Deutsche Bahn - Document Output ibrido con ePostSelect
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Deutsche Bahn - Document Output ibrido con ePostSelect
Deutsche Bahn Document Output ibrido con ePostSelect Da un lato, per ragioni di rapidità, tutela ambientale e pressione sui costi, vi è l'esigenza di trovare alternative alla comunicazione fisica anche nella spedizione di informazioni sensibili. D'altra parte, in Internet le e-mail rischiano di essere visualizzate, modificate o intercettate da terzi senza troppe difficoltà. La Deutsche Bahn cerca dunque un'efficace alternativa elettronica alla posta cartacea, che le consenta in futuro di inviare ai propri collaboratori informazioni riservate in modo rapido e semplice via e-mail. Informazioni commerciali sensibili, conteggi ed estratti conto: sono ancora molti i documenti che vengono spediti per posta per garantirne la spedizione sicura e certificabile. Adesso, con la nuova soluzione ibrida ePostSelect della Posta Svizzera, i collaboratori della Deutsche Bahn possono scegliere come desiderano ricevere i documenti destinati a loro: o tramite canale digitale sicuro e certificabile oppure in formato fisico sotto forma di lettera. La situazione iniziale Il Service Center Personal della Deutsche Bahn cercava una soluzione idonea per affiancare alla comunicazione cartacea con i propri collaboratori (per conteggi salariali, note spese, informazioni per i dipendenti) un canale sicuro di posta elettronica. La sfida Come molte altre imprese, il cliente si trova ad affrontare la sfida della comunicazione moderna. Swiss Post Solutions GmbH Roland Wacker Kronacher Str. 70 – 80 96052 Bamberg Germania Case Study Document Output ibrido 02/2012 1 La soluzione La Deutsche Bahn ha deciso di avvalersi in futuro dei servizi di Swiss Post Solutions (SPS) per la spedizione delle comunicazioni ai collaboratori, come ad esempio i conteggi salariali. Da gennaio 2012 SPS riceve da Service Center Personal i dati da elaborare per produrre innanzitutto l'intero Document Output fisico per i collaboratori. Novità: in futuro i collaboratori sono liberi di decidere se desiderano continuare a ricevere le informazioni destinate a loro tramite posta cartacea o in formato digitale, possibile ora grazie a ePostSelect. Il fulcro di questa innovativa soluzione ibrida è la combinazione di tre moduli intelligenti: – Dispatcher: seleziona la modalità di spedizione delle informazioni, cartacea o digitale. – IncaMail: la soluzione di Secure Mail assicura una trasmissione dati elettronica sicura e certificabile. – Document Output: qui vengono prodotti e spediti in modo rapido ed affidabile i documenti fisici. Per la spedizione elettronica, il collaboratore deve effettuare un'unica registrazione con il proprio indirizzo e-mail personale. La banca dati di registrazione necessaria a questo scopo è gestita e curata da SPS. Tel.: +49 951 94 26 37 43 Fax: +49 951 94 26 - 37 83 Cell.: +49 160 3 66 08 16 [email protected] www.swisspostsolutions.com Il processo esatto si svolge come segue: 1. Il Service Center Personal invia, ad esempio, i dati di conteggio salariale al Document Output Center di SPS. Qui il Dispatcher verifica la preferenza espressa dal destinatario. 2.1 Se il collaboratore ha deciso per la consegna digitale, SPS prepara i documenti a lui destinati in formato elettronico e invia un messaggio codificato all'indirizzo e-mail registrato tramite IncaMail. Con pochi clic il destinatario può effettuare il login con la propria password, leggere i documenti confidenziali e archiviarli. 2.2. Se invece il collaboratore desidera ricevere la posta in formato cartaceo, continuerà a riceverla sotto forma di lettera. Vantaggi Il cliente e i collaboratori della Deutsche Bahn traggono innumerevoli vantaggi dall'innovativa soluzione ibrida ePostSelect della Posta Svizzera: – Comunicazione a prezzi convenienti: i collaboratori che hanno scelto la comunicazione elettronica fanno risparmiare all'azienda fino al 50% delle attuali spese di preparazione e spedizione. Profilo del cliente Nel 2008 è stato creato il sottogruppo DB Mobility Logistics AG, che raggruppa tutte le attività di mobilità e logistica del gruppo DB. La DB Mobility Logistics AG è una filiale della Deutsche Bahn AG al 100 percento. La società, che nel 2010 ha registrato un fatturato di 33.2 miliardi di euro, impiega circa 216.000 collaboratori di cui 179.000 in Germania. – Consenso elevato grazie alla facilità d'uso: i collaboratori registrati possono ricevere i messaggi IncaMail in modo semplice e pratico nella loro casella di posta elettronica. Il loro indirizzo e-mail personale è noto solo a SPS. – Soluzione semplice e diretta per mittente e destinatario: i dati stampati vengono spediti come sempre, senza ulteriori interventi d'integrazione, a SPS che si occupa personalmente tramite ePostSelect del consenso del cliente in merito al canale elettronico. – Recapito sicuro dei dati: grazie a IncaMail, con tecnologia brevettata SAFE, la società può inviare le proprie comunicazioni ai dipendenti in modo assolutamente confidenziale e certificabile anche in formato digitale. Processo di registrazione e funzionamento di ePostSelect Swiss Post Solutions GmbH Roland Wacker Kronacher Str. 70 – 80 96052 Bamberg Germania Case Study Document Output ibrido 02/2012 2 Tel.: +49 951 94 26 37 43 Fax: +49 951 94 26 - 37 83 Cell.: +49 160 3 66 08 16 [email protected] www.swisspostsolutions.com