Il negozio informatizzato

Il negozio
informatizzato
Gian Paolo Calzolaro
INFOLOGIS | LA CONOSCENZA A DIMENSIONE D’IMPRESA
Sommario
Il negozio del nuovo millennio ............................................................................................................ 1
Retail, parola d’ordine: Trasformazione ......................................................................................... 1
Il commercio ovunque .................................................................................................................... 2
Perché informatizzare il negozio......................................................................................................... 3
Vantaggi di un sistema gestionale .................................................................................................. 3
Trend tecnologici ............................................................................................................................ 4
Come informatizzare il negozio .......................................................................................................... 6
Architettura ..................................................................................................................................... 6
L’hardware ...................................................................................................................................... 6
Il software ....................................................................................................................................... 8
I benefici economici del negozio informatizzato .............................................................................. 12
Calcolare il TCO di un sistema gestionale ..................................................................................... 12
Esempi di informatizzazione ......................................................................................................... 12
1
Il negozio del nuovo millennio
Retail, parola d’ordine: Trasformazione
Scaffali fisici e digitali colmi di prodotti, innumerevoli modelli di macchine, un’offerta televisiva
illimitata e su internet musica, giochi, scarpe, video, servizi di ogni genere ad ogni ora. Il cliente non
fa solo del “cosa comprare”, ma del “come e dove”, un progetto; un progetto per gestire da una
parte la perdita di ricchezza e dall’altra l’eccesso di scelta, per gestire il tempo, per gestire il
rammarico di una scelta sbagliata e per scovare il prezzo più basso. In questo periodo il cliente esce
dalle proprie aree di comfort, e ne esce più forte per ritarare il proprio modello di vita; cambia
creativamente il proprio punto di vista, l’intensità, la frequenza e la modalità dell’acquisto/ accesso
(nel Punto Vendita, dal cellulare, in un social network etc.), diventa produttore, distributore e anche
concorrente. Cambia, insomma, le proprie abitudini: quelle che fanno cambiare i conti dei
commercianti.
Progettare il retail diventa quindi un’esigenza. E questo vuol dire individuare una promessa di
servizio forte e riconoscibile, unica, che il cliente possa ritrovare in tutti i touch points della sua
esperianza, sempre più estesa e integrata (fisico/ digitale).
La partita su cui si gioca la distribuzione è rovente. Retail e industria si trovano a dover gestire una
trasformazione del proprio modello di business e, anche di servizio al Cliente. Il tutto in velocità e
con strutture appesantite, con “sistemi di offerta e di vendita (spesso) inadeguati”, con
organizzazioni ancora basate su una gestione vecchio stampo e su una cultura interna che spesso
non agevola, anzi ostacola, il cambiamento, e soprattutto con lo sguardo incollato alle vendite del
giorno dopo.
Possiamo individuare 6 grandi trend nel mondo del retail:
1. La trasformazione del commercio mondiale con la conferma dei nuovi giganti dell’on-line
che spaziano in tutti i campi, in tutti i settori, in tutte le aree. Ma anche i retailer tradizionali
difendono i loro territori ed elaborano strategie multicanali e internazionali, con un forte
spostamento del baricentro di interesse verso l’Africa
2. I pure player investono nei software del commercio tradizionale. Secondo Ecommerce
Europe i siti di commercio B2C in Europa a fine 2013 erano 650 mila e dovrebbero
continuare a crescere del 15-20% all’anno nei prossimi anni. Ciò che ha segnato gli ultimi
anni è stata la moltiplicazione da parte degli e-tailer dei punti di contatto con il cliente.
3. I format fisici si reinventano grazie allo sviluppo della multicanalità. Il mantra è l’esperienza
del cliente nel punto vendita.
4. Gli oggetti connessi (IoT) al servizio di una nuova esperienza-cliente. Un europeo possiede
in media due oggetti connessi in rete che a fine anno diventeranno sette. L’obiettivo del
retail è trovare il modo di coniugare l’Internet degli oggetti con l’esperienza-cliente e
contemporaneamente utilizzare un nuovo canale d’informazione e relazione tra cliente e
insegna.
5. Il mobile trionfa nel cuore della relazione con il cliente. Per il retail il mobile commerce è
diventato un canale di vendita non più rimandabile e i distributori anglosassoni guidano il
mercato in materia d’investimenti e strategie sul mobile. Le applicazioni: programmi fedeltà
e animazione commerciale, pagamenti, servizi multicanali.
6. La personalizzazione tra servizio al cliente e big data. Prodotti personalizzati, dove il
consumatore è “co-autore”, relazioni e offerte personalizzate attraverso le tecnologie.
L’obiettivo per i distributori è di avere una vista sul cliente a 360 gradi.
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La logistica dell'impresa commerciali
Le imprese commerciali a differenza delle
Questa riflessione è valida anche per le più
imprese produttive non realizzano una
piccole imprese commerciali ovvero per il
trasformazione fisico tecnica del prodotto ma
commercio al dettaglio, infatti sulla logistica
una sua trasformazione nel tempo e nello
la grande distribuzione ho investito molto
spazio. Questa trasformazione avviene
riuscendo ad ottimizzare i costi e generare
attraverso la sosta nei magazzini (distanzia il
valore per il cliente.
tempo della produzione da quello del
Una logistica efficiente ed efficace non è
consumo) ed il trasferimento tra magazzini
appannaggio solo della grande distribuzione
(avvicina il prodotto al consumatore).
ma può e deve esserlo anche per il piccolo
Il compito di una azienda commerciale
negozio se questo vuole evitare di chiudere
coincide in larga parte con la gestione logistica
la saracinesca. L’ottimale gestione delle
ovvero la pianificazione ed esecuzione di soste
scorte con il riordino della merce che
e trasferimenti della merce all’interno di una
effettivamente serve non è un problema
rete generando valore per il cliente finale e
della grande distribuzione, il rischio di avere
ottimizzando i costi.
merce che ruota poco e quindi scarsa
La funzione logistica insieme alla
liquidità o il rischio di avere materiale
conoscenza del mercato rappresenta quindi
obsoleto è presente anche per il commercio
l’essenza di una azienda commerciale, per
al dettaglio.
tanto è il punto su cui investire per ottenere
performance di successo.
Il commercio ovunque
Nell'economia digitale di oggi, sembra che chiunque può realizzare qualsiasi cosa. Nel giro di un paio
d'anni, precoci giovani start-up possono evolvere in enormi marchi globali, mentre i player affermati
possono diventare irrilevanti. Ci sono sconvolgimenti in quasi tutti i settori, dalla vendita al dettaglio
ai media ai servizi finanziari, ai servizi di viaggi, al divertimento e all'automotive.
Allo stesso tempo, molte delle nostre istituzioni più affidabili - come i governi, le banche, le grandi
imprese e i media - stanno perdendo la loro influenza. E la natura del commercio si sta spostando, e
diventa sempre più digitale, più democratizzata, più personalizzata e, spesso, più divertente. Nuovi
modelli di business digitali richiedono nuovi modi per pagare ed essere pagati. I dispositivi mobili più
veloci, richiedono esperienze utente semplici e veloci. In ultima analisi, possiamo considerare i
sistemi di pagamento come catalizzatori di Everywhere Commerce - che è la possibilità per chiunque
di pagare o farsi pagare, in modo rapido e conveniente, in qualsiasi momento, in qualsiasi luogo.
L’ Everywhere Commerce è caratterizzata da tre grandi temi:
Il Commercio frizionale: in cui le barriere tradizionali, tra cui la fase di pagamento, scompaiono dal
processo di acquisto, vendita e commercio - almeno fino a quando le cose non vanno male.
Tutti nel Business: Nel commercio sono sempre più coinvolte le microimprese e gli individui in
maniera sempre maggiore e pertanto nascono nuove responsabilità.
Il mio controllo: in cui le persone hanno i mezzi per assumere un maggiore controllo dei loro
comportamenti e anche le loro relazioni con le organizzazioni.
Ognuno di questi temi sta giocando in questo momento in tutta Europa un ruolo molto importante.
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Perché informatizzare il negozio
Vantaggi di un sistema gestionale
L’ambiente in cui le imprese commerciali competono ha reso vincente una strategia che preveda un
assortimento ampio e profondo di articoli per poter sfruttare i vantaggi economici della coda lunga,
ovvero per gestire un mercato che non è più di massa ma è una massa di mercati.
La natura stessa delle imprese commerciali e l’ambiente competitivo attuale hanno fatto si che
anche una piccola impresa se vuole sopravvivere deve gestire molte migliaia di articoli e quindi di
conseguenza molti listini, molti e frammentati ordini d’acquisto e vendita, molte politiche
commerciali in grado di colpire le masse di mercato. Date queste caratteristiche una impresa
commerciale che vuole avere successo non può prescindere da un buon sistema informativo in
grado di supportala nelle decisioni e di automatizzare i processi di gestione di migliaia di articoli.
Chiarito il contesto in cui opera una piccola impresa commerciale e quali sono le tipiche attività
svolte, possiamo individuare le funzionalità che dovrebbero essere presenti in un sistema gestionale
in grado di supportare adeguatamente i processi aziendali.
Gestione multicanale: Il sistema deve essere in grado di gestire in maniera flessibile i diversi canali
che l’impresa può decidere di utilizzare per vendere il proprio prodotto, quindi l’acquisizione diretta
di ordini, o tramite agenti, la gestione di punti vendita al dettaglio o la gestione di un sito ecommerce.
Gestione politiche commerciali: Il programma deve fornire il supporto alla gestione di listini
differenziati e politiche di prezzo e sconto create anche con regole complesse in modo da
automatizzare l’attività e fornire un’offerta personalizzata al cliente.
Gestione riordino: Rappresenta il cuore della gestione di una impresa commerciale, il sistema deve
essere in grado di supportare le decisioni di riordino in maniera automatizzata per migliaia di articoli
con l’obiettivo di mantenere basso il livello di magazzino e alto il livello di servizio al cliente.
Gestione operativa magazzino: Il sistema deve supportare in maniera adeguata le attività di
ricevimento, stoccaggio, prelievo, spedizione ed inventario, in modo tale che la sosta della merce in
magazzino sia efficiente (spazio occupato e risorse necessarie a gestirla) e che l’evasione dell’ordine
cliente sia efficace (merce spedita nel posto giusto, nel momento giusto, nella quantità giusta e nel
modo giusto.)
In questa situazione per le imprese commerciali si pone un bivio: digitale o morte. L’affermazione è
un po’ forte ma non è certamente distante dalla realtà. Rendere digitali i processi aziendali e quindi
dotarsi di un sistema informativo adeguato può fare la differenza tra un impresa che sopravvive ed
una che non c’è la fa. Materie prime e beni strumentali sono elementi ormai facilmente disponibili e
per le imprese non fanno la differenza nella creazione di valore aggiunto per il cliente.
L’organizzazione ed il sistema informativo sono invece la vera risorsa per generare un vantaggio
competitivo rispetto alle altre aziende, questo perché il contesto in cui le imprese si muovono è
turbolento e l’impresa necessità di un sistema informativo adeguato per supportare le sue decisioni.
Molti imprenditori gestiscono l’impresa come se guidassero una macchina a fari spenti nella notte,
chiudere è solo questione di tempo.
Il sistema informativo non essendo tangibile non viene considerato come un investimento ma come
un costo da sostenere, quindi in tempi di magra si taglia. È necessario quindi fare un salto culturale, il
sistema informativo va considerato allo stesso livello del macchinario che serve per realizzare il
nostro prodotto, senza il macchinario l’impresa smette di produrre, senza il sistema informativo
l’impresa smette di creare valore per il cliente.
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L’innovazione tecnologia ha reso possibile l’investimento in sistemi informativi sostenibili non solo
per le piccole impresa ma anche per le micro imprese, inoltre a breve saranno previsti degli
strumenti di finanza agevolata per favorire tali investimenti, quindi per le imprese non ci sono più
scuse di carattere economico ma solo di carattere culturale, le imprese che riescono a fare questo
salto avranno molte più possibilità di sopravvivenza delle altre.
Trend tecnologici
In un mondo sempre più terziarizzato, l’enorme diffusione degli esercizi commerciali, dagli
ipermercati alle catene di franchising e ai sofisticati concept store degli stilisti di moda, crea una
domanda crescente di soluzioni tecnologiche per rendere possibile un approccio personalizzato e
interattivo con i clienti.
Si vuole creare un ambiente "rilassato" che favorisca la propensione agli acquisti, ci si propone di
automatizzare i processi logistici, quelli di vendita e di pagamento per ridurre i tempi di attesa del
consumatore, viene data priorità alla sicurezza, ci si sforza di ridurre i costi di gestione e i consumi
energetici.
E la chiave per risolvere tutti questi problemi è fornita principalmente dalle tecnologie Ict. La
manifestazione euroshop ha confermato il crescente interesse dei retailer per le nuove tecnologie.
In particolare sono stati protagonisti dell’evento i sistemi di self-checkout, i media digitali (digital
signage) che stanno conquistando ogni “format” di distribuzione, le bilance intelligenti di ultima
generazione (collegate in rete e dotate di ampi schermi a colori e di telecamere per verificare in real
time l’efficacia delle promozioni presentate), le etichette elettroniche Lcd per la gestione dinamica
dei prezzi sugli scaffali, le prime significative applicazioni dei tag Rfid nella catena logistica, i
pagamenti con device contactless, le tecnologie wireless voce-dati e infine i sistemi di sicurezza
distribuiti (antintrusione, antitaccheggio, videosorveglianza, antincendio) e le applicazioni di building
automation per la gestione della illuminazione e della climatizzazione, il raffreddamento e
l’umidificazione dei prodotti freschi, la conservazione dei surgelati.
KPI per un negozio
Che cosa va bene nel mio negozio? Che cosa
Fare commercio é una professione che
può essere migliorato? Come posso
richiede alcune competenze trasversali,
aumentare il numero di persone che lo
indipendenti
dal
tipo
di
formula
frequentano? Come posso vendere di più?
commerciale con cui si opera. Una di queste
Come posso vendere “meglio”? I punti
è la capacità di comprendere e utilizzare gli
vendita sono tanti e diversi tra loro: grandi e
indicatori di prestazione del negozio.
piccoli, alimentari e non alimentari, generalisti
Per comprendere la perfomance di un
e specialisti, economici ed esclusivi, mono e
negozio possiamo suddividere gli indicatori
multimarca, indipendenti e affiliati… Ogni
in due categorie principali:
realtà, ogni categoria merceologica, ogni
1. Il cliente
format, ogni strategia ha la sua specificità, ma
2. La gestione interna
tutti gli esercizi commerciali operano
Il cliente:
nell’ambito delle stesse “leggi fondamentali”
del commercio.
… entra
Traffico, mercato potenziale
… gira, chiede, decide se comprare
Scontrini, tasso di conversione, vendite,
vendite per metro quadrato
… compra
Scontrino medio, battuta media, numero
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… esce
… ritorna
La gestione interna
Le merci
… arrivano, vengono lavorate, escono
… vengono ordinate, esposte,vendute
… vengono acquistate dai fornitori
Le altre risorse
… le persone
… la struttura
… la gestione finanziaria
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medio di battute per scontrino Incidenze
e penetrazione delle categorie Pressione
promozionale, risultati delle promozioni
Margini
Customer satisfaction
Fedeltà,Reclami, utilizzo post vendita
Avarie e rotture, differenze inventariali,
svalutazioni, resi
Rotazione e copertura di stock
Costo del venduto Contributi fornitori
Margini
Costo medio orario, incidenza del costo
del lavoro, numero di ore lavorate,
produttività oraria, produttività per FTE
Affitto, materiali, utenze, manutenzione,
pulizie, tasse
Utili della gestione finanziaria
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Come informatizzare il negozio
Architettura
Una delle principali sfide per le piccole imprese, specialmente a inizio attività, è costituita dai costi
per le infrastrutture informatiche e dalle ingenti spese legate alla loro gestione, mentre sarebbe
molto più conveniente risparmiare e investire in altre aree importanti per l'attività svolta. Le
soluzioni di cloud computing riducono notevolmente l'esigenza di costose infrastrutture associate a
software aziendali tradizionali e i costi supplementari correlati.
Nelle PMI la tecnologia cloud permette di implementare nuovi sistemi e processi che consentono di
ottimizzare operatività e risultati aziendali. I collaboratori continuano a chiedere una veloce
distribuzione di servizi innovativi, in grado di rispondere alle nuove opportunità provenienti dal
mercato esterno, ma il sistema IT fatica a tenere il passo.
Il cloud computing arricchisce l’IT con infrastrutture flessibili e automatizzate, nuovi livelli di
efficienza e modelli di servizi on-demand. Grazie al cloud, l’IT riesce a spostare le risorse dei sistemi
esistenti all’investimento per la creazione di servizi innovativi in grado di migliorare l’operatività,
raggiungere gli obiettivi aziendali e portare anche nuovi profitti.
Si fa un gran parlare di "Cloud Computing" di questi tempi, ma cosa vuol dire di preciso?
Come con tutti i nuovi termini, e ancor di più per quelli tecnici e informatici, è avvolto da una fitta
nebbia, o meglio, da una “nuvola”, che ne rende difficile la comprensione. Spesso viene colto solo un
aspetto oppure viene del tutto equivocato il suo significato. E’ inevitabile: si tratta di una tecnologia
molto recente e si tratta di una tecnologia apparentemente, impalpabile, non è un nuovo modello di
telefonino o di computer, non si tocca e non si vede.
Immaginiamo di trasferirci in una nuova città e di avere la necessità di una casa, abbiamo due
possibilità, possiamo comprala o affittarla. Nel primo caso abbiamo diverse decisioni da prendere,
ma abbiamo molte possibilità di personalizzarla, inoltre siamo responsabili della sua manutenzione.
Nel caso di una casa in affitto dobbiamo prendere meno decisioni, ma abbiamo meno possibilità di
personalizzazione, inoltre non siamo responsabili della sua manutenzione.
Utilizzare il cloud è come avere vivere in una casa in affitto con i suoi vantaggi e svantaggi, quale
soluzione adottare dipende dalle esigenze specifiche che una persona può avere (cambio spesso
città per motivi di lavoro, oppure ho necessità di lavorare in casa e quindi attrezzare uno spazio
adeguato).
L’hardware
La gestione di un negozio di vendita al dettaglio richiede oltre alle capacità di marketing e vendita,
sulle quali sono state spese molte parole, richiede anche capacità logistiche, in quanto possiamo
considerare il negoziante fondamentalmente come un gestore di scorte. La gestione delle scorte,
insieme al posizionamento rappresentano i fattori critici di successo di un punto vendita, ma
generalmente ci si concentra sulla gestione marketing e vendite trascurando, le scorte che hanno un
impatto sia sulle vendite che sulla gestione finanziaria.
Una corretta gestione delle scorte non può prescindere dalla presenza di un sistema informativo,
pertanto vedremo quali sono le componenti hardware fondamentali per la gestione di un punto
vendita. L’acquisto del kit informatico per il punto vendita è un investimento importante al pari
dell’allestimento del negozio e dell’assortimento di prodotti, e si aggira circa sui 1700 – 1800 euro,
anche se è possibile spendere cifre inferiori (non meno di 1000 euro). Il kit informatico si compone
dei seguenti elementi:
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1. Computer
2. Tastiera e mouse
3. Monitor
4. Stampate laser
5. Lettore barcode
6. Stampante etichette
7. Registratore di cassa
8. Acess point e modem
Computer: Rappresenta il cuore del sistema informativo anche se non è richiesta una particolare
potenza di calcolo, pertanto per circa 500/600 euro riusciamo ad avere un modello abbastanza
prestante.
Tastiera e mouse: La spesa si aggira sui 15/20 euro, ed anche qui non ci sono esigenze particolari
Monitor: Uno schermo di 17 pollici è più che sufficiente e con 150/200 ce la caviamo.
Stampate laser: Una stampante è utile per la realizzazione di semplici volantini, o altre scritte
informative da applicare in negozio. È utile per la stampa delle fatture e di vari report per la
gestione. Per queste esigenze va benissimo una stampante A4 in bianco e nero acquistabile ad
prezzo di 100/150 euro.
Lettore barcode: Esistono diverse tipologie di lettori, come la penna luminosa che consente la
lettura del codice a barre strisciando la penna lungo l’etichetta, il dispositivo CCD che consente la
lettura anche ad una decina di centimetri ed infine il dispositivo laser che consente una lettura anche
su etichette distanti. La scelta del lettore dipende dalla frequenza media delle letture, ovvero da
quanti articoli ci sono mediamente in un uno scontrino, più sono gli articoli e maggiore deve essere
la distanza a cui deve leggere il barcode in modo da velocizzare la lettura. Per l’acquisto di un lettore
di parte dai circa 50/60 per i dispositivi CCD fino a 200/300 per quelli laser.
Stampante etichette: L’acquisto di questa stampante dipende da quanti articoli arrivano non
etichettati dal produttore, per i quali quindi si rende necessario gestire un codice interno per la
movimentazione. La stampante può rivelarsi utile anche per quei prodotti che hanno già un codice a
barre nel caso volessimo stampare un QR-Code per arricchire le informazioni del prodotto. La spesa
si aggira sui 100/150 per i modelli più piccoli fino ad arrivare a 500/600 euro per i modelli che
stampano migliaia di etichette al giorno.
Registratore di cassa: Insieme al computer rappresenta il cuore del sistema informativo, ed è
importante scegliere un modello collegabile al PC e compatibile con i diversi software gestionali.
Solitamente i modelli più diffusi sono automaticamente riconosciuti dai programmi gestionali, nel
caso il registratore scelto non fosse riconosciuto è necessario configurare il programma o
richiederne una sua personalizzazione.
Acess point e modem: Un sistema informativo non collegato ad internet è poco utile, infatti
possiamo utilizzare la rete per inviare gli ordini ai fornitori, gestire un e-commerce, scaricare
aggiornamenti e così via. Abbinato al modem è consigliabile un access point wifi in modo da poter
creare all’interno del negozio una rete senza fili, ad esempio per sfruttare le applicazioni di uno
smartphone che possiamo trasformare tranquillamente in un lettore evoluto di codici a barre.
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Misuratori fiscali
La normativa concernente i misuratori fiscali è
 Gli estremi che identificano il
abbastanza estesa e articolata, riportiamo
registratore di cassa;
quindi per semplicità i principali obblighi
 I dati del centro di assistenza e del
dell'utente.
tecnico che ha effettuato la
Ogni attività commerciale in cui è imposto
verificazione periodica.
l'utilizzo del misuratore fiscale deve avere i
 La spedizione della copia per l'Agenzia
seguenti documenti:
delle Entrate deve essere fatta con
 Libretto di dotazione del registratore
raccomandata allegata a ricevuta di
di cassa, composto da pagine
ritorno, entro le 24 ore successive
progressivamente numerate in cui
all'installazione.
oltre ai dati dell'azienda, vengono di
Con il provvedimento 28/07/2003 l'Agenzia
volta in volta annotate sia le
delle Entrate ha introdotto nuove regole per il
variazione di ragione sociale che le
controllo periodico sui registratori di cassa.
verifiche periodiche effettuate e
L'onere di richiedere annualmente la verifica
trascritte dal tecnico.
periodica è a carico dell'utente/utilizzatore, il
 Registro dei corrispettivi giornalieri in
quale dovrà rivolgersi ad un centro assistenza
cui trascrivere dalla chiusura di fine
pena la non utilizzabilità del registratore
serata l'incasso del giorno.
fiscale.
 Registro per mancato o irregolare
In sede di verifica con esito positivo verrà
funzionamento del misuratore fiscale,
apposta sulla macchina una targhetta di
su cui annotare l'importo totale
colore verde su cui viene indicata la data della
pagato da ogni singolo cliente.
prossima scadenza e il numero di
riconoscimento del tecnico che ha eseguito i
 Copia dei documenti riguardanti la
test di controllo, tale targhetta non può
messa in servizio del misuratore
essere rimossa o modificata.
fiscale e ricevuta di ritorno della copia
L'utente non può utilizzare o detenere, nei
spedita all'Agenzia delle Entrate
locali allestiti alla vendita, apparecchi non
settorialmente competente.
sottoposti a verifica annuale, privi per
Entro il giorno successivo alla messa in
qualsiasi ragione, di targhetta di verifica
servizio dell'apparecchio misuratore fiscale,
periodica o sigillo fiscale.
l'utente deve dare comunicazione al
L'utilizzatore è garante del regolare
competente Ufficio Unico delle Entrate,
funzionamento del suo apparecchio e deve
mediante
apposita
dichiarazione.
La
custodire ogni documento a esso relativo,
dichiarazione è redatta in duplice copia
risponde inoltre dell'integrità del sigillo fiscale
dall'utente e contiene:
e dell'etichetta di verificazione periodica.
 I dati identificativi;
Il software
Una azienda commerciale si occupa di acquistare beni dalle imprese di produzione e di rivenderle al
cliente finale. Nel fare questa attività realizza una trasformazione economica trasferendo i beni nel
tempo e nello spazio (dove e quando servono al cliente). L’impresa commerciale svolge quindi
attività logistiche (accorpamento, trasferimento, stoccaggio, assortimento), attività finanziarie
(credito ai dettaglianti) e attività di comunicazione (informazioni sul prodotto).
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Un registratore di cassa è tutto il supporto informativo necessario ad un negozio? Forse fino a
qualche anno fa poteva bastare, ma ora che l’ambiente in cui operano le imprese gradi o piccole
come un negozio è diventato turbolento e se non si vuole correre il rischio di abbassare la serranda
definitivamente è necessario prendere decisioni tempestive, supportate da adeguate informazioni.
Un negozio acquisisce un vantaggio rispetto agli altri se riesce a fornire un assortimento adeguato ad
un costo sostenibile. Per raggiungere questo obiettivo è necessario conoscere informazioni come
l’indice di rotazione o le vendite per categoria, o il carrello medio di acquisto.
Tutte queste informazioni è possibile averle solo grazie ad un gestionale in grado di registrare le
entrate e le uscite della merce dal negozio. Oggi le possibilità di avere un sistema gestionale a costi
sostenibili per un negozio sono davvero molte e forse c’è l’imbarazzo della scelta.
Quello che a volte frena chi vuole acquistare un sistema gestionale è il timore che questo possa
introdurre dei rallentamenti alla propria attività rendendo macchinose le normali operazioni di
gestione del negozio. Questa paura può essere trasformata in una specifica da valutare nella
selezione del gestionale adatto per il proprio negozio, ovvero valutare quali e quante operazioni è
necessario fare per caricare della merce a magazzino, quali operazioni sono necessarie registrare
una vendita. Chiaramente il tempo necessario sarà comunque maggiore rispetto alla semplice
emissione di uno scontrino, ma tale tempo sarà ripagato dalle informazioni più dettagliate rispetto al
semplice registratore di cassa, in grado quindi di supportarci nelle nostre decisioni ed evitando che in
negozio ci sia merce ferma per mesi.
I processi
L’individuazione dei processi aziendali è il primo passo da compiere nel cammino che conduce al
cambio del sistema gestionale, in quanto consente di descrivere che cosa l’impresa fa in modo tale
che il fornitore possa individuare la soluzione più adatta a supportare i processi aziendali. La
mappatura dei processi è una attività fondamentale ma che spesso viene trascurata nelle piccole
imprese ritenendola troppo complessa per le dimensioni aziendali.
Una piccola impresa commerciale ha sostanzialmente quattro categorie di processi, vediamo una
breve descrizione di queste categorie.
Amministrazione/finanza: Rientrano in questa categoria le attività relative alla registrazione delle
fatture, dei movimenti contabili, la gestione degli incassi e pagamenti, la gestione delle banche e
della liquidità. Vengono inoltre gestiti i rapporti con gli agenti, la documentazione per l’importazione
ed esportazione, il sollecito dei pagamenti e la gestione degli insoluti. Fanno parte di questa
categoria i processi relativi alla contabilità analitica ed alla creazione di report per il monitoraggio
della performance aziendale.
Vendite: Chiamata anche ciclo attivo o logistica in uscita, fanno parte di questa categorie le attività
relative alla gestione dei listini, le gestione delle politiche di prezzo, l’acquisizione degli ordini e la
loro evasione, la gestione di ordini a programma e le loro relative consegne. Rientrano inoltre in
questa categoria la definizione dell’assortimento e delle categorie di prodotto, la gestione di articoli
equivalenti e la loro codifica e la gestione dei clienti
Acquisti: Chiamata anche ciclo passivo o logistica in entrata, fanno parte di questa categoria le
attività di ricerca e gestione dei fornitori, la gestione degli ordini d’acquisto, la gestione delle
politiche di approvvigionamento e delle scorte e il riordino della merce.
Logistica: Rientrano in questa categoria le attività di preparazione degli ordini, la ricezione della
merce, lo stoccaggio della merce e la sua spedizioni. Altre attività riguardano la gestione della
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documentazione della spedizione della merce, il trasferimento di merce tra vari magazzini, la
valorizzazione ed il controllo di magazzino.
Il gestionale che vorrei
Diverse volte dialogando con i clienti e
Google per le parole programma gestionale vi
discutendo nei forum in rete mi sono
ritroverete con circa 3.500.000 di risultati.
imbattuto nella spinosa questione di quale
Quale è quindi il gestionale adatto alla mia
gestionale sia migliore per la mia azienda. A
azienda? Quale è il gestionale che vorrei
sentire i commerciali delle migliaia di software
diventasse il sistema nervoso della mia
– house italiane il loro gestionale è quello
azienda? Un requisito credo vada ricercato
adatto alla vostra impresa, ma si sa sono
sopra gli altri, ovvero il gestionale deve essere
commerciali, il loro mestiere è vendere quindi
parametrizzabile. L’impresa deve essere in
la risposta va cercata altrove.
grado da sola senza l’aiuto dei programmatori
Per prima cosa bisogna partire dalla
di modificare il funzionamento del
consapevolezza che il gestionale non è quella
programma in base alle sue esigenze (previa
cosa che ci serve a fare le fatture, ma è il
adeguata formazione). Se ho bisogno di
sistema nervoso della nostra azienda,
aggiungere un campo sulla stampa del DDT
pertanto se funziona male, non registra le
perché la normativa è cambiata devo poterlo
informazioni giuste le decisioni che l’impresa
fare in autonomia, se per gestire un nuovo
prenderà e le faranno correre il rischio di non
processo di business ho bisogno di un nuovo
sopravvivere.
Questo
sicuramente
è
campo in anagrafica devo poterlo fare in
abbastanza scontato per le medie e grandi
pochi clic, se ho bisogno di modificare di
imprese, ma lo è meno per le piccole e micro
massa alcune righe d’ordine devo poterlo
imprese, che si ostinano a gestire le
fare.
informazioni aziendali senza un sistema
In giro ci sono molti gestionali che consentono
informativo adeguato.
di fare queste operazioni, quello che forse
Le imprese che invece hanno capito che avere
manca è la formazione degli operatori che
un gestionale è importante si trovano ad un
utilizzano il gestionale, perciò nella scelta
secondo problema, ovvero quale gestionale
oltre a scegliere il gestionale parametrizzabile
scegliere. Se provate a fare una ricerca su
privilegiate il fornitore che vi dà l’adeguata
formazione.
Funzionalità
Vediamo quali sono quindi le principali funzionalità che dovrebbe avere un software gestionale per
negozio.
 Sistema POS
 Gestione magazzini
 Ordine Acquisto
 Etichette
 Gestione operatori
 Gestione listini
 Gestione clienti e fidelity card
Sistema POS: Consente l’emissione degli scontri e la gestione del punto cassa, solitamente collegato
al registratore di cassa o ad una stampante per scontrini. È importante che sia integrato nel
gestionale in modo da facilitare la trasmissione dei dati dal punto cassa al programma.
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Gestione magazzini: Il programma deve consentire la gestione di più magazzini, anche se
fisicamente c’è un solo negozio, è necessario avere più magazzini virtuali ad esempio per la gestione
dei resi, per il materiale in omaggio o per la merce in conto vendita.
Ordine Acquisto: La gestione del riordino ai fornitore è molto importante in quanto se gestito
correttamente consente di avere un magazzino basso e con un alta rotazione. Il programma deve
permettere di gestire diverse politiche di riordino e consentire la gestione di scorta di sicurezza e
lotto di riordino. La creazione in automatico di ordini d’acquisto in base a livello di magazzino è
un’altra funzionalità che consente di tenere sotto controllo il valore delle scorte.
Etichette: è importante che il programma consente la stampa di etichette con il codice a barre in
modo da velocizzare il processo di pagamento della merce acquistata.
Gestione operatori: In caso ci siano più punti cassa o più operatori che operino sullo stesso punto
cassa è importante che il programma consente una gestione di diversi profili utente per i vari
operatori.
Gestione listini: è molto importante che il programma consenta di gestire differenti listini in modo
da impostare politiche differenti in base al cliente e alle diverse categorie di prodotti.
Gestione clienti e fidelity card: Il programma deve permettere la registrazione dei clienti e
l’associazione ad una fidelity card in modo da poter raccogliere informazioni sulla propria clientela e
sui suoi processi d’acquisto.
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I benefici economici del negozio informatizzato
Calcolare il TCO di un sistema gestionale
Quanto costa realmente un sistema gestionale? Banalmente si potrebbe rispondere con il costo della
licenza, in realtà è bene parlare di costo totale di possedimento o total cost of ownership.
Per calcolare tale costo bisogna considerare tre voci di costo principali:
 Hardware e software
 Dati
 Persone
Hardware e software: All’interno di questa categorie rientrano i costi relativi all’hardware
necessario per far funzionare il sistema gestionale come ad esempio il server, i gruppi di continuità,
la rete, i terminali per la radiofrequenza. L’evoluzione tecnologica ha poi creato diversi dispositivi
che possono interfacciarsi con il sistema informativo come ad esempio rilevatori di presenza,
registratori di cassa, stampanti fiscali, registratori di temperatura, scanner.
Nella categoria software oltre alla licenza bisogna considerare i costi per la configurazione e
personalizzazione del sistema e i canoni annui di manutenzione e assistenza.
Dati: Rientrano in questa categoria i costi relativi alle attività di trasferimento dati dai sistemi
informativi precedenti e la loro sistemazione per essere utilizzati nel nuovo sistema informativo.
Inoltre vanno considerati i costi per la rilevazione di dati che sono necessari al nuovo sistema
informativo per funzionare. Ad esempio se prima non veniva gestita la giacenza di magazzino è
necessario procedere ad un inventario.
Persone: Sono i costi relativi alla formazione ed all’analisi dei processi. In questa categoria vanno
considerati sia di costi per la formazione di avviamento che per la formazione relativa agli
aggiornamenti del software.
Sommando tutti queste voci di costo possiamo ottenere il TCO che va calcolato per tutto il periodo
di esercizio del sistema gestionale.
In questo modo è possibile confrontare il costo effettivo tra diversi sistemi gestionali, scoprendo
magari che quella che aveva la licenza più costosa non è detto che sia la soluzione meno economica.
Esempi di informatizzazione
Tabaccheria
La tecnologia è entrata nel mio negozio da poco tempo ed in modo graduale, in quanto non la
ritenevo indispensabile al tipo di vendite, numerose ma di singoli beni, rivolti direttamente al
consumatore finale, quali articoli di monopolio, valori bollati, giochi ed altri prodotti che possono
spaziare dalla cartoleria all’articolo da regalo. Ciò che ripaga il costo iniziale di acquisto dei
programmi e del PC ed in seguito fornirà degli utili sull’investimento è la diminuzione del magazzino,
ottenuta aumentando il ritmo degli ordini e riducendo la loro entità.
Un altro vantaggio è il minor numero di errori negli acquisti che si traducono in prodotti obsoleti. Il
primo intervento volto al cambiamento e all’introduzione di nuove tecnologie è coinciso con la
necessità di inviare denaro all’estero, passando dalla procedura telefonica, con operatore della sede
di Milano, a quella on-line, mediante l’uso di internet, realizzando così un risparmio di circa l’80% sui
tempi di esecuzione. Dati i benefici ottenuti, si è voluto tenere sotto controllo il giro d’affari della
tabaccheria, per riuscire a conoscere, giorno per giorno, non solo l’incasso, ma anche il guadagno e il
valore del magazzino.
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Registrare tutti i carichi e tutti gli scarichi, dopo aver codificato e classificato tutti i prodotti. Il carico
di magazzino non pone eccessivi problemi, poiché può essere effettuato nel momento più
opportuno e gli acquisti sono concentrati in un numero relativamente esiguo di documenti. Più
problematica risulta invece la registrazione delle vendite, in quanto numerose, di piccola entità e da
eseguire velocemente per evitare code alla cassa. Il lettore di codice a barre si è rivelato la soluzione
migliore, perciò ne è stato adottato uno fisso per non impegnare le mani. Inoltre, dato che molti dei
prodotti sono privi di codice a barre (valori bollati, alcuni accendini…), è risultato indispensabile
utilizzare anche un touch screen, nel quale siano presenti questi prodotti e tutte le operazioni
fondamentali, come moltiplicazione, sconto, pagamento e calcolo del resto, assieme alla facilità di
correggere eventuali errori. Inoltre, se un cliente ci chiede la fattura, si è in grado di emetterla
istantaneamente.
Il programma utilizzato fornisce statistiche esatte delle vendite e in base ad esse si è in grado di
calibrare gli ordini. Per i prodotti più venduti è stato inserito il minimo di scorta: è il programma
stesso a proporre l’acquisto, che può essere modificato e stampato per inviarlo via mail. Ad
integrazione di quanto già effettuato, in futuro si pensa di passare ad una stampante fiscale di nuova
generazione con il giornale di fondo elettronico, con notevoli vantaggi in velocità e ingombro (molto
importante per poter esporre sul banco più prodotti d’impulso).
Negozio alimentari
Abbiamo deciso di rinnovare e dotare dei nuovi strumenti ICT il nostro esercizio commerciale di tipo
tradizionale, a conduzione familiare, situato in un quartiere abbastanza centrale di Roma, a seguito
dell’ingresso nella zona di concorrenti della grande distribuzione. Con l’utilizzazione delle nuove
tecnologie e con il sostegno e la consulenza del gruppo di acquisto di cui siamo soci, abbiamo potuto
ottenere in breve tempo una serie di vantaggi, e, soprattutto, non abbiamo visto diminuire la nostra
clientela. Innanzi tutto la superficie di vendita al pubblico è aumentata, grazie alla quasi totale scomparsa
dell’area giacenze. Ciò è stato possibile per la frequenza pressoché giornaliera delle consegne, effettuate
con l’utilizzazione di un sistema di ordinazioni collegato ad internet.
Ci avvaliamo infatti di un terminale che rileva i codici a barre dei prodotti venduti, ne registra le quantità
in un file elettronico che poi viene inviato tramite modem alla centrale di acquisto. Nel giro di 24 ore
siamo riforniti della merce. Con il codice a barre risparmiamo inoltre il tempo prima impiegato a prezzare
i prodotti: riceviamo le bolle o fatture per posta elettronica, e con lo stesso computer possiamo eseguire
le variazioni di prezzo e immetterle nel registratore di cassa.
Tramite posta elettronica riceviamo inoltre dalla centrale tutte le informazioni sui nuovi prodotti, sulle
offerte e sugli sconti: un risparmio di tempo e un vantaggio economico, dato che non dipendiamo più dai
rappresentanti, salvo che per una piccola parte di specialità, soprattutto di prodotti freschi, che abbiamo
voluto mantenere. Abbiamo adottato anche il sistema della fidelity card del gruppo di acquisto, molto più
pratica del vecchio raccoglitore e dei bollini da incollare, che permette, oltre alla classica raccolta punti
per i premi, anche di effettuare gli sconti alla cassa ai clienti.
Nel sito web della centrale posso controllare, insieme allo stesso cliente, la sua situazione di punteggio in
tempo reale. Un altro aspetto utile dell’uso dell’ICT è quello della consulenza telematica per il lay out.
Sulla base dei dati inviati tramite modem direttamente dalla nostra cassa, dalla centrale possono
controllare il venduto, e quindi consigliare come ottimizzare l’esposizione della merce sugli scaffali.
Insomma, il beneficio dell’uso delle nuove tecnologie è reale , e il costo dell’investimento si ripaga con il
tempo che si risparmia e con il maggior numero di clienti che si può accogliere e servire più agevolmente.
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