audit organizzativo
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Audit Organizzativo Premessa L’audit organizzativo ha lo scopo di diagnosticare con maggiore precisione e puntualità il funzionamento organizzativo dell’azienda cliente e di fornire al Vertice aziendale ed al Management Team suggerimenti sulle linee di cambiamento organizzativo coerenti con l’attuazione degli orientamenti strategici. In linea generale, le principali domande di fondo tipiche di un simile intervento sono: • il funzionamento attuale dell’organizzazione e la cultura manageriale presente sono adeguati a supportare gli obiettivi strategici dell’azienda in un sistema competitivo sempre più sfidante? • nell’assetto attuale quali sono i punti di forza/debolezza per indirizzare con maggiore precisione le azioni di miglioramento/cambiamento organizzativo ed eventualmente individuare soluzioni organizzative più efficaci ed efficienti? • quanto è opportuno “consolidare” la struttura organizzativa ed i ruoli manageriali chiave pur mantenendo l’adeguata flessibilità e snellezza operativa dei processi? • quanto sono presenti i fondamentali meccanismi di gestione aziendale quali i sistemi di pianificazione e controllo, comitati e gruppi di lavoro, riunioni del management team, ecc.? Nell’ambito dell’AUDIT ORGANIZZATIVO (effectiveness assessment) si analizzano le percezioni e le valutazioni del top management e dei responsabili di 1° livello su come la macchina organizzativa funziona e sulle principali aree di criticità, gestendo il processo di allineamento della squadra di vertice sia sulla diagnosi che sulle priorità di miglioramento/cambiamento. Obiettivo dell’intervento L’obiettivo prioritario è quindi quello di rilevare le valutazioni del management “allargato” (coinvolgendo cioè tutte le funzioni) sul funzionamento aziendale in modo da verificare: • il grado di adeguatezza della struttura organizzativa attuale rispetto sia all’evoluzione del business e sia alla cultura aziendale; • l’opportunità/necessità di adottare soluzioni organizzative/di modello differenti (lean organisation: l’azienda guidata dal cliente) o aggiustamenti dell’assetto esistente; • l’opportunità/ necessità di lavorare non solo sulla struttura organizzativa ma su tutte le variabili della gestione d’impresa: i ruoli e le aree di responsabilità, il processo decisionale e gli ambiti in cui vengono prese le decisioni, i meccanismi di integrazione e coordinamento, i processi aziendali, le 1 competenze ed i profili professionali, i comportamenti organizzativi, il sistema di assegnazione e valutazione degli obiettivi. Questo tipo di “check up organizzativo” consente non solo di individuare le principali criticità organizzative ed i conseguenti piani di miglioramento, ma finisce anche per diventare un’analisi del clima aziendale (che è un aspetto molto importante nel processo di cambiamento di un’azienda) e del grado di allineamento/condivisione del Management sulla diagnosi e sulle azioni di sviluppo, piattaforma base e chiave di qualsiasi progetto di cambiamento. Ambito dell’intervento Per le considerazioni fatte precedentemente l’ambito di intervento non può che riguardare l’intera azienda per avere una visione sistemica del modello organizzativo (dalla lean production alla lean organisation) e per valutare l’allineamento manageriale tra i responsabili delle funzioni chiave verso il cambiamento organizzativo. Approccio e Fasi di lavoro In tale logica, si propone un intervento consulenziale di breve durata (2-3 mesi), efficace ed efficiente, che coinvolga tutto il Gruppo Dirigenti e alcuni Quadri (Alti potenziali) e che sia in grado di fornire al Vertice gli elementi fondamentali per prendere una decisione su: • • Qual è l’assetto della macrostruttura più idoneo per sostenere le sfide future • Quali sono i ruoli chiave da valorizzare e le competenze distintive, di tipo manageriale/comportamentale e di tipo tecnico/professionale, per mantenere/generare vantaggio competitivo • Qual è la strategia di gestione/sviluppo delle risorse umane adeguata e coerente con il funzionamento organizzativo e le strategie • Quali sono i valori di fondo dell’azienda ed i comportamenti organizzativi e manageriali richiesti/attesi. Quali cambiamento occorre attuare per migliorare il funzionamento della macchina organizzativa e dei processi fondamentali per raggiungere gli obiettivi strategici L’attività di audit sul funzionamento organizzativo sarà seguita da incontri di presentazione, discussione e allineamento manageriale al fine di delineare le linee di sviluppo organizzativo da tradurre in una piano articolato di cambiamento fatto di progetti specifici di realizzazione in stretto collegamento con l’attuazione dei piani strategici definiti dall’azienda. Piano attività La proposta prevede che il progetto si realizzi secondo la seguente articolazione: • • comunicazione interna da parte del Vertice analisi del materiale organizzativo esistente (disposizioni, manuale processi, ecc.) 2 • • • • • • • • • interviste e focus group per l’analisi del funzionamento organizzativo (audit) elaborazione materiale e report incontri di stato avanzamento presentazione al Vertice dei risultati e condivisione preparazione materiale da presentare workshop con il management per la condivisione della diagnosi e dei risultati definizione delle linee di intervento/cambiamento pianificazione delle attività (programma operativo di cambiamento) Avvio dei progetti di cambiamento Nello schema seguente sono riepilogate le principali attività con una stima di impegno che dipende dal livello di coinvolgimento che l’azienda intende perseguire nella realizzazione di questo progetto, che costituirebbe in realtà la prima fase di una profondo processo di cambiamento. Pertanto l’impegno è variabile in funzione del numero di interviste e focus group da effettuare. ATTIVITA’ Comunicazione interna alle persone coinvolte delle finalità del progetto e dei tempi Analisi del materiale organizzativo esistente/ disponibile Interviste strutturate e mirate al management sulla base di una check list predefinita Focus Group con il Middle Management focalizzati su alcuni temi critici del funzionamento attuale Elaborazione risultati e proposte organizzative da parte della consulenza Discussione del documento con il Vertice e la Direzione HR + definizione obiettivi workshop Preparazione workshop di allineamento manageriale IMPEGNO CLIENTE Riunione di presentazione IMPEGNO CONSULENZA 1 consulente (0,5 gg) Riunione con Vertice Aziendale e il Controllo Organizzativo Incontri di 2-3 ore per ciascun Responsabile di Funzione 1 consulente senior (pari a 0,5 gg.) 2 consulenti senior che conducono le interviste in parallelo (pari a 4 gg.) 2 consulenti senior che gestiscono i lavori di gruppo (pari a 2 gg.) Workshop di allineamento e condivisione dei risultati emersi Incontro con il Management Team Predisposizione linee di intervento ed elaborazione piano di cambiamento TOTALE IMPEGNO Preparazione del piano di cambiamento con Vertice e Controllo Organizzativo 2 gruppi di 10 persone max con un impegno di mezza giornata per gruppo (pari a 1,0 giornate) con feed-back ai partecipanti Incontro di mezza giornata con Vertice aziendale + Controllo Organizzativo 2 consulenti senior che preparano il documento finale (pari a 2 gg.) 2 consulenti senior che partecipano all’incontro (pari a 1 giornata) 2 consulenti senior che predispongono il materiale e preparano l’incontro (pari a 2 gg.) 2 consulenti senior che gestiscono il workshop ed elaborano i feed back (pari a 2 gg.) 2 consulenti senior (pari a 1 gg) 15 GIORNATE 3