Guida rapida per l`installazione e l`uso
Transcript
Guida rapida per l`installazione e l`uso
GAIA: guida rapida Guida rapida per l’installazione e l’uso Istituto Nazionale di Economia Agraria Autori: A. Arzeni, C. De Vivo, A. Giampaolo, A. Scardera. Comitato di progetto GAIA: A. Arzeni, A. Bianchi. G. Bonati, F. Carillo, L. Cesaro, M. De Dominicis, C. De vivo, A. Giampaolo (coordinatore), F. Mari, M. Martino, I. Namdarian, A. Piscicelli, A. Scardera. Team di sviluppo: M. De Dominicis, A. Gabriele, A. Giampaolo, F. Lorenzo. Copertina e progetto grafico: A. Di Cesare. GAIA è stato predisposto nell’ambito del processo di revisione della metodologia di rilevazione utilizzata per la rete RICA, processo avviato da C. Abitabile. G. Sanna ha coordinato i lavori di revisione nei primi anni dello studio. G. Seroglia ha guidato i gruppi di lavoro nella progettazione e nello sviluppo delle prime versioni del software. Le informazioni contenute nella presente guida rapida possono essere soggette a modifiche senza preavviso. Se non specificato diversamente, ogni riferimento a società, nomi, dati ed indirizzi utilizzati nelle riproduzioni delle schermate e negli esempi è puramente casuale ed ha il solo scopo di illustrare l'uso del prodotto GAIA. Tutti i titoli, le didascalie, i testi, le immagini e quant'altro costituente la presente guida rapida sono di proprietà letteraria ed artistica dell’INEA. Ogni abuso, uso illecito, illegale, improprio, costituisce violazione di tale proprietà e, come tale, potrà essere perseguito con gli strumenti di legge. Nessuna parte, totale o parziale, di questa guida rapida può essere riprodotta in qualsiasi forma o mezzo elettronico o meccanico, per alcun uso, se non mantenendo o specificando i riferimenti all’INEA ed al progetto GAIA. Nome e marchi citati nel testo sono generalmente depositate o registrati dalle rispettive case produttrici. © 2008 Istituto Nazionale di Economia Agraria. Tutti i diritti riservati. 00147 Roma Italy Via Barberini, 36 Tel +39 06478561 E‐mail: [email protected] Sito web: www.gaia.inea.it Finito di stampare nel mese di aprile 2008 INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria Accordo di licenza Accordo di licenza 4 Prima di iniziare 5 Requisiti hardware e software 5 Installazione 6 Gestione degli utenti 7 Accesso agli archivi 8 Ambiente di lavoro 10 Rilevazione delle informazioni 12 Contesto aziendale 14 Inventario e anagrafiche 16 Gestione tecnica 18 Movimenti contabili 22 Operazioni di fine esercizio 25 Risultati di gestione 28 Trasferimento degli archivi 30 Controlli di qualità 31 Assistenza e supporto tecnico 32 Riferimenti utili 33 L’utilizzo di GAIA comporta l’accettazione dell’Accordo di Licenza per l’Utente Finale (End‐User License Agreement ‐ EULA). Esso è un intesa tra l’Istituto Nazionale di Economia Agraria (INEA) e l’utente, sia esso un singolo individuo che un’impresa agricola, oppure un Ente o un’istituzione, per l’uso del pacchetto GAIA, inclusi i prodotti software e i relativi materiali contenuti nel Cd‐rom o stampati, e la documentazione distribuita online o in modalità elettronica. Questo EULA prescinde dal modo in cui l’utente sia venuto in possesso del software. Con l’installazione, la copia o qualunque altro uso di GAIA, l’utente acconsente ai termini di licenza. Se non vengono accettati i termini della licenza, non si è autorizzati ad utilizzare GAIA e, pertanto, l’utente è tenuto a disinstallare il software. GAIA è protetto dalle leggi sul copyright, sul diritto d’autore e dalle leggi nazionali ed internazionali sulla tutela del software. Viene concesso in licenza e non venduto e/o regalato. Questo prodotto software è di proprietà intellettuale dell’INEA. Il prodotto GAIA è il frutto di un attività di ricerca di un gruppo di esperti dell’INEA. Lo scopo primario per cui GAIA è stato progettato è l’utilizzo per la rilevazione dei dati Rete di Informazione Contabile Agricola (RICA), pertanto ogni scopo diverso deve essere autorizzato direttamente dall’INEA. L’utilizzo del software avviene a sola ed esclusiva discrezione dell’utente. Il programma è fornito “così come è” e “come disponibile” e pertanto l’INEA non assume alcuna responsabilità riguardo alla sua fruizione, alla puntualità della distribuzione, alla cancellazione, alla mancata consegna o memorizzazione di qualsiasi comunicazione o personalizzazione dell’utente. Qualsiasi contenuto ottenuto dal o per il tramite del programma è ottenuto a sola ed esclusiva discrezione e a esclusivo rischio dell’utente e quindi l’utente è il solo ed esclusivo responsabile per ogni danno al proprio computer o per la perdita di dati derivante dall’aver scaricato tali materiali o dall’avere utilizzato il programma. Per informazioni su disponibilità e distribuzione di GAIA e sui termini della licenza d’uso si invita a consultare il testo disponibile all’avvio dell’installazione del programma oppure a visitare il sito internet www.gaia.inea.it 4 GAIA – Gestione Aziendale delle Aziende Agricole INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria Prima di iniziare Installazione GAIA è un software di contabilità gestionale in partita doppia che non sostituisce i programmi di contabilità fiscale. Consente la rilevazione, l’imputazione, il raggruppamento, il controllo, la determinazione e l’analisi dei costi e dei ricavi di gestione, sia dei fatti propriamente contabili che tipici del settore agricolo. È uno strumento utile per gli imprenditori che vogliono tenere sotto controllo la realtà dell’azienda agricola per l’accertamento delle disfunzioni e degli sprechi e per migliorare costantemente la redditività. L’obiettivo è ottenere un rendiconto aziendale utile alla pianificazione, gestione e rendicontazione delle singole attività. L’installazione di GAIA é un operazione semplice e intuitiva: basta inserire il Cd‐Rom nel lettore ed apparirà in automatico la schermata iniziale del pacchetto di installazione. Prima dell’installazione è vivamente consigliabile consultare le istruzioni cliccando sul primo pulsante della schermata iniziale; ciò è raccomandato nel caso di installazioni su computer con nuovi sistemi operativi o computer configurati in ambiente operativo con dominio o con particolari sistemi di protezione. GAIA è stato progettato in particolare per il rilevatore dell’indagine R.I.C.A.‐R.E.A., come strumento per raccogliere con la massima semplicità ed efficienza le informazioni richieste dalle fonti statistiche istituzionali. Ciò non esclude che la procedura, nel rispetto della licenza gratuita d’uso, possa essere utilizzata direttamente dagli imprenditori agricoli, o dai loro consulenti per finalità di controllo della gestione aziendale. Questa guida rapida, che riassume i contenuti nella guida di riferimento, può essere utile sia all’utente che vuole imparare da zero ad inserire un’azienda con GAIA, sia a chi già conosce il funzionamento basilare del programma, ma abbia intenzione di capire come utilizzarlo in modo efficiente. Alla guida di riferimento, scaricabile dal sito o dal Cd‐ rom, occorre fare riferimento per apprendere tutte le funzionalità del programma. Requisiti hardware e software Le dotazioni di sistema basilari sono: computer compatibile Intel Pentium II, 256 MB di memoria RAM, lettore CD‐ ROM, disco rigido con spazio libero di almeno 300 MB, Monitor 15 pollici a colori con risoluzione minima 1024x768, stampante; sistema operativo Windows 98 (SP2). Caratteristiche hardware e software superiori migliorano notevolmente la velocità dell’applicativo e quindi la sua utilizzabilità. Una configurazione consigliata è la seguente: computer compatibile Intel Pentium Centrino Duo (2,0 Ghz), 1 GB di memoria RAM, disco rigido con accesso veloce, stampate laser, monitor 17 pollici; sistema operativo Windows XP (SP2), NT (SP5), 2000 (SP4), Vista Home Premium, I.E. 7 o Mozilla, Acrobat Reader 5 o superiore, collegamento a internet tipo Adsl (per l’attivazione degli aggiornamenti). GAIA – Gestione Aziendale per le Aziende Agricole 5 L’installazione è per singolo computer. È possibile comunque installare il database GAIASYS anche su un server con SQL Server 2005 versione Standard preinstallato; in questo caso è necessario il supporto tecnico di un esperto oppure si può chiedere assistenza tecnica al servizio help desk di GAIA, attraverso il sito internet di GAIA, per configurare il sistema. Prima di avviare la procedura di installazione è necessario assicurarsi di aver disinstallato, attraverso il pannello di controllo, le eventuali versioni precedenti di GAIA. Nel caso in cui sia stata installata una versione di GAIA con il database SQL Server 2005 è indispensabile eliminare il vecchio database utilizzando il programma SQL Management Studio; quest’ultimo, se non è presente, deve essere installato manualmente avviando il setup accessibile dalla relativa cartella presente nel cd‐rom di installazione. Se vengono cancellate manualmente le vecchie cartelle di GAIA o i singoli file, il programma di installazione potrebbe non funzionare correttamente. Cliccando sul pulsante INSTALLA GAIA si dà avvio all’installazione che è completamente automatica, si basa sugli standard di installazione di Windows e non richiede particolari conoscenze tecniche, è sufficiente accettare le condizioni della licenza software e le impostazioni proposte nella procedura guidata. Nei computer con sistema operativo Vista è necessario disattivare il controllo account utente (UAC) prima di iniziare l’installazione di GAIA. Nell’installazione tipica vengono attivati tutti i componenti indispensabili del programma. 6 GAIA – Gestione Aziendale delle Aziende Agricole INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria Gestione degli utenti Accesso agli archivi Per avviare GAIA è sufficiente fare doppio click sull’icona del programma posta sul desktop oppure selezionare GAIA dal gruppo dei programmi INEA dalla barra dei Programmi di Windows. All’avvio il programma richiede l’inserimento del Nome utente e della Password da immettere nei campi della maschera Accedi a GAIA. Al primo accesso, dopo aver creato l’anagrafica del nuovo utente, viene visualizzata la maschera Nuovo esercizio per registrare un nuovo esercizio contabile oppure, qualora fosse già presente nel database, per selezionare uno di quelli proposti nella lista. Cliccando sul pulsante Ok, l’identificativo univoco dell’utente permetterà di accedere agli archivi aziendali presenti nel database. Se si spunta la casella memorizza nome utente, al successivo riavvio del programma il nome dell’utente sarà selezionabile nella lista Nome utente. Al primo avvio di Gaia, dopo l’installazione, è necessario creare l’anagrafica dell’utente attraverso il pulsante Nuovo della maschera di login. Al primo accesso viene richiesto, se non è presente, il file dei codici, operazione indispensabile per gli utenti della rete RICA. Nella maschera di creazione nuovo utente occorre indicare, nel caso di un utente della rete RICA, la sede regionale INEA di riferimento, il codice utente assegnato dall’INEA (non rappresenta il codice di utilizzo di GAIA) e il tipo di Ente a cui appartiene l’utente. Al momento del salvataggio dell’anagrafica del nuovo utente, il programma verifica, nel caso di un utente RICA, la corretta digitazione del codice utente. Gli utenti fuori dalla rete RICA possono ignorare il messaggio che segnala l’assenza del file gaia_codici. Dopo aver selezionato l’anno sui cui operare, viene visualizzata la maschera Gestione aziende. Al primo accesso, essa si presenta con la griglia delle aziende vuota. In questo caso è possibile avviare la creazione di una nuova azienda cliccando sul pulsante Nuova Azienda; in alternativa si possono importare, cliccando sul pulsante Importa, gli archivi registrati su altri computer. Per la gestione e il trasferimento degli archivi contabili si consiglia di consultare la guida di riferimento. La maschera Gestione aziende è suddivisa in tre sezioni: Esercizi contabili: contiene, in ordine decrescente, gli esercizi contabili registrati, mentre sulla parte destra della sezione viene mostrano il numero totale delle aziende presenti nel database, in relazione all’utente connesso, suddiviso per stato dell’esercizio contabile. All’apertura della maschera viene selezionato per default l’esercizio posto all’inizio dell’elenco. Azienda selezionata: in questo riquadro viene messo in evidenza il nome dell’azienda selezionata (colorata in blu nella griglia), con il relativo indirizzo e località; mentre l’immagine posta in alto a destra rappresenta lo stato dell’esercizio. Elenco aziende: nella parte centrale di questa sezione è posta la tabella riepilogativa contenente l’elenco delle aziende, per ognuna delle quali sono disponibili alcune informazioni attraverso le quali è possibile individuare agevolmente l’azienda. L’elenco può essere ordinato a piacere cliccando sull’intestazione delle colonne. L’azienda può essere ricercata digitando le prime lettere del nome nell’apposito campo Ricerca azienda. Per aprire l’azienda selezionata basta fare il doppio clic sulla riga oppure dare conferma con il pulsante Ok. Nello stesso riquadro sono collocati i pulsanti che consentono di gestire gli archivi aziendali. Il pulsante Nuova azienda si attiva quando non vi sono aziende contrassegnate e avvia la procedura guidata per la creazione del contesto aziendale. Il pulsante Elimina azienda si attiva quando è stata contrassegnata una o più aziende e consente di eliminare i dati dell’azienda relativi all’esercizio contabile preselezionato. Il pulsante Chiusura esercizio si attiva solo L’anagrafica dell’utente può essere modificata/aggiornata attraverso il comando Dati utente del menu Strumenti. Attraverso il comando Gestione utenti del menu Strumenti, l’utente con profilo di amministratore può associare le aziende agli utenti Standard. Nella maschera Accedi a GAIA vengono visualizzate le seguenti informazioni: la versione del programma GAIA; la versione del database GAIASYS; la presenza e le relative informazioni del file dei codici azienda. Prima di accedere alla finestra principale del programma, dopo aver cliccato sul pulsante Ok della maschera di login, GAIA controlla che: la versione di GAIA sia compatibile con la versione del database e viceversa; siano disponibili nuovi aggiornamenti online se il computer è connesso ad internet; vi siano aggiornamenti già scaricati o copiati sul computer e non ancora installati. GAIA – Gestione Aziendale per le Aziende Agricole 7 8 GAIA – Gestione Aziendale delle Aziende Agricole INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria quando sono state contrassegnate una o più aziende con lo stesso stato e consente di avviare le procedure di chiusura dell’esercizio contabile; qualora l’azienda risultasse già chiusa (Stato C) è possibile annullare la chiusura effettuata in precedenza. Ciò è consentito solo se non ci sono esercizi contabili successivi a quello selezionato. Il pulsante Apertura esercizio si attiva solo quando sono state contrassegnate una o più aziende con lo stato di Chiusura (C) e consente di avviare le procedure di riapertura di un nuovo esercizio contabile. Il pulsante Importa si attiva solo quando nessuna azienda è stata contrassegnata e avvia il programma di importazione degli archivi contabili. Il pulsante Esporta si attiva solo quando sono state contrassegnate una o più aziende e avvia il programma di esportazione dati. Nella parte bassa della maschera sono collocati i pulsanti di gestione. Con il pulsante Report può essere visualizzato, ed eventualmente stampato e/o esportato, il report contenente l’elenco di tutte le aziende inserite dall’utente, o di tutte le aziende registrate nel database (solo per gli utenti amministratori). Ambiente di lavoro Nei successivi accessi a GAIA, quando è stata creata almeno un’azienda, viene aperta la maschera Scelta Rapida; essa consente di selezionare rapidamente l’azienda su cui lavorare tra quelle attivate nelle ultime sessioni di lavoro, scegliendo una delle quattro opzioni proposte: Dopo aver selezionato un’azienda dalla maschera Gestione aziende o dalla maschera Scelta rapida viene aperta la finestra principale del programma mediante la quale si può accedere alle singole maschere di immissione. La finestra principale è organizzata come qualsiasi altro programma sviluppato secondo lo standard Windows. Nella barra del titolo, quando è stata aperta un’azienda, è riportata la versione di GAIA, il nome dell’azienda, l’esercizio contabile e una lettera (I, A o C) che rappresenta lo stato della contabilità. La barra dei menu è composta da sei voci che possono essere attivate con la combinazione dei tasti Alt + la lettera che appare sottolineata. Alcuni comandi dei menu si attivano solo quando viene aperta un’azienda. Nella barra degli strumenti ci sono i pulsanti che riproducono alcuni comandi dei menu. Nei casi di risoluzioni troppo basse (ad esempio 800x600 con monitor 15 pollici), o di ridimensionamento della finestra principale, la barra degli strumenti viene nascosta. Crea nuova azienda, avvia la procedura guidata per creare l’anagrafica del contesto aziendale, attivabile con la combinazione Ctrl+N. Apri elenco aziende, apre la maschera Gestione aziende, attraverso la quale è possibile selezionare un altra azienda (Ctrl+E). Apri ultima azienda, nel caso in cui si sia aperta una o più volte una stessa azienda, consente la visualizzazione della stessa pre‐selezionata per default (Ctrl+E). Apri azienda recente, consente di scegliere tra le ultime cinque aziende aperte dall’utente. La lista propone oltre al nome dell’azienda anche l’esercizio contabile, il codice azienda e lo stato dell’esercizio contabile (Ctrl+R). La scelta può essere confermata con il pulsante Ok oppure facendo direttamente il doppio click su una delle voci di opzione. Quando si lavora più volte sulla stessa azienda, ad ogni accesso basta premere il pulsante Invio per accettare la selezione e chiudere la maschera di Scelta rapida. GAIA – Gestione Aziendale per le Aziende Agricole L’albero di navigazione, posto nella parte sinistra della finestra principale, rappresenta uno strumento indispensabile per l’utilizzo di GAIA. Il suo scopo è quello di rendere più accessibile e veloce la navigazione all’interno del programma e permettere una maggiore rapidità dell’addestramento. Selezionando una voce dell’albero e confermando la selezione con il tasto Invio, oppure con il doppio clic del mouse, viene aperta la corrispondente maschera di immissione dati. 9 10 GAIA – Gestione Aziendale delle Aziende Agricole INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria Il riquadro contenente l’albero di navigazione può essere ridimensionato in larghezza, può essere nascosto, espanso o compresso cliccando sui corrispondenti pulsanti della barra degli strumenti, oppure con il comando Albero del menu Finestra. Rilevazione delle informazioni La casella di testo Cerca…, posta nella parte alta dell’albero, consente, digitando le prime lettere della voce cercata e confermando con il tasto Invio, di trovare ed aprire immediatamente la maschera di immissione dati corrispondente al testo digitato. Questo campo può essere attivato con la combinazione dei tasti Ctrl + R. Alcune voci dell’albero di navigazione vengono visualizzate a seconda della forma giuridica, ad esempio la voce Operazioni finanziarie attive viene visualizzata solo per le aziende condotte in forma di società di capitali. Altre voci vengono visualizzate in base alle scelte, in termini di semplificazione, effettuate attraverso la maschera Opzioni di semplificazione attivabile dal relativo comando del menu Strumenti. Le voci dell’albero che consento di aprire una maschera di immissione dati sono contrassegnate da un punto di colore verde, tutte le altre sono raggruppamenti logici che possono contenere a loro volta una o più voci di secondo o terzo livello. Per attivare il riquadro dell’albero è sufficiente digitare la combinazione dei tasti Ctrl + T. Nella parte bassa della finestra principale è posizionata la barra di stato, articolata in cinque pannelli. Nel primo pannello viene visualizzata la descrizione dei campi delle maschere di immissione dati (i cosiddetti tooltips), il secondo contiene il nome dell’utente, il terzo il profilo dell’utente loggato, il quarto il codice dell’azienda, ed infine nell’ultimo pannello viene visualizzato il tipo di indagine alla quale appartiene l’azienda contabilizzata, selezionabile attraverso il corrispondente campo della maschera Azienda. L’immagine riprodotta sullo sfondo della finestra principale cambia a seconda del profilo utente: verde per il profilo standard, rosso per il profilo di amministratore. Le maschere di immissione dati, indipendentemente dal contesto operativo, sono suddivise in quattro tipologie. I. Maschere delle anagrafiche, impiegate per definire la struttura aziendale. Alcune di queste vengono utilizzate prevalentemente durante la fase di impianto della contabilità, come ad esempio le maschere del contesto aziendale e quelle dei cespiti patrimoniali; altre maschere delle anagrafiche possono essere invece richiamate dalla gestione tecnica, dalla prima nota o dalle maschere delle operazioni di fine esercizio. II. Maschere della gestione tecnica, interessano la rilevazione di operazioni tecniche tipiche del settore agricolo: utilizzo delle superfici, nuove produzioni e reimpieghi di prodotti agricoli, prestazioni di manodopera, consistenza bimestrale degli allevamenti. III. Maschere della prima nota, vengono utilizzate per registrare le movimentazioni contabili, in funzione del settore (agricoltura o attività connesse), del regime IVA, del tipo di transazione (con o senza fatturazione), del canale commerciale e del tipo di contropartita finanziaria (contanti, crediti, debiti, ecc.). Dal prima nota possono essere aperte, per alcune tipologie di operazioni, le maschere delle anagrafiche, sia per inserire un nuovo elemento che per visualizzare i dettagli. IV. Maschere della ripartizione dei costi consentono di assegnare alcune tipologie di costi, registrati nel corso dell’esercizio attraverso la maschera del prima nota o della gestione tecnica (reimpieghi aziendali), ai diversi processi produttivi ovvero ai centri di costi quali le costruzioni in economia e le manutenzioni straordinarie dei cespiti. Questo tipo di maschera si differenzia notevolmente dalle altre, non solo per le diverse modalità di immissione dati, ma anche per il diverso modo con cui viene controllato l’input dell’utente, modalità derivante in parte anche dal diverso modello di sviluppo (modulo esterno a GAIA). Le maschere di immissione dati, attivabili dall’albero di navigazione, rappresentano l’insieme delle componenti dell’azienda e dei relativi eventi tecnico‐economici e contabili. Esse sono state strutturate in modo omogeneo, per agevolare l’utente ad apprendere in tempi molto brevi il loro funzionamento. GAIA – Gestione Aziendale per le Aziende Agricole 11 12 GAIA – Gestione Aziendale delle Aziende Agricole INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria Ogni maschera è generalmente suddivisa in quattro aree: Contesto aziendale (A) l’intestazione comprende la barra del titolo nella quale è visualizzato il nome della maschera, che di solito corrisponde alla voce dell’albero che l’ha attivata. (B) Il corpo ospita i campi di immissione dati, il cui numero e tipo varia da maschera a maschera. I campi sono ordinati secondo una sequenza logica. Il passaggio da un campo all’altro si ottiene premendo il tasto tabulatore. I campi in input hanno uno sfondo bianco, quando vengono editati questo diventa di colore verde e i valori in esso contenuti assumono una colorazione blu. I campi bloccati sono invece di colore grigio, mentre quelli in sola lettura sono di colore giallo. (A) (B) (C) (D) (D) La barra dei pulsanti, posta in basso, contiene i pulsanti di comando la cui composizione varia secondo lo stato in cui si trova la maschera. I pulsanti possono essere attivati con le combinazioni dei tasti, ad esempio nella maschera delle anagrafiche per inserire un nuovo elemento basta premere contemporaneamente Ctrl + N, oppure per aprire il report premere Ctrl + P. La parte colorata della barra dei pulsanti indica la modalità operativa in cui ci si trova la maschera, e può assumere un colore blu quando è in sola visualizzazione, verde nel caso di nuova immissione, rosso quando si esegue una correzione. Nella finestra principale possono essere aperte al massimo tre maschere per volta; con la classica combinazione di tasti Ctrl + F6 si passa da una maschera all’altra, mentre premendo i tasti Ctrl + F4 esse vengono chiuse. GAIA – Gestione Aziendale per le Aziende Agricole dall’opzione Crea una nuova azienda della maschera Scelta rapida; dal pulsante Nuova azienda della maschera Gestione aziende; dal comando Nuova Azienda del menu File. Nel primo e nel terzo caso, prima che venga avviata la procedura guidata, il programma richiede, attraverso la maschera Scelta esercizio contabile, la selezione di un anno oppure, se non è presente nella lista, la creazione di uno nuovo anno. Nella maschera Gestione aziende, invece l’esercizio va scelto tra quelli presenti nello specifico riquadro posto in alto a sinistra, oppure se non esiste può essere inserito cliccando sul pulsante Nuovo. (C) Nella tabella riepilogativa ogni riga rappresenta la registrazione compiuta per ogni singolo elemento/fatto rilevato. Il numero delle colonne che compongono la tabella varia a seconda del tipo di maschera. Cliccando su una delle righe saranno riportati, nel corpo della maschera, tutti i dati inerenti l’oggetto. Con i tasti direzione è possibile scorrere la lista, sia in verticale che in orizzontale. Le maschere del contesto aziendale consento la registrazione delle informazioni anagrafiche dell’azienda in conformità sia alla metodologia contabile INEA sia con la struttura del fascicolo aziendale. Le tre maschere del contesto vengono generate dalla procedura guidata che può essere avviata da tre diversi punti: 13 Una volta selezionato l’esercizio su cui operare prende avvio la procedura guidata. Se nel computer è stata copiata la versione aggiornata del file dei codici azienda (file gaia_codici.ini per l’esercizio selezionato e per l’utente connesso), la procedura guidata viene anticipata da un passaggio preliminare che consente di selezionare dalla lista un’azienda tra quelle presenti nel file gaia_codici, individuabile attraverso il nome o il codice azienda. Se si prosegue confermando la selezione, viene saltato il primo step della procedura guidata, si passa direttamente al secondo passaggio, quello della creazione dell’anagrafica dell’impresa, con alcuni campi già precompilati sulla base dei dati presenti nel file gaia_codici. Se invece si ignora questo passaggio si passa al primo vero step della procedura guidata, ossia quello che appare agli utenti che non hanno copiato il file. 1. Il primo dei tre passaggi della procedura guidata consente di scegliere se creare ex‐ novo l’anagrafica dell’impresa (opzione Nuova Impresa) oppure recuperare i dati di un’impresa già esistente, purché sia associata al codice utente (opzione Impresa esistente). In questo ultimo caso si salta il passaggio numero due e si va direttamente al terzo e ultimo passo. L’anagrafica di un’impresa esistente può essere selezionata solo nel caso in cui l’azienda sia controllata da un soggetto giuridico che 14 GAIA – Gestione Aziendale delle Aziende Agricole INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria gestisce anche altre aziende già registrate in precedenza in GAIA, quindi l’anagrafica dell’impresa è unica per le aziende. 2. Nel secondo passaggio devono essere inserite le informazioni per creare l’anagrafica dell’impresa, che potrebbe risultare in parte precompilato se si è selezionata un’azienda dal file gaia_codici. Una volta completato l’input dei dati, oppure corretti o accettati quelli presenti, con il pulsante Avanti si conferma il passaggio allo step successivo. Prima di accedere al terzo punto, la procedura controlla che tutti i campi siano compilati correttamente. Ovviamente in qualsiasi momento è possibile tornare indietro oppure annullare completamente la procedura guidata. 3. Al terzo passaggio la procedura propone, per la creazione dell’anagrafica dell’azienda, i campi Denominazione, Provincia, Comune ed Indirizzo precompilati in base ai dati immessi nel punto precedente oppure derivanti da un’impresa selezionata nel primo passaggio. Questi campi possono essere confermati o modificati. Una volta selezionato il Regime IVA dell’agricoltura e l’eventuale Regime IVA delle attività connesse, occorre inserire i codici azienda. Il codice INEA (RICA) è obbligatorio e non potrà essere modificato una volta completata la procedura guidata. Il codice ISTAT invece è facoltativo e può essere omesso. Nel caso di un utente della rete RICA che ha selezionato l’azienda tra quelle presenti nel file gaia_codici, questi due campi vengono mostrati già precompilati con il campo codice INEA bloccato. Agli utenti fuori dalla rete RICA invece viene proposto un solo campo Codice. Al termine di questo terzo ed ultimo passaggio, dopo aver confermato con il pulsante Fine, se non vi sono errori o dati mancanti, il sistema avverte l’utente che la procedura guidata è stata completata correttamente, e che è stata creata anche l’anagrafica di un Centro aziendale temporaneo, con gli stessi dati dell’anagrafica dell’azienda (Comune ed indirizzo). Inventario e anagrafiche Le maschere delle anagrafiche sono i principali contenitori dei dati solitamente statici dell’azienda e consentono di inserire e gestire le informazioni relative alle principali risorse aziendali. L’immissione dei dati di inventario avviene una sola volta in fase di impianto della contabilità di una nuova azienda. Negli esercizi contabili successivi gi inserimenti di nuove anagrafiche saranno effettuate, per i beni di proprietà, attraverso le sole movimentazioni contabili del prima nota. Le altre maschere delle anagrafiche possono essere invece aggiornate dalla gestione tecnica, come ad esempio i magazzini e gli animali da ingrasso. Altre anagrafiche come ad esempio quelle del contesto aziendale o del nucleo familiare vanno aggiornate direttamente dall’albero di navigazione. Le maschere delle anagrafiche e dell’inventario si comportano in modo diverso a seconda dello Stato della contabilità. Nella fase di impianto della contabilità (stato I) tutti le informazioni inserite nelle anagrafiche possono essere cancellate o corrette a condizione che le stese non siano state create dal prima nota o dalla gestione tecnica (ad esempio l’anagrafica di una macchina non può essere eliminata se è stata registrata una operazione di vendita; oppure l’anagrafica di un prodotto agricolo non può essere eliminata se è stata registrata una operazione di vendita oppure è stato registrato un reimpiego). In questa fase non è obbligatorio compilare tutte le anagrafiche di inventario prima di iniziare a registrare gli eventi contabili e tecnici. Il sistema consente infatti di tornare sulle stesse in qualsiasi momento della contabilità purché vengano registrati tutti i cespiti, prima della chiusura definitiva dell’esercizio, essenzialmente quelli in proprietà. Come vedremo nel prossimo punto, infatti, nella fase di riapertura (Stato A) non possono essere aggiunte anagrafiche di beni in proprietà se non con movimenti di prima nota. Questa raccomandazione non vale per alcune maschere come ad esempio le certificazioni, il nucleo familiare e la maschera delle razze prevalenti. Vi sono poi altre maschere come quella delle anticipazioni colturali, dei ricavi e costi di esercizi precedenti e della cassa, dei crediti e dei debiti, che possono essere editate solo nella fase di impianto della contabilità. Nella fase di chiusura della contabilità (stato C) gli utenti con profilo standard possono solo consultare, ed eventualmente stampare, il contenuto delle maschere, ma non possono eseguire alcuna operazione di modifica, cancellazione o di nuova aggiunta. Possono invece visualizzare e stampare i report accessibili dal pulsante Report che insieme al pulsante Esci, sono gli unici pulsanti visibili in questa fase nelle maschere delle GAIA – Gestione Aziendale per le Aziende Agricole 15 16 GAIA – Gestione Aziendale delle Aziende Agricole INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria anagrafiche. L’apertura delle maschere del prima nota e quelle delle operazioni di fine esercizio è disattivata quando l’esercizio contabile viene chiuso. Gestione tecnica Nella fase di apertura della contabilità (stato A), come abbiamo accennato in precedenza, le informazioni di alcune maschere delle anagrafiche, precompilate in automatico dal sistema con la riapertura, possono essere movimentate esclusivamente dal prima nota o dalla gestione tecnica. Ovviamente questo non vale nel caso in cui si debbano inserire ad esempio nuovi cespiti non di proprietà, oppure un nuovo componente della famiglia oppure un nuovo dipendente. In questa fase anche i beni non in proprietà (ad esempio terreni o fabbricati in affitto) non possono essere eliminati, ma la loro dismissione deve essere registrata attraverso l’apposito campo Stato con il quale è possibile variare lo stato d’uso del bene o del soggetto nel caso dei componenti il nucleo familiare o dei dipendenti. Un altro esempio di diverso comportamento delle maschere rispetto alla fase di impianto è quello delle anagrafiche dei prodotti di magazzini, che in apertura della contabilità consentono l’immissione di nuovi prodotti solo quando le stesse vengono richiamate dal prima nota (nuovi acquisti), oppure dalla maschera di gestione dei magazzini (per registrare le nuove produzioni). Le maschere della gestione tecnica consentono di registrare i principali fatti gestionali, di natura extracontabile e visualizzare le principali operazioni contabili. Le maschere delle anagrafiche, siano esse aperte direttamente dall’albero oppure dal prima nota o dalla gestione tecnica, presentano una serie di agevolazioni nella fase di inserimento o di modifica; ad esempio nei campi lista digitando le prime lettere della voce ricercata essa viene proposta in automatico. Altri test verificano, sempre al momento dell’input, che i campi obbligatori vengano compilati con il valore corretto (ad esempio l’anno di acquisto non può essere inferiore all’anno di fabbricazione); altri campi vengono disabilitati in funzione della voce selezionata o dal valore immesso nel campo o nei campi posti in precedenza nella maschera. Anche nel momento del salvataggio il sistema effettua alcune verifiche formali sui dati immessi nelle maschere: ad esempio se si tenta di salvare le modifiche effettuate nella maschera Azienda senza aver completato l’immissione in tutti i campi obbligatori, la procedura segnala quali di questi vanno editati correttamente. Oppure se si tenta di eliminare un centro aziendale a cui sono collegati alcuni cespiti, il sistema lo impedisce, come pure quando si cerca di eliminare un fabbricato registrato con una operazione di acquisto da prima nota. Per evitare errori in fase di inserimento è consigliabile seguire l’ordine di posizione dei campi collocati nella maschera, sia se si usa il mouse che il tasto tabulatore. L’immissione dei dati nelle maschere della gestione tecnica può essere eseguita in più fasi o rispettando una cronologia predefinita in relazione al livello di analisi prescelto. Attraverso le maschere della gestione tecnica possono essere registrati una serie di eventi tecnici che si manifestano nel corso dell’esercizio e che non generano alcuna movimentazione di natura contabile, anche se in alcune maschere è possibile vedere anche i dati di riepilogo della gestione contabile. Alcune di queste maschere possono essere visualizzate o meno in funzione delle scelte di semplificazione operate sulla specifica maschera Opzioni di semplificazione; è il caso delle maschere degli Allevamenti e della maschera dei Dipendenti. L’immissione dei dati è condizionata, per alcune di esse, dalla compilazione delle corrispondenti maschere delle anagrafiche dell’inventario, mentre altre potrebbero essere condizionate dalla preventiva movimentazione contabile. Le modalità con cui vengono raccolte le informazioni inerenti gli eventi gestionali di natura tecnica influenzano fortemente la fase di registrazione delle stesse. Per maggiori informazioni sulla metodologia di rilevazione e sui suggerimenti pratici si rimanda alla guida di riferimento e alle schede pratiche. Le maschere della gestione tecnica hanno la stessa struttura delle maschere dell’anagrafica e degli inventari, ad eccezione della maschera del Magazzino prodotti e quelle degli Animali da vita e degli Animali da ingrasso. La maschera del Magazzino prodotti rappresenta una delle più importanti maschere della gestione tecnica, ed è una delle più articolate; suddivisa in cinque schede, ad ognuna delle quali corrisponde un tipo di magazzino. Le prime quattro schede raccolgono i dati dei prodotti agricoli siano essi aziendali che di origine extraziendale; la quinta scheda è dedicata invece ai mezzi tecnici. La compilazione delle prime quattro schede è in funzione dei processi produttivi attuati nel corso dell’esercizio oppure dalle attività di natura puramente “commerciale” praticate in azienda (ad esempio l’acquisto e la vendita di prodotti agricoli di origine extraziendale). Tutte le schede della maschera consentono di visualizzare le giacenze iniziali sia dei prodotti agricoli che dei mezzi tecnici. Il carico dei magazzini dei prodotti agricoli, siano essi vegetali che animali, principali o trasformati, di norma viene generato dalle nuove produzioni. In alcuni casi uno i magazzini dei prodotti agricoli potrebbero essere alimentati dalle registrazioni del prima nota a seguito di operazioni di acquisto di GAIA – Gestione Aziendale per le Aziende Agricole 17 18 GAIA – Gestione Aziendale delle Aziende Agricole INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria prodotti agricoli extraziendali, anche in assenza delle corrispondenti superfici o degli allevamenti. Le nuove produzioni possono essere registrate utilizzando le anagrafiche di prodotti già registrati in precedenza oppure provenienti dalle giacenze iniziali; diversamente si deve creare una nuova anagrafica cliccando sul pulsante lentina, attraverso il quale viene richiamata la corrispondente maschera dell’anagrafica. Al momento della creazione di un nuovo prodotto il sistema avverte l’utente di eventuali incoerenze logiche (ad esempio assenza di superficie). Le tre maschere degli allevamenti, come è stato ricordato in precedenza, possono anche non essere visualizzate se è stata spuntata la relativa casella di controllo nella maschera Opzioni di semplificazione in mancanza di animali in azienda. La gestione tecnica degli animali da vita è molto semplice e deve essere utilizzata solo per casi generalmente rari quali i decessi di animali da vita o la loro macellazione per motivi economici o sanitari. Tutte le altre operazione derivano dalle specifiche operazione contabili. I gruppi visualizzati in questa maschera possono essere movimentati solo con la maschera del prima nota, la consistenza può essere movimentata solo in diminuzione. Lo scarico dei magazzini dei prodotti agricoli avviene in due modi: attraverso il prima nota con le operazioni di vendita o di autoconsumo, oppure con i reimpieghi in azienda registrati direttamente in questa maschera cliccando sul pulsante Nuovo. Il magazzino dei mezzi tecnici può essere caricato solo con le operazioni di acquisto. Se tutte le rilevazioni e le relative registrazioni di carico e scarico dei magazzini dei prodotti agricoli sono state effettuate correttamente, le giacenze finali corrispondono al saldo proposto nel riquadro Disponibilità. Le giacenze finali dei mezzi tecnici, a cui è associata una unità di misura predefinita, devono essere registrate solo in quantità, in quanto il corrispondente valore viene calcolato automaticamente dal programma con il metodo FIFO. Per i mezzi tecnici che non hanno unità di misura predefinita, l’inventario finale va registrato sia in quantità che in valore. In tutte le schede è fondamentale registrati gli inventari finali, anche con valore e quantità a zero. Nel caso del magazzino dei mezzi tecnici, dopo aver registrato l’inventario finale, il saldo in valore corrisponde allo scarico che va ripartito tra i processi produttivi. In alcuni casi il magazzino dei mezzi tecnici può essere scaricato anche con le operazioni di vendita. È importante ricordare che senza la compilazione degli inventari finali dei mezzi tecnici non si possono ripartire i costi tra i processi produttivi, operazione necessaria per compilare soprattutto i margini lordi delle colture e degli allevamenti. La maschera della gestione tecnica degli animali giovani e da ingrasso è molto più articolata rispetto a quella degli animali da vita. Le operazioni fondamentali consistono nella distribuzione della consistenza totale a fine bimestre tra le categorie presenti (già registrate in inventario iniziale) ovvero tra le nuove categorie che devono essere create attraverso il pulsante Nuova categoria. Per una corretta registrazione sia degli eventi extracontabili (nascite, morti e macellazioni) che delle nuove categorie da inserire rivenienti dal cambio di categoria, è fondamentale disporre di una documentazione completa ed esaustiva della gestione della stalla. Tutte le specie animali ed acquatiche sono gestite con questa maschera. La maschera degli animali a fida e a contratto, consente di rilevare tutti gli animali non di proprietà allevati in azienda con contratti di soccida o presi a fida da altre aziende, nonché i periodi di affidamento temporaneo a terzi del proprio bestiame (animali dati a fida). In quest’ultimo caso il sistema controlla che vi siano animali in proprietà da poter concedere a fida. Le superfici destinate a colture erbacee, annuali o pluriennali, vengono gestite nella maschera della colture erbacee, distinte per specie, varietà, modalità di coltivazione, destinazione d’uso ed epoca di occupazione. Le date di impianto (semina) e di espianto (per le erbacee annuali coincide con la raccolta) sono fondamentali per la determinazione dello stato produttivo della coltura, ossia per poter distinguere le colture in atto da quelle che hanno già dato origine a dei prodotti. Per un maggior dettaglio sugli aspetti metodologici e sul significato di coltura successiva e coltura consociata, si rimanda alla guida di riferimento e alle schede pratiche. Le prime due maschere del lavoro, Imprenditore e familiari e Dipendenti, sono quasi identiche. Per poter effettuare la registrazione della prestazione di manodopera è necessario che i relativi componenti, sia familiari che dipendenti, siano stati registrati nelle relative maschere delle anagrafiche. Attraverso il pulsante lentina è possibile comunque richiamare la maschera dell’anagrafica e creare contestualmente alla registrazione delle prestazioni di lavoro anche l’anagrafica del relativo soggetto. La maschera dei Dipendenti potrebbe non essere visualizzata tra le voci dell’albero se è stata deselezionata la relativa casellina di controllo della maschera delle Opzioni di semplificazione. 20 GAIA – Gestione Aziendale per le Aziende Agricole 19 GAIA – Gestione Aziendale delle Aziende Agricole INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria Queste due maschere consentono di registrare l’attività lavorativa con un diverso livello di dettaglio in relazione al tipo di analisi stabilito dal conduttore o dal tipo di indagine statistica. Ovviamente il livello minimo è in funzione del numero dei dipendenti e dei familiari che prestano manodopera in azienda. Movimenti contabili La maschera degli Avventizi e stagionali consente di registrare le prestazioni di lavoro, in termini di giornate ed ore, dei lavoratori occasionali, per gruppi omogenei, distinti per Paese di provenienza settore di attività ed epoca, per particolari mansioni concentrate solo in alcuni periodi dell’anno. Il livello di dettaglio e il numero delle registrazioni per gruppi, dipende dal livello di analisi e dalla definizione di gruppo. Nelle maschere dei Contributi e sovvenzioni e del Contoterzismo non è possibile modificare o aggiornare i dati immessi tramite le specifiche operazioni di prima nota, che sono solo consultabili a video e stampabili. È possibile invece modificare o aggiornare solo alcuni dati di carattere extracontabile che non hanno impatto sulle registrazioni originate dal prima nota. Le registrazioni contabili possono far riferimento a specifici documenti amministrativi (es. fatture, bolle) oppure ad altre fonti documentali (domande per i contributi pubblici, buste paga, ecc.). Basterà inserire i dati caratteristici della registrazione (data, operazione, importo, ecc.) e l’operazione si svilupperà in modo automatico. La movimentazione contabile può essere riferita ad uno specifico oggetto (cespite, prodotto, servizio, ecc.) per il quale vengono richieste le modalità di riscossione / pagamento (cassa, crediti, debiti, ecc.), collegando, in tal modo, l’aspetto economico con il relativo aspetto finanziario e garantendo, al contempo, il corretto funzionamento del metodo della partita doppia. Non è però indispensabile avere specifiche conoscenze ragioneristiche in quanto GAIA guida la compilazione dell’utente evitando l’utilizzo di codici e movimentando automaticamente le opportune sezioni dei conti interessati. Le voci dell’albero che aprono la maschera del Prima nota sono raggruppate in prevalenza all’interno della voce Movimenti contabili, alcune si trovano anche sotto le Operazioni di fine esercizio. Esse rappresentato le registrazioni contabili (in termini ragionieristici le causali di primo livello). Alcune di queste voci vengono visualizzate in funzione della forma giuridica. Le voci dell’albero possono essere attivate con il doppio click del mouse oppure ricercando la voce desiderata attraverso il campo Cerca…. Uno strumento utile per ricercare le voci del prima nota è rappresentato dalla maschera Ricerca nuove registrazioni, richiamabile dal comando Nuove registrazioni del menu Prima Nota, oppure cliccando sull’omonimo pulsante. Con questa maschera gli utenti, soprattutto quelli neofiti, possono ricercare facilmente il punto preciso dove effettuare una particolare registrazione contabile. Come sempre, tutti i dettagli metodologici e i suggerimenti pratici possono essere raccolti nella guida di riferimento e nelle schede pratiche. Quando viene aperta la maschera del prima nota, il cursore si posiziona sul campo Data, proponendo la data inserita nell’ultima registrazione. Nella barra del titolo è riportato il numero totale delle registrazioni effettuate sino a quel momento. All’apertura della maschera il settore Agricoltura è preselezionato per default, mentre l’opzione Attività connesse deve essere attivata dall’utente. Nella sezione Intestazione viene visualizzato anche il Regime IVA in uso. Le caselle di controllo Fattura e Corrispettivi e il campo Cessione vengono visualizzati in funzione della voce selezionata nel campo Operazione. Per le operazioni di vendita è fondamentale la scelta della forma di Cessione (rappresenta generalmente il canale di commercializzazione), essa ha impatto sulla gestione dell’IVA. Per default viene proposta GAIA – Gestione Aziendale per le Aziende Agricole 21 22 GAIA – Gestione Aziendale delle Aziende Agricole INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria la voce Commerciante (sia esso distributore che esportatore). A tal proposito precisiamo che GAIA non consente di gestire le anagrafiche dei clienti e dei fornitori. In alternativa al pulsante Aggiungi della prima sezione del Corpo, l’intera registrazione può essere chiusa cliccando sul pulsante Salva tutto, indipendentemente dal numero di righe aggiunte nella griglia. Con quest’azione la maschera del prima nota non viene chiusa e il cursore si posiziona sul campo Operazione della sezione Intestazione. Se le voci proposte per default nei campi di Intestazione sono coerenti con la registrazione in corso, è sufficiente selezionare il tipo di Operazione (rappresenta la causale di secondo livello) e confermare il tutto con il pulsante Conferma, lasciando vuoto il campo Importo operazione. Ricordiamo che alcune tipologie di Operazioni vengono visualizzate in funzione delle scelte di semplificazione. La conferma delle informazioni comprese nella sezione Intestazione, sposta il focus (evidenziato dalle due strisce di colore verde poste ai lati di ogni sezione) nella prima sezione del Corpo (intestata con Avere per le vendite e Dare per gli acquisti), che generalmente coincide con la contropartita economica, ossia l’oggetto (conto) a cui spesso viene associato un elemento delle anagrafiche (ad esempio un cespite, un prodotto agricolo, un dipendente, una rata di un mutuo, ecc.). Di solito all’elemento dell’anagrafica sono abbinati i campi Quantità e Prezzo, se compilati correttamente la procedura calcola in automatico il valore proposto nel campo Imponibile. Quando il cursore è posizionato su quest’ultimo, nell’area dei pulsanti di comando viene suggerito l’utilizzo del tasto funzione (F3) per scorporare eventualmente l’importo dell’IVA dal campo Imponibile (ossia è stato digitato il valore al lordo dell’IVA). Nelle operazioni con IVA (casella Fattura selezionata) vengono visualizzati i campi relativi alla gestione dell’IVA: Aliquota, Imposta, Compensazione. Per le operazioni di vendita dei prodotti agricoli viene richiesta l’indicazione dell’eventuale stato di Lavorazione del prodotto. Una volta confermati con il pulsante Aggiungi i dati immessi nella prima sezione del Corpo una nuova riga viene aggiunta nella griglia e il focus si sposta nella seconda sezione del Corpo (Dare per le vendite ed Avere per gli acquisti). Ad ogni passaggio di sezione il programma effettua una serie di controlli formali sulla correttezza dei dati immessi o sulle voci selezionate. Nel campo Modalità riscossione (Modalità pagamento per le operazioni di acquisto) viene proposto per default la voce Conti correnti, mentre il campo Importo è compilato in automatico sulla base dei dati immessi nella sezione precedente. Quando il cursore è posizionato nel campo Importo, nell’area dei pulsanti di comando viene suggerito l’uso del tasto funzione (F5) per allineare, eventualmente, la contropartita finanziaria all’imponibile della contropartita economica. Se si accettano la modalità di riscossione/pagamento e l’importo proposto, per completare la registrazione della riga basta cliccare sul pulsante Aggiungi. In questa fase di immissione (modalità Nuovo) è possibile correggere o eliminare una riga per volta, cliccando sui pulsanti posti a lato della griglia. Il doppio clic su una riga consente la correzione della stessa. GAIA – Gestione Aziendale per le Aziende Agricole 23 In alternativa, ancora prima di aggiungere la seconda riga dell’operazione (contropartita finanziaria), è possibile riprendere l’immissione dei dati nella prima sezione, selezionando un altro conto, ad esempio un altro prodotto del magazzino che viene venduto con la stessa operazione, ossia con la stessa data di competenza, la stessa modalità di cessione e lo stesso tipo di fatturazione, in sintesi con le stesse informazioni inserite nella sezione di intestazione, la quale resta bloccatae non può essere modificata. L’utente, nel rispetto delle scelte metodologiche imposte dal tipo di indagine o dal livello di analisi prescelto, può inserire un numero più o meno elevato di prodotti e/o servizi per lo stesso tipo di operazione, con una o più modalità di riscossione o di pagamento. L’utente può decidere di completare l’intera registrazione cliccando sul pulsante Salva che, dopo gli opportuni controlli formali sui dati immessi, chiude automaticamente la maschera del prima nota. Tutte le registrazione andate a buon fine, possono essere ricercate attraverso l’apposita maschera Ricerca movimenti prima nota richiamabile dal comando Ricerca registrazioni del menu Prima Nota o dal pulsante Ricerca della barra degli strumenti. La ricerca può essere libera o con l’ausilio di filtri. Una volta individuata la registrazione ricercata, cliccando sul pulsante Modifica oppure facendo il doppio clic su una riga della griglia, si apre il prima nota in modalità Correzione. Con il pulsante Elimina invece il prima nota si presenta in modalità Visualizzazione. In modalità Correzione possono essere modificati i valori monetari, gli importi e le aliquote IVA, e le eventuali quantità; non è possibile invece correggere l’oggetto generico e quello specifico della contropartita economica, mentre è possibile variare la modalità di riscossione o di pagamento. In fase di modifica non si possono eliminare le singole righe di una registrazione. Al momento del salvataggio la procedura effettua una verifica sulla correttezza formale delle informazioni modificate. Se si tenta di eliminare una registrazione la procedura verifica l’ammissibilità dell’azione in funzione di eventuali altre registrazioni collegate a valle della stessa. Uno strumento utile per controllare lo stato delle registrazioni contabili è il report di controllo del prima nota, richiamabile dal comando Stampa di controllo del menu Prima Nota. Oltre a visualizzare le movimentazioni, è un vero e proprio motore di ricerca che consente di selezionare i periodi temporali e/o le tipologie di registrazioni così da individuare velocemente le informazioni rilevate. 24 GAIA – Gestione Aziendale delle Aziende Agricole INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria Operazioni di fine esercizio report di queste maschere possono essere aperti attraverso i relativi comandi del menu Stampe. Prima di elaborare i risultati finali di gestione occorre compiere una serie di operazioni che riguardano la ripartizione di costi tra i processi produttivi (vegetali e animali), le costruzioni in economia e le manutenzioni straordinarie. Le maschere Margine lordo colture e Margine lordo allevamenti sono di fondamentale importanza, non solo per l’indagine RICA ma anche ai fini dei controlli qualitativi dei dati immessi. Inoltre i corrispondenti prospetti (i report) rappresentano un efficiente strumento di controllo della gestione aziendale. Si tratta di operazioni non strettamente indispensabili ai fini dell’elaborazione del bilancio aziendale ma estremamente utili per giungere a risultati di gestione attendibili e analizzabili. In particolare la ripartizione dei costi ai processi produttivi consente di superare i limiti informativi di una contabilità generale e di giungere alla determinazione dei margini lordi e dei margini operativi delle colture e degli allevamenti. Altre operazioni da compiere prima della chiusura dell’esercizio contabili sono destinate alla rilevazione dei fatti di natura prettamente contabile, la cui rilevanza è correlata al tipo di rilevazione, allo stato dell’esercizio contabile e al livello di analisi prescelto. Sono in generale movimentazioni contabili poco frequenti nelle aziende agricole che non hanno l’obbligo della redazione del bilancio ma sono state comprese per completezza dello strumento di rilevazione. Come è stato ricordato in precedenza, anche in questa sezione alcune voci dell’albero vengono visualizzate solo per le imprese di tipo capitalistico. Le quattro maschere della Ripartizione di costi ai processi hanno un comportamento diverso rispetto alle altre tipologie di maschere viste in precedenza. Si tratta di maschere che consentono di inserire in dati direttamente in una tabella a doppia entrata, dove le righe rappresentano i singoli costi da distribuire tra i processi definiti nel titolo delle colonne. Sia le intestazioni di riga che di colonna sono composte rispettivamente da più colonne (intestazione delle righe) e più righe fisse (intestazioni di colonne), che consento di identificare esattamente gli elementi che costituiscono la struttura della maschera. Inoltre, in questo tipo di maschera, a differenza delle altre, non esiste il pulsante Elimina e Modifica. La pulsantiera di comando è costituita dal pulsante Salva che consente di salvare i nuovi dati o quelli modificati, dal pulsante Esci che consente di chiudere la maschera, e per i margini lordi, anche dal pulsante Legenda, che visualizza il tipo di costi. La struttura a doppia entrata di queste maschere consente inoltre di avere un quadro unico delle informazioni, agevolando l’utente nella fase di attribuzione dei singoli costi ai singoli processi produttivi o cespiti, e riducendo notevolmente la possibilità di errore. I GAIA – Gestione Aziendale per le Aziende Agricole 25 Le maschere dei margini lordi sono quasi identiche tra loro sia nella struttura che nella logica di funzionamento. In entrambe le maschere le righe rappresentano i costi da ripartire, identificabili attraverso la Descrizione (per i prodotti dei magazzini corrisponde alla descrizione libera, mentre per gli altri costi coincide con il singolo conto) e da una lettera che distingue le diverse tipologie di costi (costi specifici, spese generiche e reimpieghi). L’intero importo dei costi elencati nella colonna Totale deve essere ripartito tra i processi produttivi e nella colonna Immob. (per i soli costi generici da ripartire nella maschera delle Costruzioni in economia). Mentre per i soli costi generici, l’importo non assegnabile va registrato nella colonna n.a. (importo non attribuibile). In fase di input la procedura verifica la corretta immissione dei dati in funzione della tipologia di costo e del tipo di processo; ad esempio i Reimpieghi per anticipazioni (costi di Tipo D) possono essere attribuiti solo alle colture In Atto. In coda alle righe variabili dei costi vi sono quattro righe fisse: le prime due, intestate Costi/Ha e PLT/Ha per le colture, Costi/Uba e PLT/Uba per gli allevamenti, mostrano il valore dei due indici e hanno anche una funzione di controllo, immediata a video, dopo ogni salvataggio, dei dati immessi o modificati. Le altre due righe fisse, intestate ore di lavoro uomo e ore di lavoro macchina, richiedono l’immissione preliminare dei costi unitari che vanno registrati nella maschera Costo del lavoro aziendale richiamabile dal relativo comando posto sotto il menu Strumenti. L’attribuzione delle ore di lavoro aziendale consente la determinazione, nel report, del margine operativo dei processi. Le colonne rappresentano i diversi processi produttivi; nel caso delle colture ogni processo è distinto in base al nome della coltura, la modalità di coltivazione, lo stato, la superficie utilizzata, la relativa produzione lorda totale, eventuali importi derivanti dalle anticipazione dell’anno precedente e da acquisti di prodotto agricolo extraziendale. L’apertura di queste due maschere è anticipata da un controllo che verifica l’esistenza delle registrazioni dei dati necessari per costruire la tabella di input. L’attivazione è 26 GAIA – Gestione Aziendale delle Aziende Agricole INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria subordinata dall’esistenza di informazioni sia di natura contabili che tecniche. In sintesi è indispensabile aver effettuato le seguenti registrazioni: Risultati di gestione • nella maschera della gestione tecnica dei magazzini registrare gli inventari finali dei mezzi tecnici e gli eventuali reimpieghi dei prodotti aziendali, e le relative produzioni e/o trasformazioni; • nelle maschere delle piantagioni agricole e delle colture erbacee aver definito le colture impiegate distinte per modalità di coltivazione (ricordiamo che le colture in fase di impianto sono escluse dai margini lordi); • nelle maschere degli animali da vita e/o giovani e da ingrasso aver completato l’inserimento dei capi a livello di specie e per singolo bimestre; • nella maschera del prima nota aver registrato gli acquisti dei mezzi tecnici, dei servizi per colture e/o allevamenti, le spese specifiche, le spese generiche, le vendite di prodotti e servizi derivanti dall’attività di coltivazione e/o allevamento del bestiame. GAIA offre una estrema varietà di prospetti per il controllo e l’analisi dei risultati di gestione. Oltre ai report associati alle singole maschere è possibile ottenere: La maschera delle costruzioni in economia consente di imputare i costi ai singoli cespiti di proprietà dell’azienda che sono in costruzione (fabbricati, macchine e impianti) o in fase di impianto (piantagioni agricole). Anche in questo caso l’accesso alla maschera è anticipato da una verifica dell’esistenza dei dati necessari per costruire la tabella di input. Viene controllata l’esistenza dei cespiti in proprietà con lo stato in costruzione o in fase di impianto, la registrazione dei costi specifici e generici, ed eventualmente la registrazione delle immobilizzazione dei prodotti agricoli nella maschera della gestione tecnica, oppure aver inserito nella colonna Immob della maschera dei margini lordi delle colture i costi generici da ripartire nella maschera delle costruzioni in economia. La maschera delle manutenzioni straordinarie deve essere utilizzata esclusivamente per attribuire ai cespiti di proprietà, indipendentemente dallo stato in cui si trovano, i costi e i servizi sostenuti per le manutenzioni a carattere straordinario (di una certa entità economica). Anche in questo caso l’accesso alla maschera è anticipato da una verifica dell’esistenza dei dati necessari per costruire la tabella a doppia entrata. È necessario che vi siano le anagrafiche dei cespiti, la registrazione dei costi per materiali e mezzi tecnici e servizi attraverso la maschera del prima nota. Le ultime due voci dell’albero aprono le maschere della Liquidazione IVA. La prima per il settore agricoltura, la seconda per le attività connesse, quest’ultima non viene visualizzata se non ci sono attività connesse in azienda. Queste maschere sono le uniche che vengono aperte dall’albero sempre in modalità visualizzazione. Esse consentono di confrontare il regime IVA adottato rispetto al regime IVA ordinario. GAIA – Gestione Aziendale per le Aziende Agricole il fascicolo aziendale il bilancio di verifica il bilancio aziendale in due schemi di riclassificazione gli indici ed i quozienti di bilancio Il fascicolo aziendale raccoglie e rielabora le informazioni di tipo strutturale e gestionali dell’azienda, con la finalità di offrire una visione complessiva dell’azienda stessa; le informazioni raccolte nelle singole maschere sono rielaborate e presentate in maniera aggregata. La maschera del fascicolo consente di stampare sia l’intero fascicolo sia i singoli report che lo compongono. Il bilancio di verifica è uno strumento di controllo in quanto visualizza i saldi dei conti, raggruppandoli secondo determinate logiche di aggregazione. Può essere visualizzato in ogni momento per verificare lo sviluppo e la completezza delle registrazioni effettuate. I prospetti del Conto Economico e dello Stato Patrimoniale elaborati da GAIA riprendono due diffusi schemi di riclassificazione del bilancio: il primo è la forma sintetica di quello dettato dal codice civile (Bilancio CEE) ed è quindi utile per una comparazione con imprese extra‐agricole; il secondo tiene conto delle specificità delle aziende agricole (Bilancio INEA). A completamento del quadro informativo sui risultati di gestione, è disponibile un prospetto che contiene alcune serie di indici di sintesi calcolati sul bilancio INEA e su altre grandezze fisiche aziendali. Tutti questi documenti possono essere selezionati attraverso i relativi comandi del menu Stampa; per il Fascicolo aziendale è presente anche un pulsante nella barra degli strumenti. Dal menu Stampe sono è possibile inoltre visualizzare e stampare i margini lordi senza dover aprire le corrispondenti maschere di immissione. Dal menu Stampe sono disponibili una serie di report contenenti le tabelle di classificazione distinte in contabili (causali, piano conti, tabelle IVA, ecc.) e tecniche (terreni, macchine, fabbricati, colture, varietà, ecc.). Da sottolineare le ampie possibilità di salvataggio/esportazione dei report in diversi formati (pdf, doc, xls, ecc.). 27 28 GAIA – Gestione Aziendale delle Aziende Agricole INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria Per una adeguata comprensione delle informazioni contenute nei prospetti è opportuno consultare la guida di riferimento. Trasferimento degli archivi GAIA consente di trasferire gli archivi contabili sia tra postazioni diverse dello stesso utente sia tra utenti diversi che utilizzano la stessa versione del programma. Dal punto di vista tecnico i dati aziendali vengono trasferiti in formato nativo SQL Server 2005, pertanto possono essere trattati solo con GAIA. I comandi importa ed esporta del menu File sono attivi solo quando non vi sono aziende aperte. Le stesse funzioni sono attivabili anche attraverso i pulsanti Importa ed Esporta della maschera Gestione aziende. La funzione di esportazione richiede la selezione delle aziende attraverso la maschera Gestione aziende. Ogni esportazione avviene per singolo esercizio contabile indipendentemente dallo Stato della contabilità delle stesse. Al termine della fase di esportazione delle aziende selezionate, viene mostrata la finestra di dialogo che consente di salvare il file in formato compresso. Il file di esportazione viene proposto con una denominazione del tipo “export_gaia_AAAAMMGGhhmmss” che può essere rinominato a piacere. Tale file, che include la descrizione del mittente, il tipo di utente e la versione del database, può essere a sua volta trasferito su memorie di massa esterne, su altri computer di rete, oppure essere inviato via e‐mail o tramite connessione ftp ad altri utenti. L’esportazione serve anche per salvare tutti i dati della contabilità contro la perdita accidentale di dati. Il comando Importa apre la finestra di dialogo che consente di selezionare l’archivio da importare. Se il file è corretto, viene aperta la maschera Importazione dati che mostra l’elenco delle aziende presenti nel file selezionato. Nella parte alta della maschera sono riportate le informazioni relative all’utente che ha effettuato l’esportazione. Nella tabella sono elencate le aziende da importare. Per procedere con l’importazione occorre selezionare le aziende che si intende importare. Ogni azienda dell’elenco è contrassegnata da una icona che identifica le aziende che si possono importare. Eventuali conflitti di importazione sono evidenziati nel riquadro posto in fondo alla tabella. Per garantire l’integrità dei dati contenuti nel database, l’importazione è una fase molto delicata che può essere fatta solo nel rispetto di determinate regole. Gli utenti con profilo standard possono importare solo i propri archivi e non quelli di altri utenti. L’importazione di un’azienda è condizionata dal contenuto del database: ad esempio se l’azienda da importare esiste già nel database di destinazione per lo stesso esercizio contabile, ma lo Stato è diverso, l’importazione non è consentita. Per maggiori dettagli si rimanda alla guida di riferimento. GAIA – Gestione Aziendale per le Aziende Agricole 29 30 GAIA – Gestione Aziendale delle Aziende Agricole INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria Controlli di qualità Assistenza e supporto tecnico Un aspetto caratterizzante la metodologia INEA‐RICA è il controllo qualitativo dei dati sia di natura contabile che extracontabile, che va sotto il nome di plausibilità delle informazioni registrate. La facilità di utilizzo del programma è stato uno dei principali obiettivi della nuova metodologia contabile INEA‐RICA. Interfaccia utente standard, utilizzo di menù semplici e chiari. La disponibilità di tabelle precaricate, consente agli utenti l'immediato utilizzo del software eliminando, quasi totalmente, le complesse operazioni di precodifica. Alcuni controlli formali vengono intercettati da GAIA direttamente in fase di immissione dati oppure al momento del salvataggio. Sempre a livello di inserimento sono state previste alcune funzioni di controllo sulla coerenza logica dei dati immessi (ad esempio nelle maschere delle piantagioni e delle colture erbacee se si inserisce una superficie superiore a quella disponibile il programma avverte l’utente pur consentendo di procedere con la registrazione). Tutti i controlli di qualità dei dati che non sono stati attivati nella maschere di immissione, vengono eseguiti da uno specifico modulo funzionalmente integrato in GAIA e denominato GaiaTest. Il modulo GaiaTest può essere eseguito sia all’interno di GAIA che in modalità stand‐ alone (modalità riservata agli utenti con profilo di amministratore). I controlli di qualità, attivabili dai relativi comandi del menu File o dal pulsante presente nella barra degli strumenti (attivo solo azienda aperta), possono essere eseguiti: GAIA dispone di un articolato sistema di aiuto a supporto dell’utente che fornisce indicazioni sia sul funzionamento del programma, sia sulla metodologia di rilevazione adottata. Il sistema degli aiuti è suddiviso su più livelli per facilitarne l’uso. Un primo livello del sistema è rappresentato dalle descrizioni sintetiche (toooltips) che vengono visualizzate fermando per qualche secondo la freccia del mouse su un campo a video. Questa stessa descrizione viene visualizzata anche nel primo pannello della barra di stato della finestra principale. Il secondo livello di aiuto è la scheda aggiuntiva, attivabile dal comando Guida rapida del menu Help, oppure attraverso il relativo pulsante della barra degli strumenti. Quando si attiva questo tipo di aiuto il puntatore del mouse si trasforma in un punto interrogativo, cliccando su un campo viene aperta una finestra dove vengono visualizzati dei brevi suggerimenti ed un eventuale esempio del campo cliccato. Un terzo livello di aiuto è fornito dall’help contestuale: quando è attiva una maschera nell’area di lavoro, premendo il tasto F1, viene visualizzata la parte della guida in linea che illustra il contenuto ed il funzionamento della maschera. con azienda aperta con azienda chiusa Nel primo caso GaiaTest viene avviato con l’azienda in lavorazione, e possono essere eseguiti i controlli per la singola azienda. L’unica azione possibile è filtrare la tipologia di test da eseguire in base ai criteri necessari, agendo sui filtri nella maschera di esecuzione. È possibile eseguire sia tutti i test attivi che un singolo test. Quando GaiaTest viene eseguito dal comando Controlli aziendali del menu File di GAIA, è possibile scegliere le aziende su cui eseguire i controlli di qualità. L’elenco delle aziende visualizzate nella griglia di GaiaTest varia in funzione dell’utente che si è loggato con GAIA. Anche in questo caso si possono scegliere quali test eseguire. Dal comando Help e dal relativo pulsante della barra degli strumenti è possibile richiamare in qualunque momento operativo la guida completa del programma, dove è disponibile un sommario degli argomenti e la funzione di ricerca. Oltre alle informazioni in linea sono disponibili altri supporti documentali presenti nel Cd‐rom (guida di rifermento e modulistica di rilevazione) o scaricabili dal sito (caso aziendale, schede pratiche per i rilevatori Rica, ecc.). Nel caso in cui non fosse stato possibile reperire le informazioni ricercate nella documentazione precedente è possibile accedere al servizio di supporto tecnico on‐line e seguire le indicazioni proposte. Il sito di GAIA è accessibile cliccando sul pulsante della barra degli strumenti oppure agendo sul comando Gaia online del menu Help. Per l’uso di GaiaTest si rimanda alla guida generale del programma richiamabile dal pulsante Help della barra degli strumenti. Per maggior informazioni sugli aspetti metodologici si consiglia di consultare la guida di riferimento di GAIA. GAIA – Gestione Aziendale per le Aziende Agricole 31 32 GAIA – Gestione Aziendale delle Aziende Agricole INEA – Istituto nazionale di Economia Agraria Riferimenti utili Gli utenti che utilizzano GAIA nell’ambito della rete RICA possono avvalersi gratuitamente del supporto tecnico, operativo e metodologico da parte dei referenti regionali RICA dell’INEA, nella fase di installazione, per il primo accesso, per la formazione e le istruzioni per il corretto utilizzo del programma finalizzato sia alla raccolta dei dati aziendali per esigenze statistiche che per il controllo di gestione. Per l’utilizzo di GAIA fuori dalla rete RICA, nei limiti concessi dalla licenza d’uso, l’INEA non fornisce alcun supporto tecnico e formativo, ad eccezione dei casi in cui sia stato formalizzato un accordo di collaborazione. Il principale strumento informativo di GAIA, sia per gli utenti della rete RICA che quelli esterni, è rappresentato dal sito internet: www.gaia.inea.it, attraverso il quale è possibile recuperare gli aggiornamenti del software, consultare e scaricare la manualistica, partecipare alla valutazione del programma (forum), inviare segnalazione (gaiatools online), richiedere informazioni sia di carattere generale che tecnico, consultare il calendario degli eventi (seminari, convegni, corsi di istruzione, ecc.). Per alcuni servizi è richiesta la registrazione. Altre informazioni possono essere ricercate nel portale dell’INEA www.inea.it, nel sito della rete RICA Italiana www.inea.it/rica e quello della RICA‐FADN Comunitaria http://ec.europa.eu/agriculture/rica/index_en.cfm; molti altri link sono accessibili attraverso la pagina dei link del sito di GAIA. Per contattare direttamente i componenti del gruppo di lavoro INEA che ha progettato e realizzato il pacchetto GAIA oppure per avere informazioni sull’utilizzo del programma, telefonare al numero 06 47856 539/552, oppure al numero verde 800434020. GAIA – Gestione Aziendale per le Aziende Agricole 33