manuale Archiwin

Manuale d'uso ArchiWin
ArchiWin
il programma per la gestione della libreria
MANUALE D'USO
con modulistica
© CLESP s.r.l. - via Del Progresso, 18 - 35127 Padova
Tel. 049 4102325- Fax 049 4102329 - C.F. e P.I. 02621910286
E-mail: [email protected]
www.clesp.it
1. DEFINIZIONE TASTI E ZONE DELLO SCHERMO
In ArchiWin si può utilizzare il mouse o, in alternativa, la tastiera:
Tutte le voci di menù e tutti i pulsanti di comando hanno una lettera
sottolineata: premendo ALT + lettera sottolineata si richiamerà il
comando voluto.
Nelle procedure di utilizzo di ArchiWin sono presenti solo tre tipi di schermate:
data entry, tabelle e ricerche.
Il data entry ha lo sfondo grigio e presenta varie caselle da compilare disposte
in ordine sparso: un’intera schermata con un data entry corrisponde ad un
record (cioè una registrazione).
Nei data entry si utilizzano (in alternativa al mouse) i seguenti tasti:
F3
F4
F6
F7
F9
F10
inserisce un nuovo record
modifica il record corrente
cancella il record corrente
ricerca un record
registra ed inizia un nuovo record
registra
La tabella ha lo sfondo bianco, è divisa in varie righe (simile ai programmi tipo
Excel). Ogni riga di una tabella corrisponde ad un record.
Nelle tabelle si utilizzano (in alternativa al mouse) i seguenti tasti:
CANC
INS
INVIO
cancella record corrente
inserisce un nuovo record
seleziona il record corrente
Nelle ricerche si utilizzano i seguenti tasti:
F3
F4
F6
F10
INVIO
CTRL +FRECCE
inserisce un nuovo record
modifica il record corrente
cancella il record corrente
registra
conferma una ricerca
cambia indice di ricerca
Attenzione: Si consiglia di tenere sempre a portata di mano il presente foglio
con l’elenco dei tasti principali.
2. ATTIVITÀ DI COMMESSO LIBRARIO CON ArchiWin
Ogni cliente può presentarsi più volte al banco per: prenotare nuovi libri,
ritirare libri arrivati, modificare prenotazioni, annullare prenotazioni.
Il commesso librario riceve al banco i clienti per i quali, mediante ArchiWin,
può effettuare:
1. Prenotazioni dei libri: il commesso riceve le prenotazioni dei libri dai
clienti, cerca il libro corretto nell’elenco, stampa la prenotazione, chiede
l’eventuale acconto.
2. Visualizzazione prenotazioni dei clienti: il commesso controlla o annulla
la prenotazione effettuata dai clienti.
3. Consegna dei libri al cliente: il commesso controlla se il libro è arrivato
(prenotazione “evasa”), stampa lo scontrino, consegna il tutto.
A tale scopo ArchiWin dispone di una Scheda Cliente dalla quale si possono
notare tutti i movimenti effettuati dal cliente: libri prenotati, libri arrivati, libri
consegnati, libri annullati.
4. Invio delle prenotazioni alla Clesp: il commesso invia le prenotazioni a
Clesp via modem e riceve l’aggiornamento delle prenotazioni da Clesp.
5. Salvataggio del lavoro: alla sera, il commesso esegue una copia di
sicurezza su floppy disk (backup) dei dati memorizzati con il programma.
3. GESTIONE DELLE PRENOTAZIONI: SELEZIONE DEL CLIENTE
Per selezionare un cliente è sufficiente:
• Scegliere la voce di menù Prenotazione, Gestione.
• Compare la tabella Elenco Clienti (fig.1), in cui sono elencati i clienti già
registrati.
• Digitando le prime lettere del cognome, ci si avvicina al cliente cercato, se
esiste.
fig.1 Tabella Prenotazione - Elenco Clienti
Se il cliente esiste già: è sufficiente confermare la scelta con il tasto INVIO o
premendo il pulsante SCHEDA CLIENTE. Se non risulta nell'eleno assicurarsi
che la casella combinata Tipologia Clienti sia settata su tutti i
clienti.
Il Pulsante EVIDENZIA SU SFONDO GIALLO I CLIENTI NON ATTIVI
serve per evidenziare i clienti che hanno prenotazioni in alcuni stati. Per sapere
quali sono gli stati, che rendono attivo il cliente, bisogna andare alla voce
Cliente attivo se ha prenotazioni in stato nella maschera
Configurazione Utente dal menu di Servizio.
Se il cliente è nuovo va creato e inseriti i suoi dati. A questo punto:
• Siamo nella tabella Prenotazioni, Elenco Clienti e quindi si usa il
pulsante in basso a destra INSERISCI CLIENTE (o da tastiera INS).
• Si apre un data entry (fig.2) nel quale vanno inseriti i dati del cliente: è
obbligatorio inserire sempre Cognome Nome. Gli altri campi vanno inseriti se
richiesti dalla Direzione del punto vendita.
• Si procede da una casella all’altra del data entry con il tasto TAB o con
INVIO.
• Riempiendo i campi Cellulare e/o E-mail, il cliente autorizza l’invio di un
SMS e/o e-mail per la comunicazione di arrivo dei libri al punto vendita.
• Per confermare e registrare i dati premere F10: si ritornerà alla tabella dei
clienti.
fig.2 Data Entry Gestione Clienti
Attenzione: le eventuali modifiche del numero di cellulare e/o e-mail vengono
automaticamente trasmesse a Clesp quando il cliente inserisce o annulla una
prenotazione. Cancellando i dati si sospende automaticamente il servizio.
Inoltre, ai fini della legge n. 675/1996 il cliente dovrà firmare l’autorizzazione
per l’invio dell’SMS o e-mail.
Attenzione: nella tabella Elenco Clienti è possibile anche eseguire le
precedenti operazioni premendo i seguenti tasti:
CANC
INS oppure ALT+I
freccie
ALT+V
per cancellare un cliente
per inserire un nuovo cliente
scorro l’elenco clienti
visualizzo il cliente
Scelto il cliente si procede con la Scheda Cliente.
4. SCHEDA CLIENTE
Come già illustrato precedentemente, questa procedura è attivata dalla solita
voce di menù: Prenotazioni, Gestione. Compare l’Elenco Clienti
(fig.1), dove digitando le prime lettere del cognome, ci si avvicina al cliente
cercato e si conferma la scelta con il tasto INVIO.
fig.3 Tabella Scheda del cliente
Nella Scheda Cliente (fig.3) è possibile eseguire le seguenti operazioni:
Visualizza
Stampa Ritardo
Nuova prenotazione
Scontrino
Stampa Scheda
Annulla Prenotazione
Storico
ALT+V
ALT+O
ALT+N
ALT+S
ALT+T
ALT+A
ALT+R
Tali operazioni verranno descritte nel dettaglio nel seguito di questo manuale.
Il Pulsante VISUALIZZA serve per visualizzare la maschera Gestione
Clienti dove appariranno in dettaglio i dati del cliente.
Il Pulsante STAMPA RITARDO darà la possibilità di stampare un foglio, dove si
attesta la difficoltà di reperire il libro della prenotazione selezionata a causa
Ristampa.
Analizziamo, invece, il dettaglio di alcune colonne che compongono la tabella
della Scheda cliente.
Di particolare interesse la colonna St.(Stato) che indica lo stato dei libri
prenotati:
St. Significato
Descrizione
P
Prenotato
la prenotazione è appena stata inserita
O
Ordinato
la prenotazione è stata inviata a CLESP (via
modem)
G
Arrivato
il libro è arrivato in CLESP
H
Pronto
il libro è pronto per la spedizione
V
In viaggio
il libro è in viaggio dalla CLESP verso il punto
vendita
E
Arrivato al Punto
Vendita
il libro è arrivato ed è disponibile per il cliente
F
Venduto
il libro è già stato consegnato al cliente
A
Annullato
il cliente ha annullato la prenotazione
N
Non consegnabile
il libro è in ristampa
D
Disdetto
il libro è stato annullato tardivamente, arriverà
comunque al Punto Vendita
Tale colonna verrà aggiornata automaticamente per ogni prenotazione in
seguito ad ogni collegamento effettuato con la Clesp.
La terza colonna, indicata con U, serve a indicare se la prenotazione fatta è di
tipo universitaria.
La quarta colonna, indicata con (*), talvolta viene riportato un *: questo
segnala che quel libro è in ristampa; posizionando il cursore sul libro, sulla riga
gialla a fine pagina viene visualizzata la data in cui l’editore prevede di renderlo
disponibile.
Attenzione: si deve cercare di evitare le operazioni di annullamento o di
modifica di una prenotazione del cliente. NON INSERIRE PRENOTAZIONI
DUBBIE O INCERTE.
5. PRENOTAZIONE DEI LIBRI
Dalla Scheda Cliente premendo il tasto NUOVA PRENOTAZIONE (ALT+N),
si accede al data entry delle prenotazioni.
5.1. Testata di prenotazione
Compare la maschera Inserimento di una nuova prenotazione
(fig.4): la prima casella è per inserire una eventuale nota alla prenotazione
(non obbligatorio), per procedere premere INVIO oppure il tasto TAB.
Si passa dunque all’eventuale acconto: dopo averlo inserito premere INVIO.
fig.4 Data Entry Inserimento di una nuova prenotazione
Il Flag Internet: non è modificabile e sarà spuntato solo nell'eventualità che
la prenotazione è stata effettuata da internet da un cliente.
Il Flag Universitaria: serve per rendere tutte le prenotazioni di libri che si
andranno ad effettuare di tipo universitaria, spuntandola non ci sarà nessuna
particolare modifica nei processi di prenotazione.
Scorciatoia: da ogni punto del data entry, premendo il tasto F10, si conferma
il data entry stesso e si passa alla compilazione della tabella Inserimento di
righe di una nuova prenotazione.
5.2. Righe di prenotazione
Si passa così alla tabella nella quale saranno inseriti i libri da prenotare (fig.5).
Attenzione: Qualora ci fossero ancora delle modifiche d'apportare nei dati
inseriti nella maschera precedente, lo si può fare cliccando sul pulsante
Modifica Prenotazione, o premendo il tasto F4. Poi si potrà continuare
con l'inserimento delle righe di prenotazioni dando la conferma hai
cambiamenti apportati.
fig.5 Data Entry Inserimento righe di una nuova prenotazione
• Per inserire una prenotazione premere il tasto INS della tastiera oppure
utilizzare il pulsante Prenota un libro (ALT+P). Per eliminare una
prenotazione è sufficiente premere il tasto CANC.
• Si apre un data entry per la selezione del libro da prenotare (fig.6).
fig.6 Data Entry Dettaglio Prenotazione
I tasti presenti nella parte inferiore del data entry permettono di effettuare
delle ricerche di libri sulla base di quattro chiavi distinte:
Operazione
Da tastiera
cercare per numero EAN
ALT+E
cercare per autore
ALT+A
cercare per titolo
ALT+T
cercare per codice interno
dell'autore
ALT+O
La ricerca più sicura è mediante il codice EAN (codice a barre), perché non è
possibile avere due libri con lo stesso codice EAN.
È possibile anche accedere direttamente alla banca dati dei libri premendo F7 e
spostandosi con CTRL + frecce . Sarà comunque possibile effettuare un
cambio di chiave di ricerca: è sufficiente premere sui nomi dei campi della
tabelle in grassetto (ad esempio EAN, Titolo, Autore…).
Digitando nel campo Ricerca le lettere iniziali del titolo (nella ricerca per
titolo) o dell’autore (nella ricerca per autore) o ancora le prime cifre dell’EAN,
ci si avvicina progressivamente al libro cercato.
È possibile, inoltre, eseguire una ricerca per contenuto, ossia ricercare un libro,
ad esempio, solo con parte del titolo. Tale ricerca si attiva premendo il tasto F8
oppure il relativo pulsante presente sull’entry form indicante un punto
interrogativo rosso.
Se il libro esiste già nell’elenco dei libri (è quasi certo: ci sono 75.000 libri
scolastici e 300.000 di varia):
• È sufficiente confermare il libro (ricordare che siamo in una tabella) con il tasto
INVIO
• Si torna a Dettaglio Prenotazioni: è sufficiente confermare con F10.
Se il libro è nuovo è possibile inserirlo manualmente:
• Premere il tasto F3 o il tasto denotato da una freccetta rossa.
• Si apre un data entry per l’inserimento dei dati del libro (fig.7). Sono
obbligatori EAN, Titolo, Editore, Tipo di Scuola. Facoltativi
invece Autore, Volume, Codice editore, Prezzo. Il campo EAN è
obbligatorio e non è consentito inserire un libro con lo stesso codice EAN di
un libro già esistente.
• Per confermare e registrare i dati, premere F10.
• Il libro sarà immediatamente prenotabile con la stessa procedura descritta in
precedenza.
fig. 7 Data Entry Gestione Libri
Completate queste operazioni, si ritornerà automaticamente alla tabella dei
libri: il cursore si posizionerà sulla prima riga del libro appena inserito e sarà
già possibile prenotarne delle copie.
Attenzione: Molti libri scolastici hanno titoli uguali ma cambia il volume,
oppure la scuola, etc. È importante accertarsi che il libro sia quello desiderato
dal cliente. In casi dubbi, chiedere al cliente di specificare meglio i dati del
libro, possibilmente il codice EAN (codice a barre) stampato sul retro del libro.
È possibile prenotare più di una copia per riga di prenotazione.
Scorciatoia: premere F10 così da confermare tutto in blocco, invece con F9 si
conferma il tutto e si ritorna direttamente in questo data entry per un altro
libro da prenotare.
Completata la prenotazione di tutti i libri richiesti dal cliente, è possibile
effettuare la stampa della scheda prenotazioni.
5.3. Stampa della prenotazione
La prenotazione va stampata per darne una copia al cliente: per fare ciò si
preme il pulsante STAMPA QUESTA PRENOTAZIONE (ALT+S).
Nel data entry seguente si può selezionare una anteprima di stampa (pulsante
ANTEPRIMA DI STAMPA oppure ALT+A) oppure stampare premendo il
pulsante STAMPA (ALT+S).
Effettuata la stampa, premendo ESC si torna alla Scheda Cliente. Una
nuova pressione di ESC permetterà di tornare all’Elenco Clienti: è
possibile ora eseguire una prenotazione per un successivo cliente ripetendo la
procedura appena descritta.
Per utilizzare altre funzioni del programma, premere ESC fino a tornare al
menù principale.
5.4. Storico
Per ogni cliente presente nella banca dati, viene conservato uno storico delle
operazioni effettuate (prenotazioni e scontrini) (fig.8).
Per poter accedere agli storici, è necessario selezionare il cliente in questione e
poi premere il pulsante STORICO (ALT+R): sarà possibile scegliere tra
prenotazioni e scarichi.
Scegliendo Prenotazioni, apparirà l'elenco delle testate di prenotazioni
ordinate per data. Premendo INVIO su una riga specifica, vengono visualizzate
le singole prenotazioni che, ad esempio, può essere ristampata.
Analogamente per gli Scarichi.
fig. 8 Tabella Storico prenotazioni e scarichi del cliente
6. CONSEGNA LIBRI e STAMPA DEL DOCUMENTO DI SCARICO
Per consegnare i libri al cliente (si ricorda che si tratta dei libri con lo stato in
E), è necessario creare un nuovo scontrino e poi stampare tale documento.
Per eseguire tale operazione:
• Scegliere la voce Gestione dal menù Prenotazioni.
• Scegliere il nominativo del cliente e visualizzarne la scheda.
• Premere il pulsante NUOVO SCONTRINO (ALT+S) per ottenere la creazione
del documento di scarico (fig.9).
fig.9 Tabella di Modifica documenti di scarico esistenti
Il programma porta direttamente al data entry che gestisce il documento di
scarico.
Il documento è già pronto per essere stampato. Sarà possibile apportare
qualche modifica al presente documento premendo F4 o il pulsante MODIFICA
SCARICO: sarà possibile quindi modificare la percentuale di sconto, l’importo
da detrarre e l’abbuono posizionandosi sulla casella corrispondente.
Si procede da una casella all’altra del data entry con il tasto TAB o INVIO.
Per confermare e registrare i dati, premere F10.
Se si desidera togliere dallo scontrino un libro (perché ad esempio non viene
consegnato):
posizionarsi sul libro da cancellare e premere il tasto CANC della tastiera (tale
testo ritornerà nella scheda cliente nello stato E).
Per stampare il documento di scarico, premere il pulsante STAMPA (ALT+S).
Effettuata la stampa, si ritorna al documento di scarico e da qui premendo ESC
si torna fino all’Elenco Clienti dal quale scegliere il nominativo del cliente
successivo.
7. SPEDIZIONE ORDINI A CLESP E AGGIORNAMENTO DATI
Questa procedura può essere eseguita da qualunque computer che dispone di
un accesso ad internet. Qualora vi siano più installazioni di ArchiWin, durante
tutto il periodo di collegamento non devono esserci altri computer che utilizzino
ArchiWin.
Per effettuare il collegamento remoto con Clesp è necessario:
• Scegliere il menù Comunicazioni (ALT+C).
• Scegliere la voce Trasmissione dati (fig.10).
• Scegliere una connessione tra quelle disponibili (questa operazione solo nel
caso in cui non si è già connessi ad internet oppure non sia a disposizione un
ADSL).
• Premere COLLEGAMENTO.
fig.10 Trasmissione Dati
È possibile anche effettuare un collegamento di test (premendo il relativo
stato) che serve per verificare la bontà del collegamento con la Clesp.
Attenzione: NON INTERROMPERE PREMATURAMENTE IL
COLLEGAMENTO.
Durante il collegamento verranno eseguite una serie di operazioni
• Saranno inviate le nuove prenotazioni, eventuali annullamenti e gli scontrini
effettuati nel punto vendita
• Saranno ricevuti gli aggiornamenti della Banca dati di scolatica e della Banca
dati di varia.
• Saranno aggiornate le prenotazioni effettuate in precedenza.
• Sarà ricevuta una eventuale nuova versione di ArchiWin.
• Saranno ricevuti eventuali messaggi informativi.
Alla fine della trasmissione dati, verrà visualizzata una finestra di riepilogo
sull’esito delle operazioni eseguite. Qualora una delle procedure
precedentemente elencate non avesse esito positivo, sarà indicata la causa di
tale malfunzionamento.
Verrà inoltre comunicato il numero di libri presenti in magazzino Clesp pronti
per la spedizione ed il totale del prezzo di copertina: il Punto Vendita ha la
possibilità di autorizzarne o meno la spedizione (fig. 11).
fig.11 Riepilogo prenotazioni per Stato: richiesta per spedizione.
Il punto vendita può scegliere il mezzo di spedizione o eventualmente di non
inviare la merce per attendere che siano pronti un maggior numero di libri.
fig.12 Riepilogo prenotazioni per Stato: opzioni di pagamento.
Una volta scelto il mezzo di spedizione, è necessario scegliere l’Opzione di
pagamento (fig.12).
Attenzione: La richiesta di spedizione della merce è una procedura destinata
alle librerie. È importante anche sottolineare che alcune modalità di pagamento
offrono ulteriori sconti.
È importante effettuare frequentemente dei collegamenti perché permette di
essere sempre aggiornati sullo stato delle prenotazioni e su eventuali modifiche
della banca dati dei libri. Inoltre solo dopo aver effettuato il collegamento, la
Clesp saprà quali libri sono giunti nel Punto Vendita e potrà quindi inviare gli
sms e/o e-mail ai clienti finali.
Al termine del collegamento, verrà visualizzato a video l’ultimo messaggio
informativo inviato da Clesp; tutti i messaggi rimangono comunque
memorizzati e dalla voce di menù Comunicazioni, Notizie da Clesp e
possono essere selezionati, visualizzati e stampati in qualsiasi momento.
7.1. Controllo Spedizioni.
Selezionando dal menù Remoto la voce Controllo Spedizioni, vengono
visualizzati tutti i collegamenti con invio di prenotazioni effettuati con
indicazione della data, dell’ora e l’esito di tale operazione (fig.13).
fig.13 Rapporto Trasmissioni
8. RICEVIMENTO LIBRI DA CLESP E CARICO DA FATTURA
I libri vengono consegnati da Clesp con una etichetta rimovibile (visualizzata di
seguito), in cui è indicato il numero del cliente finale che aveva prenotato il
libro (nell’esempio sottostante è il Cliente 863, fig.14).
fig.14 Etichetta rimovibile sui libri (dimensioni reali: cm 6 x 10)
L’addetto dispone i libri in ordine di codice cliente, preparando una pila per
ciascun cliente per velocizzare le operazioni di consegna.
A questo punto è necessario effettuare l’aggiornamento automatico delle
prenotazioni, per poter verificare rapidamente quali libri siano giunti nel Punto
Vendita.
Per fare ciò:
• Scegliere la voce di menù Magazzino
• Carico da fatture (fig.13)
• Verranno visualizzate le fatture dei libri arrivati da Clesp. Selezionare la
fattura con stato NON CARICATO e premere il pulsante AGGIORNA
PRENOTAZIONI
• Verrà richiesto per sicurezza l’inserimento delle prime cinque cifre del
protocollo selezionato.
fig.15 Carico da fattura
Completata anche questa operazione, l’aggiornamento avverrà in automatico.
Nel caso ci siano problemi nel ricevimento della merce, viene visualizzato
anche il nome del corriere, il numero di telefono da chiamare per ricevere
informazioni e se il corriere è SDA anche la lettera di vettura.
9. GESTIONE DELLE GIACENZE
Qualora rimangono delle copie invendute di un libro, è possibile inserirle come
giacenze del proprio magazzino. È sufficiente accedere ad Anagrafiche,
Libri ricercare il testo in questione ed aggiornare il campo Giacenza con il
numero di copie disponibili (fig.15).
fig.15 Gestione libri in giacenza
Quando un cliente richiederà un libro in giacenza, ArchiWin avviserà che è
disponibile subito una copia in magazzino (fig.16) e che tale ordine può essere
immediatamente evaso. Il numero di copie disponibili in giacenza, viene
aggiornato automaticamente.
fig.16 Evasione libro in giacenza
A questo punto sarà già possibile emettere lo scontrino.
9.1 STAMPA DELLE GIACENZE
Partendo dalla schermata generale è possibile ottenere una stampa dei libri in
Giacenza andando alla voce Stampa libri in Giacenza del menù
Magazzino.
10. Anagrafica Editori
Per effettuare delle ricerche sugli editori si dovrà andare alla voce Editori dal
menù Anagrafiche. Si potrà accedere quindi a questa maschera fig.17. Da
qui si possono effettuare ricerche per Codice o per Ragione Sociale
basterà cliccare sull'intestazione della colonna e una volta evidenziata in
azzurro, allora potrai inserire il testo da ricercare nella casella di testo
Ricerca.
fig.17 Tabella Gestione Editori
Per poter inserire dei nuovi editori si dovrà effettuare una richiesta a Clesp.
11. GESTIONE LISTE DELLE ADOZIONI
Questa procedura serve per creare e poi stampare le liste delle adozioni delle
scuole più vicine al punto vendita (ovvero da cui proverrà il maggior numero di
studenti) per velocizzare l’inserimento delle prenotazioni. L’addetto al punto
vendita consegna allo studente la lista dell’adozioni della sua scuola, lo
studente contrassegna i libri da prenotare e l’addetto deve semplicemente
digitare i codici dei libri contrassegnati: l’inserimento di una prenotazione è
quindi molto più veloce.
Per creare una lista di adozione è necessario creare prima la scuola relativa a
cui si vuole associare una lista d’adozione.
Creazione di una nuova scuola
• Accedere al menù Anagrafiche, Scuole (fig.18)
• Premere il pulsante INSERISCI SCUOLA oppure F3
• Sono obbligatori i campi Codice, Tipo di scuola e Nome
• Premere F10 per confermare i dati inseriti.
fig.18 Data entry Gestione Scuole
Inserimento nuova riga di adozione
• Premere il pulsante Inserisci Adozione (CTRL+I)
• Inserire la classe e la sezione, avendo cura di indicare in maiuscolo la sezione
ed in minuscolo eventuali commenti (es. A amm). Indicando TUTTE nel
campo sezione, l’adozione verrà sempre selezionata
• Per rendere la lista più ordinata, è possibile suddividere i testi scolastici per
materia. Per inserire una materia è sufficiente premere il pulsante MATERIA
(CTRL+E). La materia comparirà a schermo con lo sfondo verde e in
grassetto nelle stampe. Se la materia desiderata non è presente nell’elenco,
può essere creata premendo il tasto INS
• Scegliere a questo punto il campo sul quale si desidera effettuare la ricerca
del libro (Autore, Titolo, ISBN, Codice editore) oppure premere
F7 per accedere alla banca dati completa. Una volta individuato il libro
desiderato, premere INVIO per confermarlo
• È possibile inoltre indicare ciascun libro della lista con Consigliato (per
specificare che il libro è solo consigliato) oppure con Ereditato (il libro è
ereditato dagli anni precedenti e non è necessario acquistarlo)
• Premere F10 per confermare l’inserimento del libro nella lista d’adozione
Procedere analogamente per l’inserimento degli altri libri e/o materie facenti
parte della lista d’adozione.
Stampa della lista delle adozioni.
• Accedere al menù Anagrafiche, voce Scuole
• Selezionare la lista che si desidera stampare
• Premere il pulsante STAMPA le adozioni (ALT+S)
• Indicare la classe e le sezioni interessate.
Collegamento prenotazioni - adozioni
Le liste d’adozione servono per velocizzare le operazioni di prenotazione
conoscendo la scuola, la classe e la sezione del cliente. È necessario che
nell’anagrafica del cliente, sia assegnato il campo Scuola, Classe e
Sezione; questo può esser fatto al momento della creazione di un cliente o
anche successivamente.
• La procedura di inserimento prenotazioni con le liste d’adozione è la stessa
descritta nel paragrafo 5 del manuale.
• Nella schermata Inserimento righe di una nuova prenotazione,
premere il pulsante SCUOLA (ALT+U).
fig.19 Inserimento prenotazioni da Adozioni
• Appare la schermata Prenotazione dei libri adottati dalla
scuola. Selezionare la riga indicante il libro desiderato e premere il pulsante
AGGIUNGI UNA COPIA (+). È possibile selezionare più copie dello stesso
testo premendo più volte il pulsante. Analogamente si può sottrarre le copie in
più premendo TOGLI UNA COPIA (–). È anche possibile selezionare tutti i
libri della lista con PRENOTA TUTTO (*).
• Completata la scelta dei testi, premere il tasto con la spunta rossa (o F10) per
confermare le prenotazioni.
• A questo punto si può procedere come al solito alla stampa delle prenotazioni.
12. PRENOTAZIONI DA INTERNET
I clienti possono prenotare libri direttamente dal sito web della Clesp, dove
possono selezionare anche il punto vendita dove ritirare la merce. Il punto
vendita selezionato potrà verificare la presenza di prenotazioni provenienti da
Internet accedendo a Gestione, Prenotazioni da Internet (fig.20).
fig.20 Tabella Prenotazioni in arrivo da Internet
Alla voce Nuovi Clienti verranno visualizzati i dati del cliente e
selezionandolo in Prenotazioni del Cliente selezionato verranno
visualizzate le prenotazioni effettuate dal singolo cliente.
Il punto vendita a questo punto può decidere se accettare la prenotazione
premendo il pulsante CONFERMA IL CLIENTE o di rifiutarla, pulsante
ANNULLA IL CLIENTE.
13. RIEPILOGO PRENOTAZIONI PER STATO
È possibile avere un resoconto delle prenotazioni per stato selezionando
Gestione, Conteggi (fig.21).
fig.21 Tabella Riepilogo prenotazioni per Stato
Per ogni singolo stato, oltre alla descrizione, viene visualizzato il numero di
prenotazioni presente in ciascun stato.
Selezionando con un doppio click uno stato, viene elencato il dettaglio delle
prenotazioni. In fig.22 è possibile vedere le 29 prenotazioni in stato O
indicate in fig.21.
Inoltre è possibile creare un file di testo (txt) con il riepilogo delle prenotazioni
per stato.
fig.22 Tabella Selezione prenotazioni
14. ESTRATTO CONTO
Accedendo a Comunicazioni, Estratto Conto c’è la possibilità di
visualizzare gli estratti conti dei pagamenti con Clesp (fig.23).
fig.23 Estratto Conto
Se un cliente ha un fido, questo comparirà nella colonna Avere e ad ogni
acquisto in Dare compariranno i crediti non saldati verso la Clesp.
Se un cliente non ha un fido, in Avere verranno visualizzate le fatture già
saldate verso la Clesp e in Dare, ancora una volta, i crediti non saldati verso la
Clesp.
Attenzione: l’opzione estratto conto è disponibile solo per le librerie.
15. RESA DEI LIBRI A CLESP
Questa procedura viene utilizzata per compilare l’elenco dei libri che devono
essere resi a Clesp: tale elenco deve essere allegato al Documento di Trasporto
emesso dal Punto Vendita.
Per creare la lista dei resi è necessario:
fig.24 Resa a Clesp
Scegliere la voce di menù Magazzino (ALT+M)
Scegliere la voce Nuovo Scarico
Selezionare CLESP SRL nella casella Cliente
Selezionare Reso A Clesp nella casella Causale come in fig. 24 e poi
premere F10
Premere ALT+R o il pulsante RESE DA GIACENZA e in automaticato procederà
a scaricare tutta la giacenza del magazzino senza procedere all'inserimento
manuale libro per libro attraverso il pulsante INSERISCI RIGA (fig. 25).
fig.25 Resa a Clesp
A questo punto i libri da rendere sono elencati nel documento di scarico. In tale
elenco è possibile anche lo scontro di acquisto e pertanto assegna una
valorizzazione della resa. È possibile stampare anche il conteggio delle rese già
contabilizzate da Clesp accedendo a Magazzino, Conteggio Resi e
scegliendo l’anno desiderato.
16. NOTIZIE DA CLESP
La Clesp periodicamente invia dei messaggi (di carattere commerciale e
tecnico) che vengono visualizzati all’avvio di ArchiWin. È possibile però
esaminarli con calma accedendo a Comunicazioni, Notizie da CLESP
(fig.26).
fig.26 Notizie da Clesp
Alla sinistra del messaggio, sono presenti altri messaggi che possono essere
visualizzati.
Attenzione: Si consiglia di prendere visione con attenzione dei messaggi
riguardanti offerte commerciali.
17. SALVATAGGIO DEI DATI SU DISCHETTO
È buona norma effettuare una copia di sicurezza (backup) dei dati memorizzati
dal programma una volta al giorno. Questo consente, nel caso di mal
funzionamenti del computer che si utilizza, di non perdere tutto il lavoro
eseguito fino a quel momento.
A tale scopo è presente la seguente semplice procedura che crea una copia dei
dati su floppy disk:
• Inserire un floppy disk
• Accedere alla voce di menù Servizio, Backup (fig.27)
• Premere il pulsante COPIA DI SICUREZZA
• A questo punto verrà chiesto di inserire, uno alla volta, i floppy necessari per
copiare interamente i dati. È importante sottolineare che il numero di floppy
varia a seconda dei dati inseriti nel proprio punto vendita: sono necessari,
però, un minimo di 10 floppy disk.
• È possibile effettuare una copia di backup direttamente su Hard Disk: è
sufficiente selezionare la voce Solo su Disco Fisso prima di premere il
tasto Copia di sicurezza. La semplice copia su disco fisso, però, non
salvaguardia da eventuali mal funzionamenti del computer: va comunque
trasferita su un supporto rimovibile (cd) oppure su un altro computer
presente in una eventuale rete locale.
Per maggiore sicurezza è opportuno utilizzare alternativamente due serie di
dischetti da alternare. In questo modo si avrà sempre a disposizione almeno
una serie.
fig.27 Salvataggio e ripristino degli archivi (backup)
18. RIPRISTINO DEI DATI DA DISCHETTO
Qualora si è dovuto reinstallare il software in seguito a guasti hardware o
software, è possibile ripristinare i dati risalenti all’ultima copia di sicurezza
effettuata.
Per il ripristino dei dati, operare come segue:
• Scegliere la voce di menù Servizio, Backup (fig.27).
• Premere RIPRISTINO DEI DATI.
• A questo punto verrà chiesto di inserire nel giusto ordine i floppy contenenti
la copia di sicurezza.
• Al termine premere ESC per uscire.
19. CAMBIO ANNO
È inoltre possibile accedere alla banca dati delle prenotazioni e dei clienti
dell’anno precedente. Non sarà possibile effettuare nuovi inserimenti.
Questo è possibile accedendo a Servizio, Cambio anno e indicando l’anno
prescelto (fig.28) e digitando alla voce Nuovo Anno l’anno a cui si vuole
tornare (in figura è fatto l’esempio con il 2003).
fig.28 Selezione anno (esempio con il 2003)
20. MESSAGGISTICA INTERNA
Il servizio di messaggistica interna è un servizio gratuito per comunicare con
clesp. Per poter accedere a questo servizio bisogna andare alla voce del menù
Comunicazioni e cliccare alla voce Messaggistica interna. Si aprirà la
maschera in fig. 29.
Ad ogni riga corrisponde un messaggio e cliccandoci sopra due volte si potrà
vedere il corpo del messaggio. Ogni riga ha un colore diverso in base al valore
assunto dalla colonna Stato per il valore:
• I (Inviato) la riga apparirà in colore blu e sono i messaggi inviati;
• L (Letto) la riga apparirà in colore verde e sono i messaggi ricevuti e già
letti;
• A (Arrivato) la riga apparirà in colore rosso per tutti quei messaggi appena
ricevuti da Clesp.
fig.29 Maschera Gestione messaggi
20.1 CREAZIONE E INVIO DI UN MESSAGGIO
Per creare un nuovo messaggio (fig. 30), bisogna:
fig.30 DATA ENTRY Nuovo Messaggio
• Premere F3 o il pulsante INSERISCI MESS. per creare il nuovo messaggio.
• I campi Mittente e Destinatario appaiono già compilati, quindi si andrà
a scrivere nei campi Titolo e Testo rispettivamente un titolo e il testo
della comunicazione che si vuole fare a Clesp. Tutti questi campi sono
obbligatori e vanno compilati tutti.
• Si procede premendo il pulsante Conferma o F10. Il messaggio verrà inviato
appena si farà un collegamento con Clesp.
20.2 RICEZIONE DI UN MESSAGGIO
La risposta da Clesp ai messaggi inviati si ottiene con i collegamenti successivi;
appena termina il collegamento, apparirà la schermata di gestione dei
messaggi con in evidenza il messaggio di risposta. Dopo la lettura del
messaggio è importante che si clicchi sul pulsante Segna come già letto
(fig.30), per avvisare la macchina, altrimenti apparirà questa maschera ad ogni
successivo collegamento.
21. COLLABORATORI ESTERNI
Dalla voce Presenze Collaboratori del menù Servizio si accederà alla
maschera Presenze collaboratori (fig. 31). Questa maschera serve per
la gestione delle ore di lavoro delle persone che sono incaricate di gestire il
punto vendità della Clesp, presso gli Iper Mercati e Super mercati.
fig.31 Tabella Gestione Presenze Collaboratori
Per poter inserire le ore bisogna:
• Selzionare il proprio nome dalla lista nella casella combinata Collaboratore;
• Selezionare il mese nella casella combinata Periodo;
• Ora si può procedere a inserire l'ora facendo attenzione a posizionarsi nella data giusta (le righe) e
nel periodo giusto Mattina Inizio, Mattina Fine, Pomeriggio Inizio,
Pomeriggio Fine (le colonne). E poi cliccare il tasto INVIO.
Attenzione: I Flag accanto ad ogni periodo (Mattina e Pomeriggio) stanno a
indicare che le ore svolte sono straordinarie qualora i flag fossero selezionati;
solo le domeniche sono impostate in automatico su Straordinario.
A fine mese dopo aver controllato di aver inserito le ore giuste, si potrà
procedere con la chiusura del periodo cliccando sul pulsante Chiudi Periodo
e dopo di che non si potrà più modificare le ore. Dopo il collaboratore dovrà
stampare il foglio ore cliccando sul pulsante Stampa periodo, e spedirlo via
fax alla Clesp.
Attenzione: qualora ci fossero ancora degli errori nelle ore anche dopo la
chiusura del periodo, lo si spuò segnalare tranquillamente sul fax quando
s'invia la stampa delle ore a Clesp.
22. RAPPORTO GIORNALIERO
Per poter ottenere una stampa su file di testo di tutte le prenotazioni in un
dato periodo, si può accedere alla maschera Rapporto Giornaliero
prenotazioni, dalla voce Rapporto Giornaliero dal menù Magazzino.
fig.32 Stampe Rapporto Giornaliero
Oltre a indicare il periodo con le caselle combinate dal , al; si può specificare
se i campi saranno separti da Tabulazione o da Virgola. Selezionato a
propria discrezione le caratteristiche che assumerà il file di testo basterà
cliccare PROCEDI per ottenere la stampa su file.
23. Utilità
Se si desidera cancellare le prenotazioni e\o clienti dell'anno precedente, e non
lo si ha già fatto con la procedura di cambio anno, allora lo si può fare
accedendo alla maschera Utilità dalla voce Utilità dal menù Servizio
(fig. 33). Dopo aver selezionato la voce gradita basterà cliccare il pulsante
PROCEDI ed eseguirà la cancellazione.
fig.33 Maschera Utilità
24. Controllo EAN / ISBN
Qualora mancasse l'ultimo digit dell'EAN o dell'ISBN o nell'eventualità che il
codice a barre sull'etichettà Clesp, fosse rovinato; si può accedere alla
maschera Utilità dalla voce Controllo EAN/ISBN dal menù Servizio.
La maschera (fig. 34) presenta una casella di testo dove si andrà ad inserire il
codice da verificare. La macchina fornirà in tempo reale una risposta sulla
veridicità del codice.
fig.34 Maschera Controllo EAN/ISBN
25. SOLUZIONE PROBLEMI SOFTWARE
1) Se si rileva qualche mal funzionamento oppure si interrompe la
corrente di alimentazione del computer:
In questi casi è buona norma tentare come prima soluzione una ricostruzione
degli indici. Per eseguire tale operazione:
• Scegliere la voce di menù Servizio, Manutenzione
• Premere il pulsante SELEZIONA TUTTO
• Premere il pulsanteRICOSTRUZIONE INDICI
•
Terminata la ricostruzione degli indici, premere anche RICOSTRUZIONE
ARCHIVI
È possibile selezionare solo alcune tabelle per effettuare una ricostruzione
parziale degli indici.
È importante anche sottolineare che la procedura di ricostruzione che coinvolge
tutte le tabelle, potrà richiedere alcuni minuti e l’attesa varierà a seconda della
potenza del computer adottato.
2) Il client non si avvia
Nel caso di installazioni di rete, è necessario verificare che il computer che si
sta utilizzando (client) abbia accesso alla rete locale.
Supponiamo che il nostro client debba accedere alla risorsa di rete E:,
verificare che in Risorse del computer che l’unita di rete E: sia connessa.
Nel caso di installazione su singolo computer, scaricare dal sito web
www.clesp.it l’aggiornamento del software, che sostituirà l’eseguibile di
ArchiWin.
3) Il Collegamento Remoto genera un errore in Windows 95
In alcune vecchie versioni di Windows95 è possibile che non siano installati i
corretti componenti di rete. Per ovviare a tale problema:
• Accedere a C:\Clespwin
• Cercare il file W95ws2setup.exe
• Doppio clic su tale programma
4) Come installare una nuova versione.
Accedere al sito della Clesp, www.clesp.it. Cercare la voce Download e
scaricare il file di aggiornamento.
• Far uscire tutti i terminali da ArchiWin
•
•
•
•
Fare doppio clic sul file appena scaricato
Schiacciare poi il pulsante UNZIP
Premere OK alla fine, quando appare un’altra finestrella
Infine, premere il pulsante CLOSE per uscire
È importante sottolineare che la nuova versione scaricata dal sito, riguarda
solo l’eseguibile e non comprende l’aggiornamento della banca dati dei libri.
Questa può essere aggiornata solo durante collegamento tramite ArchiWin.
26. INSTALLAZIONE E CONFIGURAZIONE UTENTE
• Inserire il CD-ROM e l’installazione partirà automaticamente; nel caso in cui
non si avviasse, eseguire D:\SETUP.EXE, dove D: è il drive del Cd-rom.
L’installazione richiederà pochi minuti.
• Terminata l’installazione, avviare ArchiWin cliccando sull’icona che verrà
creata sul desktop di Windows (fig.35).
fig.35 Icona di ArchiWin presente sul desktop
• Sul Desktop verrà creata automaticamente anche l’icona del collegamento a
questo manuale (fig.36).
fig.36 Icona del manuale di ArchiWin presente sul desktop
• Configurare l’utente (fig.37) inserendo:
o Ragione sociale: digitare la propria ragione sociale (obbligatorio)
o Indirizzo, cap, comune, …: digitare indirizzo, cap, comune, …
o P.I.: inserire la partita iva (obbligatorio)
o Codice attivazione: premere il pulsante RICHIEDI. Si aprirà la
finestra Richiesta di codice di attivazione: selezionare
una connessione e premere il pulsante COLLEGAMENTO. Il codice di
attivazione verrà memorizzato automaticamente.
o Cod. CLESP: questo codice viene assegnato da CLESP all'utente per
identificarlo come cliente della CLESP: si imposta con l'installazione e
non deve mai essere modificato.
o Sconto fisso per il cliente: digitare l’eventuale sconto fisso
applicato ai clienti (esempio 10%)
Al termine dell’installazione, il software sarà in una Procedura di Prova
durante la quale è possibile inserire prenotazioni e clienti, effettuare
collegamenti alla Clesp senza che tali dati vengono considerati come reali.
Quando si desidera passare a effettuare operazioni vere è sufficiente tornare in
Configurazione Utente e togliere la spunta alla voce Procedura di
prova. I dati di prova inseriti precedentemente verranno cancellati
automaticamente.
fig.37 Parametri di Sistema e Configurazione Utente
Nella Configurazione utente è presente anche la voce DOCUMENTI:
• Le prime 4 voci (Intestazione prenotazioni, Piede
prenotazioni, Dicitura Legge 675 Prenotazioni, Nota) servono
per integrare i messaggi sulla stampa delle prenotazioni.
• Le successive 2 voci (Intestazione scarichi, Piede scarichi) per
integrare le stampe degli scontrini
Attenzione: assicurarsi che nel menù principale di ArchiWIn il percorso
attivo sia C:\CLESPWIN\[anno corrente]. In caso contrario si dovrà
cambiare la data, che non è impostata correttamente, nell'orologio del sistema
operativo (doppio click sull'ora presente in basso a destra).
27. INSTALLAZIONE DI RETE
L’installazione di rete è necessaria quando si vuole che più computer possano
condividere la stessa base dati. L’installazione di rete si effettua mediante le
seguenti operazioni:
• Sul computer che opererà come server, installare ArchiWin nel solito modo. Il
computer che opererà come server, non dovrà utilizzare Windows ME come
sistema operativo.
• Su ogni computer “satellite” (client) assicurarsi che l’unità che contiene la
cartella ClespWin “di rete” (vedi punto precedente) sia visibile come unità di
rete (funzioni “Connetti unità di Rete” e “Riconnetti all’avvio”)
• Da ogni computer client fare doppio clic sul programma NetInstall che si
trova nell’unità di rete designata, nella cartella ClespWin. Quando si entra nel
programma bisogna specificare la cartella di rete che si vuole usare (es.:
E:\ClespWin) ed il sistema provvederà a sistemare correttamente i dati.
Attenzione: se dal computer “Server” si vuole eseguire ArchiWin da un’altra
unità disco dello stesso PC (ad esempio H:, così da avere H:\ClespWin),
spostare la cartella C:\ClespWin in H: ed eseguire il programma NetInstall,
specificando H:\Clespwin come cartella di rete.
Attenzione: su ogni computer da cui si vuole eseguire ArchiWin dovrà poi
essere installato un diverso codice di attivazione. Si consiglia di effettuare tutte
le installazioni di rete, e poi di annotare per ciascuna macchina il numero
denominato “PC” nel menu Servizio à Configurazione Utente e chiedere i codici
di attivazione tutti assieme.
28. FAQ
1. Come fare a sapere se si è ricevuto una nuova versione da scaricare,
visto che il messaggio è sempre lo stesso, e le istruzioni per installare
l’aggiornamento?
Quando si riceve un aggiornamento compare la message box che dice che è
stato ricevuto un aggiornamento. Da qui bisogna premere ok.
Al successivo riavvio del programma, un messaggio avviserà che si sta per
installare una nuova versione. Tale operazione durerà pochi minuti.
2. Nel trasferire i dati non sembra essere efficace o pronta la
connessione. A volte esce un messaggio del tipo SOCKET EROR 10065,
no route to host.
Verificare che la connessione sia presente avviando Internet Explorer. A volte i
vari provider richiedono una password, se sulle impostazioni della connessione
non si è salvata in automatico la password con la login, bisogna inserirla
manualmente ad ogni connessione. Quindi se ci si connette direttamente con il
programma potrebbe non funzionare perché non prevista la richiesta di
password.
3. Come fare, se si deve formattare il disco fisso, a conservare i dati?
Nel caso in cui si deve formattare il disco e reinstallare ArchiWin, è preferibile
conservare i dati di sistema. Per fare questo:
• Copiare tutto il contenuto di [anno corrente] in una cartella di comodo o in
alcuni floppy (vedi paragrafo 17).
• Reinstallare
• Contattare Clesp per ricevere il codice di attivazione
• Ricopiare il contenuto della cartella di comodo in C:\Clespwin\[anno
corrente] o ripristinare i dati dai floppy (vedi paragrafo 18).
4. Cosa fare se verifico un problema durante il collegamento?
Le cause che comportano un errore durante il collegamento possono avere
diverse origini:
• Se viene riscontrato un errore del tipo "Socket error #10061" (o simile), è
necessario verificare la presenza sul computer su cui si lavoro di un firewall.
Un firewall è un programma che gestisce gli accessi del computer ad
internet, filtrando quali applicazioni hanno il diritto di poter accedere ad
internet. E' necessario, quindi, configurarlo per consentire ad ArchiWin di
poter trasmettere dati via web.
• Se viene riscontrato un errore del tipo "Socket error #10060" (o simile) e
non è presente un firewall, è necessario verificare la bontà del proprio
collegamento ad internet. Ad esempio, si verifica che il collegamento è
soggetto a frequenti cadute della linea, questo comporta delle difficoltà anche
durante il collegamento alla Clesp.
• Se viene riscontrato un errore del tipo "Per motivi tecnici non è stato
possibile elaborare gli archivi inviati precedentemente e pertanto
l'aggiornamento delle prenotazioninon è stato trasmesso perchè non sarebbe
completo", in questo caso si tratta di un problema che dovrà essere risolto
dall'ufficio tecnico della Clesp. Tentando un nuovo collegamento a distanza di
poco tempo, il problema risulterà già risolto.