tirrenia di navigazione

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Versione 1.0
- BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO -
TIRRENIA DI NAVIGAZIONE
MANUALE OPERATIVO
NUOVA BIGLIETTERIA FACILITATA
Dicembre 2009
Versione 1.0
Dicembre 2009
INDICE
1. Modalità di accesso al sistema di prenotazione
Tirrenia
pag. 3
2. Nuova Biglietteria Facilitata
a.
Disponibilità/Preventivo/Emissione
pag. 4
- Veicoli guidati
- Altri mezzi
- Cose e veicoli al seguito
- Riduzioni
- Biglietto fattura
- Biglietti per persone a mobilità ridotta (PMR)
a.
pag. 7
pag. 8
pag.9
pag. 9
pag.13
pag.14
Variazione biglietto pag.15
b.
Conferma Opzione/Prenotazione con emissione biglietto (Conversione )
pag.16
c.
Annullamento E Rimborso biglietto
- Rimborso differito
pag.17
a.
Nuova Emissione Buoni Pasto pag.20
- Annullamento e Rimborso Buono Pasto
3. Contabilità
a.
Evidenza produzione agenzia
b.
Rendiconti
pag.26
pag.26
pag.18
pag.22
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- BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO Dicembre 2009
1) Modalità di accesso al sistema di prenotazione Tirrenia
Modalità di accesso
Le modalità di accesso al sistema di prenotazione sono due
•
•
Attraverso http://booking. tirrenia.it
Oppure dal sito ufficiale www.tirrenia.it ( in area agenzie)
Accesso al sistema di prenotazione
All’attivazione del sistema l’operatore visualizzerà la seguente maschera di identificazione:
Se si sta effettuando però il primo accesso , per abilitarsi ( per ricevere la pwd) , cliccare su “Abilitazione ad
operare via Internet”.
Alla digitazione dei dati richiesti, user e password, il sistema effettuerà il riconoscimento dell’operatore e gli
fornirà l’accesso al menù.
NB: L’ agenzia potra’ accedere al menu soltanto della / delle societa’ del gruppo per le quali è abilitata.
Com’è composta la User: La user è composta da: 00+codice tirrenia+1IP+01(codice utente 01, 02, 03 etc
etc). Attenzione :se il codice Tirrenia è di 5 cifre aggiungere solo uno zero.
In caso avete perso o dimenticato le password , utilizzare la voce “ RIPRISTINO della PASSWORD” .
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2. Nuova biglietteria facilitata
Nel menù Nuova Biglietteria Facilitata sono racchiuse le funzioni di preventivo, prenotazione,
emissione,variazione e annullamento biglietto .
2a. Disponibilità/Preventivo/Emissione
La funzione in oggetto consente, partendo dalla disponibilità, di emettere il biglietto per passeggeri* ed
auto passando attraverso il preventivo.
* ogni biglietto puo’ contenere max 8 passeggeri.
Selezionando la funzione il sistema visualizzerà la seguente maschera:
Selezionare dai menù a tendina i dati richiesti ,cliccando per un eventuale ritorno.
Inseriti i dati richiesti confermare con il tasto “ AVANTI” ; il sistema visualizzerà la
maschera con le disponibilità navi e tariffe promozionali:
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Per selezionare la partenza prescelta occorre cliccare sul puntino
Per visualizzare i dati relativi alla nave ( nome nave,data di arrivo,durata del viaggio) cliccare su Per
visualizzare le regole delle tariffe promozionali “ nella colonna offerte speciali” cliccare su
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Con i tasti
e
si possono invece visualizzare le
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disponibilità / promozioni relative ai giorni precedenti e successivi ( o gli orari precedenti/successivi ) rispetto
a quella impostata .
Per proseguire,dopo avere selezionato la data, premere ___________ .
Il sistema presenterà la seguente maschera:
Questa maschera è quella che permette l’inserimento di tutte le richieste per il viaggio dei passeggeri:
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•
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•
•
•
•
•
- BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Di
Sistemazione (cabina, letto, poltrona,ponte)
Auto/Moto
Residenza
Altri tipi di riduzioni
Rimorchi/Roulotte/cose o animali al seguito
Per inserire la sistemazione desiderata cliccare nei menù a tendina:
- Per i passaggi ponte ( che non hanno sistemazione specifica , basta indicare il numero delle persone
viaggianti tra adulti ragazzi e bambini);
- Per poltrone o letti , selezionare anche la tipoligia
- Per cabine: indicare tipologia richiesta , il numero della tipologia e le persone occupanti la cabina
tra adulti
ragazzi e bambini.
Nota bene:in caso di uso esclusivo il sistema presentera’ in automatico il messaggio di conferma (
vedi esempio sotto). Si intende per “uso esclusivo “ l’ occupazione totale della cabina , nel caso in
cui i passeggeri sono in numero inferiore al numero di letti;l’ uso esclusivo potrebbe comportare un
sovrapprezzo.
Veicoli guidati
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Per inserire una o piu’ auto ,una o piu’ moto andare sul menù a tendina successivo:
NB: Alla categoria “AUTO” appartengono i mezzi guidati che hanno le seguenti dimensioni :fino a 5 mt di
lunghezza e 1.95 di altezza( se superiore ad un 1.95 vedere altri mezzi). Nello specifico appartengono al
1° gruppo, le auto che non superano i 4 mt e al 2°gruppo le auto fino a 5 mt.
E’ possibile inserire più mezzi guidati su un unico biglietto,cliccando sul tasto
Attenzione : I mezzi guidati non possono però superare il numero dei pax adulti inseriti sul biglietto.
Nel dettaglio ,occorre selezionare:
TIP
O
MA
RC
A MO
DEL
LO
Se non si conosce il modello esatto dell’auto,selezionare solo” Tipo/Marca” ,lasciare in bianco il campo
“Modello” ed inserire solo la “Lunghezza”
Per le moto effettuare la selezione in base alla cilindrata, superiore o inferiore ai 200 cc.
ALTRI MEZZI
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- Fuoristrada: veicoli che non rientrano, per dimensioni, nelle categorie auto, es. jeep,
suv, ecc.. - Camper: indicare la lunghezza.
- Minibus e/o Furgoni: si intende Minibus e/o furgoni adibiti al traspoto promiscuo (
PERSONE E MERCI) se totalmente finestrati massimo 9 posti e che trasportano solo
bagagli ed effetti personali, indicare lunghezza. Minibus e/o furgoni adibiti ad uso
commerciale ( sia vuoti che pieni) che non superano i 5 mt.. Oltre i 5 mt i biglietti
dovranno essere emessi necessariamente presso gli scali, secondo le tariffe merci con
emissione di polizza di carico.
Cose e veicoli al seguito
Se si viaggia con animali,cose,roulotte al seguito,selezionare il seguente campo:
In questo modo si aprirà la schermata successiva che permette l’inserimento di roulotte, rimorchi , animali,ed
altri oggetti al seguito ).
Riduzioni :
In questa schermata è possibile inserire anche tutte le eventuali riduzioni previste,
che sono:
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•
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BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO Dicembre 2009
•
•
“Tutti Residenti” :cliccare se tutti pax ed i veicoli sono residenti. Se ci sono
delle tariffe promozionali può essere utile fare preventivo,con e senza
applicazione della tariffe residente, per valutare il più vantaggioso.
•
“Di cui residenti”:quando solo alcuni passeggeri e/o veicoli
sono residenti. Specificare persona/e e veicolo residente.
•
-
•
•
•
•
•
•
“Riduzioni”:per quelle diverse da residenti. Per info contattare call center 892123:
Effettuate tutte le scelte desiderate continuare con i tasto
In presenza di tariffe speciali e/o promozionali , il sistema presentera’ in automatico
la tariffa piu’ conveniente e quella intera (senza vincoli). Selezionare preventivo
desiderato.
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Arrivati al preventivo , questo presenta 4 possibilita’ :
1) stampa,2) opzione, 3) prenotazione e 4) acquisto.
NB: in caso di tariffe speciali e promozionali , le possibilita’ sono solo 2
: stampa preventivo ed acquista.
1.
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- BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Di
2. STAMPA PREVENTIVO: permette di stampare il preventivo
3. OPZIONA :permette di bloccare a costo zero le sistemazioni per un arco temporale
che va dalle 24 alle 48 ore
4. PRENOTA: permette di effettuare una prenotazione a pagamento , 6 euro a
persona e 7.50 euro a veicolo. È soggetta ad una scadenza più lunga rispetto
all’opzione, che è variabile in funzione al periodo della data di partenza. In caso di
mancata conferma entro la scadenza, l’importo non è rimborsato.
5. ACQUISTA : è l’acquisto definitivo del biglietto. Nella schermata successiva
dovranno essere inseriti i dati dei passeggeri e la modalità di stampa/ ricezione del
biglietto (via fax,via mail o su stampante locale). Controllare sempre correttezza
fax o indirizzo mail. Sarà inoltre possibile indicare se si desidera una copia
agenzia, e il biglietto fattura (vedi pagina successiva).
Esempio.
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Dopo aver verificato che i dati siano corretti cliccare su ___________ per chiudere
l’acquisto del
biglietto;
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L’acquisto sarà ultimato solo quando il sistema proporrà i codici biglietto e
controllo.
Biglietto fattura :
Se il pax desidera LA FATTURA è obbligatorio farne richiesta nel momento stesso
dell’emissione del biglietto. Non è possibile in alcun modo aver la fattura in un secondo
momento.
Il campo per chiedere il biglietto fattura appare nella maschera dove si inseriscono dati
passeggeri. Selezionare :
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Biglietti per persone a mobilita’ ridotta : PMR
Se si vuole prenotare cabine e/o poltrone per i passeggeri con mobilità ridotta, cliccare
come segue.
Infatti procedendo nella richiesta vedrete la disponibilità nave e potete prenotare e
acquistare cabine e/o poltrone speciali per i disabili. Tutte le maschere seguenti sono
uguali.
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2b. Variazione biglietto:
La funzione “variazione” permette di variare un biglietto precedentemente emesso. Il
codice di controllo sara’ obbligatorio se l’ agenzia che varia il biglietto è diversa dall’
agenzia emittente. Il codice di controllo è indicato sul biglietto.
Inserito il codice biglietto ( eventualmente di controllo) premere il tasto
.
Se c’è un biglietto di ritorno collegato, il sistema chiedera’ eventuale modifica anche del
ritorno.
Premento il tasto “avanti” , si presentera’ la maschera per effettuare variazione/i per:
partenza, sistemazione , auto inserire, eventuali riduzioni e cosi’ via.
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Effettuate le modifiche desiderate, procedere con AVANTI e chiudere il biglietto come per
l’ emissione. La modica richiederà sempre le riconferma e/o eventuale modifica dei nomi
dei passeggeri.
2c. Conferma Opzione/Prenotazione con emissione biglietto
(Conversione )
E’ la funzione che permette di convertire le prenotazioni a pagamento, o le opzioni, in
biglietti. E’ altresì possibile convertire un’opzione in prenotazione. Indispensabile anche in
questa maschera il codice di controllo se l’ agenzia che conferma è diversa da quella che
ha emesso il tagliando o l’opzione. La maschera che segue è uguale a quella
dell’emissione.
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2d. Annullamento E Rimborso Biglietto
Tutti i biglietti* possono essere sprenotati prima dell’ orario di partenza nave
con le seguenti penali :
•
con 10% di penale fino al giorno prima della partenza
•
con il 25% di penale il giorno stesso della partenza
La penale viene applicata al totale del biglietto, al netto della
prevendita.
*Non possono essere rimborsati, nemmeno parzialmente, i biglietti a tariffa
promozionale o speciale.
NB: Tutti i biglietti emessi in giornata , non provenienti da conversione o da
variazione , sono annullabili senza penale.
Inserire nella maschera il codice di biglietto (ed il codice di controllo se richiesto) e
“AVANTI” .
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ESEMPIO
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Questa maschera visualizza i dati del biglietto, l’ importo del rimborso, e l’applicazione
delle eventuali penali.
Per confermare l’ annullamento è necessario cliccare sul tasto “procedi”. Tornando
indietro il biglietto resterà valido.
Procedendo si presenterà la schermata della conferma dell’ avvenuto annullamento del
biglietto.
A questo punto il biglietto è stato ANNULLATO ed è possibile scegliere tra il rimborso
immediato o il rimborso differito.
Rimborso immediato
Il rimborso è contestuale all’annullamento. Si deve consegnare al cliente il modulo
generato automaticamente dal sistema, a prova dell’avvenuto rimborso.
Conseguentemente l’importo sarà immediatamente accreditato sul rendiconto.
Rimborso differito
Si consiglia di scegliere il rimborso differito nel caso in cui si sta annullando un
biglietto emesso da altra agenzia . In questo caso il cliente potrà successivamente
richiedere il rimborso all’agenzia competente.
RIMBORSO DIFFERITO BIGLIETTO:
Tale funzione consente di effettuare il rimborso di un biglietto già sprenotato, generando
modulo di rimborso da consegnare al cliente e accredito su rendiconto.
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2e - Nuova funzionalità di emissione buoni pasto Tirrenia
1. Operatività di base
Per emettere dei buoni pasto associati a dei titoli viaggio, aprire la Cartella BIGLIETTERIA, sotto cartella
“BUONI VITTO”, funzione “ NUOVA EMISSIONE BUONI PASTO” .
Inserire numero di biglietto e codice di controllo indicato sul biglietto.
Nel caso in cui è presente un biglietto di ritorno verrà automaticamente proposta l’emissione di buoni pasto
anche per il ritorno.
Ovviamente è possibile emettere buoni pasto soltanto per biglietti validi.
Dopo aver cliccato sul tasto “Avanti” apparirà la seguente maschera, che consentirà la scelta dei diversi
menu disponibili. Attualmente tutti i pasti disponibili sono raggruppati in 3 tipologie:
Tipologia pasto
Prime colazioni self-service
Pranzi o cene ristorante
Pranzi o cene self-service
Per ciascuna tipologia di pasto possono essere disponibili vari menù a seconda del viaggio specificato sul
biglietto.
Dopo aver selezionato una tipologia, il sistema propone automaticamente solo i menù di pasti
acquistabili. Lasciando qualche secondo il mouse su uno dei pasti disponibili nel menù a tendina ne
viene mostrata una descrizione dettagliata (per conoscere cosa comprende il menù e il prezzo per
pasto), vedi figura sotto
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Selezionare le quantità e il pasto che si desidera acquistare, e cliccare sul pulsante Aggiungi (+).
Se si è scelto di acquistare il pasto anche per il viaggio di ritorno, per default vengono proposti i medesimi
pasti. Qualora si preferisse scegliere dei pasti differenti è sempre possibile farlo.
Una volta aggiunti tutti i pasti desiderati si può procedere al passo successivo di preventivo cliccando
sull’apposito pulsante in basso a destra.
N.B Per ciascun passeggero può essere emesso al massimo un pasto per ogni tipologia.
Es. dato un titolo viaggio con 3 passeggeri regolari si possono emettere al massimo buoni pasto per un
totale di: 3 Prime colazioni self-service, 3 Pranzi o cene ristorante e 3 Pranzi o cene self-service.
Il passo successivo è semplicemente un riepilogo dei pasti scelti a scopo di preventivo prima della
conferma. ESEMPIO:
Premendo il pulsante “Acquista” , sarà possibile stampare il buono vitto.
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2. Annullamento e rimborso buoni pasto
Per annullare un buono pasto, accedere alla funzione “Annullamento e Rimborso buoni
pasto”. Inserire codice buono pasto con relativo codice di controllo
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Il sistema mostra tutti i dati del buono pasto, ognuno nello “stato” in cui si trova, es “Attivo e
valido” oppure “solo sprenotato” oppure “sprenotato e rimborsato”.
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Se il buono pasto è “valido” è possibile effettuare:
1.
la sola sprenotazione, con eventuale rimborso differito;
2.
la sprenotazione e il rimborso contestuale.
Se il buono pasto è “in stato sprenotato” (e quindi non ancora rimborsato) il sistema consentirà il solo
rimborso.
E’ possibile effettuare l’operazione di sprenotazione o rimborso, non solo per il buono pasto inserito, ma
anche per tutti i buoni pasto che presentano lo stesso stato.
In ogni caso, per procedere con l’operazione, è necessario selezionare (cliccare apposita casella) i buoni
pasto che si vogliono sprenotare o rimborsare.
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Il tipo di operazione possibile, viene evidenziato sul bottone in basso a destra.
Prima di procedere alla sprenotazione o al rimborso, il sistema mostra il riepilogo degli importi che
saranno oggetto del rimborso (vedi figura sotto)
Cliccando sul tasto “Procedi” i sistema effettuerà l’effettiva Sprenotazione o
Rimborso. Successivamente è possibile:
1. Uscire dalla funzione, cliccando il tasto “EXIT” in alto a destra o il
tasto “Indietro”, se si vuole procedere successivamente al rimborso
Oppure
2. Rimborsare contestualmente il buono pasto cliccando il tasto “rimborso” (vedi figura sotto)
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ATTENZIONE: In fase di preventivo Rimborso, il sistema include nel calcolo tutti i buoni pasto
sprenotati, anche precedentemente.
Al termine del rimborso il sistema mostra il riepilogo del rimborso
NB. Non ci sono penali in caso di
sprenotazione e/o annullamento del buono
vitto
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3. CONTABILITA’
In tale cartella sono presenti le “due” funzioni contabili:
a.
Evidenza Produzione Agenzia
La funzione permette in ogni momento di controllare la produzione dell’ agenzia e la lista
biglietti emessi
Selezionando il periodo d’ interesse ed cliccando su “lista biglietti” è possibile prendere
visione di tutti i movimenti su biglietti.
a.
Rendiconti
Nel rendiconto sono indicati i dati riepilogativi della produzione, provvigioni e il saldo
agenzia. La periodicità del rendiconto, calcolo provvigioni e dei pagamenti sono
definiti nel contratto.
È possibile richiamare uno o più rendiconti
Se ci sono rendiconti aperti, è necessario chiuderli, seguendo la seguente
procedura: Cliccare su “Chiusura Rendiconto”:
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Comparirà questa schermata. Per poter procedere alla chiusura è necessario inserire
numero e la data fattura, e inserire “flag di accettazione del rendiconto”
A “conferma “ operazione, il rendiconto viene chiuso e una mail con tre allegati (
PDF del rendiconto, della fattura e lista dei biglietti in excel) sarà inviata in
automatico all’agenzia.

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