Guida SANA

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Guida SANA

PAC – PNSCIA
Monitoraggio, Rendicontazione e Gestione
Programma
Guida rapida all’utilizzo del SANA 2.0
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PAC- PNSCIA
Monitoraggio, Rendicontazione e Gestione del programma
Guida rapida per l’utilizzo del SANA 2.0
Documentazione di riferimento
Manuale per il sistema di monitoraggio e controllo 2.0 (checklist)
Guida operativa delle procedure di monitoraggio e rendicontazione 2.0
Linee Guida per l’adesione all’Azione standard di supporto alle attività
di monitoraggio e rendicontazione del Piano di Intervento Anziani e
Infanzia
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PAC- PNSCIA
Il sistema SANA
Il sistema informatico utilizzato dal PNSCIA per supportare il processo di
rendicontazione è il sistema SANA.
Il processo di rendicontazione è fondamentale per richiedere i rimborsi
finanziari su stati di avanzamento progettuale dimostrando il corretto
utilizzo delle risorse assegnate.
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PAC- PNSCIA
SANA 1.0 vs. SANA 2.0
Nel corso della gestione del PNSCIA sono state rilasciate due versioni del
sistema SANA:
SANA 1.0 che implementava le checklist 1.0 Anziani e Infanzia
SANA 2.0 che implementa
le checklist 2.0 Anziani e Infanzia
le checklist Azione Standard
E’ in corso di sviluppo la versione SANA 3.0
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PAC- PNSCIA
Requisiti tecnici
Per utilizzare il sistema SANA 2.0 è necessario:
PC con sistema operativo Windows XP o superiore,
una connessione internet ADSL ad alta velocità, con velocità effettiva di
trasferimento dati di almeno 2Mb/s.
Browser Google Chrome, Mozilla Firefox o Internet Explorer (7.0 o superiore)
con javascript attivato e il debug (controllo) degli errori disattivato
Software per la gestione di file PDF e ZIP/RAR
Questa la configurazione minima sotto la quale si garantisce un corretto
funzionamento dell'applicazione.
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PAC- PNSCIA
Il processo di rendicontazione
Ambito / Distretto
- Compila Check list autocontrollo
- Allega giustificativi di spesa
FD
Regione
- Verifica documentazione
- Richiede eventuali correzioni / integrazioni
- Compila Check list Controllo I livello
FD
AdG
- Verifica documentazione
- Richiede eventuali correzioni / integrazioni
- Provvede a liquidare il rimborso delle spese ammissibili
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PAC- PNSCIA
Il processo di rendicontazione tramite SANA
Ambito / Distretto
1. Crea una nuova rendicontazione
(Anziani, Infanzia, Azione Standard)
RUP
(*)
certificazione
RUP
2. Compila la check list
(Autocontrollo, Sintesi, Trasmissione)
3. Carica gli allegati
4. Produce i file PDF della check list
Revisore
(*)
certificazione
revisore
5. Firma digitalmente i file PDF
6. Carica i file PDF firmati digitalmente
7. Trasmette la rendicontazione alla REGIONE
(*) a seconda della governance progettuale possono essere distinti il RUP Comune
Capofila da RUP dei Comuni – Stazioni appaltanti e il Revisore Comune Capofila da
Revisore – Comune Stazioni appaltanti
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PAC- PNSCIA
Ufficio Regionale – Controllo I°livello
Ufficio
regionale
Ambito /
Distretto
1. Verifica la rendicontazione ricevuta
2. Indica sulla check la presenza di eventuali anomalie
(criticità, errori digitazione, …)
3. Richiede all’Ambito/Distretto eventuali correzioni /
integrazioni
4. Verifica esito correzioni / Integrazioni
5. Compila Check list I°livello
6. Produce i file PDF della check list
7. Firma digitalmente i PDF della Check list
8. Carica i file PDF della check list di I°livello
9. Trasmette la rendicontazione alla ADG
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PAC- PNSCIA
AdG
1. Verifica la rendicontazione ricevuta composta da:
• Check list Ambito
Ufficio
Controllo
•
Ufficio
regionale
Check list controllo I°livello Regione
2. Richiede alla Regione eventuali correzioni /
integrazioni
Ambito /
Distretto
3. Verifica esito correzioni / Integrazioni
4. Procede con la liquidazione del rimborso per le spese
sostenute ritenute ammissibili
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PAC- PNSCIA
Le credenziali SANA
Le credenziali di accesso per il sistema SANA 2.0 sono state aggiornate
E’ necessario comunicare alla ADG i dati anagrafici degli utenti da abilitare al
SANA 2.0 (comunicazione prot.n.0003170 del 14.04.2016 )
A seguito della richiesta gli utenti ricevono una mail automatica con
USERNAME
Password iniziale
Le credenziali SANA 1.0 sono state disattivate
In caso di mancata comunicazione non si potrà accedere al sistema con le
precedenti credenziali e bisognerà farne richiesta alla AdG
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PAC- PNSCIA
L’accesso al sistema SANA 2.0
L’indirizzo web diretto per accedere al
SANA è https://pnscia-web.interno.gov.it
Le credenziali di accesso
sono composte da
Username
Password
Per recuperare o cambiare
la password
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PAC- PNSCIA
Password dimenticata / Cambio password
Se le credenziali non vengono riconosciute viene visualizzato il messaggio di
errore “UTENTE NON RICONOSCIUTO”
Verificare la correttezza delle credenziali inserite facendo attenzione a distinguere
correttamente caratteri minuscoli e Maiuscoli
L’utente accreditato può cambiare la password attivando la funzione “Password
dimenticata / Cambio password” disponibile nella pagina di Login
Il sistema richiede l’immissione della email comunicata in fase di registrazione
Il sistema invia via emai una password temporanea OTP da inserire per continuare
L’utente dopo la conferma della OTP può creare la nuova password rispettando la
policy di sicurezza
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PAC- PNSCIA
Policy di sicurezza per le password
La nuova password deve rispettare queste regole di sicurezza
Essere lunga almeno 10 caratteri
Contenere almeno un carattere maiuscolo
Contenere almeno un carattere numerico
Contenere almeno un carattere speciale
Non essere uguale alle precedenti due password utilizzate
Le password durano 90 giorni
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PAC- PNSCIA
Altri errori di autenticazione
UTENTE BLOCCATO (Login)
E’ stato superato il numero massimo di tentativo di LOGIN
E’ necessario contattare l’assistenza per richiedere lo sblocco dell’utenza
EMAIL NON RICONOSCIUTA (Cambio password)
In fase di reimpostazione della password il sistema non riconosce la mail
Verificare di aver digitato correttamente la email
In caso del persistere dell’errore è necessario contattare l’assistenza per
verificare la mail registrata
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PAC- PNSCIA
Profili di accesso
Le credenziali individuano i profili di autorizzazione assegnati a:
Ambiti / Distretti (RUP, Revisori)
Uffici Regionali (Controllori I° livello)
Program Manager
AdG (Monitoraggio, Controllo…)
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PAC- PNSCIA
Profilo RUP e revisore
I profili di autorizzazione assegnati agli Ambiti / Distretti riguardano:
RUP Comune capofila
Revisore Comune capofila
cui possono aggiungersi:
RUP Stazione appaltante
Revisore Stazione appaltante
La governance progettuale assegnerà compiti e responsabilità agli utenti
in uno con i profili assegnati per l’accesso alle checklist SANA
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PAC- PNSCIA
Home page SANA
Comandi menù generale
- Documenti (Home)
- Parola chiave
- Esci (disabilitato)
Filtri di ricerca
rendicontazione
-Documenti trasmessi
-Documenti con irregolarità
Creazione nuove
rendicontazioni
Lista rendicontazioni
- dettaglio
- modifica titolo
- copia
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PAC- PNSCIA
Home page Check list
Riferimenti generali
- Azione
- Utente
Struttura Check list
- Autocontrollo
- Allegati
- Lettera trasmissione
Informazioni generali
check list
Legenda messaggi
Tasti comando
- Salva
- Genera PDF scheda
- Scarica PDF vuoto
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PAC- PNSCIA
Legenda messaggi
I messaggi riportati nella legenda sintetizzano i possibili stati della
checklist durante
il processo di caricamento dati
PDF FIRMATO
l’esito dei controlli di I° livello
Stato anomalia
Stato scheda
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PAC- PNSCIA
Tasti comando
I tasti comando (riconoscibili dal colore azzurro) sono contestualizzati
Salva titolo: consente di impostare una descrizione della checklist
Salva (scheda): consente il salvataggio dei dati. Il salvataggio è comunque impostato
automaticamente se si cerca di cambiare maschera
Genera PDF scheda: consente di produrre un file PDF della scheda (sezione della
checklist)
Scarica PDF vuoto: consente di ottenere un file PDF con il format della scheda (sezione
della checklist)
Carica file / Apri / Elimina: consente il caricamento e la gestione del PDF firmato
Trasmetti: consente di effettuare la trasmissione della checklist alla REGIONE
Crea nuova scheda / Elimina Scheda: consente di creare/eliminare le singole schede
(sezione giustificativi e allegati)
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PAC- PNSCIA
Modalità compilazione checklist
Le check list (ANZIANI, INFANZIA e AS) sono suddivise in sezioni specifiche
E’ necessario compilare esclusivamente le sezioni di pertinenza
La compilazione è guidata:
dalla descrizione dei campi
dalla presenza di tabelle che riproducono le check list del Manuale
dal controllo sul formato dei dati inseriti (numero, data, testo)
dal controllo sull’obbligatorietà di alcuni campi
La compilazione è segnalata con il colore verde della voce di menù
corrispondente
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PAC- PNSCIA
Modalità compilazione checklist
Attivazione
finestra testo
Campi da
compilare
Descrizione
campi
Tabella di campi
da compilare
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PAC- PNSCIA
Modalità compilazione check list
Sezione compilata (verde)
Evidenzia che è stata
compilata la sezione ma
non ne attesta la
completezza e/o la
correttezza
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PAC- PNSCIA
Struttura Checklist ANZIANI / INFANZIA
1.1 Autocontrollo - Attestazione di spesa COMUNE CAPOFILA
1.2 Autocontrollo - Attestazione di spesa STAZIONE APPALTANTE
2.1 Autocontrollo - Bandi e avvisi, Procedure in economia
2.2 Autocontrollo – Gestione a affidamento diretto, Voucher
3. Scheda di sintesi di certificazione di spesa e di attestazione di regolarità
contabile amministrativa
Allegati
Lettera di trasmissione
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PAC- PNSCIA
1.1 Autocontrollo - Attestazione di spesa COMUNE CAPOFILA
Attestazione di spesa
Scheda intervento 1 – Erogazione di prestazioni
Scheda intervento 2 – Erogazione di servizi
Scheda intervento 3 – Investimento in allestimento
compilata e FD dal RUP
Comune Capofila
Tabella riepilogativa
Certificazione RUP
Certificazione revisore
compilata e FD dal
revisore Comune Capofila
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PAC- PNSCIA
1.2 Autocontrollo - Attestazione di spesa STAZIONE APPALTANTE
Attestazione di spesa
Scheda intervento 1 – Erogazione di prestazioni
Scheda intervento 2 – Erogazione di servizi
Scheda intervento 3 – Investimento in allestimento
Stazione appaltante
Certificazione RUP
compilata e FD dal
revisore Stazione
appaltante
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PAC- PNSCIA
2.1 Autocontrollo Bandi e avvisi, Procedure in economia
Bandi e avvisi, Procedure in economia
Giustificativi
Scheda n.1 giustificativi
Comune Capofila o
Stazione appaltante
….
2.2 Autocontrollo Gestione affidamento diretto, Voucher
Bandi e avvisi, Procedure in economia
Giustificativi
Comune Capofila o
Stazione appaltante
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PAC- PNSCIA
3. Scheda di sintesi
di certificazione di spesa
di attestazione di regolarità amministrativa contabile
compilata e FD dal
RUP Comune Capofila
ALLEGATI (*)
(*) La composizione degli allegati da produrre è indicata nella Guida Operativa
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PAC- PNSCIA
Struttura Checklist AZIONE STANDARD
1. Autocontrollo - Attestazione di spesa AS
2.1 Autocontrollo - Attestazione di spesa AS – Selezione esperti esterni
2.1 Autocontrollo - Attestazione di spesa AS – Appalto di servizi
3. Scheda di sintesi di certificazione di spesa e di attestazione di regolarità
contabile amministrativa
ALLEGATI
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PAC- PNSCIA
1.AS Autocontrollo - Attestazione di spesa Azione standard
Scheda intervento Azione standard
AS
Certificazione RUP
Piani di intervento assistiti (*)
compilata e FD dal
revisore
(*) in caso di Azione Standard in forma associata è possibile indicare tutti i
piani di interventi assistiti
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PAC- PNSCIA
2.1 AS Autocontrollo Azione standard – Selezione esperti esterni
Esperti esterni
Giustificativi
….
2.2 AS Autocontrollo Azione standard – Appalto di servizi
Appalto
Giustificativi
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PAC- PNSCIA
3. Scheda di sintesi
di certificazione di spesa
di attestazione di regolarità amministrativa contabile
compilata e FD dal
RUP
ALLEGATI (*)
(*) La composizione degli allegati da produrre è indicata nella Guida Operativa
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PAC- PNSCIA
Giustificativi
Le sezione della checklist relativi alle procedure di affidamento
devono essere completate con le informazioni relative ai giustificativi
di spesa
I giustificativi possono essere organizzati in singole schede
(Comando CREA SCHEDA) allo scopo di rendere più semplice la
consultazione successiva da parte dei controllori regionali
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PAC- PNSCIA
Giustificativi
Comando Crea nuova
scheda (giustificativi)
Scheda (giustificativi)
esistente
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PAC- PNSCIA
ALLEGATI
I documenti da produrre come allegati devono essere scansionati in
qualità adeguata per garantire una buona leggibilità a fronte di un
“peso” del file non eccessivo
Si possono allegare formati PDF, immagini e cartelle compresse
(ZIP, RAR)
E’ preferibile organizzare preventivamente la documentazione in
cartelle, effettuare la compressione e caricare nel sistema SANA il file
compresso risultante
Gli Allegati possono essere organizzati in singole schede (Comando
CREA SCHEDA) allo scopo di rendere più semplice la consultazione
successiva da parte dei controllori regionali
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PAC- PNSCIA
Allegati
Comando Crea nuova
scheda (allegati)
Scheda (allegati) esistente
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PAC- PNSCIA
Caricamento Allegati
Finestra pop up
caricamento file
Comando Scegli file per
selezionare il file dal
proprio PC
Consente di aggiungere
una descrizione
Comando Carica per
effettuare il caricamento
(upload) del file dal
proprio PC
Comando Chiudi per
terminare il caricamento
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PAC- PNSCIA
FIRMA DIGITALE
Successivamente alla compilazione delle check list è necessario
produrre il file PDF relativo (Tasto comando Genera PDF Scheda)
Il file PDF di ogni scheda (1.1,1.2, 2.1, 2.2, Scheda di sintesi, Lettera
trasmissione) dovrà essere firmato digitalmente (dal RUP e/o
Revisore)
Il file PDF firmato digitalmente dovrà essere caricato nel SANA
(Tasto Carica File) nelle sezioni relative
Il corretto caricamento del file PDF è segnalato da un simbolo in
prossimità della voce di menù corrispondente alla scheda caricata
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PAC- PNSCIA
Caricamento PDF Firmato
PDF Firmato caricato
Evidenzia che è stato caricato
un PDF firmato ma non ne
attesta la rispondenza e/o la
correttezza
Comandi gestione PDF
firmato
- Carica File
- Elimina
- Apri
- (nome file caricato)
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PAC- PNSCIA
Trasmissione
La rendicontazione completa
Check list compilate + PDF FD
Scheda di sintesi compilata + PDF FD
Lettera di trasmissione compilata + PDF FD
Allegati caricati
deve essere trasmessa successivamente alla Regione per i seguiti di
competenza (Tasto TRASMETTI)
PDF FD = PDF firmati digitalmente caricati nel SANA
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PAC- PNSCIA
Trasmissione
PDF Firmato caricato
Evidenzia che è stato caricato
un PDF firmato ma non ne
attesta la rispondenza e/o la
correttezza
Comando TRASMETTI
Messaggio
Successivamente alla
trasmissione viene visualizzato
il messaggio
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PAC- PNSCIA
Richieste di integrazioni
L’esame della rendicontazione da parte della Regione (Controlli di I°
livello) può evidenziare alcune richieste di correzione e integrazione
I campi oggetto di verifica sono contraddistinti da uno status che
indica il tipo di correzione / integrazione richiesta:
anomalia critica
errore digitazione
Una volta corretta l’anomalia viene cambiato lo status in “anomalia
corretta” e la rendicontazione viene ritrasmessa
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PAC- PNSCIA
Anomalie per richiesta integrazioni (AMBITO)
Messaggio di stato
Rendicontazione trasmessa
alla Regione
Indicatori di anomalie
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PAC- PNSCIA
Anomalie per richiesta integrazioni (AMBITO)
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PAC- PNSCIA
Anomalie per richiesta integrazioni (REGIONE)
Gestione anomalie
- Campo
- Descrizione anomalia
- Livello anomalia
- Note
- Status correzione (AMBITO)
- Status risoluzione (REGIONE)
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PAC- PNSCIA
Anomalie per richiesta integrazioni (REGIONE)
Gestione anomalie
- Campo
- Descrizione anomalia
- Livello anomalia
- Note
- Status correzione (AMBITO)
- Status risoluzione (REGIONE)
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PAC- PNSCIA
FAQ
D: Non viene prodotto il PDF
R: Verificare di avere Adobe Reader istallato e popup disabilitati. Inoltre il browser
potrebbe salvare in automatico il file PDF nella cartella Downloads
D: Il sistema non riconosce le credenziali
R: Verificare di digitare correttamente maiuscole e minuscole. In caso di ulteriori
errore contattare l’assistenza SANA
D: Gli allegati devono essere caricati singolarmente?
R: No, è possibile raggrupparli in una file compresso (formato ZIP o RAR) e caricarli
insieme. E’ consigliabile non superare i 5Mb per ogni file compresso per
velocizzare il caricamento
D: I documenti allegati devono essere scansionati ad alta qualità?
R: No, non è necessaria una qualità eccessiva che aumenta il “peso” del file prodotto.
E’ sufficiente una risoluzione 300dpi bianco e nero, verificando preventivamente
che non venga compromessa la leggibilità
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PAC- PNSCIA
Criticità
Velocità di operazione
È in fase di aggiornamento la struttura tecnologica che dovrebbe risolvere tale
criticità. La velocità però dipende soprattutto dalla linea di accesso a internet
a disposizione
Caricamento allegati
Il caricamento degli allegati può essere velocizzato organizzando
preventivamente i documenti in cartelle e producendo file compressi. In
questo caso si caricherà solo un file. E’ opportuno verificare la dimensione del
file compresso per non superare i limiti consigliati
E’ necessario non utilizzare caratteri speciali nel nome dei file da caricare
Firma digitale
In generale la firma digitale deve essere apposta sulle checklist dal soggetto
indicato in calce. Se il soggetto (ad esempio RUP) non possiede la FD verrà
apposta dal dirigente responsabile del RUP.
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