Consolato d`Italia Karachi

Consolato d’Italia
Karachi
BANDO DI GARA
del 14.09.2015
ESTERNALIZZAZIONE DI SERVIZI RELATIVI ALLO SVOLGIMENTO DI
ATTIVITA’ CONNESSE AL RILASCIO DEI VISTI DI INGRESSO IN ITALIA
Ai fini di questo Bando di gara, sono adottate le seguenti definizioni:
Per “VISTO” si intende il visto d’ingresso individuale di tipo C in Italia.
Per “UFFICIO” si intende il Consolato d’Italia in Karachi competente al rilascio del visto.
Per “AGGIUDICATARIO” si intende l’operatore economico, individuato mediante apposita
procedura selettiva, parte di un contratto di prestazione dei servizi in regime di esternalizzazione.
Per “MINISTERO” si intende il Ministero degli Affari Esteri della Repubblica Italiana e della
Cooperazione Internazionale.
Per “UTENTE” si intende il pubblico fruitore dei servizi forniti dall’aggiudicatario.
SEZIONE I: AMMINISTRAZIONE AGGIUDICATRICE
I.1) DENOMINAZIONE E INDIRIZZO UFFICIALE DELL’AMMINISTRAZIONE
AGGIUDICATRICE
Consolato d’Italia - Karachi
Indirizzo: 85 Old Clifton, Shahare-E-Iran – Clifton – Karachi - 75600
E-mail: [email protected];
Sito Web www.conskarachi.esteri.it
Responsabile procedura Dott. Roberto RIZZO
I.2) TIPO DI AMMINISTRAZIONE
Amministrazione della Repubblica d’Italia
SEZIONE II: OGGETTO DELLA CONCESSIONE:
II.1.1) Tipologia di servizi oggetto dell’esternalizzazione: servizi relativi allo svolgimento
di attività connesse al rilascio dei visti di ingresso in Italia e in particolare:
a) fornire informazioni generali sui requisiti per presentare domanda di visto e sui
moduli di domanda;
b) informare il richiedente dei documenti giustificativi richiesti, sulla scorta di una lista
di controllo;
c) raccogliere dati e domande (fra cui gli identificatori biometrici) e trasmettere la
domanda al consolato;
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d) riscuotere i diritti per i visti;
e) gestire gli appuntamenti dei richiedenti che devono presentarsi di persona al consolato
o presso il fornitore esterno di servizi;
f) ritirare i documenti di viaggio, compresa, se del caso, la notificazione del rifiuto,
presso il consolato e restituirli al richiedente;
Eventuali offerte di servizi aggiuntivi saranno valutate dall’Ufficio.
L’esame delle domande, i colloqui (se del caso), la decisione sulle domande e la stampa e
l’apposizione dei visti adesivi competono esclusivamente all’Ufficio.
In ottemperanza alla disciplina europea, è fatta salva la possibilità per tutti i richiedenti di
presentare la loro domanda direttamente all’Ufficio.
II.1.2)
Denominazione
conferita
all’esternalizzazione
dall’amministrazione
aggiudicatrice: esternalizzazione (outsourcing) dei servizi relativi allo svolgimento di attività
connesse al rilascio dei visti d’ingresso in Italia. Numero di protocollo: 1/151
II.1.3) Determina a contrarre: atto n. 1/15 dell’11.09.2015
II.1.4) Luogo di prestazione dei servizi: circoscrizione consolare di Karachi
II.2.1) Valore dell’esternalizzazione: l’Aggiudicatario avrà diritto al pagamento diretto da
parte dell’utenza di quanto stabilito nell’offerta per ogni domanda di Visto che prenderà in
carico. Il flusso di visti medio annuale dell’ultimo triennio rilevato dall’amministrazione
aggiudicatrice è di 4.000 visti circa per un valore totale presunto di Euro 240.000 annui.
L’Ufficio non è responsabile per eventuali modifiche all’Allegato 1 del Regolamento (CE) n.
539/2001 che determinino la riduzione del volume delle domande di Visto.
II.3) Durata dell’esternalizzazione: tre anni, al termine dei quali l’Ufficio, qualora voglia
continuare a ricorrere all’esternalizzazione del servizio, entro sei mesi dallo scadere del
contratto provvederà a scegliere l’Aggiudicatario tramite una nuova procedura di gara o a
rinnovare per iscritto il contratto per un massimo di 3 anni. In tale seconda evenienza,
l’Ufficio provvederà alla revisione del contratto in ottemperanza al Codice Visti.
SEZIONE III: CONDIZIONI DI PARTECIPAZIONE
III.1) Soggetti ammessi a partecipare: si rimanda all’art. 2 delle Norme di partecipazione. I
soggetti partecipanti potranno essere di diritto italiano o di diritto straniero, regolarmente
costituiti in base alla legge dello Stato di appartenenza. Il soggetto Aggiudicatario si
impegna all’iscrizione nel registro delle imprese dello Stato o alla costituzione di una società
di diritto locale ove ha sede la Missione diplomatico-consolare entro 60 giorni dalla
comunicazione dell’avvenuta aggiudicazione, pena l’esclusione dalla procedura.
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L’Ufficio dovrà indicare il numero di protocollo assegnato alla procedura che corrisponderà al numero
progressivo di archivio dato alla determina a contrarre.
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III.2) Cauzioni e garanzie richieste: cauzione provvisoria pari al 2% del valore stimato
dell’esternalizzazione di cui al punto II.2.1; garanzia fideiussoria di esecuzione pari al 10%
del valore dell’esternalizzazione;
III.3) Forma giuridica che dovrà assumere l’eventuale raggruppamento di operatori
economici aggiudicatari: Mandato collettivo speciale risultante da scrittura privata
autenticata, nonché procura speciale conferita al legale rappresentante dell’operatore
economico capogruppo mediante atto pubblico; la prestazione oggetto dell’esternalizzazione
sarà svolta in comune e in solido da tutti gli operatori coinvolti.
[III.1.3) Condizioni particolari cui è soggetto il conferimento dell’esternalizzazione: In
occasione dello svolgimento in Italia di grandi eventi di natura sportiva, turistica, economica,
sociale o promozionale, con forti ricadute in termini numerici sul rilascio dei visti di ingresso,
l’Ufficio ha la facoltà di recedere o prorogare il contratto dando all’Aggiudicatario un
preavviso minimo di 6 mesi.
III.2.1) Situazione personale degli operatori: gli operatori economici singoli o associati,
concorrenti devono possedere i requisiti generali di ammissione indicati all’articolo 3 delle
norme di partecipazione.
III.2.2) Capacità economica e finanziaria: si rinvia all’articolo 4 delle norme di
partecipazione.
SEZIONE IV : PROCEDURA DI ASSEGNAZIONE
IV.1) Tipo di procedura: gara informale. I soggetti interessati alla gara dovranno
manifestare il proprio interesse entro 30 giorni dalla pubblicazione del presente bando
mediante invio del modello di domanda di ammissione allegato al presente bando, l’offerta, e
la garanzia provvisoria. La domanda, l’offerta e la garanzia provvisoria dovranno pervenire
all’Ufficio secondo le modalità indicate all’art.7 delle norme di partecipazione.
IV.2.1) Criterio di aggiudicazione: offerta economicamente più vantaggiosa in base ai
seguenti criteri:
a) Precedente esperienza ………………………………………………massimo punti 20
[es. precedente esperienza in Paesi ad alto rilascio di visti; precedente esperienza nella
gestione di alti volumi di visti in una singola sede]
b) Organizzazione del servizio................................................................massimo punti 15
[es. customer care, conoscenza del territorio, metodo di lavoro, orario di apertura]
c) Infrastrutture messe a disposizione………………………………….massimo punti 20
[ es. locali, call center, sito web, hardware, attrezzatura per rilievi biometrici]
d) Personale addetto……………………………………………………massimo punti 10
[es. qualifiche del personale, presenza di addetti con conoscenza della lingua italiana]
e) Proposte migliorative............................................................................massimo punti 5
f) Offerta economica (costo complessivo del servizio richiesto nel capitolato per l’Utenza:
eventuali costi di servizi opzionali facoltativi andranno indicati separatamente)
............massimo punti 30.
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IV.3.1) Numero di riferimento attribuito al dossier dall’amministrazione aggiudicatrice:
1/15 dell’11.9.2015
[IV.3.2) Pubblicazioni precedenti relative alla stessa esternalizzazione: indicare solo se è
andata a vuoto una precedente gara]
IV.3.3) Condizioni per ottenere il capitolato d’oneri e la documentazione
complementare: termine per il ricevimento delle richieste di documenti o per l’accesso ai
documenti dalle ore 9,30 alle ore 13. I documenti scaricati dal sito web non sono a
pagamento.
IV.3.4)
Termine per il ricevimento delle offerte: 13.10.2015 ore 12,00
IV.3.5) Apertura delle buste con le offerte: avrà luogo presso il Consolato d’Italia in
Karachi il giorno 14ottobre alle ore 11,30
IV.3.6) Lingua utilizzabile per la presentazione delle offerte: italiano o inglese. In caso di
divergenza prevale il testo italiano.
IV.3.7) Periodo minimo durante il quale l’offerente è vincolato alla propria offerta: 180
giorni dal termine ultimo per il ricevimento delle offerte.
IV.3.8) Modalità di apertura delle offerte: la seduta è pubblica e possono partecipare i
rappresentanti legali dei concorrenti, ovvero i soggetti muniti di specifica delega conferita dai
predetti rappresentanti legali.
SEZIONE V: INFORMAZIONI AGGIUNTIVE:
V.1) Trattasi di concessione periodica: SI
V.2) Concessione connessa ad un progetto e/o programma finanziato dai fondi
comunitari: NO.
V.3) Concorrente unico: in caso di presenza di un solo concorrente l’Ufficio procederà
procederà comunque all’aggiudicazione.
V.4) Informazioni complementari:
Le spese contrattuali sono a carico dell’aggiudicatario.
Costituiscono parte integrante del presente bando e ad essi si fa espresso rinvio: le norme di
partecipazione; il modello di domanda di ammissione; il capitolato.
Tutta la suddetta documentazione è reperibile sito web http://www.conskarachi.esteri.it nella
sezione bandi di gara.
Informazioni e chiarimenti sugli atti di gara possono essere richiesti via e-mail all’indirizzo
[email protected] .
I quesiti e le relative risposte saranno pubblicati sul sito internet
http://www.conskarachi.esteri.it
Responsabile unico del procedimento è il Dott. Roberto RIZZO.
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V.5) Procedure di ricorso: il foro competente per qualsiasi controversia tra l’Ufficio e
l’Aggiudicatario è il Tribunale di Roma.
V.6) DATA:
Nota bene: La documentazione concernente la gara per l’aggiudicazione
dell’esternalizzazione dei servizi relativi allo svolgimento di attività connesse al rilascio dei
visti d’ingresso in Italia può essere predisposta anche in lingua inglese a mero “uso di
cortesia”. In caso di controversia fa fede la versione in lingua italiana.
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COURTESY AND UNOFFICIAL ENGLISH TRANSLATION
CALL FOR TENDER
Of 14.9.2015
SELECTION PROCEDURE OF AN EXTERNAL SERVICE PROVIDER TO
SUPPORT THE ITALIAN GENERAL CONSULATE IN JEDDAH IN THE
PROCESSING OF VISA APPLICATION
For the purposes of this procedure, the following definitions are adopted.
"VISA" means individual entry visa to Italy, type C .
"OFFICE" means the Consulate General of Gedda, responsible for issuing the visa.
"OUTSOURCER" means the company identified through the selection procedure that will
be part of the contract.
"MINISTRY" means the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Italy and
International Cooperation.
"USER" means the VISA applicant using the services provided by the Outsourcer.
SECTION I: CONTRACTING AUTHORITY
I.1) OFFICIAL NAME AND ADDRESS OF THE CONTRACTING AUTHORITY
Consulate General of Italy in Karachi
Address: 85 Old Clifton, Shahara-E-Iran – Clifton – Karachi – 75600 - PAKISTAN
E-mail: [email protected]
Website: http://www.conskarachi.esteri.it
Official responsible for the procedure: Dr. Roberto RIZZO
I.2) TYPE OF CONTRACTING AUTHORITY
Administration of the Republic of Italy
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SECTION II: OBJECT OF THE CONTRACT:
II.1.1) Type of external services related to the processing of visa applications: services
related to the issuing of visa, in particular:
(a) providing general information on visa requirements and application forms;
(b) informing the applicant of the required supporting documents, on the basis of a checklist;
(c) collecting data and applications in an appropriate office (including collection of biometric
identifiers) and forwarding the application to the Office within 24h;
(d) collecting the visa fee;
(e) managing the appointments of the applicants who have to appear in person to the Office
or the visa center of the external provider;
(f) collecting the travel documents, including a refusal notification if applicable, from the
Office and returning them to the applicant;
The offer of additional services will be evaluated by the Office.
The examination of applications, interviews (where appropriate), the decision on applications
and the printing and affixing of visa stickers will be carried out only by the Office.
According to EU law all applicants can lodge their applications directly at the Office.
II.1.2) Name of the procedure: selection of an external service provider to support the
Italian consular/diplomatic mission in the processing of visa application. Procedure number:
1/15.
II.1.3) Decision to contract: Act
no. 1/15 date 11.09.2015.
II.1.4) Place of execution: Consulate of Italy Karachi.
II.2.1) Value of the contract: The Outsourcer is entitled to direct payment by the user for
every Visa application, as provided in the tender. The average annual flow of visas over the
last three years was about 4.000. The estimated value of the contract for three years is: EURO
240.000;
The Office is not responsible for any modification to ANNEX 1 of the Regulations (EC) n.
539/2001 that led to the reduction of VISAS.
II.3) Duration of the contract : three years. At the end of the three years, should the Office
decide to keep outsourcing, it will proceed within a period of 6 months by issuing a new call
for tender or by extending in writing the existing contract for a maximum period of three
more years.
In the latter case, the Office will review the contract according to the VISA Code
SECTION III: CONDITIONS OF PARTICIPATION
III.1) Legal persons allowed to participate: please refer to art. 2 of the Rules of
participation. The legal person taking part to the selection shall be properly constituted under
the law of the State to which they belong. The selected company agrees to register in the
commercial register of the State where the service is provided, or to establish a local
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company in the territory of competence of the Office, within 60 days from the
communication of award, under the penalty of the exclusion from the contract.
III.2) Deposits and guarantees required: Safe deposit equal to 2% of the estimated value of
the contract, as indicated in point II.2.1. Final guarantee 10% of the value of the contract.
III.3) Requirements for grouping, partnership or joint venture: mandate resulting from
private deed and power of attorney granted to the authorised representative. All the partners
will be jointly and severally responsible.
III.4) Special conditions: in the case of events with implications in terms of numbers of visa
applications to Italy (i.e. Olympics games, Expo, international conferences) the Office has the
right to withdraw or extend the contract with 6 months notice.
III.5) Statutory form of participants : single companies or groups shall cope with the
general admission requirements set out in Article 3 of the rules of participation.
III.6) Economic and financial capacity: please refer to Article 4 the Rules of participation .
SECTION IV: SELECTION PROCEDURE
IV.1) Type of procedure: open tender. The bidder should express its interest within 30 days
from the publication of this notice by sending the application attached to this announcement,
the offer, and the provisional guarantee. The application, the offer and the provisional
guarantee must be received by the Office as indicated in article 7 of the Rules of
participation.
IV.2.1) Selection criteria: Best bidder in terms of the following criteria:
a) Previous experience ...................................................... ………………………..up to 20
points
[eg. previous experience in countries with high number of issued visas; previous experience
in handling high volumes of visas for a single Office]
b) Organisation ………...........................................................................................up to 15
points.
[eg. customer care, knowledge of local market, working flow, hours of operation]
c) Infrastructure provided ....................................................................................... up to 20
points
[eg. call center, website, hardware, equipment for biometric measurements]
d) Personnel ..............................................................................................................up to 10
points
[eg. qualifications of staff, recruitment of staff with knowledge of the Italian language]
e) Proposals for improvement .............................................. .................................... up to 5
points
f) Economic offer (total cost of the outsourced services for the users: the cost of optional
extra services must be indicated separately)………………................................................up to
30 points.
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IV.3.1) File reference number attributed by the contracting authority: 1/15 del
11..9.2015
[IV.3.2) Previous publications concerning the same contract:
IV.3.3) Conditions to obtain additional information:
Time limit for receiving requests for additional information from 9,30 to 13,00 hours . The
documents downloaded from the website are free.
IV.3.4) Time-limit to send bids: 13.10.2015 hours 12,00
IV.3.5) Opening of envelopes with offers : Will be held at the Office of the Consulate of
Italy in Karachi the 14th of October day at 11,00 hours
IV.3.6) Language used for submission of bids: Italian and English, the Italian text having
legal value in case of disputes.
IV.3.7) Minimum time frame during which the bid is valid: 180 Days from the date
indicated at point IV.3.4
IV.3.8) Conditions for opening the bids: the session is public and may be attended by the
authorised representatives of the competitors, i.e. those with the specific mandate.
SECTION V: ADDITIONAL INFORMATION:
V.1) Periodic contract: YES
V.2) Contract related to a project and / or program financed by EU funds: NO.
[V.3) Only one competitor: in the presence of only one competitor the Office will proceed
with the tender.]
V.4) Additional information:
All the costs of the contract shall be covered by the Outsourcer.
The rules of participation, the specifications and the application form are essential part of this
announcement and reference should be made to them.
All the above documents are available on the website http://www.conskarachi.esteri.it.
Information and clarifications on the bid documents may be requested by e-mail at the
following address
[email protected] The questions and answers will be published on the website
http://www.conskarachi.esteri.it .
The responsible for the tender procedure is Dr. Roberto RIZZO.
V.5) Procedures of appeal: The competent court for any dispute between the Office and the
Outsourcer or participant to the procedure is the Tribunal of Rome – Italy.
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V.6) DATE:
NB: all documents related to the calls for tender for the outsourcing of VISA services
provided in the English language are merely informative. In case any controversy arises, the
Italian text shall prevail.
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