Manuale Utilizzo GBC GSS

Manuale Operatore
Utilizzo GBC/GSS
Piano Provinciale Disabili
Anno 2014
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Indice
CAPITOLO 1 - Presentazione e Avvio delle attività su Gestore Bandi e Corsi (GBC)
Paragrafo 1.1 - Accesso al modulo GBC
Paragrafo 1.2 - Operazioni precedenti l’adesione al catalogo
Paragrafo 1.3 - Adesione al catalogo
Paragrafo 1.4 - Avvio delle Attività
CAPITOLO 2 - Gestione Doti su Gestore dei Servizi (GSS)
Paragrafo 2.1 - Accesso al modulo GSS (Avvio azioni dote)
Paragrafo 2.2 - Ricerca del lavoratore
Paragrafo 2.3 - Verifica iscrizione utente
Paragrafo 2.4 - Aggiornamento scheda anagrafico-professionale
Paragrafo 2.5 - Creazione Piano di Intervento Personalizzato (PIP)
Paragrafo 2.6 - Erogazione dei servizi previsti dal PIP
Paragrafo 2.7 - Calendario delle attività
Paragrafo 2.8 - Modifica del PIP
Paragrafo 2.9 - Chiusura attività del PIP su GSS
Paragrafo 2.10 - Chiusura doti su GBC
L’uso del genere maschile eventualmente impiegato nelle successive descrizioni delle procedure di
adesione al catalogo e gestione delle doti,
è da riferirsi ad entrambi i generi e risponde solo ad esigenze di semplicità di testo.
Le denominazioni delle attività presenti nelle immagini sono puramente indicative:
hanno il solo scopo di rappresentare i processi.
CAPITOLO 1
ADESIONE AL CATALOGO SERVIZI COMPONENTI LE DOTI SU GESTORE BANDI E CORSI (GBC)
1.1 Accesso al modulo GBC
(fig. 1)
Gli enti interessati a presentare la propria adesione al catalogo servizi che compongono le doti del
Piano Disabili, devono registrarsi al portale SINTESI.
Per accedere al Portale i passaggi sono i seguenti:
• collegarsi all’indirizzo http://www.provincia.va.it/lavoro,
• dal menu di Sinistra cliccare sulla voce SISTEMA INFORMATIVO LAVORO
• cliccare sulla voce Area personale (fig.1).
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La registrazione dovrà essere effettuata partendo dalla categoria ENTE DI FORMAZIONE (qualsiasi
sia la forma dell’operatore) scegliendo l’applicativo GBC.
La registrazione deve essere completata con l’invio a mezzo fax al numero 0332/252.561 del
Modulo di RICHIESTA ABILITAZIONE GBC
E GSS, scaricabile dall’indirizzo
http://www.provincia.varese.it/code/22538/Piano-Disabili, corredato della carta d’identità del
Legale Rappresentante dell’Ente e dell’operatore registrato come referente.
Il sistema provvederà ad inviare via e-mail (all’indirizzo scelto in fase di registrazione) le credenziali di
accesso ai moduli.
(fig. 2)
Gli Operatori già in possesso delle credenziali per il modulo GBC dovranno inviare via fax al
numero 0332/252.561 il Modulo di RICHIESTA ABILITAZIONE GSS corredato dalla carta d’identità
del Legale Rappresentante dell’Ente e dell’operatore registrato come referente con l’indicazione
dell’indirizzo e-mail a cui notificare l’avvenuta associazione.
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Gss_disabili
(fig. 3)
Avvenuta l’associazione al GSS, l’utente accederà a Sintesi con le solite credenziali e cliccando
sull’icona
“Cambia Servizi” sulla riga del ruolo “GSS_disabili_2011” (fig. 3), accederà al modulo che
consente la gestione dei PIP (fig. 4).
Gss_disabili_2011
(fig. 4)
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1.2 Operazioni precedenti l’adesione al catalogo
(fig. 5)
Cliccando sulla banda blu del modulo GBC (fig. 3) si accede al modulo Gestore Bandi e Corsi.
Prima di procedere all’adesione al catalogo dei servizi, l’ente deputato alla creazione della filiera sul
sistema deve andare nel menu Dati Operatore e cliccare su “Gestione ATS” per provvedere a inserire
nel sistema i dati relativi a:
-
Filiera: Denominazione, Descrizione e Data creazione
Membro (capofila): Denominazione Ente, Descrizione attività
Membro (partner): Denominazione Ente, Descrizione attività
Condizione necessaria per l’inserimento dei Membri nella filiera è che gli enti che compongono
la filiera (rete) si siano preventivamente registrati al sistema Sintesi (vedi § 1.1), siano entrati
nell’applicativo GBC e abbiano compilato le sezioni “Dati Ente” e “Gestione Sedi”.
Una volta che il capofila ha creato la filiera con questa funzionalità, questa viene memorizzata dal
sistema in modo che, in fase di compilazione della modulistica on line per la prenotazione delle doti,
l’operatore possa attivare le funzionalità “Inserisci Ats”.
Eventuali modifiche successive apportate alla filera nella sezione “Gestione Ats” non verranno
recepite nel progetto: per modificare l’Ats è quindi necessario eliminare l’Ats dal progetto e importare
la nuova Ats modificata.
Con la funzionalità “Visualizza Ats di appartenenza” l’ente verifica la propria partecipazione alle Ats
come Capofila (Ats che ha creato) e come Membro (Ats create da un altro ente in cui figura come
Membro).
ATTENZIONE: I membri componenti la filiera devono comparire in almeno una delle azione
previste dallo schema dotale. Pertanto, se si aderisce ad avvisi differenti con patner differenti,
sarà necessario creare più ATS.
Dati Ente
Questa sezione va compilata dall’operatore al primo accesso al modulo GBC perché è condizione
necessaria per il successivo invio dei progetti. Vengono richiesti i dati relativi al Rappresentante legale
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e l’IdOperatoreMonitorweb (se l’ente lo possiede in quanto precedentemente registrato sul portale
regionale). E’ importante sottolineare che i dati inseriti, una volta salvati, non potranno più essere
modificati dall’ente. In caso di modifica del rappresentante legale è necessario inoltrare formale
richiesta alla Provincia che, effettuati gli opportuni controlli, provvederà ad aggiornare le informazioni.
Gestione Sedi
In questa sezione sia l’ente capofila, sia i componenti la filiera, inseriscono le informazioni inerenti le
proprie sedi: è necessario compilare i campi relativamente ad almeno una Sede Principale, ed una di
archiviazione della documentazione.
Il sistema permette l’importazione dei dati delle sedi inserite in questa sezione, all’interno del progetto
tramite il link “Inserisci nuova sede”.
Una volta inserite le Sedi nel progetto, eventuali modifiche apportate dall’ente nella sezione “Gestione
Sedi” non verranno recepite nel progetto: per modificare i dati della sede è quindi necessario eliminare
la sede dal progetto, inserire la nuova da “Gestione Sedi” e reimportarla nel progetto.
1.3 Adesione al catalogo servizi
Dal menu “Dossier Progetti” (fig.4) entrando nella sezione “Presentazione progetti” si procede alla
adesione al catalogo cliccando sull’icona
in corrispondenza dell’avviso prescelto.
Dall’icona
è possibile scaricare l’avviso, mentre dall’icona
[kit di presentazione] l’operatore ha
accesso all’area dove sono contenuti tutti i documenti/allegati/guide necessari o di supporto alla
presentazione.
La prenotazione delle doti è strutturata mediante la compilazione di alcune tabelle (fig. 6) denominate
TAB.
(fig. 6)
Alla compilazione di ciascuna tabella va effettuato il salvataggio, ove presente, dal pulsante [Salva]: in
questo modo la sospensione del lavoro non comporta nessuna perdita di dati.
Nella TAB allegati, sarà possibile inserire i documenti scaricati dal Kit di presentazione e firmati
digitalmente (ad es. atto di adesione).
Sarà sempre possibile riprendere la prenotazione in stato di “bozza” dal menu a sinistra DOSSIER
PROGETTI “Progetti in fase di presentazione”.
Terminato l’inserimento dei dati richiesti dall’adesione al catalogo, la stessa va inviata
elettronicamente alla Provincia (cliccare sulla seconda opzione prevista dal sistema - fig. 7).
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(fig. 7)
Prima di inviare l’e-mail all’indirizzo [email protected] per la conferma dell’operazione, va
firmata digitalmente la domanda di FINANZIAMENTO (fig. 9) scaricabile dall’icona
visibile sulla
stringa riassuntiva dei dati (fig. 8).
(fig. 8)
(fig. 9)
Per poter firmare il documento occorre averlo in formato pdf, uno dei metodi per ottenere il file pdf è
quello di stampare, scannerizzare e salvare come pdf
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Firmare digitalmente il file PDF e caricarlo sul sistema tramite il pulsante “Firma
Documento”
Individuare il File PDF da allegare utilizzando il pulsante Sfoglia
e poi salvarlo cliccando sul pulsante “Salva il Documento Firmato”
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Il Documento sarà salvato nel sistema ed identificato dall'icona
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1.4 Avvio delle Attività
Ricevuta l’e-mail dalla Provincia per l’approvazione dell’adesione al catalogo, gli Enti possono dare
avvio alle azioni su GBC.
Le azioni da avviare saranno individuabili dal link “Progetti ammessi e finanziati” (fig.5).
Dalla colonna “in avvio” sarà visibile un numero pari alle azioni che comporranno le doti (fig.10).
(fig.10)
Cliccando sul numero delle azioni (evidenziato con la freccia in fig. 10) sarà visibile una schermata
che propone due sezioni:
1
1
1
2
(fig. 11)
Nella parte alta, dove vi è il numero di “Gruppi Abilitati” (fig. 11 [1]) lo stato deve essere ATTIVO:
l’attivazione verrà effettuata dall’operatore provinciale.
Nella sezione sottostante (fig. 11 [2]) verranno mostrate invece tutte le azioni in stato di “in avvio” che
sarà cura del soggetto attuatore avviare per poter erogare le doti su GSS.
Dal pulsante
[kit di avvio] in corrispondenza di ciascuna azione, il soggetto attuatore procede al
loro avvio. Come per l’adesione, la compilazione prevede la compilazione di una serie di TAB da
confermare tramite il pulsante “salva”.
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(fig. 12)
Prima di inviare l’e-mail all’indirizzo [email protected] per la conferma dell’operazione di
avvio delle attività, va firmata digitalmente la STAMPA COMUNICAZIONE AVVIO (fig. 13) scaricabile
dall’icona
visibile sulla stringa riassuntiva dei dati (fig. 12).
(fig. 13)
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CAPITOLO 2
GESTIONE DOTI SU GESTORE DEI SERVIZI (GSS)
2.1 Accesso al modulo GSS (Avvio azioni dote)
Gss_disabili_2011
(fig. 14)
Effettuata l’adesione al catalogo su GBC, la gestione delle doti avverrà utilizzando l’applicativo GSS.
Per accedervi fare clic sull’icona
“Cambia Servizi” (fig. 14).
2.2 Ricerca del lavoratore
All’operatore che è entrato con le proprie credenziali nell’area Sintesi e che ha selezionato il “GSS” si
presenta una maschera di “ricerca lavoratore” per codice fiscale (fig. 15) facendo clic su [cerca].
(fig. 15)
Se la persona non fosse presente in banca dati contattare il CMD al numero 0332/252.721.
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(fig. 16)
L’icona di “modifica”
(fig.16) permette di accedere al fascicolo del lavoratore costituito da diverse
schede (TAB) attinenti a contenuti e informazioni di diversa natura riguardanti il lavoratore selezionato.
2.3 Verifica iscrizione utente
La schermata di apertura del fascicolo di un lavoratore mostra in sola lettura una scheda di sintesi che
riepiloga in breve il contenuto del fascicolo.
All’interno del riquadro (fig. 17) denominato SINTESI è possibile visualizzare l’anagrafica del
lavoratore e la sua condizione occupazionale.
(fig. 17)
2.4 Aggiornamento scheda anagrafico-professionale
L’operatore verifica i dati relativi alla scheda anagrafica e di quella professionale e, nel caso abbia
necessità di aggiornarli, contatta l’ufficio del Collocamento Mirato Disabili al numero 0332/252.721.
2.5 Creazione Piano di Intervento Personalizzato (PIP) – Tecnico e Qualitativo
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Formalizzate le procedure di avvio come descritte al § 1.4, l’ente attuatore potrà procedere alla
creazione del Piano di Intervento Personalizzato e all’erogazione del piano di attività previsto per
ciascun beneficiario.
Dalla maschera di ricerca individuare il lavoratore per il quale si vuole definire il PIP.
Cliccando sulla scheda “PIP” la maschera si presenta con i seguenti campi:
Data del: la data odierna che sarà memorizzata come data di creazione del PIP
Ente Accreditato: la ragione sociale dell’ente erogatore (non modificabile)
Id Progetto: la tendina di ricerca delle adesioni effettuate dal soggetto Erogatore, su GBC.
Per predisporre un Piano di Intervento Personalizzato, cliccare sull’icona
(fig. 18)
(fig. 18)
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(fig.19)
La maschera mostrerà l’elenco di tutte le azioni inserite in fase di adesione al catalogo dei servizi e
quindi le Piano di Attività Prenotabili. Inoltre dovranno essere inserite le informazioni in merito a:
Titolo Studio:
Classe
Stato occupazionale
Codice Fiscale Tutor
Cognome Tutor
Nome Tutor
Titolo di studio Tutor
Anni di esperienza
Tipo di esperienza nel settore
Obiettivi del PIP
Nella compilazione del PIP “tecnico” selezionando le azioni che si intendono erogare all’interno della
dote (fig. 19), per alcune di queste (ad es. la formazione) si potranno anche definire nel dettaglio le
ore e costi effettivi di cui ci si avvarrà per lo svolgimento delle attività (fig. 20).
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(fig. 20)
(fig. 21)
ATTENZIONE:
L’Operatore che ha preso in carico la persona disabile deve:
compilare il PIP tramite il sistema informativo (GSS),
salvarlo sul proprio PC
firmarlo e farlo firmare al destinatario della dote con CRS o altro strumento per la firma digitale
inserirlo sul sistema informatico cliccando sull’icona “allega documenti” visibile nella parte del
sistema riservata al PIP
inviare
un’e-mail
di
comunicazione
dell’avvenuta
operazione
all’indirizzo
[email protected]
Nel caso in cui il destinatario non sia in possesso del pin della CRS o altro strumento per la firma
digitale, l’Operatore deve:
stampare il PIP e farlo sottoscrivere all’utente
scansionare il PIP firmato
salvarlo sul proprio PC
firmarlo con CRS o altro strumento per la firma digitale
inserirlo sul sistema informatico cliccando sull’icona “allega documenti” visibile nella parte del
sistema riservata al PIP unitamente alla scansione di un documento di identità del destinatario
o della copia dell’atto di conferimento dei poteri di firma al delegato nel caso il PIP non sia
sottoscritto dal destinatario
inviare
un’e-mail
di
comunicazione
dell’avvenuta
operazione
all’indirizzo
[email protected]
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2.6 Erogazione dei servizi previsti dal PIP
(fig. 23)
Per gestire uno degli interventi proposti nel PIP l’operatore deve:
1. selezionare l’icona di dettaglio del PIP
previsti (fig. 24)
(fig. 23) per visualizzare l’elenco degli interventi
Dettaglio
intervento
(fig. 24)
2. cliccare sul dettaglio dell’intervento per effettuare la PRESA IN CARICO (fig. 24)
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3. scegliere la sede erogatrice dell’attività inserita in fase di prenotazione delle doti e cliccare
sull’icona
nella colonna “presa in carico” (fig. 25).
Colloquio di primo livello
Colloquio di secondo livello
Servizio formazione
Ausili
(fig. 25)
Effettuando la presa in carico si inseriscono le informazioni di dettaglio relative all’attività che si sta
svolgendo con l’utente.
Nel caso di azioni di gruppo selezionare l’edizione nella quale inserire il beneficiario oppure, se non
presente o non disponibile, crearne una nuova (fig. 26).
(fig. 26)
Salvata la scheda il sistema riporta l’operatore nella parte della EROGAZIONE SERVIZIO. Per
ritornare nella scheda anagrafica (PIP), cliccare sulla linguetta SCHEDA ANAGRAFICA e poi sulla
linguetta PIP (fig. 27)
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(fig. 27)
ATTENZIONE
L’Operatore, entro 30 giorni dalla data di validazione del PIP, dovrà avviare la prima attività prevista,
diversa da quelle propedeutiche alla stesura del PIP, pena la decadenza del PIP e delle risorse
economiche prenotate, in quanto il sistema effettuerà autonomamente questa operazione.
Le attività si intendono avviate con la presa in carico tramite sistema informativo.
Se l’Operatore non è nelle condizioni di avviare le attività o sono decorsi i termini per il loro avvio (30
giorni dalla data di accettazione del PIP), ne deve dare immediata comunicazione al destinatario, che
avrà comunque la possibilità di accedere ad un’altra dote previa verifica della disponibilità delle risorse
economiche.
2.7 Calendario delle attività
L’operatore provvede all’inserimento e all’aggiornamento periodico delle attività previste dal PIP,
garantendo la tracciabilità delle attività di servizio, utilizzando il calendario presente su GSS.
Effettuata la presa in carico (vedere § 2.6) nella stringa dell’erogazione del servizio comparirà un’icona
nella colonna evidenziata in figura 28, cliccando la quale si accederà al calendario delle attività.
Entro il 15 di ogni mese devono essere inserite le attività erogate nella seconda quindicina del mese
precedente.
Entro l'ultimo giorno di ogni mese devono essere inserite le attività erogate nei primi 15 giorni del
mese in corso.
(fig. 28)
2.8 Modifica del PIP
Qualsiasi variazione che comporti modifiche nei contenuti del PIP relative a soggetti coinvolti, tipologia
di servizi, contenuti e /o modalità di attuazione, luogo di fruizione dei servizi previsti (nel rispetto della
durata massima prevista per la conclusione della Dote di cui al punto 2.2), dovrà essere richiesta via
e-mail alla Provincia.
Rientra tra le variazioni da autorizzare anche la richiesta di sostituzione del Tutor. Tale richiesta
deve essere effettuata con tempestività (max 15 giorni dalla cessazione del precedente tutor) al
fine di garantire al destinatario la continuità dell’accompagnamento.
Le modifiche al PIP, una volta autorizzate, verranno effettuate dalla Provincia sul sistema Sintesi; il
PIP così modificato dovrà essere nuovamente firmato dalle parti e allegato alla scheda
anagrafica così come previsto a pagina 15 del presente Manuale.
2.9 Chiusura attività del PIP su GSS
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(fig. 29)
Per rendicontare l’attività, a servizio concluso, è necessario compilare la form di conclusione e
protocollarla.
Se vogliamo ad esempio chiudere l’intervento proposto nella figura 29 fare clic sulla colonna
Conclusione Servizio.
Completare la maschera indicando:
• la data di fine dell’intervento sulla persona
• lo Stato della chiusura
• compilare le informazioni di conferma o rinuncia all’intervento (e le ragioni della rinuncia se non
confermato)
• indicare il numero di ore frequentate e il costo effettivo.
Per concludere definitivamente il servizio, senza più la possibilità di cancellazione, il sistema prevede
una funzione di protocollazione automatica attivabile dall’icona
Per proseguire all’erogazione dei successivi servizi tornare alla scheda anagrafica e alla sotto scheda
PIP e da qui l’icona Dettagli del piano.
Il sistema segnalerà i servizi conclusi pertanto per questi non sarà più attiva la funzione di presa in
carico (fig. 30).
Colloquio di primo livello
Colloquio di secondo livello
(fig. 30)
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(fig. 31)
A conclusione del PIP l’operatore entrerà nella TAB del Patto di servizio e, cliccando (freccia viola)
nella colonna Elenco Interventi, si aprirà l’elenco delle attività erogate (freccia rossa) che permetterà
l’inserimento delle informazioni relative alle attività svolte e l’esito delle stesse. A quel punto la
relazione finale sarà completa di tutte le informazioni e quindi l’operatore potrà chiudere il PIP
cliccando sull’icona posta sotto la colonna CHIUDI (fig. 32).
(fig. 32)
Entro 30 giorni dalla chiusura, l’operatore dovrà inviare la “Comunicazione di conclusione del PIP”
scaricabile dal Kit di avvio del Bando di riferimento.
La documentazione, relativa alla conclusione del PIP, dovrà essere inviata con le modalità descritte a
pagina 15 del presente Manuale.
2.10 Chiusura doti su GBC
Ogni volta che si chiude un’azione su GSS, il sistema in automatico provvedere alla chiusura su GBC.
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Una volta conclusi i PIP, andare su GBC e dal menu di sinistra Gestione Progetti, Progetti ammessi
e finanziati (fig. 33) cliccare in corrispondenza del bando sul numero delle azioni avviate.
(fig. 33)
Entrando nell’icona
[Kit di avvio/conclusione] (fig.34) e compilando le sezioni proposte dal sistema,
si procede alla comunicazione di conclusione del “progetto”.
(fig. 34)
Vi ricordiamo che:
questa procedura deve essere ripetuta per ogni azione
chiuse tutte le azioni e quindi l’adesione al catalogo, prima di inviare un’e-mail all’indirizzo
[email protected] per la conferma dell’operazione va firmata digitalmente la
stampa comunicazione di conclusione.
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(fig. 35)
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