Guida per l`utente di InTouch
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Guida per l'utente di InTouch BCM Business Communications Manager Stato del documento: Standard Versione del documento: 01.01 Numero del documento: NN40170-102 Data: Ottobre 2009 Copyright © 2009 Nortel Networks. Tutti i diritti riservati. Le informazioni contenute in questa documentazione sono soggette a modifiche senza preavviso. Le dichiarazioni, le configurazioni, i dati tecnici e i consigli contenuti in questa documentazione sono ritenuti precisi e affidabili, ma vengono presentati senza alcuna garanzia espressa o implicita. Gli utenti si assumono la completa responsabilità per l'applicazione di qualsiasi prodotto specificato in questa documentazione. Le informazioni qui incluse sono di proprietà di Nortel Networks. Marchi Nortel, il logo Nortel e Globemark sono marchi di Nortel Networks. Microsoft, Windows, Windows XP, Windows Vista, MSN e Windows Live sono marchi di Microsoft Corporation. Skype è un marchio di Skype Technologies. Tutti gli altri marchi e marchi registrati sono di proprietà dei rispettivi proprietari. Sommario 3 Sommario Capitolo 1 Introduzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Informazioni su InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Requisiti minimi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Prima esecuzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Elementi dello schermo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Pannello di InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Barra degli strumenti di InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Menu di scelta rapida. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Visualizzazione chiamate attive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Capitolo 2 Configurazione dei contatti. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Aggiunta e rimozione dei contatti dall'elenco dei contatti di InTouch . . . . . . . . . . . . . 15 Gestione dei contatti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Contatti principali . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Ricerca dei contatti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Unione di contatti duplicati . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Gestione dei contatti di Outlook per mezzo di InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Capitolo 3 Visualizzazione delle presenze dei contatti. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Informazioni BLF (Busy Lamp Field) tramite l'interfaccia BCM . . . . . . . . . . . . . . . 21 Ricerca nel Calendario di Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Presenza relativa a Skype in InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Presenza relativa a Skype in MSN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Capitolo 4 Utilizzo delle funzionalità di InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Funzionalità di e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Voci del calendario e appuntamenti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Chiamate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Errori della finestra di chiamata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Modifica del comportamento di chiamata del numero telefonico . . . . . . . . . . . . . 28 Instant Messaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Chiamate perse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Opzioni di InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Guida per l’utente di InTouch 4 Sommario NN40170-102 5 Capitolo 1 Introduzione Questa sezione contiene informazioni sui seguenti argomenti: • • • • “Informazioni su InTouch” a pagina 5 “Requisiti minimi” a pagina 5 “Prima esecuzione” a pagina 6 “Elementi dello schermo” a pagina 6 Informazioni su InTouch InTouch è un'applicazione utente aggiuntiva per Outlook che viene eseguita su un PC basato su Windows e integra Outlook, MSN e Skype con la gestione e il controllo chiamate BCM. InTouch ottimizza le comunicazioni fornendo informazioni di presenza consolidate e presentando svariate opzioni di comunicazione come voce, e-mail e/o Instant Messaging (IM). InTouch riunisce le forme di comunicazione più diffuse fornendo un'interazione diretta ad accesso rapido fra telefonia, e-mail, calendario e IM. Requisiti minimi Sistema operativo: • • Windows XP Professional SP3 Windows Vista SP2 Business, Ultimate o Enterprise (32 O 64 bit) .Net Framework: • Framework 3.5 Service Pack 1 – disponibile dal sito Web di Microsoft Microsoft Outlook • • • 2002 (XP) 2003 2007 Microsoft Exchange: • • 2000 2003 Skype (facoltativo): • 3.8.0.188 MSN (facoltativo): • 14.0 Guida per l'utente di InTouch 6 Capitolo 1 Introduzione BCM: • • BCM 50 Versione 5.0 BCM 450 Versione 5.0 Windows Installer: • Windows Installer 3.1 Requisiti hardware del PC client: • • • • Processore da 1 GHz a 32 bit (x86) o a 64bit (x64) 1 GB di memoria di sistema Almeno 20 MB di spazio disponibile per l'installazione e 10 MB di spazio disponibile aggiuntivo per la configurazione e i dati di contatto nella cache. I requisiti di spazio per la configurazione e la cache variano in funzione del numero di contatti da visualizzare. Connessione di rete. Almeno 10Mb/s. Prima esecuzione Eseguendo InTouch per la prima volta, se si ha accesso a più di 1 NE viene richiesto di selezionare l'NE da un elenco di NE configurati per l'utilizzo in BCM. Se è disponibile un solo NE per l'utente, InTouch utilizzerà quell'NE automaticamente. Se non è stato approvvigionato alcun NE, le funzioni di InTouch non sono disponibili. Se si utilizza Skype, da Skype viene richiesto di abilitare l'accesso di Outlook.exe all'applicazione. All'avvio iniziale, il pannello di InTouch non avrà alcun contatto elencato. Per ulteriori informazioni sull'aggiunta di contatti al proprio elenco di contatti, vedere “Aggiunta e rimozione dei contatti dall'elenco dei contatti di InTouch” a pagina 15. Elementi dello schermo L'interfaccia utente di InTouch è formata da diversi elementi. Gli elementi principali sono: • il pannello di InTouch: un riquadro a larghezza fissa che risiede sul lato destro di qualsiasi pagina di Outlook - questa schermata è formata da diverse schermate secondarie dimensionate automaticamente secondo le esigenze. Gli elementi secondari sono: — Il pannello di ricerca. — L'elenco dei contatti di InTouch. I contatti principali (definiti dall'utente) vengono visualizzati all'inizio dell'elenco, seguiti da tutti gli altri contatti aggiunti da tutte le fonti disponibili (Outlook, BCM, Skype e MSN). — I riquadri delle chiamate. Nota: il pannello di InTouch non può essere ridimensionato orizzontalmente ma si ridimensiona automaticamente in verticale insieme alla finestra di Outlook. Il pannello di InTouch non può essere chiuso. Per rimuovere il pannello di InTouch, il plug-in deve essere disabilitato o disinstallato. Consultare la guida di Outlook per le istruzioni sulla disabilitazione dei componenti aggiuntivi. NN40170-102 Capitolo 1 Introduzione 7 • • • La barra degli strumenti. I menu di scelta rapida (clic con il pulsante destro del mouse o pop-up). La finestra di dialogo Aggiungi contatti, utilizzata per aggiungere contatti dalle diverse fonti di contatti al pannello di InTouch. Pannello di InTouch Il punto centrale di visualizzazione di InTouch è il pannello di InTouch, situato sul lato destro della schermata di Outlook. La Figura 1"Pannello di InTouch" (pagina 8) mostra il pannello di InTouch. Guida per l'utente di InTouch 8 Capitolo 1 Introduzione Figura 1 Pannello di InTouch Tabella 1 Proprietà del pannello di InTouch Variabile o nome di campo Descrizione Cerca Immettere un nome di contatto per cercare quel contatto. Chiamate perse Apre la schermata Chiamate perse. NN40170-102 Capitolo 1 Introduzione 9 Tabella 1 Proprietà del pannello di InTouch Variabile o nome di campo Descrizione Aggiungi contatto Apre la schermata Aggiungi contatto. Per ulteriori informazioni sull'aggiunta di contatti, vedere “Aggiunta e rimozione dei contatti dall'elenco dei contatti di InTouch” a pagina 15. Contatti principali Elenco dei Contatti principali definiti dall'utente. I contatti principali vengono visualizzati all'inizio dell'elenco dei contatti e hanno uno sfondo bianco. Tutti gli altri contatti sono visualizzati di seguito con uno sfondo azzurro. Pannello chiamata attiva (pannello inferiore) Mostra le informazioni sulla chiamata attiva. Viene visualizzato solo quando è in corso una chiamata. Casella di composizione Permette di chiamare i numeri telefonici da InTouch immettendo il numero e facendo clic sul pulsante di connessione. I caratteri validi includono numeri, *, # e lettere. Le lettere vengono tradotte nel loro equivalente numerico basato sulle tastiere dei telefoni standard. Barra degli strumenti di InTouch InTouch incorpora molte barre degli strumenti di Outlook. Le barre degli strumenti sono visibili sulle visualizzazioni principali delle cartelle Posta, Calendario e Contatti, oltre alle seguenti (a seconda della versione di Outlook): • • Outlook 2002/2003 – singole voci dei contatti di posta e del calendario Outlook 2007 - visualizzazione di lettura posta (visualizzazione di composizione nuova posta), visualizzazione contatti e visualizzazione appuntamenti (non visualizzazione riunioni) Le barre degli strumenti visualizzano tutte le informazioni e le attività disponibili per il contatto associato all'elemento attualmente selezionato. Per le voci di e-mail, il contatto è il mittente dell'e-mail. InTouch cerca di trovare un contatto InTouch corrispondente in base all'identificativo univoco assegnato da Outlook o al primo contatto di InTouch con un indirizzo e-mail corrispondente. Per contatti di Outlook è il contatto stesso, insieme ai dettagli di qualsiasi altro contatto che potrebbe essere stato unito con quel contatto di Outlook. Per le voci di appuntamento che sono state create pianificando una richiamata per mezzo di InTouch, è il contatto per cui è stata pianificata la richiamata. Guida per l'utente di InTouch 10 Capitolo 1 Introduzione Figura 2 Barra degli strumenti di InTouch Tabella 2 Proprietà della barra degli strumenti di InTouch Variabile Descrizione Chiama Chiama il contatto attraverso il BCM, utilizzando Skype o una sessione di conversazione vocale utilizzando Skype o MSN. Instant Messaging Avvia una sessione di chat utilizzando Skype o MSN. E-mail Avvia una e-mail vuota all'indirizzo e-mail selezionato. Programma una chiamata Programma una chiamata a un numero disponibile. Inoltra alla segreteria telefonica Invia alla segreteria telefonica le chiamate all'NE (indicato sul ricevitore se attivata con successo ). Inoltra a Inoltro dell'NE a un altro numero preconfigurato o specifico (indicato sul ricevitore se attivato con successo). Annulla inoltro chiamata Annulla l'inoltro delle chiamate dal proprio NE (indicato sul ricevitore se attivato con successo ). Non disturbare Abilita Non disturbare sul proprio NE (indicato sullo stato di presenza Ricevitore e Telefonia in fondo a InTouch se attivato con successo) NN40170-102 Capitolo 1 Introduzione 11 Menu di scelta rapida. In diversi elementi operativi di InTouch è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse per visualizzare informazioni su InTouch e attività. Nota: i menu di scelta rapida non appaiono in BCM, Calendario di Outlook, Skype o Presenza MSN. Il menu di scelta rapida Email, contatto di Outlook e Appuntamento visualizzano un sottomenu InTouch che contiene tutte le azioni disponibili per il contatto, basate sull'elemento su cui si è fatto clic con il pulsante destro del mouse. Se non è stato possibile trovare alcuna azione disponibile o contatto, la voce InTouch è disabilitata. “Menu di scelta rapida” a pagina 11 mostra un esempio di menu di scelta rapida. Figura 3 Menu di scelta rapida Le azioni disponibili rientrano nelle categorie elencate di seguito – se non è disponibile alcuna azione per una data categoria, per quella categoria non c'è alcun sottomenu. Tabella 3 Proprietà del menu di scelta rapida Variabile Descrizione Chiama Chiama il contatto attraverso il BCM, utilizzando Skype o una sessione di conversazione vocale utilizzando Skype o MSN. Instant Messaging Avvia una sessione di chat utilizzando Skype o MSN. Guida per l'utente di InTouch 12 Capitolo 1 Introduzione Tabella 3 Proprietà del menu di scelta rapida Variabile Descrizione E-mail Avvia una e-mail vuota all'indirizzo e-mail selezionato. Programma una chiamata Programma una chiamata a un numero disponibile. Menu di scelta rapida per una voce di contatto Su ogni voce di contatto (numero di telefono, indirizzo e-mail, identità Skype o MSN) è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse. Questo visualizza un menu di scelta rapida con le sole azioni applicabili a quella voce. “Menu di scelta rapida per una voce di contatto” a pagina 12 mostra un esempio di menu di scelta rapida per una voce di contatto. Figura 4 Menu di scelta rapida per una voce di contatto Figura 5 Voce Skype Figura 6 Voce MSN NN40170-102 Capitolo 1 Introduzione 13 Figura 7 Voce e-mail Figura 8 Voce numero telefonico Figura 9 Voce telefono cellulare Figura 10 Menu di scelta rapida per una chiamata persa Visualizzazione chiamate attive Le chiamate in entrata e in uscita vengono effettuate utilizzando InTouch o sul ricevitore sono rappresentate da un piccolo pop-up di chiamata in fondo al pannello di InTouch. InTouch non ha alcun limite interno per il numero delle finestre di chiamata visualizzabili, ma se vi sono più di due chiamate sul telefono, InTouch visualizza una barra di scorrimento in fianco alle finestre delle chiamate in modo da visualizzare solo due chiamate in un dato momento. “Visualizzazione chiamata attiva” a pagina 14 mostra un esempio di visualizzazione di una chiamata attiva. Guida per l'utente di InTouch 14 Capitolo 1 Introduzione Figura 11 Visualizzazione chiamata attiva È possibile rispondere o terminare una chiamata telefonica o Skype, spedire un messaggio e-mail, MSN o Skype, oppure richiamare il contatto dal pop-up della chiamata attiva. NN40170-102 15 Capitolo 2 Configurazione dei contatti Inizialmente, nell'elenco dei contatti di InTouch non appare alcun contatto e i contatti provenienti da qualsiasi rubrica di contatti (ad esempio, dai contatti MSN, Skype, BCM o Outlook) non vengono inclusi automaticamente. Nell'elenco dei contatti di InTouch è possibile aggiungere o rimuovere contatti da qualsiasi rubrica di contatti. I contatti vengono importati in InTouch dalle rubriche dei contatti, cioè dalle singole cartelle di contatti delle applicazioni di origine. Skype, BCM e MSN hanno singolarmente una sola rubrica dei contatti. Tuttavia, Outlook può averne una per ogni cartella denominata disponibile per l'utilizzo nella rubrica di Outlook e una per l'Elenco indirizzi globale. InTouch utilizzerà l'elenco dei provider della rubrica fornito da Outlook come base dei contatti di InTouch da Outlook. Per impostazione predefinita questo elenco include solo l'Elenco indirizzi globale e la cartella Contatti dall'archivio predefinito (generalmente, la propria cassetta postale sul server Exchange). Per informazioni sull'aggiunta di una cartella di contatti alla rubrica di Outlook, fare riferimento alla guida o documentazione per l'utente di Outlook. Aggiunta e rimozione dei contatti dall'elenco dei contatti di InTouch Utilizzando InTouch, è possibile incorporare in un elenco i contatti da diverse fonti. Le fonti di contatti disponibili includono: • • • • • • Contatti di Outlook dalla propria cassetta postale o dalle cartelle personale e di archivio attualmente aperte. Active Directory attraverso l'Elenco indirizzi globale di Outlook fornito dal server Exchange. Altre rubriche di Outlook come le cartelle pubbliche. Contatti Skype Contatti MSN Altri utenti collegati al BCM. I contatti vengono aggiunti a questo elenco per mezzo della finestra di dialogo "Aggiungi contatti". Mentre i contatti vengono caricati, InTouch aggiorna continuamente l'elenco dei contatti di InTouch. I contatti sono quindi disposti in ordine alfabetico. Gli aggiornamenti ai contatti da un'altra piattaforma come Skype o Outlook che sono elencati in InTouch saranno automaticamente rispecchiati in InTouch non appena sono disponibili le informazioni. Ad esempio, le modifiche nei contatti Skype sono quasi istantanee, mentre i contatti dell'Elenco indirizzi globale di Outlook richiederanno un riavvio di InTouch prima che le modifiche siano acquisite. Per aggiungere contatti da Skype o da MSN, è necessario eseguire l'applicazione e accedere al proprio account. Guida per l'utente di InTouch 16 Capitolo 2 Configurazione dei contatti Aggiungere un contatto all'elenco dei contatti InTouch 1 Dal pannello di InTouch, fare clic su Aggiungi contatti. Appare la finestra di dialogo Aggiungi contatti. 2 Dal menu a discesa Rubrica contatti, selezionare la fonte da cui si desidera importare i contatti. Le opzioni disponibili comprendono: 3 a Rubrica telefonica (BCM) - selezionata per impostazione predefinita b Ogni cartella di contatto che è stata resa disponibile per l'utilizzo come elenco indirizzi di Outlook. Per impostazione predefinita c'è solo una cartella, ma ne possono essere aggiunte altre. Ogni cartella disponibile ha una propria voce. La voce viene elencata come “Nome cartella contatti (Nome archivio messaggi)”, ad esempio, “Contatti (Cassetta postale – John Smith)”. c Elenco indirizzi globale d Contatti Skype (se disponibile) e Contatti MSN (se disponibile) Nel campo di ricerca, immettere il nome, il nome utente o altre informazioni sui contatti per cercare i contatti esistenti OPPURE Cercare manualmente il contatto dall'elenco. 4 Dall'elenco dei contatti, selezionare la casella di controllo "Contatti" se si desidera che il contatto (o i contatti) siano inclusi nell'elenco dei contatti InTouch. 5 Fare clic su OK. Per rimuovere un contatto dall'elenco dei contatti InTouch 1 Dall'elenco dei contatti InTouch, fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto che si desidera rimuovere. 2 Dal menu, selezionare Rimuovi. Il contatto viene rimosso dall'elenco. Se si rimuove un contatto integrato, sono rimossi tutti i contatti che lo compongono. Per rimuovere un contatto all'elenco dei contatti InTouch utilizzando la finestra di dialogo Aggiungi contatti 1 Dal pannello di InTouch, fare clic su Aggiungi contatti. Appare la finestra di dialogo Aggiungi contatti. 2 Dal menu a discesa Rubrica contatti, selezionare la fonte da cui si desidera importare i contatti. Le opzioni disponibili comprendono: a Rubrica telefonica (BCM) - selezionata per impostazione predefinita b Ogni cartella di contatto che è stata resa disponibile per l'utilizzo come elenco indirizzi di Outlook. Per impostazione predefinita c'è solo una cartella, ma ne possono essere aggiunte altre. Ogni cartella disponibile ha una propria voce. La voce elencata come “Nome cartella contatti (Nome archivio messaggi)”, ad esempio, “Contatti (Cassetta postale – John Smith)”. c Elenco indirizzi globale d Contatti Skype (se disponibile) e Contatti MSN (se disponibile) NN40170-102 Capitolo 2 Configurazione dei contatti 17 3 Nel campo di ricerca, immettere il nome, il nome utente o altre informazioni sui contatti per cercare i contatti esistenti OPPURE Cercare manualmente il contatto dall'elenco. 4 Dall'elenco dei contatti, deselezionare la casella di controllo "Contatti" se si desidera che il contatto (o i contatti) siano rimossi dall'elenco dei contatti InTouch. 5 Fare clic su OK. Gestione dei contatti Una volta che sono stati aggiunti i contatti all'elenco dei contatti di InTouch, è possibile creare il sottoelenco dei contatti principali, fondere i contatti duplicati, cercare un contatto specifico nell'elenco dei contatti o visualizzare le informazioni sui contatti. Contatti principali Dopo avere aggiunto i contatti all'elenco dei contatti di InTouch, è possibile definire i contatti specifici da includere nei contatti principali. I contatti principali vengono visualizzati in un sottoelenco prima dei contatti normali, rendendone più facile e più rapido l'accesso, senza alcuna necessità di ricerca. I contatti principali si distinguono dai contatti normali per il colore dello sfondo. I contatti principali sono l'unico gruppo di contatti disponibile in InTouch. Per rendere principale un contatto 1 Dal pannello di InTouch, selezionare il contatto che si desidera far diventare un contatto principale. 2 Fare clic sul contatto con il pulsante destro del mouse. Appare un menu di scelta rapida. 3 Dal menu, selezionare "Rendi questo contatto principale". Il contatto viene spostato nel sottoelenco Contatti principali e viene disposto in ordine alfabetico con gli altri Contatti principali. Per rimuovere un contatto dai Contatti principali 1 Dal pannello di InTouch, selezionare il contatto che si desidera far diventare un contatto principale. 2 Fare clic sul contatto con il pulsante destro del mouse. Appare un menu di scelta rapida. 3 Dal menu, selezionare "Rendi questo contatto normale". Il contatto viene spostato nell'elenco dei contatti normali e viene disposto in ordine alfabetico. Ricerca dei contatti Se si è costruito un grande elenco di contatti, è possibile utilizzare la funzione di ricerca per trovare un contatto specifico senza dovere scorrere manualmente l'elenco dei contatti. Guida per l'utente di InTouch 18 Capitolo 2 Configurazione dei contatti Per cercare un contatto nell'elenco dei contatti 1 Immettere le informazioni del contatto che si desidera individuare nella casella Ricerca, situata all'inizio del pannello di InTouch. Se sono stati trovati uno o più contatti corrispondenti, questi vengono visualizzati nell'elenco dei contatti. se alla ricerca corrisponde un contatto che fa parte di un contatto unito, viene restituito l'intero contatto unito, non solo il sottocontatto corrispondente, Le informazioni cercate dipendono dall'origine del contatto: • • • • Outlook — Nome — Cognome — Società (non visualizzata nei dettagli del contatto) — Posizione (non visualizzata nei dettagli del contatto) — Indirizzo e-mail 1, 2 e 3 — Numeri di telefono BCM — NE — Nome visualizzato Skype — Nome Skype — Telefono ufficio — Telefono mobile MSN — Nome di accesso (Indirizzo e-mail) — Nome Unione di contatti duplicati Quando vengono elencati più contatti da diverse origini, è probabile che appaiano voci duplicate. Ad esempio, un contatto potrebbe essere nell'Active Directory di Outlook e nella rubrica di Skype. I duplicati possono essere uniti in una singola voce. Per unire un contatto duplicato 1 Cercare la voce duplicata utilizzando la casella Ricerca. 2 Selezionare il contatto da fondere. 3 Trascinare il contatto in testa alla voce con cui lo si desidera unire. Appare la schermata Associa contatti. 4 Dalla schermata Associa contatti, specificare Nome, Cognome e Alias (nome visualizzato) del contatto. 5 Se non si desidera che il contatto unito sia un contatto principale, deselezionare la casella di controllo Contatto principale. 6 Fare clic su Unisci per fondere i contatti. NN40170-102 Capitolo 2 Configurazione dei contatti 19 Per rinominare un contatto unito Nota: questa procedura modifica solo il nome del contatto combinato. InTouch non rinomina i singoli contatti/originali. 1 Cercare la voce duplicata utilizzando la casella Ricerca. 2 Selezionare il contatto che si desidera rinominare. 3 Fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto. Appare il menu di scelta rapida. 4 Selezionare Rinomina contatto combinato dal menu. 5 Immettere il nuovo nome. 6 Fare clic su OK. Per separare un contatto unito 1 Cercare il contatto unito utilizzando la casella Ricerca. 2 Selezionare il contatto da suddividere nei singoli contatti. 3 Fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto. Appare il menu di scelta rapida. 4 Selezionare Rinomina contatto combinato dal menu. 5 Fare clic su OK. Il contatto viene suddiviso nei contatti originali. I contatti suddivisi mantengono il loro stato originale di contatto principale/normale. Gestione dei contatti di Outlook per mezzo di InTouch I contatti di Outlook possono essere creati e modificati direttamente da InTouch. È possibile selezionare una cartella dei contatti di Outlook (escludendo L'Elenco indirizzi globale) nella finestra di dialogo "Aggiungi contatti" e creare in Outlook un nuovo contatto che sarà automaticamente incluso nell'elenco dei contatti di InTouch. È quindi possibile fondere questo contatto o contrassegnarlo come principale. Se si cerca di aggiungere da InTouch un contatto di Outlook esistente, Outlook segnala che il contatto esiste già e presenta l'opzione per aggiornarlo. Facendo clic su Sì il contatto viene aggiornato in Outlook, ma non viene aggiunto all'elenco dei contatti di InTouch. Per creare un nuovo contatto di Outlook attraverso InTouch 1 Dal pannello di InTouch, fare clic su Aggiungi contatti. Appare la finestra di dialogo Aggiungi contatti. 2 Dall'elenco a discesa Rubrica contatti, selezionare la cartella dei contatti di Outlook in cui si desidera aggiungere il nuovo contatto. 3 Immettere le informazioni sul contatto. 4 Fare clic su OK. Guida per l'utente di InTouch 20 Capitolo 2 Configurazione dei contatti Per modificare un contatto di Outlook dall'elenco dei contatti InTouch 1 Dall'elenco dei contatti InTouch, fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto che si desidera modificare. 2 Dal menu, selezionare Modifica. Appare la finestra di dialogo dei contatti di Outlook. 3 Effettuare le modifiche richieste. 4 Fare clic su Salva e chiudi. InTouch applica automaticamente le modifiche al contatto. NN40170-102 21 Capitolo 3 Visualizzazione delle presenze dei contatti Utilizzando InTouch, è possibile vedere l'attuale disponibilità dei contatti, a seconda del tipo di contatto (e-mail, IM o telefono). InTouch divide le presenze in: • • • • • • Informazioni BLF (Busy Lamp Field) tramite l'interfaccia BCM LAN CTE Ricerca nel Calendario di Outlook Presenza relativa a Skype in InTouch Presenza relativa a MSN in InTouch “Invio” presenza BCM BLF a Skype da InTouch “Invio” presenza BCM BLF a MSN da InTouch Le informazioni su BCM BLF sono limitate allo stato delle chiamate e ai dettagli di deviazione. I dettagli delle chiamate (ad esempio, id o nome chiamante) non verranno visualizzati. La disponibilità del calendario di Outlook è limitata allo stato di occupato (Occupato o Fuori ufficio) e alla durata. Questi indicatori di presenza sono aggiornati automaticamente in base alla relativa origine. Non sono configurati direttamente dall'utente ma riflettono le informazioni fornite dal contatto, ad esempio chiamate telefoniche, appuntamenti, stato Skype e MSN. Informazioni BLF (Busy Lamp Field) tramite l'interfaccia BCM Ci sono 4 stati di telefonia visualizzati, Libero, Occupato (include suoneria attiva, chiamata in corso e attesa di chiamata), Non disturbare e Informazioni non disponibili. Lo stato Informazioni non disponibili può essere riscontrato all'avvio in quanto le linee BCM vengono interrogate per conoscerne lo stato iniziale o sulle linee telefoniche software in cui il telefono software non è funzionante/collegato al BCM. L'indicazione di inoltro chiamata non è disponibile. Ricerca nel Calendario di Outlook InTouch esamina i calendari dei contatti principali che hanno origine dall'Elenco indirizzi globale di Exchange. Le informazioni vengono aggiornate ogni 5 minuti. Questa funzionalità richiede che il contatto di cui si esamina il calendario abbia consentito l'accesso a chi esegue la ricerca (o al gruppi a cui appartiene). Dopo aver abilitato la ricerca nel Calendario di Outlook, vengono visualizzati due stati: • • In riunione – spostare il cursore per visualizzare la durata della riunione – questa funzione ha un'importanza speciale perché gli utenti possano prendere la decisione migliore in base al livello supplementare di informazioni fornite. Fuori ufficio – spostare cursore per visualizzare l'ora /data di rientro – rivela l'ora e la data del ritorno previsto. Guida per l'utente di InTouch 22 Capitolo 3 Visualizzazione delle presenze dei contatti Gli stati di presenza Outlook e BCM vengono quindi combinati in un indicatore come segue: Tabella 4 Stati di presenza Outlook e BCM Stato di Outlook Nessuna presenza BCM Inattivo/Nessuna informazione dal calendario Occupato Icona blu - nessuna immagine di telefono Icona gialla - nessuna immagine di telefono Fuori ufficio Pausa Occupato Non disturbare Fuori ufficio è un indicatore nero indipendentemente dallo stato del telefono Informazioni non disponibili Per controllare lo stato di un contatto utilizzando l'esame del Calendario di Outlook 1 In Outlook, sul PC dell'utente da esaminare, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella Calendario. 2 Selezionare Proprietà. 3 Selezionare la scheda Autorizzazioni. 4 Impostare le autorizzazioni Predefinita e Anonimo a Revisore. Presenza relativa a Skype in InTouch Nel caso in cui un account Skype (rappresentato nella schermata InTouch attuale) cambia il proprio stato di presenza, la relativa icona di Skype viene visualizzata in InTouch. InTouch utilizza le icone di Skype secondo la versione 4 di Skype. Se Skype viene chiuso, InTouch continua a visualizzare gli ultimi dettagli osservati del contatto ma non visualizza più l'indicatore di presenza appropriato per ogni contatto Skype. Quando Skype ritorna in linea, InTouch aggiorna le relative presenze. NN40170-102 Capitolo 3 Visualizzazione delle presenze dei contatti 23 Tabella 5 Traduzione da stato di InTouch a stato di Skype Presenza InTouch Presenza Skype Chiamata in corso/Suoneria attiva/ Attesa chiamata Non disponibile In riunione Non disponibile Fuori ufficio Non al computer Nota: se l'utente Skype imposta il proprio stato a Offline/Invisibile InTouch non ne aggiorna lo stato. Nota: poiché InTouch accede al calendario degli utenti e invia le informazioni agli utenti che possiedono il contatto Skype , le autorizzazioni per il calendario basate su Exchange non hanno alcuna influenza. Presenza relativa a Skype in MSN Nel caso in cui un account MSN (rappresentato nella schermata InTouch attuale) cambia il proprio stato di presenza, la relativa icona di MSN viene visualizzata in InTouch. Se Windows Live Messenger viene chiuso, InTouch continua a visualizzare gli ultimi dettagli osservati del contatto ma non visualizza più l'indicatore di presenza appropriato per ogni contatto MSN. Quando MSN ritorna in linea, InTouch aggiorna le relative presenze. Tabella 6 Traduzione da stato di InTouch a stato di MSN Presenza InTouch Presenza Windows Live Messenger Chiamata in corso/Suoneria attiva/ Attesa chiamata Occupato In riunione Occupato Fuori ufficio Non al computer Nota: se l'utente MSN imposta il proprio stato a Offline/Invisibile InTouch non ne aggiorna lo stato. Nota: poiché InTouch accede al calendario degli utenti e invia le informazioni agli utenti che possiedono il contatto MSN, le autorizzazioni per il calendario basate su Exchange non hanno alcuna influenza. Guida per l'utente di InTouch 24 Capitolo 3 Visualizzazione delle presenze dei contatti NN40170-102 25 Capitolo 4 Utilizzo delle funzionalità di InTouch Questo capitolo descrive come utilizzare le diverse funzionalità disponibili in InTouch. • • • • • • Funzionalità di e-mail (pagina 25) Voci del calendario e appuntamenti (pagina 25) Chiamate (pagina 26) Instant Messaging (pagina 28) Chiamate perse (pagina 28) Opzioni di InTouch (pagina 29) Funzionalità di e-mail InTouch non cambia in alcun modo l'utilizzo tradizionale dell'e-mail di Outlook. Tuttavia, aggiunge nuove considerevoli possibilità. È possibile evidenziare una e-mail da uno dei contatti, fare clic con il pulsante destro del mouse su di essa e scegliere da un elenco un'opzione per mettersi in comunicazione con il contatto. Le scelte sono (presumendo che le informazioni siano disponibili): • • • • Chiama… Telefona al contatto – viene visualizzato un elenco di numeri noti. Messaggio istantaneo… avvia una chat Instant Messaging con il contatto utilizzando Skype o MSN. E-mail… E-mail al contatto – avvia una nuova e-mail all'indirizzo. Richiama il contatto – inserisce un promemoria nel Calendario Outlook e verrà visualizzato un pop-up al momento della richiamata. Le opzioni disponibili comprendono 5 minuti, 10 minuti, 15 minuti, 30 minuti, 1 ora o "seleziona" per immettere manualmente l'ora e la data. Alternativamente, è possibile anche mettersi in comunicazione con il contatto con qualsiasi metodo disponibile evidenziando l'e-mail e quindi selezionando il pulsante appropriato sulla barra degli strumenti. Voci del calendario e appuntamenti InTouch esamina a intervalli di 5 minuti il Calendario Outlook dei contatti principali di InTouch che sono o includono un contatto di Outlook. InTouch può essere utilizzato per disporre a una chiamata di promemoria pianificata nel calendario dell'utente. Queste chiamate di promemoria sono attivate da un pop-up di chiamata sullo schermo. Facendo clic sul pulsante "Richiama", l'utente imposta un promemoria di richiamata nel proprio calendario Outlook. I promemoria di richiamata possono anche essere pianificati in qualsiasi momento da qualsiasi menu di scelta rapida di InTouch o dalla barra degli strumenti di InTouch per qualsiasi contatto che ha uno o più numeri di telefono. Guida per l'utente di InTouch 26 Capitolo 4 Utilizzo delle funzionalità di InTouch Per programmare una richiamata 1 Dal pop-up dello schermo di chiamata, fare clic su Richiama. Appare la schermata Richiama con il nome e il numero di telefono del contatto compilati. 2 Selezionare l'intervallo Richiama fra OPPURE Immettere la data e l'ora in cui richiamare il contatto nel campo Richiama di. 3 Immettere l'oggetto della chiamata. Questo è il titolo dell'evento del calendario. 4 Fare clic su Chiamata programmata aggiungere la notifica al calendario di Outlook. Quando si fa doppio clic sull'evento nel calendario, viene aperta una normale finestra di appuntamento Outlook con la barra degli strumenti di InTouch. Chiamate Attraverso il pannello di InTouch è possibile chiamare qualsiasi contatto. Esistono molti modi per chiamare i contatti per mezzo di InTouch: • • • • • • Fare doppio clic sul numero richiesto dopo avere espanso la voce nei "Contatti principali". Fare clic con il pulsante destro del mouse su una e-mail e selezionare il numero di telefono richiesto così com'è visualizzato. Fare clic su “Componi” dallo schermo pop-up del promemoria di richiamata. Eseguire una ricerca e fare clic sul numero richiesto dopo avere espanso la voce del contatto. Scorrere in basso le voci della rubrica sotto i “Contatti principali” e fare clic sul numero richiesto dopo avere espanso la voce. Immettere il numero nella casella di chiamata e fare clic su Componi. Se una chiamata in uscita non riesce, il pop-up di chiamata viene automaticamente rilasciato quando termina la chiamata. La Tabella 7 descrive le funzioni disponibili dalla finestra Chiama. Tabella 7 Funzioni della finestra Chiama Funzione Descrizione Risposta Disponibile solo per chiamate in entrata, con suoneria che squilla. Risponde alla chiamata sul ricevitore, vivavoce o cuffia auricolare come appropriato. Premendo il tasto di risposta mentre c'è un'altra chiamata in corso, quella chiamata viene messa in attesa prima di rispondere alla nuova chiamata. Riaggancia Disponibile solo quando la chiamata è connessa o non è stato ancora risposto a una chiamata in uscita. Termina la chiamata corrente. In attesa Disponibile solo per le chiamate connesse. Mette in attesa la chiamata. Cambia nel pulsante Termina attesa quando la chiamata è in attesa. NN40170-102 Capitolo 4 Utilizzo delle funzionalità di InTouch 27 Tabella 7 Funzioni della finestra Chiama Funzione Descrizione Termina attesa Disponibile solo per le chiamate in attesa. Termina l'attesa della chiamata. Premendo il tasto di termine attesa mentre c'è un'altra chiamata in corso, quella chiamata viene messa in attesa prima di terminare l'attesa di questa chiamata. Skype Disponibile solo se il contatto ha uno o più contatti Skype associati e l'utente esegue Skype. Avvia conversazione in modo testo con il contatto. MSN Disponibile solo se il contatto ha uno o più contatti MSN associati e l'utente esegue MSN. Avvia conversazione in modo testo con il contatto. E-mail Disponibile solo se il contatto ha un indirizzo e-mail associato ad esso. Avvia un nuovo messaggio e-mail al primo indirizzo e-mail trovato per il contatto Richiama Disponibile solo se il contatto ha un numero telefonico associato ad esso. Permette all'utente di specificare quando pianificare il promemoria di richiamata e immettere un oggetto per il promemoria. Errori della finestra di chiamata Se una qualunque delle funzioni di gestione chiamata non funziona, all'utente appare un messaggio. Il messaggio di errore include un'interpretazione del codice di errore LAN CTE. Gli scenari di malfunzionamento sono: • • • Richiamati dall'utente: — Risposta — In attesa — Termina attesa — Riaggancia — Esegui chiamata Dalla barra degli strumenti — Imposta trasferimento di chiamata — Annulla trasferimento di chiamata — Commuta Non disturbare Richiamati dal software (attivati da eventi Chiamata in corso LAN CTE) — Richiesta informazioni chiamata BCM potrebbe in alcune occasioni interrompere una sessione di InTouch, nel qual caso viene visualizzato il messaggio d'errore "Ness. acquisizione" sulla vista della chiamata. La chiamata per cui è stata interrotta la sessione continua in modo normale, ma InTouch perde il controllo su di essa. La vista della chiamata viene quindi rilasciata. Guida per l'utente di InTouch 28 Capitolo 4 Utilizzo delle funzionalità di InTouch Modifica del comportamento di chiamata del numero telefonico È possibile modificare il comportamento di chiamata prevalente del numero telefonico: • • • • Configurazioni in cui la lunghezza del piano di chiamata Privato è uguale alla lunghezza PSTN in cifre. Configurazioni in cui entrambi il piano di chiamata tra le società e il piano di chiamata locale regolare esterno hanno 7 cifre. Configurazioni con piani di chiamata tra le società di X cifre, che tuttavia hanno un codice di accesso diverso in funzione del percorso richiesto (8xxxx per le chiamate PRI e 7xxxx per le chiamate IP). Configurazioni in cui i contatti di chiamata privati sono stati immessi nelle rubriche indirizzi di Outlook. Ad esempio, se un piano di chiamata interaziendale utilizza il prefisso 6 per le chiamate esterne e il prefisso 613 per le chiamate a 10 cifre e si immette un numero di chiamata privato di 7 cifre, Outlook aggiunge automaticamente (613) al prefisso. In questo caso, è possibile modificare il contatto InTouch in modo da sostituire 9 613 XXX XXXX con 6XXXXXXX. È possibile modificare manualmente le impostazioni in Windows sotto Pannello di controllo > Opzioni modem e telefono per: • • Configurazioni in cui viene utilizzato un prefisso di chiamata interaziendale per le chiamate interurbane invece del prefisso di chiamata esterna in uscita. Aree in cui sono richieste regole per il prefisso per la connessione ai numeri in un'area con lo stesso prefisso. Instant Messaging InTouch non incorpora le funzioni Instant Messaging direttamente al proprio interno. Invece, gli utenti possono avviare una sessione di chat instant messaging utilizzando Skype o MSN (secondo i casi) per mezzo dei menu di scelta rapida di InTouch e/o delle barre degli strumenti di InTouch per i contatti che hanno un account Skype o MSN associato ed essi. Per avviare una sessione di chat Skype o MSN con un contatto 1 Selezionare il contatto a cui si desidera inviare un messaggio dal pannello di InTouch. 2 Fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto per aprire il menu di scelta rapida. 3 Selezionare Chat: <Nome utente Skype> o Chat: <Nome utente MSN> per aprire una nuova finestra di chat con il contatto. Chiamate perse In testa al pannello di InTouch Panel c'è un pulsante "Chiamate perse". Se l'utente ha perso qualsiasi chiamata mentre InTouch era in esecuzione, il pulsante è evidenziato in arancione e il numero delle chiamate perse viene visualizzato nell'intestazione del pulsante. Facendo clic sul pulsante viene visualizzato un elenco delle chiamate che comprende la registrazione dell'ora, il numero telefonico e, se disponibili, i dettagli del contatto corrispondente. Il numero di chiamate perse presentato sul pulsante Chiamate perse rispecchia il numero di chiamate che sono state perse da quando l'utente ha visualizzato l'elenco Chiamate perse per l'ultima volta. Quando si visualizza l'elenco delle chiamate perse, il pulsante "Chiamate perse" diventa "Contatti". Facendo clic su questo pulsante, l'utente torna all'elenco dei contatti di InTouch. NN40170-102 Capitolo 4 Utilizzo delle funzionalità di InTouch 29 Facendo clic con il pulsante destro del mouse su una chiamata persa, la voce rivelerà altri dati noti sul chiamante, ad esempio il numero di cella, l'indirizzo e-mail e così via. Facendo doppio clic sul numero perso verrà avviata una chiamata al numero da cui era stata persa la chiamata. Nota: le chiamate perse sono registrate solo mentre InTouch è in esecuzione. Le chiamate effettuate dall'utente e le chiamate a cui l'utente ha risposto, cioè non perse, non sono registrate. Opzioni di InTouch Quando si è installato InTouch su un PC, viene visualizzata una nuova scheda Opzioni di InTouch nella schermata Opzioni di Outlook. La figura “Opzioni di InTouch” a pagina 29 mostra la schermata Opzioni di InTouch. Figura 12 Opzioni di InTouch Guida per l'utente di InTouch 30 Capitolo 4 Utilizzo delle funzionalità di InTouch Tabella 8 Descrizione delle opzioni di InTouch Variabile Definizione Registrazione estesa Selezionare per abilitare la registrazione estesa dei messaggi di InTouch (per impostazione predefinita è deselezionata). Lingua Selezionare la lingua visualizzata per i componenti di InTouch. Interno Imposta il numero della rubrica che InTouch dovrebbe utilizzare per controllare la chiamata. È possibile selezionarne solo uno basato su NE nell'elenco NE BCM fornito. Numero segreteria telefonica Numero utilizzato dalla funzione Inoltra alla segreteria telefonica. Imposta destinatari inoltro Apre la schermata Destinatari inoltro. Chiamate interaziendali Abilita o disabilita le chiamate interaziendali. Lunghezza numero interaziendale Immettere la lunghezza del numero di chiamata interaziendale. I numeri di telefono con un numero di cifre minore della lunghezza specificata sono composti come numeri interni. I numeri di telefono la cui lunghezza corrisponde alla lunghezza specificata sono composti con prefissi interaziendali. La lunghezza di un numero di telefono interaziendale deve essere maggiore dei numeri interni. Prefisso di chiamata interaziendale Immettere il prefisso di chiamata interaziendale da utilizzare per le chiamate interaziendali. Per impostazione predefinita, i numeri di telefono con un numero di cifre minore della lunghezza specificata sono composti come numeri interni. I numeri di telefono la cui lunghezza corrisponde alla lunghezza specificata sono composti con il prefisso. I numeri di telefono che superano la lunghezza specificata sono passati alla funzione di traduzione Windows TAPI in modo da prepararli per la connessione. La configurazione TAPI di base può essere creata utilizzando la configurazione guidata di InTouch. Le regole di chiamata più complesse devono essere gestite manualmente Imposta destinatari inoltro La schermata Destinatari inoltro permette di configurare le destinazioni di Inoltro chiamata. I nomi e i numeri immessi in questa schermata vengono visualizzati nel menu "Inoltra a..." del pannello principale di InTouch. La figura mostra un esempio della schermata Imposta destinatari inoltro. NN40170-102 Capitolo 4 Utilizzo delle funzionalità di InTouch 31 Figura 13 Schermata Destinatari inoltro È possibile aggiungere fino a 49 destinazioni di inoltro. InTouch non convalida i numeri immessi in questo elenco, ma i numeri che non sembrano essere NE sono tradotti in un indirizzo valido prima di impostare l'inoltro di chiamata (ad esempio, al numero viene anteposto il prefisso di chiamata esterna). Nota: le impostazioni di inoltro chiamata di BCM ignorano le azioni di inoltro chiamata. Se un utente/NE è configurato in modo da disabilitare l'inoltro della chiamata a numeri esterni, facendo clic sulla voce “Inoltra a <numero esterno>” non si otterrà alcun effetto. Guida per l'utente di InTouch 32 Capitolo 4 Utilizzo delle funzionalità di InTouch NN40170-102