corporate governance

MODELLO DI
CORPORATE GOVERNANCE
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INDICE
Premessa generale....................................................................................pag. 5
PARTE I: CODICE DI CORPORATE GOVERNANCE..............................pag. 7
Capitolo 1: Organizzazione della Società
1.1) Assemblea dei soci………………………………………………………. pag.7
1.2) Consiglio di Amministrazione.............................................................pag. 8
1.2.1) Presidente
1.2.2) Amministratore Delegato
1.3) Collegio Sindacale .............................................................................pag. 11
1.4) Sistema di controllo interno e attuazione del D.Lgs. 231/2001 ..........pag. 11
1.4.1) Internal Audit...........................................................................pag. 12
1.4.2) Risk Management ....................................................................pag. 12
1.5) Modello di organizzazione, gestione e controllo .................................pag. 13
1.5.1) Organismo di Vigilanza ............................................................pag. 14
1.5.2) Comitato di coordinamento……………………………………… pag. 15
1.6)
Controllo contabile e Società di Revisione ........................................pag.15
1.7) Adempimenti informativi degli organi societari e della Società di revisione
1.7.1)Informative del Presidente
1.7.2) Informative dell’Amministratore Delegato ..........................................pag. 16
1.7.3) Informative del Collegio Sindacale.....................................................pag. 16
1.7.4) Obblighi della Società di Revisione....................................................pag. 17
PARTE II CODICE DI COMPORTAMENTO .............................................…pag.18
Capitolo 1: Carta dei Valori
Missione aziendale ....................................................................................…pag. 18
1.1) Carta dei valori...................................................................................….pag. 19
1.2) Principi generali .................................................................................….pag. 20
1.2.1) Attenzione ai bisogni e centralità del servizio prestato
ai cittadini ................................................................................….pag. 20
1.2.2) Centralità della persona ..........................................................….pag. 20
1.2.3) Valorizzazione delle risorse umane.........................................….pag. 20
1.2.4) Correttezza e trasparenza.......................................................….pag. 20
1.2.5) Efficacia ed efficienza .............................................................…..pag. 21
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1.2.6) Impegno costante nell’ innovazione ........................................pag. 21
1.2.7) Riservatezza e privacy ............................................................pag. 21
1.2.8) Prevenzione dei conflitti d’interesse ........................................pag. 21
1.2.9) Rispetto dell’ambiente.............................................................pag. 21
Capitolo 2: Codice Etico..........................................................................pag. 23
2.1) Principi etici generali..........................................................................pag. 24
2.1.2) Attenzione ai bisogni e centralità del servizio prestato
ai cittadini ................................................................................pag. 24
2.1.3) Centralità della persona .........................................................pag. 24
2.1.4) Valorizzazione delle risorse umane.........................................pag. 25
2.1.5) Correttezza e trasparenza.......................................................pag. 25
2.1.6) Efficacia ed efficienza .............................................................pag. 25
2.1.7) Impegno costante nella ricerca ...............................................pag. 25
2.1.8) Riservatezza e privacy ............................................................pag. 25
2.1.9) Prevenzione dei conflitti d’interesse ........................................pag. 26
2.1.10)Attenzione all’ambiente...........................................................pag. 26
2.2) Destinatari, obblighi e impegni...........................................................pag. 26
2.2.1) I “destinatari” del Codice Etico ................................................pag. 26
2.2.2) Doveri dei “destinatari” ............................................................pag. 26
2.2.3) Ulteriori doveri dei dirigenti e dei responsabili
di struttura organizzativa .........................................................pag. 27
2.2.4) Impegni della Società..............................................................pag. 28
2.3) Valore contrattuale del codice............................................................pag. 28
2.4) Rapporti con i terzi.............................................................................pag. 29
2.4.1) Rapporti con i clienti................................................................pag. 29
2.4.2) Rapporti con i cittadini/contribuenti .........................................pag. 29
2.4.3) Rapporti con i fornitori .............................................................pag. 30
2.4.4) Rapporti con la Pubblica Amministrazione..............................pag. 31
2.4.5) Rapporti con l’Azionista...........................................................pag. 31
2.4.6) Rapporti con gli organi di informazione ...................................pag. 32
2.4.7) Rapporti con partiti politici, organizzazioni sindacali
e associazioni ........................................................................pag. 32
2.4.8) Contributi e sponsorizzazioni ..................................................pag. 33
2.5) Politiche del personale.......................................................................pag. 33
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2.5.1) Selezione e gestione del personale ........................................pag. 33
2.5.2) Valorizzazione e formazione delle risorse...............................pag. 34
2.5.3) Diritti e doveri dei dipendenti...................................................pag. 34
2.5.4) Tutela del patrimonio aziendale ..............................................pag. 35
2.5.5) Tutela della persona................................................................pag. 36
2.6) Incompatibilità delle cariche e conflitto di interessi ............................pag. 36
2.6.1) Incompatibilità delle cariche ....................................................pag. 36
2.6.2) Conflitto di interessi.................................................................pag. 37
2.6.3) Cumulo di incarichi e impieghi ................................................pag. 38
2.7) Contabilità e controllo delle procedure...............................................pag. 38
2.7.1) Trasparenza contabile.............................................................pag. 38
2.7.2) Procedure e pratiche operative ...............................................pag. 39
2.8) Trattamento delle informazioni e riservatezza ..................................pag. 40
2.9) Modalità di attuazione e controllo del Codice Etico............................pag. 41
2.9.1) Diffusione del Codice ..............................................................pag. 41
2.9.2) Attuazione e aggiornamento ...................................................pag. 42
2.9.3) Controllo .................................................................................pag. 42
Capitolo 3: Sistema sanzionatorio
3.1) Premessa...........................................................................................pag. 44
3.2) Sanzioni nei confronti dei dipendenti .................................................pag. 44
3.2) Sanzioni nei confronti dei dirigenti .....................................................pag. 45
3.3) Sanzioni nei confronti del Consiglio di Amministrazione e dei
Sindaci
pag. 46
3.4) Sanzioni nei confronti di consulenti, collaboratori,
fornitori e soggetti esterni alla Società ...............................................pag. 46
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PREMESSA GENERALE
Aequa Roma S.p.A. opera come organismo in house del socio unico di Roma Capitale,
secondo quanto fissato dall’art. 113 del D. Lgs. 267/2000 ed è soggetta ad un’attività di
direzione e coordinamento (secondo quanto previsto dagli artt. 2497, 2497-bis, e 2497-ter
del Codice Civile) da parte di quest’ultimo.
Il compito di Aequa Roma è di realizzare la politica delle entrate di Roma Capitale ed
attuare tutte le iniziative finalizzate ad assistere, favorire ed incentivare la spontanea
adesione della collettività agli adempimenti relativi alla fiscalità locale.
Allo scopo di recepire e attuare, compatibilmente con quanto previsto dal proprio Statuto,
gli indirizzi che il socio unico Roma Capitale ha espresso attraverso la Delibera della
Giunta Comunale n° 165/2005, da tempo Aequa Roma si è dotata di un modello di
Corporate Governance atto a definire l’insieme di adempimenti organizzativi e informativi
mediante i quali assicurare la garanzia della corretta gestione della società sia sotto il
profilo etico che gestionale.
La struttura del Modello di Corporate Governance (già approvato dall’Amministratore
Unico con determinazione del 23 aprile 2007) è stata oggetto di modifiche ed integrazioni.
Pertanto, il rinnovato Modello di Corporate Governance, oggetto della deliberazione del
Consiglio di Amministrazione nella seduta del 22 luglio 2009, si articola in:
Codice di Corporate Governance
Organizzazione della Società: individua chiaramente i ruoli, i compiti e le
responsabilità decisionali nella costruzione e nell’attuazione delle strategie aziendali;
Obblighi informativi: recepisce un modello di comunicazione strutturata e periodica
secondo “formati” standard con il socio unico Roma Capitale;
Sistema di controllo: individua un modello organizzativo e gestionale in grado di
garantire il controllo dell’attività svolta al fine di prevenire comportamenti fraudolenti o
contrari all’etica aziendale.
Codice di Comportamento
Carta dei Valori: individua i principi etici che accomunano le diverse identità
aziendali;
Codice Etico: stabilisce le regole di comportamento alle quali devono attenersi gli
amministratori, i sindaci, i dirigenti, il personale interno e ogni altro soggetto che, anche
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temporaneamente, instauri a qualsiasi titolo rapporti commerciali e relazioni di
collaborazione o comunque operi di fatto nell’interesse della società;
Sistema Sanzionatorio: disciplina le sanzioni atte a punire tutte le violazioni delle
norme di condotta previste nel Codice Etico e, più in generale, delle procedure e dei
regolamenti interni previsti nel Modello di organizzazione, gestione e controllo previsto dal
D. Lgs. 231/2001.
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PARTE I
Codice di Corporate Governance
Capitolo 1
Organizzazione della Società
Aequa Roma è una Società per azioni interamente partecipata da Roma Capitale.
La sua costituzione si inquadra nella volontà di Roma Capitale di sviluppare le proprie
politiche delle entrate al fine di raggiungere più elevati livelli di equità fiscale e di
semplificazione del rapporto tra Amministrazione comunale e cittadini. Opera come
organismo in house ed è soggetta alla direzione, coordinamento e controllo da parte
Roma Capitale.
Sulla base delle disposizioni normative e statutarie, gli organi della Società sono:
l’Assemblea dei Soci;
il Consiglio di Amministrazione;
il Collegio Sindacale.
1.1)
Assemblea dei soci
L’Assemblea esercita le attribuzioni previste per legge e svolge la funzione di indirizzo e
controllo.
L’Assemblea dei soci di Aequa Roma è convocata in via ordinaria o straordinaria dal
Presidente del Consiglio di Amministrazione, nella sede della Società o in luogo diverso
indicato nell’avviso di convocazione, purché nel territorio di Roma Capitale. La
convocazione deve pervenire ai soci almeno otto giorni prima dell’adunanza, mediante
avviso comunicato con mezzi idonei a garantire la prova dell’avvenuto ricevimento.
Possono intervenire all’Assemblea il Sindaco di Roma (o un suo delegato), i componenti
del Consiglio di Amministrazione, i componenti del Collegio Sindacale, e tutti coloro che
risultano iscritti nel Libro dei Soci.
L’assemblea è presieduta dal Presidente del Consiglio di Amministrazione, in caso di sua
assenza o impedimento, dall’Amministratore delegato.
Il Presidente ha il potere di accertare il diritto dei soci a partecipare all’assemblea, a
verificarne la regolarità della costituzione, le modalità di votazione, nonché a garantire il
suo ordinato e funzionale svolgimento.
7
Le deliberazioni dell’Assemblea risultano da un apposito verbale redatto dal segretario e
sottoscritto da quest’ultimo e dal Presidente a meno che il verbale debba essere redatto,
ai sensi di legge, da un notaio.
L’assemblea ordinaria è convocata almeno una volta all’anno entro centoventi giorni dalla
chiusura dell’esercizio sociale.
L’Assemblea inoltre esercita le attribuzioni previste dalla legge e dallo Statuto e decide
sugli argomenti che il Consiglio di Amministrazione sottopone alla sua approvazione.
Sono riservate alla competenza dell’Assemblea:
a) l'approvazione del bilancio e la distribuzione degli utili;
b) le modifiche dello Statuto;
c) la decisione di compiere operazioni che comportano una sostanziale modificazione
dell'oggetto sociale o una rilevante modificazione dei diritti di Soci;
d) il compenso spettante ai membri del Consiglio di Amministrazione e del Collegio
Sindacale;
e) la nomina dei Liquidatori ed i criteri di svolgimento della liquidazione;
f) la nomina della Società di revisione incaricata del controllo contabile;
g) l'approvazione degli atti collegati alle previsioni della relazione previsionale aziendale
annuale di cui al 2° comma dell’art. 14 dello Statuto.
1.2) Consiglio di Amministrazione
La Società è amministrata da un Consiglio di Amministrazione composto da tre membri.
Compete al Socio di Roma Capitale, ai sensi dell'art. 2449 cod. civ., la nomina e revoca
dei componenti del Consiglio di Amministrazione, nel rispetto delle norme e dei modi
previsti dall'ordinamento vigente.
I membri del Consiglio di Amministrazione durano in carico tre esercizi consecutivi e
scadono con l’Assemblea
che approva il bilancio relativo al terzo esercizio e sono
rieleggibili; se nel corso dell’esercizio vengono a mancare uno o più consiglieri, si
provvede ai sensi dell’art. 2386 c.c..
Quando per dimissioni o per altre cause venga a mancare la maggioranza dei componenti
del Consiglio di Amministrazione, l’intero Consiglio deve intendersi decaduto. In tal caso il
Collegio Sindacale deve convocare d’urgenza l’Assemblea per la nomina dei nuovi
amministratori.
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Il Consiglio di Amministrazione è investito dei più ampi poteri per l'amministrazione
ordinaria e straordinaria della Società e più segnatamente provvede al compimento di tutti
gli atti che rientrano nell'oggetto sociale e che non siano, per legge o per statuto,
espressamente riservati all'Assemblea dei Soci.
Restano riservate alla competenza del Consiglio di Amministrazione, oltre alle materie di
cui all’art. 2381 c.c., comma 4, l’approvazione:
- di fusioni nei casi previsti dagli artt. 2505 c.c. e 2505 bis c.c.;
- degli adeguamenti dello statuto a disposizioni normative inderogabili;
- della macrostruttura organizzativa della società;
- del piano assunzioni del personale e delle collaborazioni nella loro consistenza numerica;
- dei piani strategici, economici, patrimoniali e finanziari di breve e lungo periodo;
-delle acquisizioni, alienazioni, dismissioni di beni, escluse le partecipazioni azionarie,
aziende o rami di azienda, di valore superiore a ¼ (un quarto) del capitale sociale;
-degli investimenti in immobilizzazioni tecniche di maggiore rilevanza per la società sotto il
profilo dell’impatto strategico e dei rischi ed in ogni caso di ammontare superiore a ¼ (un
quarto) del capitale sociale;
- dei finanziamenti a società partecipate o terzi, ovvero del rilascio di garanzie per loro
obbligazioni;
- del rilascio a terzi da parte della società di garanzie personali e reali di ammontare
superiore a 1/3 (un terzo) del capitale sociale;
Ai procuratori speciali spetta la rappresentanza della società nei limiti della delega
conferita.
Il Consiglio di Amministrazione è presieduto dal Presidente del Consiglio di
Amministrazione. In caso di assenza o di impedimento temporaneo è sostituito
dall’Amministratore delegato..
1.2.1) Presidente
Il Presidente ha la rappresentanza legale della società nell’ambito delle competenze ad
esso spettanti.
Il Presidente è nominato da Roma Capitale, ai sensi dell’art 2449 c.c. ed è revocato nelle
forme e nei modi previsti dall’ordinamento vigente.
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Al Presidente del Consiglio di Amministrazione sono conferite le deleghe e i mezzi
necessari allo svolgimento delle sue funzioni di a) partecipazione alla definizione degli
indirizzi strategici; b) controllo interno; c) informazioni al Socio di Roma Capitale.
1.2.2) Amministratore Delegato
Il Consiglio di Amministrazione su designazione di Roma Capitale nomina l’Amministratore
Delegato, nei limiti e nel rispetto dell'articolo 2381 del codice civile, specificando i limiti
della delega.
All’Amministratore Delegato nell’ambito delle competenze ad esso attribuite, spettano i
poteri di gestione ordinaria della Società ed in particolare, a titolo esemplificativo e non
esaustivo e salvo quelle ulteriori conferite dal Consiglio di Amministrazione le seguenti
deleghe:
- gestire e coordinare la struttura interna della Società, sia di linea che di staff;
- selezionare, assumere, promuovere e licenziare il personale dipendente della Società
con la sola eccezione del Direttore generale, determinandone inquadramento, mansioni e
retribuzioni, il tutto fermo restando quanto previsto nel piano delle assunzioni e delle
collaborazioni del personale della Società deliberato dal Consiglio di Amministrazione
nell’ambito dei suoi poteri esclusivi;
- predisporre i budget annuali della Società da sottoporre al Consiglio di Amministrazione;
- predisporre i piani strategici ed industriali della Società, da sottoporre al Consiglio di
Amministrazione;
- attuare le deliberazioni del Consiglio di Amministrazione e compiere altresì gli atti,
nonché tutte le operazioni ad esse collegate;
- instaurare, proseguire e resistere in ogni tipo di giudizio, in tutte le sedi e presso tutte le
autorità e Corti consentite dalla legge;
- definire i termini di eventuali transazioni e conciliazioni giudiziali e stragiudiziali, in sede
ordinaria, speciale ed amministrativa, nonché presentare atti, ricorsi, querele, esposti e
denunzie alle autorità competenti;
- nominare avvocati, procuratori ed arbitri conferendo agli stessi procure alle lite, nonché
ogni potere in ordine alle eventuali relative transazioni e conciliazioni giudiziali e
stragiudiziali;
-acquisire, alienare, dimettere beni, escluse le partecipazioni azionarie, aziende o rami di
azienda, di valore inferiore o pari a ¼ (un quarto) del capitale sociale;
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-investire in immobilizzazioni tecniche di maggiore rilevanza per la società sotto il profilo
dell’impatto strategico e dei rischi ed in ogni caso di ammontare inferiore o pari a ¼ (un
quarto) del capitale sociale;
-rilasciare a terzi, da parte della società, garanzie personali e reali di ammontare inferiore
o pari a 1/3 (un terzo) del capitale sociale.
1.3) Collegio Sindacale
Il Collegio Sindacale, organo di controllo interno alla Società e garante della legalità
dell’amministrazione, si compone di tre membri effettivi (tra cui il Presidente) e due
supplenti.
Tale controllo è disciplinato dal Codice Civile e dallo Statuto di Aequa Roma.
Compete al Socio di Roma Capitale, ai sensi dell’art. 2449 del Codice Civile, la nomina e
la revoca dei componenti il Collegio Sindacale, nel rispetto delle norme e dei modi previsti
dall’ordinamento vigente.
Il Presidente del Collegio Sindacale riferisce al Socio di Roma Capitale con le modalità
previste dai codici e dalle regole di governance di cui alla Delibera di Giunta n. 165 del 30
marzo 2005, di ogni irregolarità o comportamento che possa fare nascere dubbi sulla
legalità dell’amministrazione della società.
1.4) Sistema di controllo interno
Il sistema di controllo interno è l’insieme di strumenti, strutture, regole, manuali, procedure,
principi organizzativi finalizzati a garantire il corretto svolgimento delle attività, nonché a
fornire una ragionevole sicurezza sul raggiungimento di alcuni obiettivi imprescindibili per il
buon funzionamento della società.
La sua organizzazione si incentra, oltre che sul Collegio Sindacale, su un insieme di
strumenti e funzioni aziendali, atto a garantire:
ƒ
efficacia, efficienza ed economicità dei processi;
ƒ
conformità a leggi, norme, regolamenti e a procedure interne;
ƒ
affidabilità ed integrità delle informazioni;
ƒ
salvaguardia del patrimonio societario.
Le funzioni aziendali di Internal Audit e Risk Management fanno parte del sistema di
controllo interno.
11
1.4.1) Internal Audit
La funzione di Internal Audit, posta alle dirette dipendenze del Presidente, ha il compito di
accertare l’adeguatezza dei diversi processi aziendali e del sistema di controllo interno,
analizzare e valutare l’affidabilità e l’integrità delle informazioni ed assicurare la conformità
degli adempimenti operativi a leggi, norme, regolamenti e procedure interne, al fine di
garantire una corretta gestione. L’Internal Audit pertanto:
ƒ
contribuisce a migliorare efficacia ed efficienza delle attività operative;
ƒ
garantisce affidabilità ed integrità delle informazioni economiche, finanziarie ed
operative;
ƒ
garantisce la protezione dei beni aziendali;
ƒ
assiste il management nel perseguimento degli obiettivi tramite un approccio
professionale finalizzato a valutare e migliorare i processi di controllo, di gestione
dei rischi e di funzionamento del sistema di Corporate Governance.
ƒ
programma le attività di audit sulla base della valutazione dei rischi, intervenendo
sui processi più esposti.
1.4.2) Risk Management
La funzione di Risk Management, dipendente dall’Amministratore Delegato, si dedica al
monitoraggio dei rischi economico-finanziari ed operativi connessi all’attività caratteristica
dell’azienda e all’individuazione delle azioni dirette ad evitarne l’insorgere, ad eliminarli se
già esistenti e a contenerne gli effetti se non eliminabili. Essa dovrà:
ƒ
diffondere all’interno della Società una cultura di individuazione e gestione del
rischio, allo scopo di acquisire, a tutti i livelli dell’organizzazione, una maggiore
consapevolezza dei fattori che possono compromettere il raggiungimento degli
obiettivi di business e sviluppare adeguati controlli, tecniche di gestione e
comportamenti organizzativi volti a governare l’esposizione verso il rischio;
ƒ
identificare, descrivere e misurare i principali fattori di rischio che possono
compromettere il raggiungimento degli obiettivi strategici;
ƒ
fornire il supporto al management per identificare aree di criticità, individuare e
realizzare piani di azione per riportare il rischio ad un livello ritenuto accettabile
ƒ
progettare, implementare e gestire il processo e gli strumenti per la rilevazione e
misurazione dei rischi;
ƒ
supportare i responsabili delle funzioni nell’individuazione di eventuali interventi di
riduzione dei livelli di rischio;
12
ƒ
verificare l’adeguatezza delle politiche e dei limiti di esposizione stabiliti dai vertici
aziendali;
ƒ
verificare le modalità adottate nella gestione dei rischi, valutare i sistemi di controllo
istituiti ed individuare i rischi residui;
ƒ
fornire il supporto nella identificazione delle azioni correttive necessarie per
riportare il rischio a livello ritenuto accettabile.
ƒ
supportare i responsabili dei processi nella individuazione e formalizzazione di
progetti di riduzione dei rischi e, a seguito dell’approvazione da parte del vertice
aziendale, supervisionarne la realizzazione;
ƒ
produrre la reportistica sulle caratteristiche quantitative e qualitative del rischio
residuo e sul livello complessivo del rischio della Società.
1.5) Modello di organizzazione, gestione e controllo
Lo strumento principale di garanzia della legittimità dell’operato dell’azienda è
rappresentato dal Modello di organizzazione, gestione e controllo, previsto dal D.Lgs.
231/2001 e adottato da Aequa Roma al fine di:
ƒ
prevenire i possibili rischi connessi all'attività aziendale con particolare riguardo alle
condotte illegali dirette a procurare vantaggio o interesse alla Società, anche
attraverso l'individuazione delle aree/processi a rischio reato ai sensi del citato
Decreto;
ƒ
determinare, in tutti coloro che operano in nome e per conto della Società nelle
aree di attività a rischio la consapevolezza di poter incorrere, nel caso di violazioni
delle disposizioni date, in un reato passibile di sanzioni penali e amministrative non
solo nei loro confronti, ma anche nei confronti della stessa Azienda;
ƒ
affermare che la Società non tollera comportamenti illeciti, di ogni tipo e
indipendentemente da qualsiasi finalità, in quanto gli stessi, oltre a trasgredire le
leggi vigenti, sono comunque contrari ai principi etico-sociali cui la Società intende
attenersi.
Più in generale, in merito ad una eventuale imputazione in capo alla Società, è utile
osservare che il D.Lgs. 231/01 distingue tra reati commessi dai soggetti apicali e reati
commessi da persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza dei soggetti apicali.
Nel primo caso, la Società non è responsabile se ha adottato un adeguato Modello e se un
apposito organismo interno ha vigilato sul suo funzionamento.
13
Nel secondo caso, la Società non è responsabile se la commissione del reato non “è stata
resa possibile dall'inosservanza degli obblighi di direzione o vigilanza” o se “la Società,
prima della commissione del reato, ha adottato ed efficacemente attuato un modello di
organizzazione, gestione e controllo idoneo a prevenire reati della specie di quello
verificatosi”.
1.5.1) Organismo di Vigilanza
L'Organismo di Vigilanza di cui all'articolo 6, comma 1, lettera b), del Decreto Legislativo 8
giugno 2001, n. 231 ha lo scopo di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del
Modello di organizzazione, gestione e controllo aziendale, curandone l’attuazione, la
corretta applicazione e l’aggiornamento e svolgendo, di conseguenza, un continuo
monitoraggio delle aree a rischio.
Inoltre, ai sensi dell’art. 52 del Decreto Legislativo 21 novembre 2007, n. 231, l’Organismo
svolge un controllo di merito, vigilando sul funzionamento e sull’osservanza delle
disposizioni normative concernenti illeciti commessi a danno del sistema finanziario.
L’Organismo, dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo, è chiamato a riferire
all’Assemblea dei Soci, al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale ed è
composto da:
1. il Presidente che può essere scelto anche all’esterno della Società sulla base di requisiti
di onorabilità, integrità e professionalità, nonché assenza di cause di incompatibilità.
2. il responsabile della funzione Internal Auditing;
3. il responsabile della funzione legale societario;
4. il responsabile della funzione Risk Management.
Il
Presidente
dell’Organismo
convoca
l’Organismo
stesso
secondo
modalità
eventualmente da stabilire mediante un regolamento interno di cui l’Organismo può
dotarsi.
Esso si riunisce almeno ogni tre mesi con cadenza periodica concordata al suo interno e
riferisce semestralmente al Consiglio di Amministrazione.
In particolare, oggetto della vigilanza è il Modello comprensivo del codice etico, della
valutazione o delle criticità dell’organizzazione, dei protocolli comportamentali posti in
essere ai fini di un idonea prevenzione dei reati e del sistema sanzionatorio esistente.
L’Organismo di Vigilanza interviene anche in funzione propositiva e consultiva con potere
di verifica e intervento immediato nel caso di segnalazione di irregolarità; effettuati i dovuti
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accertamenti,
l’Organismo
di
Vigilanza
riferirà
l’avvenuta
infrazione
all’Organo
amministrativo, proponendo le misure sanzionatorie previste dal sistema disciplinare.
Al fine di poter svolgere la propria funzione di vigilanza, deve essere garantito
all’Organismo di Vigilanza l’accesso a tutte le informazioni e documentazioni aziendali, nel
rispetto della normativa in materia di privacy.
1.5.2) Comitato di ricognizione periodica delle problematiche di interesse generale
aziendale
Al fine di garantire una ricognizione periodica delle problematiche di interesse generale
aziendale e il costante scambio di flussi informativi relativamente ad atti di competenza
delle diverse aree direzionali o propri del Presidente e dell’Amministratore delegato è
costituito un Comitato composto da:
- il Presidente del Consiglio di Amministrazione;
- i Responsabili delle Direzioni.
Di volta in volta e in relazione alla specificità degli argomenti trattati, potranno altresì
essere convocati i Responsabili di settore.
Il Comitato si riunirà una volta ogni due mesi e le convocazioni saranno effettuate dal
Presidente del Consiglio di Amministrazione.
1.6) Controllo contabile e Società di Revisione
Il sistema di controllo contabile è l’insieme di strumenti regole e strutture finalizzate a
garantire una corretta e veritiera rappresentazione dei dati contabili ai sensi dell’art. 2423
del Codice Civile.
L’incarico di controllo contabile è conferito dall’Assemblea Ordinaria dei soci, sentito il
Collegio Sindacale, ad una Società di Revisione, per la durata di tre esercizi sociali.
1.7) Adempimenti Informativi degli Organi Societari e della Società di Revisione
1.7.1) Informative previsionali e gestionali del Presidente
Entro il 15 novembre di ogni anno, il Presidente invia al Socio di Roma Capitale, secondo
quanto previsto dal Codice di Corporate Governance, la Relazione Previsionale Annuale
(RPA) contenente le linee guida del piano industriale e di budget per l’anno successivo,
con specificazione dei costi e degli investimenti preventivati e con valutazione degli
obiettivi imprenditoriali in termini di coerenza con l’oggetto sociale.
15
o
Sono sottoposte alla preventiva approvazione dell’Assemblea dei Soci, ai fini del controllo
analogo di cui all’art. 113 comma 5 lett. c) del TUEL, esclusivamente le decisioni, nonché
le eventuali, successive variazioni relative a tariffe, costituzione o dismissione di società,
attività, servizi, acquisti e alienazioni di immobili, impianti, rami di azienda.
I termini entro cui inviare la reportistica trimestrale, prevista dal Codice di Comportamento
di cui all'art. 1, comma II dello Statuto sociale, sono:
30 aprile relativamente al periodo gennaio – marzo;
1^ settembre relativamente al periodo aprile – giugno;
31 ottobre relativamente al periodo luglio- settembre;
15 febbraio relativamente al periodo ottobre – dicembre.
1.7.2) Informative dell’Amministratore Delegato
L’Amministratore
Delegato
riferisce
almeno
trimestralmente
al
Consiglio
di
Amministrazione e al Collegio Sindacale, con le modalità ed i tempi previsti dal Codice di
Corporate Governance, di cui all’art 1 comma II dello Statuto, sul generale andamento
della gestione e sulla sua prevedibile evoluzione, nonché sulle operazioni di maggiore
rilievo, per dimensioni o caratteristiche, effettuate dalla società. L’Amministratore Delegato
è tenuto ad illustrare al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale, in
un’apposita sezione della relazione prevista dall’art. 2428 c.c., le operazioni compiute ed i
provvedimenti adottati in attuazione di quanto stabilito nella Relazione Previsionale
Aziendale, motivando, in particolare, sugli eventuali scostamenti verificatisi rispetto alle
previsioni.
1.7.3) Informative del Collegio Sindacale
Oltre a quanto previsto dall’art. 2403 c.c., il Presidente del Collegio Sindacale è tenuto a
segnalare tempestivamente, ai vertici della Società e al socio di Roma Capitale, ogni
irregolarità o comportamento che possa far nascere dubbi sulla corretta applicazione del
Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D. Lgs. 231/2001.
Il Presidente del Collegio Sindacale è tenuto ad inviare al socio di Roma Capitale, in
occasione delle Assemblee dei soci che abbiano all’ordine del giorno operazioni di
carattere straordinario o strategico, una relazione dettagliata sulle motivazioni che sono
alla base dell’operazione proposta.
16
1.7.4) Obblighi della Società di Revisione
Gli atti ufficiali che la Società di Revisione è tenuta a redigere ai sensi dell’art. 2409 bis e
2409 ter c.c. dovranno essere trasmessi anche al socio di Roma Capitale.
La Società di Revisione si impegna inoltre a segnalare qualsiasi irregolarità rilevata al
Collegio Sindacale e al socio di Roma Capitale.
Tali obblighi di informazione devono essere trasfusi nel contratto che la società stipulerà
con la Società di Revisione.
17
Codice di Comportamento
18
Capitolo I
Carta dei Valori
La missione di Aequa Roma è realizzare la politica delle entrate di Roma Capitale ed
attuare tutte le iniziative finalizzate ad assistere, favorire ed incentivare la spontanea
adesione della collettività agli adempimenti relativi alla fiscalità locale.
La Società collabora con le diverse strutture di Roma Capitale, condivide e sviluppa il
sistema di competenze mettendo a disposizione la propria organizzazione per realizzare
interventi a sostegno delle scelte pubbliche.
1.1) Carta dei valori
La Carta dei Valori contiene l’insieme degli impegni e delle responsabilità che la Società
unilateralmente si assume nei confronti dei cittadini, dei dipendenti, dell’Azionista e dei
terzi che occasionalmente si trovano ad interagire con Essa.
La Carta dei Valori non si sostituisce alle leggi, allo statuto societario, già approvati e
operanti ed a tutte le altre fonti normative esistenti, ma integra e rafforza i principi
contenuti in tali fonti con particolare attenzione al profilo etico dei comportamenti aziendali.
I principi generali, di seguito elencati,
sono recepiti e condivisi da amministratori,
dipendenti, collaboratori e da tutti quei soggetti che sono portatori di interessi nei confronti
della Società:
ƒ
attenzione ai bisogni e centralità del servizio prestato ai cittadini;
ƒ
centralità della persona;
ƒ
valorizzazione delle risorse umane;
ƒ
correttezza e trasparenza;
ƒ
efficacia ed efficienza;
ƒ
impegno costante nella ricerca;
ƒ
riservatezza e privacy;
ƒ
prevenzione dei conflitti d’interesse;
ƒ
attenzione all’ambiente.
19
1.2)
Principi generali
1.2.1) Attenzione ai bisogni e centralità del servizio prestato ai cittadini
Aequa Roma persegue l’obiettivo di soddisfare le esigenze dei contribuenti su tutti gli
aspetti formali, sostanziali, normativi ed operativi al fine di favorire la definizione
spontanea degli adempimenti.
La Società opera costantemente per migliorare la tempestività e precisione delle risposte
alle istanze provenienti dal contribuente, anche attraverso la semplificazione degli
adempimenti formali, contribuendo così alla qualità del servizio reso dalla Pubblica
Amministrazione ai cittadini.
1.2.2.) Centralità della persona
Aequa Roma si impegna al rispetto dei diritti e della dignità della persona, attraverso il
riconoscimento di pari opportunità, la prevenzione e la repressione di qualunque forma di
discriminazione legata all’età, al sesso, agli orientamenti sessuali, all’appartenenza etnica,
allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche ed alle credenze religiose.
In tale contesto assume rilevanza specifica la rimozione di ogni ostacolo per le persone
diversamente abili al pieno svolgimento dell’attività lavorativa.
1.2.3) Valorizzazione delle risorse umane
Aequa Roma riconosce la centralità delle risorse umane, promuove la politica di sviluppo
delle competenze professionali e persegue condizioni di lavoro appaganti. La Società
favorisce un clima di lavoro positivo sia sotto il profilo delle relazioni interpersonali che
delle condizioni dell’ambiente fisico.
La Società riconosce e valorizza il merito.
1.2.4) Correttezza e trasparenza
Aequa Roma persegue l’impegno di garantire l’informazione all’interno ed all’esterno
dell’Azienda in modo chiaro e completo, adottando una comunicazione verbale o scritta di
facile ed immediata comprensione.
La Società si impegna a mantenere comportamenti trasparenti e capaci di interpretare
correttamente i bisogni dei cittadini/contribuenti. Nel contempo, assicura imparzialità ed
integrità nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, con i dipendenti e terzi portatori di
interessi e conforma i propri comportamenti al rispetto dei diritti di ciascun soggetto
coinvolto, al di là della mera osservanza della legge e del contratto di lavoro.
20
1.2.5) Efficacia ed efficienza
Aequa Roma persegue gli obiettivi prefissati utilizzando il principio dell’ottimizzazione nella
gestione delle risorse umane, delle risorse finanziarie e della tecnologia.
L’efficacia aziendale, in relazione alla gamma dei servizi offerti, è misurata attraverso la
soddisfazione sia dell’azionista che dei cittadini/contribuenti.
L’efficienza consiste nel conseguimento del livello di servizio atteso al minimo costo per la
collettività.
1.2.6) Impegno costante nell’ innovazione
Aequa Roma favorisce l’introduzione ai diversi livelli organizzativi di tutti gli aspetti
dell’innovazione utile e possibile: tecnologica, organizzativa, gestionale e di processo.
La Società promuove ricerche, analisi e studi orientati a favorire il miglioramento delle
politiche fiscali di Roma Capitale.
1.2.7) Riservatezza e privacy
Aequa Roma assicura la riservatezza e la protezione delle informazioni acquisite in
ragione dello svolgimento della propria attività per evitare che le stesse possano essere
usate per interessi particolari, per finalità contrarie alla legge o comunque tali da arrecare
danno alla Società o all’Azionista.
Aequa Roma gestisce con criteri di trasparenza, liceità e correttezza i dati oggetto di
trattamento, nel rispetto della normativa di riferimento.
1.2.8) Prevenzione dei conflitti d’interesse
Aequa Roma mette in atto tutte le misure e gli strumenti necessari a prevenire ed evitare
fenomeni di conflitto di interesse.
Particolare attenzione viene posta ai conflitti di interesse tra eventuali attività economiche
personali o familiari ed i ruoli ricoperti all’interno dell’Azienda dai componenti degli Organi
societari, dal management, dai dipendenti e dai collaboratori.
1.2.9) Rispetto dell’ambiente
Aequa Roma ritiene fondamentale l’impegno e la partecipazione attiva nel rispettare
l’ambiente, la salute e la sicurezza.
La politica ambientale della Società si basa su un’attività di
sensibilizzazione che
coinvolge tutti i soggetti che con Essa interagiscono, a partire da comportamenti semplici,
21
ma di grande utilità, quali il riciclo di alcuni materiali, la raccolta differenziata, l’attenzione
ai risparmi energetici ed il potenziamento degli strumenti informatici di comunicazione.
22
Capitolo II
Codice Etico
Aequa Roma S.p.A., nella sua funzione di supporto alla realizzazione della politica delle
entrate di Roma Capitale, ha l’obiettivo di attuare tutte le iniziative finalizzate ad assistere
e ad incentivare la spontanea adesione dei contribuenti agli adempimenti della fiscalità
locale, mettendo a disposizione il proprio patrimonio umano, organizzativo e tecnico.
La Società è chiamata, da un lato, a collaborare con le diverse funzioni organizzative di
Roma Capitale, condividendone le strutture informative e sviluppando un
sistema di
competenze comune, e, dall’altro, ad armonizzare le proprie procedure operative alle
esigenze di assistenza e supporto manifestate dai contribuenti.
Allo scopo di creare i presupposti per un atteggiamento responsabile sia verso l’azionista
di riferimento sia nei confronti della collettività dei cittadini/contribuenti ai quali la politica
tributaria del Comune é rivolta, la Società, in attuazione della Delibera di Giunta Comunale
n° 165/2001, e ai sensi del D. Lgs. 231/2001, ha scelto di dotarsi di uno strumento di
indirizzo etico, in grado di definire i valori di riferimento e di disciplinare concretamente le
condotte di tutti coloro che operano a servizio dell’Azienda.
Il Codice Etico (di seguito, Codice), che costituisce lo sviluppo applicativo dei principi
contenuti nella Carta dei Valori, rappresenta una dichiarazione pubblica dell’impegno di
Aequa Roma a perseguire i massimi livelli di eticità nel compimento della missione
aziendale, individuando appropriati standard operativi e regole comportamentali coerenti
con la propria specificità organizzativa.
Esso, inoltre, costituisce parte essenziale del Modello di organizzazione, gestione e
controllo previsto dal D.Lgs. 231/2001, e dunque del sistema di controllo delle attività
aziendali.
Aequa Roma si impegna a rispettare e a far rispettare i principi generali e le norme etiche
indicati nel presente Codice, conscia del fatto che a tale rispetto corrisponde una maggiore
tutela dello stesso interesse societario.
La consapevolezza che il comportamento di pochi possa danneggiare l’immagine di tutti
deve spingere ciascuno/a a contribuire alla generale osservanza dei principi espressi in
seguito, favorendone la diffusione e la conoscenza non soltanto all’interno, ma anche
all’esterno della Società.
23
Il Codice non si sostituisce e non si sovrappone alle leggi e alle altre fonti normative
vigenti, ma integra e rafforza i principi in queste contenuti, con particolare riferimento ai
comportamenti richiesti ai singoli partecipanti all’organizzazione aziendale
2.1) Principi etici generali
Aequa Roma ha adottato quei principi (enunciati e approfonditi nella Carta dei Valori) che
ritiene fondamentali per attribuire un valore etico alla propria attività e, comunque,
riconducibili all’etica propria del pubblico servizio.
In nessun modo la convinzione di agire nell’interesse o a vantaggio della Società può
giustificare l’adozione di comportamenti in contrasto con i principi indicati nel Codice Etico
e nella Carta dei Valori.
I principi generali cui il Codice Etico di Aequa Roma fa riferimento sono:
attenzione ai bisogni e centralità del servizio prestato ai cittadini;
centralità della persona;
valorizzazione delle risorse umane;
correttezza e trasparenza;
efficacia ed efficienza;
impegno costante nella ricerca;
riservatezza e privacy;
prevenzione dei conflitti d’interesse;
attenzione all’ambiente.
I predetti principi vengono di seguito ripresi sinteticamente, rimandando alla Carta dei
Valori per una spiegazione estensiva.
2.1.2) Attenzione ai bisogni e centralità del servizio prestato ai cittadini
Aequa Roma persegue l’obiettivo di soddisfare le esigenze dei contribuenti per favorire la
definizione spontanea delle pratiche, fornendo con tempestività e precisione le risposte
alle istanze provenienti dagli stessi.
2.1.3) Centralità della persona
Aequa Roma si impegna:
al rispetto dei diritti e della dignità della persona;
alla prevenzione e alla repressione di qualunque forma di discriminazione;
alla rimozione di ogni vincolo per le diverse abilità;
24
a prevenire ed evitare che i lavoratori subiscano condizionamenti o disagi,
salvaguardandoli da atteggiamenti intimidatori ed ostili nelle relazioni di lavoro.
2.1.4) Valorizzazione delle risorse umane
Aequa Roma si impegna a:
riconoscere la centralità strategica delle risorse umane e a promuovere politiche di
sviluppo delle competenze professionali;
assicurare il mantenimento al suo interno di rapporti interpersonali improntati al
rispetto della dignità, dell’onore e della reputazione di ciascuno;
riconoscere il merito.
2.1.5) Correttezza e trasparenza
Aequa Roma persegue l’impegno a garantire in ogni sede:
informazioni chiare e complete;
comportamenti trasparenti e capaci di interpretare correttamente i bisogni dei
contribuenti/cittadini; imparzialità ed integrità nei rapporti con la Pubblica Amministrazione,
con i dipendenti e con i fornitori.
2.1.6) Efficacia ed efficienza
Aequa Roma si impegna a perseguire i propri obiettivi con efficacia (misurata attraverso la
soddisfazione sia dell’azionista sia dei cittadini/contribuenti) ed efficienza (raggiungimento
dei livelli di qualità attesa al minimo costo per la collettività).
2.1.7) Impegno costante nella ricerca
Aequa Roma favorisce l’introduzione ai diversi livelli organizzativi di tutti gli aspetti
dell’innovazione utile e possibile: tecnologica, organizzativa, gestionale e di processo.
2.1.8) Riservatezza e privacy
Aequa Roma assicura la riservatezza e la protezione delle informazioni acquisite in
ragione dello svolgimento della propria attività, garantendo un uso trasparente, lecito e
corretto.
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2.1.9) Prevenzione dei conflitti d’interesse
Aequa Roma si impegna a mettere in atto tutte le misure e gli strumenti necessari a
prevenire ed evitare fenomeni di conflitto di interesse che potrebbero scaturire da
comportamenti di tutto il personale della Società.
2.1.10)
Attenzione all’ambiente
Aequa Roma ritiene fondamentale l’impegno e la partecipazione attiva nel rispettare
l’ambiente, la salute e la sicurezza, a partire da comportamenti semplici, quali il riciclo, la
raccolta differenziata, il
risparmio energetico ed il potenziamento degli strumenti
informatici di comunicazione
2.2) Destinatari, obblighi e impegni
2.2.1) I “destinatari” del Codice Etico
Le disposizioni del Codice si applicano, senza alcuna eccezione, a:
organi societari (Consiglio di Amministrazione, Collegio sindacale);
società di revisione;
dirigenti;
impiegati;
collaboratori esterni;
fornitori;
ogni altro soggetto, privato o pubblico, che direttamente o indirettamente, stabilmente
o temporaneamente, instauri, a qualsiasi titolo, rapporti commerciali e relazioni di
collaborazione, o, comunque, operi nell’interesse della Società.
Tali soggetti, di seguito definiti come “destinatari”, sono tenuti ad osservare le prescrizioni
contenute nel Codice Etico e ad adeguare i propri comportamenti e le proprie azioni ai
principi in esso espressi.
2.2.2) Doveri dei “destinatari”
La Società mantiene un rapporto di fiducia e di lealtà con ciascuno dei “destinatari”.
Tutte le azioni, le operazioni, le negoziazioni e, in genere, i comportamenti posti in essere
dai “destinatari” del presente Codice nello svolgimento delle attività di competenza devono
essere improntati ai principi e ai valori di riferimento richiamati in precedenza.
Ciascun “destinatario” deve conoscere le norme contenute nel Codice e le norme di
riferimento che regolano l'attività svolta nell'ambito della propria funzione, rendersi
26
disponibile alle procedure di verifica, secondo le norme vigenti e le procedure interne,
fornire apporti professionali adeguati alle responsabilità assegnate e agire in modo da
tutelare il prestigio della Società.
I dirigenti, gli impiegati e i collaboratori esterni della Società sono tenuti a rispettare i
precetti del Codice, oltre che ad adempiere ai doveri generali di lealtà, di correttezza , di
esecuzione del contratto di lavoro secondo buona fede, e di astensione dallo svolgimento
di attività in concorrenza con quelle della Società.
In particolare, gli organi societari e i dirigenti sono chiamati, ciascuno nell’ambito delle
rispettive competenze, ad operare nella piena condivisione dei valori societari e ad
adempiere ai doveri di ufficio, mantenendo piena riservatezza interna ed esterna sia sugli
atti assunti, che sugli atti rispetto ai quali siano dissenzienti, al fine di evitare la diffusione
non preventivamente autorizzata di opinioni e documenti all’interno o all’esterno della
Società.
I dirigenti, gli impiegati e i collaboratori esterni della Società hanno il dovere di:
astenersi da comportamenti contrari alle norme del presente Codice ed esigerne il
rispetto;
rivolgersi ai propri superiori o alle funzioni a ciò deputate in caso di necessità di
chiarimenti sulle modalità di applicazione delle norme delle stesse;
collaborare con le strutture deputate a verificare le possibili violazioni.
Gli organi societari, i dirigenti, gli impiegati e i collaboratori esterni devono assumere,
anche nei comportamenti privati, condotte che in nessun modo possano nuocere alla
Società, anche in termini di immagine, e, qualora vengano a conoscenza di situazioni
illegali o contrarie ai principi espressi dal presente Codice Etico hanno l’obbligo di
informare contestualmente il Presidente del Consiglio di Amministrazione, il Collegio
Sindacale e l’Organismo di Vigilanza.
Le segnalazioni ricevute devono essere esaminate senza ritardo e trattate in modo da
garantire sempre l’anonimato del segnalante.
La Società può assoggettare a sanzione la mancata osservanza del dovere di
informazione, ed è altresì sanzionabile l’abuso del dovere di informazione disciplinato dal
presente capitolo a scopo di ritorsione o meramente emulativo.
2.2.3) Ulteriori doveri dei dirigenti e dei responsabili di struttura organizzativa
Ogni dirigente e responsabile di struttura ha l’obbligo di:
rappresentare con il proprio comportamento un esempio per i propri dipendenti;
27
promuovere l’osservanza delle norme del Codice da parte dei dipendenti;
operare affinché i dipendenti comprendano che il rispetto delle norme del Codice
costituisce parte essenziale della qualità della prestazione di lavoro e della propria attività;
adottare misure correttive immediate quando richiesto dalla situazione;
adoperarsi per impedire, nei limiti delle proprie competenze e attribuzioni, possibili
ritorsioni.
2.2.4) Impegni della Società
La Società, anche attraverso l’individuazione di specifiche funzioni interne, si impegna ad
assicurare:
la massima diffusione del Codice presso i “destinatari” e coloro che entrano in
rapporti con Essa;
lo svolgimento di verifiche in ordine alle notizie di violazione delle disposizioni del
Codice;
la valutazione dei fatti e la conseguente attuazione, in caso di accertata violazione,
delle misure sanzionatorie previste;
la riservatezza a chi fornisca notizie di possibili violazioni del Codice o delle
disposizioni ivi richiamate;
criteri e procedure intesi a ridurre il rischio di violazione del Codice;
l'emanazione di linee guida e di procedure operative;
la predisposizione di programmi di comunicazione finalizzati al raggiungimento degli
obiettivi del Codice rivolta a tutti i “destinatari”
l’attuazione di corsi di formazione rivolti a dirigenti, dipendenti e collaboratori della
Società, incentrati sugli obiettivi del Codice.
l’informazione alle strutture competenti dei risultati delle verifiche effettuate, ai fini
dell'assunzione delle misure opportune.
2.3) Valore contrattuale del codice
L’osservanza delle norme del Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni
proprie dei componenti il Consiglio di Amministrazione e dei Sindaci, nonché di quelle
contrattuali dei dipendenti, dei collaboratori, dei fornitori e di tutti coloro che abbiano
comunque rapporti di collaborazione con la Società.
La violazione delle norme del presente Codice lede il rapporto di fiducia instaurato con la
Società, e può portare ad azioni disciplinari o legali.
28
Nei casi giudicati più gravi, la violazione può comportare la risoluzione del rapporto di
lavoro (se posta in essere dal dipendente), la risoluzione del contratto (se posta in essere
da un fornitore, un collaboratore o un qualsiasi soggetto terzo destinatario del Codice) e le
azioni di responsabilità (nel caso dei Sindaci e dei componenti il Consiglio di
Amministrazione), compresa la revoca dell’incarico.
2.4) Rapporti con i terzi
2.4.1) Rapporti con i clienti
Il rapporto tra Aequa Roma e i propri clienti (Roma Capitale, Municipi e Ama S.p.A) è
regolato da apposite convenzioni e contratti di servizio, che stabiliscono le condizioni di
affidamento del servizio e gli obiettivi quantitativi e qualitativi.
La Società, dunque, nell’ambito delle attività previste si impegna a garantire la qualità dei
servizi prestati, l’efficienza e l’efficacia dell’azione amministrativa, nonché la riservatezza e
la sicurezza delle informazioni.
Aequa Roma si impegna inoltre ad una attività costante di sviluppo tecnologico e delle reti
informative, atte ad agevolare il rapporto tra i propri clienti e i cittadini.
2.4.2) Rapporti con i cittadini/contribuenti
Aequa Roma orienta le sue risorse alla soddisfazione dei bisogni dei cittadini/contribuenti,
nel rispetto degli impegni assunti nella Carta dei Valori. La condotta della Società e di chi
agisce per suo conto è ispirata a criteri di attenzione alle esigenze obiettive dei
cittadini/contribuenti e di disponibilità e cortesia verso questi ultimi.
Aequa Roma, nei rapporti con i contribuenti, osserva le disposizioni del Codice e le
procedure interne relative alla gestione dei rapporti con gli stessi.
A tale proposito Aequa Roma si impegna, nei vincoli di autonomia decisionali posti dal
proprio mandato, ad operare per un miglioramento espositivo della modulistica tale da
renderla:
di facile e immediata comprensione, evitando una terminologia accessibile solo a
esperti;
conforme alla normativa vigente, senza ricorrere a clausole vessatorie nei confronti
del cittadino;
completa di ogni elemento rilevante ai fini della decisione ultima del contribuente;
facilmente reperibile dal cittadino/contribuente.
Inoltre è cura della Società:
29
predisporre periodicamente dei monitoraggi per verificare gli standard di qualità del
servizio prestato al cittadino/contribuente, con particolare riguardo ai contribuenti portatori
di handicap o agli anziani (gestione degli sportelli dedicati);
monitorare i tempi di attesa allo sportello, l’efficacia dei servizi di accoglienza, e il
livello di competenza e cortesia degli operatori;
fornire sempre riscontro ai reclami dei contribuenti, avvalendosi di sistemi di
comunicazione idonei e tempestivi.
Il management, i dipendenti e i collaboratori della Società si impegnano a:
mantenere un comportamento improntato a professionalità, cortesia, collaborazione e
disponibilità;
assicurare la qualità e l’affidabilità dei servizi offerti, evitando ogni iniziativa che
possa recare ingiustificati favoritismi, avvantaggiando un contribuente rispetto ad altri;
non accettare denaro e altra utilità o beneficio, anche se di modesto valore, per
l’esecuzione, l’attestazione o l’adozione di un atto di ufficio.
2.4.3) Rapporti con i fornitori
Nei rapporti di appalto, di approvvigionamento e di fornitura, Aequa Roma, nel rispetto del
regolamento aziendale di acquisto di beni e servizi, delle normative italiane e comunitarie,
nonché delle deliberazioni del Consiglio Comunale in materia, fa obbligo ai responsabili, ai
dipendenti e ai collaboratori della struttura acquisti di:
osservare le procedure interne per la selezione dei fornitori;
non precludere ad alcuna azienda in possesso dei requisiti richiesti, di competere per
l’aggiudicazione dell’appalto o della fornitura;
vigilare e controllare, in particolare negli appalti di lavori e di servizi, la corretta
applicazione dei contratti collettivi di lavoro e delle norme in materia di sicurezza del lavoro
da parte dell’aggiudicatario, nonché l’assolvimento degli obblighi retributivi e contributivi;
astenersi dall’utilizzare e diffondere le informazioni di cui dispongono per ragioni
d’ufficio;
mantenere con cura la riservatezza sugli atti di gara e sui nominativi dei concorrenti
fino all’aggiudicazione;
non avere rapporti con imprese partecipanti alla gara durante lo svolgimento della
procedura concorsuale;
30
non richiedere o non accettare, anche come semplice ringraziamento, per sé o per
altri, regali o altre utilità offerti da fornitori, appaltatori o ditte concorrenti o comunque
interessate alle forniture e agli appalti indetti da Aequa Roma.
2.4.4) Rapporti con la Pubblica Amministrazione
I rapporti con le Istituzioni Pubbliche – centrali, periferiche e comunitarie – sono riservati
esclusivamente alle funzioni aziendali preposte o autorizzate.
In particolare, i rapporti con pubblici ufficiali o con incaricati di pubblico servizio devono
essere intrapresi e gestiti nell’assoluto e rigoroso rispetto delle leggi e delle normative
vigenti, dei principi fissati nel Codice e nei protocolli interni, in modo da non
compromettere l’integrità e la reputazione di entrambe le parti.
Aequa Roma proibisce
l’offerta o la promessa di denaro o regali, sia a titolo personale che per conto della
Società.
la messa in atto di pressioni, o la promessa di qualsiasi oggetto, servizio, prestazione
a favore di dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione, a soggetti
incaricati di pubblico servizio ovvero a loro parenti o conviventi allo scopo di indurre al
compimento di un atto d’ufficio o contrario ai doveri d’ufficio della Pubblica
Amministrazione.
Tali prescrizioni non devono essere eluse ricorrendo a forme diverse di aiuti e
contribuzioni che, sotto la veste di incarichi, consulenze, pubblicità, ecc, abbiano le stesse
finalità di quelle vietate dal presente paragrafo.
I dirigenti, gli impiegati e i collabori esterni che ricevano richieste esplicite o implicite di
benefici di qualsiasi natura da parte di soggetti della Pubblica Amministrazione dovranno
immediatamente:
sospendere ogni rapporto con essi;
informare per iscritto il Presidente del Consiglio di Amministrazione, il Collegio
Sindacale e l’Organismo di Vigilanza.
2.4.5) Rapporti con l’Azionista
Aequa Roma si impegna a fornire all’azionista di Roma Capitale informazioni precise e
tempestive per consentire la sua piena partecipazione alle decisioni aziendali.
31
A tale scopo, Aequa Roma si ispira al principio della trasparenza contabile fondato sulla
veridicità ed accuratezza dell’informazione, agevolando sia la ricostruzione accurata
dell’operazione che l’individuazione immediata dei diversi livelli di responsabilità.
Aequa Roma è inoltre tenuta a rendersi concretamente disponibile come fonte di
informazioni supplementari, anche in riferimento ad attività, risultati, programmi di
sviluppo, investimenti e quant’altro di interesse di Roma Capitale.
È dovere dei “destinatari” riferire per iscritto al Presidente del Consiglio di
Amministrazione, al Collegio Sindacale e all’Organismo di Vigilanza ogni omissione,
falsificazione e trascuratezza della contabilità o di qualsiasi documentazione di supporto.
2.4.6) Rapporti con gli organi di informazione
La Società si impegna a presentare un’informazione accurata, trasparente e veritiera agli
organi di informazione. I rapporti con gli organi di informazione sono riservati
esclusivamente alle funzioni e alle responsabilità aziendali delegate.
È fatto divieto ai dirigenti, dipendenti, collaboratori, nonché agli organi preposti al controllo
della Società, di:
fornire informazioni agli organi di stampa senza la previa autorizzazione della
funzione aziendale competente;
effettuare dichiarazioni pubbliche che possano in qualsiasi modo ledere o mettere in
cattiva luce la posizione e l’operato della Società o di Roma Capitale;
pubblicare articoli o partecipare a convegni e seminari in qualità di relatore, aventi ad
oggetto materie di competenza di Aequa Roma, senza preventiva autorizzazione della
funzione aziendale competente.
2.4.7) Rapporti con partiti politici, organizzazioni sindacali e associazioni
Aequa Roma non eroga in alcun modo contributi a partiti, movimenti, comitati,
organizzazioni politiche e sindacali, a loro rappresentanti e candidati.
È pertanto fatto obbligo ai “destinatari” di:
astenersi da comportamenti volti ad esercitare pressioni su esponenti politici;
astenersi dall’erogare contributi ad Enti con i quali può ravvisarsi conflitto di interessi;
comunicare la propria adesione ad associazioni o ad organizzazioni (esclusi partiti
politici e sindacati), nel caso in cui questa possa condizionare o essere condizionata dallo
svolgimento del proprio ruolo all’interno della Società.
Aequa Roma regolamenta le relazioni industriali con protocolli e tratta con trasparenza e
buona fede con le organizzazioni sindacali.
32
Nei rapporti con il proprio personale Aequa Roma si impegna a mantenere costanti
riferimenti alle rappresentanze sindacali, il dialogo con le quali è ritenuto essenziale per
fare progredire la valorizzazione delle risorse umane nel perseguimento della missione
aziendale.
2.4.8) Contributi e sponsorizzazioni
La Società può aderire alle richieste di contributi limitatamente alle proposte provenienti da
Enti e associazioni con regolari statuti e atti costitutivi, che siano di elevato valore
culturale, sociale o benefico.
Le attività di sponsorizzazione, che possono riguardare i temi del sociale, dell’ambiente,
dello sport, dello spettacolo e dell’arte, sono destinate solo ad eventi che offrano garanzia
di qualità. In ogni caso, nella scelta delle proposte cui aderire, la Società presta particolare
attenzione verso ogni possibile conflitto di interessi di ordine personale o societario (ad
esempio, legami con organismi che possano, per i compiti che svolgono, favorire in
qualche modo l’attività societaria).
2.5) Politiche del personale
Nel rispetto delle disposizioni del Codice di Corporate Governance, Aequa Roma si è
dotata di un proprio Codice per la disciplina delle procedure di ricerca, selezione e
inserimento di personale”, che individua i principi, le regole e modalità procedurali generali
per la ricerca, la selezione e l’inserimento di personale, in ottemperanza alla Delibera di
Giunta n. 632 del 29 novembre 2006.
2.5.1) Selezione e gestione del personale
La Società garantisce pari opportunità a uomini e a donne nell’accesso all’impiego, senza
discriminazione alcuna per ragioni di sesso, di appartenenza etnica, di nazionalità, di
lingua, di religione, di opinioni politiche, di orientamenti sessuali, di condizioni personali e
sociali in linea con la normativa applicabile e, in particolare, con il Codice delle Pari
Opportunità.
Aequa Roma si impegna a:
garantire che la selezione del personale sia effettuata tramite la verifica del profilo
professionale e psico-attitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del
candidato;
33
garantire, nella gestione del personale, un trattamento equo basato esclusivamente
su criteri di merito;
garantire l’assunzione con regolari contratti di lavoro/collaborazione;
rifiutare qualsiasi forma di lavoro irregolare;
limitare il ricorso a forme di lavoro interinale a specifiche esigenze organizzative
sufficientemente motivate;
assicurare il rispetto della normativa a tutela dei lavoratori aventi diritto all’avviamento
obbligatorio, favorendone l’integrazione nell’ambiente lavorativo.
Aequa Roma può avvalersi di società specializzate nella selezione del personale,
impegnandosi a selezionarle tra quelle di comprovato prestigio e professionalità, e con
procedure che garantiscano l’imparzialità e la trasparenza della scelta.
2.5.2) Valorizzazione e formazione delle risorse
Aequa Roma tutela e promuove il valore delle risorse umane, mirando al miglioramento e
all’accrescimento del patrimonio di conoscenze e delle competenze individuali.
Si ritiene perciò necessario affiancare alla formazione istituzionale – erogata in specifici
momenti della vita aziendale del dipendente (ad esempio per i neo assunti) – un’attività di
formazione costante, rivolta a tutto il personale e finalizzata allo sviluppo delle capacità e
delle competenze di ciascuno.
A tal fine Aequa Roma annualmente adotta e aggiorna un Piano di Formazione
Permanente del personale, utilizzando allo scopo tutti i finanziamenti disponibili a livello
comunitario, nazionale, regionale e provinciale.
Ogni Responsabile è, infine, tenuto a valorizzare il lavoro dei collaboratori, richiedendo
prestazioni coerenti con le attività loro assegnate e agevolando eventuali percorsi di
crescita professionale all’interno della Società.
2.5.3) Diritti e doveri dei dipendenti
Al dipendente/collaboratore sono attribuiti e riconosciuti tutti i diritti stabiliti dai contratti di
lavoro, collettivi, aziendali o individuali, nonché dalle norme previste dalla legge e dal
Codice Civile.
Il dipendente ha il dovere di:
conoscere ed osservare la normativa vigente, i processi, le procedure e le linee guida
aziendali nonché i principi contenuti nel presente Codice;
34
osservare le disposizioni e le istruzioni impartite dalla Società e dai propri
Responsabili;
adempiere a tutti gli obblighi necessari alla tutela della sicurezza e della salute nei
luoghi di lavoro;
fornire ai colleghi e ai propri Responsabili la massima collaborazione, comunicare
tutte le informazioni e tenere un comportamento che consenta di operare con la massima
efficienza;
non compiere atti contrari ai doveri d’ufficio, né omettere o ritardare un atto d’ufficio
per l’indebito conseguimento o promessa di denaro o altra utilità per sé o per altri;
evitare favori o pressioni, reali o apparenti, al fine di ottenere particolari vantaggi da
determinati fornitori;
mantenere riservate le informazioni relative all’attività di Aequa Roma nonché quelle
di natura finanziaria ed economica;
non utilizzare informazioni ottenute nel corso dell’attività svolta per Aequa Roma per
fini personali o per ottenere vantaggi di natura finanziaria o non finanziaria;
non denigrare, in nessun caso, Aequa Roma o chi abbia avuto rapporti di qualsiasi
natura ed a qualsiasi titolo con la medesima;
non utilizzare per fini personali gli strumenti di lavoro, ivi comprese le linee
telefoniche, ed avere cura dei locali, mobili, automezzi o materiali messi a sua
disposizione;
frequentare i corsi di aggiornamento o di riqualificazione eventualmente proposti ed
attivati dalla Società e mantenere, per tutta la durata del rapporto di lavoro, un
atteggiamento propositivo e aperto all’autoformazione;
avere una condotta ed usare un linguaggio ed un abbigliamento consoni all’ambiente
lavorativo.
2.5.4) Tutela del patrimonio aziendale
I dirigenti, dipendenti e collaboratori della Società sono tenuti ad operare con diligenza a
tutela delle risorse aziendali, evitandone utilizzi impropri che possano essere causa di
danno o di riduzione dell’efficienza, o comunque in contrasto con l’interesse dell’azienda.
Analogamente, è cura di ciascuno non solo proteggere tali beni, ma anche impedirne l’uso
fraudolento e improprio.
Le risorse aziendali per le quali si applica il principio di diligenza includono:
beni strumentali e materiali di consumo, di proprietà di Aequa Roma;
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beni ottenuti in concessione, in comodato o in uso da parte di Istituzioni o privati;
applicazioni
e
dispositivi
informatici,
per
i
quali
si
richiede
di
rispettare
scrupolosamente le politiche di sicurezza aziendali, al fine di non pregiudicare le
funzionalità, la capacità di elaborazione e l’integrità dei dati.
2.5.5) Tutela della persona
La Società si impegna a prevenire e reprimere ogni forma di molestie nelle relazioni di
lavoro interne ed esterne, intendendo come tali:
la creazione di un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o di isolamento nei confronti
di singoli o gruppi di lavoratori;
l’ingiustificata interferenza con l'esecuzione di prestazioni lavorative altrui;
l’ostacolo a prospettive di lavoro individuali altrui per meri motivi di competitività
personale;
il mobbing e le molestie personali di ogni tipo.
Aequa Roma presta particolare attenzione alla tutela dell’ambiente lavorativo e al
benessere di coloro che svolgono la loro prestazione, a qualsiasi titolo, presso la sede e le
unità locali della Società mettendo a disposizione ambienti ed attrezzature idonee,
garantendo la sicurezza e l’igiene dei luoghi di lavoro, ponendo in essere tutte le cautele
possibili per assicurare la salubrità degli stessi e la tutela dell’ambiente.
A tal fine la Società fa divieto:
ai “destinatari” del Codice, di svolgere la prestazione lavorativa sotto l’effetto di
sostanze alcoliche e stupefacenti;
ai “destinatari” e a tutti i soggetti esterni che interagiscono a qualsiasi titolo con
Aequa Roma, di fumare nei locali della Società.
Tutti devono conformarsi alle norme in tema di sicurezza e devono osservare
scrupolosamente le disposizioni che regolano l’accesso ai locali e non introdurre, senza
autorizzazione, persone estranee in luoghi non aperti al pubblico.
2.6) Incompatibilità delle cariche e conflitto di interessi
2.6.1) Incompatibilità delle cariche
Aequa Roma regola le nomine relative a incarichi dirigenziali e societari prevedendo
generali requisiti di professionalità e moralità.
I dirigenti e i componenti degli organi societari e di controllo non devono trovarsi in una
delle seguenti condizioni:
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sussistenza di cause di ineleggibilità e decadenza previste dall’art. 2382 del Codice
Civile;
sussistenza di cause di ineleggibilità e decadenza previste per lo svolgimento di
funzioni dirigenziali o di controllo in pubbliche amministrazioni o Enti pubblici;
aver subito sentenza di condanna, anche se ancora non passate in giudicato, ovvero
sentenze per l’applicazione della pena ai sensi dell’art. 444 del Codice di Procedura
Penale, relativamente a reati che incidono sulla moralità professionale, contro la Pubblica
Amministrazione o per delitti finanziari;
essersi reso gravemente colpevole di false dichiarazione nel fornire informazioni,
ovvero nel produrre dichiarazioni richieste da pubbliche amministrazioni, organismi di diritti
pubblico, o, comunque, amministrazioni giudicatrici.
La Società regola ulteriormente le nomine dei componenti del Collegio Sindacale,
prevedendo che:
non possano essere nominati sindaci coloro che sono legati da rapporti professionali
o di qualsiasi altra natura patrimoniale con la società di primo livello;
almeno uno dei membri effettivi e uno dei supplenti (o due nel caso di Collegio
composto da cinque persone) debba essere scelto tra soggetti che abbiano svolto già
attività di sindaco, per almeno cinque anni in più di una società per azioni, pubblica o
privata;
non possano essere nominati sindaci coloro che risultano legati da rapporti
professionali con la società di revisione o con società appartenenti alla stessa “rete” della
società di revisione.
2.6.2) Conflitto di interessi
Il personale di Aequa Roma è tenuto a utilizzare i beni dell’impresa e le proprie capacità
lavorative esclusivamente per la realizzazione dell’interesse societario, astenendosi da
ogni attività che possa contrapporre un interesse personale a quelli dell’azienda o che
possa interferire e intralciare la capacità di assumere, in modo imparziale e obiettivo,
decisioni nell’interesse dell’impresa.
Il verificarsi di situazioni di conflitto di interessi, oltre ad esser in contrasto con le norme di
legge e con i principi fissati nel Codice Etico, risulta pregiudizievole per l’immagine e
l’integrità aziendale.
Amministratori, dipendenti e collaboratori devono escludere ogni possibilità di sovrapporre,
strumentalizzando la propria posizione funzionale, la mansione ricoperta all’interno della
37
Società ad attività economiche rispondenti ad una logica di interesse personale o
familiare.
È pertanto fatto divieto di assumere o affidare incarichi, a qualsiasi titolo, a coniugi, parenti
di primo grado o affini di soggetti che ricoprono responsabilità di amministratore o di
dirigente o di quadro titolare di funzioni.
Tale divieto è esteso altresì a coniugi e parenti di primo grado e affini dei soggetti che, con
riferimento alla società, ricoprono ruoli di rappresentanza, di indirizzo e di controllo.
In caso di violazione Aequa Roma provvederà a porre in essere le misure idonee per far
cessare la situazione di conflitto di interessi.
Al fine di evitare situazioni, anche potenziali, di conflitto d’interesse, la Società al momento
di assegnazione dell’incarico o di avvio del rapporto di lavoro richiede ai propri
amministratori, dipendenti e collaboratori a vario titolo di dichiarare la sussistenza di
eventuali condizioni di conflitto di interesse, equivalendo il silenzio alla loro esclusione.
Tale dichiarazione dovrà essere tempestivamente resa alla Società nel caso in cui le
eventuali condizioni di conflitto di interesse dovessero verificarsi successivamente. Le
dichiarazioni saranno sottoposte alla valutazione del diretto superiore.
2.6.3) Cumulo di incarichi e impieghi
L’impiego alle dipendenze di Aequa Roma non è cumulabile con altro impiego.
Il dipendente è tenuto a richiedere per iscritto a Aequa Roma l’autorizzazione per gli
incarichi retribuiti che intende assumere, qualora lo svolgimento di questi ultimi sia
connesso alle mansioni svolte per Aequa Roma.
L’autorizzazione non è richiesta per:
collaborazioni a giornali, riviste, enciclopedie e simili;
incarichi per i quali è corrisposto soltanto il rimborso delle spese documentate;
incarichi per il cui svolgimento il dipendente è distaccato o collocato in aspettativa;
incarichi conferiti da organizzazioni sindacali presso le quali il dipendente è in
posizione di distacco o di aspettativa non retribuita.
2.7) Contabilità e controllo delle procedure
2.7.1) Trasparenza contabile
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La
trasparenza
contabile
si
fonda
sulla
verità,
accuratezza
e
completezza
dell'informazione di base per le relative registrazioni contabili. Ciascun dirigente,
responsabile di struttura organizzativa e collaboratore per quanto di competenza è tenuto
a collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e
tempestivamente nella contabilità.
Per ogni operazione è conservata agli atti un'adeguata documentazione di supporto
dell'attività svolta, in modo da consentire:
l'agevole registrazione contabile;
l'individuazione dei diversi livelli di responsabilità;
la ricostruzione accurata dell'operazione, anche per ridurre la probabilità di errori
interpretativi.
Ciascuna registrazione deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di
supporto.
Nel caso di elementi economico-patrimoniali fondati su valutazioni, la connessa
registrazione deve essere compiuta nel rispetto di ragionevolezza e prudenza, illustrando
con chiarezza nella relativa comunicazione i criteri che hanno guidato la determinazione
del valore del bene.
È inoltre obbligatorio far sì che la documentazione sia facilmente rintracciabile e ordinata
secondo criteri logici.
2.7.2) Procedure e pratiche operative
Al fine di prevenire eventi pregiudizievoli e conseguenti potenziali impatti negativi sulla
situazione aziendale, la Società si è dotata di procedure e pratiche operative specifiche
vincolanti per tutti coloro che a qualunque titolo intervengono nel processo operativo, nei
termini e nelle modalità appositamente previste e descritte dalle competenti funzioni di
Aequa Roma.
La corretta attuazione di tali procedure garantisce la possibilità di identificare i soggetti
aziendali del processo di decisione, autorizzazione e svolgimento delle operazioni: a tal
fine è necessario che le singole operazioni siano svolte nelle varie fasi da soggetti diversi,
le cui competenze sono chiaramente definite e conosciute all’interno dell’organizzazione,
in modo da evitare che possano essere attribuiti poteri illimitati o eccessivi a singoli
soggetti.
I dirigenti, dipendenti e collaboratori, ciascuno nell’ambito delle rispettive competenze e
funzioni, sono tenuti alla rigorosa osservanza delle procedure e delle pratiche operative. In
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particolare queste devono regolamentare lo svolgimento di ogni operazione e transazione,
di cui devono potersi rilevare la legittimità, l’autorizzazione, la coerenza, la congruità, la
corretta registrazione e verificabilità, anche sotto il profilo dell’utilizzo delle risorse
finanziarie.
Ogni operazione dovrà quindi essere supportata da adeguata, chiara e completa
documentazione da conservare agli atti, in modo da consentire in ogni momento il
controllo sulle motivazioni, le caratteristiche dell’operazione e la precisa
individuazione di chi, nelle diverse fasi, l’ha autorizzata, effettuata, registrata e verificata.
Il rispetto di tale procedura consente, tra l’altro, di diffondere e stimolare a tutti i livelli
aziendali la cultura del controllo, che contribuisce al miglioramento dell’efficienza
gestionale e costituisce uno strumento di supporto all’azione manageriale.
2.8) Trattamento delle informazioni e riservatezza
Aequa Roma richiede ai propri dirigenti, dipendenti e collaboratori, nello svolgimento delle
proprie attività professionali, il massimo rispetto dei doveri di riservatezza inerenti la
gestione delle informazioni o della documentazione in proprio possesso, per non
pregiudicare o compromettere, anche solo potenzialmente, l’immagine o gli interessi
dell’azienda, di Roma Capitale e dei contribuenti.
La Società obbliga pertanto tutti i propri dirigenti, dipendenti e collaboratori ad assicurare
la riservatezza richiesta dalle circostanze per le notizie apprese in ragione della propria
funzione.
Aequa Roma si impegna inoltre a impedire la diffusione delle informazioni, relative ai
propri amministratori, dirigenti, dipendenti, collaboratori, contribuenti e terzi acquisite nel
corso della propria attività, evitandone ogni uso improprio.
A tale scopo la Società ha predisposto – nel rispetto del D. Lgs. 196/2003 (Codice Privacy)
e del Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza – il Documento
programmatico sulla sicurezza e il trattamento dei dati personali.
Tale documento è stato elaborato a seguito di un’analisi dei rischi e di uno studio della
distribuzione dei compiti e delle responsabilità, nell’ambito delle strutture (interne ed
esterne) preposte al trattamento dei dati personali.
La Società ha così provveduto ad individuare, nominare e a rendere edotte delle rispettive
responsabilità le funzioni aziendali previste dal Decreto 196/2003 (responsabili, incaricati,
amministratori di sistema e custodi password).
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Aequa Roma garantisce che le informazioni, le conoscenze e i dati acquisiti o elaborati dai
soggetti sopra individuati, nello svolgimento delle proprie mansioni, non possono essere
utilizzate, comunicate o divulgate senza specifica autorizzazione del superiore o della
funzione competente.
Aequa Roma pertanto fa obbligo di:
acquisire e trattare solo i dati necessari ed opportuni per lo svolgimento delle proprie
funzioni;
acquisire e trattare i dati stessi solo all'interno di specifiche procedure;
conservare i dati stessi in modo che venga impedito che altri, non autorizzati, ne
prendano conoscenza;
comunicare i dati stessi nell'ambito di procedure prefissate e su esplicita
autorizzazione delle posizioni superiori o funzioni competenti e, comunque, dopo essersi
assicurati circa la loro divulgabilità;
associare i dati stessi con modalità tali che qualsiasi soggetto autorizzato ad avervi
accesso possa agevolmente trarne un quadro il più possibile preciso, esauriente e
veritiero.
2.9) Modalità di attuazione e controllo del Codice Etico
2.9.1) Diffusione del Codice
Il Consiglio di Amministrazione si impegna a diffondere la conoscenza del Codice Etico
presso tutti i “destinatari“ interni ed esterni mediante apposite attività di comunicazione e
divulgazione.
Tutti i soggetti interessati devono confermare formalmente di aver ricevuto il Codice e di
essere a conoscenza delle disposizioni in esso contenute.
Sarà cura dei singoli Responsabili, ai vari livelli organizzativi, fornire chiarimenti
sull’interpretazione del Codice e vigilare sul rispetto delle sue disposizioni.
Al fine di assicurare la corretta comprensione del Codice Etico a tutti i “destinatari”, la
funzione del personale predispone e realizza, anche in base alle indicazioni del
responsabile della funzione audit, un piano di formazione volto a favorire la conoscenza
dei principi e delle norme etiche.
Le iniziative di formazione sono differenziate secondo il ruolo e la responsabilità dei
collaboratori; per i neoassunti è previsto un apposito programma formativo che illustri i
contenuti del Codice di cui è richiesta l'osservanza.
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Una volta diffuso il Codice, il “destinatario” non potrà invocare la mancata conoscenza
delle disposizioni ivi contenute per giustificarne l’inosservanza.
Il presente Codice è da intendersi parte integrante di tutti i contratti stipulati da Aequa
Roma.
2.9.2) Attuazione e aggiornamento
Il Codice viene adottato dalla Società mediante un atto degli organi societari, che potranno
modificarlo e integrarlo, anche sulla scorta dei suggerimenti, delle indicazioni e delle
proposte che potranno essere formulate dall’Organismo di Vigilanza previsto dal D.Lgs.
231/01.
2.9.3) Controllo
All’Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231/2001 è attribuito il compito di verificare
l’applicazione e il rispetto del Codice Etico, accertando e promuovendo il miglioramento
continuo dell’etica nell’ambito della Società, attraverso un’analisi e una valutazione dei
processi di controllo dei rischi etici.
E’ pertanto compito dell’Organismo di Vigilanza:
monitorare le iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del
Codice Etico;
analizzare le proposte di revisione delle politiche e delle procedure aziendali e
predisporre le ipotesi di soluzione da sottoporre alla valutazione dei vertici aziendali;
realizzare attività di monitoraggio della condotta aziendale, al fine di accertare il
grado di rispetto ed osservanza dei principi espressi nel Codice;
accertare e valutare i casi di violazione dei principi del Codice, per l’adozione di
eventuali provvedimenti sanzionatori.
L’Organismo di Vigilanza ha accesso ai documenti prodotti dalla funzione di Internal Audit,
secondo le modalità definite nel Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato, e
può proporre eventuali modifiche al presente Codice Etico, dovute all’evoluzione del
quadro di riferimento.
2.9.4) Sistema sanzionatorio
È fatto obbligo ai “destinatari” di osservare scrupolosamente le norme e le disposizioni
contenute nel Codice Etico.
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Il mancato rispetto delle norme del Codice comporterà l’applicazione di misure disciplinari
proporzionate alla gravità dell’inadempimento.
La disciplina sanzionatoria è contenuta nel Modello di Corporate Governance, cui si
rimanda per maggiori dettagli e modalità di applicazione.
Il procedimento disciplinare verrà instaurato nei tempi e nei modi previsti dai termini
contrattuali, fatta salva la possibilità per Aequa Roma di adire a vie legali, di carattere
civile o penale qualora ne ricorrano i presupposti.
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Capitolo III
Sistema Sanzionatorio
3.1) Premessa
Il rispetto da parte dei dipendenti, dei fornitori e dei collaboratori esterni delle norme di
condotta previste sia dal Codice Etico, che dal Modello di organizzazione, gestione e
controllo, ai sensi del D. Lgs. 231/2001 dipende da un efficace sistema disciplinare idoneo
a sanzionare, ma anche a prevenire, qualsiasi violazione.
L’applicazione delle sanzioni prescinde dall’eventuale instaurazione di un giudizio penale,
nei casi in cui il comportamento costituisca reato. Il datore di lavoro, infatti, ha la facoltà di
applicare, all’esito delle opportune valutazioni, le sanzioni adeguate al caso concreto, non
dovendo le stesse, in considerazione della loro autonomia, coincidere con le valutazioni
del giudice in sede penale.
L’accertamento delle eventuali responsabilità derivanti dalla violazione del Codice Etico e
del Modello 231/2001 sarà condotto nel rispetto della vigente normativa sulla privacy, della
dignità e della reputazione dei soggetti coinvolti e l’attribuzione della conseguente
sanzione sarà commisurata alla gravità dell’infrazione ed alla eventuale reiterazione della
stessa.
3.2) Sanzioni nei confronti dei dipendenti
Qualsiasi inosservanza del Modello 231/2001 e del Codice Etico costituisce una violazione
dei doveri di diligenza e di fedeltà del personale dipendente nei confronti della Società ed
è considerata un illecito disciplinare. Le sanzioni disciplinari irrogabili nei confronti del
personale dipendente rientrano tra quelle previste dal “Contratto Collettivo Nazionale di
Lavoro per i dipendenti del terziario, della distribuzione e dei servizi”, nel rispetto delle
procedure previste dall’art. 7 della L 300/70 (Statuto dei lavoratori) ed eventuali norme
speciali applicabili.
In particolare, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, le sanzioni applicabili al
dipendente responsabile della violazione del Modello, sono le seguenti:
a)
biasimo verbale;
b)
biasimo scritto;
c)
multa non superiore a quattro ore di retribuzione;
d)
sospensione dal servizio e dalla retribuzione fino ad un massimo di dieci giorni;
e)
licenziamento disciplinare senza preavviso.
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L’Azienda non potrà adottare alcun provvedimento disciplinare nei confronti del
dipendente senza avergli preventivamente contestato l'addebito e senza averlo sentito a
sua difesa.
Il dipendente potrà presentare le proprie giustificazioni anche verbalmente, con l'eventuale
assistenza di un rappresentante delle organizzazioni sindacali.
Qualora il dipendente commetta contemporaneamente violazioni di tipo diverso gli verrà
irrogata la sanzione più grave tra quelle applicabili alle singole infrazioni.
In caso della stessa violazione reiterata nell’arco di due anni dalla prima commissione,
verrà applicata la sanzione di grado immediatamente superiore a quella precedentemente
irrogata.
3.2) Sanzioni nei confronti dei dirigenti
L’attività del dirigente è essenziale per il buon funzionamento della Società ed il suo
operato si riflette non solo all’interno dell’azienda, ma anche all’esterno in termini di
immagine e di reputazione.
Il rapporto dirigenziale si caratterizza per la sua natura eminentemente fiduciaria.
Al dirigente è affidata la crescita aziendale nel rispetto di tutto quanto previsto nel Modello
231/2001 e nel Codice Etico, pertanto egli è tenuto non solo ad uniformarsi a tutte le
regole comportamentali in esso contenute, ma anche a fare rispettare il Modello 231/2001
e il Codice Etico da parte di tutti coloro che riportano a lui gerarchicamente.
L’inosservanza da parte dei dirigenti di quanto indicato nel Modello 231/2001 e le
violazioni delle disposizioni e dei principi stabiliti nel Codice Etico, determinano
l’applicazione delle misure più idonee in conformità a quanto previsto dal CCNL di
riferimento.
Il dirigente risponderà disciplinarmente anche nel caso in cui consenta a coloro che
riportano a lui gerarchicamente di adottare comportamenti non conformi al Modello e al
Codice Etico, o in violazione dello stesso.
3.3) Sanzioni nei confronti del Consiglio di Amministrazione e dei Sindaci
Il Consiglio di Amministrazione e i Sindaci sono soggetti alle forme di controllo e di
accertamento previste dall’ordinamento vigente e sottoposti alle sanzioni da questo
stabilite per le violazioni di legge di cui si dovessero rendere responsabili.
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In caso di violazione del Modello 231/2001 e del Codice Etico da parte del Consiglio di
Ammnistrazione, l’Organismo di Vigilanza dovrà prontamente informare il Collegio
sindacale che informa il socio.
In caso di violazione del Modello 231/2001 e del Codice Etico da parte del Collegio
sindacale,
l’Organismo
di
Vigilanza
informerà
il
Presidente
del
Consiglio
di
Amministrazione il quale adotterà i provvedimenti necessari, ivi compresa la convocazione
dell’assemblea dei soci con l’eventuale proposta di revoca dalla carica di sindaco.
3.4) Sanzioni nei confronti di consulenti, collaboratori, fornitori e soggetti esterni alla
Società
Ogni violazione delle regole del Modello 231/2001 e del Codice Etico da parte di
consulenti, collaboratori, fornitori e terzi in genere, comporterà l’adozione di tutti gli
strumenti contrattuali e di legge a disposizione per la tutela dei diritti della Società, ivi
compresi la risoluzione del contratto e l’eventuale risarcimento dei danni.
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