U-GOV Risorse Umane

risorse umane
U-GOV Risorse Umane
Potenziamento, integrazione, continuità
White Paper
Ottobre 2008
via Magnanelli 6/3
40033
Casalecchio di Reno
(Bologna)
Tel. 051 6171411
[email protected]
www.cineca.it
Titolo White Paper: U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
Ottobre 2008
S3-0
Autori:
Relazioni Esterne, Divisione Risorse Umane
CINECA
Consorzio Interuniversitario
Via Magnanelli 6/3
40033 Casalecchio di Reno (BO)
www.cineca.it
Dipartimento Soluzioni e Servizi per l’Amministrazione Universitaria
Relazioni Esterne
Tel: 051-6171485
Email: [email protected]
© CINECA, 2008-2009
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o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione
da parte di CINECA.
Indice
1.
LA GESTIONE E LO SVILUPPO DELLE RISORSE UMANE IN ATENEO.................................5
2.
IL PUNTO DI VISTA CINECA SULLA GESTIONE DELLE RISORSE UMANE IN ATENEO .7
3.
LA SOLUZIONE CINECA: U-GOV RISORSE UMANE.................................................................9
3.1. IL SISTEMA U-GOV...................................................................................................................................................................9
3.2. U-GOV RISORSE UMANE: INTEGRAZIONE DI CSA E NUOVE AREE COPERTE .................................................................. 10
3.3. LA CONDIVISIONE DI INFORMAZIONI TRA LE AREE RISORSE UMANE, CONTABILITÀ, RICERCA E DIDATTICA IN U-GOV
........................................................................................................................................................................................................ 12
4.
I MODULI DI U-GOV RISORSE UMANE ......................................................................................15
4.1. GESTIONE ORGANICO .......................................................................................................................................................... 15
4.2. RILEVAZIONE COMPETENZE ................................................................................................................................................. 19
4.3. SVILUPPO E FORMAZIONE ..................................................................................................................................................... 20
4.4. RECLUTAMENTO .................................................................................................................................................................... 21
4.5. CARRIERE ................................................................................................................................................................................ 21
4.6. STIPENDI ................................................................................................................................................................................. 23
4.7. COMPENSI............................................................................................................................................................................... 25
4.8. MISSIONI E TRASFERTE ........................................................................................................................................................... 26
5.
DA CSA A U-GOV RISORSE UMANE ...........................................................................................29
5.1. IL PIANO DI PORTING VERSO U-GOV RISORSE UMANE ..................................................................................................... 29
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
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CINECA
U-GOV Risorse Umane – Potenziamento, integrazione, continuità.
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1. La gestione e lo sviluppo delle risorse umane in
ateneo
Negli ultimi anni le amministrazioni universitarie stanno orientando molti dei
propri investimenti alla valorizzazione della “risorsa umana” e al
raggiungimento di alti standard di efficienza organizzativa.
Lo stesso CCNL 1998-2001 del personale del comparto Università e la
successiva direttiva sulla formazione e la valorizzazione del personale delle
Pubbliche Amministrazioni del 13.12.2001, emanata dal Dipartimento della
Funzione Pubblica, invitano gli atenei a predisporsi per “…gestire il
cambiamento e garantire un’elevata qualità dei servizi”, nella consapevolezza
che la qualità si può incrementare assicurando ai dipendenti una continua
crescita professionale.
Va considerato inoltre che le risorse umane rappresentano la principale voce di
spesa dell’ateneo. Per questa ragione una migliore gestione del personale può
permettere all’ateneo di raggiungere concreti miglioramenti nella gestione
amministrativa.
Gestire le risorse umane in ateneo è un processo complesso perché il
personale universitario è suddiviso in una grande varietà di figure professionali
diverse fra loro. Questa complessità non solo riguarda la divisione tra
personale docente e tecnico-amministrativo, ma anche all’interno di questi
insiemi è presente una frammentazione e una molteplicità di ruoli e
professionalità.
A sua volta, la frammentazione di ruoli si riflette anche sull’organizzazione
amministrativa dell’ateneo causando una forte suddivisione in uffici all’interno
dell’area di amministrazione del personale, ciascuno dei quali è dedicato alla
gestione di alcune particolari figure.
Dal contesto fin ora descritto nasce l’esigenza di definire una visione unica su
tutta la gestione dell’area per migliorare il governo del personale.
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CINECA
A partire da questa osservazione, le principali direzioni di sviluppo di un ateneo
nell’ambito delle risorse umane possono essere sintetizzate nei seguenti punti:
→ avere una chiara e completa visione della struttura organizzativa di
tutto l’ateneo e delle sue evoluzioni nel tempo
→ supportare l’amministrazione nella gestione quotidiana del
personale
→ limitare la frammentazione nella gestione delle diverse figure
→ soddisfare richieste di invio dati ai vari enti preposti
→ offrire servizi web al personale docente e tecnico- amministrativo
per velocizzare e migliorare i rapporti con l’ateneo
→ migliorare la valorizzazione e lo sviluppo del personale
→ definire delle adeguate politiche retributive collegate alla
valutazione delle prestazioni.
Per affrontare la varietà delle problematiche sopra esposte è necessario
affidarsi ad un sistema che si adatti da una parte alle specificità di ciascun
ateneo e dall’altra alle diverse realtà presenti all’interno dell’ateneo stesso. Un
sistema, dunque, che fornisca tutti gli strumenti più idonei a supportare
l’ateneo nel cambiamento e nel governo dei processi che vedono le risorse
umane come protagoniste per il raggiungimento di obiettivi strategici
dell’organizzazione.
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CINECA
2. Il punto di vista CINECA sulla gestione delle
risorse umane in ateneo
Nella visione CINECA l’area funzionale Risorse Umane dovrà essere in grado
di governare la complessità dei processi che ruotano attorno al dipendente:
dalla sua posizione organizzativa in organico, allo sviluppo e la formazione
personale; dalla nascita del fabbisogno al reclutamento alla completa gestione
giuridica ed economica fino alla cessazione del rapporto con l’amministrazione.
I processi che rientrano all’interno dell’area delle Risorse Umane possono
essere ricondotti e schematizzati in 3 macro processi, come mostrato in figura:
-
Organizzazione e sviluppo delle competenze
-
Carriere
-
Trattamenti economici.
Figura 1. Macroprocessi dell’area Risorse Umane
Organizzazione e sviluppo delle competenze
Il macroprocesso finalizzato alla gestione dei fabbisogni e dello sviluppo delle
competenze passa necessariamente attraverso una gestione centralizzata
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dell’intero organico d’ateneo per spingersi sino alla pianificazione ed
erogazione di iter formativi finalizzati e personalizzati in funzione della crescita
professionale della risorsa. La centralizzazione e standardizzazione del processo
di programmazione permette di analizzare e confrontare le risorse tramite
parametri omogenei. Infine l’informatizzazione di questo processo consente di
sviluppare delle analisi e simulazioni che permettono di definire dei modelli
evolutivi delle risorse in ateneo.
L’approccio alla gestione di questo macroprocesso segue un paradigma che
può essere visto come composto di tre fasi:
→ individuazione dello scenario a cui l’organizzazione vuole tendere
per perseguire gli obbiettivi strategici prefissati
→ fotografia della situazione attuale in cui l’organizzazione si trova
→ individuazione delle soluzioni finalizzate alla minimizzazione del gap
tra situazione ideale e reale.
Carriere
Il macroprocesso finalizzato alla gestione delle carriere si articola nei processi
di reclutamento e selezione, gestione del ruolo attraverso tutti gli eventi di
carriera e cessazione del rapporto. Alcuni di questi processi non sono ad oggi
ancora informatizzati e vengono gestiti autonomamente dal personale preposto
senza spesso avere un processo centralizzato e standard. CINECA mira a
normalizzare i processi che compongono le carriere ed estenderne
l’informatizzazione.
Trattamenti economici
Il macroprocesso Trattamenti economici si articola nei processi di erogazione
stipendi, calcolo compensi e missioni. Si pone l’obiettivo di elaborare le
retribuzioni stipendiali ed altre indennità al personale strutturato, così come di
liquidare i compensi dovuti alle molteplici figure professionali operanti in
ateneo per le prestazioni erogate. Tutto ciò comprende la possibilità di
espletare tutte le funzioni in qualità di Sostituto di imposta nonché di
alimentare tutte le banche dati richieste a vario titolo dagli enti preposti (INPS,
INPDAP, Agenzia delle entrate, MIUR, …).
CINECA da molti anni fornisce soluzioni che automatizzano le problematiche
sopra citate, in particolare nell’ambito dei trattamenti giuridici ed economici
del personale.
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3. La soluzione CINECA: U-GOV Risorse Umane
La soluzione U-GOV Risorse Umane nasce integrata in un sistema molto più
ampio che ha l’obiettivo di gestire i principali processi in ateneo. Questo
sistema, denominato U-GOV, si basa su alcuni principi architetturali e
funzionali che ne caratterizzano l’eccellenza e che vengono ereditati da tutte le
Aree Funzionali (Didattica e Studenti, Ricerca, Risorse Umane..) e dai moduli
che le compongono.
Prima di affrontare la trattazione di U-GOV Risorse Umane introduciamo nel
paragrafo seguente una sintetica panoramica delle caratteristiche
dell’architettura U-GOV.
3.1. Il sistema U-GOV
La progettazione del sistema U-GOV è stata indirizzata da alcuni principi di
base, che troviamo sintetizzati nei seguenti punti:
→ Struttura condivisa delle informazioni
L’utilizzo di anagrafiche comuni a tutto lo strato applicativo consente di
condividere i dati attraverso i diversi processi, evitando la duplicazione
di informazioni. Le modifiche effettuate sui dati sono rese visibili in
tempo reale all’interno di tutte le applicazioni. La base informativa
integrata è il presupposto fondamentale per lo sviluppo di una
governance di ateneo e per garantire e facilitare l’integrazione e
l’evoluzione dei servizi offerti dall’ateneo.
→ Struttura di gestione dei processi
U-GOV è caratterizzato da uno strato software specificatamente
dedicato alla gestione dei processi interni all’ateneo che definisce un
modello di interazione e integrazione tra le componenti applicative.
Questo strato permette la definizione di flussi informativi e riduce la
frammentazione dei processi di ateneo. Grazie alla separazione tra
regole di processo, soggette a variazioni, e funzioni elaborative e di
registrazione, stabili nel tempo, è possibile adeguare facilmente U-GOV
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ai cambiamenti delle regole di gestione senza interventi diretti sul
codice. Questa caratteristica permette di intervenire sulla
configurazione dei processi per mettere in pratica le decisioni relative
al governo dell’ateneo.
→ Architettura orientata ai servizi (SOA) e all’integrazione
(web services)
L’architettura U-GOV si concretizza in uno strato di servizi che
consente di accedere ai dati e alle funzioni del sistema informativo in
modo trasparente e riutilizzabile per le altre applicazioni. Questo
migliora la capacità di cooperazione applicativa, facilitando l’accesso ai
dati e potenziando i flussi operativi e le sinergie tra diversi sistemi
informativi.
→ Standard aperti
L’uso di standard aperti, in particolare lo standard JEE per lo sviluppo
delle componenti applicative, consente di sviluppare la comunicazione
fra i diversi moduli ed offrire applicazioni distribuite, sicure e
interoperabili.
3.2. U-GOV Risorse Umane: integrazione di
CSA e nuove aree coperte
Consolidare quanto già fatto e sviluppare strumenti a supporto della gestione
del cambiamento organizzativo, questi sono gli obiettivi che il Progetto U-GOV
si è prefissato per potenziare le funzionalità adibite alla gestione delle Risorse
Umane.
La progettazione di quest’area funzionale si sviluppa infatti dall’esperienza
pluriennale che CINECA ha acquisito nell’ambito della gestione giuridica ed
economica del personale con l’applicazione CSA (Carriere e Stipendi di ateneo,
il precedente software CINECA per la gestione del personale) e capitalizza il
patrimonio di esperienze maturato sul campo nella collaborazione con oltre 70
amministrazioni.
La scelta è stata quella di privilegiare la fornitura di nuove funzionalità in nuovi
ambiti correlati alla gestione del personale, piuttosto che avviare da subito la
riscrittura delle funzionalità relative a CSA nel nuovo sistema. Si è deciso quindi
di integrare CSA all’interno di U-GOV.
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CINECA
Le nuove funzionalità sviluppate nativamente in U-GOV riguardano gli ambiti
Organico, Rilevazione Competenze, Sviluppo e formazione, Reclutamento.
In sintesi, per U-GOV Risorse Umane l’attenzione è stata rivolta verso i
seguenti punti:
→ Continuità con le applicazioni già usate dagli atenei utenti
In questo scenario il primo obiettivo che il Progetto U-GOV si è posto
è stato quello di definire un percorso di evoluzione verso il nuovo
sistema salvaguardando i dati, i servizi e i procedimenti già garantiti e
sviluppati da CSA. CINECA quindi ha previsto l’integrazione
progressiva della soluzione CSA nell’ambito dell’architettura U-GOV.
Questo processo di integrazione, oggi già completato per gli ateni che
lo hanno richiesto, è completamente trasparente per gli uffici utenti;
l’operatività del personale non risente di nessun minimo cambiamento,
ma anzi saranno subito evidenti i vantaggi dovuti all’integrazione con il
sistema U-GOV. Il passaggio di CSA verso U-GOV è approfondito
all’interno del capitolo 5 del presente documento.
→ Potenziamento della copertura funzionale
Per completare l’informatizzazione dei 3 macroprocessi
precedentemente descritti, CINECA ha voluto ampliare e migliorare la
copertura funzionale delle proprie soluzioni in quest’ambito rivolgendo
il proprio lavoro verso nuove direzioni:
-
diagnosi organizzativa/competenze: gestione della struttura
organizzativa in base alle posizioni, ai requisiti di competenza
richiesti e all'afferenza delle persone
-
progettazione interventi formativi per lo sviluppo del personale
-
valutazione delle prestazioni e politiche retributive (indennità,
incentivi..)
-
gestione del reclutamento del personale
-
gestione delle richieste e certificazioni del dipendente
-
gestione delle assenze.
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→ Integrazione di informazioni e processi
Anni di lavoro con gli uffici amministrativi delle Università italiane
hanno dimostrato quanto sia ormai essenziale che le applicazioni di
quest’area siano sviluppate in una visione integrata. Per questo U-GOV
Risorse Umane non è solo una applicazione stand-alone, ma utilizzata
con le altre Aree Funzionali U-GOV è una valida ed efficace risposta
alle problematiche di integrazione e interoperabilità tra le diverse aree
amministrative di ateneo. Ad esempio, i dati di stipendi e carriere sono
ritenuti indispensabili per tutti i sistemi di area e per questo devono
essere facilmente accessibili e condivisi tra tutte le funzioni e gli uffici.
Inoltre, l’integrazione non deve essere limitata alla sola area del
personale. Il completo coordinamento di tutti gli aspetti del personale
di ateneo attraversa inevitabilmente anche altre aree amministrative,
come la contabilità, la didattica e la ricerca.
→ Operatività e governance in un'unica soluzione
CINECA vuole offrire non solo gli strumenti per sostenere al meglio la
gestione dei processi amministrativi del personale, ma anche sistemi
maggiormente orientati alla governance consentendo all’ateneo di
prendere decisioni, definire politiche e strategie, organizzare
programmi di sviluppo. In questa direzione vanno, ad esempio, le
potenzialità offerte da U-GOV per la gestione dell’organico, delle
strutture e delle competenze. Insieme a questi possono essere citati
tutti gli strumenti di analisi e simulazione nell’ambito del personale che
appartengono a U-GOV Pianificazione e Controllo, che consolidano il
patrimonio di informazioni su cui l’ateneo può basare le proprie
decisioni.
3.3. La condivisione di informazioni tra le aree
Risorse Umane, Contabilità, Ricerca e
Didattica in U-GOV
Sin dalla nascita del Progetto U-GOV nel 2005 è apparso evidente che l’area
delle Risorse Umane doveva rappresentare il punto di partenza su cui costruire
le fondamenta di tutto il sistema. CINECA veniva infatti da una esperienza
pluriennale di realizzazione di soluzioni software distinte per le principali aree
amministrative degli atenei; con molti di essi aveva affrontato problematiche di
integrazione tra le diverse applicazioni, mettendo in luce la centralità dei dati e
dei processi dell’area delle Risorse Umane.
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CINECA
Le anagrafiche delle persone, i dati riguardanti la struttura organizzativa e la
condivisione delle informazioni giuridiche ed economiche del personale
strutturato ed a contratto, rappresentano sicuramente un elemento strategico
all’interno di un sistema integrato che, come U-GOV, ambisce a coprire
processi trasversali tra diverse aree funzionali. Si pensi, a titolo di esempio, alla
lista dei docenti da fornire alla programmazione didattica, piuttosto che alle
informazioni storiche di carriere degli autori riconosciuti per le pubblicazioni
della ricerca nonché i rendiconti dei costi di stipendi e compensi in contabilità
(si vedano le figure 2 e 3).
Figura 2. Questa immagine, che rappresentata una screenshot di U-GOV Programmazione
Didattica, mette il luce come da questo sistema sia possibile visualizzare i dati di carriera di
un docente per la copertura di una attività didattica.
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Figura 3. Questa immagine mostra una screenshot di U-GOV Catalogo e Valutazione Ricerca.
Anche da questo sistema è possibile visualizzare direttamente i dati di un autore di una
pubblicazione del catalogo della ricerca.
Di centrale importanza anche le integrazioni con il mondo della contabilità di
U-GOV. I dati relativi ai compensi in U-GOV risiedono nelle stesse tabelle
dove sono registrati gli emolumenti stipendiali. Ciò consente di rendere
disponibili queste due tipologie di informazioni per tutti gli adempimenti
centralizzati in maniera automatica, senza che sia necessario allineare i dati con
procedure separate.
Figura 4. Lo schema in figura evidenzia la condivisione delle informazioni tra il mondo delle
risorse umane e il mondo della contabilità in U-GOV.
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4. I moduli di U-GOV Risorse Umane
U-GOV Risorse Umane è composto da 8 moduli nativamente integrati che
insieme rappresentano una completa soluzione per i processi e le tematiche
relative alla gestione del personale:
-
Gestione Organico
-
Rilevazione Competenze
-
Sviluppo e Formazione
-
Reclutamento
-
Carriere
-
Stipendi
-
Compensi
-
Missioni e trasferte
I seguenti paragrafi hanno l’obiettivo di fornire una sintetica descrizione
funzionale dei moduli sopra citati.
4.1. Gestione Organico
Gestione Organico consente di definire la struttura organizzativa dell’ateneo, le
relative posizioni organizzative e di attribuire ad esse le competenze richieste.
Gestisce inoltre la copertura di organico associando la risorsa umana alla
posizione effettivamente ricoperta.
Gestione Organico consente di mappare l’organizzazione attraverso la definizione
di:
-
struttura organizzativa
-
posizioni organizzative
-
copertura delle posizioni da parte delle risorse
-
profili di competenze richiesti (ruoli organizzativi).
Grazie alla storicizzazione delle entità organizzative coinvolte Gestione Organico
consente inoltre di tracciare l’evoluzione dell’organizzazione nel tempo.
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CINECA
Integrazione nativa con U-GOV Carriere
L’integrazione nativa tra il modulo U-GOV Gestione Organico e il modulo
U-GOV Carriere permette di condividere le informazioni relative alla struttura
organizzativa ed alle anagrafiche delle risorse umane evitando duplicazioni di
dati. L’inserimento delle informazioni è univoco e può avvenire da entrambe le
applicazioni. La stessa funzionalità è facilmente attivabile per CSA, il sistema
sviluppato da CINECA per la gestione delle carriere e degli stipendi ed
attualmente utilizzato dalla maggior parte degli atenei italiani. Tutti gli atenei
che utilizzano il sistema CSA potranno così beneficiare da subito delle nuove
funzionalità del modulo U-GOV Gestione Organico e della completa integrazione
tra le soluzioni.
Orientamento alla governance
Gestione Organico è un modulo U-GOV finalizzato alla governance di ateneo per
supportarlo nella definizione e gestione dell’organizzazione allo scopo di
tracciarne l’evoluzione nel tempo. Consente, da una parte, di gestire nel
sistema il catalogo delle competenze individuato dall’analisi organizzativa
(tramite tipologie organizzate in gerarchia), dall’altra, di mappare le risorse
umane nel loro contesto organizzativo (chi fa cosa e che cosa viene loro
richiesto dall’organizzazione). L’analisi della struttura risultante consente di
fornire informazioni di supporto all’individuazione dei fabbisogni e degli
interventi da operare.
Figura 5. Esempio di organigramma funzionale ottenibile con i dati di Gestione Organico
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Figura 6. Esempio di organigramma istituzionale ottenibile con i dati di Gestione Organico
Gestione strategica delle competenze
Gestione Organico consente la gestione completa del catalogo delle competenze
strutturate secondo le classificazioni e le tipologie individuate dall’ateneo.
Partendo dal modello organizzativo e dai relativi ruoli associati, Gestione
Organico permette la gestione dei profili di competenze richieste per
l’implementazione del modello organizzativo individuato. Dall’altra parte,
attraverso l’integrazione con il modulo Rilevazione Competenze finalizzato al
rilevamento e valutazione delle competenze esistenti, Gestione Organico
consente all’ateneo di definire una pianificazione di interventi mirati al
raggiungimento dei fabbisogni teorici individuati.
Figura 7. L’immagine mostra l’insieme delle competenze richieste per un ruolo organizzativo.
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Integrazione con componenti esterni per la valutazione delle
posizioni e l’analisi retributiva
L’architettura di U-GOV favorisce l’integrazione tramite web services con
prodotti di terze parti che gestiscono processi avanzati in ambito risorse
umane come l’analisi retributiva o la valutazione delle posizioni organizzative.
CINECA ha intrapreso una collaborazione con aziende specializzate volta a
realizzare progetti di integrazione e interoperabilità in questa direzione.
Flessibilità e personalizzazioni
Il modulo Gestione Organico si pone come strumento altamente flessibile in
modo da potersi adattare a qualsiasi modello o approccio metodologico
adottato nell’ambito dell’analisi dell’organizzazione. Le funzionalità messe a
disposizione dal modulo consentono di memorizzare storicamente le entità di
base in termini di posizioni e ruoli organizzativi. La definizione di questi ultimi è
effettuata in modo efficace e trasparente rispetto all’approccio scelto
dall’ateneo nell’individuare il proprio modello organizzativo di riferimento.
Ne risulta la composizione dell’organigramma visto come l’estensione della
struttura organizzativa con l’aggiunta della gerarchia delle posizioni
organizzative, dell’insieme delle competenze attese per ognuna di esse e delle
risorse umane che le ricoprono nel tempo.
Condivisione delle entità organizzative a livello di ateneo
I principi architetturali del sistema permettono al modulo Gestione Organico di
integrarsi con le altre aree funzionali presenti in U-GOV (Contabilità, Didattica
e Studenti, Ricerca…). Questa caratteristica permette a tutti i moduli di
riconoscere automaticamente le entità organizzative ed assegnare loro una
serie di attributi che ne permettono l’utilizzo nel proprio ambito funzionale. Ad
esempio, una facoltà è sempre la stessa sia che rappresenti un centro di
responsabilità cui afferiscono delle risorse umane, sia che compaia come entità
alla quale riferire i corsi di studio (nell’ambito dei moduli dell’Area Didattica e
Studenti).
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Figura 8. Esempio di gestione di pianta organica.
4.2. Rilevazione Competenze
Il sistema di analisi delle competenze rappresenta uno strumento di centrale
importanza per la gestione strategica dell’area Risorse Umane. La finalità del
processo di rilevazione e misurazione delle competenze è realizzare una
fotografia oggettiva delle competenze possedute da ciascun dipendente
dell’ateneo con l’obiettivo di svilupparle e valorizzarle in relazione agli obiettivi
strategici.
Il modulo Rilevazione Competenze consente di gestire nel sistema le sessioni di
valutazione delle competenze del personale.
Le funzioni a disposizione permettono di gestire il processo di valutazione delle
risorse umane in ogni sua fase: dalla definizione dell’evento, alla notifica ai
valutatori e valutati, dal supporto ai giudizi espressi alla gestione dell’analisi di
adeguatezza delle valutazioni fino all’esame dei risultati delle valutazioni stesse.
L’analisi del confronto tra le competenze attese ed agite consente di pianificare
i processi di sviluppo individuale che possono comportare cambiamenti di
funzione e sviluppo di carriera e determinare un riposizionamento del
personale.
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4.3. Sviluppo e Formazione
Finalità del modulo è automatizzare e supportare i processi che ruotano
attorno alla gestione della formazione del personale di ateneo garantendo così
un continuo e preciso monitoraggio dello sviluppo della singola risorsa in
termini di competenze e capacità professionali.
L’analisi dei fabbisogni formativi e la programmazione delle attività formative
sono strumenti primari e fondamentali per una corretta e utile valorizzazione e
crescita del personale di ateneo. L’utilizzo di Sviluppo e Formazione inoltre è
occasione per l’ateneo per introdurre nuove tecniche organizzative e
gestionali.
Integrazione nativa con Rilevazione Competenze
Tutti i dati relativi ai corsi frequentati o di prevista frequentazione da parte
della risorsa saranno disponibili e utilizzabili dal modulo Rilevazione Competenze.
In questo modo gli operatori dell’ufficio preposto avranno modo di verificare il
livello di professionalità maturato anche in funzione dei corsi effettuati e dei
risultati ottenuti dalla singola risorsa. Sono gestiti inoltre sia i corsi interni,
organizzati dall’ateneo, sia quelli esterni, svolti da altri enti, pubblici o privati.
Infine è prevista l’integrazione con sistemi che gestiscono la logistica legata
all’organizzazione dei corsi di formazione.
Valutazione dell’apprendimento
Sviluppo e Formazione consente di gestire e monitorare due differenti tipi di
valutazione dell’apprendimento. Una di tipo classico, caratterizzata da un
punteggio finale. La seconda, eseguita dal responsabile gerarchico, gestibile a
fronte della presenza di obiettivi didattici.
Produzione reportistica per enti esterni
Il modulo prevede un ampio insieme di interrogazioni e di stampe. In
particolare fornisce il supporto alla compilazione delle schede Q5 e Q6 del
rapporto sulla formazione, richiesto annualmente agli atenei dalla Conferenza
dei Rettori delle Università Italiane (CRUI).
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4.4. Reclutamento
Il modulo Reclutamento automatizza il processo di assunzione del personale
tecnico-amministrativo sia nel caso di concorsi interni che esterni all’ateneo
nelle sue varie forme (concorsi, mobilità, chiamata diretta, …). Questo modulo
consente la produzione automatica di tutta la documentazione richiesta nelle
modalità e nel rispetto della normativa vigente.
Integrazione nativa con U-GOV Gestione Organico
Nel caso in cui l’ateneo abbia attivato il modulo Gestione Organico del sistema
U-GOV si può automaticamente evidenziare il fabbisogno di personale
direttamente nel modulo Reclutamento per l’avvio del processo di assunzione.
Integrazione nativa con U-GOV Carriere
Attivando in ateneo anche il modulo Carriere, il processo di assunzione gestito
da Reclutamento mette a disposizione automaticamente i dati necessari alla
gestione della carriera, evitandone il duplice inserimento e garantendo la
congruità del dato.
Produzione automatica della documentazione
Il modulo consente di produrre automaticamente gli output necessari per
gestire il processo di reclutamento in tutte le sue fasi. Ad esempio sono
prodotti automaticamente l’avviso di bando da inviare ad atenei e Ministero, le
lettere di convocazione per gli ammessi, le lettere di convocazione della
commissione, lettere di assunzione, risultati degli esami e graduatorie, ecc.
4.5. Carriere
Carriere ha come obiettivo la gestione dei dati giuridici del personale. La
carriera di ogni dipendente viene vista come l’insieme degli avvenimenti
giuridici ed economici che lo riguardano a partire dall’inizio del suo rapporto di
lavoro con l’amministrazione fino alla sua cessazione.
Dall’interpretazione della carriera, il modulo Carriere è in grado in automatico
di determinare l’inquadramento e gli emolumenti spettanti secondo le regole
ed i meccanismi definiti dai contratti vigenti per tutte le figure professionali
previste. Le informazioni giuridiche gestite da Carriere costituiscono quindi la
base propedeutica alla corretta gestione economica del dipendente e in tal
senso sono disponibili anche a tutti coloro che utilizzano il modulo Stipendi.
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L’integrazione tra Carriere e Stipendi non inficia l’autonomia di gestione degli
uffici garantita ad esempio da un meccanismo di validazione degli eventi ai fini
economici.
L’estrema flessibilità delle impostazioni del modulo Carriere e la completezza
delle funzioni offerte conferiscono all’Ufficio del Personale grandi potenzialità
di gestione accrescendone l’efficienza.
Carriere infine consente la produzione dei documenti e delle stampe che
vengono solitamente richieste ed elaborate dagli uffici preposti (stati
matricolari o di servizio, certificati, elenchi del personale).
Progressione della carriera
La progressione della carriera di un dipendente viene elaborata dalla procedura
secondo regole e meccanismi che, sanciti dal contratto in vigore, consentono
in automatico di:
-
determinare l’inquadramento ad una certa data
-
reperire gli emolumenti spettanti ad una certa data
-
esporre eventi relativi agli avanzamenti determinati dall’anzianità
quando necessario, ad es. nello stato matricolare.
Tali automatismi valgono per l’insieme degli eventi con decorrenza uguale e/o
successiva all’applicazione delle leggi D.P.R. 382/80, per il personale docente e
L. 312/80, per il personale tecnico-amministrativo, che hanno introdotto gli
attuali inquadramenti giuridici del personale. In particolare, la procedura
distingue la gestione precedente e successiva le date di entrata in vigore delle
suddette normative.
Stato giuridico ed economico
Utilizzando diversi criteri di selezione, Carriere permette di consultare e
visualizzare ad ogni data di riferimento, presente, passata o futura, l’intero
insieme delle variabili di stato della posizione del dipendente: attività, part time,
supplenze, funzioni. E’ uno strumento utile per individuare e risolvere gli errori
di interpretazione dovuti alla immissione di sequenze non corrette di eventi,
senza attendere l’elaborazione del cedolino.
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Stampe e documenti
La stampa degli elenchi del personale è improntata alla massima flessibilità e
consente in maniera estremamente facilitata di individuare i contenuti e disporli
nelle aggregazioni e nella forma desiderata. I dati selezionati sono sempre
disponibili in un file consultabile con strumenti di calcolo elettronico (Microsoft
Excel, OpenOffice Calc, …). Inoltre è possibile stampare lo Stato matricolare
di servizio contenente gli eventi di carriera utilizzando un word processor
(Microsoft Word, OpenOffice Writer, …). Tutto ciò consente di
personalizzare il modello di stampa da parte del personale di ateneo. Infine
Carriere produce, utilizzando i dati giuridici caricati nelle carriere e negli
incarichi didattici, vari tipi di documenti come in particolare provvedimenti,
lettere, attestati.
4.6. Stipendi
Il modulo Stipendi nasce per gestire il trattamento economico del personale di
ateneo sia esso strutturato che a contratto. Il modulo consente la liquidazione
degli emolumenti al personale strutturato e assimilato di tre comparti,
Università, Sanità e Ricerca. Nel corso degli anni il modulo Stipendi è stato
adeguato per soddisfare le esigenze specifiche del mondo universitario
soprattutto in termini di nuove figure da trattare.
Stipendi sviluppa una gestione storica di molte informazioni elaborate. Questa
caratteristica permette alcune importanti funzionalità, come ad esempio i
ricalcoli automatici dei conguagli dell’anno corrente, ed eventuali arretrati di
anni precedenti.
Stipendi fornisce, inoltre, gli strumenti per l’assolvimento di tutti gli
adempimenti fiscali e previdenziali che l’ateneo è tenuto a sostenere in qualità
di Sostituto di imposta ed offre un ampio spettro di funzionalità per alimentare
le banche dati degli Enti preposti a vario titolo:
-
CUD e 770
-
Gestione TFR
-
Assistenza fiscale
-
E-mens e DMA
-
Banca dati MiUR
-
Conto annuale
-
INAIL
-
Anagrafe delle prestazioni
-
F24.
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CINECA
Particolare attenzione è stata posta alla produzione dei cedolini risultanti dal
calcolo degli stipendi per consentire agli uffici stipendi di definire
personalizzazioni anche con materiale iconografico e di impostare la modalità
di consegna del cedolino preferita (postel, a mano con imbustamento
automatico, ecc.).
Le funzionalità del modulo subiscono una continua e tempestiva manutenzione
evolutiva. CINECA da anni si è fatta carico di aggiornare da un punto di vista
normativo i programmi riguardanti la gestione del personale garantendo
l’implementazione di tali aggiornamenti nei tempi obbligati.
Integrazione nativa con U-GOV Contabilità
I processi che collegano i flussi informativi dall’Area Funzionale Risorse Umane
verso l’Area della Contabilità (e viceversa) sono automaticamente disponibili
senza nessun intervento tecnico. In particolare le Università che utilizzano i
moduli contabili del sistema U-GOV possono beneficiare della condivisione
automatica dei dati di liquidazione ai fini contabili e dei processi ad essi
correlati. Questo consente per esempio di rendicontare in ragioneria
automaticamente l’elaborazione degli stipendi, offrendo un notevole vantaggio
per l’ateneo velocizzando sensibilmente il processo e riducendo drasticamente
gli sforzi operativi attualmente necessari.
Rivalutazione Monetaria
Il modulo Stipendi consente di gestire i processi relativi alla rivalutazione
monetaria generando i risultati ottenuti al fine del pagamento e del conguaglio
fiscale. Gli importi soggetti a rivalutazione devono essere inseriti in relazione al
periodo in cui sono sorti, il calcolo deve essere effettuato sulle cifre nette. In
caso siano noti gli importi lordi, il programma dispone di un procedimento di
nettizzazione per le casse previdenziali INPS e INPDAP. Il calcolo degli importi
di rivalutazione monetaria e/o interessi sulle somme nette può essere
effettuato secondo varie modalità, da scegliere caso per caso in base alla
sentenza. I criteri implementati sono:
-
circolare n. 83 del 23/12/1998 del Ministero del Tesoro, Bilancio e
Programmazione Economica
-
rivalutazione e interessi
-
il più favorevole tra rivalutazione e interessi.
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4.7. Compensi
Il modulo Compensi definisce il calcolo dei corrispettivi che vengono pagati a
vari soggetti a fronte di un contratto o di un incarico per una prestazione
erogata verso una struttura dell’ateneo.
Alla stessa stregua dell’elaborazione di uno stipendio anche l’elaborazione di un
compenso presenta molti elementi di complessità. In particolare, la prestazione
erogata va inquadrata entro un ambito normativo corretto, in modo da
soddisfare diverse esigenze di calcolo quali:
-
determinare quanto deve essere liquidato come netto percipiente
-
misurare gli oneri fiscali o previdenziali a carico dell'ente in relazione al
compenso erogato ed al tipo di soggetto percettore
-
computare quanto deve essere versato, in qualità di Sostituto di
imposta, come onere fiscale e previdenziale a carico del percettore.
Il motore di calcolo degli stipendi, derivante dall’attuale applicazione CSA di
CINECA, diventa un servizio del sistema U-GOV a disposizione del modulo
Compensi, che per sua natura fa un uso intensivo di questo servizio base e da
ciò ne derivano i seguenti benefici:
-
stesso codice per le liquidazioni stipendiali ed i compensi
-
unica linea di produzione senza doppia manutenzione
evolutiva/correttiva
-
unica logica di controllo che significa uniformità di input/output delle
informazioni.
Inoltre, le informazioni dei percettori, che sono anch’essi risorse umane
dell’ateneo, sono integrate in un unico archivio e, quindi, condivise. Questo è
molto importante per la condivisione dei montanti raggiunti e per gli
adempimenti centralizzati.
Rendiconti contabili
Come per gli stipendi del personale, gli importi determinati con il calcolo dei
compensi devono confluire in contabilità per:
-
la registrazione di scritture secondo il metodo prescelto
-
il controllo di copertura
-
il versamento delle ritenute.
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Il compenso è un’entità a se stante nell’ambito del Sistema U-GOV e, come
tale, condiziona l’evoluzione di determinati processi. Quindi:
-
si colloca nel ciclo passivo di pagamento contratto-compenso
-
eredita informazioni contabili dai vari processi esistenti e gestiti
all’interno di U-GOV
-
ha la possibilità di scegliere come e quando muovere i motori contabili
presenti in U-GOV.
Adempimenti centralizzati
Anche il compenso, come gli stipendi, non si esaurisce nel pagamento.
L’ateneo, in qualità di sostituto di imposta, deve effettuare tutti gli adempimenti
agli enti previsti rendicontando in un unico riepilogo gli importi erogati come
compensi assieme a tutti gli altri emolumenti liquidati. Questo significa che ciò
che è stato gestito in maniera decentrata deve essere disponibile
all’amministrazione centrale dell’ateneo.
La struttura condivisa delle informazioni del sistema U-GOV permette di
condividere automaticamente i dati dei compensi, gli emolumenti stipendiali ed
accessori per tutti gli adempimenti centralizzati senza necessità di ulteriori
allineamenti e attività finalizzate ad uniformare i dati.
4.8. Missioni e Trasferte
Missioni e Trasferte si occupa dell’insieme di operazioni necessarie per la
gestione di una missione, dal calcolo dell’anticipo alla liquidazione comprensiva
di diaria e rimborso spese. Il modulo gestisce sia l’iter autorizzativo che
amministrativo della missione.
Il programma gestisce le missioni in Italia secondo le modalità stabilite dalla
Circolare del Ministero del Tesoro del 10/9/1996 e le missioni all’estero
secondo le modalità stabilite dal decreto del 27/8/1995 del Ministero del
Tesoro e dal decreto del 13/1/2003 del Ministero dell’Economia e delle
Finanze.
Recepisce inoltre le personalizzazioni che a fronte di normative interne
l’ateneo intende soddisfare grazie alla configurazione flessibile offerta dal
sistema U-GOV.
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Integrazione nativa con gli altri moduli di area
I dati anagrafici e di inquadramento contrattuale (necessari per la
determinazione della diaria) sono derivati dal modulo Carriere. Esiste la duplice
possibilità di liquidazione della missione con un pagamento autonomo nel
modulo Compensi o un pagamento contestuale allo stipendio nel modulo
Stipendi.
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5. Da CSA a U-GOV Risorse Umane
CINECA ha definito un piano di porting verso il nuovo sistema U-GOV per
l’applicativo CSA. Questo piano prevede che tutte le funzionalità presenti in
CSA (e consolidate in anni di sviluppo ed esperienze con più di 60 atenei)
verranno completamente trasferite nella nuova soluzione U-GOV Risorse
Umane.
Agli atenei utenti di CSA verrà garantita completa continuità nelle funzionalità
e nei servizi applicativi. Infatti l’applicazione CSA non verrà sostituita da
U-GOV Risorse Umane, ma diventerà parte integrante della nuova soluzione.
I due principali moduli di CSA, Carriere e Stipendi, confluiscono nei moduli
Carriere e Stipendi di U-GOV Risorse Umane, riportando ed ampliando tutte le
funzionalità originarie. Il modulo Missioni di CSA viene completamente riscritto
e migliorato in U-GOV. Nell’ambito “organizzazione e sviluppo competenze”,
la soluzione RPA (Risorse e Persone di ateneo) è stata completamente riscritta
e sostituita in U-GOV Risorse Umane dalla suite di moduli, Gestione Organico,
Rilevazione Competenze, Sviluppo e Formazione, che offrono una più ampia
copertura dell’intero processo.
La copertura di quest’Area Funzionale si estende, rispetto a CSA, con l’aggiunta
di due nuovi moduli: il modulo Compensi, che unifica la gestione dei compensi
precedentemente presente sia nella contabilità CIA che nel modulo Stipendi di
CSA, ed il modulo Reclutamento, per la gestione delle assunzioni del personale
tecnico-amministrativo.
5.1. Il piano di porting verso U-GOV Risorse
Umane
CINECA ha predisposto un piano che permette agli atenei utenti CSA di
continuare ad utilizzare la gestione di stipendi e carriere dell’attuale applicativo
beneficiando da subito sia dell’integrazione con l’architettura di U-GOV che dei
nuovi moduli già rilasciati che ampliano la copertura funzionale di CSA.
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L’ateneo potrà scegliere di indirizzare CSA verso il proprio database
consolidato oppure verso la nuova struttura dati del sistema U-GOV. Grazie a
ciò, nella fase di convergenza delle due soluzioni, gli atenei che hanno adottato
CSA non subiranno impatti sulle interfacce operative del software e
sull’operatività del personale e dei servizi coinvolti.
Il passaggio alla base dati di U-GOV è possibile solo se l’ateneo ha avviato un
qualsiasi modulo, anche appartenente ad altre Aree Funzionali (Ricerca,
Didattica e Studenti…). Installando un modulo U-GOV infatti l’ateneo porta al
proprio interno tutta l’architettura del nuovo sistema alla quale si potrà
collegare CSA abilitandolo alla condivisione dei dati con gli altri moduli
U-GOV. I dati che CSA condivide all’interno del sistema U-GOV riguardano le
anagrafiche delle risorse umane e della struttura organizzativa.
Il piano di porting prevede inoltre l’integrazione a livello di processo. Alcuni
moduli di CSA invocheranno remotamente componenti applicative presenti nel
sistema U-GOV, ad esempio per la scrittura dei dati all’interno delle
anagrafiche comuni sopra citate. Inoltre verrà scorporato da CSA il motore di
calcolo degli emolumenti che potrà essere così utilizzati direttamente sotto
forma di servizi dal modulo Compensi.
Oltre all’integrazione con le anagrafiche comuni di U-GOV per la gestione dei
dati comuni e condivisi da tutto il sistema, CSA tramite opportune interfacce
sarà in grado di mettere nativamente a disposizione degli altri moduli le
informazioni giuridiche ed economiche del personale. Ad esempio fornire la
lista dei docenti con i relativi attributi per le coperture sulle attività didattiche
nell’ambito del processo di programmazione didattica oppure mettere a
disposizione i dati del personale per gli autori delle pubblicazione del catalogo
della ricerca.
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