2.3 Le formule in Excel 2.3.1 Introduzione Inserisce una

2.3 Le formule in Excel
2.3.1
Introduzione
In un foglio elettronico, una formula è un tipo di dato (vedi RICHIAMO) che, immesso in una
cella, determina la regola secondo la quale il valore del dato che apparirà dipende dai valori di
altre celle. Se ad esempio in A3 è inserita la formula A1+A2, in A3 apparirà la somma dei valori
contenuti in A1 e A2.
La scrittura di una formula deve rispettare le regole "sintattiche" del singolo prodotto (vedi
RICHIAMO), tutte peraltro molto semplici. Sintetizziamo qui le principali regole di Excel,
limitando il tutto alle formule più semplici:
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una formula deve essere preceduta da uno dei simboli < = > , < + > , < - >, altrimenti viene
assunta come un testo (vedi RICHIAMO).
nella barra delle formule si legge la formula inserita in una cella, nella cella il valore risultante
(vedi RICHIAMO)
la formula contiene costanti (in particolare numeri), riferimenti a celle o a funzioni e
"operatori” (p.e. quelli di addizione (+), sottrazione (-), moltiplicazione (*) e divisione (/)),
nonché a parentesi aperte e chiuse
i riferimenti possono essere scritti indifferentemente in maiuscolo a in minuscolo: sono
riferimenti a celle, ad esempio, a3, A3, sono riferimenti a funzioni (vedi in seguito) somma e
SOMMA;
i riferimenti a celle possono essere inseriti nella formula, oltre che manualmente, anche usando
il mouse cliccando sulla cella che si desidera inserire;
in qualche caso, nelle formule si deve inserire il riferimento ad una zona (p.e, somma
(A2..A7), per indicare la somma di tutte le celle fra A2 eA7); in tal caso, con il mouse si
seleziona tutta la zona ed Excel provvede ad indicarla correttamente nella formula.
Comando
a menu
Inserisci-Funzione…
Comandopulsante
Tasti di
scelta rapida
da Excel
ALT+I+Z
Azione
Inserisce una funzione, in modo
assistito, nella cella attiva
vedi §
3.3.6
RICHIAMO: § 1.2.2 - I tipi di dato in un foglio elettronico
RICHIAMO: § 1.4.2 - Formule e segnalazioni di errore
RICHIAMO: § 1.2.3 - Tipi assegnati automaticamente o "forzati"
RICHIAMO: § 2.1.3 - La finestra di Excel
2.3.2
Riferimenti relativi, assoluti e misti
Si ricorda (vedi RICHIAMO) che uno dei vantaggi delle formule è che esse sono riproducibili
per copia in altre celle del foglio e che, qualora viceversa in una cella è inserita una costante, a
questa occorre fare riferimento "assoluto" (vedi RICHIAMO).
Pertanto in Excel i riferimenti ad una cella possono essere relativi (p.e. A1, B2) o assoluti, ed
allora si premette il segno di “$” prima della riga e prima della colonna (p.e. $A$1, vedi
RICHIAMO) oppure anche "misti".
I riferimenti misti possono essere relativi sulla riga ed assoluti sulla colonna (p.e.A$1) ed
allora la formula mantiene fisso il riferimento di colonna e varia nella copia il riferimento alla
riga o viceversa (p.e. $A1). Sul piano pratico, se una costante è valida per tutte le celle della riga,
ma è diversa fra le varie righe, allora dovrà avere un riferimento assoluto sulla riga e relativo
sulla colonna.
RICHIAMO: § 1.5.3 - Immissione per copia di formule
RICHIAMO: § 1.5.4 - I riferimenti assoluti
2.3.3
Le costanti in un foglio
Una costante può essere inserita direttamente in una formula (p.e. 0,2*B5) oppure può essere
immessa in una cella alla quale si fa riferimento (p.e. in A1 si immette 0,2 e la formula diventa
=A1*B5). Si segue questa seconda via quando si tratta di valori che sono costanti al momento ma
potrebbero variare nel tempo, come un'aliquota d’imposta o un coefficiente tecnologico.
Se peraltro, come in genere accade, alla costante si fa riferimento in più formule e queste
vogliono essere generate anche per copia, allora il riferimento alla costante va fatto in modo
assoluto (p.e. =$A$1*B5)
Un esempio classico è il calcolo del prezzo al lordo dell'IVA (oggi al 20%) di un prodotto il
cui prezzo netto è memorizzato nella cella B5 si può scrivere la formula 0,2*B5, ma se cambierà
l'IVA occorrerà andare a ripescare lo 0,2 nelle varie formule ed aggiornarlo; ma si può, più
utilmente, memorizzare l'aliquota IVA in A1 e far riferimento assoluto a questa cella.
RICHIAMO: § 1.5.4 - I riferimenti assoluti
2.3.4
Operatori aritmetici e uso delle parentesi
Gli operatori aritmetici fondamentali sono illustrati ed esemplificati in figura. Essi possono
anche essere usati in combinazione tra di loro come nelle classiche "espressioni algebriche" (si
noti soltanto l'utile aggiunta dell'operatore %).
La "priorità" fra gli operatori (prima elevazione a potenza, poi moltiplicazione e divisione, poi
addizione e sottrazione) fornisce le regole per l'interpretazione della formula: sono le classiche
regole per il calcolo delle espressioni algebriche. L'uso di parentesi (solo tonde, eventualmente
innestate le une nelle altre) altera le priorità. Si ha ad esempio:
=A2+B2*C4
=(A2+B2)*C4,
=((A2+B2)*C2)^2+D6
=A1/B1°C1
prima il prodotto,poi la somma
prima la somma, poi il prodotto
prima A2+B2, poi *C2, poi elevato al quadrato, infine +D6
equivale a (A1/B1)*C1 e quindi a A1*C1/B1 e non A1/(B1*C1)
Si noti che, nel dubbio, si possono usare parentesi ridondanti, scrivendo ad esempio
=A2+(B2*C4) oppure =(A1/B1)°C1
Operazione
Addizione
Moltiplicazione
Esempio di formula
=A1+B1
=A1*B1
Esempio
numerico
risultato
=6+2
8
=6*2
12
Percentuale
Sottrazione
Divisione
Elevazione a potenza
2.3.5
=A1*10%
=A1-B1
=A1/B1
=A1^B1
=6*10%
=6-2
=6/2
=6^2
0,6
4
3
36
Messaggi di errore di Excel
L’interprete di Excel nel controllare l’integrità sintattica delle formule e valutarne il risultato
può rilevare errori più o meno banali o risultati non previsti, in questi casi viene visualizzato
nella cella, non il risultato aspettato, ma un messaggio che dipende dal tipo di anomalia. Nel
seguito vengono specificati i messaggi più comuni:
#VALORE!
una delle celle a cui la formula si riferisce con contiene un valore
numerico
#DIV/0!
(divisione per 0): il divisore è una cella contenente 0 oppure vuota
#RIF!
una delle celle cui la formula fa riferimento non esiste
#NOME?
si fa riferimento ad un nome che non esiste (forse è un nome errato di
funzione oppure il riferimento ad una cella è scritto male)
riferimento circolare
Excel non può calcolare la formula perché una cella fa riferimento a se
stessa, direttamente o indirettamente (attraverso altre celle)
######
il valore è più lungo della larghezza di colonna della cella (si tratta
dunque di un formato da rivedere)
2.3.6
Funzioni in Excel
Excel contiene una grossa raccolta di funzioni (vedi RICHIAMO) per il calcolo e per la
manipolazione dei dati nei fogli di lavoro. Una funzione si presenta nella forma
Nome funzione (argomento1; argomento2; ….)
dove gli argomenti, separati dai ";", possono essere uno solo oppure più di uno in dipendenza della
funzione e ciascuno di essi può essere il riferimento ad una cella o ad una zona oppure anche una
espressione; è ad esempio una funzione:
Somma(A1; A2;B3:B13)
nel significato di somma di A1 con A2 e con tutte celle da B3 a B13.
Le funzioni possono essere inserite oltre che digitandole direttamente, anche con l'ausilio del
mouse ed in modo assistito. Esemplifichiamo con la funzione Somma, in un caso più semplice di
quello di cui sopra: nella cella E9 del foglio di figura 1 si voglia inserire la somma delle celle da
E4 a E7. Si ha allora:
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Digitazione. Si digita in E7 la formula =Somma(E4:E7) (figura 2)
Con l'ausilio del mouse. Si digita Somma (e si seleziona con il mouse l'intervallo E4..E7:
Excel completa automaticamente la formula con la parentesi chiusa
Modo Assistito. Stando nella cella E7, si lancia il comando Inserisci-Funzione: si apre una
finestra di dialogo nella quale è possibile selezionare la categoria e il nome della funzione; nel
nostro caso "Matematiche e log" e SOMMA (figura 3) e quindi
avendo selezionato la funzione, compare un'altra finestra per la definizione degli argomenti
(figura 4)
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•
per ciascuno di essi (nel nostro caso il parametro è uno solo) Excel guida l'utente, chiarendone
il significato
gli argomenti possono dunque essere digitati oppure, agendo sul pulsante
, essere
selezionati con il mouse come nel punto 2.
in qualche caso (come nel nostro), Excel suggerisce il parametro se il suggerimento è valido,
lo si accetta cliccando OK
nel nostro caso Excel, vedendo un elenco di dati in verticale, suggerisce E4:E8 (ed il
suggerimento è quello giusto).
In particolare, per la funzione Somma è presente un pulsante
“Standard” che facilita ulteriormente l’applicazione della stessa.
sulla barra degli strumenti
È importante ricordare che quando le celle contengono formule e funzioni le operazioni di
copia e sposta vengono operate seguendo i riferimenti relativi nel senso che, relativamente al
precedente esempio seguente della somma, copiando la formula, dalla cella E9, nella cella D9,
quest’ultima conterrà la somma dell’imposta IVA sui prodotti.
RICHIAMO: § 1.4.3 - Funzioni: generalità
Figura 1
Figura 2
Figura 3
2.3.7
Figura 4
Funzioni media, minimo, massimo e conteggio
In figura si presentano le più diffuse funzioni di Excel. Per ciascuna di esse è segnalato il
significato, è presentato un esempio, l'immagine della sua costruzione in modo assistito (vedi
RICHIAMO) ed il risultato del calcolo che apparirà nella cella del foglio. Si noti quanto segue:
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•
•
Nella finestra di dialogo è presente una breve descrizione del significato della funzione
Tutte queste funzioni prevedono in genere più argomenti, cioè l'intervallo è in genere
costituito da più zone separate da ";". Sono però state esemplificate solo funzioni realizzate
con un solo argomento.
In fase di costruzione della funzione, la finestra di dialogo riporta l'elenco dei valori sui quali
la funzione agirà ed il risultato del calcolo, che apparirà nella cella.
Le funzioni esemplificate appariranno nella barra delle formule
RICHIAMO: § 2.3.6 - Funzioni in Excel
Funzione
Media
Parametri
una o più
zone
Esempio
=Media
(B6:C10)
Costruzione guidata
Massimo
una o più
zone
=Max
(B6:C10)
Minimo
una o più
zone
=Min
(B6:C10)
Conta
Valori
una o più
zone
=Conta.Valori
(B8:D11)
Analogamente all’ultima funzione, per il conteggio esistono altre funzioni tali, come ad
esempio la funzione Conta Numeri che ha il compito di contare i valori numerici in un
intervallo di celle, oppure come Conta Vuote che conta i numero di celle vuote in un intervallo,
ecc.
2.3.8
Operatori di confronto logico
Gli operatori logici, che sono i classici operatori booleani ed hanno come possibile risultato
due valori (Vero – Falso) normalmente utilizzati in matematica, di solito non vengono usati da
soli ma vengono posti all’interno di funzioni e formule più complesse e comunemente usati nei
test condizionali. Nella seguente tabella vengono specificati in dettaglio gli operatori logici più
comuni.
Operatore
Esempio
= (segno uguale)
A1=B1
> (segno maggiore)
A1>B1
< (segno minore)
A1<B1
>= (segno di maggiore o uguale)
A1>=B1
<= (segni di minore o uguale)
A1<=B1
<> (segno di diverso da)
A1<>B1
Risultato
Vero se il contenuto delle celle A1 e B1
è identico.
Vero se il contenuto della cella A1 è
maggiore (o successivo alfabeticamente)
al contenuto di B1.
Vero se il contenuto della cella A1 è
minore (o precedente alfabeticamente)
al contenuto di B1.
Vero se il contenuto della cella A1 è
maggiore o uguale (o successivo-uguale
alfabeticamente) al contenuto di B1.
Vero se il contenuto della cella A1 è
minore o uguale (o precedente-uguale
alfabeticamente) al contenuto di B1.
Vero se il contenuto delle celle A1 e B1
è diverso.
2.3.9
La funzione SE
Restituisce un valore in dipendenza di una condizione specificata. Nella cella in cui si scrive
la formula si effettua dapprima un test (vedi RICHIAMO), nell’esempio seguente, verificando se
il valore presente nella cella B4 è inferiore o uguale a 10 (costante);
• allora se ciò accade si immette, automaticamente, “Basso” come risultato della formula
• altrimenti il risultato viene ad essere “Alto”
La barra della formula conterrà: =SE(B4<=10; “Basso”; “Alto”)
RICHIAMO: § 2.3.8 - Operatori di confronto logico
2.3.10 La copia delle formule
Una particolare precisazione è data alla copia di celle contenenti formule, infatti, a differenza
delle copie di valori, si copiano le formule con i relativi riferimenti alle celle che concorrono allo
sviluppo della stessa formula. Le tecniche ed i comandi per la copia sono sempre gli stessi (copia
per trascinamento, CTRL+C, ecc.), ma Excel automaticamente provvederà a modificare il
riferimento alle celle, solo se questo è un riferimento relativo (vedi RICHIAMO). Quindi bisogna
porre attenzione sulla costruzione della formula e dell’eventuale suo uso come copia in altre
celle.
Cioè se nella cella F6 inserisco, p.e., la formula che trova il massimo dei valori nelle celle F1
… F5 ( =MAX(F1:F5) ) essa viene vista come “il massimo delle 5 celle immediatamente in testa
alla cella” F6. Nel copiare la formula i riferimenti alle celle, come detto, vengono modificati
automaticamente questo perché il riferimento a queste celle è RELATIVO (predefinito per
Excel), quindi copiando questa formula in una qualsiasi altra cella, ad esempio C8, la formula
copiata viene vista come “il massimo delle 5 celle immediatamente in testa alla cella” C8, cioè il
massimo delle celle C3…C7.
Diversamente quando i riferimenti sono ASSOLUTI (vedi RICHIAMO) i quali non vengono
aggiornati spostando o copiando la formula.
RICHIAMO: § 1.5.1 - Copia di celle, zone, righe e colonne
RICHIAMO: § 1.5.2 - Spostamento di celle, zone, righe e colonne
RICHIAMO: § 1.5.3 - Immissione per copia di formule
RICHIAMO: § 1.5.4 - I riferimenti assoluti
RICHIAMO: § 1.5.5 - Copie speciali