Politecnico di Torino

Politecnico di
Torino
Le API di Openwork
hanno prodotto
PROPOLI
Il Regio Politecnico di Torino nasce
come istituzione nel 1906 ed oggi
raccoglie 25.000 studenti, distribuiti in
115 percorsi formativi, 860 tra docenti
e ricercatori e uno staff di 800 tecnici e
amministrativi.
Il Politecnico comprende 6 Facoltà, 1
Scuola di Dottorato, 18
Dipartimenti, 7 Centri di servizio.
Gli studenti possono accedere a 38
lauree triennali, 33 lauree specialistiche,
34 corsi di dottorato e 10 master, per
un totale di 170.000 ore all’anno tra
lezioni, esercitazioni e laboratori.
“openwork presentava il vantaggio
di essere più flessibile e
configurabile delle altre soluzioni.
Non volevamo aderire rigidamente
all’impostazione di un software, ma
far aderire il software a noi!”
Nicoletta FIORIO
Politecnico di Torino
Obiettivi
Risultati
L’introduzione del DPR 445/2000 ha imposto alle PA
di realizzare e adottare sistemi finalizzati alla gestione
del protocollo informatico e dei procedimenti
amministrativi.
L’introduzione di openwork ha portato alla gestione
di un titolario con tre livelli di classificazione, 437 tipi
di documento suddivisi in protocolli interni, protocolli
in arrivo, protocolli in uscita, verbali e fascicoli.
Da questo obiettivo è partito il Politecnico di Torino,
puntando però a realizzare PROPOLI (PROtocollo
POLItecnico), un progetto molto più articolato che ha
coinvolto la sua intera organizzazione: costruire un
sistema per la gestione dei documenti dell’intero
Ateneo. Per fare ciò sono risultati decisivi:
l’approfondito studio dell’organizzazione realizzato ed
il forte sostegno dei vertici del Politecnico, prezioso
per le implicazioni di cambiamento organizzativo
affrontate.
Su questa base con openwork è stato possibile
prevedere l’implementazione di 4 differenti processi
del Politecnico e precisamente:
 Archiviazione protocollo in uscita
 Gestione assegnazione protocollo in entrata
 Gestione assegnazione protocollo interno
 Processo di trasferimento attività
Soluzione
Il Politecnico ha scartato sia l’ipotesi di adeguare una
procedura interna già esistente, sia quella di adottare
soluzioni create da altri atenei italiani (troppo
rigide): la scelta è quindi stata quella di adottare
openwork.
Il Gruppo di Lavoro del Politecnico è giunto a questa
conclusione riscontrando anche che “openwork
ha caratteristiche molto particolari come l’utilizzo del
linguaggio delle organizzazioni e la possibilità, con
l’analisi di un processo, di realizzare contestualmente
in tempi rapidi il software che lo gestisce: ciò
permette di rappresentare, controllare e manutenere
con semplicità e flessibilità le attività di
un’organizzazione complessa come la nostra”.
I prodotti
Da gennaio 2004 PROPOLI è operativo su tutto
l’Ateneo ed è utilizzato da 250 operatori: ha
semplificato e velocizzato attività di gestione,
comunicazione, archiviazione e reperimento dei
documenti, eliminando inutili ridondanze.
Insomma meno carta, meno lavoro, meno dispendio
di tempo e meno doppioni: il documento circola fra
più persone ed è molto più facile reperirlo. Si stanno,
insomma, reintroducendo buone abitudini riguardo
alla sua gestione e, con la cultura, è aumentata anche
la sensibilità su questi temi.
Realizzazione
Archebit è il Business Partner openwork che ha
supportato il Politecnico di Torino nel progetto,
affiancando il gruppo di lavoro dell’Ateneo.
L’intervento di Archebit ha inciso su tutte le fasi del
progetto, in particolare per le attività di:




raccolta e definizione dei requisiti Utente
analisi ed ottimizzazione dei processi coinvolti
personalizzazione della piattaforma openwork
per la creazione della soluzione PROPOLI
tuning del sistema e assistenza post vendita
Bari
via Marco Partipilo, 38
70124 Bari - Italy
tel. +39 080 9904999
fax +39 0809905219
Milano
via Lomellina, 1
20133 Milano - Italy
tel. +39 02 89605062
[email protected]
www.openworkbpm.com