La gestione delle note spese

Indicom Group
LA GESTIONE DELLE NOTE SPESE
IN OUTSOURCING
La soluzione via Smartphone App
Il Gruppo
CHI SIAMO
Indicom Group è partner di aziende nazionali e multinazionali che supporta quotidianamente nel
raggiungimento degli obiettivi integrando servizi di Document Management e Business Process Outsourcing
.
Tecnologie all’avanguardia, spirito innovativo ed esperienza pluriennale, unite alle certificazioni ISO:9001 e
ISO/IEC: 27001, garantiscono agli oltre 1000 Clienti l’eccellenza operativa ricercata.
I NOSTRI CLIENTI
Piccole, medie e grandi Imprese che hanno scelto di intraprendere il percorso verso la digitalizzazione
implementando un processo innovativo di gestione delle note spese che consenta di guadagnare efficienza,
garantire il totale rispetto delle policy aziendali e abbattere i costi interni.
Una gestione in grado di velocizzare i tempi, abbattere il margine di errore e semplificare il processo anche
per il dipendente.
Indicom srl – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 - www.indicom.biz
Gestione note spese: soluzione Applicazione dedicata
Pagamento
Fotografia giustificativo con
applicazione smartphone dedicata
(ricevuta, scontrino cassa e POS, ecc.)
Archiviazione immagine
per consultazione web
da portale Indicom
o tramite mobile
Feedback al dipendente
per conferma ricezione immagine e controllo
qualità (finalizzata alla dematerializzazione)
Indicom estrae
i dati dai giustificativi
con tecnologia OCR
«intelligente»
Generazione
Sospeso e
Gestione
Anomalie
Produzione
nota spese sintetica e
analitica
Indicom invia al Cliente un
report mensile relativo alle
note spese gestite
Check con
Line Manager
Indicom effettua un check rigoroso
sul rispetto delle policy aziendali
Invio ad Amministrazione
Cliente per la chiusura
della nota spese
Approvazione
Indicom srl – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 - www.indicom.biz
Conservazione
Digitale a Norma
Indicom
Una gestione innovativa: le fasi
Il dipendente, dopo aver effettuato il pagamento, scatta una foto al giustificativo utilizzando l’applicazione fornita da
Indicom e installata sullo smartphone. L’applicazione invia l’immagine al server Indicom in tempo reale.
Indicom, attraverso tecnologie di riconoscimento ottico avanzate, effettua l’estrazione dei dati dall’immagine del
giustificativo. Un riepilogo dei dati è restituito al dipendente direttamente sull’App al fine di confermare la ricezione
dell’immagine e controllarne la qualità (ai fini della dematerializzazione). Contemporaneamente l’immagine del
giustificativo è disponibile sul portale online di Indicom e sul dispositivo mobile del Line Manager.
A partire dai dati estratti con tecnologia OCR intelligente viene costruita la Nota Spesa, sulla quale viene effettuato un
rigoroso check al fine di verificarne l’aderenza alle policy aziendali del Cliente.
Nel caso in cui la Nota Spesa sia conforme alle policy aziendali viene trasmessa all’Amministrazione del Cliente per la
chiusura e registrazione. Nel caso in cui vi siano voci di spesa non previste dalle policy la Nota Spesa viene inviata al line
Manager per la creazione del sospeso e la gestione dell’anomalia.
Le Note Spese registrate dall’Amministrazione vengono infine conservate digitalmente a norma da Indicom, che assume il
ruolo di Responsabile della Conservazione, redige il Manuale della Conservazione e fornisce al Cliente le credenziali
personali per l’esibizione a norma online su portale.
Indicom srl – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 - www.indicom.biz
Un’unica soluzione, tanti vantaggi
Maggior efficienza nel
processo di validazione e
liquidazione della nota
spesa
Totale controllo e
conformità alle policy
aziendali
Ottimizzazione dell’attività di
recupero dell’IVA
Abbattimento del
rischio di rimborso di
spese non giustificate
Gestione Note
Spese in
Outsourcing
Riduzione della complessità legata
alla gestione cartacea e relativi costi
Performance ottimali e
misurabili garantite dagli
SLA
Abbattimento dei
tempi e della
possibilità di errori
Razionalizzazione e
riallocazione delle risorse interne
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Contatti
Stefano Gibin – BPO Sales Manager
+39 389 0257108
[email protected]
http://bit.ly/stefanogibin
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