gruppo tecnico per la gestione associata del servizio del personale

GRUPPO TECNICO PER LA GESTIONE ASSOCIATA DEL SERVIZIO DEL
PERSONALE DEI COMUNI DI CAMPAGNATICO, CIVITELLA PAGANICO E
ROCCASTRADA
PROGETTO DI GESTIONE ASSOCIATA DELLE FUNZIONI IN MATERIA DI RISORSE
UMANE E AFFARI DEL PERSONALE
Inizio progettazione
Stesura definitiva
FEBBRAIO 2012
NOVEMBRE 2012
Il presente progetto ha lo scopo di fornire elementi di valutazione ai Comuni di Civitella Paganico,
Campagnatico e Roccastrada, in ordine all’opportunità e alla fattibilità della costituzione di un
servizio per la gestione associata delle funzioni in materia di amministrazione e gestione del
personale.
Il presente documento, predisposto per le finalità di cui sopra, è elaborato dal Gruppo Tecnico per la
gestione associata di cui trattasi, costituito dal Segretario Generale titolare della segreteria
convenzionata del Comune di Roccastrada e Civitella Paganico, dai responsabili degli Uffici del
Personale dei Comuni di Civitella Paganico, Campagnatico e Roccastrada.
La gestione associata del servizio del personale rappresenta una prima esplicazione e applicazione
concreta alle organizzazioni degli Enti coinvolti, dei principi di razionalizzazione e diminuzione dei
costi di gestione e funzionamento cui deve tendere l’azione amministrativa, avendo come obbiettivo
principale la garanzia di elevati standard qualitativi e quantitativi del servizio, senza pregiudizio per
l’efficacia e l’efficienza del medesimo.
Il mandato che è stato assegnato al gruppo tecnico dai rappresentanti politici degli Enti, riguarda la
gestione associata di tutte le funzioni e servizi in materia di personale, in particolare: trattamento
giuridico, economico e previdenziale del personale, reclutamento di dipendenti con le ordinarie
forme di legge, relazioni sindacali in grado di far fronte alle peculiarità dei singoli Enti ed essere di
supporto all'emanazione dei necessari indirizzi degli organi di governo.
La presente ipotesi progettuale è formulata per i Comuni di Civitella Paganico, Campagnatico e
Roccastrada, di cui si indicano i seguenti dati informativi generali .
COMUNE DI ROCCASTRADA :
-
dipendenti gestiti complessivamente: n. 62 a tempo ind. + n. 1 a tempo det. + n. 1 Segr.
Comunale in convenzione + n. 1 collocato in aspettativa + n. 2 in posizione di comando in
uscita;
-
n. amministratori gestiti complessivamente:
n. 1 Sindaco + n. 4 Assessori + n. 16
Consiglieri;
Attualmente il Comune di Roccastrada ha in corso una convenzione con l’Unione di Comuni
Montana Colline Metallifere per la gestione associata del servizio del personale. Le attività sono
delegate a quest’ultima che le svolge mediante un Servizio (denominato GARU) costituito nella
propria struttura organizzativa. Di tale Servizio ne fanno parte n. 2 unità di personale dipendente del
Comune di Roccastrada, di cui una di cat. D, posizione economica D5 e una di cat. C, posizione
economica C3, entrambe assegnate in posizione di comando all’Unione e dedicate al 100% alla
gestione del personale. Il restante personale assegnato è rappresentato da una unità di personale di
Cat. D e n. 2 unità di personale di Cat. C, dipendenti degli Enti costituenti l’Unione.
Il Servizio GARU gestisce direttamente tutte le competenze sopra indicate.
Software elaborazione cedolini utilizzato: programma ditta INFOR di Arezzo
Software rilevazione presenze utilizzato: programma ditta Halley Informatica (n. 2 stazioni
rilevazione - gestione automatizzata)
Dotazioni : n. 6 pc
COMUNE DI CIVITELLA PAGANICO :
-
dipendenti gestiti complessivamente: n. 18 a tempo ind.( di cui n. 1 a comando parziale
con Comune di Campagnatico) + n. 4 a tempo det.( di cui n. 2 unita’ in scadenza il
16.03.2012) + n. 1 Segr. Comunale in convenzione al 30% (capofila Comune di
Roccastrada)
-
n. amministratori gestiti complessivamente:
n. 1 Sindaco + n. 4 Assessori + n. 12
Consiglieri;
2
Presso il Comune di Civitella Paganico n. 2 dipendenti sono dedicati al servizio del personale in via
non esclusiva, come segue :
-n. 1 Istruttore Amministrativo cat. C: tempo dedicato 50% circa
-n. 1 Istruttore Direttivo cat. D- Responsabile : tempo dedicato 35% circa
Il personale e gli amministratori sono gestiti direttamente, ad eccezione del servizio di elaborazione
degli stipendi e degli adempimenti fiscali, che è affidato alla Halley Informatica srl di Matelica .
La procedura degli stipendi permette l’elaborazione automatica dei mandati di pagamento dalla
finanziaria, in quanto le procedure (stipendi e contabilità) sono fornite dalla medesima ditta.
- Software rilevazione presenze utilizzato: Halley Informatica: n. 3 stazioni di rilevazione
- Dotazioni : n. 1 pc
COMUNE DI CAMPAGNATICO
- dipendenti gestiti complessivamente: n. 14 a tempo ind. + n. 1 dipendente del Comune di
Civitella mediante convenzione per l’utilizzo;
-
n. amministratori gestiti complessivamente: n. 1 Sindaco + 2 Assessori + 6 consiglieri;
La gestione del personale è assegnata, per la parte economica all’Area organizzativa
“Amministrativa”, mentre la parte giuridica è assegnata all’Area Servizi Demografici.
Oltre ai rispettivi responsabili di Area, a tali mansioni sono assegnati n. 2 dipendenti di categoria
giuridica B3, dedicati al servizio personale in via non esclusiva, come segue:
-n. 1 dipendente pos. ec. B5: tempo dedicato 40% circa
-n. 1 dipendente pos. ec. B4: tempo dedicato 40% circa
Il personale e gli amministratori sono gestiti direttamente, ad eccezione del servizio di elaborazione
degli stipendi e degli adempimenti fiscali, che è affidato alla Halley Informatica srl di Matelica . La
procedura degli stipendi permette l’elaborazione automatica dei mandati di pagamento dalla
finanziaria, in quanto le procedure (stipendi e contabilità) sono fornite dalla medesima ditta.
- Software rilevazione presenze utilizzato: programma ditta Halley Informatica (n. 2 stazioni
rilevazione - gestione automatizzata)
- Dotazioni : n. 2 pc
3
IPOTESI OPERATIVA e ORGANIZZATIVA :
Il raggiungimento degli obbiettivi cui tendono i Comuni e la complessità operativa delle attività del
servizio del personale, rendono necessaria la costituzione di una struttura di massima dimensione
nell’ambito dell’organigramma di uno dei tre Comuni, cui affidare la gestione in forma associata di
tutte le competenze in materia di personale; ciascun Ente deve poi individuare propri referenti con
cui il Servizio associato dovrà rapportarsi.
In particolare l’ufficio associato è chiamato a svolgere, in via diretta e/o mediante affidamento di
alcuni servizi a ditta esterna, tutte le attività e le competenze connesse alla gestione del personale,
esemplificativamente così riassunte:
a) all’assunzione, per ogni Ente ed in coordinamento con i referenti dei singoli Enti, delle
determinazioni di conteggio e liquidazione del trattamento economico accessorio e dei rimborsi
spese entro il 10 di ogni mese;
b) alla trasmissione di detti atti agli uffici ragioneria di ogni Ente, per l’assunzione degli impegni
contabili di competenza entro il 15 di ogni mese;
c) alla elaborazione entro il 16/18 di ogni mese delle buste paga dei dipendenti, degli
amministratori, dei rapporti di COCOCO e di ogni altra forma di incarico o collaborazione per cui
sia prevista la corresponsione di un compenso soggetto a regime contributivo e fiscale assimilato al
lavoro dipendente;
d) denunce mensili dei contributi Inpdap e Inps.
L’ufficio associato oltre alla emissione delle buste paga provvede a fornire mensilmente agli uffici
referenti degli Enti:
1.
tabelle di riepilogo generale degli stipendi, divise per servizi di bilancio e capitoli,
da
consegnare agli uffici ragioneria di ogni Ente per l’emissione dei relativi mandati;
2 . prospetti utili al versamento delle trattenute sindacali, delle cessioni e di ogni altra tipologia di
trattenuta ai rispettivi beneficiari.
3 modelli relativi al versamento dei contributi previdenziali per la trasmissione alla Tesoreria
comunale unitamente ai mandati
4. altri modelli utili al versamento di :
• IRAP
• Add. Reg. IRPEF
• IRPEF
• Add. Comunale IRPEF
4
•
Contributi INPS
L’Ufficio associato provvede alla elaborazione mensile dei cartellini presenza dei dipendenti, previa
registrazione ad opera dei competenti Responsabili di ogni Ente, delle ferie, recuperi, permessi e
ogni altra assenza giustificata del relativo personale assegnato.
Gli altri adempimenti da effettuarsi interamente a cura dell’ufficio associato e/o con il supporto di
una ditta esterna affidataria di alcuni servizi, in ragione annua o comunque con cadenza diversa da
quella mensile, sono i seguenti:
• Mod. CUD per lavoro dipendente, COCOCO e altri redditi assimilati
• Denunce telematiche INPS e ex Inpdap (Uniemens).
• Mod. 770 (trasmissione per quanto di competenza agli Enti che li integrano con altre funzioni di
sostituto di imposta trattati a livello comunale, quali compensi a terzi, incarichi prof.li,
commissioni, etc)
• Gestione INAIL: dichiarazione redditi per posizioni assicurative, autoliquidazione premio,
gestione posizioni. Le denunce di infortunio sono di competenza dei Datori di Lavoro formalmente
individuati presso ogni Ente. L’ufficio associato provvede al completamento delle denunce
inserendo i dati retributivi del dipendente infortunato ed alla trasmissione non appena pervenute
all’ufficio stesso.
• Conto annuale parte economica e giuridica e Relazione al Conto annuale ( il Conto annuale e la
Relazione al Conto annuale relativi all’anno precedente alla costituzione dell’ufficio associato
rimangono di competenza dei singoli Enti )
• Anagrafe delle prestazioni dei dipendenti e autorizzazioni incarichi extraimpiego del personale
(previo nulla-osta dei competenti Responsabili).
• Aggiornamento dati riguardanti distacchi, aspettative e permessi sindacali e permessi e aspettative
per funzioni pubbliche dei dipendenti
• Gestione trasferimenti, mobilità, comandi , etc
• Certificazioni stato di servizio
• Dichiarazione IRAP ( trasmissione a ciascun ente parte relativa a redditi da lavoro dipendente ed
assimilati )
• Previsioni per il bilancio e tenuta conti e verifiche per equilibri e assestamento
• Predisposizione atti di costituzione dei fondi per il miglioramento dei servizi e la produttività
Redazione piattaforma contratto decentrato integrativo, relazione tecnica/illustrativa dell’ipotesi
siglata di contratto decentrato integrativo (parte di competenza), predisposizione delibera di Giunta
Comunale di autorizzazione alla sottoscrizione del contratto decentrato integrativo
5
• Atti di liquidazione individuale del salario accessorio, secondo la metodologia premiante vigente
presso ciascun Ente
•
Pratiche per riscatti e ricongiunzioni: modulistica Inpdap
• Pratiche per pensionamento: modulistica Inpdap e determinazioni di collocamento a riposo
•
Liquidazione richieste di pagamento per rimborsi ai datori di lavoro degli Amministratori
Comunali
•
Reclutamento del personale: avvisi pubblici di selezione e concorso, espletamento procedure
selettive, richiesta di avviamento al lavoro al Centro per l’Impiego, delibere e determinazioni di
assunzione, contratti individuali di lavoro, comunicazioni telematiche di inizio e fine servizio.
•
Denuncia all’ Amministrazione Provinciale delle categorie protette ex L. 68/ 1999
•
Applicazione contratti collettivi nazionali di comparto e liquidazione arretrati
•
Comunicazioni periodiche telematiche previste dalle vigenti disposizioni di legge (tassi di
assenze, adesione agli scioperi, permessi fruiti ai sensi della L. 104/92, rilevazione deleghe
sindacali)
•
Calcolo costi per il personale destinato alla gestione associata e rimborsi agli enti
All’ufficio compete poi la gestione della posizione giuridica del dipendente e i relativi
provvedimenti (contratto individuale di lavoro, assenze, presenze, malattie, congedi, permessi,
aspettative, incarichi extra impiego, orari etc), con relativa tenuta delle banche dati e fascicoli
personali aggiornati.
Uno dei presupposti operativi indispensabili del servizio associato è la dotazione informatica. La
necessità di scambio dati e di informazioni tra l’ufficio e i singoli referenti degli Enti impone
l’utilizzo di strumenti telematici in grado di ridurre la produzione cartacea dei documenti (PC,
stampanti, scanner) e lo spostamento delle persone tra le sedi degli Enti per la ricezione/consegna
della posta da e per l’ufficio associato.
Attualmente solo per il Comune di Roccastrada vengono gestite direttamente dal personale addetto
la fase dell’inserimento dati economici, elaborazione e stampa delle buste paga, a mezzo software
fornito da una ditta esterna. Il contratto per l’affidamento del servizio è stipulato e gestito
dall’Unione di Comuni Montana Colline Metallifere.
Gli altri due Enti hanno invece affidato il servizio ad un’unica ditta privata.
Il sistema di rilevazione delle presenze è invece affidato da tutti gli Enti alla medesima ditta esterna.
6
Se da un lato quindi, non appare problematico ma, anzi, del tutto opportuno, continuare ad utilizzare
l’unica procedura di rilevazione delle presenze già in funzione presso i tre Comuni, non altrettanto
può dirsi per la procedura degli stipendi.
Alla valutazione, oltre che tecnica anche politica, è rimessa la decisione su quale sistema e
procedura di elaborazione degli stipendi adottare per il costituendo servizio associato, anche in
funzione dell’assetto organizzativo che si vuole dare al servizio. Una scelta, infatti, completamente
“in house” del servizio, interamente gestito da personale dell’ufficio associato, in possesso della
necessaria esperienza e competenza in materia, presuppone semplicemente l’acquisto della licenza
d’uso di un software di gestione delle paghe e un canone di assistenza annua, oltre che i necessari
interventi di programmazione per il “dialogo” con le procedure di contabilità dei tre Comuni, per
l’emissione in automatico dei mandati di pagamento degli stipendi. Qualora l’ufficio comune
venisse così strutturato, potrebbe operarsi una comparazione tra le procedure degli stipendi
attualmente in uso tra gli Enti, per la scelta di un’unica procedura da adottarsi nella fase di avvio
dell’esperienza associata.
Tale prima soluzione consente di utilizzare le professionalità presenti nei Comuni formatesi in
materia di gestione del personale, garantendo la piena ed immediata operativa dell’ufficio in tutte le
materie di competenza (e non solo relativamente alla elaborazione degli stipendi), salvo una iniziale
e doverosa formazione ed istruzione sulla procedura degli stipendi adottata e assicura, al contempo,
un contenimento dei costi rispetto ad un affidamento totale del servizio di elaborazione delle paghe.
Proprio l’affidamento “in toto” della procedura degli stipendi ad una ditta esterna, rappresenta una
soluzione operativa “obbligata” qualora l’ufficio del personale venisse strutturato prevalentemente
con dipendenti dei tre Comuni privi della indispensabile esperienza nell’ambito della gestione del
personale.
Se questa fosse la scelta operativa ed organizzativa, appare opportuno che, almeno nella fase
transitoria, venga utilizzato il sistema di service stipendi della ditta esterna attuale affidataria del
servizio di elaborazione e gestione delle paghe dei dipendenti dei Comuni di Civitella Paganico e
Campagnatico, esteso anche al Comune di Roccastrada. Resta inteso, comunque, che i dipendenti
assegnati al servizio devono necessariamente essere sottoposti ad una preventiva formazione e ad
preventivo periodo di affiancamento a altri dipendenti con esperienza nelle materie del personale.
Tale seconda soluzione probabilmente assicurerebbe da subito l’elaborazione degli stipendi e
l’esecuzione dei relativi adempimenti fiscali e contributivi; vantaggi se ne ricaverebbero anche dalla
semplificazione dell’emissione automatica dei mandati di pagamento, per effetto dell’attuale
collegamento della procedura degli stipendi alle procedure di contabilità di due dei tre Enti.
7
La completa operatività dell’ufficio nelle rimanenti materie di competenza, non sarebbe però
immediatamente garantita, a causa della mancanza di personale con l’imprescindibile esperienza
richiesta dal ruolo; solo dopo un’idonea e approfondita formazione e istruzione del personale
potranno essere garantiti i rimanenti servizi.
Inoltre, tale soluzione operativa comporta presumibili maggiori costi complessivi, sui quali influisce
in modo consistente la spesa per il servizio fornito dalla ditta esterna.
Conclusa la fase iniziale, qualunque sia la soluzione operativa adottata, potrà essere operata una
nuova valutazione in ordine alla scelta di implementazione della procedura in uso o di una nuova
procedura informatica, in ordine ad una nuova possibile modalità di gestione del servizio delle
paghe e, da ultimo, in ordine alle nuove esigenze informative (per es. la procedura informatica
delle paghe dovrà garantire l’accesso a tutti i dipendenti, in versione “client” per consentire la
visualizzazione dei propri dati stipendiali, la procedura dovrà essere integrata con l’ufficio
contabilità di tutti gli Enti, la attivazione delle opzioni di contabilità analitica per centri di costo del
personale, etc ) .
Al fine di ridurre gli atti e consentire di non perdere l’efficacia nella applicazione degli istituti
contrattuali ed in particolare nella liquidazione dei benefici economici del personale, il Servizio
associato deve stabilire un rapporto strutturato con le ragionerie e con i responsabili degli uffici di
ciascuno degli Enti.
La gestione del rapporto con gli uffici ragioneria, dovrà essere strutturata in modo che faciliti la
programmazione dei costi del personale e le modalità di assunzione degli impegni di spesa per le
competenze accessorie ed i versamenti legati al trattamento economico (mandati, ruoli o allegati al
mandato, versamenti mensili etc ), anche al fine di ottimizzare i tempi per il passaggio dei dati e
l’emanazione degli ordinativi contabili.
Relativamente al trattamento economico accessorio ciascun Ente dovrà prevedere nel PEG o in atti
equivalenti, la competenza dell’ufficio associato all'assunzione degli atti di impegno sui relativi
capitoli di spesa; tali atti saranno trasmessi alle ragionerie degli Enti per il successivo pagamento.
Nei rapporti con i responsabili degli uffici degli Enti dovranno essere privilegiate ed incentivate le
comunicazioni via e-mail, anche per posta certificata, e lo scambio di dati economici su fogli
elettronici di calcolo.
8
L’ipotesi di dotazione di risorse umane dell’ufficio associato, in grado di garantire la piena
operatività del servizio è:
-
n. 1 unità di personale di Cat. D incaricato di Posizione Organizzativa e a cui sono attribuite
le funzioni dirigenziali previste ai sensi della vigente normativa.
-
n. 1 unità di Cat. D con funzioni di Vice – responsabile;
-
n. 2 unità di Cat. C o Cat. B.
Siffatta dotazione rappresenta l’ottimale configurazione dell’ufficio associato, in grado di
soddisfare già dalla fase di avvio del progetto, le esigenze degli Enti e del servizio stesso.
Il personale assegnato, qualunque sia la soluzione operativa adottata tra le due opzioni sopra
riportate, deve comunque possedere:
- competenze amministrative e tecnico amministrative in materia di personale (di livello superiore
almeno il 50% dei componenti);
- competenze organizzative;
- conoscenza di base dei software gestionali;
- conoscenze informatiche sviluppate (utilizzo internet e posta elettronica, utilizzo programmi Word
e Excel)
- capacità di relazionare con i referenti politici e tecnici degli Enti associati e con il personale degli
stessi;
- capacità di risolvere problemi.
Il Responsabile del Servizio dirige il personale assegnato al servizio, tra l’altro individuando il
proprio vice; cura i rapporti con la parte politica degli Enti, con i funzionari individuati come
referenti e con tutto il personale implicato nella gestione associata. E’ responsabile delle procedure
di controllo di gestione finalizzate alla valutazione del personale. Assicura la direzione del progetto
di gestione associata, delle riorganizzazioni interne e dei progetti di sviluppo e svolge il ruolo di
supporto agli organi di governo per le problematiche relative alle politiche del personale ed alla
contrattazione decentrata.
Alla figura di Cat. D, cui attribuire anche le funzioni di sostituzione del responsabile in caso di
brevi assenze, è principalmente da assegnare la parte direzionale e operativa della gestione
economica del personale e degli Amministratori (secondo le competenze e gli adempimenti sopra
individuati). È inoltre da attribuire allo stesso la competenza in materia previdenziale e
pensionistica e i conseguenti adempimenti (pratiche di pensione, liquidazione IPS e TFR, modelli
previdenziali vari).
Le due unità di Cat. C o B devono essere dedicate alla gestione della procedura degli stipendi o alla
gestione dei rapporti con la ditta esterna incaricata dell’elaborazione delle buste paghe (a seconda
9
della soluzione operativa adottata); alla gestione dei rapporti con gli uffici di Ragioneria degli Enti,
per l’emissione dei mandati di pagamento e per i versamenti fiscali e contributivi; devono, inoltre,
essere dedicate alla gestione:
-
della procedura di rilevazione delle presenze;
-
delle procedure informatiche di denunce e adempimenti mensili o a cadenza annuale;
-
degli adempimenti relativi alla ordinaria gestione economica e giuridica del personale e
degli Amministratori.
L’ufficio associato verrà ad assorbire tutte le competenze e le responsabilità che in precedenza
erano attribuite agli uffici personale di ciascun Ente e alle ditte private affidatarie di alcuni servizi.
Nella fase iniziale del progetto, la dotazione di risorse umane assegnabile al Servizio, come già
espresso e riferito dai Sindaci dei tre Comuni in vari incontri, non può superare le complessive tre
unità, di cui n. 1 di Cat. D con funzioni di Responsabile e n. 2 di Cat. B, tutte provenienti dal
Comune di Roccastrada, di cui la sola figura direttiva è attualmente individuata e in possesso di
adeguata esperienza e competenze in materia. Le rimanenti n. 2 unità di Cat. B saranno messe a
disposizione del Comune di Roccastrada previa individuazione tra il personale di profilo
amministrativo in servizio presso gli altri Settori del Comune. Tale soluzione garantisce
evidentemente non l’ottimale assetto del Servizio (come sopra evidenziato) ma consente ai Comuni
di Civitella Paganico e Campagnatico di destinare a funzioni e servizi non associati, il personale che
attualmente si occupa dei medesimi oltre alla gestione del personale (quest’ultima, naturalmente,
non in via esclusiva non in via esclusiva).
Come già espresso poco sopra, questa scelta operativa ed organizzativa di configurazione del
servizio associato rende opportuno, almeno nella fase transitoria, che venga utilizzato il sistema di
service stipendi della ditta attualmente affidataria del servizio di elaborazione e gestione delle paghe
dei Comuni di Civitella Paganico e Campagnatico, esteso anche al Comune di Roccastrada..
L’ufficio ha sede presso il Comune di Roccastrada e sarà composto quindi da personale del solo
Comune di Roccastrada assegnato formalmente al Servizio associato, quest’ultimo costituito quale
struttura di massima dimensione dello stesso Comune.
Al fine di valorizzare il progetto associativo è opportuno che siano previste forme di incentivazione
e benefici anche economici, destinati al personale coinvolto nel progetto, con risorse a carico del
budget della gestione associata.
10
PREVISIONE DI COSTI :
I costi che andranno a comporre il quadro economico dell’ufficio associato sono quelli di seguito
indicati:
-
costo del personale;
-
costo della procedura degli stipendi e della procedura di rilevazione delle presenze;
-
eventuali spese per il collegamento in rete tra gli enti associati;
-
impiego di beni di consumo: dotazioni informatiche, telefono, luce, cancelleria e mezzi di
trasporto;
-
spese per acquisto aggiornamento e manutenzione supporti informatici;
-
spese di formazione del personale.
Una precisa quantificazione dei costi annui dell’ufficio potrà essere operata successivamente alla
individuazione nominativa del personale che comporrà la struttura stessa e dopo aver individuati i
corrispettivi per la fornitura e l’assistenza tecnica della procedura per l’elaborazione degli stipendi e
per la gestione dei cartellini presenza.
Una volta avviata la gestione dovranno essere effettuate verifiche sull’andamento reale dei costi .
Agli enti associati saranno rimborsate le spese per il personale da questi eventualmente comandato
ed all’ufficio associato le eventuali spese sostenute per conto degli Enti associati.
I costi della gestione associata saranno comunque ripartiti tra gli Enti nelle modalità stabilite dalla
convenzione.
L’ufficio associato dovrà trasmettere agli Enti associati il bilancio di previsione delle spese da
sostenere per la gestione associata per consentire l’inserimento delle quote di spettanza di ogni ente
associato nel rispettivo bilancio di previsione.
L’ufficio associato compilerà con cadenza annuale il rendiconto delle spese sostenute da inviarsi
agli enti associati, i quali dovranno rimborsare la quota di loro spettanza, definita in base al
rendiconto medesimo.
Di seguito è comunque riportato un prospetto di massima che individua il costo complessivo annuo
ipotizzato per l'ufficio associato, da ripartire tra i singoli Enti sulla base del criterio che dovrà essere
individuato nella convenzione:
1. Costo personale addetto all’ufficio = € 130.000,00
2. Costo servizio e procedura elaborazione stipendi = € 24.500,00
11
3. Costo servizio e procedura gestione cartellini presenza = € 3.400,00
4. Costi di funzionamento ufficio
a) Esercizio:
-
(affitto locali, spese telefoniche e fax, spese postali, elettricità, cancelleria e connettività tra gli
Enti associati) = € 3.000,00
-
buoni pasto personale = € 2.200,00
-
abbonamenti a riviste telematiche e spese di formazione del personale = € 1.500,00
-
spese auto di servizio = € 500,00
b) Investimento:
-
acquisto n. 2 PC e n. 1 stampante = € 2.000,00
-
configurazione su server delle procedure degli stipendi e rilevazione presenze = € 2.500,00
Costo complessivo presunto = € 169.600,00
FASE TRANSITORIA
La fase transitoria è definita come la fase di avvio della gestione associata, che per la messa a
regime avrà bisogno di concretizzarsi in un primo momento in cui si procede all'acquisizione dei
dati utili al trattamento economico da reperire dagli archivi esistenti nei programmi software di
gestione economica del personale di ciascun ente e, in un successivo momento, in cui dovranno
essere acquisiti i contenuti dei fascicoli personali dei dipendenti, che avverrà progressivamente ma
che dovrà comunque
garantire, in qualsiasi momento, la certezza giuridico-economica dello
svolgersi del rapporto di lavoro di ciascun dipendente. I dati da acquisire necessariamente sono
quelli utili al trattamento economico, giuridico e previdenziale, se non già inseriti negli archivi
informatici (es situazione malattie pregresse, maternità, scadenza cessioni, ricongiunzioni e riscatti).
Le implicazioni dal punto di vista economico, fiscale e contributivo di un “cambio” di gestione
della procedura di elaborazione degli stipendi, impongono un c.d. “momento zero” da cui partire,
che non può non coincidere con il primo di gennaio dell’anno.
Al momento dell’avvio della gestione associata si dovrà procedere ad inserire i dati relativi al
trattamento economico (dati economici e retributivi del personale dipendente, amministratori,
CO.CO.CO ed altri redditi assimilati) dell’anno in corso in modo da avere gli archivi annuali
completi.
12
Il modo più semplice per realizzare il nuovo archivio prevede il rilascio di tracciati records da parte
delle software house da acquisire in automatico nel nuovo software di elaborazione degli stipendi.
Ciò sicuramente prevede la attivazione di rapporti tra le software house cedenti e quelle riceventi .
I rapporti contrattuali con le software house dei singoli enti potranno essere conclusi solo alla fine
dell’anno successivo a quello dell’avvio della gestione associata in modo da permettere la gestione
dei trattamenti pregressi ( CUD, 770, etc )
Tutte le competenze relative all’anno di avvio della gestione associata saranno gestite dall’ufficio
associato; le competenze relative all’anno precedente (CUD, 770, IRAP, INAIL, INPS etc)
verranno gestite separatamente da ciascun ente.
ASPETTTI CRITICI
In base ad identiche e precedenti esperienze di uno dei Comuni interessati, si è potuto osservare che
nella fase iniziale della gestione in forma associata, si porranno sicuramente problemi a valenza
tipicamente gestionale, che riguardano il processo di cambiamento, la modifica dei processi di
lavoro e la gestione del personale specificamente dedicato all’ufficio associato.
L’attuazione del progetto richiede una forte condivisione da parte degli Enti partecipanti, poiché il
cambiamento che introduce, sia a livello relazionale tra uffici e amministratori dei Comuni e Ufficio
associato, sia procedurale, rispetto alla necessaria standardizzazione, a partire dalla modulistica, di
procedure e comportamenti, è sicuramente di rilievo e di impatto sulla organizzazione quotidiana
delle strutture.
Sono molteplici, infatti, i procedimenti per la gestione di istituti in materia di personale (ferie,
permessi, concorsi, autorizzazioni ecc), da ripensare e condividere nelle culture amministrative
degli enti coinvolti.
A queste problematiche si aggiungono quelle relative all’Ufficio associato di nuova istituzione e al
necessario percorso da compiere per rendere omogeneo, dal punto di vista del modo di lavorare e di
relazione interna, il personale che sarà individuato per farne parte. Trattandosi di personale già in
servizio presso Enti diversi, ogni soggetto avrà caratteristiche proprie quanto a metodo di lavoro,
formazione specifica, rapporto con la sede di lavoro, ecc. E’ assolutamente necessario che si vada
ad individuare personale che già soggettivamente si senta predisposto verso un cambiamento
sostanziale e che ambisca a partecipare attivamente alla gestione del progetto poiché ne riconosce la
validità e la crescita professionale che ne può derivare.
13