Linee guida per la gestione del sito Web del Comune di Gricignano

Comune di Gricignano di Aversa
Provincia di Caserta
Linee guida per la gestione del sito Web
del Comune di Gricignano di Aversa
Approvato con deliberazione di G.M. n. 09 del 05 / 02 / 2009
Linee guida per la gestione del sito Web
del Comune di Gricignano di Aversa
Approvato con deliberazione di G.M. n. __del __ . __ . 2009
Parte I - Introduzione ........................................................................................... 1
Art.
Art.
Art.
Art.
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Art.
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Oggetto ............................................................................................................. 1
Riferimenti normativi .......................................................................................... 1
Scopi ed obiettivi ................................................................................................ 1
Struttura del sito ................................................................................................ 1
Dominio............................................................................................................. 1
Legittimazione.................................................................................................... 2
Parte II - Organizzazione e gestione .................................................................... 2
Art.
Art.
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Art.
Art.
7 – Contesto organizzativo ........................................................................................ 2
8 – Coordinamento .................................................................................................. 2
9 – Comitato di coordinamento ................................................................................. 2
10 – Funzioni ........................................................................................................... 2
11 – Contenuti informativi del sito Internet del Comune .............................................. 3
12 – Utilizzo della posta elettronica istituzionale .......................................................... 3
13 – Caratteristiche del sito web................................................................................ 4
14 – Responsabilità dei funzionari delle aree .............................................................. 4
15 – Responsabilità del Webmaster ........................................................................... 4
Parte III - Sicurezza ............................................................................................. 4
Art. 16 – Sicurezza del patrimonio informativo .................................................................. 4
Art. 17 – Vigilanza .......................................................................................................... 4
Parte IV - Privacy .................................................................................................. 5
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
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Trattamento dei dati ......................................................................................... 5
Tipi di dati trattati ............................................................................................. 5
Finalità del trattamento dei dati ......................................................................... 5
Modalità del trattamento ................................................................................... 5
Facoltatività del conferimento dei dati ................................................................ 5
Comunicazione e/o diffusione dei dati................................................................. 6
Il “Titolare” del trattamento ............................................................................... 6
Diritti degli interessati ....................................................................................... 6
Comune di Gricignano di Aversa
Linee guida per la gestione del sito Web comunale
Parte I - Introduzione
Art. 1 – Oggetto
Il presente documento ha lo scopo di stabilire le modalità operative riguardanti l’attivazione e la gestione del
sito Web su rete Internet del Comune di Gricignano di Aversa.
Art. 2 – Riferimenti normativi
L’attività d’informazione e di comunicazione tramite il sito istituzionale avviene nel rispetto delle seguenti
disposizioni di legge:
- Legge 7 agosto 1990, n. 241 "Nuove norme sul procedimento amministrativo" (modificato dalla
Legge 11 febbraio 2005, n. 15);
- Legge 7 giugno 2000, n. 150 "Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle
pubbliche amministrazioni" e successivi regolamenti attuativi;
- DPR 28 dicembre 2000, n. 445 "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia
di documentazione amministrativa";
- Direttiva 16 gennaio 2002 “Sicurezza informatica e delle telecomunicazioni nelle pubbliche
amministrazioni”. (G.U. 22 marzo 2002, n. 69) Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per
l'innovazione e le tecnologie;
- Direttiva del 7 Febbraio 2002 - "Direttiva sulle attività di comunicazione delle Pubbliche
Amministrazioni” - Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento Funzione Pubblica (G.U. n° 74
del 28 marzo 2002);
- Direttiva del 27 novembre 2003 "Direttiva per l’impiego della posta elettronica nelle pubbliche
amministrazioni" - Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie;
- Direttiva 27 luglio 2005 "qualità dei servizi on line e misurazione della soddisfazione degli utenti" Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie;
- Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali;
- Legge 9 gennaio 2004, n. 4 Pubblicata in G.U. n. 13 del 17 gennaio 2004 (Accessibilità siti web);
- DPR 2 marzo 2004, n. 117 "Regolamento concernente la diffusione della carta nazionale dei servizi,
a norma dell'articolo 27, comma 8, lettera b), della legge 16 gennaio 2003, n. 3" - (G.U. 6 maggio
2004, n. 105);
- DM 8 luglio 2005 "Requisiti tecnici e i diversi livelli per l'accessibilità agli strumenti informatici" (G.U.
8 agosto 2005, n. 183);
- Decreto Legislativo del 7 marzo 2005, n. 82 - "Codice dell'amministrazione digitale" - (G.U. n. 112
del 16-5-2005 - Suppl. Ordinario n. 93.);
Art. 3 – Scopi ed obiettivi
Il sito è utilizzato per pubblicare tutta l'informazione di rilevanza pubblica relativa alle attività generate
dall'amministrazione, provvedendo alla validazione e al regolare aggiornamento delle informazioni. Le
informazioni obsolete verranno opportunamente accantonate in quanto inutili e danneggiano la reputazione
del sito Web, oltre che dell'amministrazione che lo gestisce.
Art. 4 – Struttura del sito
Il Comune di Gricignano di Aversa ha deciso di dotarsi di un sito web comunale con le seguenti
caratteristiche:
1. nome di dominio;
2. rispetto degli standard internazionali;
3. rispetto di direttive e normative per l'accessibilità del web;
4. operatività e caratteristiche innovative del sistema;
5. evoluzione del sito web.
Art. 5 – Dominio
La scelta del nome di dominio è conforme alle regole di assegnazione dei "domini geografici" definite dalla
Naming Authority Italiana, che consente la chiara identificazione dell'amministrazione (comune), del nome
del comune (Gricignano di Aversa), della provincia di riferimento (caserta) della nazione di riferimento (it).
Per tale motivo il sito ufficiale del comune sarà posizionato, entro l’anno 2009, nel dominio riservato
http://www.comune.gricignanodiaversa.ce.it ed intestato all'amministrazione comunale in sostituzione di
quello attuale non conforme alle regole suddette.
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Linee guida per la gestione del sito Web comunale
Ciò consentirà al comune di poter gestire le proprie informazioni in modo chiaramente identificabile nonché
di assegnare ai singoli uffici e/o ai singoli referenti delle caselle di posta elettronica facilmente riconducibili
all'incarico.
Art. 6 – Legittimazione
La gestione del sito web è deliberata dalla competente Giunta Comunale che nomina un responsabile del
sito Web ed eventuali collaboratori.
Alle funzioni del Responsabile collabora altro personale con specifica competenza nel settore, anche
individuato tra gli LSU in utilizzo presso l’ente.
Parte II - Organizzazione e gestione
Art. 7 – Contesto organizzativo
L'attività di progettazione e di sviluppo del sito è opportunamente inserita nel contesto organizzativo
dell'amministrazione.
Art. 8 – Coordinamento
Al fine esclusivo di fornire un efficace grado di sviluppo e di coordinamento delle attività per l’informazione e
la comunicazione tramite il sito internet istituzionale, si fa riferimento all’organismo descritto nel successivo
articolo 9.
Art. 9 – Comitato di coordinamento
È istituito il comitato di coordinamento “Gruppo Internet” che svolge funzioni di indirizzo in materia di
comunicazione on-line ed individua i macro-obiettivi per l’implementazione dei contenuti informativi del sito.
Il Comitato di Coordinamento, per la sua valenza strategica, è convocato e presieduto dal Sindaco o da un
suo delegato.
Il Comitato di Coordinamento è convocato, anche per posta elettronica, con almeno 5 gg. di anticipo.
I componenti effettivi del Gruppo Internet sono:
- l’esperto in comunicazione (responsabile della gestione del Sito Web);
- il webmaster
- eventuali collaboratori;
I collaboratori potranno fornire un aiuto diretto nell’acquisizione ed elaborazione dati nonché nella gestione
del sito e/o fungere da elemento di raccordo con le varie aree e settori dell’ente.
- i Responsabili di Area o loro delegati;
- il Sindaco o suo delegato.
Possono partecipare alle riunioni del Comitato di coordinamento i responsabili degli uffici all'uopo invitati.
Art. 10 – Funzioni
Il Gruppo Internet provvede al coordinamento, alla gestione ed alla manutenzione del sito Internet del
Comune di Gricignano di Aversa, garantendo la massima accessibilità da parte dell’utente.
Promuove all’interno dell’Ente il sito Internet comunale quale strumento, pienamente integrato con le reti
interne degli uffici, volto a favorire un più sicuro ed efficiente scambio di informazioni fra gli stessi, una
maggiore trasparenza dell'attività amministrativa e una migliore comunicazione tra istituzione e collettività.
Diffonde il consapevole utilizzo, da parte degli uffici comunali, delle opportunità offerte dalle reti telematiche
e dalle tecnologie dell'informazione, agevolando la partecipazione della collettività all’attività del Comune e la
crescita di nuove modalità di comunicazione interattiva.
Pubblica sul sito tutti gli atti che hanno rilevanza al fine dell’informazione esterna a tale scopo trasmessi
dagli uffici comunali in formato elettronico e rappresenta, tramite il sito internet medesimo, un insieme
ufficiale ed aggiornato del patrimonio informativo pubblico dell’Ente.
Periodicamente dovrà essere indetta una riunione di verifica e di rapporto del Gruppo Internet al fine di
verificare l’attività svolta e le pagine immesse in rete.
Il Comune affida la revisione, il restyling e la manutenzione periodica del sito alla figura del Responsabile del
sito, il quale, con l’ausilio del webmaster produrrà la struttura base e in progress del sito.
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Linee guida per la gestione del sito Web comunale
Art. 11 – Contenuti informativi del sito Internet del Comune
Il sito web istituzionale del Comune di Gricignano di Aversa, contiene necessariamente i seguenti dati
pubblici:
a. l'organigramma, l'articolazione degli uffici, le attribuzioni e l'organizzazione di ciascun ufficio, nonché il
settore riferibile all'attività da essi svolta, corredati dai documenti anche normativi di riferimento;
b. l'elenco delle tipologie di procedimento svolte da ciascun ufficio, il termine per la conclusione di
ciascun procedimento ed ogni altro termine procedimentale, il nome del responsabile e l'unità
organizzativa responsabile dell'istruttoria e di ogni altro adempimento procedimentale, nonché
dell'adozione del provvedimento finale, come individuati ai sensi degli articoli 2, 4 e 5 della legge 7
agosto 1990, n. 241;
c. le scadenze e le modalità di adempimento dei procedimenti individuati ai sensi degli articoli 2 e 4 della
legge 7 agosto 1990, n. 241;
d. l'elenco completo delle caselle di posta elettronica istituzionali attive, specificando anche se si tratta di
una casella di posta elettronica certificata di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11
febbraio 2005, n. 68;
e. l'elenco di tutti i bandi/esiti di gara e di concorso;
f. l'elenco dei servizi forniti in rete già disponibili e dei servizi di futura attivazione, indicando i tempi
previsti per l'attivazione medesima;
g. Statuto comunale;
h. testo integrale delle delibere di Giunta e di Consiglio;
i. regolamenti comunali distinti per aree di competenza.
I dati pubblici, di cui sopra, sono fruibili in rete gratuitamente e senza necessità di autenticazione informatica.
In caso di autenticazione informatica, necessaria all’erogazione di servizi on-line, la stessa dovrà prevedere
anche l’utilizzo della Firma Digitale, della Carta d’identità elettronica e/o della Carta Nazionale dei Servizi. In
questo caso, inoltre, si dovrà provvedere, ognuno per gli adempimenti di propria competenza, ad adottare
idonee misure rivolte alla tutela ed all’integrità delle informazioni (codici di accesso) relative ai cittadini e/o
alle imprese, secondo quanto meglio specificato nel successivo art. 17.
I Responsabili di aree garantiranno, per quanto di propria competenza, che le informazioni contenute nel sito
web siano conformi e corrispondenti alle informazioni contenute nei provvedimenti amministrativi originali dei
quali si fornisce comunicazione tramite il sito Internet.
Il Responsabile del sito provvederà ad assicurare che il sito Internet istituzionale, rispetti i principi di
accessibilità, nonché di elevata usabilità e reperibilità, anche da parte delle persone disabili, completezza di
informazione, chiarezza di linguaggio, affidabilità, semplicità dì consultazione, qualità, omogeneità ed
interoperabilità.
Inoltre, ai fini di una rilevazione del gradimento dei cittadini, delle famiglie, delle imprese e degli altri
utilizzatori dei servizi on-line, é opportuno che il Responsabile del sito provveda ad attivare idonei strumenti:
a) attuata attraverso un questionario sul web, da proporre periodicamente.
Art. 12 – Utilizzo della posta elettronica istituzionale
Entro trenta giorni dalla entrata in vigore del presente documento ciascun ufficio dovrà essere fornito di una
casella di posta elettronica istituzionale.
I dipendenti assegnati dovranno procedere alla lettura, almeno una volta al giorno, della corrispondenza
elettronica ivi pervenuta, adottando gli opportuni metodi di conservazione della stessa in relazione alle varie
tipologie di messaggi ed ai tempi di conservazione richiesti.
Ai fini della comunicazione interna, si raccomanda l’utilizzo in modo prevalente della posta elettronica, quale
mezzo di trasmissione sostitutivo o integrativo di quelli già ordinariamente utilizzati, secondo quanto previsto
dall’articolo 14 del “Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione
amministrativa”, approvato con D.P.R. 28/12/2000, n. 445.
L’utilizzo della posta elettronica istituzionale dovrà avvenire, da parte degli uffici comunali, secondo le regole
di seguito riportate:
- non trasmettere attraverso il server di posta elettronica del Comune di Gricignano di Aversa, materiale
illegale, offensivo, volgare, ecc;
- non divulgare a terzi la password della casella di posta elettronica utilizzata;
- non usare il servizio di posta elettronica per scopi illegali;
- non interferire e danneggiare altri utenti, computer, reti esterne, ecc.;
- non usare il servizio di posta elettronica per scopo di lucro (aziende, studi, negozi, ecc.), o per
comunicazioni personali.
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- non usare il proprio indirizzo di posta elettronica per azioni di "mailing indiscriminato - spamming" che
comprometterebbero sia le funzionalità tecniche del sistema, che il rapporto "fiduciario" tra gli utenti e
l’Amministrazione garante della correttezza dei rapporti fra i cittadini digitali, creando fastidio e danno
economico agli utenti della rete.
Art. 13 – Caratteristiche del sito web
Il sito Web è strutturato per Aree tematiche a cui si accede dai links opportunamente disposti della pagina
iniziale home page.
La creazione ex-novo di una pagina web, di ulteriori sezioni interne di una certa consistenza di dati nonché
la sostanziale modifica grafica dell’interfaccia del sito Web viene decisa dal Gruppo di coordinamento di cui
all’art. 10 previa assenso dell’Amministrazione Comunale.
La creazione e l’immissione di pagine web all’interno del sito avviene periodicamente sotto la responsabilità
del Responsabile del sito.
I Fonts da utilizzare, al fine di una corretta traslitterazione in linguaggio HTML, dovranno essere
necessariamente il Times New Roman, l’Arial oppure il Verdana ed in formato PDF od al più in formato
DOC. Per quanto concerne le immagini digitalizzate è preferibile che esse siano in formato JPEG o GIF e
che non superino la estensione massima di 800 x 600 pixel.
Massima cautela possibile nell’inserimento di dati, grafici, foto non originali e dei quali necessiti, comunque,
una autorizzazione per copyright dei legittimi proprietari.
Documenti trascritti in forme linguistiche diverse da quella alfabetica latina (greco antico, ebraico, punico,
cirillico etc.) dovranno esser prodotti in formato PDF, oppure traslitterati.
Art. 14 – Responsabilità dei funzionari delle aree
La responsabilità giuridico-legale di quanto in esso contenuto (in qualunque forma: testo, immagini, audio,
video e file da pubblicare) è dei Responsabili di aree per quanto di competenza.
Art. 15 – Responsabilità del Webmaster
Il Webmaster si impegna a:
- non divulgare tutte le informazioni di cui venisse a conoscenza, relative ad altri utenti del servizio;
- non pubblicare, diffondere, divulgare, utilizzare, trasmettere, distribuire informazioni o materiale
diffamatorio, osceno, riservato o altrimenti illegale;
- non immettere, trasmettere, utilizzare, diffondere qualsiasi materiale che non può essere legalmente
distribuito in via telematica.
Parte III - Sicurezza
Art. 16 – Sicurezza del patrimonio informativo
I documenti informatici e/o le informazioni trattate con strumenti informatici e relative al sito web istituzionale,
devono essere custoditi e controllati con modalità tali da ridurre al minimo i rischi di distruzione, perdita,
accesso non autorizzato o non consentito o non conforme alle finalità dell'Ente. Inoltre, il patrimonio
informativo, presente nel sito Internet istituzionale, deve essere efficacemente protetto e tutelato al fine di
prevenire possibili alterazioni sul significato intrinseco delle informazioni stesse.
Le misure di sicurezza vengono individuate alla luce delle conoscenze acquisite in base al progresso
tecnico, in relazione alla natura dei dati da proteggere ed alle specifiche caratteristiche delle informazioni
stesse, in grado di ridurre al minimo i rischi.
Art. 17 – Vigilanza
Il webmaster provvede, limitatamente ai propri sistemi informatici utilizzati, ad adottare idonee misure minime
di sicurezza, utili al fine di:
a) ridurre al minimo il rischio di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati correlati al sito internet
e memorizzati su supporti magnetici / ottici gestiti, nonché delle banche-dati e dei locali ove esse
sono collocate;
b) evitare l'accesso non autorizzato alle banche-dati, alla rete e, in generale, al sito internet del Comune.
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Parte IV - Privacy
Art. 18 – Trattamento dei dati
Nei successivi articoli si descrive le modalità di gestione del sito web ufficiale del Comune di Gricignano di
Aversa, ai sensi dell'art. 13 del D.Lgs. n. 196/2003 - Codice in materia di protezione dei dati personali, e non
anche di altri siti web esterni consultabili dall’utente tramite link.
Informazioni aggiuntive potranno essere fornite all’interno dei differenti canali di accesso, suddivisi sulla
base degli argomenti trattati (Aree Tematiche).
Art. 19 – Tipi di dati trattati
1) Dati di navigazione – log files
I sistemi informatici e gli applicativi dedicati al funzionamento di questo sito web rilevano, nel corso del loro
normale funzionamento, alcuni dati (la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di
Internet) non associati a Utenti direttamente identificabili.
Tra i dati raccolti sono compresi gli indirizzi IP e i nomi di dominio dei computer utilizzati dagli Utenti che si
connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario
della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in
risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri
parametri riguardanti il sistema operativo e l’ambiente informatico utilizzato dall’Utente.
Questi dati vengono trattati, per il tempo strettamente necessario, al solo fine di ricavare informazioni
statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il regolare funzionamento.
2) Dati forniti volontariamente dall’utente L’invio volontario ed esplicito di posta elettronica agli indirizzi indicati nei differenti canali di accesso di
questo sito e la compilazione dei “format” (maschere) specificamente predisposti comportano la successiva
acquisizione dell’indirizzo e dei dati del mittente/utente, necessari per rispondere alle istanze prodotte e/o
erogare il servizio richiesto.
Specifiche informative di sintesi saranno riportate o visualizzate nelle pagine del sito predisposte per
particolari servizi a richiesta.
3) Cookies Non sono utilizzate in alcun modo tecniche informatiche per l’acquisizione diretta di dati personali
identificativi dell’utente.
I c.d. cookies di sessione, una volta terminata la connessione al sito web del Comune di Gricignano di
Aversa, non vengono conservati.
I sistemi informatici del Comune di Gricignano di Aversa non utilizzano:
- cookies per la trasmissione di informazioni di carattere personale;
- cookies persistenti di alcun tipo.
Art. 20 – Finalità del trattamento dei dati
Il Comune di Gricignano di Aversa effettua trattamenti di dati personali nei limiti di quanto ciò sia
strettamente necessario allo svolgimento delle funzioni istituzionali, escludendo il trattamento quando le
finalità perseguite possono essere realizzate mediante dati anonimi o modalità che permettono di identificare
l’interessato solo in caso di necessità.
Specifiche finalità, relative ai singoli trattamenti, potranno essere segnalate in maniera dettagliata nell’ambito
dei vari canali di accesso. All’interno di essi l’Utente potrà trovare informazioni integrative sul trattamento dei
dati personali.
Art. 21 – Modalità del trattamento
I dati personali sono trattati con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire
gli scopi per cui sono raccolti.
Art. 22 – Facoltatività del conferimento dei dati
L’utente è libero di fornire i dati personali riportati nei moduli di richiesta dei vari servizi offerti nel portale; il
mancato conferimento dei dati richiesti obbligatoriamente, comporterà l’impossibilità di ottenere il servizio.
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Art. 23 – Comunicazione e/o diffusione dei dati
I dati personali degli utenti che chiedono l’invio di materiale informativo (mailing-list, risposte a quesiti, avvisi
e newsletter, atti e provvedimenti, ecc.) sono utilizzati unicamente al fine di eseguire il servizio o la
prestazione richiesta e sono comunicati a terzi nei soli casi in cui:
- ciò è necessario per l’adempimento delle richieste (es. servizio di spedizione della documentazione
richiesta);
- la comunicazione è imposta da obblighi di legge o di regolamento.
Art. 24 – Il “Titolare” del trattamento
Il “titolare” del trattamento dei dati, relativi a persone identificate o identificabili che hanno consultato questo
sito, è il Sindaco del Comune di Gricignano di Aversa.
Art. 25 – Diritti degli interessati
Gli “interessati”, ovvero le persone fisiche, le persone giuridiche, gli enti o le associazioni, cui si riferiscono i
dati hanno il diritto, in qualunque momento, di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei medesimi dati
e di conoscerne il contenuto e l’origine, verificarne l’esattezza o chiederne l’integrazione o l’aggiornamento,
oppure la rettificazione ai sensi dell’art. 7 del D.Lgs.. 30/06/2003, n. 196. Ai sensi del medesimo articolo gli
interessati hanno altresì il diritto di chiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco
dei dati che li riguardano, trattati in violazione di legge, nonché di opporsi in ogni caso, per motivi legittimi, al
loro trattamento.
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