITORI
Una volta che hai creato una lista, allora puoi contattare i potenziali fornitori.
Nel corso del colloquio, eventualmente preceduto dall’invio di schede tecniche in forma
scritta o in formato file preventivamente trasmesse ai tuoi candidati, devi dare
informazioni precise, sintetizzando quali sono le tue richieste e le caratteristiche delle
merci o dei servizi che ti interessano e devi inoltre fornire un’idea precisa del tipo e del
volume di attività che intendi realizzare.
Talvolta, invece di specificare dettagliatamente cosa vuoi acquistare, puoi preferire
chiedere un consiglio ai fornitori. Per esempio a un fornitore di servizi tecnologici puoi
spiegare che cosa vuoi fare con il prodotto che cerchi e chiedergli qualche consiglio che
tenga conto del budget che hai a disposizione: è questo un metodo che ti permetterà di
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capire quale dei tuoi fornitori ha una maggiore conoscenza tecnica della materia e può
rappresentare per te un prezioso partner.
Ti consigliamo comunque di strutturare il tuo questionario preventivamente per evitare
equivoci e fraintendimenti.
COMPARARE I FORNITORI
Quando hai tutte le risposte compara i fornitori sulla base di ciò che davvero conta di più
per te. Per esempio la qualità dei loro prodotti può essere fondamentale per i tuoi clienti,
mentre la loro sede e dunque il tempo di consegna delle merci può essere ininfluente.
Il prezzo è importante ma non può essere l’unica qualità che ricerchi in un fornitore. Prezzi
molto bassi possono essere indice di cattiva qualità che, nel lungo periodo, rendono
inefficienti le tue scelte, compromettendo la tua strategia.
Assicurati inoltre che il tuo fornitore possa effettivamente realizzare un buon margine di
guadagno applicando dei prezzi realistici per il tipo di prodotto di cui la tua impresa
necessita. Infatti, se lavora sottocosto, potrebbe trovarsi in una situazione di sofferenza
finanziaria che può tradursi in un futuro disservizio per mancanza di risorse o può
addirittura portarlo al fallimento con conseguente difficoltà per te nel reperire un nuovo
fornitore.
Quando possibile, vai a conoscere di persona il tuo fornitore per capire come lavora la sua
impresa.
Controlla inoltre se l’azienda affida il lavoro in subappalto ad altre società, oppure si
approvvigiona da altri fornitori per componenti o servizi essenziali, se così ti consigliamo di
controllare anche i subfornitori.
Seguendo questi accorgimenti avrai la possibilità di controllare maggiormente tutto il
processo e di fare delle valutazioni più appropriate sul livello di rischio che corri
nell’affidarti a un gruppo di fornitori piuttosto che a un altro.
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GESTIRE LE RELAZIONI CON I FORNITORI
I fornitori possono rivelarsi degli importanti partner che, con la loro esperienza e la loro
conoscenza tecnica del settore, possono fornirti importanti spunti e suggerimenti per
migliorare i tuoi prodotti e servizi.
Per creare un rapporto più efficace sono fondamentali una comunicazione chiara e un
costante controllo.
FORMALIZZARE LE CLAUSOLE CONTRATTUALI
Una volta che hai scelto i tuoi fornitori, negozia con loro termini e condizioni chiare e
formalizzatele in contratti giuridicamente vincolanti: minimizzerai il rischio di dispute e
cause giudiziali.
È una buona idea dettagliare i servizi richiesti prima di cominciare la relazione
commerciale, in questo modo saprai cosa aspettarti dal tuo fornitore e correlativamente lui
saprà cosa aspettarsi da te. Chiarisci quali sono le tue priorità e cosa condiziona il livello di
gradimento tuo e dei tuoi clienti.
UTILIZZARE UNA COMUNICAZIONE APERTA
Una comunicazione aperta, basata su scambi frequenti di comunicazioni sia verbali che
scritte e focalizzata sugli aspetti salienti dei servizi di fornitura, ti aiuterà a costruire
relazioni più salde con i tuoi fornitori, aiutando a prevenire ogni eventuale problema.
Con i fornitori strategici potresti anche approfondire la relazione condividendo con loro i
tuoi piani, i tuoi obiettivi e le tue strategie di crescita: un fornitore, con la sua conoscenza
tecnica della materia può diventare un ottimo consulente in grado di suggerire nuove
tecnologie e materiali in grado di migliorare i prodotti della tua impresa, oppure fornirti
indicazioni utili sulle soluzioni adottate dai tuoi concorrenti.
IL CONTROLLO
Di fondamentale importanza è sottoporre a costante controllo le forniture e i servizi dei tuoi
fornitori.
Il controllo può essere effettuato, a seconda della frequenza e della tipologia di merci
fornite, costantemente o su base statistica. Per garantire una maggior precisione nelle
attività di controllo potresti incaricare del personale specializzato o appositamente formato.
Quando possibile chiedi sempre un riscontro di gradimento ai tuoi clienti sulle componenti
dei tuoi prodotti o servizi: avrai la testimonianza più importante sulla qualità delle forniture
ricevute.
Se i risultati del controllo non sono soddisfacenti, oppure viene meno il rapporto di fiducia
è importante utilizzare ed eventualmente aggiornare, con le tecniche indicate nella
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GUIDA ALLA SCELTA DEI FORNITORI
presente guida, la lista di fornitori previamente compilata per trovare delle valide
alternative il più presto possibile.
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