Alcune azioni suggerite per un uso più efficiente di Lotus Notes

Alcune azioni suggerite per un uso più efficiente di Lotus Notes®
Lotus Notes (versione R7) dispone di molte funzionalità che permettono di organizzare e
assegnare la priorità desiderata ai messaggi di posta, e quindi di ridurre al minimo il tempo di
gestione. Queste funzioni consentono di risparmiare tempo, aumentano la produttività e ti
aiutano a concentrarti sulle attività aziendali di maggiore importanza.
1. Power Draft / Modelli
I Power Drafts sono modelli utili per comunicazioni che si ripetono (messaggi di posta o
riunioni di calendario). Se ti capita di inviare frequentemente un certo tipo di messaggio,
crea e salva una bozza in modo da non dover riscrivere ogni volta lo stesso testo. Ricorda
che le bozze devono essere archiviate, altrimenti vengono eliminate ogni 60 giorni.
1.1 A-B-C Email Power Draft: Crea un New Memo con la struttura Action-BackgroundClose mostrata qui sotto e seleziona Save as Draft. Il messaggio viene memorizzato in
Lotus Notes Drafts. Evidenzia il messaggio A-B-C Power Draft archiviato nella cartella Draft.
Fanne una copia con Ctrl-C (copia) – Ctrl V (incolla). Apri la copia, completa il messaggio e
invialo.
1.2 Power Draft di riunione: Crea e archivia un Meeting Power Draft nelle bozze di Lotus
Notes creando un New Memo e selezionando Save as Draft. Seleziona Meeting Power
Draft nella cartella Draft e trascinalo nell'icona Calendar (nella barra degli strumenti a
sinistra). Seleziona Meetings. Viene aperta una voce del calendario secondo il modello
Meeting Power Draft. Completa con le informazioni, invita i partecipanti e invia.
1.3 Power Draft di lavoro: Crea un modello Power Draft (ripetizione dell'informazione) in
New Memo. Save as Draft nella cartella delle bozze. Il messaggio viene memorizzato nelle
bozze di Lotus Notes. Evidenzia il messaggio Work Power Draft nella cartella Draft. Fanne
una copia con Ctrl-C (copia) – Ctrl V (incolla). Apri la copia, completa il messaggio e invia.
2. Gestione delle email
2.1 Filtra le email di scarso valore utilizzando Auto-route: Per ridurre la quantità di
tempo passato quotidianamente a gestire le email, indirizza automaticamente i messaggi di
bassa priorità, ad esempio newsletter provenienti dall’esterno, in cartelle specifiche e
controllale 1-2 volte al mese.
Per usare questa funzione in Lotus Notes e inserire tutti i messaggi provenienti da uno
specifico mittente in un’apposita cartella:
Fai clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio a bassa priorità che vuoi
indirizzare automaticamente a una cartella di posta designata. Seleziona Create Quick
Rule, quindi When Sender (conterrà l'indirizzo email del mittente), spunta Move to Folder,
quindi la cartella di destinazione o Create New Folder e premi OK.
2.2 Opzioni di consegna:
1) Return receipt: Ti viene recapitata una ricevuta quando il destinatario apre il
messaggio. È importante utilizzare questa funzionalità solo quando è
assolutamente necessario.
2) Prevent copying: Impedisci al destinatario di copiare o inoltrare un messaggio
confidenziale. Anche questo è un metodo per garantire la sicurezza di
informazioni confidenziali o dati sensibili che devono anche essere crittografati.
3) Auto spellcheck: Assicurati che sia stato effettuato il controllo ortografico su tutti i
messaggi prima dell'invio. Ciò migliorerà la chiarezza di quanto scrivi e la tua
immagine professionale.
Dalla barra degli strumenti seleziona la scheda Delivery Options, spunta le caselle Return
receipt, Prevent copying o Auto spellcheck. Fai clic su OK e invia il messaggio nel solito
modo.
2.3 Codifica con colori / Contrassegno del messaggio: Codifica con i colori i messaggi in
arrivo da mittenti importanti. Da Lotus Notes selezionare Tools ¦ Preferences ¦ Mail –
Immettere nome e cognome del mittente, quindi selezionare opportunamente il colore di
sfondo o del testo. Cliccare OK.
2.4 Personalizza la ricezione: Nella barra degli strumenti selezionare File ¦ Preferences ¦
User Preferences ¦ Mail. In Receiving selezionare la casella Controlla nuove email in
arrivo ogni 30 minuti. In When New Mail Arrives deseleziona la casella Play a sound.
2.5 Creare una firma automatica: Per creare una firma automatica da Lotus Notes seleziona
Actions ¦ Tools ¦ Mail footer. Completa il modulo e premi il pulsante Enable the Mail
Footer nella parte inferiore del modulo.
2.6 Cartelle
Crea cartelle in Lotus Notes per organizzare e archiviare i messaggi. Etichetta le cartelle, ad
esempio in questo modo:
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Per priorità: URGENTE, IMPORTANTE, SOLO AGGIORNAMENTI
Per completamento: DA INIZIARSI IL (DATA), IN CORSO, FATTO
Per nome del progetto
Per persona
Per futuro evento o riunione
Ogni giorno, trascina le email in ciascuna cartella in base all’oggetto o in seguito a una
rapida occhiata al contenuto. Quando la cartella della posta in arrivo è vuota, esamina ogni
cartella e agisci su ciascun elemento in base alla sua importanza. Almeno una volta al
giorno prenditi il tempo di leggere e svolgere i contenuti delle cartelle URGENTE e
IMPORTANTE.
Copia o trascina i messaggi con scadenza temporale nel calendario e/o l'elenco delle attività
invece di lasciarli nelle cartelle.
Quando invii un messaggio di cui desideri tenere traccia, inserisci il tuo indirizzo nel campo
Bcc oppure trascinalo dalla cartella messaggi inviati alla cartella della persona o del progetto
corrispondente. Rivedi e aggiorna secondo necessità.
Infine, ricorda che tutti i messaggi che non sono stati archiviati vengono eliminati dopo 60
giorni. Controlla regolarmente la tua cartella della posta in arrivo e assicurati di archiviare
tutti i messaggi importanti che devi salvare.
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