Forum PA 2003 – 6 maggio 2003 Convegno: L`innovazione cambia l

Forum PA 2003 – 6 maggio 2003
Convegno: L’innovazione cambia l’organizzazione: l’impatto delle tecnologie sui processi e sulla
gestione delle risorse
Tecnologie di gestione della nuova rete di rilevazione per l’indagine continua sulle forze di lavoro
Autori: M. I. Balla, S. Bergamasco, A. Toma
Ente: ISTAT
Abstract
L'ambiente della statistica ufficiale è soggetto ad una continua e naturale evoluzione dettata sia da
fattori normativi che dalle sempre più pressanti richieste degli utenti. Per poter, contestualmente,
soddisfare la tempestività nell’erogazione dei servizi e la qualità degli stessi, sia in termini di qualità
offerta che percepita, l’ISTAT ha adottato, dapprima a livello sperimentale ed attualmente in
avanzata fase esecutiva, un approccio integrato (organizzazione, processi e tecnologie) per lo
svolgimento ed il miglioramento continuo di uno dei più importanti processi di produzione
dell’Istituto: l’indagine sulle forze di lavoro.
Per ottemperare al regolamento UE sull’organizzazione della nuova indagine continua sulle forze
lavoro a livello europeo, avente come obiettivo fondamentale quello di rendere più attendibili le
stime sull’occupazione e favorire il monitoraggio continuo delle sue dinamiche, l’ISTAT ha
sviluppato un sistema informativo/informatico ad alto contenuto tecnologico capace di supportare
tutte le fasi del processo d’indagine. Il sistema informativo è pensato non solo per la gestione
dell'indagine ma per il controllo e monitoraggio di tutte le attività che compongono il processo, sia
quelle scaturite dai nuovi cambiamenti normativi che quelle relative alla rilevazione e alla
diffusione del dato sul territorio nazionale.
L’insieme delle metodologie afferenti all’area del ridisegno dei processi e alla progettazione dei
sistemi nonché le tecnologie IT, in particolare le soluzioni che assicurano la riservatezza, la
sicurezza e l’integrità delle informazioni sono state cruciali sia per la gestione del cambiamento
indotto dalla normativa che per la conduzione efficiente del nuovo processo.
1.
Il contesto di sviluppo del progetto
Nell'ottica della reingegnerizzazione, ridisegno e miglioramento continuo dei propri processi di
produzione, l'ISTAT ha ritenuto, anche in linea con le indicazioni dell'AIPA, di dar vita ad un
progetto di analisi e dei processi di produzione statistica, il cui obiettivo principale era quello di
sperimentare l’applicabilità della metodologia denominata Action Workflow Analysis (AWA),
basata sulla teoria degli atti linguistici. Tale metodologia, permettendo la rappresentazione di
processi in tutte le “dimensioni” che li caratterizzano (organizzazione, rete di impegni fra gli attori
del processo e tecnologie), ha rappresentato per l’Istituto, laddove applicata, un forte fattore di
innovazione ed ha permesso, nel caso specifico di implementare in tempi ragionevoli ed in maniera
strutturata il progetto complessivo di ristrutturazione di uno dei principali processi dell’Istituto:
l’indagine sulle forze di lavoro. Il ridisegno del processo è stato al centro delle attività di analisi e la
progettazione organizzativa e tecnologica è stata effettuata congiuntamente favorendo la loro
integrazione e mutuando il passaggio dagli aspetti di reingegnerizzazione di processo a quelli tipici
di progettazione del sistema informativo sottostante (figura 1).
1
Metodologia per la reingegnerizzazione dei
Metodologia per lo sviluppo dei sistemi
processi
informativi
Definizione dell'Intervento
Diagnosi delle criticità
Riprogettazione dei processi
Analisi di processo
Studio di fattibilità
Progettazione Tecnica
Realizzazione
Figura 1 - Il ruolo dell'analisi di processo nella progettazione dei sistemi informativi
2.
La metodologia per l’analisi di processo
La metodologia scelta per l’analisi del processo è stata l’Action Workflow Analysis (AWA) basata
sulla Teoria degli Atti Linguistici “Conversation For Action” di Winograd/Flores.
Il processo di servizio è inteso come una “conversazione per fare” tra un richiedente A (cliente) e
un rispondente B (fornitore) il cui svolgersi è fondamentalmente rappresentabile da un semplice
diagramma di stati e di azioni che evidenziano il significato di processo anche come workflow. Tale
modello è proposto dagli autori per descrivere i processi di servizio e la rappresentazione suggerita
è coerente con la definizione di processo come: “mutua assunzione di impegni tra attori che
intendono raggiungere in forma cooperante un obiettivo”.
La metodologia rappresenta ogni processo come un’ellisse definendone quattro fasi (figura 2):
Preparation: formulazione della richiesta
Negotiation/agreement: accordo sul lavoro da svolgere e definizione dei criteri di
soddisfazione/valutazione dei risultati
Performance: realizzazione del lavoro o erogazione del servizio
Acceptance: dichiarazione di soddisfazione (o insoddisfazione)
Ciascun'ellisse può comprendere a sua volta altre transazioni che frazionano una conversazione in
un insieme d'attività più piccole e misurabili.
Il processo principale (e padre di tutti) porta il nome di “workflow primario”. I “workflow
secondari” o “workflow figli” possono appartenere sia ad un workflow primario sia ad un workflow
secondario. Un workflow secondario è “collegato” al processo padre mediante una relazione (link).
Tale relazione viene rappresentata mediante linee entranti e uscenti dai punti “validi” dei workflow:
tali punti sono l’espressione della validità degli Atti Linguistici in ogni momento della
conversazione/workflow.
2
negotiation/
agreement
preparation
Workflow
Customer
Performer
condizioni di soddisfazione
acceptance
performance
Figura 2 - Workflow
I punti che caratterizzano positivamente l'AWA sono così sintetizzabili:
• particolare attenzione alle transazioni tra gli attori del processo: consente di ben evidenziare, e
successivamente implementare, la rete di relazioni che intercorrono tra gli attori del processo;
• il concetto d'impegno : mappando la rete di relazioni ben esplicita la rete d'impegni tra gli attori
nonché le responsabilità di ciascuno rispetto alla soddisfazione dell'utente;
• il concetto di servizio: consente di sottolineare il fine del processo, e dei relativi sottoprocessi,
visto come servizio che deve essere fornito all'utente e del quale egli deve essere soddisfatto
rispetto alla richiesta esplicitata;
• l'attenzione alla presenza delle attività di negoziazione: consente di definire, e quindi
implementare, le attività con le quali l'utente del servizio definisce le proprie necessità e il
fornitore può contrattare rispetto alle proprie possibilità, evitando così fraintendimenti o
equivoci che sono spesso causa di situazioni di breakdown e insoddisfazione;
• la presenza delle fasi di controllo: consente di mappare ed implementare le attività in cui
l'utente controlla il servizio fornitogli avendo, così, la possibilità di pretendere, rispetto a
quanto pattuito in fase di negoziazione, la sua riesecuzione;
• l'attenzione alla definizione dei tempi: è la metodologia che in modo chiaro ed esplicito
permette di definire i tempi di ciclo della transazione suddividendoli per fasi.
3.
Perché l’indagine continua sulle forze di lavoro
Inizialmente l’Istituto ha condotto, in via sperimentale, uno studio circa l’applicabilità o meno della
metodologia degli atti linguistici all’interno dei processi di produzione statistica, il che ha
comportato, come primo step, la scelta di un caso di studio.
Aspetto fondamentale di cui si è voluto tener conto nell’individuazione di tale caso è stato quello di
selezionare un processo di produzione statistica le cui caratteristiche consentissero, ai responsabili
dello stesso, di percepire lo studio che si sarebbe portato avanti non come momento di controllo
delle proprie attività ma piuttosto come possibilità di ripensamento delle medesime al fine di
migliorarne la gestione complessiva.
Ai fini del test della metodologia le caratteristiche principali del processo comportavano che esso
fosse composto da attività:
• note agli attori in modo da rendere l’analisi, che al suo interno già comporta le difficoltà
tipiche di ogni innovazione, quanto più agevole possibile;
• facilmente scomponibili in sottoprocessi, in modo tale da rendere la definizione degli stessi
quanto più intelligibile possibile;
• con una forte componente di interrelazioni tra gli attori in modo tale da rendere quanto più
esplicito possibile il valore aggiunto dei metodi di analisi di workflow;
• continue nel tempo in modo da agevolare le fasi di monitoraggio e lettura dei risultati.
3
Il processo inoltre avrebbe dovuto essere:
• significativo e quindi relativo ad una tra le indagini principali dell’ISTAT in modo tale da
rendere l’esempio quanto più efficace possibile;
• soggetto a nuova normativa e, pertanto, a necessità di ridisegno sostanziali, in modo tale
rendere l’attività di riprogettazione sperimentale riutilizzabile.
Il processo identificato fu la "Nuova indagine continua sulle forze di lavoro (FDL)".
L’indagine fornisce i principali indicatori socio-economici sulla partecipazione della popolazione al
mercato del lavoro e sulla sua dinamica ed in base al regolamento dell'Unione n.577/ del 9 marzo
1998 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. L077 del 14/03/1998) tale indagine doveva essere
trasformata in un'indagine continua.
I principali cambiamenti previsti dal regolamento riguardavano :
• il passaggio da una singola settimana di riferimento per trimestre ad un’indagine continua;
• il disegno campionario;
• il questionario.
Era necessario, pertanto, impiegare una nuova metodologia che comportava :
• una nuova organizzazione della rilevazione: le interviste faccia a faccia sono condotte da 310
intervistatori professionisti selezionati e formati dall'ISTAT e monitorati nella loro attività da
supervisori collocati presso gli Uffici Regionali (UURR) ed i Servizi di Statistica della
Provincie Autonome;
• l'adozione di nuove tecniche di raccolta dati: interviste personali condotte tramite tecnica CAPI
(Computer Aided Personal Interview) alla prima inclusione delle stesse nel campione e
successive reinterviste condotte con tecnica CATI (Computer Aided Telephone Interview).
Un ulteriore forte motivazione e spinta a tale scelta fu anche l’urgenza del ridisegno del processo,
imposto dalla tempificazione dettata dalla UE; ciò costituiva insieme una sfida ed una opportunità.
L'Istituto optò, pertanto, per una soluzione altamente innovativa dal punto di vista di tale ridisegno
e, valutando la complessità di tale transizione anche dal punto di vista tecnologico, fu riconosciuta
la necessità di sviluppare un sistema informativo/informatico capace di supportare tutte le fasi del
processo d’indagine. Il sistema informativo doveva essere pensato non solo per la gestione
dell'indagine ma per il controllo e monitoraggio di tutte le attività relative al processo, sia quelle
scaturite dai nuovi cambiamenti normativi sia quelle relative alla rilevazione e alla diffusione del
dato sul territorio nazionale.
4.
L’integrazione tra l’analisi di processo e la progettazione del sistema informativo
Il sistema informativo è stato progettato partendo dall'assunzione di base che era fondamentale
"acquisire una profonda conoscenza del processo" al fine di rispondere appieno ai requisiti utente
(sia per gli utenti interni che per quelli esterni) e di implementare un sistema integrato e completo,
sviluppando in particolare, in un ottica di razionalizzazione delle risorse, i sottosistemi informativi
essenziali per la conduzione efficiente ed efficace dell'indagine e facendo attenzione al
miglioramento continuo sia del processo sia del sistema informatico a suo supporto.
Quanto detto poteva essere solo soddisfatto da una fase strategica di analisi di processo realizzata
con l'AWA.
I passi progettuali sono schematizzati nella figura 3.
4
Analisi di
processo
Modello del sistema
informativo integrato
Livello Concettuale
Livello logico
Modello
architetturale
Livello fisico
Dispiegamento delle soluzioni tecnologiche
Figura 3 - I passi progettuali
La comunicazione tra le diverse fasi, come evidenziato nello schema, è bidirezionale ed evidenzia
che il percorso fondamentale seguito in ogni attività progettuale e realizzativa è stata la tracciabilità:
dal processo al modello e all’architettura del sistema informativo e da questo alla tecnologia e
viceversa. Ciò ha consentito (e consente attualmente in fase di esercizio) di gestire sia i nuovi
cambiamenti che possono essere indotti dalla normativa sia il miglioramento continuo del processo
e del sistema a suo supporto.
Nelle sezioni successive vengono descritte con maggior dettaglio le tecniche e gli strumenti
utilizzati.
4.1 I passi dell'Analisi di processo
Partendo dall’analisi complessiva del processo si è definita l’analisi di dettaglio dalla quale, per
ogni singolo sottoprocesso si è data una prima definizione dei sistemi a supporto e dei loro bisogni
informativi giungendo alla definizione dei sistemi necessari alla gestione del processo complessivo.
Successivamente, per ogni gruppo di processi afferenti ad una medesima tematica sono state
progettate le soluzioni applicative ed architetturali necessarie, giungendo alla soluzione integrata
funzionale, applicativa ed architetturale.
Dopo una prima definizione del "vecchio processo d'indagine" (la cosiddetta AS-IS condition) si è
passati ad una formale definizione di quello che doveva essere il "nuovo processo d'indagine" (la
cosiddetta TO-BE condition, figura 4) costruendo in tal modo una primo "modello scheletro del
nuovo processo" e creando contestualmente un comune e semplice linguaggio di comunicazione tra
gli esperti di IT, i responsabili organizzativi e coloro che operano nei processi, agevolando
notevolmente sia le successive fasi di progettazione e realizzazione del cambiamento che la
creazione di un gruppo di lavoro misto in cui tutte le professionalità (statistiche, informatiche e
giuridico-amministrative) si sono viste riconosciute.
5
(2)
RS
RGI
Valutazione e ridef. metodi di sens. ripsondenti
T = 65 gg
(3)
Workflow Principale
RS
RGI
T = 45 gg
Aggiornamento Statistico del questionario
(4)
RS
RGI
Definizione e Stampa Modelli del Questionario
T = 100 gg
(5)
RI
RGI
T = 105 gg
Sviluppo nuovi questionari elettronici
(6)
RGI
RR
T min = 75 gg
nuova rilevazione = sì
Selezione e/o Formazione Aggiorn. Rilevatori/Supervisori
T max = 160 gg
(7)
RGI
RI
Approv. HW e SW e Assistenza Tecnica
T = 180 gg
(1)
EUROSTAT, DCPT
RGI
(8)
Analisi del Processo ed eventuale reingegnerizzazione
RGI
RS
T = 270 gg
T = 180 gg
Selezione Ditta per indagine CATI
(0)
DCPT
RGI
nuova rilevazione = sì
(9)
RGI/RS
SME
Produzione e Diffusione Dati Statisitici
Indagine Forze lavoro
Disegno Campione
T = 30 gg
nuova rilevazione = no
(10)
RGI
RS
Acquisizione nominativi ed organizzazione in sez. di rotazione
T = 180 gg
(11)
RGI
RS
Gestione Manutenzione Questionario
Attività a periodicità Continua
(12)
RGI
RS
Gestione Aggiornamento Ril. / Sup.
Attività a periodicità Semestrale
(13)
RGI
RR
Gestione Attività di Debriefing
(14)
RGI
RS
T = 12/28 gg 1°anno
Gestione Interviste di una settimana a livello centrale
T = 10/26 gg a regime
(15)
RI
RGI/RS
Elaborazione Dati
T=1g
(16)
RGI
Analisi Statistica e Diffusione
RS
T = 15 gg
Figura 4 - Schema scheletro del nuovo processo
6
Si è condotta, in seguito, l'analisi dettagliata dei sottoprocessi procedendo per ognuno di essi ad una
concisa descrizione, alla mappatura, all'individuazione delle catene clienti/fornitori con “i relativi
ruoli di processo”, dei tempi di ciclo, dei report funzionali, delle funzioni di monitoraggio nonché
degli indicatori di performance, delle eccezioni e delle soluzioni per la loro gestione (la mappatura
del nuovo processo d’indagine è rappresentata in figura 5). Infine sono stati definiti i dati e le
funzioni del sistema informativo necessario allo svolgimento del processo modellandolo con gli
strumenti classici dell’ingegneria del software (diagrammi ER, DFD, UML, CASE tool).
L'analisi di dettaglio ha portato ad importanti risultati nell'ottica della progettazione congiunta:
• la verifica che la suddivisione immaginata del processo in sottoprocessi fosse consistente con i
tempi di esecuzione di ciascuna componente e con i tempi complessivi del processo d’indagine;
• la rilevazione delle eventuali incongruenze nella gestione dei tempi;
• la definizione dei carichi di lavoro per i singoli sottoprocessi che si sarebbero dovuti gestire a
regime;
• la definizione dei sotto-processi e delle transazioni che s’intendeva informatizzare in
considerazione dei vincoli dettati dai requisiti utente e dalle risorse economiche e strumentali a
disposizione.
7
(necessità_modifiche_rispondenti = no e necessità_modifiche_metodologiche = no e
necessità_modifiche_statistiche = no) e necessità_nuovi_rilevatori = no
B10
RGI
RS
RS
B1
Se necessitano nuovi modelli
Valutazione Ristampe Modelli
(necessità_modifiche_rispondenti = no e necessità_modifiche_metodologiche = no e
necessità_modifiche_statistiche = no) e necessità_nuovi_rilevatori = sì
B2
RGI
B19
RS
Valutazione e ridef. metodi di sens. rispondenti
PED
Gestione stampa e spedizione dei questionari
RS
necessità_rilevatori = sì
(necessità_modifiche_rispondenti = sì o necessità_modifiche_metodologiche = sì o
necessità_modifiche_statistiche = sì) e/o necessità_nuovi_rilevatori = sì
Aggiornamento Statistico del questionario
RGI
B20
RR
Preparazione Piano di Formazione e organizzazione corsi
B3
B11
RS
RM
RM
B21
Definizione struttura questionario
Consultazione archivi per aggiornamentometodologico quest
B4
Produzione Nota Esplicativa
RR
B12
RS
RGI
Consultazione archivi per dimensionamento rilevatori
B26
Gestione contratto per SW CAPI e HW rilevatori
RGI
nuova rilevazione = sì
RS
B5
modifica_sw_capi="sì" and modifica_sw_cati="no"
RGI
B22
RR
Ditta CAPI
Sviluppo questionario modalità CAPI
Spedizione Nota Esplicativa e distribuzione del SW
Gestione contratto Ditta perindagine CATI
B6
modifica_sw_capi="sì" and modifica_sw_cati="sì"
RR
B13
RGI
Valutazione dimensionamento Sup
RR
Gestione contratto Ditta Sel
necessità_nuovi_rilevatori = sì
necessità_rilevatori = sì
B7
RGI
B14
RR
RR
Ditta Sel
Selezione Rilevatori
modifica_sw_capi="no" and modifica_sw_cati="no"
RGI
Gestione contratto Postel
B23
RGI
Ditta CATI
B15
RGI
B8
B24
Espletamento procedure per assunzione
RS
RR
DCPS
necessità_rilevatori = no
RGI
B27
Formazione Ril
Sviluppo questionario modalità CATI
Ril, Sup
Presa in carico
Gestione contratto Ditta Reg
B25
RGI
RR
Espletamento pratiche post prese incarico
necessità_sup = sì
B16
RGI
DCPS
Selezione Sup
RGI/RS
B9
necessità_sup = no
MPS
Disegno Campione
B17
Gestione contratto Ditta tel
A1
EUROSTAT, DISS
B18
RGI
RGI
A
DISS
B
Produzione e Diffusione Dati
(1) Forze lavoro
Statisitici Indagine
D
RGI
C
D1
RGI
C5
RGI
RR, RS
Gestione manutenzione contratti
C1
RGI
EUROSTAT
RS
Acquisizione nominativi ed organizzazione in sez. di rotazione
Analisi del Processo ed eventuale reingegnerizzazione
RS
Gestione lettera rispondenti
C6
Controllo qualità statistiche
Gestione Manutenzione Questionario
C2
RGI
RS
Gestione Interviste giornaliere
C7
Gestione Selezione rilevatori
RGI/RS
C3
RI
Elaborazione D a t i
C8
Gestione pagamenti rilevatori
C4
RGI
RS
Analisi Statistica e Diffusione
Figura 5 - Il nuovo processo d'indagine
8
4.2 Il disegno architetturale e le soluzioni tecnologiche
Partendo dall'analisi di processo sono stati individuati i punti critici ed i vincoli tecnologici e nella
progettazione del modello architetturale si è tenuto conto di quattro requisiti fondamentali:
a) la piena integrazione con gli standard tecnologici dell’Istituto relativi sia alla rete che agli
strumenti di elaborazione;
b) il massimo utilizzo degli ambienti Internet finalizzato all’incremento della tempestività delle
attività di selezione dei rilevatori e la trasmissione del campione di famiglie da intervistare che i
Comuni campione comunicano all’Istat;
c) il vincolo imposto dall’architettura organizzativa a tre livelli: ISTAT Uffici Centrali/UURR e
Provincie Autonome/Rilevatori, che ha richiesto particolare attenzione al monitoraggio e al
controllo del processo;
d) focus sui punti critici del nuovo processo che sono stati identificati nei compiti assegnati ai
rilevatori:
§ ricevere settimanalmente la lista delle famiglie, il questionario elettronico, il materiale
formativo ed informativo;
§ contattare le famiglie e gestire la propria agenda;
§ trasmettere ogni giorno all’Istat i dati sia relativi alle interviste condotte sia relativi al
monitoraggio della loro attività;
§ rispettare la privacy dei rispondenti: assicurando la riservatezza, la sicurezza ed l’integrità
delle informazioni scambiate.
Il risultato delle attività di progetto ha portato all’identificazione, al disegno e al dispiegamento di
otto sottosistemi integrati essenziali per gestire il processo d’indagine:
1) Un sistema ERP- like (Enterprise Resource Planning) per la gestione dei rilevatori e dei
supervisori (selezione, formazione, formazione a distanza, e-recruitement, anagrafica,
pagamenti, etc..).
2) Un sistema per l’acquisizione del campione dai 1200 Comuni coinvolti nell’indagine e per la
gestione delle informazioni territoriali (gestione delle aree geografiche di rilevazione).
3) Un sistema di gestione dei rispondenti finalizzato alla sensibilizzazione delle famiglie da
intervistare e alla raccolta delle loro esigenze.
4) Un sistema CAPI.
5) Un sistema di correlazione tra il sistema CAPI e sistema CATI.
6) Un sistema integrato per il monitoraggio del processo.
7) Un sistema per l’elaborazione e diffusione del dato.
8) L’infrastruttura tecnologica globale (tecnologie, software di base e d’ambiente schematizzate in
figura 6) capace di supportare ogni sottosistema. Le componenti cruciali per la realizzazione del
sistema sono le state soluzioni di sicurezza della rete sia per le tecnologie di base (i rilevatori
trasmettono i dati via PSTN) che per le soluzioni “secure-Web”.
9
Infrastruttura
Tecnologica
Figura 6 - Infrastruttura tecnologica
10
La realizzazione del sistema nel suo complesso ha sicuramente comportato un grosso sforzo
d’integrazione fra tutte le soluzioni scelte. La matrice, rappresentata in figura 7, sintetizza, per i
sottoprocessi aventi componenti informatizzate, il sottosistema che li supporta e per ogni
sottosistema sono evidenziate le tecnologie utilizzate. In particolare le soluzioni tecnologiche che
sono state fattori abilitanti di cambiamento, rendendo quindi possibile la messa in esercizio del
nuovo processo d’indagine, sono state evidenziate in rosso.
11
Figura 7 - Matrice
Processi – Sottosistemi –
Tecnologie
Processi
- Selezione rilevatori
- Formazione rilevatori/supervisori
- Contratti rilevatori e pratiche
amministrative
- Assenze e sostituzioni dei rilevatori
- Definizione del Campione
- Gestione dei rapporti con i Comuni
- Acquisizione del campione dai
Comuni
- Gestione della aree geografiche di
rilevazione
- Assegnazione delle aree di
rilevazione
- Pianificazione delle interviste
- Sensibilizzazione dei rispondenti per
ogni ciclo d'intervista
- Raccolta delle esigenze
- Definizione del questionario
- Versioning del questionario
- Distribuzione del questionario
- Agenda e controllo delle attività
- Allineamento versioni software
- Trasmissione flussi biderezionale
- Monitoraggio sistema di trasmissione
- Assegnazione, riassegnazione e
ridistribuzione delle interviste
- Esecuzione interviste
- Estrazione dati precedenti interviste
- Trasmissione flusso bidirezionale
famiglie e dati precedenti interviste al
fornitore CATI
- Controllo di validità delle interviste
CATI
- Analisi di processo ed eventuale
riprogettazione
- Processo d'indagine nel suo
complesso
- Elaborazione dati
- Analisi statistica
- Diffusione dati
Processo d'indagine nel suo
complesso
Soluzione tecnologiche
SVPN
Suite
(Marconi –
Secure-WEB
integrata di CAPI CAPI – client RDBMS
Amtec)
per
Intranet e rete
Apache
Internet
prodotti
Gestione Questionario Oracle e
sicura ISTAT gli
Jakarta tools
(Open SSL)
relativi Tools
Axway (XFB, Interviste Elettronico
intervistatori
SDE, RDJ)
basata su
SAS e
Pacchetti
statistici
sviluppati
ad Hoc
Strumenti
avanzati per
Business
Intelligence
(Business
Object)
g
g
g
g
g
Ipsec e
3DES
Sottosistemi
ERP (Enterprise Resource
Planning) per la gestione
dei rilevatori e dei
supervisori
g
g
Acquisizione del campione
e per la gestione delle
informazioni territoriali
g
g
Gestione dei rispondenti
g
g
Sistema CAPI
g
Correlazione CAPI- CATI
g
g
Sistema integrato per il
monitoraggio del processo
g
g
Elaborazione e diffusione
del dato
g
Infrastruttura tecnologica
globale
g
g
g
g
g
g
g
g
g
g
g
g
g
12
5.
Conclusioni
Le attività svolte hanno consentito, ad oggi, di realizzare e portare a regime tutte le componenti
relative all’acquisizione dei dati ed alla gestione sia tecnica che amministrativa della rilevazione sul
campo. Sono in avanzata fase di sviluppo le componenti relative all’elaborazione e diffusione dei
dati statistici; le attività saranno sicuramente completate entro maggio 2004, data di scadenza
dell’impegno di fornire ad Eurostat le stime sull’occupazione secondo le nuove cadenze e
metodologie. L’esperienza fatta porta ad evidenziare alcune considerazioni conclusive.
1)
Esistono processi che hanno un livello di generalizzabilità tale per cui le Amministrazioni
possono adottare soluzioni di automazione sviluppate da o per altri. Per questi progetti uno
dei attributi di qualità del sw sviluppato, cioè il suo riuso, si esplica nella possibilità di
adattare le applicazioni di proprietà anche di una sola Amministrazione ad altre che ne
facciano richiesta e di non supportare ulteriori oneri economici (art. 25, L. 340/2000).
Ne sono esempi la gestione del personale e del bilancio, il controllo di gestione, il protocollo
informatico, il mandato informatico, la posta elettronica e così via. Per questi sistemi si
possono inoltre attivare, come ora sembra voler fare il governo anche su sollecitazione di
alcune Amministrazioni tra cui l’Istituto, servizi ASP (Application Service Provisioning)
nell’ambito di contratti quadro attivati dal DIT, che solleverebbero le Amministrazioni da
maggior oneri, sia economici che organizzativi, nel caso l’erogazione di tali servizi fosse a
carico delle strutture interne.
Esistono d’altro canto processi che possono essere efficacemente automatizzati solo
utilizzando conoscenze e risorse interne ed in cui è predominante e determinante il ruolo del
personale interno, mentre quello dei fornitori e delle tecnologie è di supporto anche se non
marginale. Per condurre tali processi, che di solito sono maggiormente legati alla mission
delle Amministrazioni (come per l’Istat nel caso descritto) è necessario che non manchino i
finanziamenti e la possibilità di dotarsi di risorse umane con adeguate professionalità.
2)
Quello descritto in questa nota è un processo del secondo tipo. Gli aspetti generali e il
concetto di riuso si traducono, in questo caso, nel reimpiego delle metodologie utilizzate e
delle tipologie delle componenti logiche, metodologiche e strumentali impiegate.
Il ridisegno del processo e la sua automazione, per le parti necessarie alla sua conduzione,
non può, inoltre, essere effettuato dai soli informatici ma da team appositamente costituiti
che, nel caso specifico, erano composti da statistici appartenenti alla Direzione Centrale per
le Indagini sulla Condizione e Qualità della Vita, responsabile dell’indagine, e da
informatici della Direzione Centrale dell’Informatica e delle Telecomunicazioni; il team si è
avvalso anche di competenze giudirico/amministrative. La conduzione armonica del team,
nel quale ciascuno trova riconosciute e valorizzate le proprie capacità e conoscenze, è
garanzia di successo.
L’innovazione si esplicita essenzialmente dell’uso migliore ed ottimizzato delle tecnologie
da parte delle risorse umane coinvolte nel processo.
3)
Compito fondamentale del team non è tanto la conoscenza delle specifiche tecnologie
quanto la capacità di integrare le conoscenze ed assemblare i prodotti in un’ottica di
gestione complessiva del processo, in ognuna delle sue fasi.
Riguardo le tecnologie e i prodotti si può dire che esistono buoni prodotti ma non prodotti
indispensabili anche se ve ne sono di particolarmente importanti (vedi quelli per la sicurezza
di rete).
13
4)
L’integrazione delle fasi e l’assemblaggio degli strumenti che rendono i processi ed i sistemi
funzionanti e operanti sono figli di un completo e dettagliato disegno del processo e di una
corretta progettazione del sistema informativo sottostante ed è per questo, ed in questo caso,
che le fasi di ridisegno dei processi e di progettazione dei sistemi assumono particolare
importanza. La mancanza o la poca profondità di conduzione di tali fasi e la non adozione di
strumenti idonei per la conduzione delle attività relative può essere esiziale al buon risultato.
14
Bibliografia
AIPA, Reingegnerizzazione dei processi e Wowkflow management Progetti didattici, Supplemento
ad "Informazioni" I Quaderni, N. 1 - supplemento al N. 7-8 di Informazioni, Agosto 1999
AIPA, La reingegnerizzazione dei Processi nella Pubblica Amministrazione, Roma, Giugno 1998
Balestrino R., Politi M, A complete system of data capture to improve timeliness of short statistics,
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