L`inventario. Le attività necessarie
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L`inventario. Le attività necessarie
ART-INVENTARI-ok 19-12-2004 14:21 Pagina 71 INVENTARI L’inventario. Le attività necessarie e il metodo di Valentina Fantini e Andrea Antognazza Valentina Fantini e Andrea Antognazza, Key Project, Milano &( Costretti ad affrontarlo almeno una volta l’anno, l’inventario è sentito come “un male necessario”, un’attività da sbrigare nel minor tempo possibile per non ostacolare o, nella peggiore delle ipotesi, bloccare la produzione. Alcune linee guida per evitare rischi e errori nei quali spesso si incorre quando si organizza questa attività robabilmente chiunque legga il titolo inizia già a immaginare persone munite di fogli e penne che passano tra gli scaffali a piedi o con carrelli elevatori, identificano il materiale che si trovano davanti e ne contano P sistematicamente i pezzi, riportando su quegli stessi fogli quanto trovato e contato. Individuato l’argomento, chi legge può pensare di avere chiaro in testa cosa significa un inventario e passerà oltre. Chi invece si sofferma qualche attimo in più vuol dire che con l’inventario ha già avuto a che fare in maniera diretta qualche volta nel corso della sua attività, inizia a ricordare quali sono stati i risultati e i problemi dell’ultima volta in cui si è trovato coinvolto e pensa a cosa mettere in atto la volta successiva per non incorrere negli stessi errori. Proviamo a capire insieme quali sono le azioni per poter condurre questa Logistica Management >dicembre 2004< 71 ART-INVENTARI-ok 19-12-2004 14:21 Pagina 72 >> L’inventario. Le attività necessarie e il metodo il primo scaffale. Vedremo infatti di seguito quante e quali attività sono necessarie e fondamentali per rendere questo un momento realmente utile all’azienda e per fare in modo di perseguire obiettivi di efficacia ed efficienza nello svolgimento. POSSIBILI ERRORI Semplificando molto, l’obiettivo del personale addetto all’inventario è molto chiaro: identificare e contare tutto il materiale che si trova in azienda. Gli errori possibili, grossolani o meno, sono però molteplici. Ad esempio, può succedere che: ■ non tutto il materiale venga contato; ■ gli strumenti di misurazione siano fuori taratura; ■ gli attrezzi per la movimentazione non siano sufficienti o adeguati; ■ non tutte le aree soggette a inventario siano state individuate; ■ si verifichino errori di identificazione del materiale; ■ le unità di misura del rilevamento non siano le stesse del sistema; ■ ci sia ambiguità nella distinzione del materiale tra quanto in giacenza e quanto in lavorazione a bordo macchina; ■ vengano inseriti a sistema azzeramenti “d’ufficio” del materiale, senza l’analisi delle possibili giustificazioni di tale valore; ■ vengano persi dei fogli di rilevazione; ■ si commettano errori di trascrizione FIGURA 1 IL CALENDARIO attività in modo efficace e chiuderla con la soddisfazione per il lavoro svolto. Si è soliti pensare all’inventario come a “un male necessario” che l’azienda si sente costretta ad affrontare almeno una volta l’anno e magari nel minor tempo possibile, perché questa attività ostacola, se non addirittura blocca del tutto, la produzione vera e propria. 72 Individuiamo in pratica quali sono i rischi e gli errori in cui è possibile incorrere nell’organizzare questa attività, proponendo subito dopo le linee guida per evitarli. È indispensabile dall’inizio essere però consapevoli che l’inventario parte in azienda molto prima che gli operatori ricevano le cartelle inventariali appena stampate e si dirigano verso >dicembre 2004< Logistica Management su foglio o a sistema; ■ vengano omesse alcune rilevazioni in fase di trascrizione/inserimento; ■ non vengano controllate tutte le aree; ■ venga conteggiato materiale portato in azienda successivamente alla rilevazione e quindi non caricato. Individuati i possibili errori, probabilmente non tutti ma certo ART-INVENTARI-ok 19-12-2004 14:21 Pagina 74 >> L’inventario. Le attività necessarie e il metodo CONDIZIONI DI PARTENZA E ATTIVITÀ PRELIMINARI Diventa indispensabile acquistare la consapevolezza dell’importanza di quanto definito come necessario e farne acquistare a tutti gli operatori chiamati in causa per collaborare con tale attività. Si troveranno infatti coinvolti anche enti diversi dal magazzino, col quale collaboreranno per dare i benefici sperati all’azienda. Le attività necessarie sono: ■ nominare un responsabile dell’intera operazione a cui si affiderà il compito di tirare le fila e le gerarchie a cui far riferimento in caso di problemi; ■ bloccare i movimenti fisici e contabili di merce in magazzino durante le operazioni d’inventario; ■ registrare a sistema informativo tutti i documenti di carico e scarico relativi a operazioni effettuate dal punto di vista fisico, in modo da riportare la corrispondenza tra dato fisico e contabile, che l’inventario si pone l’obiettivo di verificare e sistemare: documenti di trasporto in entrata da fornitori documenti di trasporto per rientro di materiale da c/lavoro liste di prelievo per materiale consegnato alla produzione ordini di produzione interni di cui è stato completata la lavorazione documenti di trasporto in uscita verso fornitori/clienti. Diventa opportuno, in relazione a questi documenti, tenere nota delle ultime registrazioni (numero dei documenti); ■ individuare un’area in cui collocare fisicamente la merce eventualmente in arrivo da fornitori o resa dai clienti durante le operazioni d’inventario (non deve essere contata!); ■ identificare in maniera precisa il materiale prelevato dal magazzino e consegnato ai reparti produttivi in modo che non possa essere conteggiato due volte, né possa essere in dubbio lo stato; ■ sbloccare o identificare perfettamente in area apposita la merce soggetta a collaudo; ■ indicare in maniera precisa merce che per un qualsiasi motivo non è caricata a sistema (scarti, materiale non codificato, ecc.) e fornire l’elenco al responsabile delle operazioni; ■ comprare e stampare le etichette di avvenuto controllo da apporre ai codici e agli scaffali conteggiati: su tali etichette 74 sarà riportata la data dell’inventario (potrebbe essere sufficiente mettere a legenda le colorazioni utilizzate per recuperare il periodo di rilevazione dell’etichetta) e la firma del responsabile della conta. Avendo individuato le condizioni di partenza utili al corretto svolgimento dell’inventario, proviamo ora a entrare nello specifico dell’operatività. Sarà innanzitutto necessario stampare in maniera tempestiva le schede “ il rischio che l’operatore poco diligente non conti alcuni codici, confermando semplicemente il dato, dall’altro lato, però, il confronto tra quanto atteso e quanto conteggiato potrebbe permettere all’operatore di soffermarsi in caso di differenze significative per effettuare subito qualche controllo aggiuntivo (allocazioni vicine, similitudine di codici con discrepanze complementari, ecc.). Una domanda importante e non sempre banale è: “Cosa sarà oggetto È necessario individuare in maniera chiara tutti i magazzini fisici in azienda e tutti i magazzini gestiti contabilmente e definire quali di essi saranno oggetto dell’inventario... d’inventario. Per prima cosa si dovrà utilizzare una stampa che riporti il numero progressivo delle pagine in modo da individuare immediatamente possibili perdite di fogli. Su tali schede gli operatori riporteranno la rilevazione di ogni codice individuato, per cui dovranno avere tutte le informazioni utili a ritrovare sui fogli il corrispondente con ciò che hanno conteggiato e lo dovranno poter fare nel modo più veloce possibile. Le informazioni che si dovranno trovare su tali schede saranno: ■ Codice ■ Descrizione ■ Unità di misura inventariale ■ Magazzino di riferimento ■ Allocazione del materiale (se presente). Una scelta non “obbligata” potrebbe essere quella di riportare la quantità in giacenza: da un lato questo consente all’operatore di vedere la quantità che il sistema si aspetta per ogni codice, ma si corre >dicembre 2004< Logistica Management “ i più frequenti e comuni, ora diventa interessante trovare cosa è necessario mettere in atto per prevenirli. dell’inventario?” È infatti necessario individuare in maniera chiara tutti i magazzini fisici in azienda e tutti i magazzini gestiti contabilmente e definire quali di essi saranno oggetto dell’inventario (potrebbe non essere necessario inventariare tutto). Saranno poi possibili due grosse distinzioni tra magazzino di giacenza e magazzino di produzione (WIP). Fisicamente, logicamente e contabilmente sono voci diverse che devono mantenersi distinte e devono essere gestite separatamente. Ancora, può esistere materiale di cui l’azienda è proprietaria, ma che è fisicamente dislocato presso i propri fornitori, se non presso i clienti, e con modalità diverse (c/deposito, c/lavoro – WIP esterno). Il sistema come lo gestisce? A quale magazzino sono attribuiti? Ancora, sono i clienti o i fornitori che possono essere i proprietari del materiale all’interno ART-INVENTARI-ok 19-12-2004 14:21 Pagina 76 >> L’inventario. Le attività necessarie e il metodo effettueremo qualche attività? Ancora una volta non c’è una regola, ma sono domande a cui è necessario dare risposta. Proseguendo nel progetto emergeranno altri interrogativi a cui è fondamentale rispondere, definendo la regola che diventerà una linea guida per l’azienda. È necessario poi stabilire “come” effettuare l’inventario. È possibile infatti: ■ contare tutto il materiale presente in azienda e presso i fornitori. Questa scelta si applica generalmente al materiale in giacenza che costituisce una voce significativa nel conto economico di un’azienda e il dato di partenza per la programmazione della produzione; per questo motivo è la soluzione consigliata in particolare per il materiale a maggior valore complessivo e per codici strategici; ■ effettuare campionamenti; questa soluzione è consigliata per categorie di codici poco importanti dal punto di vista strategico ed economico e per materiale 76 in conto deposito presso i clienti; ■ compiere un’analisi ABC delle giacenze e decidere di inventariare i codici che da soli costituiscono il primo X% del valore totale. In tal caso vengono conteggiati i codici con maggior peso in termini economici e può essere una scelta vantaggiosa per la verifica del valore di WIP, ad esempio, per il quale la metodologia proposta è di per sé dispendiosa (perché esclude la sistematicità ma richiede un’analisi e una “caccia” agli articoli), ma rimane comunque vantaggiosa rispetto a una verifica puntuale del materiale “sui tavoli” o “in macchina” in reparto. La gestione del personale è un’altra attività importante: infatti solo condividendo “ PROCEDURA D’INVENTARIO Prese le decisioni ed effettuate le attività definite all’inizio in precedenza, il “progetto inventario” può partire. Nel caso si scelga di procedere in modo sistematico, ogni squadra dovrà: ■ Identificare in modo certo e univoco il codice, utilizzando tutti gli strumenti a disposizione (es. disegni tecnici). ■ Verificare la corrispondenza tra l’etichetta e il materiale ed eventualmente apporre una nuova etichetta all’imballo (se errata o mancante). ■ Contare le quantità presenti a magazzino secondo l’unità di misura riportate sulle schede di rilevazione ■ Indicare l’allocazione (se gestita). ■ Apporre un’etichetta di avvenuta conta per ogni codice inventariato con quantità (facoltativa) e firma dell’operatore. Nel caso si procedesse per aree, le attività saranno le stesse elencate sopra, con in più due complicazioni: ■ ritrovamento di materiale non di competenza dell’area: è necessario riportare, su schede specifiche, il codice, l’unità di misura, la rilevazione e l’allocazione individuata, in modo da segnalare l’eccezione. ■ materiale non trovato ma previsto: è necessaria la sicurezza di aver conteggiato tutta l’area con corrette identificazioni dei codici. Nel caso di inventario per categoria Il coinvolgimento del personale in questa attività è quasi indispensabile, perché la bontà del dato e la velocità con cui si ottiene un buon inventario dipendono molto dalla motivazione che si riesce a dare a chi svolgerà le attività... le date e i termini di tale attività possiamo avere la certezza della disponibilità delle persone. Il coinvolgimento del personale in questa attività è quasi indispensabile, perché la bontà del dato e la “velocità” con cui si ottiene un buon inventario dipende molto dalla motivazione che si riesce a dare a chi svolgerà le attività vere e proprie, tanto più che in molti casi si tratta di un’operazione a stabilimento chiuso in cui le persone sono “mentalmente in ferie”. Prese le decisioni che rispondono alle domande qui poste, abbiamo gli strumenti per partire con la parte più operativa e specifica. >dicembre 2004< Logistica Management “ dell’azienda. Gli operatori saranno in grado di riconoscere queste sfumature? È indispensabile che qualcuno con particolare conoscenza dei diversi stati del materiale e delle diverse collocazioni possibili si prenda carico del delicato compito di effettuare queste distinzioni. Per rispondere in modo completo alla domanda precedente, però, dobbiamo anche definire bene “cosa” inventariare, cioè quali articoli oggetto dell’inventario: devo aver ben definito la merce che non dovrà subire rettifiche in sede d’inventario o che l’azienda ha scelto di non gestire (es. imballi, viterie, ecc.); è infatti possibile che non tutto il materiale debba essere oggetto di conta. Ad esempio, come verrà trattato il materiale a WIP? Presso i fornitori di codice, la prima fase sarà certamente la ricerca del codice stesso all’interno di ogni area, facendosi guidare sì da indicazioni aggiuntive (ad esempio, allocazione preferenziale), ma soprattutto dall’esperienza; le informazioni che dovranno essere riportate sui fogli sono invece le stesse dei casi precedenti. È necessario prestare attenzione: ■ a che tutti i materiali vengano trovati (in particolare se lo stesso codice ha più allocazioni) ■ ad avere la ragionevole certezza di aver cercato in ogni possibile posto per ciò che non si è trovato. ART-INVENTARI-ok 19-12-2004 14:21 Pagina 78 >> L’inventario. Le attività necessarie e il metodo Al termine della rilevazione completa di ogni scaffale, il responsabile della squadra di conta (o della squadra di controllo, nel caso d’inventario per categoria di codici o a campione) apporrà un’etichetta di avvenuto controllo con la propria firma sullo scaffale stesso. VERIFICA DISCREPANZE E RICONTROLLI Caricando i dati in modo opportuno su supporto informatico avente una struttura confrontabile con il sistema gestionale, è possibile individuare tutte le differenze (magazzino per magazzino, codice per codice) tra i due valori: il dato reale e quello contabile. Inizia così un momento importante di analisi delle differenze, che potrebbe essere anche piuttosto lungo e deve quindi essere valutato in base ai tempi obiettivo dell’azienda. Va ricordato che, in sede d’inventario, non sarà possibile effettuare controlli approfonditi sul passato: cosa è successo, cosa ha provocato una certa differenza? È la sede in cui prendere atto di un dato per cercare successivamente la risposta a questa domanda. Alla fine delle operazioni di controllo, avvenute sotto la direzione del responsabile delle operazioni che validerà le discrepanze individuate, si otterranno: ■ il numero di aggiustamenti: sarà un utile strumento per la stima della buona/cattiva gestione del magazzino utilizzando indicatori come: numero di aggiustamenti di inventario numero di movimenti di magazzino numero di codici aggiustati codici gestiti/giacenti ■ il bilancio tra aggiustamenti positivi e negativi (a valore) per individuare l’impatto complessivo sul bilancio aziendale dell’operazione ■ le differenze puntuali magazzino per magazzino, codice per codice. Con questi dati in mano si chiederà l’autorizzazione alla Direzione per la 78 “ “ Va ricordato che, in sede d’inventario, non sarà possibile effettuare controlli approfonditi sul passato: cosa è successo, cosa ha provocato una certa differenza? È la sede in cui prendere atto di un dato... registrazione informatica delle variazioni. Salvo casi “eclatanti” di furti ai danni dell’azienda, si arriverà al punto che verrà concessa tale autorizzazione e verranno effettuate le variazioni. CONCLUSIONE Basandosi sul supporto informatico di archiviazione, è possibile procedere alla registrazione di tutte le differenze in modo massivo, avvalendosi della collaborazione dell’EDP e questo diventa l’ultimo passo con cui l’inventario può dirsi concluso. Rimane sospesa l’ultima domanda, a cui non era possibile rispondere durante lo svolgersi del progetto: “Cosa ha generato queste differenze?” Ci sono due cose da fare assolutamente a questo punto, soprattutto nel caso in cui i dati valutati prima non siano entro i limiti di accettabilità dell’azienda: ■ per il passato: nei casi più consistenti di variazione, incaricare una persona sensibile al dato di magazzino e a tutte le azioni possibili di destinare una parte del proprio tempo per capire nell’ultimo periodo cosa è successo a quei codici; ■ per il futuro: organizzare un sistema d’inventario periodico mirato ad alcune aree/alcuni codici, in base ai risultati dell’esperienza appena conclusa, in modo da individuare tempestivamente eventuali differenze, riuscendo a ricostruire la causa dell’errore per rimuoverla. A questo punto possiamo tornare all’inizio: c’era una lista di possibili errori >dicembre 2004< Logistica Management che potevano verificarsi. Per dire di aver trovato la soluzione dobbiamo scorrerli di nuovo e individuare qualche riga sopra l’“antidoto”. Vediamo di seguito problema e soluzione: ■ non tutto il materiale venga contato → ricontrolli casuali ■ strumenti fuori taratura → controllo a carico della Qualità ■ attrezzi per la movimentazione non sufficienti → stima della disponibilità necessaria in modo preventivo ■ aree non individuate → individuazione di tutte le aree ■ errori di identificazione → supporto dell’Ufficio Tecnico ■ unità di misura → segnalazione su carta, personale qualificato e ricontrolli ■ ambiguità tra giacenza e WIP → separazione preventiva ■ azzeramenti “d’ufficio” → analisi preventiva ■ perdita dei fogli → registro dei fogli di rilevazione e firma dei fogli distribuiti ■ errori di trascrizione su foglio o a sistema → ricontrolli ■ omissioni in fase di trascrizione/inserimento → ricontrolli ■ aree non conteggiate → individuazione delle aree e ricontrolli ■ conteggio di materiale non materiale conteggiato portato in azienda successivamente alla rilevazione e quindi non caricato → allestimento di un’area apposita. A tutti i possibili problemi corrisponde un’azione (preventiva o non) che se non elimina del tutto gli errori, inevitabili, almeno contiene entro certi limiti fissati il loro impatto sui valori di magazzino. È necessario infatti “uscire” dall’inventario, correggendo gli sbagli precedenti e non deve capitare che sia l’inventario a portare con sé errori nuovi e quindi nuove e maggiori incertezze sul dato.