politica antifrode

POLITICA ANTIFRODE
1.
OBIETTIVI
Barilla non tollera in alcun modo comportamenti fraudolenti e si impegna a rispettare integralmente
i valori etici stabiliti dal Codice Etico di Gruppo. Barilla si aspetta che tutte le persone interessate da
questa Policy condividano lo stesso atteggiamento e impegno.
Barilla promuove un comportamento coerente da parte dell’organizzazione attraverso linee guida e
assegnando ruoli e responsabilità nella prevenzione, individuazione e investigazione di presunte o
effettive frodi contro il Gruppo Barilla (d’ora in avanti Barilla).
Questa Policy ha l’obiettivo di rafforzare la consapevolezza e la conoscenza del rischio di frode, e
di migliorare il sistema di controllo interno per la prevenzione e l’individuazione delle frodi.
2.
AMBITO DI APPLICAZIONE
Questa Policy si applica a tutti i dipendenti Barilla, nonché ai consulenti, fornitori, clienti e ogni altro
soggetto che intrattiene rapporti con Barilla.
3.
DEFINIZIONE DI FRODE
La frode è definita come ogni atto illegale ed intezionale caratterizzato da inganno, nascondimento,
o violazione del rapporto di fiducia, commesso con l’obiettivo di ottenere un beneficio non autorizzato
e ingiusto e/o di danneggiare Barilla, principalmente attraverso:




4.
Appropriazione indebita di beni materiali e immateriali;
Frodi commerciali;
Corruzione;
Rappresentazione fraudolenta e non veritiera di fatti aziendali.
SISTEMA DI SEGNALAZIONE DELLA FRODE E RISERVATEZZA DEI DATI
I sospetti di potenziali frodi o irregolarità possono essere comunicati tramite l’indirizzo e-mail
[email protected].
L’Appendice 1 include le istruzioni operative per le segnalazioni.
Le segnalazioni ricevute, così come l’identità dell’autore della segnalazione, saranno trattate nel
modo più confidenziale possibile; la Società si impegna a proteggere da azioni di ritorsione chiunque
comunichi sospetti o reali casi di frode.
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POLITICA ANTIFRODE
5.
APPENDICE 1 – ISTRUZIONE PER LA SEGNALAZIONE DELLE FRODI
Segnalazioni su potenziali frodi e irregolarità devono essere riportate utilizzando l’indirizzo di posta
elettronica a questo scopo riservato e strettamente confidenziale [email protected].
Nel riportare la segnalazione occorre attenersi alle le seguenti indicazioni:
1. Lingua: la comunicazione può essere fatta nella lingua madre della persona che effettua la
segnalazione.
2. Contenuto: la segnalazione dovrebbe includere come minimo se possibile, informazioni su:
 Descrizone del fatto;
 Persona/e coinvolta/e;
 Valore della transazione irregolare / fraudolenta, se conosciuto.
3. Condotta: La segnalazione deve essere effettuata in buona fede.
6.
APPENDICE 2 – GLOSSARIO
Approprazione indebita di beni aziendali: L’appropriazione indebita è il furto di beni aziendali,
materiali e immateriali. Può essere compiuta con diverse modalità, e include l’appropriazione di
incassi, il furto di beni o denaro aziendali, o facendo pagare la società per beni o servizi non ricevuti.
Esempi di appropriazione indebita sono:
 Furto, distruzione, rimozione, sottrazione, uso improprio e/o a fini personali di denaro, dati,
materiali, attrezzature o altri beni aziendali.
 Divulgazione di informazioni riservate e/o proprietarie a terzi.
Frodi commerciali: Esempi di frodi commerciali sono: contraffazione, frodi relative alla qualità dei
prodotti e frodi contro il consumatore. Sono azioni svolte con intenzionalità e inganno al fine di
manomettere e alterare i prodotti, contraffare marchi e diritti proprietari di opere dell’ingegno e
d’autore, rappresentare in modo non veritiero la qualità dei prodotti, così come al fine di minacciare
la salute dei consumatori e danneggiare i marchi e la reputazione di Barilla.
Corruzione: offrire, dare, ricevere o sollecitare la ricezione o la offerta di beni di valore (denaro,
omaggi, o altri vantaggi con un controvalore monetario superiore al limite definito dal Codice Etico e
dalle politiche aziendali sulla ricezione e offerta di omaggi e spese di rappresentanza) al fine di
influenzare l’azione di un pubblico ufficiale, o di un privato che operi a qualsiasi livello di
un’organizzazione privata, ottenendo un vantaggio ingiusto e non giustificato; incoraggiare
investimenti di Barilla in affari dove i dipendenti della società hanno interessi economici e/o familiari
(c.d. conflitto di interessi).
Dipendente: ogni persona che lavora a tempo pieno o parziale, in base ad un contratto di lavoro a
tempo indeterminato o determinato, per fornire a Barilla un servizio continuativo in cambio di una
retribuzione.
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Frode: Può essere definita come:
 Ogni atto intenzionale od omissione, finalizzato ad ingannare e con l’effetto di causare una
perdita a danno di chi ha subito tale atto od omissione, e/o un guadagno a favore di chi lo ha
commesso1.
e/o
 Ogni atto illegale caratterizzato da inganno, nascondimento, o violazione di un rapporto di
fiducia. Questi atti non sono necessariamente compiuti con l’utilizzo di violenza o forza fisica.
Le frodi sono commesse da persone, entità ed organizzazioni al fine di ottenere denaro,
proprietà di beni, o servizi; di evitare il pagamento o la perdita dei servizi, e/o di assicurarsi un
vantaggio personale o economico2.
Rappresentazione fraudolenta e non veritiera di fatti aziendali:
1. Falso in bilancio: false ed intenzionali dichiarazioni od omissioni di ammontari nei prospetti
di bilancio, al fine di truffare i destinatari dello stesso, quando ciò comporti una
rappresentazione degli aspetti materiali del bilancio stesso, non in linea con i principi contabili
generalmente accettati (GAAP). Questa attività fraudolenta può essere realizzata attraverso:
 Manipolazione, falsificazione o alterazione di registrazioni contabili o dei documenti
di supporto, su cui si basa la preparazione del bilancio;
 Rappresentazione non veritiera e corretta, o omissione intenzionale nei prospetti di
bilancio di eventi, transazioni o altre informazioni rilevanti;
 Intenzionale impropria applicazione dei principi contabili relativamente ad ammontari,
classificazione o modalità di rappresentazione.
Il falso bilancio non è necessariamente il risultato di sofisticate manipolazioni. Il management
potrebbe infatti giustificare una rappresentazione non corretta con una interpretazione
aggressiva e tuttavia indifendibile di regole contabili complesse, o come una deviazione
temporanea dai corretti principi contabili, anche relativamente a versioni infra-annuali dei
prospetti di bilancio, da correggere nel momento in cui migliorate condizioni lo
consentissero3.
La definizione sopra riportata di falso in bilancio si applica anche alla contabilità e reportistica
manageriale ad uso interno.
2. Rappresentazione fraudolenta: è l’intenzionale rappresentazione non veritiera di fatti
materiali, nella consapevolezza della loro falsità, e sui cui terzi fanno affidamento, al fine di
indurli ad agire subendone di conseguenza un danno. La rappresentazione fraudolenta può
anche essere attuata attraverso l’intenzionale mancata comunicazione di fatti materiali, la cui
omissione rende documenti e dichiarazioni fuorvianti ed ingannevoli
1
Definizione fornita dalla relazione “Managing the Business Risk of Fraud: a Practical Guide” – 2009 -, emessa e sponsorizzata da dall’
Institute of Internal Auditors, l’American Institute of Certified Public Accountants e dalla Association of Certified Fraud Examiners.
2
Definizione da “International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing” – 2012 -, pubblicato dall’Institute of Internal
Auditors.
3
Definizione da AICPA Statement on Auditing Standard – SAS nr. 99, Consideration on Fraud in a Financial Statement Audit.
3
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