VADEMECUM PER UTILIZZO ANGENDA ONLINE BTS 2016

VADEMECUM PER UTILIZZO ANGENDA ONLINE BTS 2016
Gentile Seller,
siamo lieti di fornirti una breve guida che speriamo possa facilitarti nell’utilizzo dell’AGENDA
ONLINE, un prezioso strumento che ti permetterà di creare la tua agenda appuntamenti
personale con i buyer di maggiore interesse per la tua Azienda.
Ti ricordiamo che il workshop prevede il seguente programma:
Venerdì, 7 ottobre 2016
• 9:00 - 16:00 Workshop: incontri B2B su appuntamento
• 16:00 - 18:30 Workshop: incontri B2B senza appuntamento
• 13:00 - 14:00 Pausa pranzo
• 14:00 - 14:30 Presentazione progetto BTS365
Sarà possibile gestire fino ad un massimo di 14 appuntamenti (la somma di appuntamenti
ricevuti + da confermare + confermati). L’agenda rimarrà aperta fino al 6 Ottobre – ore 12.
Per chiedere un appuntamento ad un buyer è necessario fare una ricerca avanzata e seguire la
procedura descritta nella pagina dedicata.
Per accettare o rifiutare un appuntamento richiesto da un buyer, si deve andare nella pagina La
mia agenda e seguire le istruzioni contenute nella pagina di questa guida.
Ad ogni azione verrà inviata un’email al tuo indirizzo personale. Per un migliore utilizzo del
sistema è consigliabile controllare frequentemente l’email su cui verranno inviate le richieste ed
evaderle entro il tempo di pending previsto. Dopo tale lasso di tempo infatti, l’appuntamento
scade in automatico.
Il sistema è compatibile con Firefox, Safari, Chrome e le recenti versioni di Explorer (dalla 9 in
poi).
ECCO LE SEZIONI PRINCIPALI DELL’AGENDA:
PAGINA PERSONALE
Questa pagina ti permetterà di prendere visione del profilo che verrà pubblicato a catalogo.
I dati che hai inserito in fase di iscrizione e sono modificabili solo da noi.Ti preghiamo di darci
tempestiva notizia di variazioni all’indirizzo [email protected]
Invece cliccando su EDITA PROFILO potrai modificare la descrizione azienda e i pacchetti
convenzioni. Potrai anche inserire il logo e foto della tua azienda. I campi editabili e le immagini
saranno visibili solo online da te e dai buyer ma non stampati a catalogo.
ATTENZIONE: per un corretto caricamento delle foto, non usare file al di sopra di 3 mb ciascuno
e non li caricare tutti insieme, meglio salvare ogni 3 foto. L’upload dipende dalla velocità della
tua connessione, quindi attendi con pazienza che la pagina si ricarichi in automatico.
LA MIA AGENDA
Da questa pagina potrai monitorare gli appuntamenti confermati, quelli in pending da evadere,
quelli in pending che hai richiesto e cliccando sul logo della stampante potrai stampare l’agenda.
Il pending è una situazione di attesa che può durare 36 o 24 ore. Un appuntamento in pending è
in attesa di una tua scelta se l’appuntamento ti è stato richiesto, o è in attesa di una scelta del
buyer se sei stato tu a richiederlo. La durata viene visualizzata con un conto alla rovescia. Se non
viene gestito nei tempi indicati scade e lo slot orario viene liberato. Ogni slot ha durata di 15
minuti.
Quando avrai preso la decisione, potrai confermare o rifiutare cliccando sulla freccia accanto al
pulsante verde o rosso, scrivendo un breve messaggio che verrà recapitato al buyer. Se lo rifiuti
l’appuntamento sparirà dall’elenco, se lo accetti verrà visualizzato in colore blu.
Se lo slot orario è arancio con scritto Pending, vuol dire che il buyer ha un appuntamento in
pending e potrai vedere fra quanto si libera se non viene evaso prima.
Se lo slot orario è rosso, vuol dire che il buyer ha già un appuntamento confermato.
Se lo slot orario è rosa con scritto Sei già impegnato, vuol dire che in quello slot hai già un
appuntamento in pending o confermato.
Se lo slot orario è blu vuol dire che quell’appuntamento è confermato.
Resta traccia delle azioni nelle pagina Cronologia.
RICERCA AVANZATA:
Ci sono diversi modi per ricercare un buyer:
Per nome, digitando 3 caratteri del nome azienda
Per nazione, selezionando la nazione di interesse
Utilizzando la ricerca avanzata. Più discriminanti si inseriscono, più risultati verranno visualizzati
e combinati. I risultati verranno messi in ordine di pertinenza: per primi i buyer che matchano
con la maggioranza dei criteri immessi e le stelle indicano la forza del match.
Una volta ottenuti i risultati, cliccando sul nome azienda si accederà alla pagina personale del
buyer, dove potrai vedere i dettagli, la descrizione e le immagini se presenti.
Scrollando in basso o cliccando sul logo dell’agenda, visualizzerai l’agenda del buyer e potrai
richiedere un appuntamento negli slot verdi.
Clicca sulla freccina accanto alla scritta Chiedi appuntamento e scrivi un breve messaggio, poi
clicca su Chiedi appuntamento. Sia sull’agenda del buyer che sulla tua agenda vedrai il campo
colorarsi in arancio. Una volta richiesto l’appuntamento non è possibile cancellarlo, dovrai
attendere la decisione del buyer o lo scadere del pending.
CRONOLOGIA
In questa scheda verranno visualizzate tutte le azioni avvenute in modo da tenere traccia delle
varie azioni. Cliccando su Verifica sul Planner sarà possibile verificare direttamente l’agenda e se
presenti evadere richieste di appuntamenti.
Quando l’etichetta azzurra visualizza la presenza di nuovi Allert, cliccandoci sopra sarà possibile
visualizzare la cronologia e capire cosa è avvenuto. Gli allert includono le richieste ricevute,
quelle rifiutate e quelle scadute.
Riceverai comunque un’email ad ogni azione.
Ci auguriamo che questo strumento sia di facile utilizzo, siamo comunque a tua disposizione al
numero 0572.766234 dalle 10 alle 13 e dalla 15 alle 18. Se trovi occupato, inviaci un’email a
[email protected] il nome dell’azienda e il tuo numero di telefono. Ti
richiameremo appena possibile!
Buon lavoro!
Segreteria BTS